Titre. Archi Facile! Le guide d archivage au CNRS en Midi-Pyrénées. Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 1

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1 Titre Archi Facile! Le guide d archivage au CNRS en Midi-Pyrénées Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 1

2 Légende de la page précédente : Générateur du microscope électronique à haute tension à 1,5 millions de volts, pionnier dans ce domaine de tension. Ce microscope construit en 1958 fut le premier à fonctionner à une tension supérieure à 1 million de volts. Il était abrité dans une sphère métallique de 25 mètres de diamètre, «la Boule du CEMES» et resta opérationnel jusqu en CNRS/Cyril Frésillon Archives de la délégation Midi-Pyrénées du CNRS - CNRS/Cyril Frésillon I Rédaction du guide : Elise Manuelian et Delphine Bouillier-Oudot A quoi servent les archives? Edito I Conception graphique : Christelle Labruyère I Date : janvier 2011 Oubliées dans des greniers, des caves ou des locaux techniques, les archives sont souvent réduites au statut de vieux papiers. Or, les archives sont des outils de gestion essentiels : nécessaires à la continuité du service public, elles témoignent des actions et expériences passées et permettent de mieux comprendre les choix et décisions de nos prédécesseurs. Les archives sont également des outils à disposition de tous pour exercer et défendre ses droits, qu ils soient personnels ou collectifs. Pour toutes ces raisons, une attention particulière doit être accordée à la gestion des documents produits et reçus par le CNRS. En répondant à trois questions archiver, pourquoi? ; archiver, comment? ; archiver, pour qui? ce guide est fait pour vous accompagner dans la gestion de l information que vous manipulez quotidiennement et, à terme, dans l archivage de vos documents. Les outils réglementaires, procédures et méthodes à respecter afin d assurer une gestion maîtrisée des documents sont ici détaillés. En suivant ces quelques règles, vous aurez la capacité de recourir facilement aux informations nécessaires à votre activité, sans encombrer votre bureau de documents dont vous n avez plus l utilité. Notre organisme de recherche produit et reçoit des archives, sous ce terme sont désignées tant les archives de l administration de la recherche que les archives de la recherche elle-même. C est pourquoi ce guide s adresse aussi bien aux services de la délégation qu aux unités de recherche de la circonscription Midi-Pyrénées du CNRS. ARMELLE BARELLI DELEGUEE REGIONALE DU CNRS EN MIDI-PYRENEES Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 2 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 3

3 Tunnel ultra vide pour transfert d échantillons entre 5 chambres de travail UHV - CEMES - CNRS/Cyril Frésillon Archiver, pourquoi? Pour retrouver facilement mes documents Parce que c est une obligation légale... Sommaire Fiche conseil n 1 (p. 7-9) Archiver, comment? Fiche conseil n 2 (p ) Archives courantes Je crée ou je reçois un document (il s agit aussitôt d une archive) Je le classe dans son dossier ou j ouvre un nouveau dossier Voir étape 1 (p. 11) Et les documents électroniques? Pour en savoir plus... Annexe 2 p Le classement quotidien peut être facilité par la mise en place d un plan de classement Pour en savoir plus... Annexe 1 p. 21 Archives intermédiaires Archives définitives Je n ai pas l utilité courante du document ou du dossier Je décide de l archiver Je n ai plus l obligation réglementaire de conserver le document et il ne présente pas un intérêt patrimonial. Je demande l autorisation aux Archives départementales avant de détruire le document. Voir étape 3 (p. 17) Le document doit être conservé définitivement pour des raisons patrimoniales. Je le verse aux Archives départementales. Voir étape 2 (p ) Pour connaître les durées de conservation et les documents importants à conserver, consultez le tableau de gestion du CNRS Pour en savoir plus... p. 12 Annexe 3 p Archiver, pour qui? J ai la libre communication de mes archives Les étudiants, les chercheurs peuvent également consulter mes archives. Cette consultation est régie par une loi. Fiche conseil n 3 (p. 19) Vous trouverez également dans ce guide les contacts utiles, un glossaire, des conseils pratiques pour que l archivage devienne Archi Facile! Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 4 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 5

