Guide utilisateur interface «Paie en ligne»

Transcription

1 Guide utilisateur interface «Paie en ligne» Le Cabinet AlterEthic, marque d Alteria Expertise & Conseils vous propose un service de traitement de la Paie et de Gestion du personnel adapté aux entreprises et aux associations! Une solution clé en main pour une externalisation de la paie sur mesure : Saisir vos variables de paies en vue d établir vos bulletins de paye dans le suivi légal et conventionnel. Gérer vos DUCS et DADS. Accéder aux documents entreprise et salarié Accéder à liste des salariés, gérer les entrées et sorties de vos salariés Document émis le 31/08/2015 1

2 Sommaire Accéder à l interface paie en ligne Page d accueil Outils Module Ma Paie Module RH Carnet de bord Module DUCS Module DADS Documents Entreprise P3 P5 P7 P11 P17 P24 P26 P33 P35 Documents Salarié P

3 Accéder à l interface Rendez-vous sur le site Alterthic.com sur votre Espace client sécurisé Votre accès pour la solution de «Paie en ligne» est géré par votre dirigeant, seul administrateur de vos droits d accès. Si vous n avez pas reçu votre identifiant pour vous connecter merci de contacter notre service client via la rubrique contact sur notre site. Après activation de votre compte : Saisissez votre identifiant et votre mot de passe *personnalisé : * Respectez les majuscules/minuscules Cliquez sur Connexion 3

4 Accueil espace client AlterEthic Dans le cadre d une mission «gestion de la paie», nous créons et paramétrons votre compte «paie en ligne». Un accès direct est alors créé sur votre espace client sur notre site Alterethic.com Pour activer votre compte, contactez notre service client :

5 Page d accueil Accéder rapidement aux principales fonctions de l interface «Paie en ligne» Le module Ma Paie La zone Informations vous renseigne sur les prochaines évolutions du site Le module Déclaratif permet la gestion des DUCS et DADS Le module Documents donne accès aux documents par entreprise et par salarié 5

6 Page d accueil > Eléments Le nom et prénom de l utilisateur connecté sont en haut à droite. Le pictogramme permet la déconnexion La barre de menu donne un accès direct aux différents modules Sous la barre de menu, on vous indique votre position sur le site La zone d alerte vous renseigne sur les informations importantes Grâce à ce rappel, vous savez sur quelle entreprise vous êtes connecté 6

7 Documents > Calendrier Choisir l année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche Cliquez sur le mois pour filtrer les documents sur une période Pour afficher les documents d un trimestre, cliquez sur le trimestre concerné Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Maj» appuyé, puis cliquez sur le dernier mois Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Ctrl» appuyée et sélectionnez les autres mois concernés. 7

8 Outils > filtrer, trier, rechercher Pour filtrer les colonnes, cliquez sur l entête de la colonne et sélectionnez les valeurs de votre choix Pour supprimer le filtre, cliquez sur Cliquez sur pour trier les colonnes Vous pouvez également utiliser la recherche texte Saisissez le texte et appuyez sur «Entrée» 8

9 Outils > Sélecteur Au-dessus de la barre de menu, cliquez dans la zone de saisie du sélecteur «Dossier(s) en cours Si vous avez plusieurs structures, saisissez le nom de l établissement ou sélectionnez-le dans la liste proposée Renouveler l opération pour enrichir votre sélection Cliquez sur le bouton Votre sélection est maintenue sur tous les modules 9

10 Page d accueil > Pavé Ma Paie 1. D un seul coup d œil, le module «Ma Paie» vous renseigne sur l avancement de votre dossier 2. En cliquant sur la fonction «A saisir», vous visualisez la liste des dossiers paie à saisir 3. Cliquez sur la fonction «A valider» pour un aperçu des dossiers en attente de validation par vos soins : Surveillez bien cette zone afin de suivre le bon parcours de validation de vos paies. 4. Cliquez sur la fonction «En cours» pour suivre le traitement du dossier. 5. Cliquez sur la fonction «Documents disponibles» pour accéder aux documents mis à votre disposition pour la période, par salarié ou par entreprise. 10

11 Page d accueil > Informations, Déclaratif et Documents Le module «Information» vous renseigne sur les dernières évolutions du site Le module «Déclaratif» vous présente des raccourcis vers les principales fonctions du module Le module «Documents» vous donne un accès direct aux documents relatifs à l entreprise ou à un salarié en particulier 11

