Le système de gestion des documents d activité (SGDA)
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- Camille Jacques
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1 Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO Marie Françoise NESME Consultante Associée TEMPERENS France Michel COTTIN Professeur Associé Cnam France
2 Historique des référentiels Le TC 46 a décidé de développer des normes de management système pour encadrer les normes techniques qui étaient de plus en plus nombreuses. A la suite d un travail de rédaction d un document permettant d accéder à la certification, le référentiel a été publié en M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
3 A quoi sert ce référentiel? Cette norme a pour finalité de rendre transparent le processus de prise de décision pour la gestion des documents d activité. Ce référentiel présente des exigences de résultats et non des exigences de moyens. Il définit les buts à atteindre mais n impose pas les modalités à mettre en œuvre. Celles ci sont pour partie décrites dans d autres textes et pourront être individualisées pour chaque organisme. 3 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
4 A quoi sert ce référentiel? Ces normes ISO & ISO30301 se concentrent sur la mise en œuvre d un système de gestion des documents d activités. Elles encadrent la création, la fiabilité, la mise à disposition aussi longtemps que nécessaire des informations dans un organisme. Il n est pas indispensable d appliquer la totalités des exigences formulées dans le cas ou aucune certificationn est envisagée. L organisme peut choisir, parmi les exigences, celles qui lui semble le mieux représenter une source d amélioration pour ses performances. 4 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
5 A quoi sert ce référentiel? Point de vocabulaire important : NE PAS CONFONDRE Le système de gestion des documents d activité appelé aussi système de management qui est une organisation dont le but est d aider à prendre des décisions et à construire une structure d organisation. Le système documentaire qui repose sur un ou des outils (GED par exemple) qui produit les documents et assure leur cycle de vie. 5 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
6 Comment construire un SGDA Selon ISO 30301: M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
7 Les exigences de la norme ISO Support Il est essentiel, pour mener à bien la mise en œuvre d un SGDA de s assurer que les ressources tant matérielles qu humaines et informationnelles sont disponibles aux processus nécessaires. En cas de carence en ressources, les investissements et/où la mise en œuvre d actions de formation sont indispensables. La montée en compétences des collaborateurs est à prioriser. 7 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
8 Les exigences de la norme ISO Support Ce que dit la norme ISO 30301:2011 : Exigences 7.3 L organisme doit s assurer que son personnel a conscience ( ) d) de son rôle et de sa responsabilité dans la satisfaction des exigences du SGDA, (...) Une réponse possible Chacun doit connaître pour son métier les impacts d une éventuelle dérive dans le bon fonctionnement de la gestion des documents d activités. Un cas concret de mise en œuvre Les salariés ont des descriptions de fonctions qui spécifient leurs responsabilités en terme de gestion des documents : création, validation, approbation, sort final, etc. 8 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
9 Les exigences de la norme ISO Leadership Il est essentiel, pour assurer le bon fonctionnement du SGDA, de disposer d un engagement de la Direction qui permet de définir les objectifs et de délimiter les rôles et responsabilités. 9 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
10 Les exigences de la norme ISO Leadership Ce que dit la norme : Exigences La direction doit désigner un représentant opérationnel dédié aux documents d activité. Ses rôle, responsabilité et habilitation doivent être définis. Ceux ci incluent: ( ) b) l établissement de rapports sur les performances du SGDA pour examen, y compris des propositions d amélioration; ( ) Une réponse possible Le Records manager doit rendre compte à toutes les parties prenantes avec des indicateurs et animer la réflexion de chacun pour améliorer les fonctionnements. Un cas concret de mise en œuvre Le records manager établit un tableau de bord qui permet d évaluer les flux de documents d activité. 10 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
11 Les exigences de la norme ISO Réaliser périodiquement une revue de direction : Eléments d entrée Analyse des risques/processus Niveau d atteinte des objectifs Avancement des plans d action Résultats des audits ou d auto évaluation Retours utilisateurs Eléments de sortie Décisions Actions Impacts sur d autres systèmes Ressources à gérer Communication 11 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
12 Interopérabilité Grâce à sa construction, la norme ISO peut constituer un système de management intégré avec d autres référentiels. X= PI principale x = PI secondaire Parties intéressées concernées Référentiels normatifs Clients Fournisseurs Salariés Entreprise Actionnaires Riverains Pouvoirs publics ISO 9001 Système de management de la qualité X X x x x x ISO Système de management de l environnement x x x x x X X ISO Système de management de l énergie X X X ISO Système de management de la sécurité de l information x x x X x x x ISO Système de gestion des documents d activités x x x X x x x 12 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
13 A retenir Le SGDA n est pas un système au sens «outil» mais un système organisant les prises de décision. Une norme de management de système n est pas directement applicable, ce n est pas un «mode d emploi» mais un ensemble cohérent d exigences de résultats à atteindre. Le positionnement de l ISO en fait une norme pour laquelle on peut mettre en œuvre une certification (comme pour l ISO 9001). 13 M. Cottin M. F. Nesme Le système de gestion des documents d activité (SGDA) selon ISO 30301
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