Version 5.0. Logiciels de gestion et de comptabilité édités par GDS DIFFUSION 35, rue Olivier de Serres BOURG ST ANDEOL

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1 GdsCompta CG L o g i c i e l d e c o m p t a b i l i t é g é n é r a l e Version 5.0 Logiciels de gestion et de comptabilité édités par GDS DIFFUSION 35, rue Olivier de Serres BOURG ST ANDEOL gds_contact@gdsagora.com

2 TABLE DES MATIERES VOTRE LOGICIEL...5 CONFIGURATION REQUISE... 5 INSTALLATION SOUS WINDOWS VISTA, SEVEN ET PROCEDURE D INSTALLATION... 6 EVALUER LE LOGICIEL... 8 ACTIVATION DU LOGICIEL... 9 SAISIE DE LA CLE D ACTIVATION FENETRE D ENTREE LA GESTION DES UTILISATEURS LE DOSSIER DE DEMONSTRATION (OU ESSAI) CREATION DE VOTRE DOSSIER SELECTIONNER UN DOSSIER QUELQUES NOTIONS DE BASE DE LA COMPTABILITE GENERALE LES DOCUMENTS COMPTABLES GENERALITES SUR L INTERFACE LA FENETRE D ACCUEIL LE RUBAN LE BUREAU APPARENCE MISE EN ROUTE RAPIDE ERE ETAPE : LE PLAN COMPTABLE EME ETAPE : LES JOURNAUX EME ETAPE : LE PLAN ANALYTIQUE EME ETAPE : METTRE EN PLACE LA GESTION DES TIERS EME ETAPE : LES PREFERENCES DE VOTRE DOSSIER LE RUBAN ACCUEIL OUVRIR UN DOSSIER RESTAURER VOTRE DOSSIER SAUVEGARDER VOTRE DOSSIER PREFERENCES DE VOTRE DOSSIER BIBLIOTHEQUE AGENDA LES JOURNAUX LE PLAN COMPTABLE LES CODES DE TVA LE PLAN TIERS LE PLAN ANALYTIQUE LES MODELES DE SAISIE LE RUBAN ECRITURES LA SAISIE PAR PIECE LA SAISIE STANDARD DES ECRITURES LES ASSISTANTS ET LES MODELES PERSONNALISEES DE SAISIE GDS DIFFUSION Page 2.

3 LISTE DES ASSISTANTS DE SAISIE LISTE DES ASSISTANTS SAISIR UNE FACTURE D ACHAT SAISIR UNE FACTURE DE VENTE SAISIR UN AVOIR SUR FACTURE D ACHAT SAISIR UN AVOIR SUR UNE FACTURE DE VENTE SAISIR UN REGLEMENT FOURNISSEUR ENCAISSER UN REGLEMENT CLIENT ENCAISSER UNE COTISATION VIREMENT DE TRESORERIE MODELE PERSONNALISE DE SAISIE IMPORTATION DES RELEVES BANCAIRES IMPORTER LES DONNEES DE VOTRE DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE GDSGESCOM IMPORTER LES DONNEES DE VOTRE DOSSIER DE GESTION GDSAGORA RECHERCHE D ECRITURES REIMPUTATION DES ECRITURES LE RUBAN TRAITEMENT L INTERROGATION ET LE LETTRAGE DES COMPTES GENERAUX L INTERROGATION ET LE LETTRAGE DES COMPTES TIERS L INTERROGATION DES COMPTES ANALYTIQUES LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE LE BUDGET PREVISIONNEL LE BUDGET PREVISIONNEL ANALYTIQUE LE PLAN DE TRESORERIE LES RELANCES CLIENTS RUBAN FIN D EXERCICE L OUVERTURE DU NOUVEL EXERCICE LA CLOTURE DE L'EXERCICE GENERATEUR DES ECRITURES ARCHIVAGE DU 1 ER EXERCICE (LE PLUS ANCIEN) RUBAN ETAT PRESENTATION LES JOURNAUX LE GRAND-LIVRE LE GRAND-LIVRE ANALYTIQUE LA BALANCE LA BALANCE ANALYTIQUE LE GRAND-LIVRE TIERS LA BALANCE DES TIERS LE BILAN LE COMPTE DE RESULTAT RUBAN OUTILS REPARATION DU DOSSIER ANNULER UNE CLOTURE D EXERCICE EXPORTER VERS LA GESTION GDSAGORA EXPORTER VERS LA GESTION COMMERCIALE GDSGESCOM EXPORTER VOTRE BALANCE EXPORTER VOS ECRITURES APPARENCE GDS DIFFUSION Page 3.

4 RUBAN EXERCICE APPLICATIONS RUBAN DOCUMENTATION INDEX DE L'AIDE MANUEL SITE DE GDS DIFFUSION LICENCE QUITTER LE LOGICIEL MISE A JOUR DE VOTRE LOGICIEL GDS DIFFUSION Page 4.

5 VOTRE LOGICIEL CONFIGURATION REQUISE 2 Go de RAM Microsoft Windows XP, Vista, 7 ou 8, en 32 ou 64 bits. Une résolution 1024 * 768 en 256 couleurs minimum Une connexion internet haut débit (non obligatoire mais préférable pour certaines fonctions). INSTALLATION SOUS WINDOWS VISTA, SEVEN ET 8 Le logiciel GdsCompta CG.exe est installé par défaut dans C:\Gds\GdsCompta. Les fichiers communs de l application sont copiés par défaut dans C:\Gds\GdsCompta. Le dossier Découverte (essai) est également copié dans C:\Gds\GdsCompta. Si votre ordinateur fonctionne sous environnement Vista ou supérieur, il est préférable de ne pas changer ces emplacements. L assistant de création de votre dossier vous propose par défaut l emplacement C:\GdsCompta CG\Mes dossiers. Il ajoute un sous répertoire portant le nom de votre dossier. Certaines descriptions de fonctions sont uniquement utilisables avec un type de dossier. Pour les dossiers de type Entreprise, elles sont identifiées par le libellé Dossier type Entreprise placé en début de chapitre ou paragraphe. Pour les dossiers de type Association, elles sont identifiées par le libellé Dossier type Association placé en début de chapitre ou paragraphe GDS DIFFUSION Page 5.

6 PROCEDURE D INSTALLATION PAR TELECHARGEMENT : Cliquez sur le lien de téléchargement. Faites Enregistrer pour le conserver sur votre disque dur. Il vous sera très utile en cas de réinstallation (changement de PC ou autre). Le fichier GdsCompta CG est un fichier compressé qui s'installera automatiquement. A PARTIR D UN CD-ROM : Insérez le CD-Rom GdsCompta CG dans le lecteur de votre ordinateur. L'écran d'installation s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sur Poste de travail (XP) ou Ordinateur (Vista et 7). Sélectionnez le lecteur de CD-ROM, ou double cliquez suivant votre paramétrage Windows. Le contenu du CD-ROM affiché, cliquez sur le fichier intitulé Install.exe afin de lancer l installation du logiciel. La fenêtre d installation ouverte, suivez les étapes une à une. Lisez le contrat de Edition et cliquez sur J'accepte les termes du contrat de Edition pour accepter la convention d'utilisation de ce produit. Le répertoire d'installation est par défaut: C:\Gds\GdsCompta GDS DIFFUSION Page 6.

7 Le dossier Découverte (Essai) est installé par défaut sur : C:\Gds\GdsCompta Cette dernière étape vous permet de valider la création d'icônes de lancement le logiciel à partir de votre bureau ou du menu Démarrer. En fin d'installation, cliquez sur le bouton Terminer pour quitter l installation. Le redémarrage de l'ordinateur n est pas nécessaire GDS DIFFUSION Page 7.

8 EVALUER LE LOGICIEL Cliquez sur l icône GdsCompta CG sur votre bureau. En édition d'évaluation, vous devez vous enregistrer et saisir une clé. Pour évaluer le logiciel sans limite dans le temps, avant achat, cliquez sur le bouton Cliquez ici pour obtenir la clé. Une fenêtre d enregistrement vous invite à entrer vos coordonnées (connexion internet obligatoire). N'oubliez pas de saisir à l'identique votre adresse de messagerie et, également, de sélectionner votre fournisseur d'accès internet (FAI). Le logiciel reconnait les principaux FAI et les paramétrera automatiquement à partir de l adresse de messagerie. Attention, votre fournisseur d'accès internet (FAI) peut ne pas être celui de votre adresse de messagerie. Par exemple, vous êtes client Orange et votre adresse de messagerie est Gmail. Vous ne devrez pas prendre GMAIL comme FAI mais bien ORANGE. Si votre FAI n'est pas dans la liste, cliquez sur Plus de détails et saisissez Votre FAI dans la fenêtre qui s ouvre. Si le paramétrage de votre machine (antivirus, pare-feu ou version de Windows) ne vous permet pas l'envoi d'un message à partir du logiciel, écrivez à essai@gdsagora.com en indiquant vos coordonnées. En validant par le bouton Envoyer, vous recevrez la clé d entrée à saisir dans le champ Clé d évaluation. Si votre saisie est correcte, le bouton Terminer sera actif et vous permettra d entrer dans le logiciel. Si vous êtes en version d évaluation (non activée), une fenêtre vous demandera de choisir entre deux types de dossier : Comptabilité Association loi 1901 Comptabilité d entreprise. L édition d évaluation est limitée dans l accès à certaines fonctions (importation des relevés bancaires ) et en nombre d enregistrements. Nb maximum d écritures comptables : GDS DIFFUSION Page 8.

9 ACTIVATION DU LOGICIEL La fenêtre d entrée est différente dans sa partie inférieure suivant que votre logiciel est activé ou en évaluation. Commander GdsCompta en ligne : Appelle la fenêtre internet pour commander en ligne le logiciel. Activer votre logiciel: Ouvre la fenêtre d enregistrement du logiciel. Documentation du logiciel en ligne: A partir du site de GdsAgora, la fenêtre des documentations du logiciel GdsCompta CG au format PDF. Message du support technique : Affiche les messages du support technique à propos du logiciel. Cliquez sur Activer votre logiciel. La fenêtre de sélection du type d activation s ouvre. Cochez Achat du logiciel si vous avez achetez la licence ou Abonnement mensuel GDS DIFFUSION Page 9.

10 Cliquez sur Suivant pour ouvrir la fenêtre de saisie de vos coordonnées. La fenêtre est à peu près identique quel que soit le type d activation.. Vous ne pourrez cliquer sur les boutons Activation manuelle ou Activation par internet que lorsque toutes les zones marquées d une étoile auront été saisies GDS DIFFUSION Page 10.

11 N'oubliez pas de saisir à l'identique votre adresse de messagerie et, également, de sélectionner votre fournisseur d'accès internet (FAI). Le logiciel reconnait les principaux FAI et les paramétrera automatiquement à partir de l adresse de messagerie. Attention, votre fournisseur d'accès internet (FAI) peut ne pas être celui de votre adresse de messagerie. Par exemple, vous êtes client Orange et votre adresse de messagerie est Gmail. Vous ne devrez pas prendre GMAIL comme FAI mais bien ORANGE. Si votre FAI n'est pas dans la liste, cliquez sur Plus de détails et saisissez Votre FAI dans la fenêtre qui s ouvre. Utilisez le bouton Activer plus tard si vous désirez continuer la découverte du logiciel. Activation manuelle : Si vous ne possédez pas une connexion internet sur votre ordinateur ou si vous rencontrez des difficultés, cliquez sur ce bouton pour générer une demande d activation sous format PDF. Le document PDF s ouvre automatiquement sur votre écran (Acrobat Reader nécessaire ou logiciel équivalent). Enregistrez-le pour l envoyer en pièce jointe à l adresse électronique indiquée ou à l adresse postale de GDS DIFFUSION. Activation par internet : Cliquez sur ce bouton pour envoyer, directement à partir de votre ordinateur, votre demande d activation. Vous recevrez votre code utilisateur et votre clé d activation par . SAISIE DE LA CLE D ACTIVATION Après avoir reçu la clé d activation, cliquez de nouveau sur Activer votre logiciel. ACHAT LICENCE Dans la fenêtre qui s ouvre, saisissez le code utilisateur et la clé du logiciel indiqués dans le message d activation. La clé se compose de 5 groupes de 4 caractères séparés par des tirets. Conseil : Faites un copier-coller pour éviter une erreur de saisie. Cliquez sur le bouton Suivant pour activer votre logiciel et fermer cette fenêtre. Votre logiciel est activé et vous revenez sur la fenêtre d entrée. Si, pour une raison quelconque, vous voulez reprendre votre demande d activation complètement ou la corriger, cliquez sur le bouton Reprendre. La fenêtre d activation s ouvrira et vous pourrez, après modification, refaire une nouvelle demande de clé. ABONNEMENT LICENCE Dans la fenêtre qui s ouvre, saisissez le code utilisateur et la clé mensuelle indiqués dans le message d activation. La clé mensuelle se compose de 5 caractères. Cliquez sur le bouton Suivant pour activer votre logiciel et fermer cette fenêtre. Votre logiciel est activé et vous revenez sur la fenêtre d entrée. FENETRE D ENTREE La fenêtre d entrée gère votre ou vos dossiers de comptabilité et la maintenance de votre logiciel GDS DIFFUSION Page 11.

12 DESCRIPTION DE LA FENETRE Sur la partie gauche de la fenêtre, le nom de l utilisateur <Administrateur> est sélectionné par défaut. Si l utilisateur possède un mot de passe, le champ Mot de passe est actif. L icône situé à droite du choix d utilisateur ouvre la fenêtre de gestion des utilisateurs. Simplicité pour ouvrir votre dossier. Vous n avez qu un seul dossier, un simple clic sur le bouton Entrer ouvre votre dossier. Si vous n avez pas créé de dossier, ce clic ouvre l assistant de création de votre premier dossier. Vous gérez plusieurs dossiers, le bouton Rechercher un dossier liste vos dossiers. Un double clic sur le dossier sélectionné l ouvre. Quatre boutons à gauche gèrent les dossiers : Ouvrir le dossier de démonstration: Ce bouton appelle le dossier Essai qui comporte déjà des données et permet de tester les différentes fonctions du logiciel. Ajouter un nouveau dossier : Ouvre la fenêtre d assistant de création d un dossier. Sélectionner un dossier: Ouvre la fenêtre de sélection d un dossier existant. Restaurer votre dossier : Restauration de votre dossier à partir d une sauvegarde effectuée antérieurement. Cinq boutons en bas de fenêtre gèrent la version de votre logiciel : Nouveautés de la version en cours : Ouvre à l écran un document PDF sur les nouveautés de la version en cours. Mise à jour disponible ou Votre version de GdsCompta CG est à jour: A partir du site de GdsAgora, ouvre la fenêtre de téléchargement de la dernière mise à jour de GdsComptoir. Voir en fin du présent manuel, la procédure détaillée. Documentation du logiciel en ligne: A partir du site de GdsAgora, ouvre à l écran le manuel d utilisation complet au format PDF. Evoluer vers plus de fonctionnalités : Propose l évolution du logiciel pour les associations loi 1901 vers une version intégrant la gestion des adhérents GDS DIFFUSION Page 12.

