IDEA SARL, Votre domiciliation à la carte...

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1 IDEA SARL, Votre domiciliation à la carte , rue de Paris LA CHAPELLE EN SERVAL Tél : Fax:

2 Bienvenue chez vous! Vous venez de créer votre entreprise? Il vous faut impérativement effectuer la domiciliation de son siège social. Pour cela, vous pouvez faire appel à notre société de domiciliation qui offre, en plus d'une adresse, de nombreux services à la carte et sur mesure. Depuis un grand nombre d'années nous avons sans cesse accompagné nos clients sur le chemin de la réalisation de leurs projets professionnels. Située à La Chapelle en Serval, à la frontière de l'oise et du Val-d'Oise, proche de Fosses, Goussainville, Coye La Forêt, Chantilly, Lamorlaye et Paris, IDEA, votre société de domiciliation vous permet d'être opérationnel rapidement. Nous vous déchargeons de vos tâches administratives chronophages. Vous pouvez, grâce à IDEA, consacrer l'essentiel de votre temps à votre cœur métier. Nous espérons ainsi pouvoir contribuer à votre réussite professionnelle. Nous vous remercions de nous avoir choisis...vous êtes maintenant chez vous! Magali Gautier. 1/ La domiciliation La domiciliation d entreprise La boîte postale pour particuliers Le numéro d agrément 2/ Pourquoi Choisir IDEA? Nos avantages garantis Nos valeurs & nos engagements 3/ Votre contrat de domiciliation Liste des pièces répertoriées obligatoires pour la domiciliation Contact et demande de devis L établissement de votre contrat : étapes à suivre et formulaires Le renouvellement et la résiliation de votre contrat 4/ Documents annexes Tarifs, facturation, mode de règlement Rappel des obligations du domicilié

3 Principes généraux Domicilier son entreprise est une obligation légale. Toute entreprise se doit d avoir une adresse administrative, qui sera ensuite communiquée auprès des instances officielles. Devis, factures et autres documents officiels édités par l entreprise reprendront ensuite cette adresse qui servira de référence. Pour les entrepreneurs individuels et auto-entrepreneur, la domiciliation de l entreprise chez soi est possible sous certaines conditions mais complexe (accord du bailleur si vous êtes locataire, respect des règles de copropriété, réception de clients ou de marchandises non autorisée, ne pas inscrire l entreprise dans l activité commerciale si l adresse est éloignée des zones d activités, etc.). La domiciliation d entreprise La domiciliation d entreprise est régie par les lois et règlements en vigueur de la domiciliation commerciale. Il s agit uniquement de la domiciliation de votre siège social, c'est-à-dire du centre administratif et juridique de votre société ; le siège social, dans ce cas précis, n est pas un lieu d exploitation de votre activité. C est donc une domiciliation fiscale, sociale, administrative et juridique de votre entreprise quel que soit sa forme, qui comporte de nombreux avantages : - une adresse commerciale de référence à moindre coût - pas de bail commercial ou professionnel à rédiger - la protection de votre lieu de vie personnel contre les intrusions des démarcheurs et campagnes de marketing sauvages. - en cas de litige ou de contrôle avec les administrations ou des tiers, c est à cette adresse que les huissiers et autres mandataires judiciaires se présenteront. La boîte postale pour particuliers Il s agit du même principe que la domiciliation commerciale mais cette adresse n est pas une adresse fiscale, commerciale ou sociale. Elle vous permet seulement de réexpédier votre courrier à une adresse autre que la vôtre. Ainsi, l attestation de boite postale ne tiendra pas lieu de justificatif de domicile aux regards des administrations. Ce service s adresse aux particuliers uniquement. Par exemple, aux expatriés qui ont une adresse de réception et de centralisation du courrier unique en France. Notre secrétariat numérise les courriers et stocke les originaux ou opère des envois groupés de courrier par la Poste. Le numéro d agrément L ordonnance n 2009/104 en date du 30 janvier 2009 a intégré de nouvelles dispositions au code de commerce créant une obligation pour les sociétés exerçant l activité de domiciliation d avoir un agrément. Notre agrément obtenu auprès du Préfet de Picardie porte le numéro 60/5.

