Directives relatives aux procédures de paiement des frais et d ouverture de comptes bancaires

Transcription

1 DIRECTIVES DE L'EXPO 2005 A L'INTENTION DES PARTICIPANTS OFFICIELS GL 9-2 Directives relatives aux procédures de paiement des frais et d ouverture de comptes bancaires (novembre 2004) Association japonaise pour l'exposition Internationale de 2005

2 L'Association japonaise pour l'exposition Internationale de 2005 publiera des directives à l'intention des participants officiels, qui couvriront tous les aspects de l'exposition, de la préparation des constructions modulaires à l'exploitation au quotidien des pavillons. Les directives seront numérotées de façon séquentielle comme suit : GL1-1, GL1-2, GL1-3, puis GL2-1, GL2-2, GL2-3, etc., sachant que GL est l'abréviation de "Guidelines" en anglais et que le premier chiffre rappelle le Règlement Spécial de l'expo 2005 AICHI auquel lesdites directives se rapportent. Ainsi toutes les directives commençant par GL1 sont fondées sur le Règlement Spécial No.1, celles commençant par GL2, sur le Règlement Spécial No.2 et ainsi de suite. Les directives seront publiées au fur et à mesure des besoins, et non dans l'ordre numérique. Ainsi, les "Directives GL4-1 relatives au design des constructions modulaires pour les participants officiels" seront publiées parmi les premières puisqu'elles contiennent des informations dont les participants auront besoin très tôt pour planifier et concevoir leurs projets d'exposition dans leur pavillon respectif. Les participants officiels sont priés de suivre ces directives au moment de leurs préparatifs et sont invités à prendre contact avec le groupe d'assistance aux participants officiels, dont les coordonnées sont indiquées ci-dessous, pour toute demande de clarification ou pour toute question concernant les directives. Official Participant Group Association japonaise pour l'exposition Internationale de 2005 Adresse : Iino Building 7F Uchisaiwaicho, Chiyoda-ku Tokyo Japon ofipat@expo2005.or.jp Tél. : Fax. :

3 Table des matières 1. Objet Rubriques de facturation des frais Facturation et modalités de paiement Création et présentation d un Registre du participant (utilisé pour le traitement de la facturation) Ouverture d un compte bancaire et documents nécessaires Procédure de clôture du compte bancaire... 6 (Référence) Ouverture d un compte bancaire au nom d un membre du personnel de l'expo 2005 AICHI ou d un autre individu... 7 Annexe (Formulaire) Registre du participant (utilisé pour le traitement de la facturation)... 8

4 1. Objet Les présentes Directives ont été établies par l Association japonaise pour l Exposition internationale de 2005 (ci-après dénommée "l Association") afin d expliquer aux Participants officiels les modalités de paiement et les procédures requises pour l ouverture d un compte bancaire nécessaire aux paiements des frais des services généraux et autres qui leur seront facturés par l Association. 2. Rubriques de facturation des frais Les rubriques de paiement des frais des services généraux qui seront facturées aux Participants officiels par l Association sont les suivantes. Par ailleurs, les rubriques réelles de facturation seront différentes selon que le Participant officiel a utilisé ou non ces services. Redevances (pourcentage sur le chiffre d affaires des activités commerciales) Frais des services généraux (tarifs d utilisation de l électricité, du gaz, de l eau potable et des eaux usées, et de l eau réfrigérée pour climatiseur) Frais d utilisation des entrepôts de l Association (frais de réception et de sortie de l entrepôt, frais de stockage, frais de transport, etc.) Frais d hébergement (loyers, charges des services communs, location des meubles, location de parkings, caution, etc.) Redevances pour les droits d auteur de la musique (redevance de musique) Prime d assurance (primes pour assurance générale tous risques de responsabilité civile, assurance incendie et assurance tous risques sur les biens mobiliers ) Tarifs de location des ordinateurs personnels et des lignes téléphoniques intérieures (frais de location des ordinateurs personnels et des lignes téléphoniques intérieures utilisées sur le site de l'expo 2005 AICHI) Autres frais (y compris le prix des sacs à ordures, frais de participation au système de réservations des entrées, caution, etc.) 3. Facturation et modalités de paiement (1) Facturation par l Association 1) L Association calculera les frais à prendre en charge par chacun des Participants officiels, sur la base de la consommation ou de l usage réel des services généraux, et présentera à chacun des Participants officiels une facture du montant total, accompagnée d une fiche détaillée, indiquant le contenu de chacune des rubriques de dépense. Par ailleurs, les montants fractionnaires inférieurs à un Yen en raison du calcul de la taxe à la consommation, seront ignorés. 2) Le calcul de chaque rubrique des frais sera en principe effectué pour la période allant du premier jour jusqu au dernier jour de chaque mois. L Association procédera au résumé de la consommation ou de l usage réel des services généraux de chacun des - 1 -

