CONVENTION PRET DE MATERIEL

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1 CONVENTION PRET DE MATERIEL Entre, La Ligue Languedoc-Roussillon de handball représentée par son président, Monsieur Paul CHARLEMAGNE, désigné ci-après «la ligue», d une part, Et Monsieur... agissant pour le... de Handball en qualité de Président, ci après désigné «structure emprunteuse» d autre part, Il est arrêté ce qui suit ARTICLE 1 OBJET La présente convention a pour objet de définir les modalités de mise à disposition de matériels qui conceptualisent l organisation d étapes de la CARAVANE DU HAND sur le territoire de la structure emprunteuse. ARTICLE 2 : PROPRIETE DU MATERIEL Le matériel de la CARAVANE DU HAND mis à disposition auprès de la structure emprunteuse est la propriété de la Ligue Languedoc-Roussillon de Handball. Aucune modification sur le matériel ne pourra se faire sans l autorisation du propriétaire. ARTICLE 3 : ENGAGEMENT DE LA LIGUE La Ligue met à disposition de la structure emprunteuse le matériel de la CARAVANE DU HAND, sous réserve d un dépôt d un chèque de caution pendant la durée du prêt d un montant de 1000 (mille euros) à l ordre de la. ARTICLE 4 ENGAGEMENT DE LA STRUCTURE EMPRUNTEUSE La structure emprunteuse s engage à la plus grande vigilance concernant les matériels mis à sa disposition pendant toute la durée du prêt et ne pourra, en aucun cas, exercer un recours contre la Ligue pour tout dommage matériel ou corporel pouvant résulter de leur utilisation. Le matériel mis à disposition est placé sous l entière responsabilité de la structure emprunteuse dès la réception de ce dernier.

2 La structure emprunteuse s'engage à dédommager la Ligue pour tout sinistre reconnu sur le matériel concerné lors de la reprise en main par le personnel de la ligue à concurrence de sa remise à neuf ou de son remplacement. La structure emprunteuse est tenue de disposer d une assurance couvrant les éventuels dommages corporels et/ou matériels en lien avec l utilisation de la caravane du hand La structure emprunteuse s'engage à restituer les matériels empruntés aussitôt les animations terminées. La structure emprunteuse s engage à respecter le cahier des charges en annexe ARTICLE 5 DESCRIPTION DU MATERIEL Les matériels concernés sont ceux indiqués à l'annexe de la présente convention. Un état des lieux rentrant et sortant sera effectué par la ligue. ARTICLE 6 TARIFS PRET Le tarif du prêt du matériel est défini selon les modalités stipulées en annexe. Ce tarif comprend : Le camion et les frais kilométriques La mise à disposition du personnel La location de la Caravane du Hand La prise en charge de l hébergement et restauration ARTICLE 7 HEBERGEMENT RESTAURATION Dans le cas ou 1 nuitée ou plusieurs nuitées sont nécessaires, la structure emprunteuse devra prendre en charge l hébergement (minimum classe 2) et restauration (petit-déjeuner, midi et soir) du personnel. La réservation et règlement des frais seront assurés par la structure emprunteuse auprès des hôteliers ARTICLE 8 DROIT DE RETRACTATION ET RESILIATION A compter de la date de signature de la convention par les deux parties, ces derniers disposent d un délai de 15 jours calendaires pour exercer un droit de rétractation. Celui-ci est exercé sous la forme d une lettre adressée par tout moyen attestant de sa date de réception par l autre partie. En cas de non respect par l une ou l autre des parties d une des obligations définies dans la Convention, et soixante (60) jours après réception par la partie défaillante d une lettre

3 recommandée avec avis de réception de mise en demeure de s exécuter restée sans effet, la partie lésée pourra résilier de plein droit ladite Convention par lettre recommandée avec avis de réception sans qu il soit besoin pour cela d accomplir aucune formalité judiciaire et ce, sans préjudice d une éventuelle action en dommages et intérêts. Toute résiliation de la présente Convention ne saurait affecter les droits et engagements de l une ou l autre des parties, consentis ou exercés avant la date de résiliation anticipée concernée. ARTICLE 9 LITIGE La présente Convention est soumise en toutes ses dispositions à la loi française. Tous les différends relatifs à son interprétation ou à son exécution seront soumis aux tribunaux du ressort de Montpellier après épuisement des voies de règlement amiable. ARTICLE 10 - DUREE DE LA CONVENTION La présente convention est valable pour la période : Du... au.... Chaque page de la présente convention doit être paraphée par les deux parties. Toute modification éventuelle devra faire l objet d un avenant, apporté et signé par les deux parties. Fait à... en deux exemplaires, le Signatures précédées de «lu et approuvé» Le Contractant Mme, M... Le Président de Ligue L R Paul CHARLEMAGNE

