Guide de démarrage rapide Cogito-Sport

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1 Guide de démarrage rapide Cogito-Sport Proximity-Softwares Sàrl Case postale 241 CH-1018 Lausanne 18 / 1

2 I. INSTALLATION DE COGITO-SPORT... 3 II. INTRODUCTION... 4 III. PARAMÉTRAGE DES TABLES DANS ADMINISTRATION CLUB Club Saisons Périodes... 8 IV. PARAMÉTRAGE DES TABLES DANS PARAMÈTRES Site d'entraînement Formations Grades Statut des inscriptions Activités des membres Catégories de membres Types de présence Codes postaux indigènes Textes Étiquettes Comptabilité Assistée Server d envoi de mails Civilités Pays Catégories de documents...14 V. PARAMÉTRAGE DES ARTICLES Types d'articles Cotisations Cours Articles divers...18 VI. LES GROUPES DANS COGITO-SPORT Les groupes dans Cogito-Sport Horaires des groupes et affectation du moniteur...19 VII. PARAMÉTRAGE DES TABLES DANS COMPTABILITÉ Catégories de comptes Comptes Comptabilité assistée...21 VIII. CRÉATION DES UTILISATEURS ET SÉCURITÉ DANS COGITO-SPORT Utilisateurs Groupes d'utilisateurs Sécurités utilisateurs...23 IX. LES FORMULAIRES D INSCRIPTION INTERNET COGITO-SPORT Concept Etapes préalables Paramétrage des formulaires pour l inscription dans un groupe Paramétrage des formulaires pour une adhésion au club...27 X. UTILISATION DU MODULE D'IMPORTATION XI. CONCLUSION

3 I. Installation de Cogito-Sport Après avoir souscrit à votre abonnement annuel Cogito-Sport, vous recevrez par un fichier de licence qui vous permettra d'installer Cogito-Sport sur votre poste. Cet envoyé depuis l'adresse contient le fichier de licence en pièce jointe et la procédure d'installation dans le message. Cogito fonctionne sur Windows, Mac et Linux. Pré-requis : Java 6 doit être installé sur le poste client Windows : Mac Intel 64 bits OS X 10.5 et 10.6 : rien d'autre à faire que de mettre votre système à jour Mac OS X Lion 10.7 : Java pour Mac OSX 10.7 Lion Linux : Installer via les packages d'installation Windows et Linux Télécharger CogitoInstall.jar Installation de Cogito Lancer le programme d'installation et suivre les instructions Mac OSX Télécharger Cogito.dmg. Remarque installation sur Mac : Pour l installation de Cogito-Sport sur Mac (et à partir de la version Mountain Lion) vous devez autoriser l exécution des applications ne provenant pas du Mac App Store (préférences systèmes, rubrique sécurité). Ouvrir l'archive et déposez le programme Cogito dans le répertoire de vos applications. Premier démarrage : 1. Enregistrer le fichier de licence (fichier clf - pour Cogito Licence File - en pièce jointe) sur le bureau ou dans un dossier. 2. Lancer Cogito puis déposer le fichier de licence (enregistré sur le bureau ou dans un dossier de votre poste de travail) sur la grille (zone blanche). 3. Une nouvelle ligne correspondant au programme dont vous avez la licence apparaît. Sélectionner la ligne puis cliquer sur "Démarrer". 4. La fenêtre de connexion apparaît. 5. Vous arrivez dans l'application et pouvez commencer à utiliser Cogito-Sport. 6. Consulter le chapitre VIII pour la création des utilisateurs. 3

4 II. Introduction Ce manuel a pour objectif de vous guider dans votre première utilisation de Cogito-Sport, la solution simple et évolutive pour votre club de sport ou association sportive. Vous pouvez également utiliser l aide générale (en haut de l application) ainsi que l aide contextuelle dans le logiciel Cogito-Sport (Icône I) ainsi que les rubriques Vidéos et FAQ du site Utilisateur Menu des tables Cogito-Sport Grille principale : Affiche les données de la table sélectionnée dans le menu à gauche. Informations détaillées de la ligne sélectionnée depuis la grille principale Lien vers les sousinformations de la ligne sélectionnée dans la grille principale. Boutons Génériques Les boutons qui sont situés à gauche de l aide contextuelle sont génériques à la plupart des tables de l application. Il s agit (de droite à gauche): du bouton Refresh pour rafraîchir les données. du bouton + pour ajouter une nouvelle donnée (membre ou autre selon la table). du bouton pour supprimer une ou plusieurs données (Cogito-Sport gère les sélections multiples). du bouton Impression Liste qui permet d imprimer la sélection dans la grille (avec de nombreuses possibilités de regroupements de disposition, ). Très puissant et très pratique. du bouton export qui permet d exporter ou d importer (csv, xls) et selon les tables d exporter la sélection vers une campagne de communication (ou étiquettes, ou fichier Excel). Précisions sur les termes employés dans Cogito-Sport : L utilisateur est affiché en haut de l application, ainsi que le nom du club et la saison sur laquelle vous travaillez. Nous parlons du menu depuis lequel vous choisissez quelle table afficher dans la grille principale. Les informations qui figurent sur la droite de l application sont directement liées à la ligne en surbrillance dans la table affichée au niveau de la grille principale. 4