5 Participants officiels à la fin de chaque mois, et enverra une facture à chacun des Participants officiels aux environs du 10 du mois suivant. Toutefois, en ce qui concerne les frais d entreposage de l Association, ils seront calculés tous les mois par période de 10 jours, à savoir du début du mois jusqu au 10, du 11 au 20 et du 21 à la fin du mois. Par conséquent, l Association enverra une facture à chacun des Participants officiels environ 5 jours après chacune des dates de clôture du calcul des frais. 3) Veuillez noter que l Association ne délivrera pas de reçus pour le paiement des frais par chacun des Participants. 4) Les retards de paiements des cautions et de certaines rubriques de frais peuvent, selon les cas, entraîner une demande de paiement de pénalités de retards. Veuillez vous reporter aux Directives relatives à ce thème pour référence. (2) Paiement par les Participants officiels 1) Les paiements des différents frais devront être effectués, comme indiqué ci-dessous, par le "payeur" désigné dans le Registre des participants. 2) La date d échéance, en cas de versement ou de transfert bancaire, sera à la fin du mois durant lequel la facture a été délivrée. En cas de prélèvement automatique du compte bancaire, les frais seront prélevés sur le compte ouvert au nom du payeur le 28 du mois durant lequel la facture a été délivrée (toutefois, au cas où le 28 correspond à un jour de fermeture de la banque, le jour ouvrable suivant). Toutefois, en ce qui concerne les frais d entreposage de l Association, la période de versement ou de transfert bancaire, ou la date de prélèvement, correspondra à 20 jours après le jour de clôture du calcul des frais. Par ailleurs, la date de paiement sera indiquée sur la facture. En outre, les paiements devront être effectués uniquement en Yen. 3) Les modalités de paiement seront le versement, le transfert bancaire sur le compte ouvert au nom de l Association ou le prélèvement bancaire. La sélection entre ces méthodes de paiement dépend du type de compte bancaire ouvert par le payeur pour le paiement des dépenses. Concrètement, à savoir : (a) Dans le cas où le type de compte bancaire au nom du payeur est un "Compte de dépôt de non-résident en Yen japonais", conformément aux Procédures pour l ouverture d un compte bancaire, indiquées ultérieurement (gouvernement étranger ou organisation internationale) : Dans ce cas, veuillez procéder au paiement selon la procédure de transfert de l établissement bancaire désigné par l Association (Banque UFJ), conformément aux étapes indiquées ci-dessous. Si le paiement est effectué selon ces étapes, la commission de transfert de la Banque UFJ ne sera pas comptée. i: La facture envoyée par l Association sera accompagnée d une Demande et déclaration pour règlement (Application and Declaration for Remittance) sur laquelle les éléments nécessaires à la procédure ont été imprimés au préalable

