Demande de certification Fairtrade

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1 15 fr Demande de certification Fairtrade Procédure standard Valide à partir du : 16/01/2015 Diffusion : Publique

2 Sommaire 1 Objectif Domaine d application Qui doit déposer une demande de certification Fairtrade? Demande pour l utilisation du label FAIRTRADE Demandes supplémentaires / extensions du champ d application Définitions Contact FLOCERT Équipe de gestion des demandes Responsabilité du demandeur / exigences de certification Champ d application Fairtrade Exigences en matière de certification Fairtrade Coûts Procédure de demande guide étape par étape FLOCERT envoie le kit de demande Le demandeur transmet une demande officielle de certification à FLOCERT FLOCERT évalue la demande FLOCERT communique le résultat de l évaluation de la demande Audit initial et certification Facture des frais de certification et planification de l audit Certification de producteur Certification commerciale Certification des petits détenteurs de licence Droit d appel Interruption de la demande Nouvelle demande Demandes d extension du champ d application Références VERSION: 15 / PAGE 2 OF 12

3 10 Historique des modifications VERSION: 15 / PAGE 3 OF 12

4 1 Objectif Le présent document décrit le mode de soumission à FLOCERT des demandes de certification Fairtrade et des questions liées au système (de certification) Fairtrade de manière générale, ainsi que la manière dont elles sont traitées. 2 Domaine d application La procédure décrite dans le présent document s applique aux requêtes et demandes liées exclusivement à la certification Fairtrade. Celui-ci vise à offrir une vue d ensemble de toutes les étapes de la procédure de demande, y compris les demandes d extension des champs d application de la certification Fairtrade. La procédure décrite dans le présent document doit être suivie par la partie candidate, ainsi que par le personnel de FLOCERT dans la gestion et l évaluation de la demande. 2.1 Qui doit déposer une demande de certification Fairtrade? Tous les opérateurs (producteurs et négociants) désireux de cultiver, transformer, fabriquer, acheter et vendre des produits sous les conditions Fairtrade doivent déposer une demande de certification Fairtrade. Les autres opérateurs qui reçoivent ou gèrent les primes Fairtrade doivent également déposer une demande de certification Fairtrade. Il est important de souligner que les négociants ayant obtenu la certification Fairtrade ne peuvent se fournir en produits Fairtrade qu auprès d opérateurs également titulaires d un certificat FLOCERT. Il incombe au négociant respectif de vérifier que cette exigence est bien respectée par ses fournisseurs. Les opérateurs qui gèrent des produits déjà étiquetés et emballés avec la marque Fairtrade pour le consommateur ne sont pas tenus de déposer une demande de certification Fairtrade. Ceci exclut les opérateurs qui gèrent des produits périssables et des produits autres que des produits prêts à la consommation, comme les fruits frais, les fleurs ainsi que le vin en vrac. 2.2 Demande pour l utilisation du label FAIRTRADE FLOCERT n octroie aucune autorisation pour utiliser le label FAIRTRADE. Pour pouvoir utiliser le label FAIRTRADE sur un produit fini, chaque étape de la chaîne d approvisionnement doit être certifiée au regard des standards Fairtrade et une licence valide doit être maintenue avec une Association de labélisation ou avec Fairtrade International. Les parties intéressées par l utilisation du label FAIRTRADE sur des produits finis doivent se référer à l Association de labélisation responsable du marché sur lequel elles se situent. Pour plus d informations, veuillez vous référer au site Internet de Fairtrade International: Les parties intéressées par l utilisation du label FAIRTRADE sur des produits non finis ou sur du matériel promotionnel doivent contacter Fairtrade International à artwork@fairtrade.net. 2.3 Demandes supplémentaires / extensions du champ d application FLOCERT exige une demande supplémentaire pour les opérateurs désireux d étendre leur activité Fairtrade grâce à l ajout de produits, d organisations membres / de propriétés / de plantations / d entités et / ou de fonctions commerciales supplémentaires. Veuillez vous référer au chapitre 8 pour plus d informations. VERSION: 15 / PAGE 4 OF 12

