PLATEFORME SIS-RA. Plateforme SIS-RA GUIDE UTILISATEUR V5.0. promoteurs

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1 Plateforme SIS-RA GUIDE UTILISATEUR V5.0 promoteurs Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre-2009

2 GESTION DU DOCUMENT Nom & fonction David Gimbert Chef de projet PEPS Etablissement CHU de Grenoble Aurélie Gouraud Accompagnement des réseaux de santé CHU de Grenoble VERSIONS Date Version Commentaires V1 V2.0 Juin 2004 V3.0 Février 2006 V3.6 Mai 2006 V3.7 Mars 2007 V3.9 Septembre 2007 V4.0 Octobre 2007 V4.1 Octobre 2008 V4.4 Janvier 2009 V4.5 Septembre 2009 V5.0 Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre-2009

3 SOMMAIRE L E S P R E - R E Q U I S LE MATERIEL REQUIS POUR SE CONNECTER A PEPS LOGICIELS PRE-REQUIS COMMENT VERIFIER QUE LES PRE-REQUIS SONT BIEN MIS EN PLACE AU NIVEAU DE MON POSTE DE TRAVAIL?... 2 F O N C T I O N N A L I T E S P E P S COMMENT SE CONNECTER A PEPS? Comment se connecter à PEPS via une carte de type CPx? Comment se connecter à PEPS si la connection par carte CPx ne fonctionne pas? Suite à ma connection on me demande de choisir un réseau : que dois-je faire? Je souhaite travailler avec un réseau différent de celui que j ai déjà choisi : comment faire? COMMENT GERER VOS PATIENTS SUR PEPS? Comment rechercher un patient dans la liste de vos patients? Comment créer un nouveau patient? Mon patient est en doublon : que dois-je faire? Comment modifier les données sociales d un patient? Comment supprimer un patient de ma liste? Que signifie le logo «STIC» que je visualise au niveau des écrans de gestion de mes patients? COMMENT GERER LES FICHES DE VOS PATIENTS SUR PEPS? Comment visualiser l ensemble des fiches d un de mes patients? Comment visualiser les fiches d un patient qui n apparait pas dans ma liste de patients? Comment rechercher une fiche spécifique dans la liste des fiches? Comment consulter une fiche A partir de la liste des fiches? Lorsque je visualise déjà une fiche? pour un accès direct à la pièce jointe associée? Comment créer une fiche A partir de l écran listant les fiches? pour un patient pour lequel je suis en train de consulter une fiche? Pour un patient différent de celui qui est sélectionné? Comment modifier une fiche? Comment gérer le partage d une fiche vers d autres professionnels de santé? Comment modifier la liste des personnes en partage? Comment visualiser la liste des professionnels de santé en partage pour une fiche? Comment gérer les pièces jointes liées à une fiche? Comment ajouter/supprimer des pièces jointes? Comment visualiser la liste des pièces jointes associées à une fiche? Comment imprimer une fiche? Comment visualiser l hsitorique des données d une fiche? Qu est-ce que l archivage d une fiche? Comment archiver une fiche? Comment desarchiver une fiche? Comment supprimer une fiche? Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre-2009

4 LES PRE-REQUIS REQUIS 1. LE MATERIEL REQUIS POUR SE CONNECTER A PEPS Un PC ou un Macintosh ; Une connexion Internet haut débit ; Si vous souhaitez vous connecter à PEPS via une carte de la famille CPS (Carte de Professionnel de Santé), il vous faudra en plus : Un lecteur de carte CPS bi-fente ou mono-fente ; Une carte de type CPx pour l authentification (CPS, CPF, CDE, CPE, CPA). Les cartes sont à demander auprès du GIP CPS : 2. LOGICIELS PRE RE-REQUIS REQUIS Microsoft Windows ou une plateforme Macintosh Microsoft Internet Explorer 6.0 ou supérieur (Niveau de cryptage 128 bits) sur PC ou Safari 3.0 sur Macintosh Java Runtime Environment (téléchargeable sur Si vous souhaitez vous connecter à PEPS via une carte de la famille CPS (Carte de Professionnel de Santé), il vous faudra en plus : Un Kit GIP CPS 4.45 minimum (fournit avec le lecteur de carte CPS) Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