4 Missions Archéologiques Françaises en Sibérie Orientale Que sont les archives? Archiver, pourquoi? Vos documents sont d une essence particulière. Quelle que soit leur nature, que vous les ayez reçus ou produits dans vos fonctions, ils prennent aussitôt le caractère d archives publiques, telles qu elles sont définies réglementairement. La question de l archivage est posée dès le moment où les documents entrent ou sortent de votre bureau et pas seulement quand vos armoires sont pleines et que la place manque. «Les archives sont l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l exercice de leur activité». Les archives ont trois périodes de vie Art. L du Livre II du Code du patrimoine. La nature des documents, leur fréquence d utilisation et les prescriptions légales définissent les trois âges des archives. Archives courantes : documents produits ou reçus qui sont dans votre environnement immédiat, ils sont essentiels à votre travail et sont conservés dans votre bureau. Archives intermédiaires : documents que vous consultez parfois soit en vertu de prescriptions légales soit comme objets de référence. Ils sont regroupés dans des dossiers clos mais conservés à proximité pour des raisons d activité, d une éventuelle réouverture ou des prescriptions légales. Archives définitives : documents à conserver indéfiniment pour leur intérêt administratif, juridique ou historique. Ces trois périodes de vie sont variables suivant la nature des documents. L archivage, on a tout à y gagner! Accès rapide à vos dossiers Gain de place dans vos bureaux Continuité et transparence du service public Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 6 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 7

5 Étude comportementale chez la souris : apprentissage spatial dans la piscine de Morris - CRCA - CNRS/Cyril Frésillon légende L archivage, qui est responsable? Les archives produites par le CNRS sont des archives publiques. Elles appartiennent au domaine public, et sont donc imprescriptibles et inaliénables. Leur gestion est une obligation réglementaire : Les archives publiques ne peuvent être détruites sans le visa réglementaire de l administration des archives représentée en région par le directeur des Archives départementales. Toute destruction sans ce visa ou détournement d archives publiques est puni d un an d emprisonnement et de euros d amende. A l expiration de leur utilisation courante, certaines archives publiques sont destinées à être conservées définitivement (intérêt administratif, juridique, historique ou scientifique). Elles doivent obligatoirement être versées dans un service public d archives. En région, les établissements compétents pour recevoir ces archives sont les Archives départementales. Tous les agents du CNRS sont pleinement concernés par les archives, quel que soit leur poste en délégation ou dans les unités de recherche. Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 8 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 9

6 Patrimoine scientifique du CESR - CNRS/Cyril Frésillon LCAR Étape 1 : le classement au quotidien Archiver, comment? Archives et météo Les documents papier sont sensibles aux variations de température et d hygrométrie. Éviter de conserver vos archives dans des locaux humides, exposés à de forts risques d inondation (proximité de canalisation, sous-sol inondable, stockage à même le sol ). Préférer des locaux facilement accessibles dont vous contrôlez les conditions climatiques. En cas d accident climatique (fortes pluies, canicule), contrôlez l état des locaux (fuites) et des documents (développement de moisissures). Chaque service est responsable de la bonne tenue et du rangement de ses dossiers. Adopter dès le départ des bonnes pratiques facilite l archivage des dossiers. Lorsque vos dossiers sont clos et que vous ne les consultez plus régulièrement, il est temps de les archiver et de les transférer dans les locaux dédiés aux archives. Il ne s agit pas de se débarrasser de ses archives dans une cave ou un sous-sol mais de les conserver dans de bonnes conditions afin d y accéder rapidement en cas de besoin. Laisser des archives classées et identifiées à vos successeurs, c est garantir la continuité de l activité du service. Conseils pratiques pour la tenue des dossiers Avant d ouvrir un dossier, assurez-vous qu il n en existe pas déjà un. Chaque dossier doit être clairement identifié : indiquez sur la couverture l intitulé de l affaire (évitez les termes «affaires générales, «divers» etc.) et les dates extrêmes des documents (document le plus ancien ouvrant le dossier et document le plus récent le clôturant). Si l affaire est longue et complexe, il est possible de diviser le dossier en sous-dossiers (ou sous-répertoires informatiques), en leur donnant systématiquement un intitulé. En cas de dégâts importants, contactez immédiatement les Archives départementales qui vous indiqueront la marche à suivre et vous accompagneront dans le règlement de la situation. A l intérieur des dossiers, classez les documents dans l ordre chronologique (le plus ancien en dessous). Dès la production ou la réception d un nouveau document, intégrez-le dans le dossier qui le concerne. Il ne faut jamais laisser une pièce isolée car elle perd toute sa valeur et son utilité. Évitez au maximum de retirer les pièces d un dossier pour les classer, à titre de documentation, dans un autre dossier (si besoin photocopiez le document). Ne gardez qu un seul exemplaire de chaque document et privilégiez l original (document daté et signé). Éliminez régulièrement les brouillons, les formulaires vierges, post-it, prospectus, cartes de visites etc. Pour aller plus loin... Pour organiser le classement de vos archives, vous pouvez mettre un place un plan de classement. Ce système raisonné vous permettra de ranger et de retrouver vos dossiers. Pour en savoir plus, reportez-vous à l annexe 1 sur les plans de classement. Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 10 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 11