5 3 Définitions Standards Fairtrade : Les standards Fairtrade, y compris les standards génériques Fairtrade et les standards Fairtrade spécifiques aux produits, sont un ensemble d exigences que les producteurs et les négociants doivent respecter afin d obtenir la certification produit Fairtrade. Association de labélisation : Membre à part entière de Fairtrade International, elle est responsable de l octroi de licence, du marketing, du développement commercial et de la sensibilisation dans une zone géographique définie. Organisation marketing Fairtrade : Une organisation à laquelle a fait appel Fairtrade International pour le marketing, le développement commercial et la sensibilisation dans une zone géographique définie. Fairtrade International continue d être responsable de l octroi de licence sur ces territoires. Critères de conformité : Les critères de conformité sont une traduction, sous forme de points de contrôle vérifiables, des exigences des standards Fairtrade et des politiques de certification de FLOCERT. Ces critères sont évalués au cours de la procédure de certification afin de déterminer la conformité avec les standards Fairtrade et les exigences de certification. FLO ID : Il s agit d un numéro d identification unique attribué par FLOCERT à tous les opérateurs Fairtrade. L existence d une FLO-ID ne signifie pas forcément qu un opérateur est certifié. ID de la demande : Il s agit d un numéro d identification temporaire attribué afin de suivre les demandes avant l attribution d une FLO-ID. Catégorie de produit : Ce terme fait référence à la classification standard respective des produits Fairtrade comme les fruits frais, les noix de coco, le café, etc. Type de produit : Il est toujours directement issu d un standard de produit Fairtrade et décrit les différents produits contenus dans une catégorie de produit. Plantation unique : Sociétés agricoles qui dépendent structurellement de la main-d œuvre salariée. Une plantation est une propriété unique qui peut disposer d un ou plusieurs sites de production, mais dont la gestion et l administration sont centralisées. Multipropriété / structure multiple : Il s agit de sociétés qui dépendent structurellement de la maind œuvre salariée et qui sont composées de plusieurs plantations dotées d une administration indépendante, mais avec une gestion centralisée en charge des conditions de travail des employés de toutes les plantations. Organisation de petits producteurs 1er échelon : Une organisation de petits producteurs de 1er échelon désigne une organisation de petits producteurs dont les membres légaux sont exclusivement composés de petits exploitants individuels. Organisation de petits producteurs 2e / 3e échelon : Les organisations de petits producteurs 2 e / 3e échelon désigne une organisation de petits producteurs dont les membres légaux sont exclusivement composés d organisations affiliées du 1 er / 2 e échelon. Petit détenteur de licence : Entité à qui Fairtrade International ou une Association de labélisation a accordé le droit d utiliser le label Fairtrade et qui est conforme aux critères établis dans la politique de FLOCERT destinée aux petits détenteurs de licence. Entité supplémentaire : Toute entité, y compris sans toutefois s y restreindre, les sites supplémentaires et les sous-traitants qui ont un lien avec les produits Fairtrade d un opérateur et dont les activités sont contrôlées par l opérateur par le biais de la propriété ou d un contrat. VERSION: 15 / PAGE 5 OF 12

