Plan de projet. Seulement pour les photographes professionels 2. Planning pour votre exposition photo

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2 Planning pour votre exposition photo L organisation d une exposition photo peut parfois être un challenge, nécessitant l accomplissement de plusieurs tâches simultanées afin de mener à bien et dans les temps votre projet. La complexité réside dans la dépendance qu ont ces activités l une à l autre. Si votre flyer a déjà été conçu, il doit être distribué 2 semaines avant l ouverture, et imprimé un mois avant. Les personnes ayant déjà organisé plusieurs expositions photo sauront grâce à leur expérience comment effectuer ces tâches dans les meilleurs temps. Pour ceux ayant peu ou pas d expérience dans ce domaine, ce planning vous permettera d organiser et de planifier votre évènement sans stress (bien entendu tous les professionnels ont eux-mêmes recours à des rétro-planning). Ce planning pour votre projet vous montrera les démarches nécessaires pour les différentes étapes ainsi que les arrangements fondamentaux qui devront être faits dans les temps. Certains points seront très généraux, quant à d autres, ils seront particulièrement détaillés. Cela est dû aux différentes possibilités de préparation et d exécution d une bonne exposition photo. Emploi du temps d une exposition en 7 phases L emploi du temps structure vos tâches dans une période de 6 mois, jusqu au jour J, le vernissage. Bonne chance pour l exposition! XXLPIX Berlin Seulement pour les photographes professionels 2

3 6 mois 6 mois avant votre exposition photo Que s est-il passé jusqu à maintenant : Vos photos sont prises Vous avez votre concept (titre, concept général de votre expo) Que reste-t-il en suspens? : Tâches Remarques 1. Demandes de subventions 2. Recherches de sponsors 2.1. Préparation d exposé pour sponsors 2.2. Établir la liste de potentiels sponsors 2.3. Prendre rendez-vous avec les sponsors 2.4. Rédaction de contrat pour les sponsors 3. Recherche d emplacements 4. Facultatif : recherche de partenaires pour votre exposition Remarques Seulement pour les photographes professionels 3

4 3 mois 3 mois avant votre exposition Ce qui est fait: Décision prise par les sponsors Choix des images finalisées Réponse positive donnée pour l emplacement Garantie de financement Que reste-t-il? : Tâches Remarques 1. Organiser la présence d un orateur 2. Organiser le choix musical 3. Conception de supports promotionnels 3.1 Flyers 3.2 Plaquettes 3.3 Bannière(s) 4 Conception du catalogue 5 Mise en place de mailing-list pour la presse 6 Création du dossier de presse 7 Conception du site web Remarques Seulement pour les photographes professionels 4

5 1 mois 1 mois avant votre exposition Ce qui est fait : Concept promotionnel prêt Concept de presse prêt Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Lancer le site web 2. Organiser l assurance 3. Lancer la production des images 4. Organiser le traiteur 5. Organisation du personnel 5.1. Service 5.2. Réception / Vestiaire 5.3. Vendeurs 5.4. Photographe d évènements 6. Impression des supports promotionnels (plaquettes, flyers) 7. Établir des contacts directs avec les journalistes 8. Conception et impression des invitations 9. Agence de location d équipement (si nécessaire) 9.1. Luminaires 9.2. Vaisselle 9.3. Partitions additionnelles 9.4. Audio /Équipement sonore 10. Plan d exposition 11. Organisation des systèmes de montage 12. Établir la liste de prix Remarques Seulement pour les photographes professionels 5

6 Demande d offre pour les expositions photo approprié pour une demande de subvention Description du projet : Relations clients professionnels : Tel: service@xxlpix.net Envoyez par fax : Produit et quantité : Délai : VOS COORDONNÉES : Entreprise : Prénom, Nom : Numéro de telephone, accessibilité : Numéro de client XXLPIX : Remarque: Un conseiller XXLPIX devrait vous recontacter dans les 24 heures suivant l enregistrement de vos données. Il vous présentera ensuite un devis personnalisé. Vous pouvez également envoyer un avec votre demande à notre service B2B: b2b@xxlpix.net FOR PHOTO PROFESSIONALS ONLY XXLPIX GmbH - Alexanderstraße Berlin - Allemagne - FNR: 5/2012-FR