13 Message du support technique : Affiche les messages du support technique à propos du logiciel. LA GESTION DES UTILISATEURS VERSION MONO-UTILISATEUR : Une installation mono-utilisateur ne permet qu une seule connexion à votre dossier. Mais vous pouvez sur un seul ordinateur, gérer plusieurs utilisateurs avec des droits différents. VERSION MULTI-UTILISATEUR : Une installation multi-utilisateur permet à plusieurs utilisateurs (jusqu à quatre) de saisir simultanément les données sur votre dossier. Mais vous pouvez sur un seul ordinateur, gérer plusieurs utilisateurs avec des droits différents. Accessible uniquement par l administrateur en cliquant sur l icône situé à droite de la sélection d un utilisateur. L option ouvre la fenêtre de la gestion des utilisateurs. La fenêtre se compose à gauche d une liste des tableaux et à droite du tableau sélectionné. TABLEAU: GESTION DES UTILISATEURS A la création du dossier, quatre utilisateurs sont ajoutés : Administrateur et Utilisateur 1,2 et 3. L utilisateur Administrateur ne peut être supprimé. Vous pouvez renommer les suivants. Pour modifier un utilisateur, sélectionnez l utilisateur en cliquant sur la ligne. Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur la 1 ère ligne libre et saisissez son nom. Pour supprimer un utilisateur, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Supprimer. Votre logiciel peut être protégé par un mot de passe pour chaque utilisateur. Saisissez directement dans la table un mot de passe de 20 caractères alphanumériques maximum. Vos saisies sont automatiquement enregistrées en sortie de ligne GDS DIFFUSION Page 13.

14 TABLEAU: GESTION DES MENUS Le paramétrage par utilisateur modifie l affichage des menus du logiciel. Pour modifier l affichage des menus, sélectionnez l utilisateur et cochez/décochez les options disponibles. Pour fermer la fenêtre, cliquez sur la croix de la fenêtre. TABLEAU: GESTION DES ACCES AUX DOSSIERS Uniquement visible en version réseau La fenêtre affiche les utilisateurs connectés, ainsi que le dossier sur lequel ils travaillent GDS DIFFUSION Page 14.

15 Le bouton Actualiser réafficher les connexions. Le bouton Déconnecter supprime la connexion de l utilisateur sélectionné. LE DOSSIER DE DEMONSTRATION (OU ESSAI) Pour vous familiariser avec GdsCompta CG, cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier de démonstration pour appeler le dossier essai. C est un dossier de démonstration avec quelques écritures. Une fenêtre vous demandera de choisir entre : Comptabilité Association loi 1901 Comptabilité d entreprise. Le choix est important car il détermine le plan comptable par défaut, ainsi que la présentation du bilan et du compte de résultat GDS DIFFUSION Page 15.

16 CREATION DE VOTRE DOSSIER Le bouton Ajouter un nouveau dossier, en fenêtre d entrée du logiciel, lance l assistant de création de votre dossier. DESCRIPTION DE LA FENETRE ASSISTANT DE CREATION 1er écran Si vous répondez par oui à la question «Voulez-vous reprendre les coordonnées saisies dans votre référencement», vos coordonnées seront reprises. Sélectionnez le type de dossier dans la liste déroulante. Le type de dossier détermine le plan comptable utilisé, ainsi que les modèles de bilan et de compte de résultat. Association loi 1901 Auto entrepreneur Entreprise (Artisan/EURL/SARL...) Société Civile Immobilière Syndicat de copropriétaires L'assistant installe, par défaut, votre dossier à l'emplacement suivant : «C:\\GdsCompta CG\Mes dossiers». Pour l installer à un autre emplacement, cliquez à droite d Emplacement du dossier sur le bouton attaché. Dans l explorateur Windows, sélectionnez votre emplacement (ou répertoire). Saisissez la dénomination sociale ou associative du dossier en respectant les consignes de Windows sur les noms longs. Les noms ne doivent pas dépasser 255 caractères et ne doivent pas contenir les caractères suivants :. " / \ [ ] : ; =, Complétez avec vos coordonnées et cliquez sur Suivant. 2 ème écran 2015 GDS DIFFUSION Page 16.

17 Saisissez les champs d immatriculations (optionnels) Saisissez les dates de votre exercice. Un exercice ne peut excéder 23 mois. Longueur des comptes utilisés en saisie: Vous pouvez demander une longueur fixe de compte pour l ensemble de votre plan comptable : de 6 (par défaut) à 11 caractères. Pour que le logiciel accepte des longueurs différentes dans la saisie de vos comptes, laissez le champ à zéro. A partir d une longueur de 6, les comptes du plan comptable seront complétés à droite par des zéros. Après création du dossier, la longueur de compte ne sera plus modifiable. Sélectionnez la monnaie de tenue de compte. Cette information sera reprise sur toutes éditions. Vous pourrez revenir sur ce choix dans les «Préférences» si, par exemple, la monnaie demandée n est pas indiquée dans la liste. 3 ème écran Sélectionnez le modèle qui servira de base à votre dossier GDS DIFFUSION Page 17.

18 Par défaut votre dossier est créé à partir du modèle correspondant, suivant le type de dossier que vous avez sélectionné dans le 1 er écran. Cochez sur Suivant pour passer à l écran final. Pour créer votre dossier à partir d un dossier existant afin de reprendre le plan comptable, les journaux, les codes de TVA, cochez A partir d un dossier sélectionné dans vos favoris. Si vous voulez ajouter également le plan Tiers et le plan analytique, cochez-les dans le cadre correspondant. Cochez sur Suivant pour sélectionner dans vos favoris le dossier qui servira de modèle. 4 ème écran Il enregistre vos choix et génère votre dossier. Cliquez sur Terminer pour fermer l assistant ou Annuler pour ne pas tenir compte de vos saisies. SELECTIONNER UN DOSSIER Ouvre la fenêtre de sélection des dossiers. La fenêtre présente un tableau avec les noms des dossiers et leur emplacement sur votre ordinateur. Un clic sur Valider ou un double clic sur la ligne sélectionnée ouvre le dossier. Le bouton Rechercher ouvre l explorateur Windows pour sélectionner l emplacement d un dossier non listé dans le tableau. Le bouton Supprimer efface de votre ordinateur la totalité du dossier sélectionné après confirmation de votre part. Le bouton Archives affiche les dossiers archivés après clôture. Le bouton Valider ouvre, pour consultation uniquement, l archive sélectionnée GDS DIFFUSION Page 18.

19 QUELQUES NOTIONS DE BASE DE LA COMPTABILITE GENERALE LES NOTIONS DE DEBIT ET DE CREDIT Ces notions sont indissociables de la notion de compte. Le compte est le concept de base d'une comptabilité en partie double. Il peut être représenté par un tableau en 2 colonnes en haut duquel figure le numéro et le nom (compte en T). La colonne de gauche s'appelle débit et celle de droite crédit. Le solde du compte est dit débiteur si le total des débits du compte est supérieur au total des crédits. Il est créditeur dans le cas inverse. LA PARTIE DOUBLE La règle de la partie double est essentielle pour la compréhension de la comptabilité. Son énoncé est simple : Toute écriture passée dans un certain sens sur un compte doit être accompagnée d'une (ou plusieurs) écriture, en sens inverse, du même montant total, sur un (ou plusieurs) compte. Pour vérifier qu'une comptabilité satisfait bien à cette règle, on établit la balance comptable, qui est la liste exhaustive des comptes avec leurs soldes. Le total des soldes débiteurs doit être égal au total des soldes créditeurs. Dans ce cas (qui est le cas normal) on dit que la balance est équilibrée. LES CATEGORIES DE COMPTES Les comptes utilisés suivent un certain nombre de règle définies dans le plan comptable L'initiale des comptes définit les types (ou classes) de comptes. COMPTES DE BILAN comptes en 1 : comptes de capitaux, leur solde est normalement créditeur comptes en 2 : comptes d'immobilisation, leur solde est normalement débiteur comptes en 3 : comptes de stocks, leur solde est normalement débiteur comptes en 4 : comptes de tiers, leur solde est débiteur ou créditeur comptes en 5 : comptes financier, leur solde est normalement débiteur COMPTES DE GESTION/RESULTAT comptes en 6 : comptes de charges, leur solde est débiteur comptes en 7 : comptes de produits, leur solde est créditeur Les comptes de bilan sont appelés aussi comptes patrimoniaux, car ils ne se vident pas à chaque changement d'exercice. Par exemple, vous ne repartez pas, chaque année, avec un compte en banque ou un stock vide. Par contre les comptes de gestion comptabilisent les produits (recettes) et les charges (dépenses) de l'année (exercice) uniquement. Leur solde en fin d'exercice donne le résultat. Ces comptes sont vidés pour commencer le nouvel exercice. Les comptes clients commencent par 41, ils sont débiteurs. Les comptes fournisseurs commencent par 40, ils sont créditeurs. LES DOCUMENTS COMPTABLES 2015 GDS DIFFUSION Page 19.

20 LE PLAN COMPTABLE Il s'agit de la liste des comptes utilisés. Cette liste répond à une norme précise en ce qui concerne la comptabilité de sociétés et des associations. Suivant votre licence Association ou Entreprise, vous avez un plan comptable correspondant. Il est possible cependant de rajouter des subdivisions et des comptes correspondant à vos besoins spécifiques. LE PLAN TIERS Cette liste contient les comptes tiers rattachés aux comptes généraux déclarés comme collectifs. Il permet par exemple de gérer vos clients nominativement au sein du compte collectif 411 et d éditer les états de tiers (extrait de compte, Grand-livre et balance). LE JOURNAL COMPTABLE Un journal est un livre comptable sur lequel les écritures sont enregistrées jour par jour. Les enregistrements comptables portés sur un journal sont appelés écritures. Chaque écriture comprend au moins un compte débité et un compte crédité d'égal montant (comptabilité en partie double). Les principaux journaux comptables sont les suivants : Le journal des achats : sert à enregistrer toutes les factures fournisseurs. Le journal des ventes : on y enregistre toutes les factures clients. Le journal de trésorerie : on y enregistre toutes les opérations d'encaissement et de décaissements de fonds. On doit créer autant de journaux de trésorerie que l'on a de banques, plus un pour la caisse. Le journal des opérations diverses (OD) : enregistre toutes les écritures non répertoriées ci-dessus, telles que les salaires, déclarations de TVA, les écritures de régularisation, les écritures d'inventaire. Le journal des A-nouveaux qui reprend le solde des comptes du bilan à l ouverture de l exercice. LE GRAND-LIVRE Le grand-livre établit la liste des comptes dans l'ordre de leurs numéros en donnant pour chacun d'eux les informations suivantes : Numéro du compte Nom du compte Et dans l'ordre chronologique des opérations effectuées, on a les informations suivantes, Date Libellé de l'écriture N de pièce comptable Journal de passation Montant (en débit ou en crédit) 2015 GDS DIFFUSION Page 20.

21 LA BALANCE C'est la liste des comptes de la société dans l'ordre de leurs numéros avec 4 colonnes : Mouvements débits Mouvements crédits Soldes débiteurs Soldes créditeurs On doit constater l'égalité des mouvements DEBITS et des mouvements CREDITS d'une part, des soldes DEBITEURS et des soldes CREDITEURS d'autre part. Cette égalité obligatoire résultant du principe de la partie double. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire concerne les comptes de trésorerie. Vous devez régulièrement effectuer le pointage de vos relevés bancaires. Cela signifie que toutes les lignes (sans exception) figurant dans vos relevés bancaires doivent être retrouvées dans votre compte de banque. Si des lignes figurant dans vos relevés ne figurent pas dans votre compte de banque, vous devez absolument rectifier l'erreur en passant l'écriture appropriée. Il peut se faire qu'il y ait des écritures groupées. Par exemple une remise de chèque figurant pour un montant total dans un relevé bancaire apparaît avec le détail de chaque chèque dans votre compte de banque. Dans ce cas, vous pouvez pointer l'ensemble de ces écritures. Pour faciliter ce travail de pointage, vous avez intérêt à passer, dans votre comptabilité, des écritures qui correspondent à ce qui apparaîtra dans vos relevés. Par exemple, la comptabilisation d'une remise de chèques pourra se passer en mettant au crédit de chaque compte client le montant de son chèque et au débit du compte banque la somme totale. LE LETTRAGE DES COMPTES Dans toute bonne comptabilité, vous avez besoin de vérifier que les règlements effectués ou reçus correspondent bien aux factures clients ou fournisseurs. C'est indispensable pour pouvoir connaître en fin d'exercice (année comptable) vos dettes (ce que vous devez à vos fournisseurs à la date du bilan) et vos créances (ce que les clients vous doivent à la date du bilan). Ce rapprochement d'écritures comptables s'appelle le lettrage. Le lettrage dans un logiciel de comptabilité consiste à attribuer une même lettre d'identification à toutes les écritures de vente ou d'achat d'un côté, et de l'autre aux écritures de règlement leur correspondant pour un même montant. Les écritures non lettrées au moment du bilan correspondront donc généralement à vos dettes et vos créances. LE BILAN Avec le compte de résultat, c'est le document final de la comptabilité. Il constate le résultat de votre exercice à travers l'évolution de votre patrimoine. Si votre patrimoine a augmenté davantage que les moyens de financement que vous avez mis en œuvre, vous avez dégagé un bénéfice. Une analyse de bilan permet de connaître "l'état de santé" de l'entreprise. Par ailleurs c'est une des principales composantes de la "liasse fiscale" des sociétés GDS DIFFUSION Page 21.

22 Un bilan est subdivisé en 2 parties : L'actif : qui énumère toutes les composantes patrimoniales de l'entreprise Le passif : qui énumère tous les moyens de financement utilisés Le résultat de l'exercice est inclus dans la rubrique "capitaux propres", qu'il vient augmenter si c'est un bénéfice, ou diminuer si c'est une perte. LE COMPTE DE RESULTAT Avec le bilan c'est le document final de la comptabilité. Il est lui aussi inclus dans la "liasse fiscale". Le compte de résultat constate le bénéfice ou la perte à travers les comptes de gestion. Le résultat qu'il fait apparaître est le même que celui du bilan. Cette dualité provient elle aussi du principe de la partie double. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE Contrairement à la comptabilité générale, la comptabilité analytique n'est pas obligatoire et est à destination interne. Elle permet d'analyser les coûts d'un produit ou d'une activité et de de déterminer leur rentabilité. Elle facilite la prise de décision et permet de faire de prévisions OBJECTIFS DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE La comptabilité analytique permet de : Connaître les coûts et différentes fonctions et activités de la société Analyser les résultats en calculant les coûts de production et en les comparant aux prix d'achat Etablir des prévisions des charges et produits Comparer les prévisions et les réalisations et expliquer les écarts qui en découlent GDS DIFFUSION Page 22.

23 L écran d accueil est une page similaire en fonctionnement à une page WEB. GENERALITES SUR L INTERFACE Le curseur «main» vous indique une zone cliquable. Un clic sur l onglet Accueil du ruban affiche la fenêtre d accueil. Exportation des tables : Toutes les données affichées dans les tables sont exportables vers d autres logiciels. En cliquant sur le bouton droit de votre souris à l intérieur d une table du logiciel, comme par exemple la table compte de la fiche de l adhérent, un menu contextuel vous propose d'exporter vos données sous trois formats: Word(ou compatible), Excel (ou compatible), XML. Une fois l'export terminée, le logiciel vous demandera l autorisation d'ouvrir le document correspondant. Si le logiciel demandé est installé sur votre disque dur, il s'ouvrira avec les données de la table. Affichage personnalisé des tables : Le même menu contextuel autorise la sélection ou la désélection des colonnes affichées (sauf sur certaines tables). Ce choix est conservé. En passant la souris sur le séparateur de colonne, le curseur change de forme. Vous pouvez diminuer ou augmenter la largeur de la colonne en gardant le clic gauche de la souris enfoncé. Ce choix est conservé. Tri sur les tables : Les icones flèches vers le bas ou vers le haut» situées sur les têtes de colonnes modifie à tout instant le sens de tri de la colonne sélectionnée. Recherche dans les tables : Effectuez une recherche directement dans une colonne de la table. Un simple clic sur la tête de colonne avec l icône loupe affiche une zone de saisie. Cliquez dessus et tapez le mot recherché. Le sélecteur de la table se positionnera sur la ligne. Calendrier : Chaque champ de saisie d une date, identifié par l'icône Calendrier, située à droite, affiche un calendrier qui sélectionne par simple clic une date. Bien entendu, la saisie manuelle d'une date est toujours possible. Aperçu écran Chaque édition est, par défaut, en aperçu écran. Sur cet écran d aperçu, vous pouvez lancer l impression de la totalité ou de la page affichée en cliquant sur le bouton adéquat. Vous exportez par un simple clic vers Word, Excel, HTML, PDF, XML, , PDF GDS DIFFUSION Page 23.