6 Inscrire sur ce document l adresse et la signature du détenteur du compte enregistré auprès de la banque, ainsi que la date de règlement. Présenter le formulaire rempli, accompagné du carnet de banque, à l Agence principale de Nagoya de la Banque UFJ. (Les règlements des paiements pour les dépenses de l Exposition seront également acceptés dans les agences locales de la Banque UFJ ouvertes sur le site de l Exposition pendant la période de l'expo 2005 AICHI.) Ne pas modifier le montant imprimé inscrit sur la Demande et déclaration pour règlement. Aucune Demande et déclaration pour règlement avec modification du montant imprimé ne sera acceptée par la banque. ii: A la réception du formulaire de demande, la banque prélèvera le montant désigné à partir du compte du payeur, sans soumettre de demande de prélèvement, et remettra le montant sur le compte bancaire de l Association. Le résultat de cette procédure sera indiqué dans le Rapport de règlement (exemplaire du client) qui sera envoyé ultérieurement par la Banque UFJ. Ce Rapport de règlement (exemplaire du client) devra être conservé par le payeur comme preuve du paiement des frais de l Exposition. iii: Si un payeur choisit de ne pas suivre la procédure indiquée ci-dessus pour le règlement (comme par exemple un transfert à partir du pays du payeur ou un règlement à partir d un autre compte au Japon), le payeur devra suivre la procédure requise par cet établissement bancaire. (b) Dans le cas où le type de compte bancaire au nom du payeur est un "Compte de dépôt de résident en Yen japonais", conformément aux Procédures pour l ouverture d un compte bancaire, indiquées ultérieurement (opérateur commercial ou agence au Japon) : Dans ce cas, le paiement sera effectué par prélèvement à partir du compte au nom du payeur. Par ailleurs, si le paiement est effectué selon cette procédure également, la commission bancaire ne sera pas comptée. Pour utiliser cette méthode de paiement, le payeur devra soumettre à l Association une Demande de prélèvement direct (Formulaire No , disponible au guichet des agences de la Banque UFJ) contenant les informations nécessaires, et signé par un sceau enregistré pour le compte de transfert, avec le Registre du participant (utilisé pour la procédure de facturation), décrit ultérieurement. Le payeur devra s assurer que des fonds suffisants pour chacun des paiements des frais de l Exposition sont conservés dans le compte bancaire. (c) Autres cas que ceux décrits dans (a) et (b) (comme par exemple les paiements des entreprises de construction pendant la période des travaux) : Dans ce cas, veuillez procéder au virement sur le compte bancaire au nom de l Association à partir d une banque ordinaire ou autres. Dans ce cas, l Association enverra la facture au payeur, accompagnée d un Formulaire de demande de virement, indiquant les éléments nécessaires pour la - 3 -

7 procédure de virement. Veuillez utiliser ce formulaire pour le virement. La commission bancaire pour ce virement sera à la charge du payeur. Ne pas modifier le montant imprimé inscrit sur le Formulaire de demande de virement (pour un virement partiel ou déduction de la commission bancaire). Aucun Formulaire de demande de virement avec modification du montant imprimé ne sera accepté par la banque. Dans le cas d un virement bancaire par un terminal des ordinateurs personnels ou de tout autre terminal en ligne, veuillez inscrire dans la colonne du payeur le numéro à 8 chiffres + le nom en caractères katakana, inscrit dans la colonne du demandeur sur le Formulaire de virement. 4. Création et présentation d un Registre du participant (utilisé pour le traitement de la facturation) (1) Chaque Participant officiel devra préparer et soumettre à l Association un Registre du Participant (utilisé pour le traitement de la facturation) présenté en Annexe pour chaque payeur des frais de l Exposition. Le Registre du participant (utilisé pour le traitement de la facturation) contient des données nécessaires pour que l Association puisse procéder à la facturation et il devra être préparé et présenté dès l arrivée du participant au Japon. (Si, par exemple, un Participant officiel confie ses activités commerciales à une entreprise extérieure, et si cette entreprise paie des redevances, le Participant officiel devra préparer un Registre du participant pour ladite entreprise (le payeur)). (2) En cas de payeur supplémentaire, un Registre du participant devra être préparé et soumis à chaque occasion. En cas également de modification du contenu indiqué dans le Registre du participant, soumettre rapidement un Registre du participant dont le contenu a été modifié, en tant que catégorie d enregistrement [2. Modification]. Documents à présenter à (Registre du participant et/ ou Demande de prélèvement direct) Centre des opérations comptables Groupe des comptes Bureau central Association japonaise pour l Exposition internationale de 2005 Adresse :1533-1, Ibaragasama, Nagakute-cho, Aichi Japon keiri@expo2005.or.jp Tél : Fax : Ouverture d un compte bancaire et documents nécessaires (1) Chacun des Participants officiels est prié d ouvrir un compte bancaire en Yen japonais au Japon afin de recevoir/déposer les revenus des ventes provenant des activités commerciales, recevoir le remboursement de la caution, payer les dépenses de - 4 -