4 CAHIER DES CHARGES Référents 1 référent Ligue : M. Aurélien COLL a.coll@llrhb.org et/ou dev@handball-france.eu 1 référent par structure organisatrice Rôle du référent organisateur (1) - Veiller au respect du cahier des charges - Interlocuteur entre la structure organisatrice et la Ligue - Créer et animer le groupe de travail (1) En cas de vacance du poste en cours de contrat, le Président de la structure devient référent organisateur Groupe de travail Des réunions par site seront mises en place en amont de la manifestation en concertation avec le référent ligue, des élus et/ou techniciens issus du territoire pour la réalisation et la coordination de chaque étape : planification des dates mise à disposition du matériel définition des missions retour du matériel Le site Espace de jeu, place des villes - Minimum 800 m² - Accessibilité facile (camion, personnes handicapées) - Lieu central ou ayant du passage - 3 Raccordements électriques obligatoires (prise 220 v) avec puissance maximale de 5 kw. - Matériels cf. page 7

5 Espace de jeu au sein d un gymnase - Un gymnase de 40m sur 20 m avec des tribunes - Un espace d accueil afin de faciliter les inscriptions - Vestiaires séparés (filles et garçons) - 3 Raccordements électriques obligatoires (prise 220 v) avec puissance maximale de 5 kw. Utilisation du concept «CARAVANE DU HAND» : L organisateur des étapes de la Caravane du Hand s engage à utiliser en son intégralité le concept via les différents ateliers et matériels cités dans les fiches actions en annexes. Tout manquement au respect dans son exploitation du concept «caravane du hand» entrainera l annulation du présent contrat et bien entendu des autres dates. Logistique- Stockage Pour l utilisation du matériel un état des lieux sortant et rentrant sera fait ainsi qu une demande de chèque de caution (cf. Convention prêt de matériel). Le transport du matériel sera assuré par la Ligue (personnel et moyen de transport) sous certaines conditions de prêt ou de location sauf cas particulier et en accord avec les 2 parties. La structure organisatrice devra prévoir un lieu de stockage sécurisé pour le véhicule et le matériel. Publics La tournée de la CARAVANE DU HAND est gratuite et ouverte à tous publics. Communication L opération «LA CARAVANE DU HAND» est une marque déposée qui se veut être avant tout une vitrine territoriale. Les publics cibles sont nationaux, régionaux, départementaux et locaux.

6 Visuels - Ils seront obligatoirement affichés sans aucune possibilité de s y soustraire - Utilisation de logo : La charte graphique, les visuels des différents partenaires sont propriétés de la Ligue, toute exploitation hors cadre fixé par la Ligue et non accordée fera l objet de poursuites. - Affiche : la structure organisatrice devra fournir un calendrier prédéfini pour les étapes sur son territoire en précisant la date, le lieu et l horaire. - La Ligue fournira les fichiers permettant l impression des affiches pour la promotion de la manifestation. Cette impression est à la charge de la structure organisatrice - la structure organisatrice devra obligatoirement diffuser ces supports dans les lieux adéquats afin de faire la promotion de l animation en amont de cette dernière (abribus, office de tourisme, etc.) Partenariats Le concept CARAVANE DU HAND dispose de ses propres partenaires. La structure organisatrice devra disposer aux endroits prévus à cet effet les supports de communication mettant en valeur les partenaires selon un plan prédéfini. Si des partenaires locaux institutionnels et/ou privés veulent être présents sur la manifestation, la demande sera traitée en concertation avec la Ligue. La Ligue ne demandera aucune participation pour l affichage de partenaire de la structure organisatrice, néanmoins les différents supports devront être conformes à ceux déjà existant soit 2m x 0,70m avec velcro et selon un nombre défini par la Ligue. Presse et médias Un dossier de presse sera transmis par la Ligue à la structure organisatrice. La structure organisatrice devra diffuser le dossier de presse auprès des medias locaux afin de faire la promotion de l animation en amont de cette dernière (article dans la presse locale)