6 4 Contact FLOCERT Équipe de gestion des demandes FLOCERT vous fournira avec plaisir tout renseignement essentiel relatif à la certification Fairtrade. L équipe de gestion des demandes dépend de la région où vous vous trouvez. Vous pouvez la contacter directement pour toute demande d assistance, par le biais des adresses électroniques suivantes : Asie (y compris les îles pacifiques), Australie et Nouvelle Zélande : Amérique du Sud et Centrale, incluant les Caraïbes: Afrique (inclut la Palestine et le Moyen-Orient): Europe, et Amérique du Nord : asia@flo-cert.net la@flo-cert.net africa@flo-cert.net europe@flo-cert.net 5 Responsabilité du demandeur / exigences de certification Il incombe au demandeur de rassembler les informations (à partir du site Internet de FLOCERT ou directement auprès de l équipe de gestion des demandes) relatives au champ d application Fairtrade et de s informer sur les exigences qui doivent être respectées afin d obtenir et de conserver la certification Fairtrade. FLOCERT souligne particulièrement cette responsabilité car aucun frais versé pour la demande ne sera remboursé (voir chapitre 6). 5.1 Champ d application Fairtrade Les demandes de certification produit Fairtrade ne seront acceptées que pour des produits inclus dans le champ d application Fairtrade tel que défini par Fairtrade International. Composition du champ d application Fairtrade : 1. Le produit pour lequel la certification est demandée 2. Le pays dans lequel le produit est cultivé / commercialisé 3. La structure de l organisation / société demandant la certification Fairtrade Pour demander un dossier de candidature, veuillez envoyer un à l équipe des candidatures ou entrer votre demande pour une candidature sur notre site Internet Il est possible de soumettre des demandes pour l extension du champ d application de la certification au Service des Standards à Fairtrade International. Pour plus d information : Standards Setting the Standards (Établir les standards) 5.2 Exigences en matière de certification Fairtrade Afin d obtenir la certification Fairtrade, les demandeurs doivent passer un audit initial avec succès, ce qui signifie que tous les critères de conformité pertinents doivent être respectés. Afin de diminuer le risque d échec lors de l audit initial, FLOCERT conseille à tous les demandeurs de se familiariser avec les exigences des standards Fairtrade et les critères de conformité FLOCERT afférents, avant la soumission d une demande officielle. Tous les standards Fairtrade, y compris les exigences, sont consultables sur le site Internet de Fairtrade International: Standards Les critères de conformité FLOCERT sont disponibles sur le site internet de FLOCERT Veuillez contacter FLOCERT directement pour toute question supplémentaire ou difficulté en lien avec la compréhension des informations fournies en ligne. VERSION: 15 / PAGE 6 OF 12

7 6 Coûts FLOCERT exige le paiement de frais aux fins de coordination et d évaluation de votre demande initiale. Les frais de demande initiale couvrent la gestion de la demande initiale et ne dépendent donc pas du résultat de l évaluation. Ils ne seront pas remboursés, même en cas de refus de la demande. Pour les négociants en coton, des frais supplémentaires peuvent être demandés concernant l évaluation des indicateurs sociaux. Si une demande est soumise à FLOCERT pour plusieurs fonctions commerciales ou plusieurs produits à la fois, ces frais de demande ne s appliqueront qu une fois. Lorsqu une demande est adressée à FLOCERT pour une structure multiple, par exemple pour des propriétés multiples ou des organisations de petits producteurs de 2 ème / 3 ème échelon, les frais de demande ne seront versés qu une seule fois. Tous les frais de demande et de certification exigés au cours de la certification sont détaillés dans la liste des frais FLOCERT publiée sur le site Internet de FLOCERT: Procédure de demande guide étape par étape 7.1 FLOCERT envoie le kit de demande Sur votre demande, l équipe de gestion des demandes de FLOCERT attribue une ID de demande de certification et envoie un kit de demande, qui contient : un questionnaire de demande des modèles supplémentaires relatifs au questionnaire de demande des informations concernant la certification et les exigences Fairtrade, incluant les coûts et un contrat de certification régissant les responsabilités et droits contractuels 7.2 Le demandeur transmet une demande officielle de certification à FLOCERT En envoyant le formulaire de demande dûment rempli, le demandeur effectue une demande officielle de certification Fairtrade auprès de FLOCERT. Il est donc essentiel que le formulaire de demande soit signé. D autres documents indiqués dans le formulaire, y compris le justificatif de paiement des frais de demande, doivent être joints. Seuls les formulaires accompagnés du règlement des frais de demande seront pris en compte pour l évaluation. Les demandeurs doivent indiquer l ID de demande de certification qui leur a été attribuée comme référence sur le formulaire de demande et lorsque le paiement de la demande a été réglé. 7.3 FLOCERT évalue la demande Sur réception du règlement des frais, l équipe FLOCERT de gestion des demandes entamera l évaluation de la demande. L objectif est d évaluer la possibilité de certification théorique d un demandeur et inclut la vérification ainsi que l examen du formulaire d informations et des documents joints afin de vérifier leur exhaustivité et leur cohérence. Les renseignements concernant le demandeur sont saisis dans la base de données de certification FLOCERT et une ID FLO est attribuée en remplacement de l ID précédente attribuée pour la demande. Le demandeur peut démarrer une activité Fairtrade seulement après réception de l autorisation de commercialisation ou du certificat Fairtrade par FLOCERT (voir chapitre 7.5) VERSION: 15 / PAGE 7 OF 12