5 La partie en haut à droite affiche les informations principales de la ligne sélectionnée dans la grille principale (dans l exemple plus haut, les informations détaillées du membre). La partie en bas à droite vous donne accès aux sous-informations de l entité sélectionnée dans la grille principale (dans l exemple : lien vers les activités, inscriptions, etc., du membre sélectionné dans la grille principale). Sur toutes les tables de l application une fonction de recherche multi-critères est disponible (en haut de la grille principale). Remarque sur les filtres et recherches dans Cogito-Sport : Cogito-Sport propose une fonction de tris et de recherche très puissante. Les filtres sont cumulables à souhait et la condition de la recherche s adapte en fonction de la colonne choisie. 2 opérateurs sont disponibles : Et/Ou. Ex : si c est une date la condition sera liée à une date (à partir de, jusqu au, depuis, ) si c est un champ texte comme le Prénom les conditions s adapteront (commence par, contient, est différent de, ). 5

6 III. Paramétrage des tables dans Administration club Une fois Cogito-Sport installé sur votre poste, vous pouvez paramétrer les informations de votre club ou société sportive et créer les autres utilisateurs de Cogito-Sport pour votre club (dirigeants, comité,...). En effet, Cogito-Sport a cherché le dénominateur commun aux sociétés sportives et clubs de sport pour proposer une solution souple qui permet à chaque utilisateur de personnaliser l'application (paramétrer) afin de retrouver la terminologie propre à sa structure et à son organisation. 1. Club - Informations concernant le club «Administration Club» Tout d abord il faut renseigner les paramètres de votre club ou société sportive au niveau du menu Administration Club rubrique «Club» : Cette fenêtre comporte plusieurs Onglets : Général, Factures, Rappels, Comptabilité, Espace Membre. - Onglet Général Nom du club : Adresse : Code Postal : Ville : Téléphone(s) : (s) : Site Internet : Langue par défaut : La case à cocher «imprimer l adresse» permet d imprimer l adresse sur les factures, - Onglet Factures Cogito-Sport vous permet de gérer la facturation. Pour cela il faut renseigner les paramètres de facturation. Texte pour les courriels factures : A sélectionner depuis la table textes (dans le menu Paramètres). Code de déverrouillage : ce code est requis pour des opérations sensibles dans Cogito-Sport comme par exemple l annulation de documents comptables. Imprimer le N de compte : pour l impression des factures avec des BVR pré-imprimés. Si vos BVR Orange ne contiennent pas cette information, il faut cocher cette case (et renseigner le N de compte dans le champ dédié). Impression image en-tête facture : si cette case est cochée, votre logo apparaîtra dans l entête de la facture (Sous réserve que votre logo soit présent dans le champ dédié). Imprimer le champ «En Faveur de» : pour l impression des factures avec des BVR préimprimés. Si vos BVR oranges ne contiennent pas cette information, il faut cocher cette case 6

7 (et renseigner le champ En Faveur de, plus bas dans la fenêtre). Guide Démarrage V2.1.1 Septembre 2012 Imprimer le Champ «Versement pour» : pour l impression des factures avec des BVR préimprimés. Si vos BVR oranges ne contiennent pas cette information, il faut cocher cette case (et renseigner le champ Versement pour, plus bas dans la fenêtre) BVR pré-imprimé : si vous envoyez vos factures par courrier postal et que vous utilisez des BVR (Orange) pré-imprimés, il faut cocher cette case. Facture sans BVR : si vous ne souhaitez pas de BVR (orange) sur votre facture, il faut cocher cette case. Logo : vous pouvez ajouter votre logo dans le champ logo de la facture, celui-ci apparaîtra en entête de votre facture. Complément : champ libre à utiliser si vous souhaitez ajouter des informations complémentaires qui figureront sur vos factures (par exemple heures d ouverture du secrétariat). Conditions générales : collez dans ce champ vos conditions générales (ou indiquez le lien vers les CGV sur votre site web). Conditions et délai de paiement : Cogito-Sport vous permet d indiquer les conditions de paiement qui figureront sur vos factures (texte), ainsi que le délai de paiement en nombre de jours. N TVA et Taux de TVA : Si nécessaire vous pouvez renseigner votre N de TVA et indiquer le taux de TVA à appliquer par défaut sur vos factures. N de compte : renseigner ici votre N de compte N de participant : indispensable pour gérer les N de références et les encaissements automatiques. Si vous n en possédez pas il faut prendre contact avec votre banque et leur indiquer que : o Vous souhaitez désormais gérer des BVR Orange et les encaissements automatiques. o Que vous avez besoin de votre N de participant. o Que vous désirez pouvoir télécharger le fichier des paiements BVR (V11) pour intégration (importation) et traitement dans Cogito-Sport. Versement pour : Coordonnées de votre organisme bancaire. En faveur de : Coordonnées de votre société sportive. Remarque par rapport à l impression des factures sur BVR Pré-imprimé : Afin que les montants s impriment correctement sur votre BVR pré-imprimé, il faut privilégier le format PDF et dans la configuration de l impression choisir l option Taille rélle. Si vous n utilisez pas Adobe, choisissez l option qui ne modifie pas la taille de l impression. 7