5 3. COMMENT VERIFIER QUE LES PRE-REQUIS REQUIS SONT BIEN MIS EN PLACE AU NIVEAU DE MON POSTE DE TRAVAIL? Lors de votre première utilisation de PEPS, vous pouvez accéder à notre page de test afin de vérifier que les pré-requis nécessaires sont bien mis en place au niveau de votre poste de travail. Pour cela, au niveau de la page de connexion de PEPS ( cliquez sur : une fenêtre s ouvre et contrôle de manière automatique votre poste. Si les cookies ne sont pas autorisés : modifiez ce paramètre dans les options de votre navigateur. Internet Explorer : Outils/Options Internet/Confidentialité : placer le curseur à un niveau autre que «bloquer tous les cookies» Safari : Safari/Préférences de Safari/Sécurité : sélectionner «Provenant seulement des sites consultés». Si les fenêtres popup ne sont pas autorisées : désactivez votre anti-popup pour ce site (outil intégré au navigateur et/ou barre Google/Yahoo ). Si la machine virtuelle Java n est pas activée : téléchargez-la à l adresse suivante et suivez les instructions d installation : Si vous rencontrez des problèmes de configuration, n hésitez pas à nous contacter via la plateforme de support ou le formulaire de contact. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

6 FONCTIONNALITES PEPS 1. COMMENT SE CONNECTER A PEPS? L accès à la plateforme se fait via l adresse suivante Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

7 1.1. COMMENT SE CONNECTER A PEPS VIA UNE CARTE DE TYPE CPX? 1. Au niveau de la page de connexion de PEPS, cliquez sur le lien «Se connecter par carte CPS». 2. Si c est la première fois que vous vous connectez à PEPS via votre carte CPx, une fenêtre d avertissement de sécurité apparait. Cliquez sur pour permettre le téléchargement du module d authentification CPS «ILEX» sur le poste de travail. 3. Une nouvelle fenêtre va alors s ouvrir : il vous sera ensuite demandé d insérer votre carte de type CPx dans votre lecteur de carte. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

8 4. Renseignez votre code PIN. 5. Cliquez sur pour validez le code. Au bout de quelques secondes vous serez alors connecter à PEPS COMMENT SE CONNECTER A PEPS SI LA CONNECTION PAR CARTE CPX NE FONCTIONNE PAS? Si vous devez accéder à l application mais que la connexion par carte de type CPx n est pas fonctionnel, il vous est possible de vous connecter via vos identifiants PEPS. Ces identifiants uniques vous ont été fournis par mail lors de la création de votre compte utilisateur. Pour s authentifier via identifiant/mot de passe : 1. Renseignez l identifiant et le mot de passe qui vous ont été fournis. 2. Cliquez sur le bouton pour accéder à l application. Si votre connexion par carte de type CPx ne fonctionne pas, n hésitez pas à nous contacter. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

9 1.3. SUITE A MA CONNECTION CTION ON ME DEMANDE DE CHOISIR UN RESEAU : QUE DOIS- JE FAIRE? Il se peut que vous adhériez à plusieurs réseaux ayant un dossier informatisé sur PEPS. Chaque réseau ayant un dossier spécifique, il vous sera demandé suite à votre connexion, de choisir le réseau avec lequel vous souhaitez travailler. Cliquez simplement sur le nom du réseau avec lequel vous souhaitez travailler pour accéder aux dossiers des patients de ce réseau. Au niveau de la barre du contexte utilisateur, le nom du réseau sélectionné est affiché : Si le nom du réseau est de couleur gris clair et qu il est notifié comme étant «inactif», cela signifie que vous adhériez à ce réseau mais qu il ne vous est plus possible d y accéder pour diverses raisons. Ex. d affichage : Pour toute demande, veuillez-vous adresser à votre référent réseau. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