7 2 semaines 2 semaines avant votre exposition Ce qui est fait : Les préparatifs pour votre communication sont finalisés Le personnel est opérationnel Les pièces exposées sont en production Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Impression bannière pour emplacement 2. Choix de votre ensemble vestimentaire 3. Début de distribution des supports promotionnels (plaquettes / flyers) 4. Envoi des invitations 5. Envoi des dossiers de presse 6. Production des étiquettes pour les photos Remarques Seulement pour les photographes professionels 7

8 1 semaine 1 semaine avant votre exposition Qu est-ce qui est déjà fait : Communication lancée Relations presse commencent à fonctionner Accords fermement établis Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Installation des bannières sur place 2. Relance des inviations personnelles des VIP 3. Contrats d achat vierges 4. Caisse + fond de caisse 5. Bloc de reçus 6. Stylos 7. Livre d or 8. Serviettes en papier 9. Gommettes pour articles vendus 10. Cendriers 11. Commande de fleurs Remarques Seulement pour les photographes professionels 8

9 3 jours 3 jours avant votre exposition Qu est-ce qui est fait : Tout le processus est en marche Photos imprimées et livrées Place à l installation Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Nettoyage des locaux 2. Entraînement du personnel 3. Installation de l exposition 4. Essais de montage, d éclairage 5. Livraison de l équipement sonore / de scène Remarques Seulement pour les photographes professionels 9

10 1 jour Veille de l exposition Ce qui a déjà été fait : Accords passés Installation et mise en place Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Livraison : meubles, vaisselle 2. Installation finale 3. Dernier briefing avec l équipe Remarques Seulement pour les photographes professionels 10

11 Jour de l exposition Jour de l exposition Ce qui a déjà été fait : Tout, sauf l exposition Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Récupérer les fleurs 2. Livraison du traiteur 3. Ouverture de l exposition Remarques Seulement pour les photographes professionels 11

12 66 astuces 66 astuces pour une exposition réussie (Pièce jointe au planning) 6 mois avant votre exposition 1. Demande de subventions De nombreuses institutions privées et publiques proposent chaque année des budgets de subventions pour des expositions. Faites votre demande, pour commencer, auprès de votre mairie. Vous trouverez d autres possibilités de subventions dans votre département, votre région, ou sur le plan national. 2. Recherche de sponsors Les sponsors vous soutiennent pour votre exposition et bénéficient par la même occasion de reconnaissance de votre part. Ces entreprises, pour la plupart, sont des institutions telles que les banques ou les assurances, qui sont ravies de financer le domaine artisitique. 3. Création d un exposé pour les sponsors Avant de contacter les sponsors potentiels, vous devez tout d abord préparer un dossier. Celui-ci composé d un titre, d une brève description, le lieu, la date, la présence d un orateur, plannification des relations presse, de reproductions grand format des images pré-sélectionnées, mentions des sponsors confirmés et potentiels. Communiquez bien vos attentes auprès du sponsor. Elles sont en général d ordre financières. 4. Liste de sponsors potentiels Contactez les entreprises locales. Banques, assurances, les producteurs et fournisseurs de produits premium se réjouissent d être représentés dans le monde artistique. 5. Créez un contrat pour les sponsors Prenez bien note des accords passés avec les sponsors, ce que vous leur garantissez ainsi que leurs promesses. Ce document n a pas besoin de faire 20 pages. 6. Prenez rendez-vous avec les sponsors Le rendez-vous doit être pris avec la personne responsable. Laissez votre dossier et permettez à l entreprise de déterminer dans quelle mesure elle pourra vous soutenir. 7. Recherche d emplacement Gardez bien en tête quels critères doivent être remplis par le lieu où vous exposerez : prestige, équipements à disposition, visibilité, facilité d accès, tarif. 8. Recherche de partenaires pour votre exposition Il peut être judicieux pour vous de collaborer avec un autre artiste pour votre exposition. Cela vous permettera de partager les coûts et les tâches, ce qui nécessitera d avantage de coordination et de compromis. 3 mois avant votre exposition 9. Organiser la présence d un orateur demandez à un VIP local de faire un discours d introduction. Il peut s agir d une figure politique locale ou bien quelqu un de localement connu. Sa présence devrait attirer l attention de sponsors, d acheteurs et de visiteurs. Seulement pour les photographes professionels 12