24 La fenêtre d accueil se compose d un ruban et de pavés pour les fonctions les plus utilisées. LA FENETRE D ACCUEIL LE RUBAN Le ruban, situé en haut de la fenêtre, contient toutes les fonctionnalités du logiciel GdsCompta CG. Le ruban est un bandeau constitué de menus et boutons qui parcoure toute la largeur de la fenêtre et situé en haut de celle-ci. Le ruban possède des onglets, chacun affichant des fonctionnalités regroupées par catégorie. Le ruban se positionne par défaut sur l onglet Accueil. Cet onglet ouvre par défaut la fenêtre comportant des pavés (raccourcis des opérations les plus utilisées) dans l onglet Bureau situé en dessous du ruban. Une seconde fenêtre ouverte à partir de l onglet Accueil, par exemple la fenêtre des préférences, ajoutera un second onglet. Un simple clic sur l onglet désiré appellera la fenêtre correspondante en avant plan. Un changement d onglet du ruban ne ferme pas les fenêtres précédemment ouvertes. Dans notre exemple, en cliquant de nouveau sur l onglet Accueil, vous retrouverez les onglets Bureau et Préférences. Pour fermer un onglet et la fenêtre correspondante, cliquez dans le ruban sur le bouton intitulé Fermer la fenêtre en cours. Le bouton Aide affiche l aide en ligne de la fenêtre active GDS DIFFUSION Page 24.

25 Le bouton «Flèche» situé à droite et en haut du ruban escamote le ruban, ne laissant apparaître que ses onglets. Un clic sur le bouton flèche réaffiche le ruban. Un clic sur un quelconque onglet a le même résultat. Le ruban de la fenêtre d accueil comporte huit onglets : Accueil : La gestion des dossiers et leurs données de base : Plan comptable, Journaux Ecritures : La saisie des écritures, les assistants, l importation des relevés bancaires Traitement : Interrogation des comptes, rapprochement bancaire, budget Fin d exercice : Clôture, nouvel exercice Etat : Journaux, grand livre, balance Outils : Réparation dossier, exportation d écritures Exercice : Choix de l exercice Applications : Menu des applications attachées au logiciel Documentation : Aide en ligne, manuel PDF. LE BUREAU Ruban : Accueil Le bureau affiche dix-sept raccourcis. Ce sont les raccourcis des fonctions les plus courantes, présentés par catégories : Données Traitements - Outils Applications. La partie basse de la fenêtre affiche l agenda de votre dossier pour les sept prochains jours. A sa droite, le tableau de bord de votre dossier avec trois onglets : L onglet Charges/Produits : Graphique détaillé présente le tableau graphique des charges et produits pour l exercice sélectionné. L onglet Charges/Produits : Graphique global présente le graphique camembert des charges et produits pour l exercice sélectionné. L onglet Situation des comptes de trésorerie présente la liste des journaux avec le solde comptable pour chacun. La barre d état située en dessous des raccourcis comporte quelques informations importantes : La version installée La licence avec votre code utilisateur Le nom du dossier actif et ses dates d exercice. APPARENCE Appelle la fenêtre qui personnalise les couleurs de fond et du texte sur les fenêtres d accueil et d administration. La fenêtre se compose à gauche d une liste de tableaux à renseigner et à droite de celui sélectionné. TABLEAU: GENERAL Le tableau paramètre la couleur de fond par défaut des fenêtres et la couleur des textes, ainsi que les bandeaux «Titre» utilisés dans un certain nombre de fenêtres. Cliquez sur les boutons Couleur fond et Couleur texte pour modifier leur apparence. Si vous voulez revenir sur le paramétrage par défaut, cliquez Paramétrage par défaut GDS DIFFUSION Page 25.

26 TABLEAU: DONNEES Pour modifier la couleur de fond d une tuile de la fenêtre Accueil, double-cliquez dessus et dans la fenêtre qui s ouvre, modifiez le texte, sa couleur et la couleur de fond de la tuile. TABLEAU: OUTILS/APPLICATIONS Pour modifier la couleur de fond d une tuile de type Outils/Applications de la fenêtre Accueil, double-cliquez dessus et dans la fenêtre qui s ouvre, modifiez le texte, sa couleur et la couleur de fond de la tuile GDS DIFFUSION Page 26.

27 MISE EN ROUTE RAPIDE 1 ERE ETAPE : LE PLAN COMPTABLE Pour démarrer rapidement votre comptabilité, après avoir créé votre dossier, rendez-vous par le menu Accueil sur le plan comptable. Ajoutez les comptes dont vous aurez besoin, en particulier les comptes à racine 51 (trésorerie). Cochez la case Lettré, si ce compte doit être lettré. Si vous désirez mettre en place une saisie analytique, cochez dans les comptes appropriés (classe 6 et 7), la case Saisie analytique. Cochez Suivi budget si vous voulez saisir des budgets prévisionnel pour ce compte. Cochez Saisie tiers si vous voulez gérez vos tiers (voir étape 3). Les comptes collectifs sont de classe 4 (celle des tiers). 2 EME ETAPE : LES JOURNAUX Les journaux ajoutés pendant la création de votre dossier sont : ACH : Journal des achats BQ1 : Journal de banque CAI : Journal de caisse OD : Journal des opérations diverses RAN : Journal des A-nouveaux VTE : Journal des ventes 2015 GDS DIFFUSION Page 27.

28 Il est important de créer autant de journaux de trésorerie que vous possédez de comptes bancaires. Ajoutez des journaux de banque ou de caisse, si vous êtes dans ce cas, par le bouton éponyme. Pour chaque journal de trésorerie, attachez un compté général de trésorerie unique (racine 51 pour les banques, racine 53 pour les caisses). Saisissez le solde initial au jour précédant la date de début d exercice. Ce solde est important pour le rapprochement bancaire et pour l affichage correct du tableau de bord. Sélectionnez le type de contrepartie : - A chaque ligne (par défaut) - Centraliser toutes les écritures (deux écritures débit et crédit totalisatrices en fin de journal) 3 EME ETAPE : LE PLAN ANALYTIQUE Mettre en place le plan analytique. Voir tous les détails dans le chapitre Plan analytique. 4 EME ETAPE : METTRE EN PLACE LA GESTION DES TIERS 1. DECLARER LES COMPTES GENERAUX COMME COMPTES COLLECTIFS Ouvrez le plan comptable. Sélectionnez un compte de la classe 4. Cochez Saisie tiers et validez GDS DIFFUSION Page 28.

29 2. PREPARATION DES TIERS Ouvrez le plan tiers. Il est vide. C est à vous de le constituer. Cliquez sur le bouton Type tiers. La fenêtre des types de tiers s ouvre. Les types de tiers sont comme des familles qui regroupent les comptes pour les éditions de tiers : Grand-livre et balance. Trois types sont créés, non modifiables et non supprimables : Client, fournisseur et salarié. Seul leur compte collectif par défaut est modifiable. Vous pouvez ajouter de nouveaux types en cliquant sur le bouton Ajouter GDS DIFFUSION Page 29.

30 Vérifiez que les comptes collectifs sont bien renseignés pour chaque type. Sinon, sélectionnez dans la liste déroulante le compte souhaité par défaut et valider. Fermez la fenêtre en cliquant sur l icône «croix». De retour sur la fenêtre du plan tiers, cliquez sur le bouton Ajouter. Renseignez la fiche du tiers. Sélectionnez le type auquel sera attaché le tiers dans la liste déroulante. Le compte collectif par défaut se sélectionne automatiquement. Vous pouvez en sélectionner un autre. Validez. Cliquez sur le bouton Ajouter pour continuer la saisie, sinon fermez la fenêtre en cliquant sur l icône «croix». 5 EME ETAPE : LES PREFERENCES DE VOTRE DOSSIER Voir chapitre Préférences de votre dossier pour le détail. Renseignez dans le 2 ème tableau intitulé Général les champs du cadre Report à nouveau. Code journal à renseigner obligatoirement pour l ouverture d un nouvel exercice. Choix du report des soldes des comptes : Détail (reprend les écritures non lettrées), solde(ne reprend que le solde du compte). Choix des comptes d affectation du résultat (bénéfice et perte). Complétez le tableau Saisie des écritures. Il paramètre le mode de saisie par défaut des écritures et les assistants de saisie. Renseignez pour chaque assistant le journal correspondant. Pour les virements de trésorerie, renseignez le compte de virement interne (racine 58) GDS DIFFUSION Page 30.

31 Si vous gérez la TVA, cochez la case correspondante et renseignez les comptes de TVA utiles pour les assistants de saisie des achats et les ventes. Créez au préalable, dans le plan comptable, les comptes (racine 445) manquants. Puis, par le menu Accueil, ouvrez la fenêtre Taux de TVA. Ajoutez les comptes de TVA et leur taux respectif. LE RUBAN ACCUEIL OUVRIR UN DOSSIER Ruban Accueil : catégorie Dossier Ferme le dossier en cours, le sauvegarde (à votre choix) dans une fenêtre identique à la sortie du logiciel. Ouvre la fenêtre d entrée du logiciel pour sélectionner un autre dossier. Cliquez sur le bouton Rechercher un dossier et dans la liste double-cliquez sur votre dossier. Sinon, cliquez sur l icône Loupe Autre dossier. Dans l explorateur Windows, sélectionnez l emplacement du dossier recherché. Validez pour ouvrir le dossier dans le logiciel. RESTAURER VOTRE DOSSIER Ruban Accueil : catégorie Dossier Suite à un problème survenu sur votre dossier, vous désirez revenir en arrière et, pour cela, utiliser une sauvegarde de votre dossier. Dans l explorateur Windows, recherchez l unité où se trouve votre fichier de sauvegarde. Cliquez sur le nom du fichier avec l extension.zip (icône dossier avec fermeture éclair) et faites OK. Cliquez sur Démarrer pour lancer la restauration de votre dossier. Si la restauration ne se déroule pas normalement, un code d erreur est retourné. 1 : Le chemin passé en paramètre n'existe pas. 2 : Vous n avez pas suffisamment de droits pour accéder à ce fichier (En général, l unité de restauration n est pas présente). 3 : L'archive est corrompue. 4 : Le chemin n'existe pas dans l'archive. SAUVEGARDER VOTRE DOSSIER Ruban Accueil : catégorie Dossier 2015 GDS DIFFUSION Page 31.

32 La sauvegarde de votre dossier est importante. Cette procédure, lancée manuellement ou en quittant le logiciel, sauvegarde l intégralité de votre dossier vers l unité de stockage de votre choix (Clé USB, disque externe ). Un arrêt de votre PC (microcoupure), une défaillance matérielle, une erreur de procédure (suppression d un exercice, clôture de l exercice en cours) peuvent survenir à tout moment et vous faire perdre d une façon irrévocable des jours de saisies, voire plus. Seule une sauvegarde fréquente vous permet, par la procédure de restauration, de récupérer vos données. Suivant le paramétrage que vous aurez défini dans la fenêtre des Préférences (tableau Sauvegarde), vous compresser en un seul fichier votre dossier complet et le copiez sur le support choisi. La sauvegarde est au format compressé (ZIP). Le nom de la sauvegarde est celui indiqué dans les préférences d votre dossier (onglet sauvegarde). Sinon, par défaut, le nom est Sauvegarde + le nom de votre association. Si la sauvegarde ne se déroule pas normalement, un code d erreur est retourné. 1 : Le chemin passé en paramètre n'existe pas. 2 : Vous n avez pas suffisamment de droits pour accéder à ce fichier (En général, l unité de sauvegarde n est pas présente). 3 : L'archive est corrompue. 4 : Le chemin n'existe pas dans l'archive GDS DIFFUSION Page 32.

33 PREFERENCES DE VOTRE DOSSIER Ruban Accueil La fenêtre Préférences gère les paramètres du dossier actif. La fenêtre Préférences se compose à gauche d une liste des tableaux à renseigner et à droite du tableau sélectionné. TABLEAU: COORDONNEES Vos coordonnées postales ont été saisies avec l assistant de création de votre dossier. Complétez selon vos besoins GDS DIFFUSION Page 33.

34 TABLEAU: GENERAL Le tableau est composé de trois groupes de champs et d une table. GROUPE DATES DE L EXERCICE Accessible si aucune écriture n a été saisie. Si vous modifiez les dates d exercice, relancez le logiciel pour prendre en compte vos modifications. Longueur des comptes : Information non modifiable. La longueur des comptes a été choisie à la création du dossier. Reprise de l'intitulé du mouvement dans l'écriture en saisie par pièce : Coché par défaut, l intitulé de chaque écriture sera identique au libellé du mouvement. GROUPE EXERCICES DU DOSSIER Le logiciel contient jusqu à trois exercices dans le même dossier. Après vous serez dans l obligation de supprimer le plus ancien, avant d en ajouter un nouveau. (Voir Fin d exercice) GROUPE REPORT A NOUVEAU Paramètre les reports à nouveau. Code journal à renseigner obligatoirement pour l ouverture d un nouvel exercice. Choix du report des soldes des comptes : Détail (reprend les écritures non lettrées), solde(ne reprend que le solde du compte). Choix du compte du résultat (bénéfice ou perte). TABLE : DEVISE La table contient les devises les plus courantes. Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer une devise directement dans la table. TABLE: MODE DE REGLEMENT La table contient les modes de règlement utilisés dans la saisie des écritures. Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer les modes directement dans la table. Attention, les modes <Chèque> et <Espèces> ne peuvent être supprimés GDS DIFFUSION Page 34.

35 TABLEAU: EMPLACEMENT DES DOSSIERS SUR VOTRE ORDINATEUR Les emplacements physiques de vos dossiers en comptabilité générale et pour les logiciels liés sont indiqués. Le dossier géré par GdsGescom est à blanc si vous n utilisez pas GdsGescom. Le dossier géré par GdsAgora est à blanc si vous n utilisez pas GdsAgora. GdsGescom : Dès la création de votre dossier en gestion commerciale, l emplacement sera renseigné. Si vous avez créé votre dossier de comptabilité après celui de la gestion commerciale, vous pouvez le rattacher en cliquant sur l icône Dossier situé à droite. Cette action ouvre l explorateur Windows. Sélectionnez l emplacement de votre dossier en comptabilité. Dossier de gestion commerciale installé sur un poste distant : Cochez si vous avez installé la gestion commerciale et la comptabilité sur des postes différents et accessibles seulement par internet. Adresse de votre correspondant en gestion : Si coché ci-dessus, entrez l adresse de votre correspondant en gestion commerciale. Cela vous permettra de lui envoyer les données comptables (plan comptable, comptes de trésorerie). GdsAgora : Dès la création de votre dossier en gestion des adhérents pour les dossiers de type Association loi 1901, l emplacement sera renseigné. Si vous avez créé votre dossier de comptabilité après celui de la gestion des adhérents, vous pouvez le rattacher en cliquant sur l icône Dossier situé à droite. Cette action ouvre l explorateur Windows. Sélectionnez l emplacement de votre dossier en comptabilité. Dossier gestion des adhérents installé sur un poste distant : Cochez si vous avez installé la gestion et la comptabilité sur des postes différents et accessibles seulement par internet. Adresse de votre correspondant en gestion : Si coché ci-dessus, entrez l adresse de votre correspondant en gestion. Cela vous permettra de lui envoyer les données comptables (plan comptable, comptes de trésorerie) GDS DIFFUSION Page 35.