10 1.4. JE SOUHAITE TRAVAILLER AVEC UN RESEAU DIFFERENT DE CELUI QUE J AI DEJA CHOISI : COMMENT FAIRE? Vous êtes habilité à vous connecter sur PEPS pour différents réseaux. Lors de votre connexion vous avez choisi de travailler avec un réseau en particulier mais vous souhaitez maintenant travailler sur les dossiers patients d un autre réseau. 1. Cliquez sur le bouton situé au niveau de la barre du contexte utilisateur : Vous serez alors redirigé vers l écran vous permettant de choisir le réseau avec lequel vous souhaitez travailler. 2. Cliquez sur le nom du réseau voulu pour le sélectionner. Vous pourrez alors travailler sur les dossiers patients de cet autre réseau sans avoir eu à vous reconnecter. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

11 2. COMMENT GERER VOS PATIENTS SUR PEPS? Le menu vous permet de gérer l ensemble des patients ayant un dossier dans PEPS et appartenant à la structure de santé dans laquelle vous travaillez. Dans les paragraphes ci-dessous, seront décrits l ensemble des actions possibles et vous permettant de gérer vos patients. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

12 2.1. COMMENT RECHERCHER UN PATIENT DANS LA LISTE DE VOS PATIENTS? Deux modes de recherche sont possibles et peuvent être utilisés de façons simultanées. Vous pouvez faire une recherche selon différents critères associés au patient : 1. Renseignez le ou les critères sur lesquels vous souhaitez faire une recherche (cf. liste ci-dessous) : 2. Cliquez sur pour lancer la recherche. Vous verrez alors apparaître au niveau de la liste de vos patients, uniquement les patients correspondant à votre recherche. Liste des critères de recherche disponibles : Critères de recherche Nom : Permet d effectuer une recherche sur une partie ou la totalité du nom de naissance du patient et/ou sur le nom usuel/marital (si votre patient est une femme). Prénom : Permet d effectuer une recherche sur une partie ou la totalité du prénom du patient. Lieu de naissance : Permet d effectuer une recherche : - soit sur, tout ou une partie, du pays de naissance («Ga» ou «Gabon»), - soit sur, tout ou une partie, du code postal de la commune de naissance («73» ou «73000»), - soit sur, tout ou une partie, du nom de la commune de naissance («Ville» ou «Villeurbanne»). Date de naissance : Permet d effectuer une recherche sur une date de naissance précise («28/03/2003») ou sur une année de naissance («2003»). Sexe : Permet d effectuer une recherche en fonction du sexe de vos patients : - pour les hommes, - pour les femmes, - si vous souhaitez faire une recherche sans distinction de sexe. Ou vous pouvez faire une recherche grâce à la pagination. Cliquez sur les boutons de pagination pour naviguer dans la liste de vos patients. - «début» : retourne à la 1 ère page. - «-5» : retourne 5 pages en arrière - «précédent» : retourne à la page précédente - «suivant» : avance à la page suivante - «+5» : avance de 5 pages - «fin» : avance jusqu à la dernière page. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

13 2.2. COMMENT CREER UN NOUVEAU PATIENT? N hésitez pas à vérifier que le patient que vous souhaitez créer n existe pas déjà sur PEPS (en effectuant une recherche au niveau de la liste de vos patients, 2.1). Au niveau de la liste de vos patients : 1. Cliquez sur En fonction de vos droits, ce bouton peut ne pas être visible. Vous verrez apparaître l écran de création d un patient. 2. Remplissez les informations demandées. 3. Sélectionnez l opération que vous souhaitez réaliser ensuite. 4. Cliquez sur. Suite à l enregistrement, vous serez alors redirigé vers l écran de votre choix. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

14 Pour renseigner les villes de naissance et de résidence : 1. Tapez les premiers caractères du nom de la commune OU du code postal. 2. Au niveau de la liste déroulante qui s affiche, sélectionnez la commune voulue. Ex : Date ou lieu de naissance inconnu : Dans certains cas, il peut arriver que vous ne connaissiez pas la date ou le lieu de naissance de votre patient. Vous pouvez le signifier en cliquant sur. Visualiser les informations complémentaires du patient au niveau du listing des patients : Pour visualiser les informations complémentaires associées au patient (lieu de résidence, téléphone, etc.), cliquez sur la ligne associée au patient (au niveau des colonnes «Nom de naissance (nom usuel)» ou «Prénom» ou «Sexe» ou «Né(e) le» ou «Lieu de naissance»). Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

