Comment réussir ce rendez-vous annuel?

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1 Direction des Ressources Humaines Guide pratique de l évaluateur pour L Entretien Annuel Campagne 2011 Comment réussir ce rendez-vous annuel? 1

2 1. L entretien annuel, qu est- ce que c est? Un temps de communication privilégié et de formalisation La notation et l appréciation de la valeur professionnelle : une obligation prévue par le article 65-1 de la loi n du 9 janvier 1986 (statut de la Fonction Publique Hospitalière) L entretien professionnel : une démarche d échange entre l agent et son supérieur hiérarchique prévue à titre expérimental par le Décret du 29 septembre 2010 portant application de l article 65-1 de la Loi de 1986 Un moment d échange et de valorisation des compétences L entretien individuel doit être conduit seulement par le supérieur hiérarchique direct de l agent Pour l évaluateur Pour l évalué Pour l Institution Faire le point sur les missions de l agent évalué, les objectifs et les responsabilités Analyser et résoudre les éventuelles difficultés au sein des équipes Accompagner individuellement les agents dans leur positionnement au sein du service et dans leur déroulement de carrière Agir sur la motivation de chacun Améliorer la communication et fixer les objectifs individuels et collectifs L occasion d avoir un retour sur la qualité de son travail Etre reconnu comme un acteur de l institution Exprimer ses besoins, ses préoccupations, ses souhaits d évolution et de formation Echanger avec son cadre sur les projets du service Faire état des points forts et points faibles de l année écoulée Evoquer les points devant donner lieu à amélioration Un outil de communication Un outil efficace de gestion individuel et collectif des métiers et des compétences (GPMC) permettant de réaliser un diagnostic de son équipe et des compétences disponibles et potentielles Un outil de montée en compétences Un outil indispensable de construction du plan de formation et de la politique sociale de l établissement 2

3 1. Qui évalue qui? SOIGNANTS / MEDICO TECH / SOCIAUX EDUCATIFS Aide Soignant A.S.H. Assistant Socio-éducatif Auxiliaire puéricultrice de Santé ou Sage Femme Sup de Santé Sup Sage femme Socio-éducatif Sup Socio-éducateur Diététicien Éducateur Ergothérapeute IADE IBODE IDE et Puéricultrice Manipulateur en électroradiologie Masseur Kiné Orthophoniste Orthoptiste Pédicure Podologue Préparateur en Pharmacie - Aide Préparateur Psychologue Psychomotricien Radio physicien Sage femme Technicien de laboratoire TECHNIQUES ET LOGISTIQUES Agent Chef Agent de maitrise Agent de service mortuaire AEQ Analyste Chef de Projet Conducteur d ambulance Conducteur automobile Ingénieur Maître ouvrier OP Technicien Informatique T.S.H. Adjoint Administratif Adjoint des cadres Attaché Directeur Directeur des soins Directeur École Médecin du travail Secrétaire médicale ADMINISTRATIFS EVALUATEUR Sup Socio-éducatif Sup ou Sup Sage Femme Directeur des Soins Directeur des Ressources Humaines Sup Socio-éducatif Directeur de la Clientèle Diététicien Sup Socio-éducatif Le Sup ou de Pôle assure la liaison avec les chefs de service concernés Le de Pôle assure la liaison avec le chef de service concerné Sage femme EVALUATEUR Directeur ou Directeur Général EVALUATEUR Adjoint des cadres ou Attaché Attaché ou Directeur Directeur Directeur Général Directeur Général Directeur des Ressources Humaines Directeur des Ressources Humaines La Secrétaire référente du Pôle assure la liaison avec les chefs de service concernés. Toutefois à défaut de Secrétaire référente de Pôle, le cadre assure cette fonction de liaison. 3

4 2. Quand? Entre juillet et octobre L entretien a lieu chaque année au titre de l année civile de référence, entre le 1 er juillet et le 31 octobre ; L évaluation des compétences et le recueil des besoins en formation ont lieu dans le cadre de cet entretien professionnel unique. 3. Un entretien à bien préparer en amont Avant de s engager dans la démarche, le cadre évaluateur doit s auto-évaluer ; Prendre rendez- vous suffisamment à l avance avec l agent en vérifiant sur son planning ses disponibilités ; Confirmer à l agent évalué sa date d entretien ; 8 jours avant minimum Avoir fait un bilan du travail de l agent sur l année écoulée par rapport aux objectifs individuels fixés en n-1 mais également par rapport aux objectifs institutionnels ; Rassembler au préalable les documents et les notes personnelles susceptibles d éclairer ses propos ; Réfléchir aux points d amélioration et aux besoins en formation correspondant (compétences en adéquation avec l activité du service voire à son évolution) ; Faire un point sur l avenir professionnel de l agent ; Identifier son projet professionnel et envisager les conditions de sa réalisation. 4. Quelques petites règles à respecter L entretien d évaluation a lieu à partir de 6 mois de présence dans l établissement ; En cas de changement d affectation en cours d année, l agent est évalué par le cadre du service où il a passé le plus de temps ; En cas d absence (maladie, accident de travail, congé maternité..) ayant empêché la réalisation de l entretien, il est possible (malgré le maintien de la note administrative) de fixer, au retour de l agent dans l année et lors d un entretien spécifique, des objectifs pour l année suivante. Exception : Une absence pour congé maternité n entraine pas automatiquement un maintien de note administrative. 5. Le déroulement de l entretien L entretien doit se dérouler dans un endroit fermé, calme sans être interrompu L évaluateur doit préciser dès le début de l entretien le déroulement de celui-ci et sa durée approximative (entre 30 minutes minimum et maximum 1h30). 4