8 7.4 FLOCERT communique le résultat de l évaluation de la demande Si la demande s avère positive en vue d une certification éventuelle et si l ensemble des documents demandés est complet et cohérent, la demande est acceptée. Le demandeur sera informé de ce résultat dans les 30 jours suivant l acceptation. Suite à la notification susmentionnée, le demandeur recevra un nom d utilisateur pour accéder au portail Internet de certification FLOCERT. Grâce à ce portail, le demandeur pourra s informer sur la planification de l audit initial et, ultérieurement, ses résultats. 7.5 Audit initial et certification Il est primordial de comprendre ce que la certification Fairtrade implique pour les années suivant l acceptation de la demande. Vous trouverez des explications et des informations détaillées concernant le processus d audit et de certification au sein de la procédure de certification FLOCERT (CERT Certification SOP) publiée sur le site Internet de FLOCERT : Préparation de l audit initial Facture des frais de certification et planification de l audit Dès la confirmation d une demande, FLOCERT émettra (sauf pour les petits détenteurs de licence) une facture couvrant les frais de certification initiale (voir chapitre 6) Certification de producteur Sur réception du paiement des frais de la certification initiale, le demandeur sera contacté pour planifier l audit initial, dont le résultat permettra à FLOCERT de déterminer l attribution ou non de la certification produit Fairtrade. «L autorisation de commercialisation» sera émise si aucune non-conformité n a été identifiée pendant l audit initial. L autorisation de commercialisation est un droit intermédiaire et temporaire pour démarrer une activité commerciale en vertu des conditions Fairtrade. Ce statut est accordé aux demandeurs afin de faciliter les premières ventes Fairtrade au sein de la chaîne de commercialisation respective. L opérateur se verra attribuer un certificat Fairtrade lors de la résolution de toutes les non-conformités régulières, conformément aux échéanciers acceptables mentionnés dans la procédure standard de demande de certification de FLOCERT et dans un délai correspondant à la période de validité de l autorisation de commercialisation. S il s avère qu un producteur demandant une certification Fairtade a commencé une activité Fairtrade avant d avoir obtenu l autorisation de commercialisation ou un certificat Fairtrade, a) le demandeur ainsi que son acheteur seront facturés pour les frais annuels de certification sur une base de pro rata fois deux, en remontant à la date de la première transaction Fairtrade (cependant, pas plus de 5000 euros), si l acheteur est aussi un négociant demandant une certification Fairtade qui a une activité Fairtrade avant d avoir reçu l autorisation de commercialisation, ou, b) si le négociant est déjà certifié, le producteur demandant une certification Fairtade sera facturé pour les frais annuels de certification sur une base de pro rata fois deux, en remontant à la date de la première transaction Fairtrade. (cependant, pas plus de 5000 euros) Certification commerciale Sur réception du paiment des frais de la certification initiale, les négociants reçoivent une autorisation de commercialisation préliminaire valable pour neuf mois (veuillez vous référer au chapitre pour l information relative à la certification des petits détenteurs de licence). L autorisation de commercialisation est un droit intermédiaire et temporaire pour démarrer une activité commerciale en vertu des conditions Fairtrade. Elle dépend des conditions suivantes : Le statut de conformité avec les standards Fairtrade doit être vérifié au cours d un audit initial sur site dans un délai de 6 mois. La commercialisation est limitée aux catégories de produits indiquées au cours de la phase de demande. VERSION: 15 / PAGE 8 OF 12