13 66 astuces 10. Organiser le choix musical En fonction du choix effectué, cela vous demandera plus ou moins de temps. Un quatuor à cordes, un pianiste ou un DJ vous demanderons plus de temps que de passer un CD. Une performance musicale est certes plus impressionnante, mais aussi bien plus coûteuse. 11. Conception de votre publicité Votre communication doit être visuellement cohérente et professionnelle. Pour cela, demandez à un graphiste de créer vos supports, ceux-ci devant traduire la haute qualité de votre exposition, ne lui laissez pas avoir un aspect amateur. 12. Flyers Peuvent être commandés sur de nombreux sites en ligne à un prix raisonnable, et peuvent facilement être affichés dans différents points de distribution. Donnez-en à vos proches pour qu ils puissent eux-mêmes les distribuer dans différents cafés, bars et magasins. 13. Posters Peuvent également être imprimés en ligne. Pensez bien aux types d endroits où vous pourriez croiser vos visiteurs potentiels. Faites en sorte que vos supporters n affichent pas vos posters n importe où ou n importe comment et ainsi ajouter des amendes à votre budget. 14. Bannières Chaque exposition nécessite une bannière sur place. Laissez votre graphiste s en occuper en plus des supports publicitaires. La bannière pourra être imprimée chez un imprimeur spécialisé en publicité grand format. 15. Conception du catalogue de votre exposition - il s agit une fois de plus d une tâche conceptuelle et créative. Il doit au moins contenir une préface de votre orateur, d un paragraphe évoquant votre art, une biographie et quelques photos de vos oeuvres. En plus de cela, votre catalogue doit contenir de la publicité et les logos de vos sponsors. 16. Mise en place de mailing-list pour la presse chose primordiale pour déterminer quels médias pourront être intéressés par votre exposition : presse quotidienne, agences de publicité, agences évènementielles, radios et TV locales, plateformes sur le web, magazines locaux, etc 17. Mise en place du dossier de presse Celui-ci doit contenir une description brève mais détaillée du projet, des faits (qui, quand, où, pourquoi), les informations concernant l artiste, les sponsors, l invité spécial, CV de l artiste, références, disponibilités pour des interviews, et bien sûr des invitations pour l ouverture. 18. Conception du site web La création d un site internet est de nos jours essentielle quant à l organisation d une exposition. Web magazines et calendriers en ligne peuvent poster des liens vers votre site. De plus, les questions de base ainsi que les mentions légales y figureront. Seulement pour les photographes professionels 13

14 66 astuces 1 mois avant votre expoition 19. Lancez votre site en ligne Vous êtes maintenant sur la toile! Saisissez l opportunité pour communiquer sur votre exposition partout où vous pouvez. Si vous avez facebook, créez un évènement et postez-y régulièrement des mises à jour. 20. Souscrire une assurance Évaluez les risques, et renseignez-vous sur les spécificités d assurance. Les travaux d une exposition photo sont reproduisibles. L assurance du propriétaire doit normalement couvrir tous les risques liés à un évènement. Posez-lui la question. 21. Commandez les tirages de vos oeuvres Choisissez votre technique de reproduction favorite. Si vous n êtes pas sûr, contactez votre conseiller. Faites en sorte que vos fichiers soient de la meilleure qualité possible ce que vous enverrez à la production sera ensuite imprimé. 22. Organisation du traiteur Selon les besoins en restauration propice à votre évènement, vous pouvez gérer cet aspect là par vous-même. Surtout si vous comptez rester simple. Pour des besoins plus particuliers, contactez directement un traiteur. Note : quelles sont les choses prises en charge par le traiteur? De quoi devez-vous vous occuper? Les locaux où vous exposerez pourrons sûrement prendre en charge certains de ces aspects. 23. Organisation du personnel Le soir de l ouverture vous n aurez pas le temps de tout prendre en charge, vous serez suffisamment occupé(e). Organisez une équipe fiable et efficace. 24. Service Ils distribueront les boissons et la restauration prévues. Les personnes engagées auront déjà de l expérience dans le secteur de l évènementiel. 25. Réception / Vestiaire La première impression en entrant dans votre exposition. Amabilité et compétences sont de rigueur. 26. Vendeurs Le but étant de vendre vos travaux, vendeurs ou commerciaux seront sur place pour assurer les règlements, signatures de contrats de vente, de marquer les oeuvres vendues. Ces personnes seront en charge de vos finances, soyez-sûrs que ces personnes soient de confiance. 27. Photographe d évènement - Organisez la présence d un photographe le soir de l ouverture afin de capturer les meilleurs moments de la soirée. Les clichés vous serviront également pour vos relations presse ou comme référence pour vos futurs projets. 28. Impression des supports promotionnels Le moment est venu. Les supports ont été créés et peuvent partir en production. Vérifiez bien vos supports à plusieurs reprises, et demandez à votre entourage si ceux-ci sont bel et bien compréhensibles. Il n y a rien de pire que de distribuer 10,000 flyers avec une faute d orthographe, ou 500 posters avec la mauvaise date. Seulement pour les photographes professionels 14