15 2.3. MON PATIENT EST EN DOUBLON : QUE DOIS-JE FAIRE? Lors de la création de votre patient, il se peut qu une fenêtre s affiche pour vous indiquer que ce patient ressemble à un patient déjà connu au niveau de votre réseau. Il vous est alors demandé de vérifier que ce patient n est pas en doublon avec un autre. Cette fenêtre comprend : 1. Un récapitulatif des informations que vous avez renseignées pour ce patient. 2. La liste des patients déjà existants au niveau du réseau et dont les données ressemblent étrangement à celles que vous venez de renseigner pour ce nouveau patient. Si vous pensez effectivement que l un de ses patients déjà existant correspond bien au patient que vous souhaitez créer, sélectionnez le en cliquant sur 3. Une zone permettant de forcer la création du patient si vous pensez qu aucun des patients qui vous sont présentés dans la liste ne correspond à celui que vous souhaitez créer. Cliquez alors sur si vous souhaitez forcer la création du patient. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

16 2.4. COMMENT MODIFIER LES DONNEES SOCIALES D UN PATIENT? Au niveau de la liste de vos patients : 1. Cliquez sur l icône associée au patient dont vous souhaitez modifier les données. En fonction de vos droits, ce bouton peut ne pas être visible. 2. Effectuez les modifications. 3. Cliquez sur Vous serez alors redirigé vers la liste de vos patients. Un message vous informera que la modification a bien été prise en compte. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

17 2.5. COMMENT SUPPRIMER UN PATIENT DE MA LISTE? Au niveau de la liste de vos patients : 1. Cliquez sur l icône associée au patient que vous souhaitez supprimer. En fonction de vos droits, ce bouton peut ne pas être visible. 2. Cliquez sur pour confirmer la suppression. Un message vous informera que la suppression a bien été prise en compte. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

18 2.6. QUE SIGNIFIE LE LOGO «STIC» QUE JE VISUALISE AU NIVEAU DES ECRANS DE GESTION DE MES PATIENTS? STIC (Serveur Télématique d Identité Communautaire) permet de gérer la mise en place d un identifiant patient unique au sein de la région Rhône-Alpes. Cet identifiant permet le rapprochement des données médicales d un patient qui a été pris en charge au sein de différentes structures de santé de la région, ayant chacune leur propre Système d Information. Au sein de PEPS et si le réseau le souhaite, la demande d abonnement à STIC se fait de manière automatique lors de la création d un patient. Si vous souhaitez en savoir plus, connectez-vous sur le site de SISRA : Si vous souhaitez avoir plus d informations concernant la gestion de l abonnement à STIC au niveau de PEPS, n hésitez pas à consulter l annexe «Gérer l abonnement STIC et le référencement au DPPR». Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

19 3. COMMENT GERER LES FICHES DE VOS PATIENTS SUR PEPS? 3.1. COMMENT VISUALISER L ENSEMBLE DES FICHES D UN DE MES PATIENTS? 1. Cliquez sur le menu. 2. Cliquez sur pour sélectionner le patient qui vous intéresse. Vous verrez alors apparaître la liste des fiches de ce patient Un rappel des données du patient choisi est visible (notion de «Contexte patient»). Vous pouvez avoir accès à l ensemble des fiches de tous vos patients en cliquant sur le menu. Attention, en fonction de vos droits, il est possible que vous n ayez pas accès à ce menu. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

20 3.2. COMMENT VISUALISER LES FICHES D UN PATIENT QUI N APPARAIT PAS DANS MA LISTE DE PATIENTS? Deux cas de figurent se posent : Dans certaines structures, pour accéder une première fois aux fiches d un patient vous devez : - Soit renseigner le numéro de dossier du patient (qui peut vous être fourni par le patient ou par la coordination), - Soit renseigner le nom ET le prénom ET la date de naissance de votre patient. Au niveau du listing de vos patients : 1. Renseignez les données permettant d accéder au patient. 2. Cliquez sur. Vous serez alors redirigé vers la liste des fiches du patient. Ce patient s affichera dorénavant au niveau de la liste de vos patients et vous pourrez y accéder directement (cf. 3.1). Si vous n avez pas la possibilité d accéder aux fiches d un patient par ce moyen et que vous ne visualisez pas le patient voulu dans la liste, c est que vous n en n avez pas les droits pour le moment. Pour toute demande, renseignez-vous auprès de votre référent réseau. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