7 Séance d inter-calibration entre un ATR42 avec les 3 camions instrumentés - SAFIRE Matériau et dispositif mémoire moléculaire à Transition de spin - LCC - CNRS/Cyril Frésillon Connaître les délais de conservation : l instruction du 15 janvier 2007 En 2007, une instruction sur le traitement et la conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service a été co-signée par le CNRS et la Direction des Archives de France. C est un outil utile pour : informer sur les durées de conservation des documents. sauvegarder les documents importants pour l histoire du CNRS et de la recherche scientifique. Étape 2 : le versement d archives Le versement est l opération par laquelle les archives sont prises en charge par un service d archives et transférées dans son dépôt sous sa responsabilité. Verser des archives aux Archives départementales Les archives versées aux Archives départementales restent la propriété du CNRS. L instruction comporte un tableau de gestion qui indique, pour chaque document recensé, les règles à observer pour leur conservation et leur tri. Extrait du tableau de gestion du CNRS 1 : Liste des documents produits ou reçus Type de document 1 Dossiers de carrière des personnels titulaires 2 Gaz, électricité, eau, téléphone : relevés de consommation, suivi annuel, factures 3 Assurances Contrats de polices Dossiers de règlements de sinistres 4 Factures, mandats, missions 5 Cahiers de laboratoires ou cahiers de manipulation Durée indicative pendant laquelle des documents sont indispensables Durée d utilité administrative (DUA) Sort final 90 ans C 5 ans D 3 ans après la fin du contrat 10 ans Quitus de la Cour des comptes + 1 an Décharge du comptable pour la gestion des comptes de l organisme D T 25 ans C D Lettre indiquant, à terme, le sort des documents : C : conservation D : destruction T : tri Repères légaux, les référentiels suivis et tous les renseignements utiles pour la gestion de documents Observations Conserver les dossiers des sinistres importants et ceux ayant occasionné des dommages corporels Le cahier doit être remis par le chercheur au laboratoire lorsqu il le quitte. Cette instruction est téléchargeable sur le site Internet de la délégation Midi-Pyrénées du CNRS (rubrique «l archivage au CNRS» dans la bibliothèque pratique). Pour vous aider, utilisez l instruction CNRS de Premier contact Contactez les Archives départementales pour organiser et planifier le versement. 2. Triez vos dossiers Départagez ceux que vous conservez dans vos locaux de ceux que vous souhaitez verser. Retirez les documents des classeurs, des dossiers suspendus ou autres conditionnements non adaptés. Mettez en ordre vos dossiers 2. Otez tout élément susceptible de rouiller : trombone, épingle ; ou de coller aux documents : pochette plastique, élastique. Enlevez les documents en double exemplaire. 3. Rangez vos dossiers dans des boîtes archives Privilégiez les formats standards pour faciliter la manipulation des cartons (34x25x10cm). Conditionnez à part les supports autres que papier : photographies, diapositives, affiches, cassettes audio et vidéo, DVD, supports informatiques. 1- Tableau extrait du guide Archi facile! réalisé par le Secteur Archives et le service communication de la délégation Paris Michel-Ange du CNRS, mars Pour vous aider dans la mise en ordre de vos dossiers, reportez vous à l étape 1. Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 12 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 13