12 Module Paie > Accueil La page d accueil du module «Ma Paie» récapitule : - la liste des dossiers - le noms des établissements (Si vous en avez plusieurs ) - la période en cours - le statut des payes - la date de modification du statut En cliquant sur le statut : - «A saisir» vous accédez au volet de sélection des salariés pour la saisie des paies - «A valider» vous accéder à la page de validation des paies - «Validé» vous accéder aux dossiers en cours - «Traité» vous accéder aux documents disponibles pour chaque dossier La liste par établissement est exportable sur Excel ou PDF 12

13 Module Paie > Sélection des salariés Cliquez sur «A saisir» ou sur le nom de l établissement Le volet de sélection des salariés s ouvre : - Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur - Sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne - Sélectionnez plusieurs salariés en maintenant la touche «Ctrl» appuyée et cliquez sur chaque salarié à sélectionner. - Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl» appuyée et cliquez sur la ligne correspondante Pour commencer la saisie, cliquez sur «Saisir» puis cliquez sur «Oui» 13

14 Module Paie > Déclaration des absences Cliquez sur Absences et congés Choisissez le type d absence et la durée par date de l absence Le nombre de jours et d heures se calcule automatiquement mais reste modifiable manuellement Cliquez sur pour rajouter une absence ou un congé Pour enregistrer votre saisie de variables, cliquez sur 14

15 Module Paie > Validation La validation des paies d un dossier n est possible qu une fois toutes les paies du dossier sont enregistrées Elles sont présentées de la même façon que la saisie Cliquez sur pour confirmer les données à transmettre à votre gestionnaire Cliquez sur pour effectuer la modification des champs Cliquez sur pour enregistrer vos modifications puis cliquez sur «oui» puis pour finaliser 15

16 Module RH > Accueil RH Accédez au module RH depuis la barre de menu Ce tableau récapitule : - l effectif par établissement - la répartition en fonction du sexe et du contrat En cliquant sur vous pouvez déclarer une entrée de salarié En cliquant sur le nom de l établissement ou l effectif, vous accédez à la liste des salariés de l établissement 16

17 Module RH > Liste des salariés Ce tableau présente l ensemble des salariés ayant travaillé dans l établissement, présents dans l effectif ou non En cliquant sur le nom ou le prénom, vous accédez au volet des informations sociales du salarié Cliquez sur le menu «A valider» pour visualiser les dossiers en attente de validation Le salarié est en cours de création surligné en orange Cliquez sur pour déclarer la sortie du salarié Cliquez sur pour déclarer un retour salarié 17

18 Module RH > Volet informations sociales Ce volet récapitule l ensemble des informations sociales du salarié Cliquez sur pour accéder aux documents du salarié 18

19 Module RH > Entrée DPAE 1/2 Après avoir cliqué sur depuis l accueil RH ou la liste des salarié, saisissez l entrée du salarié Demandez ou non l établissement de la DPAE Les champs avec * sont obligatoires Cliquez sur pour avoir plus d information sur la saisie du champ 19

20 Module RH > Entrée DPAE 2/2 et Retour Une fois les informations renseignées cliquez sur Afin d enregistrer les données saisies pour le nouveau salarié en tant que brouillon Cliquez sur pour annuler la saisie, si nécessaire Cliquez sur pour valider l entrée du salarié et demander la DPAE Pour indiquer un retour de salarié, cliquez sur depuis la liste des salariés. Les coordonnées du salarié seront reprises pour son retour dans les effectifs. 20

21 Module RH > Sortie STC 1/2 Après avoir cliqué sur depuis la liste des salarié, saisissez la sortie du salarié Les champs signalés par * sont obligatoires Cliquez sur pour avoir plus d information sur la saisie du champ 21

22 Module RH > Sortie STC 2/2 Choisissez ici les documents à établir : Certificat de travail Reçu pour solde de tout compte Cliquez sur pour annuler la saisie si nécessaire Cliquez sur pour valider la sortie du salarié et faire la demande d édition des documents de sortie. 22

23 Carnet de bord 1/2 Accédez au carnet de bord récapitulant l ensemble de vos actions, depuis la barre de menu Le carnet de bord permet de visualisez toutes vos actions effectuées sur l interface de paie en ligne Pour filtrer les colonnes, cliquez sur leur titre en tête de colonne Cliquez sur l action recherchée dans la colonne «Type d Action» pour accéder au détail de l action. Cliquez sur le pictogramme PDF pour créer un document PDF 23

24 Carnet de bord 2/2 En cliquant sur l action recherchée dans la colonne «Type d Action» le volet de détail s ouvre Il récapitule l ensemble des modifications effectuées 24