4 Merci de nous avoir choisi, nous tenterons ci-dessous de vous convaincre que vous avez eu raison, que vous ayez le projet de créer votre société ou de transférer votre siège social en bénéficiant de nos nombreux services à la carte et de nos compétences reconnues Ci-dessous une liste non exhaustive avec 8 arguments clefs! Une adresse bien située dans l Oise et en région parisienne IDEA est une SARL créée le 1er octobre 2008 et immatriculée auprès du Greffe de Compiègne sous le numéro Siren Le siège social est situé au 563, rue de Paris, à La Chapelle en Serval (60520). Situé à la frontière de l'oise et du Val d'oise, proche de Paris et de Roissy, nos locaux sont facilement accessibles depuis la Nationale 17, tant pour les clients que d éventuelles livraisons (colis). Un parking gratuit est mis à la disposition de notre clientèle. Des coûts raisonnables pour toucher une nouvelle clientèle Avoir une bonne adresse, c est soigner son image de marque! Certains centres d affaires en profitent pour pratiquer des tarifs prohibitifs et vous proposer des prestations dont vous n avez pas besoin. Chez IDEA, le détail de nos tarifs est accessible en ligne et se veut transparent. Nous nous positionnons parmi les tarifs les plus bas du marché, n hésitez pas à comparer. Vous n avez pas l obligation de faire réexpédier votre courrier. Pour diminuer vos coûts, le domicilié doit passer régulièrement (ou charger une personne habilitée contre présentation de sa pièce d identité) retirer son courrier, aux horaires d ouverture des bureaux. La garde et le retrait de votre courrier est gratuite quand elle n excède pas trois mois. Les frais d ouverture de dossier sont offerts sous réserve de la mise en place du prélèvement automatique comme mode de règlement de nos prestations. La prestation de domiciliation (hors frais de débours et frais d ouverture de ligne téléphonique) est offerte pour le 1er mois de souscription chez IDEA. Le prix de la redevance de nos loyers est révisé chaque année à la date anniversaire du contrat, dans la limite de 5% maximum. Avec nous, soyez assuré de transformer vos coûts fixes en coûts variables.

5 Des bureaux fonctionnels et professionnels Faire l acquisition, meubler, entretenir et payer les charges d un local commercial devient de plus en plus onéreux. Chez IDEA, vous avez la possibilité de recevoir vos clients dans un lieu adapté. Nous vous proposons de réserver nos bureaux et salles de réunion entièrement rénovés en 2007,à la demi-journée, journée, semaine ou au mois selon vos besoins. Nos bureaux sont équipés : écran, paperboard, vidéo-projecteur, téléphone, imprimante, etc. Réservation à confirmer 48 heures à l avance par écrit sans avoir d acompte à verser. Les charges locatives (eau, EDF, etc.) sont incluses dans nos tarifs forfaitaires. Un café d accueil vous est offert à votre arrivée. Des boissons sont tenues à votre disposition. Nous partageons nos locaux avec un Expert comptable : ainsi, l'accès à ces prestations de location à la carte est réservé aux clients liés contractuellement à notre société et ayant 6 mois d'ancienneté révolues. Avec nous, soyez assuré d effectuer des dépenses proportionnelles à vos besoins. Une société à taille humaine : relation de confiance durable Horaires d accueil et ouverture des bureaux Du lundi au jeudi : de 8h45 à 12h45 et de 14h00 à 18h00 Le vendredi : de 8h45 à 12h45 et de 14h00 à 17h00 Fermetures annuelles : 1 semaine au mois de décembre 2 semaines au mois d août Un interlocuteur unique qui s adapte à vos besoins Madame Danièle TRAULET assure un accueil professionnel et de qualité à vos clients, fournisseurs et même aux huissiers de justice qui seraient amenés à venir vous voir. Vous serez immédiatement prévenu du motif de la visite ou de la réception de vos courriers recommandés.