8 Pilote de laboratoire pour la réaction de carbonylation du méthanol - FR CNRS/Cyril Frésillon Groupe de galaxies Hickson 92 par Canada-France-Hawaii Telescope (J-C. Cuillandre) & Coelum (G. Anselmi) Exemple de bordereau de versement Page de garde 4. Remplissez un bordereau de versement (formulaire) Demandez un modèle de bordereau auprès des Archives départementales ou de l archiviste de la délégation régionale. Numérotez vos boîtes en continu de 1 à n. Reportez la numérotation sur le bordereau et décrivez les dossiers boîte après boîte. Plus votre descriptif sera précis, plus il vous sera facile de retrouver les dossiers que vous cherchez. Indiquez les dates extrêmes : dates du document le plus ancien et date du document le plus récent du dossier ou de la boîte. Remplissez rigoureusement la page de garde : identification du service versant, date, nombre de boîtes etc. Transmettez le bordereau aux Archives départementales qui, une fois approuvé, vous communiqueront la date du versement. 5. Transférez les boîtes au dépôt des Archives départementales Les frais de déplacement et de transfert sont à la charge du CNRS. Fiche descriptive des documents versés 6. Conservez précieusement le bordereau de versement Signé par les deux parties (directeur de l administration versante et directeur des Archives départementales), il vaut bon de prise en charge. Il vous servira également pour consulter vos archives. Cote du versement Numéro du carton d archives Le traitement des archives Lorsque vos archives arrivent dans un dépôt public d archives, elles sont rangées dans des magasins conformes aux normes d archivage et aux règles d hygiène et de sécurité. Prises en charge par des professionnels, elles sont classées, analysées et détaillées dans des outils de recherche précis (répertoires détaillés, guide des sources ). Ce traitement favorisera la mise en valeur de ce patrimoine historique. Ces deux références vous seront nécessaires pour demander la consultation de ce carton d archives. Cote du carton : 6827 W2 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 14 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 15

9 Bibliothèque d Etudes Méridionales - FRAMESPA - CNRS/Cyril Frésillon UDEAR - CNRS/Cyril Frésillon Étape 3 : l élimination d archives Le correspondant archives La mise en place d un correspondant archives au sein de votre service / unité favorise la mise en œuvre de bonnes pratiques d archivage. Interlocuteur privilégié de l archiviste de la délégation et des Archives départementales : il prend en compte les besoins de son service, il diffuse l information liée à l archivage à ses collaborateurs, il participe à la mise en place d outils de classement, il coordonne les opérations d élimination et de versement. Pour ne pas encombrer les locaux, il est impératif de procéder régulièrement à la destruction des documents dont la durée de conservation légale ou réglementaire est échue. 1. Utilisez l instruction CNRS de 2007 afin de savoir ce que vous pouvez éliminer. 2. Recensez les documents à détruire dans un bordereau d élimination. Demandez un modèle du bordereau auprès de l archiviste de la délégation ou des Archives départementales. 3. Transmettez le bordereau signé (en 3 exemplaires) aux Archives départementales pour visa du directeur. 4. Ce n est qu après l obtention du visa que vous pouvez procéder à la destruction des documents. Conservez précieusement ce bordereau : visé par l administration des archives, il vous décharge de la responsabilité des destructions. Le correspondant archives est un relais. En aucun cas, il ne se substitue aux agents pour le classement et l archivage de leurs dossiers. Attention! Il ne suffit pas de jeter les documents à la poubelle : la destruction doit être réalisée de manière sécurisée (broyage des documents, dans le respect de la confidentialité des informations qu ils contiennent). Des entreprises spécialisées proposent ce type de service et remettent, en fin d opération, un certificat de destruction. Vous pouvez vous procurer une liste de ces entreprises auprès des Archives départementales ou de l archiviste de la délégation régionale. Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 16 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 17