8 l Exposition facturées par l Association, et pour les autres transactions. En outre, il est recommandé que les entreprises extérieures désignées comme payeurs des différents frais ouvrent également un compte bancaire en Yen dans une banque désignée par l Association. (2) Chacun des Participants officiels ainsi que les entreprises extérieures (payeurs) devra soumettre les documents indiqués ci-dessous afin d ouvrir un compte bancaire en Yen japonais dans une banque désignée par l Association. Chacun des Participants officiels ainsi que les entreprises extérieures (payeurs) devra présenter personnellement la totalité de ces documents dans l agence désignée de la Banque UFJ afin d ouvrir un compte. Toutefois, dans le cas où le nom du détenteur du compte est différent de celui du Commissaire général de section ou si les documents sont différents en raison de la situation intérieure du pays du Participant officiel, il est recommandé de prendre conseil au préalable auprès de la banque désignée. La banque pourra fournir des avis et des informations spécifiques. Banque désignée : Agence principale de la Banque UFJ de Nagoya Contact : Foreign Exchange Division, Nagoya Main Office, UFJ Bank Limited Adresse : , Nishiki, Naka-ku, Nagoya, Aichi Tél : ) Documents requis pour un détenteur de compte "non-résident" au Japon ( :Document indispensables : Documents nécessaires selon le contenu des transactions) (a) Formulaires désignés par la Banque (disponibles dans les banques mais également mis à disposition par l Association) Formulaire de demande d ouverture d un compte: (La signature du détenteur du compte ou celle d un représentant en cas d une personne morale est nécessaire.) Enregistrement de mandataire (La signature du détenteur du compte ou celle d un représentant en cas d une personne morale est nécessaire.) Enregistrement du sceau (de la signature) du mandataire (La signature du mandataire en personne est nécessaire.) Enregistrement de la signature en anglais (La signature en anglais du détenteur du compte ou celle d un représentant en cas d une personne morale ainsi que celle du mandataire sont nécessaires.) Reçu pour chèque (traite) (La signature du détenteur du compte ou celle d un représentant en cas d une personne morale ainsi que celle du mandataire sont nécessaires.) - 5 -

9 (b) Documents prouvant la participation à l'expo 2005 AICHI Copie du contrat de participation avec l Association (c) Documents publics prouvant l existence du détenteur du compte (existence de l'établissement ou de son représentant, dans le cas d une personne morale). Toutefois, ces documents ne sont pas nécessaires pour un détenteur de compte qui est un Commissaire général de section du pays participant. Documents publics délivrés dans le pays dans lequel la peronne morale est située, indiquant le nom, le lieu, la date d établissement et le nom du représentant dudit établissement. Documents publics délivrés dans le pays dans lequel la personne morale est située, contenant le nom et la signature du représentant de cet établissement (tels qu une authentification de la signature du représentant, effectuée devant notaire) (d) Documents certifiant l identification d une personne venant à la banque pour ouvrir un compte Passeport et document public délivré dans le pays de la personne, indiquant son nom, son adresse (résidence), et sa date de naissance (tel qu une carte d identité délivrée par le gouvernement ou un permis de conduire) Document indiquant la relation du détenteur de compte avec la personne venant à la banque pour ouvrir un compte (tel qu un laisser-passer pour l'expo 2005 AICHI). (* Les documents nécessaires peuvent être différents pour les groupes qui ne constituent une personne morale et il est recommandé de prendre conseil auprès de la banque désignée.) 2) Documents requis pour un détenteur de compte qui est "résident" au Japon Dans ce cas, la procédure est identique à celle de l ouverture d un compte courant au Japon. 6. Procédure de clôture du compte bancaire (1) Un compte bancaire ouvert conformément aux procédures ci-dessus devra, en principe, être clôturé dans les six mois après le jour de clôture de l'expo 2005 AICHI, en présentant personnellement à la banque désignée les documents requis et les autres éléments délivrés par la banque au moment de l ouverture du compte et en effectuant la procédure de clôture du compte. Veuillez contacter la banque désignée pour les détails des procédures de clôture. (2) Toutefois, le compte bancaire devra être clôturé uniquement après que l Association en ait donné la notification officielle, étant donné qu il doit être maintenu jusqu à ce que la totalité des transactions, comme le paiement des frais de l Exposition, et le remboursement de la caution, ait été réglée. En outre, si le compte bancaire est désigné - 6 -

10 pour la réception du remboursement des taxes à la consommation et d autres fonds, le détenteur du compte doit confirmer que la totalité des paiements a été reçue avant de clôturer le compte