9 Ce n est qu en cas de réussite de l audit initial que l opérateur se voit accorder une certification produit Fairtrade et qu il reçoit un certificat Fairtrade. S il s avère qu un négociant demandant une certification Fairtade a commencé une activité Fairtrade avant d avoir obtenu l autorisation de commercialisation, celle-ci ne lui sera pas délivrée avant d avoir effectué l audit. FLOCERT décidera, à sa seule discrétion, si celui-ci sera effectué sur site ou seulement sur la base d une revue documentaire. L audit sur site sera facturé de la même façon qu un audit de suivi. Si le demandeur a acheté des produits auprès d un fournisseur certifié, ces produits ne pourront pas être vendus sous le label Fairtrade. S il s avère que des produits ont été commercialisés avant l émission de l autorisation de commercialisation, le négociant demandant une certification Fairtade sera facturé pour les frais annuels de certification sur une base de pro rata fois deux, en remontant à la date de la première transaction Fairtrade, mais les frais n excèderont pas 5000 euros. Il est important de noter que l autorisation de commercialisation ne sera pas émise dans le cas d une nouvelle demande si les non-conformités majeures n ont pas été résolues. Dans ce cas, un audit sera réalisé avant la certification, et aucune commercialisation ne pourra avoir lieu avant que l autorisation de commercialisation ou que le certificat Fairtrade ne soit émis(e). Les coûts impliqués pour la tenue de cet audit doivent être payés par le client qui fait une nouvelle demande Certification des petits détenteurs de licence Pendant la phase de la demande, FLOCERT fera parvenir aux petits détenteurs de licence une facture relative aux frais de certification. Au paiement des frais de certification et à la soumission des autres documents de la demande, le petit détenteur de licence négociant recevra une «autorisation de commercialisation» préliminaire valable pour 3 ans. Ce n est qu après la réussite d un audit initial en année 6 que le client se verra accorder une certification Fairtrade et qu il recevra un certificat Fairtrade. La même procédure que celle décrite ci-dessus pour les négociants qui commencent une activité Fairtrade avant d avoir reçu une autorisation de commercialisation s appliquera pour les petits détenteurs de licence. Des informations détaillées concernant les spécificités relatives aux petits détenteurs de licence sont disponibles dans la politique du petit détenteur de licence (voir les documents explicatifs dans dans la liste des frais concernant les petits détenteurs de licence ( ainsi que dans la procédure de certification FLOCERT (CERT Certification SOP) publiée sur le site internet de FLOCERT Décision finale relative à la certification FLOCERT n accordera la certification Fairtrade aux demandeurs qu une fois que toutes les non-conformités auront été résolues. En cas de décision de certification positive, FLOCERT confirmera la certification Fairtrade en émettant un certificat Fairtrade valide. Pour plus d informations détaillées concernant la procédure de gestion et de résolution des non-conformités, ainsi que sur les raisons pour lesquelles FLOCERT pourrait refuser la certification Fairtrade, veuillez vous référer à la procédure de certification FLOCERT (CERT Certification SOP) publiée sur le site Internet de FLOCERT En cas de refus de certification, les clients ont la possibilité de corriger les non-conformités et de déposer une nouvelle demande ultérieurement (voir chapitre-7.8). 7.6 Droit d appel Si les demandeurs ne sont pas d accord avec une évaluation ou une décision de certification de FLOCERT, ils sont en droit de faire appel ou de demander un réexamen de l évaluation. Ce droit s applique également dans le cas où un demandeur mettrait en cause la décision prise par FLOCERT concernant la demande de certification officielle. Pour plus d informations, veuillez vous référer à la procédure officielle FLOCERT relative aux appels et réexamens (QM Appeals&Review SOP) publiée sur le site Internet de FLOCERT: VERSION: 15 / PAGE 9 OF 12