21 3.3. COMMENT RECHERCHER UNE FICHE SPECIFIQUE DANS LA LISTE DES FICHES? 1. Au niveau de la zone de recherche, renseignez les critères sur lesquels vous souhaitez effectuer votre recherche. Cf. la liste des critères de recherche principaux et complémentaires ci-après. Si vous souhaitez affiner votre recherche, il vous est possible de renseigner des critères complémentaires : pour les visualiser cliquez sur au niveau de la zone de recherche. 2. Cliquez sur pour effectuer la recherche. Vous verrez alors apparaître au niveau de la liste de vos fiches, uniquement les fiches correspondant à votre recherche. Listes des critères de recherche disponibles : Critères de recherche principaux Titre : Permet d effectuer une recherche sur tout ou une partie du titre des fiches de ce patient. Attention : ce critère n est accessible que lorsque vous visualisez les fiches d UN de vos patients. Patient : Permet d effectuer une recherche sur le nom de naissance et/ ou le nom usuel et ou le prénom du patient. Attention : ce critère n est accessible que lorsque vous visualisez les fiches de TOUS vos patients. Date de naissance : Permet d effectuer une recherche sur l année de naissance (ex : «2003») ou une date de naissance précise de vos patients (ex : «28/03/2003»). Attention : ce critère n est accessible que lorsque vous visualisez les fiches de TOUS vos patients. Type de fiche : Permet d afficher l ensemble des fiches d un même type. Créées et/ou reçues : Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

22 Permet d effectuer une recherche par rapport aux fiches dont vous êtes l auteur («Créées», ) et celles que l on vous a partagées («Reçues», ). Attention : en fonction de la structure dans laquelle vous travaillez, ce critère peut ne pas être accessible. Lues et/ou non lues : Permet d effectuer une recherche sur les fiches créées par d autres professionnels et que vous n avez pas encore visualisées («Non lues»). Au niveau de la liste des fiches, celles étant non lues sont affichées en gras. Urgentes et/ou non urgentes : Permet de définir, lors de la création/modification d une fiche, un caractère urgent à celle-ci. Au niveau de la liste des fiches, celles définies comme urgentes sont affichées en rouge. Archivées et/ou non archivées : Permet de définir, lors de la modification d une fiche, un caractère archivé (c est-à-dire non modifiable). Au niveau de la liste des fiches, celles archivées sont associées à l icône. Attention : en fonction de la structure dans laquelle vous travaillez, ce critère peut ne pas être accessible. Critères de recherche complémentaires Auteur : Permet d effectuer une recherche sur tout ou une partie du nom des professionnels de santé auteurs de fiches. Fiches supprimées : Permet d afficher les fiches qui ont été supprimées. Au niveau de la liste des fiches, celles supprimées sont barrées. Attention : ce critère n est accessible que si vous êtes défini, au niveau de PEPS, comme référent réseau. Date de création : Permet d effectuer une recherche en fonction des dates de création des fiches. Date de modification : Permet d effectuer une recherche en fonction des dates de dernière modification des fiches. Liste des fiches d UN patient / Liste des fiches de TOUS : Pour savoir si vous visualisez les fiches d UN unique patient ou les fiches de TOUS vos patients, regardez si vous avez un patient dans le contexte. Si c est le cas, c est que vous ne visualisez que les fiches de CE patient. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

23 3.4. COMMENT CONSULTER UNE FICHE A PARTIR DE LA LISTE DES FICHES? Au niveau de la liste des fiches, cliquez sur l icône et/ou associée à la fiche. Vous pourrez alors consulter et/ou modifier la fiche (en fonction de vos droits sur celle-ci). En fonction de ce qui a été mis en place au niveau de la structure de santé avec laquelle vous travaillez, une distinction peut être fait entre : - Les fiches que vous avez-vous-même créées (représentées par l icône ) - Et les fiches que d autres professionnels de santé vous ont transmises (représentées par l icône ) Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