25 Module Ducs Pour accéder à la totalité du module Ducs, cliquez sur Déclaratif puis sur Ducs dans le menu déroulant Vous pouvez également cliquer sur les raccourcis disponibles sur la page d accueil 25

26 Déclaratif > Ducs > Accueil Visualisez l ensemble des dossiers classés par numéro Pour les classer par Raison sociale si vous avez plusieurs entreprises, cliquez sur Dans la colonne période, la période de référence des documents La colonne «Documents» renseigne sur la disponibilité des DUCS ou des bordereaux documents disponibles documents non disponibles pas de documents EDI dossier inscrit EDI inscrire le dossier en EDI non éligible EDI 26

27 Déclaratif > Ducs > Accueil Cliquez sur les chiffres pour voir les autres résultats Pour afficher plus de résultats par page, utilisez le menu déroulant Le calendrier récapitule : La date du jour La date de la prochaine échéance En passant sur la date de la prochaine échéance, le détail s affiche Il est possible d exporter toutes les listes du site sur Excel et PDF 27

28 Déclaratif > Ducs > Liste des organismes Visualisez les organismes, types d organismes et numéro d établissement de chaque établissement si vous avez plusieurs entreprises. Pour les classer et les filtrer, cliquez sur l entête de la colonne Cliquez sur l organisme pour visualiser les coordonnées. Il est possible d exporter les informations sur un tableau au format Excel ou PDF en cliquant sur le bouton en bas à gauche «Exportation» 28

29 Déclaratif > Ducs > Liste des organismes En cliquant sur le nom de l organisme, accédez aux détails de l organisme Cliquez sur pour accéder aux documents relatifs à cet organisme Cliquez sur pour fermer le volet 29

30 Déclaratif > DUCS > Synthèse EDI Ce module vous permet de visualiser les inscriptions aux différentes DUCS par établissement ainsi que leurs échéances. Signifie que le dossier entreprise est inscrit pour la DUCS EDI documents seront envoyés à l organisme Signifie que les documents ne seront pas envoyés à l organisme car l entreprise n est pas inscrite pour le traitement DUCS EDI N/A signifie que l organisme n est pas éligible à l EDI. Cliquez sur le statut pour accéder au Détail EDI 30

31 Déclaratif > DUCS > Validation DUCS EDI Cliquez sur Détails EDI Dans la colonne Statut, cliquez sur le statut A valider Pour valider, visualisez les informations et cliquez sur Pour demander une modification, cliquez sur Cliquez sur «Accéder aux documents» pour voir et télécharger les DUCS Le statut en cours de modification, signifie la prise en compte de votre demande 31

32 Déclaratif > DADS Accédez aux DADS en cliquant sur Déclaratif puis DADS dans la barre de menu Vous visualisez les DADS inscrites en EDI Dads à valider par le Cabinet Consulter la DADS Dads modifiée 32

33 Déclaratif > DADS > Validation En cliquant sur vous visualisez la DADS en cours Vous pouvez choisir de la valider en cliquant sur : Demander une modification en cliquant sur : Une fenêtre s affiche pour recueillir votre demande de modification: 33

34 Déclaratif > DADS > Détails En cliquant sur le numéro de dossier ou «Détails» vous accédez à la page suivante : Sur cette page, vous visualisez l état d avancement de l ensemble des DADS en cours pour une société. La colonne vous renseigne sur l étape en cours pour chaque DADS. 34

35 Documents > Entreprise Accédez aux documents entreprise depuis la barre de menu ou le module «Documents» en page d accueil ou depuis les pages «Déclaratif» Utilisez les filtres sur les différentes colonnes en cliquant sur le titre de la colonne Triez les colonnes en utilisant les Utilisez la recherche texte Utilisez le calendrier à droite de l écran 35

36 Documents > Salarié Accédez aux documents salarié depuis la barre de menu ou le pavé «Documents» de la page d accueil ou depuis les pages «RH» et «Paie» Utilisez les filtres sur les différentes colonnes en cliquant sur le titre de la colonne Triez les colonnes en utilisant les Utilisez la recherche texte Utilisez le calendrier à droite de l écran 36

37 Documents > Calendrier Choisir l année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche Cliquez sur le mois pour filtrer les documents sur une période Pour afficher les documents d un trimestre, cliquez sur le trimestre concerné Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Maj» appuyé, puis cliquez sur le dernier mois Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Ctrl» appuyée et sélectionnez les autres mois concernés. 37