10 7.7 Interruption de la demande Demandeurs ayant déjà payé les frais de demande : une demande ne sera interrompue que si le candidat explique clairement qu il ne souhaite pas être certifié ou si la société / l organisation cesse d exister. FLOCERT interrompra la demande pendant 12 mois à compter de la date de paiement des frais de demande si le demandeur ne soumet pas tous les documents de demande requis dans ce délai. Cependant, le demandeur peut réintroduire sa demande dans un délai de 12 mois à compter de la date d interruption en fournissant tous les documents manquants. Dans ce cas, il n aura pas à payer une seconde fois les frais de demande. Si le client dépose une demande après les 12 mois suivant la date d interruption de la demande, il devra recommencer la phase de demande et payer les frais de demande de certification. Lorsque la procédure de demande a été complétée et que les frais de certification initiale ont été facturés, mais que le client ne parvient à payer cette facture dans un délai de 12 mois à compter de la date de facturation, FLOCERT interrompra la demande. Si le client souhaite réintroduire la demande dans un délai de 12 mois à compter de la date d interruption, la facture relative aux frais de la certification initiale doit être payée avant que ne soit planifié l audit initial. Si le client dépose une demande après les 12 mois suivant la date d interruption de la demande, il devra recommencer la phase de demande et payer les frais de demande de certification et de certification initiale avant que ne soit planifié l audit initial. 7.8 Nouvelle demande Nouvelle demande après refus de certification Les clients qui ont fait l objet d un refus de certification après la tenue de l audit initial peuvent déposer une nouvelle demande, mais les conditions suivantes s appliquent : Le client n est pas tenu de payer les frais de la demande ni de soumettre les documents de la demande si la nouvelle demande est faite dans un délai de 12 mois après le refus de certification. Si le client souhaite déposer une nouvelle demande après cette période, il devra à nouveau s aquitter des frais de demande et envoyer tous les documents de la demande mis à jour. Le client recevra une facture relative aux frais de certification initiale. Dès réception du paiement, l audit initial sera planifié Nouvelle demande après dé-certification en raison de non-conformités / nonpaiement des frais de certification/ décertification volontaire Les clients qui ont fait l objet d un retrait de la certification avec les Standards Fairtrade, le non-paiement des frais de certification ou qui ont volontairement été décertifiés peuvent déposer une nouvelle demande pour être certifié Fairtrade, mais les conditions suivantes s appliquent : Le client refait une demande dans les 12 mois suivant la decertification, le client est redirigé vers l Analyste Certification respectif (voir CERT Certification SOP pour plus d information) Si le client souhaite déposer une nouvelle demande après cette période, il devra à nouveau s acquitter des frais de demande et de tout frais impayé avant la décertification et envoyer tous les documents de la demande mis à jour. Après avoir complété le processus de candidature, le client est redirigé vers l Analyste Certification respectif qui planifiera l audit. 8 Demandes d extension du champ d application Les clients déjà certifiés souhaitent parfois étendre le champ d application de leur certification. Cela est possible à tout moment du cycle de certification mais les clients doivent déposer une demande auprès de FLOCERT et demander l approbation avant de démarrer réellement une activité Fairtrade pour un champ d application étendu. VERSION: 15 / PAGE 10 OF 12

11 9 Références Procédure de certification FLOCERT (CERT Certification SOP) Formulaire de demande pour les négociants (CERT TCApplicationQuestionnaire FO) Formulaire de demande pour les producteurs (CERT PCAppQuestionnaire FO) Listes des frais pour les négociants et producteurs, publiées sur le site Internet de FLO- CERT Procédure d appel & de réexamen FLOCERT (QM Appeals&Review SOP) Politique relative aux petits détenteurs de licence (TC SmallLicenseePolicy ED) VERSION: 15 / PAGE 11 OF 12

12 10 Historique des modifications Version Auteur / Réviseur Date d approbation Modifications 10 N. Xeller Première version 11 Y. Chaturvedi davantage de détails dans la procédure de commercialisation avant la délivrance de l AdC / introduction du concept d AdC pour les producteurs / 7.7 modification des circonstances dans lesquelles une demande peut être interrompue 12 N. Sood ajout de la définition de «l ID de demande» / aucun frais n est appliqué pour les demandes supplémentaires (mais pour l évaluation de l indicateur social pour les opérateurs de coton) / 7.8 conditions à remplir pour une nouvelle demande après retrait de la certification 13 H. Rossouw Mise à jour de l information générale (par ex. adresse e- mail) / mise à jour 2.2 utilisation du label Fairtrade / mis à jour sur les demandes des petits détenteurs de licence / procédure de nouvelle demande après retrait de la certification et refus de certification mise à jour / Procédure de demande pour extension du champ d application mise à jour 14 D. Rosado H. Rossouw 15 Theresa Glammert Mise à jour de 7.8 Renouvellement de candidatures Liens corrigés Dans ajouté limite de 5000 euros pour les frais de commercialisation avant certification/ptt Dans 8 : Détails d extension du champ d application annules parce qu ils sont décrits dans Certification SOP Couts: Supprimée le montant de la redevance de demande VERSION: 15 / PAGE 12 OF 12