11 (Référence) Ouverture d un compte bancaire au nom d un membre du personnel de l'expo 2005 AICHI ou d un autre individu 1. Procédure d ouverture d un compte bancaire Les personnes désirant ouvrir un compte bancaire au nom d un individu devront se rendre en personne directement à la banque, présenter les documents suivant et effectuer la procédure requise. Dans certains cas, le compte bancaire ne pas être ouvert pour certaines transactions et il est recommandé de se prendre conseil avec la banque dans laquelle on souhaite ouvrir le compte. Documents requis Passeport Document public délivré dans le pays de la personne, indiquant son nom, son adresse et sa date de naissance (Exemple : carte d identité délivrée par le gouvernement ou permis de conduire) Document prouvant qu il s agit d une personne en relation avec l Association 2. Procédure de clôture du compte bancaire Pour clôturer un compte bancaire ouvert au nom d un individu, ledit individu devra se rendre personnellement à la banque et présenter les documents requis, ainsi que les autres éléments délivrés par la banque au moment de l ouverture du compte (carnet de banque, carte bancaire, etc.) et en effectuant la procédure de clôture du compte. Veuillez contacter la banque où le compte a été ouvert pour les détails des procédures de clôture

12 別 紙 Annexe (Formulaire) 参 加 者 台 帳 ( 請 求 処 理 関 連 ) Registre du participant (utilisé pour le traitement de la facturation) 本 台 帳 は 協 会 の 請 求 処 理 に 関 する 基 礎 データとして 会 計 システムに 登 録 いたしますので 下 記 事 項 を ご 記 入 の 上 提 出 願 います また 変 更 が 発 生 した 場 合 速 やかに 変 更 内 容 をご 記 入 の 上 提 出 してください 日 本 語 またはアルファベット( 英 語 )でご 記 入 ください 支 払 者 ごとに 本 台 帳 を 作 成 してください ( 例 えば 飲 食 物 販 等 を 外 部 の 事 業 者 へ 委 託 する 場 合 その 事 業 者 に 関 しても 本 台 帳 を 提 出 して 下 さい) 年 月 日 Date Le présent Registre sera enregistré dans le système de comptabilité de l Association en tant que données de base utilisée pour le traitement de la facturation. Veuillez remplir les rubriques ci-dessous et les présenter à l Association. En cas de modification des données enregistrées, veuillez inscrire immédiatement le contenu de la modification et présenter ce formulaire. Veuillez remplir en japonais ou en alphabet (anglais) Créer un registre séparé pour chaque payeur. (Par exemple, si des activités de restauration ou de ventes sont confiées à une entreprise extérieure, le présent Registre doit être créé pour cette entreprise également.) 登 録 区 分 (いずれかに ) 1. 新 規 2. 変 更 Catégorie d enregistrement (Encercler 1 ou 2) 1. Nouveau 2. Modifié 参 加 国 名 Nom du pays participant 政 府 代 表 者 名 ( 又 は 政 府 代 表 代 理 名 ) Nom du Commissaire général de section (ou de son mandataire) 連 絡 責 任 者 名 ( 会 場 内 ) Nom du responsable à contacter (sur le site) 名 称 Nom 氏 名 Nom et prénom サイン Signature 役 職 Titre 氏 名 Nom et prénom 1. 料 金 支 払 者 および 支 払 品 目 ( 一 支 払 者 ごと 本 台 帳 を 作 成 ) 1. Payeur des frais de l Exposition et catégorie des frais (Créer un Registre séparé pour chaque payeur.) (1) 料 金 支 払 者 の 名 称 (1) Nom du payeur 支 払 人 名 Nom du payeur (2)その 支 払 者 が 支 払 う 品 目 支 払 品 目 ( 請 求 品 目 に を 記 入 ) (2) Le payeur est responsable des catégories Catégorie des frais (Inscrire un cercle dans la case de chaque catégorie) de frais suivantes : 1.ロイヤルティ( 商 業 活 動 の 実 施 に 伴 う 売 上 高 に 対 する 納 付 金 ) 1. Redevances (pourcentage sur le chiffre d affaires des activités commerciales) 2. 用 役 料 金 ( 電 気 ガス 上 水 道 下 水 道 空 調 用 冷 水 の 使 用 料 ) 2. Frais des services généraux (tarifs d utilisation de l électricité, du gaz, de l eau potable et des eaux usées, et de l eau réfrigérée pour climatiseur) 3. 協 会 倉 庫 利 用 料 金 ( 入 庫 作 業 料 出 庫 作 業 料 保 管 料 配 送 料 など) 3. Frais d utilisation des entrepôts de l Association (frais de réception et de sortie de l entrepôt, frais de stockage, frais de transport, etc.) 4. 宿 舎 使 用 料 ( 家 賃 共 益 費 用 家 具 レンタル 料 駐 車 場 使 用 料 敷 金 など) 4. Frais d hébergement (loyers, charges des services communs, location des meubles, location de parkings, caution, etc.) 5. 音 楽 著 作 権 使 用 料 ( 音 楽 の 著 作 権 使 用 料 ) 5. Redevances pour les droits d auteur de la musique (redevance de musique) 6. 保 険 料 ( 包 括 賠 償 責 任 保 険 火 災 保 険 及 び 動 産 総 合 保 険 の 保 険 料 ) 6. Prime d assurance (primes pour assurance générale tous risques de responsabilité civil, assurance incendie et assurance tous risques sur les biens mobiliers) 7.ハ ソコン 及 び 内 線 電 話 レンタル 料 (ハ ソコン 及 び 内 線 電 話 のレンタル 料 ) 7. Tarifs de location des ordinateurs personnels et des lignes téléphoniques intérieures (frais de location des ordinateurs personnels et des lignes téléphoniques intérieures utilisées sur le site de l Exposition) 8.その 他 (ゴミ 袋 購 入 代 金 観 覧 予 約 システム 参 加 料 保 証 金 など) 8. Autres frais (y compris le prix des sacs à ordures, frais de participation au système de réservations des entrées, caution, etc.)