15 66 astuces 29. Établir des contacts directs avec les membres de la presse Réfléchissez aux contacts médias qui sont les plus importants, et augmentez vos chances d attirer l attention sur votre projet en ayant des contacts directs. Envoyez des invitations personnelles et proposez un créneau pour une interview. 30. Conception et impression des cartons d invitations Les invitations sont également un outil de communication important. Trop importantes pour être imprimées de façon bon marché, en quadrichromie sur du papier brillant. L idéal serait de les rédiger à la main, mais ce qui pourrait prendre un temps conséquent. Étant donné que personne ne connaît votre écriture, vous pouvez toujours demander à quelqu un de vous donner un coup de main. 31. Location d équipement Vous aurez sans doute besoin de louer du materiel. Faites une liste des fournisseurs éventuels. 32. Éclairage Si vous n utilisez pas une galerie professionnelle ou un lieu propice à ce type d évènement, ce sera votre rôle de faire en sorte que l éclairage soit ideal pour votre exposition. Cela sous-entend également que vous devrez prévoir des rideaux pour bloquer la lumière du jour. 33. Vaisselle Mettez au clair avec votre traîteur ce qu il vous fournira pour votre évènement. Gardez bien en tête les différents verres dont vous aurez besoin pour les différents types de boisson. Pensez aussi aux cendriers. 34. Partitions additionnelles Vous savez d ores et déjà combiner les photos que vous comptez exposer. Si vous n avez pas assez de place, prévoyez des murs d appoint. 35. Équipement sonore Votre choix est fait et vous accompagnerez votre expo avec de la musique. Faites le point avec vos musiciens et organisez-vous. Quoi qu il en soit, la musique n est pas la priorité de la soirée, c est bien votre soirée! 36. Plan d exposition Vous connaissez bien les locaux, et avez organisé l espace. Faites un plan détaillé de l emplacement des oeuvres. 37. Organisation des systèmes de montage L accrochage de 25 grands formats est bien plus complexe que ce qu on peut imaginer. Vous aurez besoin de professionnels et d outils. Faites en sorte d avoir de l aide à votre portée à ce moment, pour ne pas vous retrouver démuni le jour J. 38. Établir la liste des prix Vous savez quelles photos exposer. Créez une liste tarifaire contenant le nom de l oeuvre, le numéro, l année, les mesures, la méthode de reproduction et le prix. 2 semaines avant votre exposition 39. Bannière Demandez à un professionnel de s occuper de votre bannière. Discutez-en avec le propriétaire des lieux, et mettez-vous d accord sur la méthode d accrochage possible pour la fixer. Seulement pour les photographes professionels 15

16 66 astuces 40. Choix de vos vêtements Pensez à votre tenue pour la soirée d ouverture et essayez-la. Les mensurations on tendance à changer au fil des années. Ce costume ou cette robe de soirée pourraient bien ne plus vous aller. Mieux vaut vous en assurer avant la veille de votre soirée. 41. Distribution des supports promotionnels il est l heure de distribuer les flyers et affiches pour votre exposition. Demandez un coup de main à vos proches. Pensez aux endroits où vous toucherez votre cible théâtres, opéras, cafés culturels Distribution des cartons d invitation à ne pas faire trop tôt, ni trop tard. 10 jours avant l ouverture devrait suffire. 43. Envoi des dossiers de presse Si vous avez bien fait votre travail et que vous avez été convaincant(e) auprès de vos contacts presse, cela paiera. Restez disponible pour d éventuelles questions. 44. Création d étiquettes Une étiquette devra figurer à côté ou sous votre oeuvre. Cette étiquette renverra à votre liste tarifaire. MAIS, le tarif ne doit pas figurer sur l étiquette. 1 semaine avant votre exposition 45. Installation de la bannière Un ouvrier ou spécialiste pourra peut-être vous aider. 46. Relance des invitations personnelles des VIP Cette étape est décisive. Appelez vos invités d honneur et vérifiez si vous pouvez compter sur leur présence. Vous pouvez également leur envoyer un dans lequel vous insistez bien sur votre anticipation quant à leur présence. Vous pouvez également prévoir un invité surprise. 47. Contrats d achat vierges Les personnes prêtes à l achat avec l argent liquide nécessaire seront en minorité ce soir là. C est pourquoi vos vendeurs devront avoir à disposition des contrats d achats vierges. Celui-ci ne doit faire qu une page (acheteur, vendeur, oeuvre, caution, date). Si possible, demandez une caution afin d augmenter les chances d achat. 48. Caisse et fond de caisse - si vous recevez des paiements en liquide, vous aurez besoin d une caisse et de monnaie. Soyez sûrs que quelqu un garde un oeil dessus pendant la soirée. Dans l idéal, seuls les vendeurs y ont accès. 49. Bloc de reçus Instrument fiable pour les transferts d argent et correspond aux points 47 & Stylos Parfois on oublie mêmes les choses les plus banales. 51. Livre d or Un must pour toute expo. Il sert de documentation pour votre évènement, faites en sorte qu il soit bien utilisé, surtout pour les compliments. Seulement pour les photographes professionels 16