10 Salle blanche du LAAS-CNRS LAAS-CNRS Archiver pour qui? - L accès aux archives 1. Vous Vous avez toujours la libre communication de vos archives. Pour consulter vos archives versées aux Archives départementales, conservez précieusement les bordereaux de versement remis lors du transfert. Sur ces documents, vous trouverez les références (cotes) des cartons dont vous avez besoin (voir l exemple p.14). Contactez les Archives départementales pour faire la demande de communication (consultation sur place ou prêt). 2. Un autre service / unité du CNRS Un autre service que le vôtre ne peut consulter vos archives sans votre accord. 3. Une personne faisant des recherches Les archives que vous avez constituées sont la source première de l histoire de notre organisme. Elles sont un matériau précieux, unique et indispensable. Etudiants, chercheurs au CNRS, universitaires, particuliers ont la possibilité de consulter vos archives. Toutefois, tous les documents ne sont pas immédiatement communicables : la consultation des archives est régie par une loi. Un point sur la réglementation La loi stipule que les archives publiques sont librement communicables (régime de principe). Cette règle comporte des exceptions pour des types précis de documents, notamment : 25 ans à compter de la date de l acte, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret industriel et commercial. 25 ans à compter de la date de décès de l intéressé, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical. 50 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret de la Défense nationale ou à la sûreté de l État ou à la protection de la vie privée (dossiers de personnel). Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 19

11 Traitement de surface de pièces d acier posées sur une plaque chauffante - CIRIMAT - CNRS/Cyril Frésillon Annexe 1 - le plan de classement Le plan de classement fixe l organisation des documents en usage dans les bureaux. Il permet de les ranger, de les classer, de les partager et de les retrouver. Il est donc l outil indispensable pour mettre en œuvre une gestion maîtrisée des archives et retrouver facilement ses dossiers. Le plan de classement se présente sous la forme d une arborescence à plusieurs niveaux correspondant aux activités des services. Le plus petit niveau correspond aux dossiers ou documents produits et reçus. Pour ne pas multiplier les documents de gestion des archives, le plan de classement peut intégrer les données réglementaires de l instruction du CNRS (durée d utilité administrative et sort final des documents) : on parle alors de tableau de gestion des archives. Extrait du plan du classement et tableau de gestion du Service des Ressources Humaines de la délégation Midi-Pyrénées du CNRS. Tableau de gestion Plan de classement DUA Sort final Observations I. Organisation et fonctionnement du SRH 1.1 Correspondance Notes nationales (DGDR/DRH) Répertoire chronologique Validité D Conservation au siège du CNRS. 1.2 Liaison avec le fonctionnaire sécurité défense Correspondance, décisions, notes. 5 ans C Documents à diffusion restreinte. 1.3 Demandes de budget Un dossier par année. Un sous-dossier par thème. 1.4 Bilans annuels du SRH Groupement objectifs moyens (GOM) Documents préparatoires. Versions finales. Classement chronologique. Le plan de classement s applique aussi bien aux documents papier qu aux documents électroniques (documents disponibles sur les réseaux informatiques et courriers électroniques). Il peut vous aider à construire l arborescence de vos fichiers informatiques et peut être réutilisé dans le cadre de la mise en place d une Gestion Electronique des Documents (GED). Il permet également de normaliser la composition des dossiers et fixe de manière concertée la responsabilité de la conservation des dossiers partagés entre plusieurs services. Parce qu il reflète les activités d un service, le plan de classement est évolutif et doit être mis à jour en fonction de leurs évolutions. Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 20 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 21 5 ans T Validité 10 ans D C Conserver l argumentaire et les tableaux récapitulatifs. Peut être transféré aux archives tous les 2 ans.