6 Des compétences pour la gestion administrative au quotidien ou à la carte - un accueil secrétaire personnalisé aux horaires de bureaux - des prestations de secrétariat en français et en anglais, - des moyens matériels et bureautiques : accès Internet haut débit, wifi L accueil téléphonique personnalisé pour votre entreprise Deux formules au choix : Permanence téléphonique simple - un numéro de téléphone local (n de notre standard) - un accueil téléphonique assuré par un collaborateur unique (Mme TRAULET) - Nous communiquons vos coordonnées personnelles aux tiers dans la limite d un forfait de 60 appels. Nous ne prenons pas de messages pour votre société. Permanence téléphonique personnalisée - attribution d un numéro de téléphone personnalisé* Ce numéro ne pourra vous être cédé par la suite * Droit d ouverture de la ligne en sus. - un accueil téléphonique assuré par un collaborateur unique - un forfait de 60 appels les appels sont répondus au nom de votre société et redirigés vers le numéro de votre choix - la prise et retransmission active de vos messages par simple appel de votre part pendant les heures d'ouverture par appel de notre part, en cas d'urgence, sur votre téléphone fixe ou mobile par envoi d un - l'envoi d un récapitulatif des messages (journal d activité) - la gestion de votre agenda En plus de votre domiciliation d entreprise, l accès dans les mêmes locaux à : un expert-comptable indépendant PATRICK GAUTIER EXPERTISE A son service juridique pour réaliser vos formalités de création d entreprise ou de transfert de siège social

7 Les pièces répertoriées obligatoires Avant d'établir le contrat, le domiciliataire (IDEA) et le domicilié (votre entreprise) devront répondre à certaines obligations et engagements liés à la domiciliation commerciale. Nous vous demanderons donc certains documents (pièces répertoriées) avant d'établir le contrat de domiciliation.

8 Le contrat de domiciliation est signé entre une société de domiciliation et un domicilié (entreprise cliente). Ce document écrit notifie l'installation du siège d'une entreprise dans des locaux occupés par d'autres sociétés. Il doit être mentionné au Registre du commerce et des sociétés (RCS) en indiquant impérativement l'identité de l'entreprise domiciliataire (la société de domiciliation). Contacts et demande de devis Pour tout renseignement complémentaire, n hésitez pas à contacter : Notre responsable de l accueil, Mme Danièle TRAULET Pour toute demande de devis (gratuit), n hésitez pas à contacter : Mme Céline SAJOT /55 L établissement de votre contrat Le contrat de domiciliation doit être formalisé par écrit avec un exemplaire destiné à chacune des parties : il est daté et signé par les deux parties. 4 petites étapes à suivre : 1/ Compléter la fiche de renseignement et ordres du domicilié (voir pages suivantes cochez les services souhaités) 2/ Adressez-nous la fiche signée avec la copie de TOUTES les pièces répertoriées (voir liste page précédente) 3/ Sous 48 heures à réception et contrôle de votre dossier complet, vous recevrez un projet de contrat par courriel 4/ Signature de votre contrat. Versement de votre dépôt de garantie. Notre Petit Plus : nous pouvons vous remettre une attestation pour le Greffe de Compiègne pour accélérer vos démarches. La signature de votre contrat La signature de votre contrat se fera exceptionnellement à l adresse indiquée ci-dessous avec Mme Céline SAJOT. Le gérant de la SARL IDEA exerçant son activité professionnelle à environ 10 mn en voiture de notre siège social. PATRICK GAUTIER EXPERTISE 40 rue Hurst Mahieu BP GOUVIEUX CEDEX