8 - Onglet Rappels : Cogito-Sport propose une gestion automatique des rappels. Pour cela il vous faut indiquer les délais en nombre de jours pour le 1 er, le 2 ème et le 3 ème rappel. Vous pouvez également associer des frais de rappel en choisissant un article du type frais de Rappel N 1, Frais de rappel N 2, Frais de Rappel N 3. Remarque : Nous aborderons plus tard dans le document la création des articles. - Onglet Comptabilité : Il vous faut renseigner le compte de banque et le compte tiers ainsi que le compte de résultats reportés. Remarque nous aborderons plus loin dans le document la comptabilité et le paramétrage du Plan Comptable. - Onglet Espace Membres : Case à cocher «les membres peuvent modifier leur profil» : si vous cochez cette case, il sera possible pour vos membres de modifier eux-mêmes leur coordonnées ( , adresse, Natel, Téléphone,..) via un espace dédié (offert par Proximity-Softwares aux membres de la Communauté Cogito-Sport) du type : Logo Bannière : vous permet de choisir l image qui sera affichée (bannière) dans l espace membres. 2. Saisons Cogito-Sport fonctionne par saisons. Vous ne gérez les inscriptions que pour la période en cours. La saison en cours est indiquée en haut de l écran principal. Il n y a pas de limitation dans l organisation des saisons. Allez dans la table Saison et créez la saison en cours (son code et son nom complet). Exemples : Saison 2012, Saison , Hiver 2013, Lors de la création d'une saison, cette nouvelle saison est considérée comme la saison suivant la saison en cours. 3. Périodes Si vous n'avez pas souscrit à l'option multi-périodes, vous ne pouvez utiliser qu'une période par saison. Si vous avez souscrit à cette option, vous pouvez décomposer votre saison sportive en autant de périodes que vous le souhaitez : Semestres, Trimestres, Périodes pour les camps et les stages. N'oubliez pas de préciser la période suivante (lorsqu'il en existe une dans la même saison sportive) pour automatiser la réinscription (duplication des inscriptions). Vous devez préciser une date de début et une date de fin pour chaque période. 8

9 1 seule période ou multi-période? Si vous inscrivez les membres pour toute l année, vous n utilisez qu une période. Si votre saison est découpée en trimestre, semestre ou autres, on parle alors de Multi-périodes. Pour paramétrer les périodes de votre saison dans Cogito-Sport il faut réfléchir aux périodes d inscription proposées. Est-ce que les membres paient leur inscription pour toute la saison (année sportive)? Ou bien est-il possible de s inscrire pour un trimestre, un semestre,.? Exemples : 1 saison sportive : vous proposez des inscriptions annuelles pour toute la saison sportive. Alors il faudra créer une période qui couvre la durée de la saison (ex Saison 2012 ou Saison ). Il n y aura pas de période suivante (ce sera l année suivante). Vous proposez des inscriptions sur plusieurs périodes : par Trimestre, ou par Semestre par exemple. Vous allez créer dans Cogito-Sport toutes les périodes pour lesquelles des inscriptions sont possibles : Trimestre 1 (avec date de début date de fin) Trimestre 2 (qui sera renseigné comme la période suivant la période Trimestre 1), Trimestre 3 et Trimestre 4. Il est important de renseigner la date de début et la date de fin de la période. Il faut renseigner la période suivante dans le cas du multi-période afin de permettre le renouvellement automatique des inscriptions. Remarque : Si vous proposez des inscriptions à l année et que vos membres peuvent payer en plusieurs fois (en 2 ou 4 fois par exemple), vous utiliserez la notion de période pour réaliser des factures par semestre ou par trimestre. 9

10 IV. Paramétrage des tables dans Paramètres Guide Démarrage V2.1.1 Septembre 2012 Cette étape est importante. C'est ici que vous allez paramétrer Cogito-Sport pour retrouver la terminologie de vos cours, de vos catégories de membres etc.,... Nous allons détailler les tables du menu «paramètres» : 1. Site d'entraînement Il faut paramétrer dans Cogito-Sport les sites d entraînement de votre club ou société sportive. Cette notion de site d entraînement sera reprise dans la création des groupes (liés aux cours) : pour chaque groupe de cours vous serez amenés à renseigner l horaire, le jour et le site d entraînement du groupe en question. Remarque : vous pouvez utiliser le champ description pour renseigner des infos complémentaires sur le site d entraînement. Remarque : pour certains sports, au sein d un même site, plusieurs salles peuvent être concernées. Cogito-Sport gère également les sites multisalles (sous-information disponible au niveau de la table des sites d entraînements) : 2. Formations Vous pouvez renseigner ici les formations que peuvent suivre vos membres. Exemple : Coach J+S, Moniteur, juge, Arbitre, Grades La notion de grade a plusieurs utilisations en fonction du sport : Dans les arts martiaux, cette notion correspond aux grades du sport (couleur de la ceinture). C est ici que vous allez paramétrer tous les grades utilisés dans votre club. Dans les autres sports, cette notion peut être utilisée pour qualifier le niveau des membres (facultatif). Pour chaque Grade (ou Niveau) vous pouvez renseigner différentes informations (pas obligatoire) : 10

