Guide d utilisation de l espace adhérent du CIHL

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1 COMITE INTERENTREPRISES D HYGIENE DU LOIRET Service de Santé au Travail 235, rue des Sables de Sary BP SARAN Cedex Guide d utilisation de l espace adhérent du CIHL 1. Connexion à l espace privé : Vos informations : Vos contacts : Vos salariés Vos rendez-vous Synthèse de l activité Votre compte Déclaration d effectif Documents Saisie des bordereaux de cotisation :... 6 Siège Social : Tél Fax cihl.services@cihl45.com Membre de l A.P.S.T. (Association de Prévention et de Santé au Travail de la Région Centre)

2 1. Connexion à l espace privé : Pour vous connecter à votre espace personnalisé et sécurisé, vous devez accéder dans un premier temps au site internet du CIHL dont l adresse est la suivante : Cliquer sur «votre espace adhérent» pour accéder à la page d accueil de l espace personnel CHANGEMENT DU MOT DE PASSE A LA PREMIERE CONNEXION Saisir votre n d adhérent. Saisir le mot de passe qui vous a été communiqué par courrier, puis cliquer sur Il vous sera demandé de modifier votre mot de passe lors de la première connexion. Saisir votre nouveau mot de passe et le confirmer. Indiquer votre adresse mail puis cliquer sur changer KB/SM - Mise à jour du 4 JUIN /8

3 Vous accédez alors à la page d accueil de votre espace privé : Vous avez, à partir de cette page, accès à l ensemble des informations concernant votre entreprise : Mise à jour des données administratives, visualisation des contacts, gestion de vos salariés 2. Vos informations : Dans cette page, nous vous invitons à vérifier l exactitude de vos informations administratives et éventuellement à les corriger. Pour cela cliquer sur Après avoir modifié vos données, il vous faut valider vos modifications en cliquant sur KB/SM - Mise à jour du 4 JUIN /8

4 La mise à jour est validée par l affichage de cette fenêtre : Les modifications ne seront visibles sur le portail qu après validation de notre service administratif. 3. Vos contacts : Vous trouverez dans cette rubrique les coordonnées du centre de visite, le nom du médecin du travail et de la secrétaire auxquels votre entreprise est rattachée. Vous y trouverez également les coordonnées du siège du CIHL. 4. Vos salariés Dans la rubrique «vos salariés», vous trouverez la liste de vos salariés et la date de leur dernière visite. Vous pouvez à partir de cette page déclarer auprès de nos services l embauche d un nouveau salarié. Il vous suffit pour cela de cliquer sur le bouton et de saisir les informations concernant ce salarié dans le formulaire. Une information sera alors automatiquement envoyée par mail à la secrétaire de votre médecin du travail pour l avertir de cette nouvelle embauche. Il appartiendra au secrétariat médical de vous contacter pour prévoir une visite médicale si celle-ci n a pas encore été planifiée. De même vous pouvez également déclarer le départ d un salarié en cliquant sur le bouton et renseigner les informations concernant son départ. N oubliez-pas de terminer votre saisie en validant les formulaires. L affichage du nouveau salarié dans la liste de la rubrique «Vos salariés» ne sera visible que lorsque ce salarié aura passé sa visite médicale. De même, lorsque vous effectuez la sortie d un salarié, celui-ci ne disparaîtra de votre liste que lors de la validation de cette débauche par le secrétariat médical. KB/SM - Mise à jour du 4 JUIN /8

5 5. Vos rendez-vous Dans cette rubrique, vous accèderez à la liste des rendez-vous programmés pour vos salariés. Vous avez à partir de cette liste la possibilité de : - demander un nouveau rendez-vous en cliquant sur. La demande de rendez-vous sera directement envoyée à la secrétaire médicale à qui il appartiendra de vous contacter pour prévoir ce rendez-vous. - Annuler un rendez-vous déjà programmé, en cliquant sur (cette opération n est possible que si l échéance du rendez-vous n est pas inférieure à 48 heures). 6. Synthèse de l activité A partir de cet onglet, vous avez la possibilité de suivre l activité du CIHL pour votre service. Dans le tableau «action en milieu de travail», vous trouverez la traçabilité des interventions du médecin et des Intervenants Prévention des Risques Professionnels (IPRP). Le graphique sous forme d histogramme retrace l activité médicale pour votre entreprise pour la période sélectionnée (par défaut la période de référence est l année en cours). 7. Votre compte Vous visualiserez ici la synthèse de votre compte ainsi que vos factures pour l année souhaitée. Vous avez la possibilité à partir de cet écran d imprimer vos factures. 8. Déclaration d effectif Cet onglet est disponible dès le 1 er janvier de chaque année. Il vous permettra d effectuer directement votre déclaration d effectif en ligne et vous évitera de nous retourner le document papier. KB/SM - Mise à jour du 4 JUIN /8

6 9. Documents Plusieurs documents administratifs sont à votre disposition dans cette rubrique. 10. Saisie des bordereaux de cotisation : Cliquer sur le menu S affiche alors la liste des bordereaux à renseigner. Se positionner sur le bordereau à remplir qui s inscrit en gras Cliquer sur pour commencer la saisie. KB/SM - Mise à jour du 4 JUIN /8

7 Ici pour information le rappel de la dernière masse salariale et effectif saisis (zone vide à la première saisie web) Saisir ici la masse salariale et l effectif du mois concerné et cliquer sur Récapitulatif des informations saisies et calcul. Si tout vous semble correct cliquer sur. Vous devez impérativement imprimer votre bordereau et le conserver Un mail vous sera envoyé pour confirmer votre validation de bordereau. Attention : seuls les bordereaux VALIDES sont visibles par nos services. Si vous n effectuez pas cette opération et que votre règlement nous parvient nous ne pourrons pas le traiter. KB/SM - Mise à jour du 4 JUIN /8

8 Dans tous les cas si le bordereau n a pas été validé vous pourrez reprendre la saisie à tout moment en cliquant sur Les bordereaux qui ont été validés restent consultables à tout moment : Pour cela, il vous suffit de le sélectionner dans la liste de vos bordereaux et de cliquer sur Pour quitter votre espace privatif, merci de vous déconnecter en cliquant sur Si vous rencontrez des difficultés lors de cette opération de saisie, vous pouvez contacter : Service Comptabilité : Madame MELOTEAU au s.meloteau@cihl45.com ou Madame COQUIS au s.coquis@cihl45.com Pour toute remarque concernant le site : Service Informatique : Madame BOUCHER au k.boucher@cihl45.com KB/SM - Mise à jour du 4 JUIN /8