17 66 astuces 52. Serviettes Cette catégorie s applique à toutes les petites choses que vous avez pu oublier bloc-note, tire-bouchon, serviettes, mouchoirs, calculatrice, scotch, piles, etc 53. Gommettes pour articles vendus Lors d une expo où les travaux sont en vente, il est normal d indiquer quelles oeuvres sont vendues. On utilise la plupart du temps des petites gommettes rondes collées directement sur l étiquette de l oeuvre. Certains guides recommandent de marquer comme déjà vendues certaines des oeuvres avant que ce ne soit le cas, afin de réduire le flux d acheteurs potentiels celui-ci non. 54. Cendriers Détail facilement oublié face à la chute de nombre de fumeurs. 55. Commande de fleurs Se servir de fleurs comme élément décoratif s est toujours avéré comme élégant. Si vous cherchez à avoir quelque chose d extraordinaire, commandez-les le jour J. 3 jours avant votre exposition 56. Nettoyage des locaux ça y est, vous pouvez commencer à tout installer. Il est possible qu une fois votre expo passée, il vous sera demandé de rendre les locaux propres. 57. Entraînement du personnel C est un point facile à omettre. Mais afin d éviter le chaos, vous devez clairement expliquer à votre équipe quelles sont vos attentes. Vous pouvez également leur envoyer un résumé par Installation de l exposition Vos impressions sont arrivées et les locaux sont prêts. L installation peut commencer. Vous aurez besoin d au moins 2 assistants. Dans l idéal, ceuxci ont déjà de l expérience technique et créative. 59. Essais de montage Accrochez vos photos comme vous l aviez prévu pour votre ouverture, et simulez un tour de l exposition. Suite à cela, il y aura peut-être des changements radicaux. Ne paniquez pas, c est totalement normal, une fois accrochées les oeuvres ont un tout autre aspect. 1 jour avant votre exposition 60. Livraison de l équipement sonore Si vous vous êtes bien tenu au planning, votre équipement sera complet. Organisez des dates de livraisons fixes et faites en sorte de les respecter. 61. Livraison meubles / vaisselle Si vous avez commandé des éléments supplémentaires, ils vous seront maintenant livrés. Vérifiez bien que tout est là (sans casse). 62. Installation finale Vous avez maintenant tout ce qu il vous faut pour votre exposition à part la nourriture et les fleurs. Les détails finaux peuvent être ajustés par la suite. Vérifiez tout, des changements peuvent encore être faits. Seulement pour les photographes professionels 17

18 66 astuces 63. Dernier briefing avec l équipe Motivez votre équipe et répondez aux dernières questions concernant l évènement. Jour de l exposition 64. Récupérer les fleurs Chose à faire le matin de l ouverture. Avant d énerver votre entourage à cause de votre stress, vous pouvez aller chercher les fleurs tôt le matin et les arranger. Si vous êtes trop sur les nerfs, vous pouvez confier cette tâche à quelqu un d autre. 65. Livraison du traiteur L ouverture n a jamais été aussi proche. L humeur nerveuse devrait avoir laissé place à une vague d enthousiasme et d excitation. 66. Ouverture de l expositon Amusez-vous! C est votre soirée, profitez-en! Vos experts pour les expositions photo: Timothèe Demoury Téléphone: Fax: timothee.demoury@xxlpix.net Chloé Sugarman Téléphone: Fax: chloe.sugarman@xxlpix.net Seulement pour les photographes professionels 18 Alexanderstraße 7 - XXLPIX GmbH Berlin

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