11 l ordre (pour afficher les grades selon un ordre précis) le code pour la saisie rapide le nom du grade ou niveau la fédération 4. Statut des inscriptions Cette table sera utilisée pour définir le statut de l'inscription des membres. Guide Démarrage V2.1.1 Septembre 2012 Vous retrouverez les données saisies ici sous la forme d'une liste déroulante lors de l'inscription d'un membre à un cours pour définir le statut de son inscription Exemples : validé, en attente, démission,... Lorsque vous allez renseigner les différents statuts des inscriptions, il vous faudra choisir un statut reconnu comme «facturable». Par exemple, le statut validé est facturable : si le statut d'une inscription est validé, le champ "Facturable" est coché. Cela indique que les inscriptions sont facturables. 5. Activités des membres L'activité du membre désigne son rôle au sein du club. Un membre peut avoir plusieurs activités. Vous pouvez choisir une activité par défaut. Vous pouvez dans cette table renseigner toutes les activités de membres pertinentes pour votre société. Les différentes activités seront ensuite disponibles sous la forme d'une liste déroulante lors de l'ajout d'activités à des membres. Exemples : Comité technique, membre actif, arbitre, bénévole, moniteur,... Vous pourrez ensuite utiliser les communications ( ing, SMS, Courrier postal) pour vous adresser aux membres qui sont concernés par une ou plusieurs activités. Exemples : Envoi d un à tous les membres bénévoles. Ou encore communication SMS au comité technique. 6. Catégories de membres Les catégories de membres sont utilisées pour la tarification. Elles permettent d'attribuer un tarif particulier à un membre lors de la facturation d'un article divers, d'une cotisation ou d'un cours. Exemple : Etudiants, Familles nombreuses,... Il faut renseigner dans cette table toutes les catégories gérées par votre club ou société sportive qui donnent droit à une tarification spéciale. Ces catégories seront ensuite utilisées lors de la tarification des cours. Vous pourrez attribuer un tarif pour chaque catégorie de membres gérée dans votre club ou société sportive. 11

12 7. Types de présence Cette table vous permet de renseigner les différents types de présence afin de distinguer les jours d'entraînement des jours de camps, meetings ou autre. Ces informations ressortiront sur la liste de présence en haut de page. Elles seront également reprises dans la saisie des présences en ligne. 8. Codes postaux indigènes Dans cette table vous pouvez renseigner une liste de codes postaux pour lesquels un tarif différent du tarif normal sera appliqué (si vous indiquez un prix pour les codes postaux indigènes dans la tarification) lors de la facturation. Si vous utilisez cette fonctionnalité, il faut bien renseigner les codes postaux de vos membres (table membres fiche du membre Code postal). Lorsqu un membre possède un code postal inclus dans la table des codes postaux indigènes, une coche indigène apparaît au niveau de la fiche du membre. 12

13 9. Textes Vous gérez dans cette table les textes utilisés lors de l'envoi des factures et des rappels, etc...vous pourrez choisir les textes à utiliser au niveau des Paramètres du Club dans la partie Textes. Le texte qui figurera sur vos documents doit tout d abord être rédigé au format «Markdown». Lors de la rédaction de vos textes, vous pouvez directement rédiger votre texte dans la fenêtre proposée au format «Markdown». Ou, vous pouvez utiliser l icône et Cogito-Sport ouvrira une page html (dans votre navigateur Internet) dans laquelle vous pré-visualiserez le texte tel qu il apparaîtra dans vos futurs documents. 10. Étiquettes Vous pouvez paramétrer l'impression de vos étiquettes dans cette table (nombre d'étiquettes en hauteur et en largeur). 13