36 TABLEAU: PARAMETRAGE DE LA MESSAGERIE Paramétrez votre compte de messagerie pour envoyer des s directement du logiciel sans passer par votre logiciel de messagerie interne (type Outlook, Incredimail). Cinq champs sont à renseigner. Adresse de messagerie: Adresse de votre compte Identifiant de votre compte de messagerie Mot de passe de votre compte de messagerie. Champ crypté Votre fournisseur d accès (FAI) Votre adresse de copie (Cc->) : Adresse d envoi d une copie de votre message Sélectionnez votre fournisseur d'accès internet (FAI). Le logiciel reconnait les principaux FAI et paramétrera automatiquement votre messagerie interne. Attention, votre fournisseur d'accès internet (FAI) peut ne pas être celui de votre adresse de messagerie. Par exemple, vous êtes client Orange et votre adresse de messagerie est Gmail. Vous ne devrez pas prendre GMAIL comme FAI mais bien ORANGE. Si votre FAI n'est pas reconnu, cliquez sur Plus de détails et ajoutez votre FAI dans la liste des FAI. Caractère de séparation pour les E_mailing par messagerie externe: «;» par défaut. Cliquez sur le bouton Tester votre messagerie pour vérifier les paramètres et effectuer l envoi d un message sur votre boite de messagerie. Cette action enregistre vos paramètres GDS DIFFUSION Page 36.

37 TABLEAU: SAISIE DES ECRITURES Le tableau renseigne le mode de saisie par défaut des écritures et les assistants de saisie. Renseignez pour chaque assistant le journal correspondant. Pour les virements de trésorerie, renseignez le compte de virement interne (racine 58). Si vous êtes assujetti à la TVA, cochez Saisie automatique de la TVA et renseignez les codes de TVA utilisés par la saisie des écritures des achats et les ventes. Créez au préalable, dans le plan comptable, les comptes (racine 445) manquants. Puis, par le menu Accueil, ouvrez la fenêtre Codes de TVA. Ajoutez les codes et leur taux respectif directement dans le tableau GDS DIFFUSION Page 37.

38 TABLEAU: SAUVEGARDE Paramétrez la sauvegarde de votre dossier qui sera réalisée en quittant le logiciel ou ponctuellement par le bouton Sauvegarde du ruban Accueil. La sauvegarde compressée de type ZIP réunit tous les fichiers de votre dossier dans une archive avec une extension. ZIP. Sélectionnez l emplacement par défaut de votre sauvegarde en cliquant sur l icône à droite. Dans l explorateur Windows, cliquez sur l unité (clé USB par ex.) où l archive sera stockée. Evitez de sauvegarder sur le disque dur interne de votre ordinateur. Par sécurité, une sauvegarde doit toujours être externe. Saisissez le nom de la sauvegarde. Cochez sur Ajouter la date du jour au nom de la sauvegarde pour dater votre fichier ZIP GDS DIFFUSION Page 38.

39 BIBLIOTHEQUE Ruban Accueil La bibliothèque conserve dans votre dossier tous les types de documents (images, textes, PDF ). La fenêtre liste les documents contenus dans la bibliothèque. Les éditions générales demandées en PDF sont également archivées dans cette bibliothèque. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner dans l explorateur de Windows le document (quel que soit son format) afin de le copier dans la bibliothèque. Cliquez sur Afficher pour visualiser le document sélectionné. Cliquez sur Envoyer par pour envoyer en pièce jointe par messagerie le(s) documents coché(s) dans la 1 ère colonne. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le(s) document(s) coché(s) dans la 1 ère colonne. AGENDA Ruban Accueil L onglet affiche votre agenda. Voir le manuel de l agenda accessible dans la fenêtre d entrée de GdsCompta CG pour une présentation complète GDS DIFFUSION Page 39.

40 LES JOURNAUX Ruban Accueil : Catégorie Structure Les journaux ajoutés pendant la création de votre dossier sont : ACH : Journal des achats BQ1 : Journal de banque CAI : Journal de caisse OD : Journal des opérations diverses RAN : Journal des A-nouveaux VTE : Journal des ventes Un code couleur paramétrable différencie les types de journaux : Achats, ventes, trésorerie et général. CATEGORIE GESTION Ajouter un nouveau journal. Vous devez obligatoirement saisir son intitulé. Dans la liste Type, choisir le type de journal à savoir : 2015 GDS DIFFUSION Page 40.

41 Achats Ventes Trésorerie Général Si vous sélectionnez le type de journal Trésorerie, trois champs supplémentaires sont à renseigner : Compte : Dans la liste du plan comptable, choisir le compte de banque ou de caisse (classe 5) qui sera attaché au journal de banque ou de caisse. Attention, vérifiez qu'il n'est pas déjà utilisé par un autre journal! Si vous avez plusieurs comptes bancaires, vous devez créer autant de journaux de trésorerie que vous avez de comptes bancaires. Cette saisie est obligatoire. Solde initial : Saisir le solde initial au jour précédant la date de début d exercice. Ce solde est important pour le rapprochement bancaire et pour l affichage correct du tableau de bord. Contrepartie : Sélectionnez le type de contrepartie : - A chaque ligne (par défaut) - Centraliser toutes les écritures (deux écritures débit et crédit totalisatrices en fin de journal) Inactif : A cocher, si vous ne voulez plus utiliser ce journal en saisie d écritures Modifier le libellé d'un journal. Le compte rattaché au journal ne peut être modifié seulement si aucune écriture n a été saisie sur ledit journal. Supprimer un journal de cette liste, si aucune écriture n a été saisie sur ledit journal. Paramètre la couleur de votre choix pour chaque type de journal GDS DIFFUSION Page 41.

42 Sélectionnez la ligne du type de journal et cliquez sur le bouton Couleur. Choisissez la couleur. Pour revenir sur les choix par défaut cliquez sur le bouton Par défaut GDS DIFFUSION Page 42.

43 LE PLAN COMPTABLE Ruban Accueil : Catégorie Structure Au moment de la création de votre dossier une liste de comptes a été créée. Elle correspond suivant le type de dossier au plan comptable correspondant. Un sélecteur à gauche de la liste pointe directement sur la classe recherchée. Le ruban est constitué de quatre catégories. Catégorie Gestion Ajouter un compte. La fenêtre Compte s ouvre en mode d ajout. Vous devez obligatoirement saisir son numéro (numérique sur 11 chiffres), puis indiquer son intitulé GDS DIFFUSION Page 43.

44 Cochez saisie tiers pour le transformer en compte collectif vous voulez gérez les tiers (voir plan tiers). Les comptes collectifs sont toujours de classe 4 (celle des tiers). Cochez Lettré, si ce compte doit être lettré. Cochez Saisie analytique pour suivre ce compte dans les éditions (grand livre, balance et budget analytiques). Cochez Inactif si vous ne voulez pas ou plus utiliser ce compte en saisie d écritures. Cochez Suivi budgétaire si vous voulez faire apparaitre ce compte dans la saisie des budgets et du plan de trésorerie. Code TVA : Cette option est active si vous avez coché dans les préférences Dossier assujetti à la TVA. Sélectionnez le code de TVA par défaut attaché au compte général. Si vous avez choisi à la création du dossier une longueur fixe de compte, le nouveau compte sera complété par des zéros. Le ruban de la fenêtre comporte outre le bouton Ajouter, le bouton Valider qui enregistre votre saisie et ne ferme pas la fenêtre. Vous pouvez ainsi avec les boutons de navigation avancer dans le plan comptable pour visualiser ou modifier un autre compte. Le bouton Valider et quitter enregistre votre saisie et ferme la fenêtre. L onglet Cumul affiche les totaux par mois des mouvements du compte affiché et les soldes correspondants GDS DIFFUSION Page 44.

45 Modifier les caractéristiques d'un compte. Un double clic sur le compte a le même résultat. Seul son numéro n'est pas modifiable. Supprimer le compte sélectionné du plan comptable. Suppression impossible dans deux cas : 1. Si des écritures sont déjà saisies avec ce compte. 2. Si le compte est utilisé dans le paramétrage des Préférences ou par GdsAgora (si édition Pack) Catégorie Sélection Multi-sélection d affichage du plan comptable. Sélectionnez l état des comptes : Actif ou inactif Cochez les paramètres : Lettré, suivi. Catégorie Edition Edite après choix de la sortie du plan comptable (tient compte de vos sélections d affichage) GDS DIFFUSION Page 45.

46 LES CODES DE TVA Ruban Accueil : Catégorie Structure Si vous êtes assujetti à la TVA, paramétrez à partir de cette fenêtre les codes de TVA applicables dans la saisie standard ou assistée des écritures d achat ou de vente. Les dossiers de type «Entreprise» contiennent déjà les principaux codes de TVA. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la fenêtre de saisie d un code. Code : Tapez un code alphanumérique unique commerçant par A par exemple pour achat ou V pour vente. Sens : Sélectionnez le sens «Déductible» ou «collectée». Intitulé : Saisissez l intitulé. Taux : Saisissez le taux de TVA sans le caractère %. Compte de tva : Suivant le sens sélectionnée, sélectionnez le compte de TVA dans la 1 ère liste déroulante (déductible) ou seconde liste (collectée) GDS DIFFUSION Page 46.

47 LE PLAN TIERS Ruban Accueil : Catégorie Structure Le plan tiers contient les comptes tiers rattachés aux comptes généraux déclarés comme collectifs. Il permet par exemple de gérer vos clients nominativement au sein du compte collectif 411 et d éditer les états de tiers (extrait de compte, Grand-livre et balance). Cette gestion est optionnelle. Ce plan est vide à la création de votre dossier. Il vous appartient de le renseigner suivant vos besoins. Pour activer la gestion des tiers, il suffit de déclarer comme collectif dans le plan comptable les comptes de classe 4 ( ). Voir plan comptable pour le détail. Le ruban est constitué de quatre catégories. Catégorie Gestion Ajouter un compte tiers. Modifier la fiche d un compte tiers. Supprimer le compte sélectionné du plan tiers GDS DIFFUSION Page 47.

48 Type tiers : Ouvre la fenêtre de gestion des types Imprimer le plan tiers. Catégorie Sélection Sélectionnez l état des comptes : Actif ou inactif Et/ou par type de tiers. Catégorie Edition Edite après choix de la sortie du plan tiers (tient compte de vos sélections d affichage). Sélection par type de tiers Lors de la création d un compte tiers, il sera attaché à un type de tiers, soit prédéfini (client, fournisseur ou salarié), soit à votre convenance en créant de nouveaux types. Descriptif de la fiche d un tiers Le ruban de la fenêtre comporte le bouton Ajouter, le bouton Valider qui enregistre votre saisie et ne ferme pas la fenêtre. Vous pouvez ainsi avec les boutons de navigation avancer dans le plan des tiers pour visualiser ou modifier un autre compte. Le bouton Valider et quitter enregistre votre saisie et ferme la fenêtre. Le bouton Supprimer après vérification, supprime le compte sélectionné Le bouton Annuler ne tient pas compte de votre saisie et affiche le 1 er compte GDS DIFFUSION Page 48.

49 Il y a trois onglets : 1- L onglet Principal avec les champs suivants : Compte : Zone alphanumérique sur 15 caractères. Vous pouvez donc saisir des noms usuels comme compte (exemple : Orange pour France Télécom). Après validation, ce champ ne pourra pas être modifié. Type : Type du compte tiers (voir plus bas). Le compte collectif par défaut du type sera proposé. Après validation, ce champ ne pourra pas être modifié. Ajouter un élément : A gauche de type. Ouvre la fenêtre de gestion des types pour ajouter un nouvel élément qui sera utilisé de suite. Compte collectif : Attache le compte tiers au compte général déclaré collectif dans le plan comptable. En saisie d écritures, le choix du compte tiers renseignera automatiquement le compte général. Intitulé, adresse et renseignements : Champs saisis pour information. Inactif : A cocher, si vous ne voulez plus utiliser ce compte en saisie d écritures Fonctions : Boutons de gestion. Flèches de navigation : pour passer d une fiche d un compte à une autre Ajouter : Pour ajouter un compte. Valider le compte ajouté ou modifié. Annuler la saisie ou les modifications d un compte. Supprimer un compte. Type de tiers 2015 GDS DIFFUSION Page 49.

50 Les types de tiers sont comme des familles qui regroupent les comptes pour les éditions de tiers : Grand-livre et balance. Trois types sont créés, non modifiables et non supprimables : Client, fournisseur et salarié. Seul leur compte collectif par défaut est modifiable. Vous pouvez ajouter de nouveaux types en cliquant sur le bouton Ajouter. 2- L onglet Cumul affiche les totaux par mois des mouvements du compte affiché et les soldes correspondants. 3- L onglet Bibliothèque conserve dans votre dossier tous types de documents, images, textes, PDF attachés au tiers. La fenêtre liste les documents contenus dans la bibliothèque. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner dans l explorateur de Windows le document (quel que soit son format) afin de le copier dans la bibliothèque. Cliquez sur Afficher pour visualiser le document sélectionné. Cliquez sur Envoyer par pour envoyer en pièce jointe par messagerie le(s) documents coché(s) dans la 1 ère colonne. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le(s) document(s) coché(s) dans la 1 ère colonne GDS DIFFUSION Page 50.

51 LE PLAN ANALYTIQUE Ruban Accueil : Catégorie Structure La comptabilité analytique n'est pas obligatoire et est à destination interne. Elle permet d'analyser les coûts d'un produit ou d'une activité et de de déterminer leur rentabilité. Elle facilite la prise de décision et permet de faire des prévisions Les comptes analytiques créés dans cette liste sont sélectionnés dans la saisie des écritures, si le compte général est paramétré pour la saisie analytique dans le plan comptable. Dossier type Association GDS DIFFUSION Page 51.

52 Le plan analytique reprend les comptes analytiques qui correspondent aux activités de GdsAgora (gestion). Les règlements des cotisations des adhérents en gestion rattachées à des activités seront importés dans votre comptabilité avec les comptes analytiques correspondants. Que vous utilisiez ou non GdsAgora (gestion), vous pouvez ajouter vos propres comptes analytiques. Pour ajouter un compte, saisissez directement sur la 1 ère ligne disponible son intitulé et sélectionnez dans la liste déroulante le plan analytique. Les plans analytiques regroupent les comptes analytiques et simplifient la lecture du Grand Livre analytique et de la Balance analytique. Saisissez directement dans la table, l intitulé du plan et validez en cliquant sur la ligne suivante. Le ruban est constitué de trois catégories. Catégorie Plan analytique Bouton Imprimer Edite à l écran le plan analytique. Bouton Supprimer (table des comptes) Sélectionnez la ligne du compte et cliquez sur ce bouton pour le supprimer. Si des écritures utilisent le compte, sa suppression sera impossible. Catégorie Plan Bouton Supprimer (table des plans) Cliquez sur la ligne du plan et cliquez sur ce bouton pour le supprimer. Si un compte est rattaché au plan, sa suppression sera impossible GDS DIFFUSION Page 52.