9 ENTREPRISE / SOCIETE NOM Forme juridique Secteur d activité Date d immatriculation ou date de création envisagée Capital social / Code APE Siren GERANT, ENTREPRENEUR INDIVIDUEL, REPRESENTANT DE LA SOCIETE, ASSOCIATION, PARTICULIER * Qualité * NOM d usage (et nom de jeune fille) & Prénom Date et lieu de naissance / Nationalité N de sécurité sociale Adresse personnelle complète Numéro de téléphone fixe / mobile Adresse Date de début de contrat souhaitée (1 er mois de domiciliation offert) Avez-vous déjà un Expert comptable? Formalités juridiques de création ou de transfert de siège : besoin d assistance? Comment nous avez-vous connu (signalétique, PagesJaunes, recommandation, notoriété)? Le prix de la redevance de nos loyers pour la domiciliation pourra être révisé chaque année à la date anniversaire de mon contrat, dans la limite de 5% maximum. Une facture annuelle est établie dans les trois mois suivant la signature du contrat et payable à réception dans le cas d une souscription à la domiciliation postale et commerciale sans réexpédition du courrier. Cette condition de règlement est contractuelle. Pour toute acceptation de domiciliation, un DEPOT DE GARANTIE, non soumis à TVA et encaissable à réception, vous sera demandé, contre décharge signée. La résiliation du contrat par anticipation pendant la première période de 12 mois, entraîne la perte de mon dépôt de garantie. Nos factures sont réglées uniquement par prélèvement bancaire le 15 du mois suivant l émission de notre facture. Frais administratifs de dossier :32.61 HT TTC Frais de relance : 9.00 HT TTC Frais de rejet prélèvement : HT TTC

10 Domiciliation postale et commerciale o Simple (29.00 HT/mois) o Avec téléphonie (40.00 HT/mois) Mise à disposition du courrier (gratuit) Réexpédition du courrier (19.00 HT/mois) Le domicilié peut se présenter chaque jour à nos bureaux ou envoyer une personne habilitée pour retirer son courrier sur présentation d une pièce d'identité les jours ouvrés, aux horaires d ouverture et s engage à venir retirer son courrier au moins une fois tous les 3 mois. Noms des personnes habilitées au retrait du courrier Fréquence des renvois une fois par semaine (mardi) deux fois par semaine (lundi et jeudi) trois fois par semaine (lundi, mercredi, vendredi) Les frais de réexpédition et d affranchissement du courrier seront facturés au réel et en complément le premier de chaque mois suivant le mois achevé. Adresse de réexpédition Gestion de votre courrier Prestation en option (14.00 HT/mois) Inventaire quotidien du courrier reçu : Oui Non liste détaillée (destinataire, date réception, objet) numérisation du courrier Mail : retransmission (par téléphone, fax ou courriel) Tél.: Services téléphonie Permanence téléphonique simple Coût mensuel :43.00 HT Vous indiquez sur vos documents le numéro de téléphone de notre standard ( ) un accueil téléphonique pour votre société est assuré par un collaborateur unique dans la limite de 60 appels. Nous ne prenons pas de messages et redirigeons la communication vers le numéro de votre choix. Prestation non soumise à la mise à disposition d un numéro de téléphone dédié. Permanence téléphonique personnalisée Coût mensuel :85.00 HT attribution d un numéro de téléphone personnalisé (A prévoir frais d ouverture de ligne et mise à disposition annuelle en sus : HT) Attribution d'un numéro personnel grâce au système de sélection directe à l'arrivée (SDA). IDEA vous fournit un numéro de téléphone du type qui ne pourra pas vous être cédé par la suite. Décharge à signer. Facture annuelle et séparée, à nous régler à chaque renouvellement de votre contrat. un accueil téléphonique assuré par un collaborateur unique un forfait de 60 appels (les appels sont répondus au nom de votre société et redirigés vers le numéro de votre choix) la prise d appels et retransmission active de vos messages - par simple appel de votre part pendant les heures d'ouverture - par appel de notre part, en cas d'urgence, sur votre téléphone fixe ou mobile - par envoi par selon votre choix : quotidien en temps réel l'envoi d un récapitulatif des messages (journal d activité) en fin de journée en fin de mois la gestion de votre agenda Services télécopie Permanence télécopie Coût mensuel :10.00 HT Réception et conservation de vos fax joints à votre courrier - forfait mensuel pour 1 à 20 télécopies. Renvoi télécopie Coût mensuel :20.00 HT Renvoi de vos télécopies par fax au numéro de votre choix ou par courriel sous format numérisé - forfait mensuel pour 1 à 20 télécopies.