14 11. Comptabilité Assistée Cette table est très utile pour gagner du temps dans la saisie manuelle des opérations récurrentes telles que le paiement de factures mensuelles (électricité, téléphone, entretien, ). La comptabilité assistée permet de préparer la saisie des écritures pour des opérations courantes, afin de n avoir que le montant à saisir. (Les comptes de débit et crédit ainsi que le libellé de l écriture seront déjà renseignés). 12. Server d envoi de mails Cogito-Sport peut gérer plusieurs s d expédition. Il suffit de renseigner les paramètres pour chaque adresse d expédition souhaitée : 13. Civilités Table des civilités pour la communication avec vos membres. Les codes des civilités peuvent être utilisés pour la saisie rapide lors de l'enregistrement des membres. 14. Pays Table des pays utilisée pour la nationalité des membres et le pays de résidence des membres. 15. Catégories de documents Si vous avez choisi l'option GED, cette table vous permet de créer les différentes catégories de documents qui seront proposés dans la GED (Gestion Electronique des Documents). Vous ne pourrez attribuer qu'une catégorie à un document. Choisissez des termes appropriés. Exemples : Infos Comité Technique, Certificats Médicaux, Autorisations parentales,... Remarque : les documents ajoutés dans la GED ne peuvent pas dépasser la taille de 6Mo. Gestion des mots-clés pour la recherche dans la GED : vous pouvez renseigner des mots-clés pour faciliter la recherche des documents archivés dans la GED. 14

15 V. Paramétrage des articles Cogito-Sport vous permet de facturer des articles aux membres de votre club ou société sportive. Il existe plusieurs types d'articles dans Cogito-Sport : Cotisations Cours Articles divers Il faut également rattacher chaque article à un compte du plan comptable. (cf : paramétrage comptabilité). 1. Types d'articles Le type d articles permet de regrouper les articles par famille. Chaque type d article doit être associé à son propre compte produit au niveau du plan comptable. Exemples : cotisation, frais d'inscription aux cours, frais divers, les différentes sections (Actifs, Natation, Plongeon, ) 2. Cotisations - Création des cotisations : Les cotisations dans Cogito-Sport constituent un montant à payer chaque année. Les cotisations auxquelles sont soumis vos membres doivent être renseignées ici. Ensuite, c est au niveau des membres que vous pourrez attribuer ces cotisations. Exemples de cotisations : Frais d inscription ou Finances d inscription, Licences FSN FSG, Cotisation de membre actif, Attention : Pour chaque cotisation vous devez indiquer si celle-ci est obligatoire (dans ce cas elle sera imputée à tous les membres du club) et si elle est unique (payable uniquement à l arrivée du membre au sein de la structure). 15

16 - Tarification des cotisations : La tarification des cotisations peut tenir compte de : La catégorie de membre. L âge. Du code postal de résidence (codes postaux indigènes). Du fait que le membre est licencié auprès de la fédération. Si vous utilisez les catégories de membres, il faut créer un tarif par catégorie de membres auxquelles vous souhaitez affecter un tarif différent du tarif «normal». Si le champ catégorie de membre n est pas renseigné, alors le tarif sera appliqué à tous les membres dont la «catégorie de membre» n est pas renseignée. Si vous ne souhaitez pas utiliser le champ âge, laissez 0 dans le champ. Vous pouvez gérer librement la tarification et cumuler les critères. Par exemple : un tarif spécial pour le membre qui a la catégorie de membre étudiant et qui est licencié + indigène. Remarque : vous aurez la possibilité d ajuster manuellement le montant des cotisations au niveau des factures (réduction ou supplément). 3. Cours Dans Cogito-Sport, nous utilisons la notion de cours et la notion de groupes : Les cours sont utilisés pour la facturation. Les groupes sont utilisés pour les inscriptions des membres et les horaires. Un cours peut contenir de 1 à n groupes. Par exemple : le cours Natation débutants est rattaché aux groupes : Natation débutants 1 Natation Débutants Les cours contiennent les informations suivantes : Type d'article (provenant de la table type d'article). Référence (qui sera utilisée pour la saisie rapide). Nom complet. Description (Champ libre) Compte (pour la comptabilité). Un cours doit obligatoirement avoir un tarif (tarification du cours). 16

17 Le tarif d'un cours peut tenir compte de plusieurs critères tels que : la période la catégorie du membre l'âge du membre son code postal de résidence (Codes postaux indigènes) s'il est licencié de la Fédération sportive ou non. Guide Démarrage V2.1.1 Septembre 2012 Si vous souhaitez différencier les tarifs en fonction d'un ou plusieurs des critères listés ci-dessus, alors il faut créer un tarif associé à chaque cas que vous souhaitez gérer. Si vous proposez des inscriptions au trimestre et à l année, il faudra créer un tarif pour le trimestre et un tarif pour l année. Si vous avez un tarif étudiant et un tarif famille nombreuse, il faudra créer un tarif «Etudiant» pour chaque période et un tarif «Famille Nombreuse» pour chaque période de cours proposée. Tous les critères proposés ne sont pas obligatoires, si vous ne tenez pas compte de l'âge, laissez le champ sur 0. Si vous n'accordez pas de tarif préférentiel en fonction des codes postaux, ne renseignez pas ce champ. Si vous ne choisissez pas de catégorie de membre lors de la création d'un nouveau tarif, celui-ci sera considéré comme le tarif normal (tous les membres auront ce tarif par défaut). le schéma suivant a pour objectif de récapituler la logique de fonctionnement des cours et des groupes dans Cogito-Sport : 17