53 LES MODELES DE SAISIE Ruban Accueil : Catégorie Structure Les modèles de saisie d'écritures paramètrent les saisies les plus répétitives ou les plus fastidieuses de vos écritures. En saisie standard ou par pièce, il suffit de choisir le modèle pour afficher vos écritures préenregistrées et modifier si besoin avant de valider. Les modèles de saisie sont définis à la création pour un type de journal (achat, vente, trésorerie et général). En modification, vous ne pourrez revenir ni sur l intitulé du modèle, ni sur son type. Pour ajouter une ligne dans le modèle, cliquez sur le bouton Ajouter. Vous retrouvez la même logique de saisie que dans la saisie standard des écritures. Tapez sur la touche TABULATION du clavier pour déplacer le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si vous gérez la TVA, saisissez le compte de charges ou de produits avant celui de TVA, et en dernier le compte de classe 4. Jour : Tapez uniquement le jour. Réf. pièce : Saisie optionnelle de la référence de la pièce (codification interne ou référence paiement). Réf. fact.: Saisie optionnelle de la référence de la facture. Compte général : Cliquez dans le champ Compte et tapez le compte désiré. Si vous gérez les comptes de tiers, tapez le tiers en premier. Le compte général attaché sera renseigné automatiquement. L intitulé du compte s inscrit sur la barre d information située au-dessus. Pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer automatiquement le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si le compte général n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un compte s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau compte et l utiliser de suite. Compte tiers : Si le compte général est un compte collectif, la saisie du compte tiers est obligatoire. Cliquez dans le champ Tiers et tapez le compte désiré. Si le compte tiers n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un tiers s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau tiers et l utiliser de suite GDS DIFFUSION Page 53.

54 Libellé : Saisissez le libellé de l écriture. Le Bouton Compte copie d intitulé du compte dans le champ de saisie Libellé. Le bouton Autre ouvre la fenêtre de sélection d un libellé préenregistré. Cette même fenêtre autorise la saisie de nouveaux libellés, leur modification et leur suppression. Code TVA : Saisissez le code de TVA. Si le compte général est attaché à un code de TVA, c est celui-ci qui sera repris automatiquement Mode règlement : Sélection dans la liste déroulante du mode de règlement de la pièce. Compte analytique : Si vous avez coché Saisie analytique dans la fiche du compte utilisé, rattachez l écriture en sélectionnant un compte analytique dans la liste déroulante. Validez votre ligne par la touche <Entrée> ou en cliquant sur le bouton Valider. Si vous avez saisi un code de TVA dans la ligne validée, le logiciel vous propose de générer l écriture de TVA correspondante. Répondez par Oui pour valider l écriture de TVA calculée. La validation de la ligne reporte cette dernière dans la table et passe à nouveau en saisie d une nouvelle écriture. Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner dans le tableau du modèle, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans la ligne de saisie où elles peuvent être modifiées. Le bouton Supprimer supprime la ligne sélectionné dans le modèle. Le bouton Equilibrer recalcule le montant de la ligne sélectionnée en tenant compte des autres lignes du tableau. Le bouton % Mt TVA recalcule le montant de la ligne de TVA sélectionnée en tenant compte des autres lignes du tableau qui ont le même code de TVA GDS DIFFUSION Page 54.

55 LE RUBAN ECRITURES Le ruban Ecritures comporte trois catégories principales : La saisie quotidienne qui propose la saisie par pièce et la saisie standard. La saisie assistée avec six modèles. L importation et les outils, avec le relevé bancaire, l importation des écritures des logiciels attachés, ainsi que les outils de recherche d écritures et de réimputation. La date de saisie (date du jour par défaut) est un champ modifiable qui sera repris comme date d écriture dans les fenêtres de saisie. LA SAISIE PAR PIECE Ruban Ecritures : Catégorie Saisie quotidienne La saisie par pièce des écritures est une fenêtre de sélection permettant une saisie rapide d'une pièce comptable. La sélection par défaut est sur la totalité des journaux de l exercice. La fenêtre présente deux tableaux. Le premier est la liste des journaux de l exercice. Les journaux ouverts sont en gras. Les journaux déclarés inactifs sont en rouge(le bouton d ajout d écriture est grisé). Le second affiche les écritures du journal sélectionné dans le tableau de droite GDS DIFFUSION Page 55.

56 L onglet supérieur sélectionne l affichage par écriture ou par mouvement. Au-dessus de la liste des journaux, un clic sur Assistants de saisie des écritures ouvre la fenêtre de choix d un assistant ou modèle personnalisé (voir le détail au chapitre suivant la saisie standard des écritures). Ruban de la fenêtre Catégorie Tri des journaux Sélectionne le tri des journaux par période ou par intitulé des journaux. Catégorie Sélection des journaux Sélectionne les journaux à afficher (Tous, Ouverts ou Fermés) et par type (achats, ventes, tréso et général). Catégorie Tri des écritures Sélectionne le tri des écritures (date croissante ou décroissante). Catégorie Gestion Ajouter une pièce Modifier la pièce sélectionnée dans le tableau (identique à double clic). Supprimer l écriture ou la pièce sélectionnée, suivant votre choix. Dupliquer la pièce sélectionnée. Catégorie Imprimer Impression du journal sélectionné (voir Ruban Etat pour le descriptif). DESCRIPTIF DE LA FENETRE DE SAISIE D UNE ECRITURE 2015 GDS DIFFUSION Page 56.

57 Cliquez sur le bouton Ajouter. La fenêtre de saisie s ouvre. La saisie se décompose en deux parties : Saisie de l'entête de la pièce, saisie des écritures. ENTETE DE LA PIECE Choisissez et saisissez les informations générales de la pièce (date, code journal, référence de pièce, libellé). N du mouvement : Incrémenté automatiquement, il n est pas modifiable. Date : Par défaut, date de saisie. Vous pouvez à tout moment changer la date, mais elle doit toujours appartenir à l exercice en cours. Code journal : Celui sélectionné dans le tableau précédent. Réf. pièce : Saisie optionnelle de la référence de la pièce (codification interne ou référence paiement). Réf. fact.: Saisie optionnelle de la référence de la facture. Libellé de la pièce. SAISIE DES ECRITURES Si vous êtes assujetti à la TVA, pour générer correctement les écritures de TVA, saisissez en premier, le compte de charges ou de produits. Compte général : Cliquez dans le champ Compte et tapez le compte désiré. Si vous gérez les comptes de tiers, tapez le tiers en premier. Le compte général attaché sera renseigné automatiquement. L intitulé du compte s inscrit sur la barre d information située au-dessus. Pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer automatiquement le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si le compte général n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un compte s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau compte et l utiliser de suite GDS DIFFUSION Page 57.

58 Compte tiers : Si le compte général est un compte collectif, la saisie du compte tiers est obligatoire. Cliquez dans le champ Tiers et tapez le compte désiré. Si le compte tiers n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un tiers s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau tiers et l utiliser de suite. Libellé : Le libellé de la pièce renseignée dans l entête est repris par défaut (suivant le paramétrage de votre dossier dans les préférences), mais il est modifiable. Le Bouton Libellé ouvre la fenêtre de sélection d un libellé préenregistré. La même fenêtre autorise la saisie de nouveaux libellés, leur modification et leur suppression. Un double clic dans la liste sur le libellé recherché le copie dans le champ de saisie Libellé. Si vous sélectionnez <Compte> dans la liste des libellés, c est l intitulé soit du compte général, soit du compte tiers qui sera repris. Date de valeur ou date d échéance : Suivant le type de journal. Pour le journal des ventes, ne pas oublier la date d échéance si vous voulez gérer les relances clients. Suivant le journal et le compte utilisé, le curseur avec la touche TABULATION se positionnera automatiquement sur la colonne Débit ou Crédit. Code TVA : Saisissez le code de TVA. Si le compte général est attaché à un code de TVA, c est celui-ci qui sera repris automatiquement. Mode règlement : Sélection dans la liste déroulante du mode de règlement de la pièce. Compte analytique : Si vous avez coché Saisie analytique dans la fiche du compte utilisé, rattachez l écriture en sélectionnant un compte analytique dans la liste déroulante. Le bouton Valider actif signale que votre saisie est exacte et que vous pouvez valider l'écriture. La validation de la ligne est réalisée avec la touche ENTRÉE ou en cliquant sur le bouton Valider. La validation de la ligne reporte cette dernière dans la table et passe à nouveau en saisie d une nouvelle écriture. Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner dans le tableau de la pièce, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans la ligne de saisie où elles peuvent être modifiées. Pressez la touche ENTRÉE une fois les modifications effectuées. Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous avez saisi un code de TVA dans la ligne validée, le logiciel génère l écriture de TVA correspondante. En saisie d un journal de banque et suivant le paramétrage du journal de trésorerie, le bouton Contrepartie est actif ou inactif. Si le paramètre Contrepartie est coché sur «A chaque ligne», cliquer sur le bouton génère automatiquement l écriture de contrepartie avec le compte de trésorerie paramétré dans le journal. Votre pièce sera équilibrée. Si le paramètre Contrepartie est coché sur «Centraliser toutes les écritures», la pièce ne sera pas équilibrée. Les lignes seront générées ou mises à jour (total débit et total crédit) avec comme libellé : Centralisation du mois de directement dans le tableau des écritures après validation. Le bouton Equilibrer reporte le solde de la pièce dans le montant débit ou crédit de l'écriture en cours de saisie. Cette fonction n est pas opérante dans les journaux de trésorerie. Le bouton Supprimer la ligne efface de la pièce la ligne d écriture sélectionnée dans le tableau. Suppression impossible dans deux cas : Si l écriture est lettrée (voir Interrogation des comptes). Si l écriture est rapprochée (voir Rapprochement bancaire). Pour valider votre saisie, deux solutions : Cliquez sur le bouton Valider. Ce bouton ferme la fenêtre de saisie et revient sur la table du journal GDS DIFFUSION Page 58.

59 Cliquez sur le bouton Valider et continuer la saisie. Ce bouton met à jour la table du journal et prépare la fenêtre pour une nouvelle saisie. Le bouton Annuler ne prend pas en compte l ajout de votre pièce ou la modification de celle-ci. Bouton Modifier ou double clic dans le tableau des écritures Cette fonction affiche la pièce sélectionnée dans la fenêtre de saisie. La présentation est la même que pour l ajout d une nouvelle pièce. Bouton Dupliquer Cette fonction ouvre la fenêtre de duplication des écritures de la pièce sélectionnée. Vous pouvez dupliquer les écritures d une pièce une seule fois à une date donnée ou générer un abonnement en cochant sur plusieurs mois. Une seule fois : Tapez la date comprise dans l exercice en cours et modifiez le libellé, la référence de la pièce et Valider. Sur plusieurs mois : Tapez le jour et modifiez le libellé, la référence de la pièce. Dans la table des dates de l exercice, cochez les mois pour lesquelles vous voulez générez les écritures et valider GDS DIFFUSION Page 59.

60 Bouton Supprimer Cette fonction supprime l écriture ou la pièce sélectionnée, suivant votre choix. Si l écriture est déjà lettrée ou rapprochée, sa suppression est impossible, ainsi que sa modification. La ligne de saisie sera grisée. Bouton Imprimer Cette fonction édite le journal sélectionné à l écran. Le journal est sélectionné dans la liste. Vous pouvez cocher ou décocher un ou plusieurs journaux. La période est égale à l exercice en cours. Modifiez selon vos besoins. Sélectionnez la sortie de votre édition (Aperçu écran par défaut) GDS DIFFUSION Page 60.

61 LA SAISIE STANDARD DES ECRITURES Ruban Ecritures : Catégorie Saisie quotidienne La saisie standard des écritures est une fenêtre de saisie directe après sélection du journal. La fenêtre présente deux tableaux. Le premier est la liste des journaux de l exercice. Les journaux ouverts sont en gras. Les journaux déclarés inactifs sont en rouge(le bouton d ajout d écriture est grisé). Le second affiche les écritures du journal sélectionné dans le tableau de droite. Au-dessus de la liste des journaux, un clic sur Assistants de saisie des écritures ouvre la fenêtre de choix d un assistant ou modèle personnalisé (voir le détail au chapitre suivant). Ruban de la fenêtre Catégorie Tri des journaux Sélectionne le tri des journaux par période ou par intitulé des journaux. Catégorie Sélection des journaux Sélectionne les journaux à afficher (Tous, Ouverts ou Fermés) et par type (achats, ventes, tréso et général). Catégorie Tri des écritures Sélectionne le tri des écritures (date croissante ou décroissante). Catégorie Imprimer Impression du journal sélectionné (voir Ruban Etat pour le descriptif) GDS DIFFUSION Page 61.

62 Catégorie Soldes Ancien solde Pour les journaux de type «Trésorerie», uniquement, ce champ affiche le solde initial du compte additionné des totaux des périodes précédant celle de la période sélectionnée. Nouveau solde Pour les journaux de type «Trésorerie», uniquement, ce champ affiche l ancien solde auquel s ajoute le total des écritures saisies sur le journal de la période sélectionnée. Total du journal Totaux des écritures portées au débit et au crédit du journal. La mise à jour des totaux se fait après validation de l écriture en cours. Solde à équilibrer Affiche le solde de la pièce en saisie. Ce champ doit être nul pour pouvoir refermer le journal. Six boutons, en haut de table, permettent : L ajout d une écriture La duplication des écritures d une pièce sélectionnée La contrepartie d une écriture de trésorerie L équilibre d une pièce La suppression d une écriture sélectionnée La validation de l écriture Bouton Ajouter Cliquez sur le bouton Ajouter pour commencer la saisie de votre écriture. La ligne de saisie reprend automatiquement le jour de la date de saisie (indiqué dans le ruban Ecritures) ou si le mois sélectionné ne correspond pas, le jour de la dernière écriture. En l absence d écritures dans le journal sélectionné, le jour sera le 1er du mois. Tapez sur la touche TABULATION du clavier pour déplacer le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Réf. pièce : Saisie optionnelle de la référence de la pièce (codification interne ou référence paiement). Réf. fact.: Saisie optionnelle de la référence de la facture. Compte général : Si vous êtes assujetti à la TVA, pour générer correctement les écritures de TVA, saisissez en premier, le compte de charges ou de produits. Cliquez dans le champ Compte et tapez le compte désiré. Si vous gérez les comptes de tiers, tapez le tiers en premier. Le compte général attaché sera renseigné automatiquement. L intitulé du compte s inscrit sur la barre d information située au-dessus. Pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer automatiquement le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si le compte général n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un compte s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau compte et l utiliser de suite. Compte tiers : Si le compte général est un compte collectif, la saisie du compte tiers est obligatoire. Cliquez dans le champ Tiers et tapez le compte désiré. Si le compte tiers n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un tiers s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau tiers et l utiliser de suite. Libellé : Saisissez le libellé de l écriture. Le Bouton Libellé compte reprend comme libellé de l écriture celui du compte sélectionné. Le bouton Autre libellé ouvre la fenêtre de sélection d un libellé préenregistré. La même fenêtre autorise la saisie de nouveaux libellés, leur modification et leur suppression GDS DIFFUSION Page 62.

63 Si vous sélectionnez <Compte> dans la liste des libellés, c est l intitulé soit du compte général, soit du compte tiers qui sera repris. Date de valeur ou date d échéance : Suivant le type de journal. Pour le journal des ventes, ne pas oublier la date d échéance si vous voulez gérer les relances clients. Suivant le journal et le compte utilisé, le curseur avec la touche TABULATION se positionnera automatiquement sur la colonne Débit ou Crédit. Code TVA : Saisissez le code de TVA. Si le compte général est attaché à un code de TVA, c est celui-ci qui sera repris automatiquement. Mode règlement : Sélection dans la liste déroulante du mode de règlement de la pièce. Compte analytique : Si vous avez coché Saisie analytique dans la fiche du compte utilisé, rattachez l écriture en sélectionnant un compte analytique dans la liste déroulante. Le bouton Valider actif signale que votre saisie est exacte et que vous pouvez valider l'écriture. La validation de la ligne est réalisée avec la touche ENTRÉE ou en cliquant sur le bouton Valider. La validation de la ligne reporte cette dernière dans la table et passe à nouveau en saisie d une nouvelle écriture. Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous avez saisi un code de TVA dans la ligne validée, le logiciel génère l écriture de TVA correspondante. Modification d une écriture Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans la ligne de saisie où elles peuvent être modifiées. Pressez la touche ENTRÉE une fois les modifications effectuées. Si vous modifiez le montant affiché sur une ligne et que le journal se trouve déséquilibré, vous devrez saisir une écriture supplémentaire. Pour les journaux de trésorerie, dès la validation, l écriture de contrepartie avec le compte de trésorerie paramétré dans le journal est proposée. Vous pouvez l accepter en validant ou continuer la saisie de votre pièce par une seconde écriture. Après validation de cette 2 ème écriture, l écriture de contrepartie sera de nouveau proposée. Si vous modifiez la référence de la pièce, le logiciel vous demandera si vous voulez reporter cette nouvelle référence sur l ensemble des écritures de la pièce. Bouton Dupliquer Cette fonction ouvre la fenêtre de duplication des écritures de la pièce sélectionnée GDS DIFFUSION Page 63.