5 Un support structurant et 6. ADEN : Un outil d aide à l évaluation professionnalisan t Un support d évaluation dématérialisé mis à la disposition de l évaluateur et de l évalué dans une démarche de professionnalisation de l entretien. Ce support d évaluation contient : Les éléments d appréciations à chiffrer : ce qui déterminera pour les agents (stagiaires et titulaires) la note administrative ainsi proposée à l avis du Directeur 7. Calendrier Le bilan de l année en cours Perspectives et objectifs de l année suivante Ils peuvent se définir comme un but, un résultat à atteindre dans un délai donné. Ils doivent être accompagnés de moyens adéquats. Ils peuvent être aussi MALIN pour : - Mesurables : par des indicateurs ; - Atteignables : en lien avec le contexte, les moyens et les compétences ; - Limités dans le temps : défini dans le temps avec une durée :à court terme (3 à 6 mois), à moyen terme (6à 12 mois), à long terme (de 12 à 36 mois) ; - Individualisés : tient compte de la situation à atteindre et les résultats personnalisé ; - Négociables : compréhension, acceptation, prenant en compte les compétences, le contexte En résumé un objectif doit : - Etre clair, facile à comprendre - Etre mesurable par des indicateurs - Prendre en compte que la réalisation dépend des activités, des moyens, du contexte réservé à l agent : L agent est en droit indiquer des observations ; L agent signe de manière électronique pour attester qu il a pris connaissance de son évaluation littéraire. Il peut à ce moment là indiquer qu il n est pas d accord avec le contenu de l évaluation. 01/07 31/10 30/11 31/12 Conduite entretien 1 Avis Directeur 2 Prise connaissance de l évaluation et note administrative définitive par l agent 3 Délais de recours 4 2 L autorité investit du pouvoir de nomination (Directeur) vise le compte rendu de l entretien professionnel et le complète de ses observations, si nécessaire. Il donne son avis sur les éléments d appréciations chiffrés, ce qui permet de déterminer la note administrative définitive. A ce stade une péréquation par évaluateur peut intervenir. 3 L agent pourra prendre connaissance du compte rendu de l entretien et de sa note administrative définitive (note pour les Stagiaires et Titulaires) en accédant directement à ADEN (une procédure lui sera transmise en novembre 2011). Il peut éventuellement vous demander votre accompagnement dans cette démarche et dans ce cas devrez l effectuer avec lui. 4 Recours : Cette prise de connaissance vaut notification et signature de votre appréciation générale et note administrative définitive. - Recours hiérarchique : A compter de cette date, l agent peut saisir l autorité investie du pouvoir de nomination (Directeur) d une demande de révision du compte rendu de son entretien et/ou de sa note administrative dans un délai de 15 jours francs. L autorité investie du pouvoir de nomination notifie sa réponse dans un délai de 15 jours francs suivant la réception de sa demande de révision. Le recours hiérarchique préalable est obligatoire avant tout recours devant la CAP. - Recours devant Commission Administrative Paritaire (CAP) : Dans un deuxième temps, l agent peut, si nécessaire, saisir la CAP dans un délai de 15 jours francs suivant la réponse formulée par l autorité investie du pouvoir de nomination dans le cadre du recours hiérarchique. 5

6 8. Conclusion La conclusion de l entretien est un moment important. Il faut lui assurer une issue positive. Il est donc important de : Poser une question ouverte du type «tous les points importants ont-ils été abordés?» ; Résumer les principales orientations définies au cours de l entretien ; Rappeler les suites à donner par chacun à court terme et au cours de la période d évaluation à venir ; Rappeler les délais et différentes étapes à venir dans le processus d évaluation (rôle de la personne investie du pouvoir de nomination par exemple). 6

1 2 - - 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 - - - - 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 GROUPE HOSPITALO-UNIVERSITAIRE CAREMEAU 1 St Mamert Nîmes Sommières Vauvert St Gilles Aigues Mortes

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