11 Le renouvellement de votre contrat Votre contrat est conclu au minimum pour une durée de douze mois renouvelables par tacite reconduction sauf préavis de résiliation. Les motifs de résiliation (du point de vue d IDEA) Fausse information donnée par le domicilié sur sa situation Formalités de siège non réalisées le mois suivant la signature du contrat Dossier de domicilié incomplet, pièces répertoriées manquantes Utilisation abusive de l adresse commerciale d IDEA Entrave à la bonne marche du prestataire et atteinte à la réputation d IDEA. Clause de déchéance du terme : à défaut de paiement à échéance d'un seul terme et de ses accessoires. Dépôts de garanties acquis et conservés. Comment résilier? Le domicilié envoie un courrier en recommandé avec A/R en indiquant la date de fin de la prestation de service ; il s'engage expressément à accomplir les formalités nécessaires au transfert juridique, administratif, commercial et postal à une autre adresse, de son activité et de son siège social. À réception de ce courrier avec accusé de réception, IDEA informera le Greffe du Tribunal et des services postaux de la date prévue de cessation du présent contrat. La résiliation du contrat ne peut être effective qu après réception par le prestataire de l Extrait K de radiation ou de changement de siège social, par RAR. Il est précisé que la redevance restera due par le domicilié jusqu'à cette date. Si la rupture du contrat initial intervient de manière unilatérale au cours des 12 premiers mois, les dépôts de garantie seront acquis et conservés par IDEA.

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13 Tarifs mensuels indiqués en HT et pour la France métropolitaine Applicables pour les sociétés, associations, SCI, auto-entrepreneurs et particuliers pour un contrat de 12 mois minimum. - Frais de dossier OFFERT sous condition : Prestation domiciliation 1 er mois : OFFERT - Dépôt de garantie : (non soumis à TVA) Domiciliation postale et commerciale : Domiciliation postale et commerciale + téléphonie : Réception garde et mise à disposition du courrier : GRATUIT Réexpédition de votre courrier (hebdomadaire, mensuelle) : Numérisation du courrier le jour de sa réception, retransmission active des messages et journal d activité : Ouverture ligne téléphonique : Permanence téléphonique simple : Permanence téléphonique personnalisée : Permanence télécopie : Renvoi télécopie : Les frais de débours (affranchissement, télécopie et photocopie) sont facturés au réel en sus selon notre offre tarifaire en vigueur. Pour la réexpédition exceptionnelle de votre courrier hors forfait mensuel, une majoration de 2.00 HT, en plus du coût d affranchissement est à prévoir par courrier pour son renvoi. Facturation Nos factures sont réglées uniquement par prélèvement bancaire le 15 du mois suivant leur émission. - Annuel ou trimestriel : domiciliation + mise à disposition du courrier - Mensuel : domiciliation + réexpédition du courrier Rappel des obligations du client domicilié Dans votre contrat seront mentionnées les obligations respectives du domi- cilié et de l entreprise domiciliataire et prestataire de services sous peine de pénalités et de résiliation anticipée du contrat. Mise à jour annuelle de votre dossier de domicilié :.production des pièces répertoriées (notamment l extrait k-bis le mois suivant l enregistrement de sa domiciliation au Greffe) Le domicilié s engage à venir retirer son courrier au moins une fois tous les 3 mois.

14 Si nous vous avons convaincu de vous domicilier chez IDEA, soyez le bienvenu. Nous serons heureux de contribuer à la réussite de votre société ou de vos projets. N hésitez pas à visiter virtuellement vos futurs locaux sur le lien et à compléter la fiche de renseignement (2 pages) pour que nous établissions au plus vite votre contrat de domiciliation. A très bientôt. L équipe d IDEA.

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