18 Une fois les cours saisis, vous pouvez créer les groupes liés et commencer à y inscrire des membres et à facturer des inscriptions (voir aide contextuelle Cogito-Sport). 4. Articles divers Les articles divers sont tous les autres articles que votre club ou société sportive peut facturer aux membres qui ne sont ni des cours, ni des cotisations. Exemple d'articles divers : T-Shirt, casquette, ticket de tombola, frais de rappel, Le principe de tarification des articles divers est le même que pour les cours. 18

19 VI. Les Groupes dans Cogito-Sport La notion de groupe est utilisée pour inscrire les membres à un cours. Un cours comporte de 1 à n groupes. Il faut bien intégrer la logique de Cogito-Sport : Cours Groupes Inscription Facturation. Exemples : le cours de brasse est lié aux groupes : Brasse Débutants, Brasse Moyens et Brasse Avancés. le cours Agrès est lié aux groupes : Agrès Mardi, Agrès Jeudi le Cours Judo est lié aux groupes : Enfants 1, Enfants 2 et Enfants Les groupes dans Cogito-Sport Dans le menu gestion, cliquez sur la table «Groupes». A la création d'un groupe il faut renseigner : le cours auquel il est rattaché son code (pour saisie rapide) son nom complet le quota (limitation du nombre d'élèves indispensable pour bénéficier du taux de remplissage des cours) actif : si le groupe est ouvert à l'inscription, alors cette case doit être cochée 2. Horaires des groupes et affectation du moniteur Pour chaque groupe, il faut déterminer un horaire (et un site) d entraînement. Lorsque vous ajoutez un horaire à un groupe, il faut : choisir le site (depuis la liste provenant de la table «Sites d'entraînement») choisir le jour du cours indiquer l'heure de début et l heure de fin Un groupe peut avoir plusieurs horaires d'entraînement dans la semaine. 19

20 Une fois les horaires renseignés, n'oubliez pas d'affecter un ou plusieurs moniteurs (professeurs) à ce groupe. Vous pouvez nommer plusieurs moniteurs, mais un seul sera moniteur responsable (c'est celui qui recevra la liste de présence par ). 20

21 VII. Paramétrage des tables dans Comptabilité Guide Démarrage V2.1.1 Septembre 2012 Cogito-Sport propose également en option la comptabilité. Afin de permettre à chaque club de reproduire son plan comptable, nous n'imposons pas de plan comptable par défaut. Ainsi, le comptable, caissier ou trésorier peut paramétrer (ou importer) son plan comptable par défaut. 1. Catégories de comptes Il faut tout d'abord renseigner vos catégories de comptes. Soit en les créant manuellement, soit en important une liste de catégories de comptes au format csv. Pour importer au format csv dans Cogito-Sport référez vous au chapitre Import dans Cogito-Sport. 2. Comptes Une fois les catégories de comptes renseignées, vous pouvez créer ou importer les comptes utilisés dans votre plan comptable. Chaque compte peut être rattaché à une catégorie de compte et doit obligatoirement avoir un «Type» renseigné : Bilan ou Pertes et Profits. Enfin, le compte destiné aux notes de crédit devra avoir la case Note de Crédit cochée. Une fois la comptabilité paramétrée, vous pouvez maintenant finir de renseigner les informations manquantes au niveau du club (Compte banque et compte tiers) et au niveau des Articles (Comptes auxquels sont rattachés les cotisations, les cours et les articles divers créés). 3. Comptabilité assistée Grace à la comptabilité assistée de Cogito-Sport, tout bénévole (qui en aurait le droit dans l application) peut désormais saisir des opérations comptables sans se tromper de compte ou de sens débit/crédit. Le comptable effectue un travail préliminaire qui consiste à créer des opérations prédéfinies dans la vue "Comptabilité assistée". Une opération prédéfinie est : Un nom pour décrire ce que l on veut faire. Ex: «Payer une facture d électricité» Un libellé (repris comme libellé de l'écriture) Un compte au débit Un compte au crédit Ensuite dans la vue Journal des écritures, il suffira de cliquer sur le bouton «Opération simple», de choisir une opération dans la liste puis de saisir un montant et éventuellement un numéro de pièce. Cette fonctionnalité est également très utile pour saisir des écritures récurrentes (paiement d une facture mensuelle de téléphone par exemple) : 21

22 VIII. Création des utilisateurs et sécurité dans Cogito-Sport Seul l'administrateur du club (celui qui a reçu le 1 er fichier de licence et la procédure d'installation par mail) peut, par défaut, créer d'autres utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Cogito-sport propose 10 utilisateurs compris dans l'abonnement de base. 1. Utilisateurs Pour créer un nouvel utilisateur, rendez-vous dans le menu «Sécurité» et allez sur la table Utilisateurs. Pour créer un nouvel utilisateur vous devez renseigner : son nom court (initiales) sa langue dans l'application son nom et son prénom une adresse valide une date de validité (et éventuellement une date de fin de validité s il s agit d un utilisateur temporaire) Cochez la case «actif» pour que l'utilisateur soit actif dans le système. Vous pouvez également définir la police et la taille de la police pour chaque utilisateur et sélectionner une apparence pour l'application. Les modifications sont appliquées au redémarrage de l'application. Une fois l'utilisateur créé, utilisez le bouton générer et envoyer un nouveau mot de passe afin que l'utilisateur reçoive la procédure d'installation avec le fichier de licence en attachement. 22