13 2. 料 金 支 払 者 の 属 性 2. Classification des payeurs (1) 料 金 支 払 者 の 1. 居 住 者 2. 非 居 住 者 居 住 者 / 非 居 住 者 区 分 公 式 参 加 者 の 場 合 2. 非 居 住 者 区 分 (いずれかに ) (1) Classification des payeurs en résidents 1. Résident 2. Non résident ou non-résidents (Encercler 1 ou 2) * Tous les participants sont considérés comme 2. Non résidents (2) 支 払 方 法 1. 口 座 引 落 2. 振 込 (いずれかに ) 上 記 で 非 居 住 者 を 選 択 の 場 合 2. 振 込 (2) Méthode de paiement (Encercler 1 ou 2) 1. Prélèvement direct 2. Virement bancaire * Si le payeur est non-résident, il doit choisir 2.Virement bancaire. 支 払 方 法 が 2. 振 込 の 場 合 振 込 依 頼 人 名 を 記 入 * Si le payeur choisit 2. Virement bancaire, inscrire le nom du demandeur du virement. 振 込 依 頼 人 名 Nom du demandeur du virement (3) 請 求 書 明 細 の 表 記 区 分 1. 日 本 語 2. 英 語 請 求 書 の 表 紙 は 和 英 併 記 です (いずれかに ) (3) Langue des factures détaillées 1. Japonais 2. Anglais * (Encercler 1 ou 2) (4) 請 求 書 送 付 先 (4) Adresse de facturation 送 付 先 名 称 Nom du destinataire La page de couverture de la facture est en japonais, avec traduction en anglais. 送 付 先 住 所 Adresse du destinataire (5) 銀 行 預 金 口 座 (5) Compte bancaire 電 話 番 号 Numéro de téléphone 銀 行 名 Nom de la banque 支 店 名 Nom de l agence 口 座 種 別 Type de compte ( ) - UFJ 銀 行 Banque UFJ 名 古 屋 営 業 部 Agence principale de Nagoya 普 通 Ordinaire 口 座 番 号 Numéro de compte 口 座 名 義 人 Nom du détenteur du compte 振 込 支 払 口 座 商 業 活 動 をおこなう 場 合 の 売 上 金 入 金 用 口 座 敷 金 保 証 金 等 返 還 用 口 座 としても 本 口 座 を 登 録 します * Le présent compte sera enregistré pour le paiement par virement bancaire, le dépôt du montant des ventes par les activités commerciales, et pour la réception du remboursement des cautions.