7 Site internet: La structure organisatrice est responsable de la promotion de la tournée sur son site. Sécurité : La structure organisatrice a la responsabilité de la gestion de la sécurité de la manifestation. La manifestation devra être déclarée par la structure organisatrice auprès du préfet de département ainsi qu au maire de la commune au moins un mois avant la date de la manifestation. La Ligue devra être informée de ces déclarations. Sonorisation : La déclaration à la SACEM est à la charge de la structure organisatrice Une sonorisation puissante fournie par la structure organisatrice, devra être mise en place afin de diffuser de la musique et de procéder à l animation. Administratif : - licences événementielles La structure organisatrice s engage à inscrire tous les participants en licences événementielles (y compris les licenciés). Avec comme intitulé LA CARAVANE DU HAND Cette base de données servira au calcul du nombre de participants. - Fiche de suivi La Ligue fournira le fichier intitulé «fiche de suivi» permettant aux participants de noter leur performance. L impression des fiches de suivi est à la charge de la structure organisatrice. Invitation Institutionnels : La Ligue et la structure organisatrice pourront inviter des élus issus de collectivités territoriales. Une liste commune devra être validée par les 2 entités La Direction Régionale Jeunesse Sports et de la Cohésion Sociale ou les Directions Départementales Jeunesses Sports et de la Cohésion Sociale ou les Directions Départementales de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations sera obligatoirement informé et invité à participer à la manifestation

8 Assurance : La Ligue assurera les matériels contre le vol ainsi que le véhicule de transport. La structure organisatrice devra souscrire une assurance en responsabilité civile protection matériel tout le long du prêt. Matériels : Les besoins en matériel pour la manifestation sont répertoriés page 5. La structure organisatrice devra faire la demande de matériels (ex : barrières, tables ) auprès des collectivités compétentes. Récompenses : A la charge de la structure organisatrice sur ses étapes. Moyens humains : Se référer au tableau page 5 Evaluation : Une évaluation sera faite sur les sites par les référents de la Ligue En cas de manquement au respect dans son exploitation du concept «Caravane du Hand» entrainera l annulation des autres dates. Une fiche d évaluation sera envoyée par la ligue après la tournée. La structure organisatrice devra renseigner cette fiche et la retourner à la ligue afin qu un bilan au plan national puisse être établi. Engagement : La structure organisatrice s'engage à respecter le cahier des charges

9 LES BESOINS : FOURNI PAR LA STRCUTIRE ORGANISATRICE 2 Tables, 2 Chaises 3 points électriques avec 3 rallonges de 50 m pour brancher les souffleries, le radar et la sono Matériels 1 compresseur pour gonfler les buts de mini-hand selon les besoins 50 Barrières sur la place (uniquement extérieur) pour protéger le terrain gonflable 1 Sono puissante Petit matériel : Rubalise, un jeu de chasubles par terrain, ciseaux, scotch, ficelle, sifflets, feuilles de suivis, marqueurs, stylos Humains Total de 7 personnes minimum pour l installation, l animation et rangement LA SECURITE : Prévoir un référent diplômé en secourisme par étape. Une pharmacie de premiers secours Une liaison téléphonique avec les secours Prendre contact avec les forces de l ordre avant les étapes et prendre leurs coordonnées

10 ANNEXE 2 - FICHES ETAT DES LIEUX Descriptifs matériels Etat en sortant Etat rentrant Observations 1 tente gonflable + 1 housse + kit réparation + 1 soufflerie + 20 sacs de lestage 1 terrain gonflable divisé en 4 parties + 2 housses de transport + kit réparation + 2 souffleries + 40 planches de lestage + 40 sangles avec clip 1 kit radar (radar+ 1 mallette + panneau +1 trépied) 1 tapis parcours divisés en 4 lés 2 bâches à trous pour but 7 roll up (présentation stand) 1 stand arbitrage + magnet 1 stand sport et santé 7 plaquettes + stylos

11 4 cardiofréquencemètres 2 tchoukball 10 mannequins avec socle 2 calicots 4 oriflammes caravane du hand 2 calicots caravane du hand 2 calicots DRJSCS 2 calicots Nakara 2 calicots Région 2 calicots FFHB 3 calicots «on est tous handballeurs»

12 Enlèvement du matériel : L'utilisateur, M. Mme :... L'utilisateur reconnait avoir reçu le matériel dans l état ci-dessus cité Date :... Signatures Restitution du matériel : L'utilisateur, M. Mme :... Le représentant de la Ligue reconnait avoir réceptionné le matériel dans l état ci-dessus cité Date :... Signatures :

13 ANNEXES GRILLE TARIFAIRE Location de la Caravane du Hand Forfait de 500 (cinq cents euros) Frais kilométrique 0.50 /Km, en plus des frais d autoroute (justificatif). Mise à disposition du personnel (déplacement compris) 120 (cent vingt euros) par jour et par personne.