23 2. Groupes d'utilisateurs Vous pouvez également créer des groupes d'utilisateurs dans Cogito-sport. Un groupe d'utilisateurs permet d'attribuer des droits sur des vues à un ensemble d'utilisateurs sans avoir à appliquer manuellement ces droits. Exemples de groupe d utilisateurs : Comptabilité / Finances, Comité, Moniteurs, Invité,... Une fois le groupe d'utilisateurs créé, ajoutez-y les utilisateurs concernés (en bas à droite). 3. Sécurités utilisateurs Pour chacune des tables et des vues Cogito-Sport vous avez la possibilité de définir des droits d'accès. Il existe 5 droits d'accès différents : Pas d'accès (la table ou la vue n'apparaîtront pas) Lecture seule (consultation uniquement) Lecture, modification Lecture, modification, création Lecture, modification, création, effacement. Pour chaque vue, vous choisissez si les droits d'accès s'appliquent à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs. Une fois toutes ces étapes réalisées, vous êtes prêts à profiter de toutes les fonctionnalités de Cogito-Sport!!!! 23

24 IX. Les formulaires d inscription Internet Cogito-Sport Cette table vous permet sélectionner les groupes de cours ouverts aux inscriptions sur votre site web. 1. Concept Le formulaire Cogito-Web permet de proposer à vos membres de s'inscrire ou de se réinscrire en ligne sur votre site web. Les membres (ou futurs membres) peuvent choisir d'adhérer au club (cotisation - finance d'entrée,...) ou bien de s'inscrire à un ou plusieurs cours ouverts aux inscriptions web. 2. Etapes préalables Il faut tout d abord renseigner quelques paramètres dans la table «paramètres formulaires d inscription» au niveau du menu Formulaires d inscription : Proximity-Softwares doit vous fournir un code d'accès internet permettant d'activer les fonctionnalités WEB de Cogito-Sport dont les formulaires d'inscription font partie. Ce code est visible dans la vue "Club" ainsi que dans la vue "Paramètres formulaires". Si ce code n est pas renseigné dans le champ dédié, merci de nous contacter à l adresse support@cogito-sport.ch (objet : demande de code Internet). Renseigner le champ " pour inscriptions web". Cette adresse correspond à l'adresse de l expéditeur des s de notification reçu par les membres ainsi qu à l'adresse de réception des notifications des nouvelles inscriptions validées enregistrées sur le site. L'intégration du formulaire dans votre site internet se fait simplement en copiant l'une des 2 balises IFRAME. La première balise concerne les inscriptions aux cours, la deuxième les inscriptions pour des cotisations (adhésion au club). Le formulaire viendra s'intégrer automatiquement à l'emplacement de ces balises. 24

25 Vous pouvez également personnaliser les textes (en les créant depuis la table Textes dans le menu Paramètres) : o le titre de votre formulaire Par défaut : "Liste des cours" o le texte de l de demande de confirmation texte par défaut : Votre inscription a bien été enregistrée. Vous recevrez dans quelques minutes un mail de demande de confirmation de votre inscription. Il suffira de cliquer sur le lien mentionné dans le mail. A l'issue de cette confirmation, le comité examinera votre demande et la validera en fonction des places disponibles. Merci. o le texte de l de notification de l inscription texte par défaut : Bonjour Pierre Dupont, Vous vous êtes inscrit sur le site du club ou de la société sportive : Mon Club de Natation Ce mail est destiné à vérifier que vous êtes bien à l'origine de cette inscription. Veuillez cliquer sur le lien ci-dessous pour confirmer votre demande d'inscription. Si le lien ne fonctionne pas, copiez-le dans votre navigateur internet. Cordialement, Le responsable des inscriptions o le texte de l de validation de l inscription texte par défaut : Inscription validée Saison 2012 Ecole natation Dauphin 1 Le changement des textes par défauts s'effectue dans la vue "Paramètres formulaires" Pour modifier les textes par défaut il faut préalablement les créer dans la vue "Textes". Certaines balises doivent être intégrées aux textes et seront remplacées par des données réelles: Pour le texte de l' de demande de confirmation de l'inscription : o \<MEMBER> : remplacé par le nom du membre o \<CLUB> : remplacé par le nom du club o \<LINK> : remplacé par le lien sur lequel le membre devra cliquer Pour le texte de l' de confirmation de l'inscription : o \<REGISTRATION> : remplacé par le détail de l'inscription (période, cours, groupe) Il est également possible de joindre un ou plusieurs fichiers en pièces jointes au mail de confirmation de l'inscription. Cette fonctionnalité nécessite l'option "GED" (gestion électronique des documents). Il suffit de déposer (glisser/déposer ou drag and drop) le fichier à joindre dans la zone de prévisualisation de l'enregistrement du texte de l' de confirmation de l'inscription: 25