64 Vous pouvez dupliquer les écritures d une pièce une seule fois à une date donnée ou générer un abonnement en cochant sur plusieurs mois. Une seule fois : Tapez la date comprise dans l exercice en cours et modifiez le libellé, la référence de la pièce et Valider. Sur plusieurs mois : Tapez le jour et modifiez le libellé, la référence de la pièce. Dans la table des dates de l exercice, cochez les mois pour lesquelles vous voulez générez les écritures et valider GDS DIFFUSION Page 64.

65 Bouton Contrepartie Suivant le paramétrage du journal de trésorerie, ce bouton est actif ou inactif. Si le paramètre Contrepartie est coché sur «A chaque ligne», cliquer sur le bouton génère automatiquement l écriture de contrepartie avec le compte de trésorerie paramétré dans le journal. Si le paramètre Contrepartie est coché sur «Centraliser toutes les écritures», deux lignes sont générées ou mises à jour (total débit et total crédit) avec comme libellé : Centralisation du mois de Bouton Equilibrer Cette fonction reporte le solde de la pièce en cours dans le montant débit ou crédit de l écriture en cours de saisie. Cette fonction n est pas opérante dans les journaux de trésorerie. Bouton Libellé Cette fonction ouvre la fenêtre de sélection d un libellé préenregistré. La même fenêtre autorise la saisie de nouveaux libellés, leur modification et leur suppression. Bouton Supprimer Cette fonction supprime l écriture ou la pièce sélectionnée, suivant votre choix. Si l écriture est déjà lettrée ou rapprochée, sa suppression est impossible, ainsi que sa modification. La ligne de saisie sera grisée. Bouton Imprimer Cette fonction édite le journal sélectionné à l écran. Le journal est sélectionné dans la liste. Vous pouvez cocher ou décocher un ou plusieurs journaux. La période est égale à l exercice en cours. Modifiez selon vos besoins. Sélectionnez la sortie de votre édition (Aperçu écran par défaut) GDS DIFFUSION Page 65.

66 LES ASSISTANTS ET LES MODELES PERSONNALISEES DE SAISIE LISTE DES ASSISTANTS DE SAISIE Au-dessus de la liste des journaux en saisie des écritures par pièce ou standard, un clic sur Assistants de saisie des écritures ouvre la fenêtre de choix d un assistant ou d un modèle personnalisé. La fenêtre affiche les assistants de saisies et un tableau des modèles personnalisées (vide si vous n avez rien créé) de saisie GDS DIFFUSION Page 66.

67 LISTE DES ASSISTANTS Facture d achat Facture de vente Avoir sur facture d achat Avoir sur facture de vente Règlement d une facture d achat Encaissement d un règlement client Virement de trésorerie Encaissement d une cotisation (uniquement pour les utilisateurs de GdsAgora) Le choix d un assistant affiche le tableau des écritures concernées par l assistant et la fenêtre de saisie de l assistant. Le choix d un assistant filtre également les modèles de saisie par type (achat, vente, trésorerie). SAISIR UNE FACTURE D ACHAT Ruban Ecritures : Assistant Suivant les paramétrages entrés dans Préférences (ruban Accueil), certains éléments sont directement sélectionnés comme le journal, la gestion de la TVA. 1er cas : Ventilation sur un seul compte Votre facture est comptabilisée sur un seul compte : Entrez la date, le n de facture, la date d échéance. Entrez le libellé de votre facture, le montant TTC. Sélectionnez dans la liste, le compte du fournisseur (401) et son compte tiers (si vous les gérez). Si vous gérez la TVA, la case Code TVA est cochée et suivant votre paramétrage dans les Préférences, le code TVA est sélectionné et les montants de la TVA et du HT sont calculés. Sélectionnez le compte de charges de classe 6 et le compte analytique (optionnel) 2015 GDS DIFFUSION Page 67.

68 Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant 2 ème cas : Ventilation sur plusieurs comptes Votre facture doit être ventilée sur plusieurs comptes, suivez la même procédure décrite au-dessus. A savoir : Entrez la date, le n de facture. Entrez le libellé de votre facture, le montant TTC. Sélectionnez dans la liste, le compte du fournisseur et son compte tiers (si vous les gérez). Si vous gérez la TVA, la case Code TVA est cochée et suivant votre paramétrage dans les Préférences, le code TVA est sélectionné et les montants de la TVA et du HT sont calculés. Cochez ventilation sur plusieurs comptes, un tableau d écritures est ajouté en bas de fenêtre, avec une ligne de saisie. Cliquez dans le champ Compte et tapez le compte désiré (401 par ex.). Le libellé du compte s inscrit au-dessus du tableau. Pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer automatiquement le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si le compte n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un compte s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau compte et l utiliser de suite. Le libellé de la facture est repris par défaut et est modifiable. Saisissez le montant. Si vous avez coché Saisie analytique dans la fiche du compte utilisé, rattacher l écriture en sélectionnant un compte analytique dans la liste déroulante. La coche en fin de ligne signale que votre saisie est exacte et que vous pouvez la valider. La validation de la ligne est réalisée avec la touche ENTRÉE GDS DIFFUSION Page 68.

69 La validation de la ligne reporte cette dernière dans la table et passe à nouveau en saisie d une nouvelle écriture. Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner dans le tableau de la pièce, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans la ligne de saisie où elles peuvent être modifiées. Pressez la touche ENTRÉE une fois les modifications effectuées. Le bouton Equilibrer reporte le solde de la facture dans le champ Montant de l'écriture en cours de saisie. Le bouton Supprimer la ligne efface la ligne d écriture sélectionnée du tableau. Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant SAISIR UNE FACTURE DE VENTE Ruban Ecritures : Assistant Suivant les paramétrages entrés dans Préférences (ruban Accueil), certains éléments sont directement sélectionnés comme le journal, la gestion de la TVA. 1er cas : Ventilation sur un seul compte Votre facture est comptabilisée sur un seul compte : Entrez la date, le n de facture. Ne pas oublier la date d échéance si vous voulez gérer les relances clients. Entrez le libellé de votre facture, le montant TTC. Sélectionnez dans la liste, le compte client et son compte tiers (si vous les gérez). Si vous gérez la TVA, la case Code TVA est cochée et suivant votre paramétrage dans les Préférences, le code TVA est sélectionné et les montants de la TVA et du HT sont calculés. Sélectionnez le compte de produits de classe 7 et le compte analytique (optionnel) Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce GDS DIFFUSION Page 69.

70 Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant 2 ème cas : Ventilation sur plusieurs comptes Votre facture doit être ventilée sur plusieurs comptes, suivez la même procédure décrite au-dessus. A savoir : Entrez la date, le n de facture. Entrez le libellé de votre facture, le montant TTC. Sélectionnez dans la liste, le compte client et son compte tiers (si vous les gérez). Si vous gérez la TVA, la case Code TVA est cochée et suivant votre paramétrage dans les Préférences, le code TVA est sélectionné et les montants de la TVA et du HT sont calculés. Cochez ventilation sur plusieurs comptes, un tableau d écritures est ajouté en bas de fenêtre, avec une ligne de saisie. Cliquez dans le champ Compte et tapez le compte désiré (411 par ex.). Le libellé du compte s inscrit au-dessus du tableau. Pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer automatiquement le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si le compte n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un compte s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau compte et l utiliser de suite. Le libellé de la facture est repris par défaut et est modifiable. Saisissez le montant. Si vous avez coché Saisie analytique dans la fiche du compte utilisé, rattacher l écriture en sélectionnant un compte analytique dans la liste déroulante. La coche en fin de ligne signale que votre saisie est exacte et que vous pouvez la valider. La validation de la ligne est réalisée avec la touche ENTRÉE. La validation de la ligne reporte cette dernière dans la table et passe à nouveau en saisie d une nouvelle écriture GDS DIFFUSION Page 70.

71 Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner dans le tableau de la pièce, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans la ligne de saisie où elles peuvent être modifiées. Pressez la touche ENTRÉE une fois les modifications effectuées. Le bouton Equilibrer reporte le solde de la facture dans le champ Montant de l'écriture en cours de saisie. Le bouton Supprimer la ligne efface la ligne d écriture sélectionnée du tableau. Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant SAISIR UN AVOIR SUR FACTURE D ACHAT Ruban Ecritures : Assistant Suivant les paramétrages entrés dans Préférences (ruban Accueil), certains éléments sont directement sélectionnés comme le journal, la gestion de la TVA. 1er cas : Ventilation sur un seul compte Votre avoir est comptabilisé sur un seul compte : Entrez la date, le n d avoir, la date d échéance. Entrez le libellé de votre avoir, le montant TTC. Sélectionnez dans la liste, le compte du fournisseur (401) et son compte tiers (si vous les gérez). Si vous gérez la TVA, la case Code TVA est cochée et suivant votre paramétrage dans les Préférences, le code TVA est sélectionné et les montants de la TVA et du HT sont calculés. Sélectionnez le compte de charges de classe 6 et le compte analytique (optionnel) Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant 2 ème cas : Ventilation sur plusieurs comptes Votre avoir doit être ventilé sur plusieurs comptes, suivez la même procédure décrite au-dessus. A savoir : Entrez la date, le n d avoir. Entrez le libellé de votre avoir, le montant TTC. Sélectionnez dans la liste, le compte du fournisseur et son compte tiers (si vous les gérez). Si vous gérez la TVA, la case Code TVA est cochée et suivant votre paramétrage dans les Préférences, le code TVA est sélectionné et les montants de la TVA et du HT sont calculés. Cochez ventilation sur plusieurs comptes, un tableau d écritures est ajouté en bas de fenêtre, avec une ligne de saisie. Cliquez dans le champ Compte et tapez le compte désiré (401 par ex.). Le libellé du compte s inscrit au-dessus du tableau. Pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer automatiquement le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si le compte n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un compte s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau compte et l utiliser de suite. Le libellé de l avoir est repris par défaut et est modifiable. Saisissez le montant. Si vous avez coché Saisie analytique dans la fiche du compte utilisé, rattacher l écriture en sélectionnant un compte analytique dans la liste déroulante GDS DIFFUSION Page 71.

72 La coche en fin de ligne signale que votre saisie est exacte et que vous pouvez la valider. La validation de la ligne est réalisée avec la touche ENTRÉE. La validation de la ligne reporte cette dernière dans la table et passe à nouveau en saisie d une nouvelle écriture. Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner dans le tableau de la pièce, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans la ligne de saisie où elles peuvent être modifiées. Pressez la touche ENTRÉE une fois les modifications effectuées. Le bouton Equilibrer reporte le solde de la facture dans le champ Montant de l'écriture en cours de saisie. Le bouton Supprimer la ligne efface la ligne d écriture sélectionnée du tableau. Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant SAISIR UN AVOIR SUR UNE FACTURE DE VENTE Ruban Ecritures : Assistant Suivant les paramétrages entrés dans Préférences (ruban Accueil), certains éléments sont directement sélectionnés comme le journal, la gestion de la TVA. 1er cas : Ventilation sur un seul compte Votre avoir est comptabilisé sur un seul compte : Entrez la date, le n de facture. Ne pas oublier la date d échéance si vous voulez gérer les relances clients. Entrez le libellé de votre avoir, le montant TTC. Sélectionnez dans la liste, le compte client et son compte tiers (si vous les gérez). Si vous gérez la TVA, la case Code TVA est cochée et suivant votre paramétrage dans les Préférences, le code TVA est sélectionné et les montants de la TVA et du HT sont calculés GDS DIFFUSION Page 72.

73 Sélectionnez le compte de produits de classe 7 et le compte analytique (optionnel) Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant 2 ème cas : Ventilation sur plusieurs comptes Votre avoir doit être ventilé sur plusieurs comptes, suivez la même procédure décrite au-dessus. A savoir : Entrez la date, le n d avoir. Entrez le libellé de votre avoir, le montant TTC. Sélectionnez dans la liste, le compte client et son compte tiers (si vous les gérez). Si vous gérez la TVA, la case Code TVA est cochée et suivant votre paramétrage dans les Préférences, le code TVA est sélectionné et les montants de la TVA et du HT sont calculés. Cochez ventilation sur plusieurs comptes, un tableau d écritures est ajouté en bas de fenêtre, avec une ligne de saisie. Cliquez dans le champ Compte et tapez le compte désiré (411 par ex.). Le libellé du compte s inscrit au-dessus du tableau. Pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer automatiquement le curseur sur les zones de saisie à renseigner. Si le compte n est pas reconnu, la fenêtre de sélection d un compte s ouvre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un nouveau compte et l utiliser de suite. Le libellé de l avoir est repris par défaut et est modifiable. Saisissez le montant. Si vous avez coché Saisie analytique dans la fiche du compte utilisé, rattacher l écriture en sélectionnant un compte analytique dans la liste déroulante. La coche en fin de ligne signale que votre saisie est exacte et que vous pouvez la valider. La validation de la ligne est réalisée avec la touche ENTRÉE GDS DIFFUSION Page 73.

74 La validation de la ligne reporte cette dernière dans la table et passe à nouveau en saisie d une nouvelle écriture. Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner dans le tableau de la pièce, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans la ligne de saisie où elles peuvent être modifiées. Pressez la touche ENTRÉE une fois les modifications effectuées. Le bouton Equilibrer reporte le solde de la facture dans le champ Montant de l'écriture en cours de saisie. Le bouton Supprimer la ligne efface la ligne d écriture sélectionnée du tableau. Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant SAISIR UN REGLEMENT FOURNISSEUR Ruban Ecritures : Assistant Suivant les paramétrages entrés dans Préférences (ruban Accueil), certains éléments sont directement sélectionnés comme le journal Vous pouvez modifier le journal par la liste déroulante des journaux de trésorerie. Méthode automatique : Cliquez sur le bouton Rechercher une facture pour afficher dans un tableau les écritures du journal des achats non lettrées. Sélectionnez la facture et validez. Tous les champs sont renseignés. Il ne resta qu à valider votre écriture. Si le compte est déclaré lettrable, les écritures d achats et de banque seront lettrées. Pour utiliser correctement cette méthode, déclarez les comptes 401 lettrables. Méthode manuelle : Entrez la date du règlement et la date de valeur, le n de pièce. Sélectionnez dans la liste, le compte du fournisseur. Entrez le libellé du règlement, ainsi que le montant TTC GDS DIFFUSION Page 74.

75 Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant ENCAISSER UN REGLEMENT CLIENT Ruban Ecritures : Assistant Suivant les paramétrages entrés dans Préférences (ruban Accueil), certains éléments sont directement sélectionnés comme le journal Vous pouvez modifier le journal par la liste déroulante des journaux de trésorerie. Méthode automatique : Cliquez sur le bouton Rechercher une facture pour afficher dans un tableau les écritures du journal des ventes non lettrées. Sélectionnez la facture et validez. Tous les champs sont renseignés. Il ne resta qu à valider votre écriture. Si le compte est déclaré lettrable, les écritures d achats et de banque seront lettrées. Pour utiliser correctement cette méthode, déclarez les comptes 401 lettrables. Méthode manuelle : Entrez la date du règlement et la date de valeur, le n de pièce. Sélectionnez dans la liste, le compte du client. Entrez le libellé du règlement, ainsi que le montant TTC. Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant 2015 GDS DIFFUSION Page 75.