24 LORSQUE JE VISUALISE DEJA UNE FICHE? Si vous visualisez déjà une fiche : 1. Survolez avec votre souris le bouton Vous verrez alors apparaître la liste des 10 dernières fiches modifiées pour ce patient.. 2. Deux cas de figures se posent alors : 2.a. Soit la fiche que vous souhaitez consulter est visible dans cette liste et alors : Si vous souhaitez consulter cette nouvelle fiche, tout en gardant l ancienne à l écran (pour pouvoir comparer les données des 2 fiches par exemple), sélectionnez la fiche voulue en cliquant sur. Une nouvelle fenêtre s ouvrira dans votre navigateur. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

25 Sinon, sélectionnez la fiche voulue en cliquant sur. Vous pourrez alors consulter et/ou modifier la fiche. 2.b. Soit la fiche n est pas visible dans cette liste : Cliquez sur Vous serrez redirigé vers l écran listant l ensemble des fiches de ce patient.. Vous n aurez alors plus qu à sélectionnez la fiche que vous souhaitez consulter (cf. 3.3) POUR UN ACCES DIRECT A LA PIECE JOINTE ASSOCIEE? Dans certaines structures, les données médico-sociales ne sont pas contenues dans la fiche mais dans une pièce jointe qui lui est associée. Au niveau de PEPS, il est possible de visualiser directement la pièce jointe et donc les informations importantes. C est-à-dire que dans les 2 cas précédent (cf et 3.4.2), lorsque vous cliquerez sur ou, vous serez redirigé vers l onglet et vous visualiserez directement la pièce jointe. Si vous cliquez sur l onglet sera faite., une proposition de téléchargement de la pièce jointe vous Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

26 3.5. COMMENT CREER UNE FICHE HE A PARTIR DE L ECRAN LISTANT LES FICHES? Au niveau de la liste des fiches : 1. Survolez le bouton. En fonction de vos droits, ce bouton peut ne pas être visible. Vous verrez alors apparaitre la liste des types de fiche. 2. Sélectionnez le type de fiche que vous souhaitez créer. 3. Deux cas de figure se présentent : 3.a. Soit vous aviez préalablement sélectionné un patient : l écran de création de la fiche s affiche directement. 3.b. Soit vous n avez pas encore sélectionné le patient : une fenêtre s affiche pour que vous puissiez le sélectionner. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

27 3.b.1. Sélectionnez le patient en cliquant sur. Si vous souhaitez effectuer une recherche du patient, référez-vous au b. 2. Cliquez sur. L écran de création de la fiche s affiche. 4. Renseignez les données nécessaires. Attention à ne pas oublier de renseigner un titre! 5. Cliquez sur. Un message vous indiquera que la fiche a bien été enregistrée. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

28 POUR UN PATIENT POUR LEQUEL JE SUIS EN TRAIN DE CONSULTER UNE FICHE? 1. Survolez avec votre souris le bouton En fonction de vos droits, ce bouton peut ne pas être visible.. Vous verrez alors apparaître la liste des types de fiche que vous pouvez créer. 2. Sélectionnez le type de fiche que vous souhaitez créer («Fiche Consultation» par exemple). 3. Renseignez les données nécessaires. Attention à ne pas oublier de renseigner un titre! 4. Cliquez sur. Un message vous indiquera que la fiche a bien été enregistrée. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

29 POUR UN PATIENT DIFFERENT DE CELUI QUI EST E SELECTIONNE? Dans les 2 cas de figure précédent (cf et 3.5.2), il vous est possible de créer une fiche pour un patient différent de celui qui est dans le contexte. 1. Cliquez sur le bouton ou. Une fenêtre d aide s affiche. 2. Cliquez sur. 3. Cliquez sur pour sélectionner votre patient. Si vous souhaitez effectuer une recherche du patient, référezvous au Sélectionnez le type de fiche. 5. Puis revenez à l étape 3.b.2 du Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

