Le management de projet

Transcription

1 CHAPITRE 1 Le management de projet C3 PILOTER DES PROJETS D ACTION COMMERCIALE Objectif pédagogique : Bien qu il n y ait pas de compétence spécifique liée à ce chapitre, la connaissance du management de projet dans sa globalité permet à l étudiant(e) de comprendre les enjeux d une gestion par projet. La structure de l ouvrage repose sur cette gestion de projet au service des actions commerciales. CONTEXTE p. 9 Mission Identifier les éléments clés du management de projet (annexes 1 et 2) Rédigez une note de synthèse à l attention de votre responsable, regroupant les éléments du management de ce projet, afin qu il puisse identifier l équipe projet adéquate. Problématique Comprendre le contenu, la méthode du management de projet dans le cadre d un agrandissement d une surface de vente par analyse d une situation existante. Présentation des annexes Annexe 1 : présentation du projet de Casino pour l extension de la surface et le repositionnement de son offre dans le cadre d une construction d un nouveau centre commercial. Annexe 2 : le projet est ici présenté plutôt sous forme chronologique avec les implications au-delà du projet lui-même c est-à-dire avec les implications et retombées sur l environnement (les commerces du centre-ville, le réseau de routes ). Les deux articles donnent de nombreuses informations relatives à la gestion de ce projet. Les étudiant(e)s pourront donc s en inspirer pour imaginer les éléments de contenu à mettre dans la note de synthèse. Les principales informations de la gestion du projet d extension du centre commercial «Fenouillet» : Maître d œuvre : Casino (financeur du projet) Maître d ouvrage : SCCV (Société civile de construction vente) Les acteurs liés à ce projet : CDAC, CNAC, Communauté urbaine de Toulouse, Cabinet d architecture espagnol L35 (sans doute sous-traitant de Casino) Objectif du projet «Fenouillet» : extension du centre commercial de à m 2 Résultats attendus : o Augmentation de la surface ; o Création d emplois directs et indirects : environ 600 ; o 5 M de taxes locales supplémentaires ; o 7 millions de visiteurs potentiels ;

2 Coûts : 100 M financés par Casino, dont 9 M d infrastructures financés par la communauté urbaine de Toulouse ; Délai : 8 ans. Concernant la fiche de synthèse à rédiger, c est l occasion de faire discuter les étudiants sur les éléments que peut recouvrir un projet d agrandissement de surface. À titre indicatif : Maître d œuvre : l enseigne ; Maître d ouvrage : le point de vente et/ou la direction régionale ; La définition du projet : agrandissement de la surface de vente ; Planification : faire réfléchir selon la taille de l UC en question : o S il s agit d une petite UC alimentaire de type «épicerie fine» dans un centre commercial alors le projet est plus restreint et sera sans doute assez court (utiliser la surface d un magasin voisin qui vient de fermer par exemple et alors il s agit d un aménagement avec accord du centre commercial et de la CDAC, alors des travaux de rafraîchissement donc des délais de l ordre de quelques mois à une année maximum) ; o S il s agit d une enseigne alimentaire nationale, alors les délais seront de l ordre de 8 à 10 ans comme dans l exemple de Casino à Fenouillet. Chronologie du projet Casino à Fenouillet : o Antécédents au projet : 1978 : Ouverture du premier centre commercial à Fenouillet ; o 1991 : demande d extension ; o 2003 : Casino investit dans 25 ha de foncier et s engage dans la destruction des entrepôts Easydis ( m 2 ) ; o 2009 : transfert des activités de Easydis sur Eurocentre (plateforme logistique) ; o 1 er février 2011 : accord de la CDAC ; o Novembre 2011 : accord de la CNAC suite au recours fait après l autorisation donnée par la CDAC ; o Juillet 2013 : permis de construire accordé ; o 3 e trimestre 2013 : début des travaux ; o Fin 2014 : fin des travaux. Cahier des charges : Des informations relatives au descriptif plus détaillé du projet sont attendues : o Surface d agrandissement ; o Nature des travaux envisagés ; o Niveau de CA attendu ; o Nombre de visiteurs attendus ; o L équipe projet : D une manière générale, sur ce type d agrandissement, il faudra envisager une équipe dont les compétences recouvrent : o la gestion des sujets administratifs comme les demandes auprès du centre commercial, de la CDAC, de la commune pour le permis de construire éventuellement ; 2015 DUC BTS MUC Page 2 sur 5

3 o les aspects de design et d architecture du point de vente ; o les aspects de communication auprès du centre commercial, de la zone de chalandise ; o le développement des ventes de l UC. POUR ALLER PLUS LOIN Listez la chronologie des éléments du management de projet que vous devez réaliser pour votre projet L étude de la chronologie de ce projet met en avant la durée très longue de ce type de projet (audelà de ce que pourront réaliser les étudiants dans leur PDUC). Cependant cette chronologie montre l ambition du projet ainsi que les aléas (recours suite au premier accord de la CDAC) qui ont rallongé les délais. Les étudiants doivent comprendre qu il est indispensable et nécessaire (pour l épreuve) de poser des jalons pour mener à bien un management de projet. ENTRAÎNEMENT UTILISER LA MÉTHODOLOGIE DE PROJET p. 17 Exercice 1 : La gestion de projet Indiquez les éléments à mettre en œuvre (les intervenants, les coûts, l objectif, l équipe projet ) pour gérer ce projet. Cet exercice fictif, mais concret pour les étudiants, doit les amener à se familiariser avec le vocabulaire de la gestion de projet, et à se rendre compte : des tâches à réaliser ; d objectifs à atteindre ; de la réalisation d un planning, ou de rétroplanning avec des dates butoirs ; de la nécessité de constitution d une équipe projet (un seul étudiant ne peut pas réaliser toutes les tâches) ; de chercher des modes de communication efficaces dans le cadre dans le cadre du fonctionnement du lycée (équipement informatique, connaissance du proviseur sur les outils de communication collaborative, etc.). Cela recouvre les grands thèmes d organisation d une activité sous forme d un management de projet. Les principaux éléments attendus : Maître d œuvre : le proviseur du lycée Maître d ouvrage : le responsable du BTS Intervenants : o L équipe projet (qui devra prouver ses compétences en matière de gestion de projet, de communication, d organisation événementielle) ; o La presse locale éventuellement. Les objectifs : 20 % de visiteurs en plus aux journées portes ouvertes (JPO) par rapport à l année précédente DUC BTS MUC Page 3 sur 5