76 ENCAISSER UNE COTISATION Dossier type Association 1901 Ruban Ecritures : Assistant Suivant les paramétrages entrés dans Préférences (ruban Accueil), certains éléments sont directement sélectionnés comme le journal Vous pouvez modifier le journal par la liste déroulante des journaux de trésorerie. Entrez la date de l encaissement de la recette et sa date de valeur, le n de pièce. Sélectionnez dans la liste, le compte de cotisation, de don ou un compte de produits de classe 7. Entrez le libellé de l encaissement, ainsi que le montant. Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant VIREMENT DE TRESORERIE Ruban Ecritures : Assistant 2015 GDS DIFFUSION Page 76.

77 Cet assistant génère les écritures de virement entre deux comptes de trésorerie, comme par exemple, un retrait d espèces de votre compte en banque. Le compte de virement (racine 58), s il est paramétré dans Préférences (ruban Accueil), est affiché. Vous pouvez en choisir un différent. Entrez la date de l opération, la date de valeur, le n de pièce. Sélectionnez le compte de trésorerie à débiter (dans notre exemple, le compte de banque 512). Sélectionnez le compte de trésorerie à créditer (dans notre exemple, le compte de caisse 531). Entrez le libellé de votre encaissement, ainsi que le montant TTC. Validez votre saisie. Vous êtes prêt à enregistrer une nouvelle pièce. Sinon cliquez sur Terminer pour fermer l assistant MODELE PERSONNALISE DE SAISIE Ruban Ecritures : Assistant Le tableau contient les modèles de saisie d écritures du type du journal affiché (voir descriptif et fonctions dans Modèles de saisie/ Ruban Accueil). Pour appeler un modèle, cliquez sur la ligne qui le désigne et sur le bouton Appel modèle ou double cliquez sur la ligne. La fenêtre affiche le tableau du modèle prêt à être saisi. Pour ajouter un nouveau modèle, cliquez sur Ajoutez un modèle (voir descriptif et fonctions dans Modèles de saisie/ Ruban Accueil) GDS DIFFUSION Page 77.

78 La date se calcule automatiquement sur le jour renseigné dans le modèle et le mois sélectionné pour saisir vos écritures. Modifiez selon vos besoins et validez. Les écritures sont reportées dans le tableau des écritures du journal GDS DIFFUSION Page 78.

79 IMPORTATION DES RELEVES BANCAIRES Ruban Ecritures : Importation et outils La fenêtre importe, dans votre comptabilité, le relevé bancaire de vos opérations téléchargé à partir du site de votre banque. En général, le site vous propose plusieurs formats d export. Choisissez le format CSV (fichier texte dont les données sont séparées par un point-virgule) qui s ouvre avec Excel(en tableau) ou avec un éditeur de fichier texte quelconque. Si le format est différent de CSV (TXT, XLS ou SLK), ouvrez le fichier dans un tableur (Excel ou autres) et enregistrez-le sous le format CSV. Catégorie Préparer Pour afficher votre fichier d importation, sélectionnez le code journal correspondant à votre banque. Cliquez sur le bouton Format pour indiquer l emplacement des colonnes GDS DIFFUSION Page 79.

80 Ce paramétrage attaché au journal de banque sera conservé. Quatre colonnes sont à paramétrer. Par exemple, si dans votre fichier d importation la date est en position 2, indiquez 2 en face de Date. Faites de même pour les 3 autres champs. Sélectionnez le format date qui correspond à celui du format retenu par votre banque : JJ/MM/AA JJ/MM/AAAA JJMMAA JJMMAAAA JJ-MMM (CRCA) Indiquez le numéro de ligne à partir duquel l importation doit commencer, pour éviter les lignes autres que les écritures. Validez pour enregistrer et quitter cette fenêtre. Sélectionnez le fichier d importation en cliquant sur l icône dossier. Si votre paramétrage est correct, les opérations en provenance de votre banque s afficheront. Catégorie Sélectionner Distinguez les écritures à importer dans votre comptabilité. Toutes opérations ou Opérations au débit. Catégorie Réinitialiser Le bouton Actualiser réaffiche le fichier d importation, ce qui a pour effet de supprimer toutes les modifications effectuées. Catégorie Rapprocher Pour rapprocher vos écritures importées, saisissez la date de rapprochement (la date du jour par défaut) et la pièce de trésorerie et cliquez sur Rapprocher en date. Procédure d importation 2015 GDS DIFFUSION Page 80.

81 Pour chaque opération, sélectionnez le compte général à imputer, le compte tiers (optionnel) et l activité (optionnelle). Le bouton Plan comptable liste vos comptes et après sélection reporte le compte dans la colonne. Le bouton Compte reprend le dernier compte saisi et le reporte sur la nouvelle ligne sélectionnée pour accélérer la saisie. Le bouton Libellé compte reprend, en remplacement du libellé de l écriture, l intitulé du compte sélectionné. Le bouton Autre libellé ouvre la fenêtre de sélection d un libellé préenregistré. La même fenêtre autorise la saisie de nouveaux libellés, leur modification et leur suppression. Le bouton Supprimer une ligne enlève l opération sélectionnée. Si vous sélectionnez <Compte> dans la liste des libellés, c est l intitulé soit du compte général, soit du compte tiers qui sera repris. Imprimez votre relevé avec le bouton Imprimer (optionnel) et cliquez sur le bouton Importer pour lancer la procédure. Une sauvegarde vous sera proposée afin de sécuriser votre importation. IMPORTER LES DONNEES DE VOTRE DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE GDSGESCOM Ruban Ecritures : Importation et outils Votre dossier est lié avec le logiciel GdsGescom (gestion commerciale). Pour mettre à jour votre comptabilité, vous devez importer les écritures issues de votre dossier de gestion commerciale. Deux cas de figures se présentent : 1. La gestion et la comptabilité sont installées sur le même poste 2. La gestion et la comptabilité sont installées sur des postes distants Voir paramétrage dans la fenêtre Préférences. 1 er cas : La gestion et la comptabilité sont installées sur le même poste Cochez sur «le même poste» GDS DIFFUSION Page 81.

82 Les fichiers d importation sont stockés dans un sous-dossier de votre dossier. Le logiciel affiche dans une table les fichiers présents avec leur date d exportation d origine. Quatre fichiers au maximum seront listés, à savoir : Factures clients Factures fournisseurs Règlements des clients Cochez Tous ou sélectionnez manuellement les fichiers et validez pour lancer le traitement de l importation. 2 ème cas : La gestion et la compta sont installées sur des postes distants Cochez sur «un poste distant». Suivant votre choix, les fichiers d importation récupérés par votre messagerie en pièces jointes ou copiés sur un support (clé USB ) ont été copiés à l emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton Dans le sélecteur de fichier, pointez sur l unité de stockage de vos fichiers d importation et sélectionnez le fichier. Le nom du fichier complet s affiche avec un cours descriptif, ainsi qu avec la date d exportation d origine. Si le fichier est reconnu par le logiciel, une coche s affiche devant. Les fichiers sont les suivants : CPT_facture.txt =Factures clients CPT_factfour.txt = Factures fournisseurs CPT_Reglements.txt = Règlements clients Plan_TIERS_GESCOM.txt = Plan comptable des tiers Plan_FOUR_GESCOM.txt = Plan comptable des fournisseurs Cliquez sur valider pour lancer le traitement de l importation GDS DIFFUSION Page 82.

83 IMPORTER LES DONNEES DE VOTRE DOSSIER DE GESTION GDSAGORA Ruban Ecritures : Importation et outils Votre dossier est lié avec le logiciel GdsAgora (gestion des associations). Pour mettre à jour votre comptabilité, vous devez importer les écritures issues de votre dossier en gestion. Deux cas de figures se présentent : 3. La gestion et la comptabilité sont installées sur le même poste 4. La gestion et la comptabilité sont installées sur des postes distants Voir paramétrage dans la fenêtre Préférences. 1 er cas : La gestion et la comptabilité sont installées sur le même poste Cochez sur «le même poste». Les fichiers d importation sont stockés dans un sous-dossier de votre dossier. Le logiciel affiche dans une table les fichiers présents avec leur date d exportation d origine. Quatre fichiers au maximum seront listés, à savoir : Règlements des cotisations et des dons : En provenance de la Gestion courante Opérations diverses sur compte des membres: En provenance de la Gestion courante Cochez Tous ou sélectionnez manuellement les fichiers et validez pour lancer le traitement de l importation. 2 ème cas : La gestion et la compta sont installées sur des postes distants 2015 GDS DIFFUSION Page 83.

84 Cochez sur «un poste distant». Suivant votre choix, les fichiers d importation récupérés par votre messagerie en pièces jointes ou copiés sur un support (clé USB ) ont été copiés à l emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton Dans le sélecteur de fichier, pointez sur l unité de stockage de vos fichiers d importation et sélectionnez le fichier. Le nom du fichier complet s affiche avec un cours descriptif, ainsi qu avec la date d exportation d origine. Si le fichier est reconnu par le logiciel, une coche s affiche devant. Les fichiers sont les suivants : Reglements.txt = Règlements des cotisations et des dons OD.txt = Opérations diverses sur compte des membres Act.ini = Liste des activités Dossier.ini = Coordonnées de votre association Cliquez sur valider pour lancer le traitement de l importation GDS DIFFUSION Page 84.

85 Quel que soit votre installation, poste distant ou local, en validant vos choix une fenêtre s ouvre et affiche le contenu du fichier d importation pour contrôle. Sélectionnez la période des données à importer en indiquant la fourchette de dates. Par défaut, la période correspond à votre exercice. Cliquez sur Afficher la sélection pour rafraichir la fenêtre suivant vos nouveaux critères ou sur Toutes pour afficher l intégralité des opérations. Acceptez ou refusez l importation. Si vous acceptez l importation des écritures, le ou les fichiers correspondants seront supprimés automatiquement en fin de traitement. Si vous refusez une importation, supprimez manuellement le fichier en le sélectionnant et cliquez sur Supprimer. Recommencez l opération pour chaque fichier d importation. Cliquez sur Terminer pour fermer la fenêtre. RECHERCHE D ECRITURES Ruban Ecritures : Importation et outils Cette fonction recherche des écritures à partir d'une fenêtre de sélection multicritères et éventuellement à partir du tableau de résultat de modifier ces écritures GDS DIFFUSION Page 85.

86 Cliquez sur l un des onglets pour rechercher par comptes généraux ou par comptes tiers. Saisissez un paramètre de sélection ou plusieurs. Cliquez sur le bouton Valider pour afficher dans un tableau le résultat de votre recherche. Double-cliquez sur l écriture pour la modifier dans la fenêtre de saisie par pièce. REIMPUTATION DES ECRITURES Ruban Ecritures : Importation et outils Cette fonction corrige les erreurs d imputation de compte. Elle remplace le compte sélectionné de vos écritures par un autre compte sélectionné par vous GDS DIFFUSION Page 86.

87 LE RUBAN TRAITEMENT L INTERROGATION ET LE LETTRAGE DES COMPTES GENERAUX Ruban Traitement Cette fenêtre interroge et affiche les écritures d un compte général. Elle lettre ce compte et édite un extrait. La fenêtre présente deux tableaux. Le premier est la liste du plan comptable. Le second affiche les écritures du compte sélectionné dans le tableau de droite. La liste du plan comptable peut être cachée pour gagner en visibilité en cliquant sur Cacher la liste. Six catégories composent le ruban de la fenêtre. Catégorie Sélection du compte Sélectionnez la classe des comptes pour afficher uniquement les comptes de ladite classe. Tapez un compte dans le champ Compte et faites Entrée. Le compte sera sélectionné dans le tableau des comptes et les écritures seront affichées. Catégorie Sélection des écritures 2015 GDS DIFFUSION Page 87.

88 Saisissez la période de consultation. Filtrez les écritures sur trois critères : Toutes les écritures Les écritures non lettrées Les écritures lettrées Sélectionnez le journal. Catégorie Lettrer Le compte doit être déclaré lettrable dans la fiche du compte (voir Plan comptable). Une lettre est automatiquement affichée dans le champ du ruban, catégorie Lettrer. Elle correspond à la 1 ère lettre disponible pour le lettrage. Elle est modifiable. Lettrer : Pour lettrer une écriture, il suffit de cliquer sur sa ligne pour la sélectionner. Puis, en appuyant sur la touche CTRL de votre clavier de sélectionner une 2 ème ligne. Ainsi de suite, tant que votre solde de lettrage affiché en haut de fenêtre n est pas nul. Pour valider votre lettrage, cliquez sur le bouton Lettrage. Délettrer : Pour délettrer un lettrage manuellement, saisissez dans le champ Lettre, la lettre à supprimer et cliquez sur le bouton Délettrer. Catégorie Tout lettrer Tout lettrer : Cette fonction lettre toutes les écritures qui se soldent du compte par la même lettre. Tout délettrer : Pour délettrer la totalité des écritures d un compte, cliquez sur le bouton Tout délettrer. Catégorie Edition Pour éditer l extrait de compte, cliquez sur le bouton Imprimer. Dans la fenêtre d impression, choisissez la période, le type d écriture. Si vous désirez imprimer le solde, cochez Imprimer le justificatif de solde. Le justificatif de solde comporte une colonne supplémentaire intitulée Solde. Si cette option est cochée, vous n aurez plus accès à la sélection du type d écriture. L édition prendra en compte toutes les écritures (lettrées ou non lettrées) pour la période. Catégorie Situation Le ruban affiche sur deux colonnes, débit à gauche, crédit à droite, les informations sur le compte considéré. Solde lettrage : Cette zone indique le solde des écritures lettrées manuellement ; ce solde doit être nul pour pouvoir valider la commande. Totaux : Cette zone représente les cumuls des montants débiteurs et créditeurs affichés à l'écran. Solde compte : Cette zone représente le solde débiteur ou créditeur du compte affiché GDS DIFFUSION Page 88.

89 L INTERROGATION ET LE LETTRAGE DES COMPTES TIERS Ruban Traitement Cette fenêtre interroge et affiche toutes les écritures d un compte tiers. Elle lettre ce compte, édite un extrait et une relance. La fenêtre présente deux tableaux. Le premier est la liste du plan tiers. Le second affiche les écritures du compte sélectionné dans le tableau de droite. La liste du plan comptable peut être cachée pour gagner en visibilité en cliquant sur Cacher la liste. Six catégories composent le ruban de la fenêtre. Catégorie Sélection du compte Sélectionnez le type de tiers (Client, fournisseur ) pour afficher uniquement les comptes du type. Tapez un compte dans le champ Compte et faites Entrée. Le compte sera sélectionné dans le tableau des tiers et les écritures seront affichées. Catégorie Sélection des écritures Saisissez la période de consultation. Filtrez les écritures sur trois critères : Toutes les écritures Les écritures non lettrées Les écritures lettrées Sélectionnez le journal GDS DIFFUSION Page 89.