12 Fourmis sur glandes à nectar en Guyane - EDB - Orivel Jean Fête de la Science 2009 CNRS Midi-Pyrénées/ Cyril Frésillon Annexe 2 - les archives électroniques Définition Le terme «archives électroniques» désigne d une part les documents créés sous format électronique et d autre part les documents numérisés (issus de la migration du format papier au format électronique). Elles peuvent prendre la forme de courriers électroniques, documents bureautiques, dossiers numérisés, bases de données etc. Les documents électroniques produits par un agent du CNRS dans le cadre de ses fonctions sont des archives publiques, au même titre que les documents papier. Leur conservation est régie par les mêmes règles, en particulier pour ce qui concerne la destruction des fichiers. Numérisation et dématérialisation La numérisation d archives publiques ne dispense pas de la conservation du document original, sur support papier. A cet effet, il est obligatoire d obtenir le visa d élimination des Archives départementales pour la destruction d'un document papier s'il en est réalisé une copie sur un support différent. Classer les fichiers Le principe de classement pour les dossiers et fichiers bureautiques est le même que pour celui des documents papier. S il existe un plan de classement, le nom des dossiers reprend l intitulé des rubriques et leur numérotation. Comme pour la gestion des dossiers papier, il est recommandé de régulièrement trier ses dossiers informatiques. Nommage des fichiers : établir et respecter des règles cohérentes de dénomination Ne pas nommer les fichiers d après les noms et prénoms de personnes ; des acronymes non officiels ; d après des mentions approximatives (divers, généralités ). Préférer un intitulé succinct, explicite et compréhensible par tous et en cohérence avec les dossiers papier. Eviter les caractères accentués, les signes de ponctuation, les espaces (à remplacer par un tiret cadratin ou underscore : _). Identifier clairement les différentes versions d un même document : V0.1, V0.2 etc. pour les documents en cours de rédaction ; V1, V2 etc. pour les versions définitives. Exemples de système de nommage : Nommage chronologique, permettant de classer les fichiers automatiquement : AAAA_MM_JJ. Nommage plus complexe (combinaison d éléments chronologiques et d éléments thématiques) : AAAA_MM_JJ_Objet du fichier : 2010_05_19_guide_archivage_V0.3 Le cas de la messagerie électronique La messagerie électronique doit être utilisée comme un espace de stockage provisoire et non pas comme un outil de conservation du courrier. Conseils pour le traitement des courriers électroniques : 1. Classer les messages stockés de la messagerie dans des dossiers dont l organisation et les intitulés reprennent le plan de classement s il existe ou le système de classement utilisé pour les autres documents. 2. Au moment du traitement du message, évaluer son importance et celle de son éventuelle pièce jointe puis procéder à une sélection. S ils doivent être conservés, il convient de les transférer dans le dossier bureautique correspondant à l affaire qu il concerne. Format recommandé pour le transfert des courriers électroniques : PDF ou PDF/A. L archivage électronique L archivage électronique n est pas une sauvegarde informatique qui n est qu une copie de sécurité dont la durée de vie du support est limitée. Un système de gestion électronique des documents (GED) n est pas non plus un système d archivage : la GED permet la modification des documents, leur destruction et est dédiée à la gestion quotidienne et au partage de l information. Un système d archivage électronique a pour vocation la conservation à long terme des données électroniques. Il doit garantir : L authenticité et l intégrité des données : les données archivées ne doivent pas être modifiées et la traçabilité du document est indispensable. La pérennité des données : quel que soit le support de conservation ou le format des documents, les données doivent demeurer lisibles et accessibles. La sécurité des documents : le système doit éviter la perte ou le vol des documents. En l absence d un système d archivage électronique (SAE), il est actuellement recommandé d imprimer les courriers et les documents électroniques importants pour en garantir la conservation à long terme. Renseigner les données indispensables à l identification des documents Indiquer dans l en-tête du document (ou dans la fonction «propriétés» du fichier), tous les éléments qui permettent de replacer le document dans son contexte de production : nom de l auteur, date de création, date de mise à jour, nom du destinataire du document, nom du projet Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 22 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 23