26 3. Paramétrage des formulaires pour l inscription dans un groupe Pour rappel, dans Cogito-Sport, un membre s'inscrit dans un groupe pour une période donnée. Pour qu'un membre puisse s'inscrire via le formulaire dans un groupe il faut créer une entrée correspondante dans la vue "Inscriptions ouvertes" au niveau de laquelle on précisera en particulier : le groupe la période Les autres champs : Date du premier cours : première date du cours ou de l'évènement Adhésion (Cotisation) : vous devez choisir entre l inscription au cours (en renseignant période et groupe) ou la cotisation. Responsable légal : à cocher pour permettre la saisie des nom et prénom du responsable légal (pour les enfants) Envoi facture par mail : à cocher pour proposer au membre de recevoir les factures directement par Ouvert à : o Membres : celui qui s'inscrit est supposé être déjà existant comme membre dans Cogito- Sport. Il lui est demandé son et son numéro de membre. Si le numéro de membre n'est pas connu, seule l'adresse sera saisie et le numéro de membre sera immédiatement transmis à l'adresse indiquée. o Non membres : seul le formulaire avec la saisie de toutes les informations sera proposé. Celui qui s'inscrit n'est pas supposé être déjà présent dans les membres Cogito-Sport. o Membres et non membres : les 2 situations précédentes seront proposées Ouverture : date à partir de laquelle l'inscription sera possible sur internet Fermeture : les inscriptions ne seront plus possible à partir de cette date Ouvert : si non coché l'inscription n'est pas possible quelque soient les réglages précédents Remarque : texte qui sera affiché pour donner plus d'informations au sujet de l'inscription pour ce groupe. Titre case 1, 2 et 3 : si un texte est saisi, une case à cocher sera proposée avec comme libellé le texte saisi. Le résultat (vrai ou faux) sera ajouté à la remarque de l'inscription créée pour le membre. 26

27 4. Paramétrage des formulaires pour une adhésion au club Le principe est exactement le même que pour l'inscription à des groupes sauf que l'on saisira une cotisation au lieu de saisir un groupe ou une période : 27

28 X. Utilisation du module d'importation Guide Démarrage V2.1.1 Septembre 2012 Une certaine rigueur dans le formatage du fichier CSV est nécessaire au bon fonctionnement de l'importation CSV intégré de Cogito. 1. Contrôler que les dates du fichier sont toutes au même format. 2. Choisir ou renseigner le format des dates dans l'importateur. 3. Choisir le format de caractères utilisé par votre fichier. Cela a une incidence directe sur l'interprétation des caractères accentués. En général il s'agit de [Windows-1252] pour Windows et de [x-macroman] pour Mac. Contrôler sur l'aperçu si les caractères accentués sont correctement interprétés. Fonctionnement de l'importateur 1. Définir dans la colonne "Identification" quels sont les champs de votre fichier qui vont identifier de manière unique votre enregistrement 2. Etablir la correspondance entre les colonnes de la table et les colonnes de votre fichier. Pour les membres il s'agira des colonnes correspondantes au prénom, nom voire date de naissance. 3. Définir le comportement à adopter pour les nouveaux enregistrements et les enregistrements mis à jour. Un enregistrement est mis à jour si les critères définis en 1 sont satisfaits. 4. Cliquer sur importer. A la fin de l importation rafraîchir la grille 5. Un identifiant unique est automatiquement attribué pour les nouveaux enregistrements. 28

29 XI. Conclusion Cogito-Sport est une solution de gestion dédiée aux clubs de sports et associations sportives. Nous avons tenté d apporter une solution qui réponde aux besoins du plus grand nombre tout en proposant un réel gain de temps, avec des tâches telles que la facturation, les encaissements automatiques et la gestion des rappels. Vous disposez avec Cogito-Sport d un véritable outil pour trier, filtrer et exporter vos données. Les Boutons tels que l exportation et l impression de listes vont vous apporter une réelle souplesse et une véritable ouverture. Cogito-Sport a été développé avec Cogito - Atelier de développement logiciel Agile ; ce qui permet cette souplesse dans la solution et cette rapidité dans la mise en place de nouvelles fonctionnalités. Nous sommes à l écoute de nos utilisateurs ; n hésitez pas à nous faire part de vos questions et suggestions d amélioration à l adresse support@cogito-sport.ch Nous avons également à cœur de rassembler les utilisateurs de Cogito-Sport autour du label «Cogito-Sport Community», n hésitez pas à prendre contact avec nous pour intégrer ce logo sur votre site web. L équipe Proximity-Softwares Votre partenaire de proximité. 29