4 Budget : une pause-café pour les visiteurs pour environ 200. Délai : dans la plupart des lycées, les JPO sont organisées en février ou début mars pour correspondre aux échéances du système APB. Dans le cadre de l exercice, partir d une date idéale et procéder à un rétroplanning avec par exemple : Date choisie : dernier samedi de février (Le proviseur doit communiquer cette date aux enseignants afin de les mobiliser pour ces JPO). o Octobre : rédaction du cahier des charges et affectation des tâches aux membres de l équipe projet avec les éléments de planification ; o Novembre/décembre : rédaction des supports de communication et prise de rendezvous dans les médias locaux pour réserver de l espace d information ; o Janvier : parution de l information pour avertir des JPO du lycée ; o Début février : relance de communication presse (éventuellement) ; o Semaine 3 de février : distribution de flyers dans les lycées ; o J-1 : achat des aliments de la pause-café ; o J : répartition de l équipe projet pour l accueil des visiteurs. Par ailleurs, les élèves peuvent aussi réfléchir sur : Quelle forme de document créer pour avoir une liste exploitable des visiteurs? (tableur ou autre support? Et quelles informations demander aux visiteurs?) ; Quels moyens de communication envisager pour informer régulièrement le proviseur de l avancement du projet (papier, mail, document partagé ). Exercice 2 : La conception de la démarche projet 1. Retrouvez dans l article les différentes phases de la démarche de projet. Trouver l idée et se fixer sur le «shop-entertainment» ; Définir l objectif : diversification ; Se fixer des indicateurs de mesure du projet ; Mettre en œuvre le projet ; Suivre le projet après sa mise en place avec : o la mesure des ventes ; o l écoute client. 2. Indiquez les objectifs poursuivis par la diversification de l activité. Augmenter son CA ; Se différencier de la concurrence et notamment du e-commerce ; Améliorer l expérience client. 3. Précisez les outils mis en œuvre pour évaluer ce projet. Des indicateurs motivants mais toutefois réalisables : 80 % du CA sur l activité atelier vélo et 20 % du CA sur la partie café/petite restauration. Écoute des consommateurs et leurs attentes : les étudiants peuvent imaginer plusieurs types de remontées d informations comme des questionnaires sur place ou en ligne sur le site internet de l enseigne ou par SMS DUC BTS MUC Page 4 sur 5

5 Exercice 3 : L intégration du risque En reprenant l exercice 1 : 1. Listez les risques de votre projet. Il s agit de faire prendre conscience que, malgré une bonne gestion de projet, la réalisation d un projet est soumise à des aléas, pas toujours prévisibles évidemment, mais qu il faut avoir envisagé pour trouver des «solutions de secours». Dans le cas de l organisation de JPO, voici quelques exemples de risques possibles : Risques techniques : ne pas avoir de logiciel de mise en page pour envoyer aux journalistes une information «toute prête», l imprimeur qui a une machine en panne ; Risques humains : manque de mobilisation de l équipe projet qui finalement ne voit pas l intérêt de s engager alors qu ils sont déjà entrés dans ce BTS ; un étudiant de l équipe projet est démissionnaire du BTS ; le chef de projet se casse une jambe en skate 3 semaines avant les JPO, manque de main-d œuvre pour la distribution des flyers ; Risques juridiques : recueillir les coordonnées des visiteurs sans leur demander leur autorisation et les avertir de l utilisation de ces données personnelles (CNIL) ; Risque sur les délais : délai d impression des flyers 4. Proposez des solutions pour limiter les risques. À titre indicatif : Techniques et délais : discuter avec l imprimeur sur les documents et le format des documents à lui fournir ; se garantir des dépassements de délais en fixant une clause de nonpaiement en cas de retard de livraison de l imprimeur se renseigner sur l imprimeur, sa qualité de prestation et de respect des délais ; Humains : Discuter avec l équipe enseignante pour créer un «challenge» pour que l activité JPO compte pour une note au-dessus de la moyenne pour les membres de l équipe qui se seront investis ; constituer une «équipe» de remplaçants 5. Indiquez si le risque peut être supprimé. La notion de risque est souvent subjective. Selon les personnes, certaines ont une aversion forte pour le risque et ne s aventurent pas ou peu dans de nouvelles activités ; d autres, au contraire, sont stimulées par la nouveauté, les activités extrascolaires, etc. Celles-ci ont davantage le «goût» du risque. Le risque peut rarement être supprimé, c est pourquoi il faut envisager ce qui est dans le cadre d un risque normal et déjà identifié dans le cadre de projet de même nature, ou d un risque très peu probable. Par ailleurs, cet exercice montre également ce que les solutions «coûtent» au projet : délai dépassé, budget dépassé, objectifs non atteints 2015 DUC BTS MUC Page 5 sur 5