13 Le métatron de caumont - EcoEx Moulis - Quentin Bénard Étude de la biodiversité présente dans le milieu interstitiel de ces microcosmes - CNRS/Cyril Frésillon Annexe 3 qui conserve les pièces justificatives de dépenses financières? Pièces justificatives des dépenses à conserver dans les unités de recherche. Action Missions Achat de fonctionnement Achats d équipements (matériel durable) hors marché 1 Nature des pièces à conserver Copie des états de frais et d ordre de mission. Pièces justificatives originales : reçus, tickets de transport, factures. Dossier d achat : devis, facture, bon de commande, bon de livraison. Dossier d achat : devis, factures, bon de commande, certificat de réception de la commande (ou bon de livraison), notification de subvention, copie de la fiche d inventaire. Dossiers techniques : plans d équipements de machines, modes d emplois, garanties. Durée de conservation Sort final D = destruction T = tri 10 ans D 5 ans 2 D Durée de vie de l équipement D T Observations Depuis 2006, les unités de recherche conservent les pièces justificatives originales des missions des personnels. La délégation régionale conserve de son côté les ordres de mission originaux, les états de frais signés par le directeur d unité et les relevés d opération électroniques (ROP). Les originaux des factures sont conservés à la délégation, pendant 10 ans. Les originaux des factures sont conservés à la délégation, pendant 10 ans. Conserver les plans des équipements majeurs et de construction de laboratoires et les verser aux Archives départementales. Action Marchés signés par les directeurs d unité 1 Remise en concurrence Nature des pièces à conserver Décision de nomination de la PRM. Appel d offre : avis de publicité (PUMA), dossier de consultation. Candidature : lettre de candidature, formulaire de renseignement (DC5), copie de jugement, pouvoir du signataire, déclaration sur l honneur documents publicitaires émanant des fournisseurs non retenus. Dossier de procédure : formulaire de choix de l offre, avis d attribution, documents à caractère contractuel émanant des fournisseurs non retenus, bons de commande, devis, correspondance, acte d engagement, lettre de notification. Suivis financier : factures, procèsverbal de réception du marché, correspondance, RIB, copie de la fiche d inventaire. Dossiers techniques : plans d équipements de machines, modes d emplois, garanties. Dossier de procédure : RECA, cahier des spécifications techniques (CST) et annexes (ex : cahier des charges), offre retenue, lettre de notification, factures, copie du rapport d analyse, copies des lettres aux candidats non retenus. Dossiers techniques : plans d équipements de machines, modes d emplois, garanties. Durée de conservation 10 ans à compter de la réception du marché Durée de vie de l équipement 10 ans à compter de la réception du marché Durée de vie de l équipement Sort final T T Observations Conserver les dossiers des équipements scientifiques lourds et les verser aux Archives départementales. Conserver les dossiers des équipements scientifiques lourds. 1- En 2010, le seuil d achat sans mise en concurrence est fixé à euros HT. Pour considérer un achat comme de l équipement, le montant minimum est fixé à 800 euros HT. Se reporter au Guide de l achat au CNRS disponible sur le site Internet du CNRS (Bibliothèque pratique). 2-5 ans ou 10 ans si le laboratoire conserve les factures originales. Pour connaître les autres documents à conserver par les unités de recherche, consulter l instruction CNRS de 2007 et la rubrique «L archivage au CNRS» dans la Bibliothèque Pratique en ligne ( ). 1- En 2010, le seuil de ces marchés était fixé à euros HT. Se reporter au Guide de l achat CNRS disponible sur le site Internet (Bibliothèque pratique). Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 24 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 25

14 Expositon de la Novela en CNRS Midi-Pyrénées/Cyril Frésillon Contactez l archiviste de la Délégation Midi-Pyrénées du CNRS : Delphine BOUILLIER-OUDOT 16, avenue Edouard Belin BP Toulouse Cedex 4 Tel : : delphine.bouillier@dr14.cnrs.fr Qui contacter? Vous êtes dans une unité de recherche et vous souhaitez avoir des informations sur la réglementation et sur la gestion des archives, être conseillé lors d opérations d archivage (plans de classement et tableaux de gestion, éliminations, versements ) : Suivant votre situation géographique, contactez les archives départementales compétentes : Les Archives départementales de la Haute- Garonne 11 boulevard Griffoul Dorval Toulouse Tel : Fax : : archives@cg31.fr Les Archives départementales de l Ariège 59 chemin de la montagne Foix Tel : Fax : : archives@cg09.fr Les Archives départementales du Tarn 1 avenue de la Verrerie Albi Cedex 9 Tel : Fax : : archives.tarn@cg81.fr Les Archives départementales des Hautes- Pyrénées 5 rue des Ursulines BP Tarbes Cedex 9 Tel : Fax : : archives@cg65.fr Vous pouvez également contacter le secteur Archives du siège du CNRS : Marie-Laure BACHELERIE 3 rue Michel-Ange Paris cedex 16 Tel : Fax : : marie-laure.bachelerie@cnrs-dir.fr Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 26 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 27