90 Catégorie Lettrer Le compte général rattaché au tiers doit être déclaré lettrable (voir Plan comptable). Une lettre est automatiquement affichée dans le champ du ruban, catégorie Lettrer. Elle correspond à la 1 ère lettre disponible pour le lettrage. Elle est modifiable. Lettrage manuel : Pour lettrer une écriture, il suffit de cliquer sur sa ligne pour la sélectionner. Puis, en appuyant sur la touche CTRL de votre clavier de sélectionner une 2 ème ligne. Ainsi de suite, tant que votre solde de lettrage affiché en haut de fenêtre n est pas nul. Pour valider votre lettrage, cliquez sur le bouton Lettrage. Délettrer : Pour délettrer un lettrage manuellement, saisissez dans le champ Lettre, la lettre à supprimer et cliquez sur le bouton Délettrer. Catégorie Tout lettrer Tout lettrer : Cette fonction lettre toutes les écritures qui se soldent du compte par la même lettre. Tout délettrer : Pour délettrer la totalité des écritures d un compte, cliquez sur le bouton Tout délettrer. Catégorie Situation Le ruban affiche sur deux colonnes, débit à gauche, crédit à droite, les informations sur le compte considéré. Solde lettrage : Cette zone indique le solde des écritures lettrées manuellement ; ce solde doit être nul pour pouvoir valider la commande. Totaux : Cette zone représente les cumuls des montants débiteurs et créditeurs affichés à l'écran. Solde compte : Cette zone représente le solde débiteur ou créditeur du compte affiché. Catégorie Edition Extrait : Pour éditer l extrait de compte, dans la fenêtre d impression, choisissez la période, le type d écriture. Si vous désirez imprimer le solde, cochez Imprimer le justificatif de solde. Le justificatif de solde comporte une colonne supplémentaire intitulée Solde. Si cette option est cochée, vous n aurez plus accès à la sélection du type d écriture. L édition prendra en compte toutes les écritures (lettrées ou non lettrées) pour la période. Relance : Pour générer et envoyer une relance client directement à partir de l interrogation du compte GDS DIFFUSION Page 90.

91 La relance se base sur les écritures affichées dans l interrogation du compte tiers du type client. Pour affiner votre sélection d écritures, n afficher que les écritures non lettrées et sur la période concernée. Pour le paramétrage de l édition de la relance, voir dans le même chapitre Les relances clients GDS DIFFUSION Page 91.

92 L INTERROGATION DES COMPTES ANALYTIQUES Ruban Traitement Cette fenêtre interroge et affiche toutes les écritures d un compte analytique. La fenêtre présente deux tableaux. Le premier est la liste des comptes analytiques. Le second affiche les écritures du compte sélectionné dans le tableau de droite. La liste du plan comptable peut être cachée pour gagner en visibilité en cliquant sur Cacher la liste. Quatre catégories composent le ruban de la fenêtre. Catégorie Sélection du compte Sélectionnez le plan analytique. Tapez un compte dans le champ Compte et faites Entrée. Le compte sera sélectionné dans le tableau des comptes analytiques et les écritures seront affichées. Catégorie Sélection des écritures Saisissez la période de consultation. Sélectionnez le journal. Catégorie Situation Le ruban affiche les informations sur le compte considéré GDS DIFFUSION Page 92.

93 Totaux : Cette zone représente les cumuls des montants débiteurs et créditeurs affichés à l'écran. Solde compte : Cette zone représente le solde débiteur ou créditeur du compte affiché. Catégorie Edition Pour éditer l extrait de compte, cliquez sur le bouton Imprimer. Dans la fenêtre d impression, choisissez la période. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE Ruban Traitement Le rapprochement bancaire concerne les comptes de trésorerie. Vous devez régulièrement effectuer le pointage de vos relevés bancaires. Cela signifie que toutes les lignes (sans exception) figurant dans vos relevés bancaires doivent être retrouvées dans votre compte de banque. Si des lignes figurant dans vos relevés ne figurent pas dans votre compte de banque, vous devez absolument rectifier l'erreur en passant l'écriture appropriée. Il peut se faire qu'il y ait des écritures groupées. Par exemple une remise de chèque figurant pour un montant total dans un relevé bancaire apparaît avec le détail de chaque chèque dans votre compte de banque. Dans ce cas, vous pouvez pointer l'ensemble de ces écritures. Pour faciliter ce travail de pointage, vous avez intérêt à passer, dans votre comptabilité, des écritures qui correspondent à ce qui apparaîtra dans vos relevés. Par exemple, la comptabilisation d'une remise de chèques pourra se passer en mettant au crédit de chaque compte client le montant de son chèque et au débit du compte banque la somme totale. La fenêtre effectue le rapprochement des relevés de compte de chacune de vos banques avec les écritures comptables enregistrées sur les journaux correspondants GDS DIFFUSION Page 93.

94 La fenêtre présente deux tableaux. Le premier est la liste des journaux de trésorerie. Le second affiche les écritures du journal sélectionné dans le tableau de droite. Le ruban de la fenêtre est composé de cinq catégories principales. Catégorie Sélection des écritures Le champ de saisie Pièce de trésorerie permet d'enregistrer la référence de pointage qui sera reportée sur chaque écriture rapprochée. La Date de rapprochement sera utilisée pour imprimer un état de rapprochement sur une date donnée. Une liste déroulante propose trois choix : o Toutes les écritures o Ecritures rapprochées o Ecritures non rapprochées (valeur par défaut). Catégorie Situation comptable Solde initial : Ce champ affiche le solde de votre compte bancaire saisi dans la fiche du journal à rapprocher. Vous pouvez saisir ou modifier ce solde en cliquant sur le bouton «Modification du solde initial» situé à gauche de la catégorie. Ce bouton ouvre la fiche de paramétrage du journal. Modifiez le solde dans le champ de saisie approprié et validez pour retourner dans la fenêtre de rapprochement. Icône Croix : Supprime la pièce de trésorerie affichée. Toutes les écritures pointées avec la pièce de trésorerie affichée seront dérapprochées. Totaux journal : Ce champ indique les cumuls débiteurs et créditeurs du journal, depuis le début de l'exercice quand il y a un seul exercice, sinon, depuis la date de début de l'exercice N-1. Nouveau solde : Ce champ indique le solde du journal de trésorerie à jour des dernières saisies. Catégorie Situation bancaire Solde pièce banque : Ce champ indique le solde des lignes sélectionnées. Rapprochement : Ce champ indique le cumul des montants restant à réconcilier entre le compte et les relevés bancaires. Solde relevé : Ce champ indique le solde théorique de l'extrait bancaire obtenu à partir des deux informations précédentes. Catégorie Edition Ouvre une fenêtre de préparation d édition d un état donnant la liste des écritures restant à rapprocher ou de celles que vous venez de rapprocher GDS DIFFUSION Page 94.

95 Saisissez la date du rapprochement. Par défaut, c est celle de la fenêtre de rapprochement. Sélectionnez les écritures à prendre en compte : Ecritures rapprochées ou Ecritures non rapprochées (par défaut). Sélectionnez la fourchette des dates d écritures. Pour les écritures rapprochées, sélectionnez la fourchette de pièces de trésorerie avec les listes préétablies. Procédure de rapprochement Sélectionnez le journal de banque dans le tableau de gauche. Saisissez la référence du relevé bancaire dans la zone Pièce de trésorerie et la date de rapprochement. Double-cliquez ou cliquez sur le bouton Rapprocher du ruban sur chacune des lignes appartenant à la pièce en question. La référence de la pièce apparaît alors dans la colonne Pièce de trésorerie et la date du rapprochement dans la colonne Date de rapprochement. Attention, utilisez une pièce de trésorerie unique pour chaque relevé bancaire. Pour dérapprocher une écriture, double-cliquez dessus à nouveau. Pour réaliser cette opération après coup, c'est-à-dire après avoir refermé la fenêtre (ou changé de pièce bancaire), il est obligatoire de saisir à nouveau la référence de la pièce, puis d'annuler en double cliquant sur les lignes rapprochées. Pour dérapprocher toutes les écritures d une pièce de trésorerie, cliquez sur l icône Croix située à droite de la référence de la pièce GDS DIFFUSION Page 95.

96 LE BUDGET PREVISIONNEL Ruban Traitement Ce n est pas un document officiel, mais c est pourtant un outil indispensable pour la bonne gestion de votre association ou de votre entreprise. À partir de l exercice en cours, il s agit en effet de savoir à l avance quand s effectueront vos dépenses et vos rentrées financières. S appuyant sur le plan comptable associatif, il s agit de la présentation normalisée des comptes de l association. Le fait de présenter votre budget prévisionnel, sous la même forme et avec les mêmes subdivisions que votre compte de résultat, vous permettra par la suite, en cours d exécution de l action, de suivre de manière très précise la progression de vos dépenses et de vos recettes et de vous assurer que vous êtes bien dans le cadre de vos prévisions. Chaque chiffre porté dans votre tableau va en fait correspondre à un certain nombre de résultats que vous aurez additionnés. La saisie du prévisionnel ne peut se faire que si Détail et saisie des comptes est coché et que la période englobe la totalité de l exercice. La saisie est directe dans la table. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider vos saisies. En choisissant une période partielle, les montants prévisionnels seront au prorata de l exercice. Les montants réalisés sont toujours représentatives. Imprimer : Ouvre une fenêtre de préparation d édition. Choisir entre Budget prévisionnel et Budget prévisionnel et réalisé. L édition tient compte de vos choix sur la période et le plan comptable développé ou pas GDS DIFFUSION Page 96.

97 Supprimer le prévisionnel : Remet à zéro tous les montants saisis. LE BUDGET PREVISIONNEL ANALYTIQUE Ruban Traitement La fenêtre du budget prévisionnel analytique se présente exactement comme celle du budget prévisionnel. S y ajoute une liste déroulante des comptes analytiques afin de sélectionner celui concerné par le prévisionnel. La saisie du prévisionnel ne peut se faire que si Détail et saisie des comptes est coché et que la période englobe la totalité de l exercice. La saisie est directe dans la table. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider vos saisies. En choisissant une période partielle, les montants prévisionnels seront au prorata de l exercice. Les montants réalisés sont toujours représentatives. Imprimer : Ouvre une fenêtre de préparation d édition. Choisir entre Budget prévisionnel et Budget prévisionnel et réalisé. L édition tient compte de vos choix sur la période et le plan comptable développé ou pas. Supprimer le prévisionnel : Remet à zéro tous les montants saisis GDS DIFFUSION Page 97.

98 LE PLAN DE TRESORERIE Ruban Traitement Pour assurer une bonne gestion de la trésorerie, il est indispensable d établir un plan de trésorerie. Ce plan se matérialise sous forme d un tableau. Au début de chaque exercice, le comptable établit des prévisions mensuelles de trésorerie dans l objectif de faire apparaître les périodes d insuffisance de trésorerie. Vous pouvez établir un plan de trésorerie pour chaque compte de trésorerie. Sélectionnez en premier, le code journal de trésorerie. Les comptes affichés dans le tableau ont été cochés dans la fenêtre du plan comptable (colonne suivi budgétaire). Saisissez le solde de votre compte au 1 er jour de la période sur la ligne Situation initiale. Saisissez pour chaque compte et pour chaque mois, les montants prévisionnels. A chaque saisie, les soldes sont recalculés. Pour prendre en compte et afficher les montants des écritures réelles du journal, deux solutions : Par mois, en le sélectionnant dans la liste déroulante de Opérations réalisées sur. Pour tout l exercice en cliquant sur Opérations réalisées sur l exercice. Pour naviguer rapidement dans le tableau, cliquez dans le ruban sur les boutons Décaissements, Encaissements et Soldes. Le bouton Rafraîchir réinitialise le tableau sans tenir compte de vos nouvelles saisies GDS DIFFUSION Page 98.

99 Le bouton Imprimer ouvre la fenêtre d impression. Pour des raisons de mise en page, vous ne pourrez imprimer que les 12 premiers mois de votre exercice même s il en contient plus. Le bouton Suppression du plan efface toutes les saisies du tableau après confirmation GDS DIFFUSION Page 99.

100 LES RELANCES CLIENTS Ruban Traitement Déterminez à partir de plusieurs critères, les relances à effectuer sur les comptes tiers des clients. Renseignez les critères suivants : Compte collectif de racine 41 : (Par défaut : <Tous>.) Tiers de type client : (Par défaut : <Tous>.) Titre de la relance (Par défaut : Rappel.) Choix du modèle : Sélectionne le modèle par défaut de la lettre de la relance. Editer la lettre de relance : Ouvre l éditeur pour saisir et mettre en forme la lettre. Ecritures du / au : Indiquez une fourchette de dates; le logiciel propose par défaut les dates de l'exercice en cours. Echéances comprises entre : Enregistrez ici une fourchette de sélection des échéances échues à relancer. Cliquez sur Rechercher pour afficher les écritures non lettrées répondant aux critères de sélection. Ne sont recherchées que les écritures ayant une date d échéance. La 1 ère colonne intitulée M (arque) comporte par défaut une coche sur chaque ligne. Toutes les lignes cochées sont sélectionnées pour être éditées. Vous pouvez démarquer les lignes en cliquant simplement sur la case et les marquer à nouveau de la même façon. Vous pouvez également cocher Tous en bas de table pour marquer ou démarquer l intégralité des lignes. Editeur de relance La fenêtre est un éditeur simplifié de texte sous format RTF. Vous retrouvez dans cet éditeur les boutons classiques que sont Nouveau dossier Ouvrir un dossier Enregistrer- Enregistrez sous GDS DIFFUSION Page 100.

101 Ainsi que les boutons de mises en forme du texte (Choix de la police, de la couleur ). A droite de la fenêtre, un tableau regroupe les champs prédéfinis. Ces champs correspondent à des informations déjà saisies dans votre dossier. Pour insérer un champ prédéfini, il suffit de cliquer sur le champ. Il sera inséré dans le texte à l emplacement du curseur. Un tableau des écritures cochées est édité à la suite du texte. Sortie de l édition : Sélectionne le type d édition. Si vous envoyez vos relances par , paramétrez le message d accompagnement en cliquant sur le bouton Message GDS DIFFUSION Page 101.

102 RUBAN FIN D EXERCICE Les traitements de fin d exercice sont les suivants : L ouverture du nouvel exercice La clôture de l exercice Le générateur des écritures au format DGFiP (sur demande des services fiscaux) L archivage et la suppression de l exercice le plus ancien L OUVERTURE DU NOUVEL EXERCICE Ruban Fin d exercice Cette opération consiste à créer le nouvel exercice et à générer le report à nouveau des comptes généraux, d après les paramètres enregistrés dans la fenêtre des préférences de votre dossier. La date de fin d'exercice est calculée par défaut sur une année. Vous pouvez revenir sur ce choix, comme sur celui du journal des à-nouveaux, du choix du report en détail ou global et sur les comptes de résultat. Le report en détail reprend les écritures non lettrées des comptes. Ce choix est conseillé pour l édition des relances clients. Cochez «Continuer la numérotation actuelle du dossier» ou sur «Réinitialiser la numérotation de l exercice» en indiquant le numéro de départ. Si l'exercice est déjà ouvert, seule la génération des reports à nouveau sera effectuée GDS DIFFUSION Page 102.

103 Après cette opération, vous serez par défaut à l ouverture du logiciel sur le nouvel exercice. Pour accéder aux exercices antérieurs, cliquez dans le ruban principal sur Exercice. Si votre précédent exercice (N-1) n a pas été clôturé avant l ouverture du nouvel exercice et que vous avez continué de saisir des écritures dans cet exercice (N-1), vous pourrez à nouveau mettre à jour vos reports. Il suffit d afficher l exercice (N-1) par sur le ruban principal sur Exercice et de choisir Ouverture du nouvel exercice. La conséquence sera la suppression complète des écritures du journal des reports à nouveau et la génération des reports à nouveau. Les écritures des autres journaux ne seront pas touchées par cette opération. Attention! Utilisez toujours un journal spécifique pour les A-nouveaux (RAN par défaut) pour éviter de supprimer des écritures autres que les A-nouveaux générés GDS DIFFUSION Page 103.

104 LA CLOTURE DE L'EXERCICE Ruban Fin d exercice Des écrans successifs vous guident dans l accomplissement des tâches nécessaires à la clôture de l exercice. Les opérations suivantes sont effectuées : Vérification de la sauvegarde de votre dossier Contrôle de vos journaux de caisse Clôture de vos journaux Edition de la Balance et du Grand Livre Edition du Bilan et du Compte de Résultat Clôture de l exercice Sauvegardez votre dossier avant clôture GDS DIFFUSION Page 104.