30 3.6. COMMENT MODIFIER UNE FICHE? 1. Sélectionnez la fiche que vous souhaitez modifier au niveau de la liste de vos fiches (cf. 3.3). 2. Vérifiez que vous avez le droit de modifier cette fiche. Pour cela, vérifiez que l onglet est visible et ouvert. 2. Modifiez les données de la fiche. 3. Cliquez sur. Un message vous indiquera que la fiche a bien été enregistrée. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

31 3.7. COMMENT GERER LE PARTAGE D UNE FICHE VERS D AUTRE AUTRES PROFESSIONNELS DE SANTE? Attention, en fonction de la structure dans laquelle vous travaillez, il se peut que vous n ayez pas accès à cette fonctionnalité COMMENT MODIFIER LA LISTE DES PERSONNES S EN PARTAGE? Attention, pour les fiches dont vous n êtes pas le créateur, vous ne pouvez qu ajouter des personnes en partage (vous ne pouvez pas modifier ou supprimer le partage). Au niveau de l écran de modification de la fiche : 1. Cliquez sur. Une nouvelle fenêtre s affiche. 2. Sélectionnez le type de correspondant que vous souhaitez visualiser au niveau de la liste. Types de correspondant Ensemble des professionnels de santé du réseau avec lesquels vous avez le droit de partager la fiche. Groupes que vous pouvez créer vous-même (menu «Edition des groupes») et vous permettant de rassembler un ensemble de correspondants. La mise en place de groupe vous permet de partager rapidement de l information à plusieurs professionnels de santé. Attention, si vous n êtes pas le créateur de la fiche, ce type de correspondant Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

32 ne sera pas accessible. Groupes créés par la coordination et comprenant un ensemble de professionnels de santé du réseau. 3. Recherchez le professionnel de santé/le groupe auquel vous souhaitez partager/départager la fiche : Tapez, tout ou une partie, du nom du professionnel de santé/du groupe au niveau du champ «Nom» ou «Groupe», Cliquez sur. Au niveau de la liste, vous ne visualiserez plus que ceux répondant à vos critères. 4. Sélectionnez le type de partage que vous souhaitez affecter au correspondant. Types de partage Partage en lecture seule : il pourra consulter les données mais ne pourra pas les modifier. Partage en lecture/écriture : il pourra consulter ET modifier les données de la fiche. Aucun partage : si vous sélectionnez cet item, le professionnel de santé n aura pas ou plus accès à la fiche. Attention, si vous n êtes pas le créateur de la fiche et si le professionnel de santé est déjà en partage, vous ne pourrez pas sélectionner cet item (suppression du partage impossible). 5. Recommencer l opération (étape 2 à 4) autant de fois que vous le souhaitez. 6. Cochez ou non la case «Notifier les destinataires par ». Si la case est cochée, des s seront envoyés aux professionnels de santé en partage pour leur indiquer qu une nouvelle fiche les attend sur la plateforme PEPS. 7. Cliquez sur. Vous serez alors redirigé vers l écran de modification de la fiche. Un message s affichera vous indiquant que la modification de partage a bien été effectuée (et, si vous en avez fait la demande, que les s ont bien été envoyés). Zone de recherche : La case à cocher «Afficher uniquement les partages» vous permet d afficher uniquement les personnes qui sont en partage de la fiche ( ou de sélectionné). Autres critères de recherche : Dans certaines structures, d autres critères de recherche peuvent être utilisés. Ex : le lieu de travail (code postale et/ou nom de la commune) du professionnel de santé. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

33 Destinataires par défaut : Certains professionnels de santé ou groupes de professionnels peuvent être définis comme destinataires par défaut. C est-à-dire que lors de la création de la fiche, celle-ci leur est directement partagée sans que vous ayez d autres actions à réaliser COMMENT VISUALISER LA LISTE DES PROFESSIONNELS DE SANTE EN PARTAGE POUR UNE FICHE? Au niveau de la liste des fiches ou au niveau de l écran de consultation/modification de la fiche : Cliquez sur. Une nouvelle fenêtre s affiche affichant la liste des personnes en partage. L information «pour modification», vous permet de visualiser les personnes ayant le droit de modifier la fiche. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