15 Spécimens adultes de Nematostella vectensis - LBME - CNRS/Cyril Frésillon Hologramme- Toulouse Laser - CNRS Midi-Pyrénées/Christelle Labruyère Glossaire Pour en savoir plus Archives départementales : organisme chargé de la conservation des archives provenant des administrations (collectivités territoriales, services déconcentrés, organismes publics ) ayant leur siège dans le département et du contrôle de toutes les archives publiques constituées sur son territoire à l exception des archives militaires. Article : unité matérielle de conditionnement des documents d archives, correspondant à l unité de cotation et de description. L article est le plus souvent un carton d archives mais il peut être aussi un rouleau pour les documents grands formats, un registre Bordereau : liste descriptive, en principe détaillée, énumérant les documents contenus dans un versement (bordereau de versement), dans un ensemble destiné à l élimination (bordereau d élimination). Communication : action de mettre un document à la disposition d un utilisateur. Cote : ensemble de symbole (lettres, chiffres, signes) servant à classer les documents d archives et à les localiser dans un bâtiment d archives. Dates extrêmes : date la plus ancienne et date la plus récente d un dossier, d un carton ou d un fonds d archives. Durée d utilité administrative : durée pendant laquelle un document ou un ensemble de documents doit être conservé en application de dispositions légales ou pour répondre à des impératifs de gestion, et au terme de laquelle il peut être trié, détruit ou conservé définitivement. Métrage linéaire : unité de mesure des archives qui correspond à la longueur de rayonnage qu occupent les documents ou cartons d archives. 1 mètre linéaire (ml) occupe 1 mètre de rayonnage. Plan de classement : état des documents produits et reçus par un service ou une entité, reflétant son organisation et servant à classer ses archives courantes. Il peut être complété par un tableau de gestion. Tableau de gestion : état des documents produits et reçus par un service ou une entité, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délais d utilité administrative, le sort final et les modalités de tri à lui appliquer. Textes législatifs et réglementaires Livre II du code du patrimoine, promulgué en 2004 et modifié par la loi sur les archives n du 15 juillet Décret n relatif à la compétence des services d archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, modifié par le décret n du 23 décembre 2006, modifié par le décret n du 17 septembre Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l Etat. Instruction DAF/DPACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007 Traitement et conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service. Sites Internet Site du service interministériel des Archives de France : Site du CNRS, rubrique «L archivage au CNRS» dans la Bibliothèque Pratique : Pour en savoir plus sur les archives électroniques Sur les archives électroniques en général, consulter le site du service interministériel des Archives de France ( Instruction DITN/RES/2009/007 du 3 juin Directives pour la gestion et l'archivage numériques des courriers électroniques. Directives pour la gestion et l'archivage numérique des s. Version 1.0 (juillet 2008), par Sébastien Soyez, Archives générales du Royaume et Archives de l'etat dans les provinces (Belgique). Versement : ensemble des documents versés en une seule fois ou opération consistant à transférer, d un service, d un établissement ou d un organisme quelconque, des documents à un service d archives. Cette opération est réglementairement accompagnée d une liste descriptive des documents ainsi transférés, dite bordereau de versement. Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 28 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 29

16 Le Mirail en LISST - CNRS/CERS Echantillons - LSPCIMB - CNRS Midi-Pyrénées/Cyril Frésillon Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 30 Délégation Midi-Pyrénées du CNRS 31