34 3.8. COMMENT GERER LES PIECES JOINTES LIEES A UNE FICHE? COMMENT AJOUTER/SUPPRIMER DES PIECES JOINTES? Au niveau de l écran de modification de la fiche : 1. Cliquez sur Une nouvelle fenêtre apparaît.. 2.a. Pour ajouter une pièce jointe : 2.a.1. Sélectionnez un fichier en cliquant sur. 2.a.2. Vous pouvez y associer un titre (sinon, le nom du fichier fera office de titre). 2.a.3. Cliquez sur. Le fichier sera alors visible au niveau de la liste des pièces jointes (et surligné en orange). Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

35 2.b. Pour supprimer une pièce jointe : 2.b.1 Cliquez sur. La pièce jointe que vous souhaitez supprimer apparaîtra alors barrée au niveau de la liste. 3. Cliquez sur pour valider l ensemble de vos modifications (ajout et/ou suppression de pièces jointes) COMMENT VISUALISER LA LISTE DES PIECES JOINTES ASSOCIEES A UNE FICHE? Au niveau des écrans de consultation/modification de la fiche : Cliquez sur. Une nouvelle fenêtre apparait : Cliquez sur l icône associée à la pièce jointe pour l ouvrir ou l enregistrer sur votre poste de travail. Attention, en fonction de votre paramétrage, il est possible de visualiser directement la pièce jointe associées à une fiche lorsqu on accède à celle-ci (cf ). Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

36 3.9. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE? 1. Sélectionnez la fiche à imprimer au niveau de la liste de vos fiches (cf. 3.3). 2. Cliquez sur le bouton Une nouvelle fenêtre s ouvre et vous présente les infos qui seront imprimées. Sélectionnez alors les données habituelles liées à l impression.. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

37 3.10. COMMENT VISUALISER L HSITORIQUE DES DONNEES D UNE FICHE? 1. Lorsque vous êtes sur la fiche, sélectionnez l onglet de la fiche en cliquant dessus. Les champs dont les valeurs ont été modifiées plusieurs fois apparaissent surlignés en jaune au niveau de l écran. 2. Cliquez sur le champ surligné en jaune. Une nouvelle fenêtre apparait. Vous pourrez alors visualiser l historique du champ ainsi que les personnes ayant modifiés sa valeur. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

38 3.11. QU EST U EST-CE QUE L ARCHIVAGE D UNE FICHE? Attention, en fonction de la structure dans laquelle vous travaillez, il se peut que vous n ayez pas accès à cette fonctionnalité. L archivage d une fiche vous permet de signifier que celle-ci n est plus modifiable. Seul l auteur (créateur) de la fiche peut archiver/désarchiver une fiche. Au niveau de la liste des fiches, celles qui sont archivées sont représentées par l icône COMMENT ARCHIVER UNE FICHE? 1. Sélectionnez la fiche à archiver au niveau de la liste de vos fiches (cf. 3.3). 2. Cliquez sur le bouton Ce bouton est visible uniquement si vous avez le droit de d archiver une fiche.. 3. Confirmez votre demande en cliquant sur. Un message vous indiquera que la fiche a bien été archivée. Vous serez redirigé vers l onglet. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

39 COMMENT DESARCHIVER UNE FICHE? 1. Sélectionnez la fiche à archiver au niveau de la liste de vos fiches (cf. 3.3). 2. Cliquez sur le bouton Ce bouton est visible uniquement si vous avez le droit de désarchiver une fiche.. 3. Confirmez votre demande en cliquant sur Un message vous indiquera que la fiche a bien été désarchivée. Vous serez redirigé vers l onglet. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre

40 3.12. COMMENT SUPPRIMER UNE FICHE? 1. Sélectionnez la fiche que vous souhaitez supprimer au niveau de la liste de vos fiches (cf. 3.3). 2. Cliquez sur le bouton Ce bouton est visible uniquement si vous avez le droit de supprimer une fiche.. 3. Confirmez votre demande en cliquant sur. Un message vous indiquera que la fiche a bien été supprimée. Vous serez alors redirigé vers la liste des fiches de ce patient. Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre