Collecte de fonds auprès des individus

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1 Collecte de fonds auprès des individus Objectif : Ce document décrit de façon générale comment aborder un donateur potentiel, lui présenter votre organisme et lui offrir de vivre une expérience gratifiante en soutenant votre travail. international.org

2 CONTENU Contenu Introduction 3 Section 1 5 La pyramide des donateurs Section 2 7 Acquisition Section 3 10 Nouveaux donateurs Section 4 15 L'évolution des donateurs Section 5 17 Des donateurs impliqués DES

3 Introduction Collecte de fonds auprès des individus En règle générale, les individus donnent aux organismes qu'ils connaissent. Cela indique la nécessité de construire une relation de confiance avec tout donateur potentiel et souligne l'importance de la crédibilité de votre organisme. Les gens sont moins susceptibles de laisser tomber leur change dans la tirelire d'un organisme dont ils n'ont jamais entendu parler, ou pire, dont ils ont eu des échos négatifs. La motivation à donner des soutiens financiers individuels s'associe à des raisons diverses, ellesmêmes associées à un éventail tout aussi ample d'appels au don et de mécanismes. Sources de soutiens financiers individuels potentiels Vos membres Vos bénévoles, ex bénévoles et bénévoles internationaux Vos clients Les touristes Les personnes qui forment votre communauté Vos parents et amis Les personnes qui visitent votre site Web Les personnes qui visitent votre projet ou lieu de travail Les personnes soucieuses du respect du bien être des animaux et qui s'intéressent au type d'action que vous proposez Méthodes permettant d'approcher et de recruter vos soutiens financiers individuels A travers vos appels de marketing direct (courrier, s, lettres d'informations, etc.) A travers vos événements A travers vos appels téléphoniques ou vos rencontres en personne A travers votre site Web A travers vos messages SMS ou des sites voués à la création de réseaux sociaux A travers les médias de diffusion, les publicités télévisées, les appels à la radio, les publicités dans les journaux ou publications A travers les services de votre organisme A travers vos plans de parrainage ou d'adoption A travers le bouche à oreille Permettez à vos soutiens financiers individuels de faire des dons en Assistant aux événements que vous organisez Prenant part à des événements parrainés Prenant part à des enchères, ventes ou loteries. Notez que toute loterie doit avoir l'aval des lois locales sur les paris A travers des dons successoraux contribution volontaire Dons 'tenant lieu de' ; par exemple, demander que l'on fasse un don à votre organisme plutôt que un cadeau d'anniversaire ou de mariage Soutien commémoratif ; par exemple, rappeler le décès d'une personne en parrainant un chenil en son nom. Les dons commémoratifs sont souvent demandés par la famille de la personne décédée pendant ou après les funérailles au lieu de fleurs. Dons sur salaire dons provenant directement de votre salaire. 3 CONTENU DES

4 CONTENU Recouvrements Donc normaux ou engagés via un prélèvement automatique, un ordre permanent, un prélèvement régulier sur carte de crédit Dons ad hoc ces dons peuvent ne pas avoir été sollicités ou être le fruit d'un message de marketing direct Paiements de services ou marchandises Dons dignes de mention ou exceptionnels Dons sur impôt (par exemple, le Gift Aid en Grande Bretagne) DES 4

5 Section 1 La pyramide des donateurs Cette pyramide met en évidence l'évolution de la relation des soutiens financiers individuels avec votre organisme : CONTENU DES ; DONS PLANIFIES, DONS EXCEPTIONNELS, CAMPAGNES PLURIANNUELLES, HERITAGES CHAUDS ; DONS INDIVIDUELS, DONS DIGNES DE MENTION, PROGRAMMES DE PARRAINAGE ; COURRIER DIRECT, SITE WEB, EVENEMENTS, BOUCHE A OREILLE, APPELS VIA LES MEDIAS, COTISATIONS, TELEMARKETING Implication des donateurs Croissance des donateurs Contact avec les donateurs SITE WEB, SITES VOUES A LA CREATION DE RESEAUX SOCIAUX, CAMPAGNES, BENEVOLAT, PROGRAMMES COMMUNAUTAIRES, COURRIER DIRECT, PUBLICITES TELEVISEES, PUBLICITES EN LIGNE, ENQUETES La première étape décrit comment le donateur entre initialement en contact avec votre organisme ou cause. Par exemple, cette première rencontre peut passer par un site voué à la création de réseaux sociaux tel que Facebook ou MySpace, par un clip vidéo visionné sur You Tube, ou encore par la signature de l'une de vos pétitions en ligne. Il se peut également que ces personnes aient été bénévoles au sein de votre organisme, aient rejoint l'un de vos programmes communautaires ou vous aient tout simplement rencontré à un stand ou un événement local. Il se peut qu'elles n'aient pas encore fait de don à votre organisme, mais le fait de s'intéresser à votre travail en fait des soutiens financiers potentiels. Il se peut également qu'elles ne fassent jamais de dons, mais elles n'en demeurent pas moins extrêmement importantes pour votre organisme via leur travail de campagne ou réseau de connaissances. L'étape suivante de la pyramide, les nouveaux donateurs, indique comment vous pouvez aborder les nouveaux donateurs, existants et potentiels, pour les encourager à et leur permettre de faire leurs premiers dons. Cela peut passer par l'achat d'un ticket pour un événement, une 5 DES

6 CONTENU réponse à un courrier direct ou un appel, le fait d'entendre parler de vous via l'une de vos activités de proximité, et ainsi être motivé à faire un don, adopter un animal ou devenir membre. Si vous établissez des liens solides avec ces personnes, elles ne pourront que évoluer vers le haut de la pyramide, et pas en sortir. Vous pouvez tenter de renforcer leur engagement sur le long terme en leur proposant de participer à des programmes de parrainage, de faire un don mensuel, ou encore des dons exceptionnels. Finalement l'évolution de vos donateurs devrait les amener à la dernière étape de donateur impliqué ; quelqu'un qui est resté inspiré, enthousiaste et impliqué dans votre cause cause. Ces donateurs peuvent devenir sources d'une forte valeur ajoutée et des soutiens financiers importants pour votre organisme. L'évolution propre des donateurs amènera probablement avec elle son lot de changements au cours des années où ils vous soutiennent ; il est important d'en tenir compte et d'adapter votre relation et votre approche en fonction de leurs attentes et changements d'attitude. L'évolution vers le haut de la pyramide ne concernera pas tous les donateurs. Certains en resteront à la première étape, d'autres deviendront des soutiens impliqués de votre organisme. Il arrivera parfois que le premier et seul don d'une personne soit un héritage. DES 6

7 Section 2 CONTENU Acquisition L'acquisition est le processus qui consiste à engager les donateurs potentiels sur la voie du soutien de votre organisme et dans la pyramide des donateurs. Ils peuvent avoir consulté votre site Web, lu un prospectus ou signé l'une de vos pétitions. Evidemment, plus votre base de donateurs est large, plus votre développement futur et votre sécurité financière ont de chances de croître. Campagnes, bénévolat et programmes communautaires Recruter et aborder des soutiens potentiels à travers vos activités de proximité, vos programmes communautaires et votre travail de campagne constitue un excellent moyen de présenter votre organisme à un vaste public. Vos campagnes et programmes communautaires peuvent toucher un nombre important de personnes au sein de vos communautés locales. Veillez à ce que les programmes soient bien organisés, les messages clairs, et à ce que ce que vous demandez soit conforme à vos objectifs et votre vision. Il est réellement important de faire passer le message que vous avez besoin de fonds pour poursuivre votre travail, de suggérer différentes voies et niveaux possibles de donner et d'offrir aux donateurs potentiels des mécanismes de don faciles et rapides. Donnez leur des instructions claires concernant les méthodes de paiement que vous acceptez et où envoyer leurs dons. Les personnes du public qui participent à votre travail de campagne ou vous aident par leur bénévolat font déjà montre d'un grand engagement dans votre travail, quelle que soit leur motivation à le faire. De même, les personnes qui s'impliquent dans vos programmes communautaires ou signent une pétition affichent également un intérêt certain pour votre cause. Impliquez davantage ces personnes et tentez d'obtenir leurs coordonnées (par exemple, en demandant leur adresse e mail lors de la signature d'une pétition). Il est vital que vous connaissiez et adhériez aux normes sur la protection des données. Quel est l'intérêt d'obtenir l'adresse e mail ou géographique d'une personne si vous n'avez pas légalement le droit de la contacter. Vous pouvez alors offrir à ces personnes de les tenir à jour concernant l'évolution de votre travail et de vos besoins. Vous n'avez pas besoin de les enterrer sous une tonne d'informations détaillées concernant votre organisme ; essayez de savoir ce qui les intéresse et restez en contact. N'oubliez jamais de remercier toute personne qui a fait un don et de lui souhaiter la bienvenue au sein de votre organisme. Il se peut qu'une personne ne sache pas grand chose vous concernant, et c'est l'occasion de susciter son intérêt et de commencer à développer son implication dans votre travail. Sites Web voués à la création de réseaux sociaux Il existe différents sites voués à la création de réseaux sociaux et dont le contenu est contrôlé par l'utilisateur, qui peuvent servir de vecteurs à votre organisme pour sensibiliser le public à votre travail et recruter un grand nombre de soutiens financiers, sans trop d'effort ni de frais! 7 DES

8 CONTENU DES Certains des sites les plus connus sont repris ci dessous, avec leurs pour et leurs contre, afin de vous donner une idée de ce qui est mis à votre disposition. Un des principaux avantages de ces sites est le fait que l'on s'y inscrit gratuitement. MySpace MySpace est un site Web voué à la création de réseaux sociaux qui offre la possibilité de se connecter à un réseau interactif, soumis par l'utilisateur, d'amis, de profils personnels, de blogues (journaux intimes), de groupes, de photos, de supports musicaux et vidéo internationalement. Vous avez là une occasion de parler de votre organisme et de votre travail, et d'entrer en contact avec d'autres personnes qui partagent vos idées. Par exemple, le groupe le plus connu dans la section animal de compagnie et animal est un groupe public de protection contre les actes de cruauté envers les animaux. Fondé en juillet 2005, il comprend actuellement environ membres. MySpace est très facile à utiliser Créer son espace ne prend pas beaucoup de temps, et les mises à jour sont presque instantanées Il y a trois millions d'utilisateurs sur MySpace MySpace est un outil fantastique pour les petits organismes, car l'importance des relations que vous établissez dépend uniquement de vous et du temps que vous consacrez à la mise à jour et à la communiquer avec de nouveaux soutiens potentiels, et pas de la taille de votre budget. Vous pouvez visiter l'espace d'organismes tels que WWF et voir ce qu'ils y font Vous pouvez voir qui ils ont comme 'amis' et même approcher ces derniers Ces donateurs potentiels affichent des profils détaillés, et vous pouvez voir quelles causes ils soutiennent, quelles sont leurs points forts et leurs centres d'intérêt. Cela vous permettra clairement de déterminer comment les aborder pour leur demander leur soutien ou un don MySpace peut être utilisé pour inviter des personnes à un événement ou signer une pétition MySpace constitue une excellente alternative si vous n'avez pas les moyens d'investir dans la création d'un site Web Facebook Facebook est un site Web voué à la création de réseaux sociaux qui permet aux utilisateurs de communiquer avec leurs amis et d'échanger des informations. Facebook est le deuxième plus vaste réseau social du Web, derrière MySpace en termes de trafic. Un million de personnes utilisent Facebook chaque jour. Facebook n'est pas conçu pour que les organismes puissent développer leurs bases de soutiens financiers. Il existe cependant des moyens, une fois que vous êtes inscrit, de bénéficier de la visite des millions d'utilisateurs de Facebook de par le monde. Pour les débutants, vous pouvez charger des clips vidéo et photos illustrant votre travail ; vous pouvez inviter d'autres utilisateurs à devenir vos amis, puis les amis de ces derniers à le devenir également, et ainsi développer de véritables réseaux. Vous pouvez également utiliser Facebook pour annoncer vos événements, campagnes ou pétitions, et attirer l'attention du public. Il s'agit d'un excellent moyen de donner à vos soutiens financiers l'impression de faire partie d'un mouvement ou d'une communauté. Comme avec MySpace, vous pouvez glaner des informations essentielles concernant vos nouveaux soutiens financiers, ce qui permettra à votre organisme d'identifier le meilleur moyen d'engager leur soutien sur la voie de la continuité. MySpace a maintenant lancé un canal réservé aux associations caritatives anglaises, MySpace Impact, destiné à servir de plaque tournante pour les campagnes, oeuvres caritatives et actions sociales en Grande Bretagne. Les utilisateurs 8

9 ont la possibilité de collecter des fonds directement à partir de leur profil. Cet outil est semblable à ce qui se fait déjà aux Etats Unis, en Australie et au Canada. YouTube YouTube est un site de partage de vidéos, où les utilisateurs peuvent charger, visionner et partager des clips vidéo. Les utilisateurs non enregistrés peuvent visionner la plupart des vidéos sur le site ; les utilisateurs enregistrés peuvent également y charger un nombre illimité de vidéos. Ce serait donc une vitrine idéale pour votre travail. Comme pour les autres sites, vous devez savoir que le contenu de ces sites a un fort potentiel de communication. Cela signifie qu'il peut être distribué en dehors du site Web où vous avez stocké les informations. Par exemple, vous pouvez charger un clip vidéo fantastique concernant le travail de votre organisme ; quelqu'un aime ce qu'il y trouve et l'envoie à un ami ou en parle autour de lui ; chacun le communique à son tour via ses propres réseaux, et votre clip est distribué dans tout le pays. Parmi les autres sites voués à la création de réseaux sociaux, on peut citer Twitter, Bebo et Flickr. Bien que populaires, ces derniers ne sont pas associés à un nombre d'utilisateurs aussi important que les sites susmentionnés. 9

10 CONTENU Section 3 Nouveaux donateurs Acquérir de nouveaux donateurs, qu'il s'agisse d'impliquer davantage de soutiens qui n'ont pas encore fait de dons ou d'inviter un d'attirer un nouveau public à donner, est un processus d'investissement à long terme. Il faut garder à l'esprit qu'il peut arriver que les coûts d'acquisition d'un nouveau donateur peut égaler, voire dépasser le montant des dons reçus. Cela signifie que la méthode de collecte de fonds ne doit pas être comme une solution de financement rapide, mais en tant que partie intégrante de votre stratégie de collecte de fonds sur le long terme. Avant de vous lancer dans l'aventure, calculez combien cela risque de vous coûter par rapport à ce que vous pensez pouvoir récolter. Par exemple, vous envoyez 200 lettres, chaque lettre vous coûtant 1,00 $. Vous pouvez espérer que un destinataire sur cinq vous réponde par un don, le montant d'un don moyen étant de 3,00 $. Lettres = 200 $ Réponses = 40 Total collecté = 120 $ DES Il est clair, dans le cas présent, que votre retour sur investissement est négatif. Cela ne signifie pas, toutefois, que vous ne devez pas vous engager dans cette voie. Les 40 personnes qui vous ont donné 3 $ font désormais partie de votre programme de développement des donateurs, et à terme devenir des donateurs réguliers et évoluer vers le haut de la pyramide. Le coût d'acquisition d'un nouveau donateur est en règle générale trois fois supérieur à celui du maintien d'un donateur au sein de votre organisme, et cela coûte environ 30 fois plus cher d'attirer dans vos filets un nouveau donateur par vous même que si un donateur existant s'attèle à cette tâche. Marketing direct Le marketing direct est une méthode de collecte de fonds qui consiste à entrer en communication directe avec d'autres personnes pour 'vendre' votre cause. Le moyen de communication peut être le courrier postal, un appel téléphonique ou un e mail le facteur commun étant que le destinataire puisse également répondre directement ; ce qui signifie faire le don de son choix. L'envoi d'une lettre est l'approche marketing la plus fréquemment utilisée et est particulièrement utile si vous visez un public large ; cinq règles sont d'application : 1. Connaître votre public Il est essentiel d'identifier de façon générale le type de public dont vous espérez recevoir un don. S'il s'agir de personnes qui vous ont déjà soutenu un certain nombre de fois de par le passé et qui ont déjà reçu beaucoup d'informations de votre part, il sera probablement opportun de parler moins de votre organisme que du projet ou de la demande en particulier pour lequel/laquelle vous avez besoin d'aide. Veillez toutefois à ne pas présumer des connaissances de vos interlocuteurs, même s'il s'agit de soutiens financiers avec lesquels vous travaillez depuis un certain temps. Il se peut que votre organisme soit l'un parmi d'autres bénéficiant de leur aide et qu'une certaine confusion s'installe si ces derniers font le même type de travail que vous. Si le 10

11 public visé est constitué de personnes n'ayant jamais donné ou entendu parler de votre cause, il vous faudra leur fournir davantage d'informations concernant ce que vous faites et pourquoi elles devraient vous accorder leur confiance afin de résoudre le problème pour lequel vous les sollicitez. Quoiqu'il en soit, le fait de vous pencher sur ce type de questions vous aidera à personnaliser votre message et à accroître vos chances de succès. Si vous disposez d'une liste de donateurs potentiels, il vous faut également vous assurer que leurs coordonnées sont à jour. 2. Personnaliser votre contenu Il est important de garder à l'esprit pourquoi et à qui, en règle générale, les individus font un don. En bref, une personne donne à une association caritative parce qu'elle veut rendre le monde meilleur, et elle tend à donner à celles qui font montre d'enthousiasme, énergie et engagement. Si vous parvenez à communiquer la passion qui anime votre organisme et son travail, les donateurs potentiels se sentiront inspirés et seront beaucoup plus réceptifs à votre message. Fournissez les raisons concrètes qui prouvent la crédibilité de votre organisme. Cela aidera le lecteur à constater que le travail de votre organisme se fonde sur des bases réelles et que l'argent qu'ils investiront le sera bien sur ce que vous décrivez. Vous devez leurs communiquer le problème, leur dire quel est la solution appropriée et les convaincre que vous êtes l'organisme capable à mettre en place cette dernière (car vous possédez l'expérience et le niveau d'expertise requis), mais avant toute chose, il faut qu'ils comprennent que leur aide est essentielle à la mise en oeuvre de cette solution. Si votre public est constitué de personnes incapables de donner des sommes importantes, vous devez les rassurer en leur disant que leur don, bien que peu important, peu faire la différence. Pour que votre message soit parlant, il peut être utile de l'associer à un cas particulier d'animal aidé par votre organisme. Il est souvent utile de fournir au lecteur une idée tangible de ce à quoi servira leur don. Etablissez une liste d'acquisitions potentielles, incluant divers éléments que le lecteur pourrait vous aider à acquérir. Tout au long de votre lettre, tentez d'employer un style cohérent et en accord avec celui de vos autres éléments de communication. Vos lecteurs ne liront pas tous votre message du début à la fin ; tenez compte de ces personnes peu patientes et habituées à survoler leur courrier en mettant en caractères gras certaines phrases qui, de par leur contenu, résument le problème, sa solution et la demande de fonds correspondants. L'objet de votre demande doit apparaître assez tôt dans la lettre (premiers paragraphes) et être répété à plusieurs reprises. Il doit être décrit simplement et selon un style directe, en attirant l'attention sur le besoin réel. Ajoutez en fin de lettre un post scriptum rappelant la somme demandée et le pourquoi de votre démarche. On dit souvent que cette partie de la lettre est la plus lue. Enfin, terminez votre lettre par une formule polie et conviviale, laissant une impression positive concernant votre demande. 3. Une présentation qui capte l'attention Rappelez vous que vous êtes loin d'être le seul organisme sans but lucratif à effectuer ce type de démarche et que l'objet de la demande de beaucoup de vos 'concurrents' sera identique au vôtre. Vous devez donc faire en sorte que votre demande accroche l'attention du lecteur. Bien que de nombreux organismes ne puissent se permettre de faire appel aux services d'un concepteur professionnel, il existe de nombreuses façons de rendre votre message agréable au regard. Veillez à ne pas tout faire pour résumer votre contenu à une face de la lettre. Si cela est nécessaire, employez les deux faces. Attirez l'attention sur votre demande concrète en mettant en valeur et en soulignant les points clé. Vous pouvez peut être insérer une image afin d'aider le lecteur à visualiser le problème. Faites attention au choix de la photo. Bien que l'image d'un animal au regard doux et ressemblant à une peluche puisse toucher la sensibilité de certaines donateurs, d'autres y verront un élément de message quelque peu désuet. Il en va de même pour les illustrations montrant des scènes de cruauté envers les animaux. 11 CONTENU DES

12 CONTENU DES 4. Aider le lecteur à faire un don N'oubliez pas de faire en sorte que le lecteur dispose des moyens les plus aisés de faire son don. Cela peut passer par un formulaire ou une enveloppe adressé personnellement, un formulaire en ligne, ou encore un numéro de téléphone de contact. Vous pouvez également proposer une série de méthodes de don le courrier postal, le téléphone et les dons en ligne sont des solutions idéales. 5. Révision et correction Enfin, dernière précaution, mais non des moindres, vous devez vérifier que votre texte ne présente aucune erreur d'orthographe ou grammaticale, et que son message es cohérent et parfaitement clair. Assurez vous que toutes les normes légales en vigueur sont respectées ; par exemple, les lois sur la protection des données et la collecte de fonds (et la loi sur les jeux d'argent, si votre lettre a pour objet une compétition ou l'obtention d'un prix). Demandes diffusées à travers les médias Effectuez une recherche concernant le public visé et le canal de diffusion que vous avez l'intention d'utiliser. Votre organisme désire t il toucher un public jeune ou un certain groupe au sein de votre communauté ou pays? Vous devrez personnaliser votre demande en fonction du public ou média envisagé. Il existe un certain nombre de canaux de diffusion média qui peuvent être utilisés. Certains sont plus coûteux que d'autres ; d'autres encore sont mieux ciblés. Parmi les divers canaux disponibles, on retrouve : Radio (entrevues et publicités) TV (entrevues et publicités) Journaux et magazines (éditoriaux, publicités ou publireportages conception d'annonces dans un style éditorial) Affiches extérieures Sites Web (listes de sites voués à la création de réseaux sociaux, listes de recherche (par exemple, Google), contenu de site Web et annonces en ligne) Veillez à présenter clairement ce que votre organisme fait et en quoi consiste votre demande. Quel objectif espérez vous atteindre? Insistez également sur l'importance des dons du public et indiquez la solution potentielle. Et enfin, rappelez vous de clairement indiquer comment en savoir plus sur votre travail et, plus important encore, comment chaque lecteur peut facilement vous faire un don. Parmi les avantages des demandes diffusées à travers les médias, on retrouve : Elles peuvent atteindre un public potentiel large Les entrevues radiotélévisées sont gratuites et constituent une formidable opportunité de sensibiliser le public concernant le travail de votre organisme et l'importance des fonds pour la réalisation de vos projets Les communiqués de presse (dans le but d'obtenir une couverture éditoriale dans les journaux et magazines) sont gratuits, mais l'information qui s'y trouve peut ne pas être reproduite comme vous l'espériez, voire ne pas être utilisée du tout Vous avez la possibilité de toucher des personnes autres que votre public habituel et de créer un public complètement neuf pour votre travail 12

13 Vous avez la possibilité de toucher les personnes au sein de votre public habituel les plus susceptibles de soutenir votre travail La réponse sera presque immédiate, ce qui est particulièrement utile pour votre travail d'aide d'urgence, par exemple Il existe toutefois également des désavantages : Votre message peut être modifié par le média utilisé. Vous n'avez pas un contrôle absolu du contenu. La concurrence pour l'obtention de l'attention du public est féroce. Il vous faudra faire preuve de créativité dans votre message. Comme pour tout autre appel adressé à un public général, assurez vous d'avoir au préalable mis en place un mécanisme approprié pour pouvoir gérer efficacement les réponses éventuelles. Il n' a aucun intérêt à faire en sorte que des centaines de personnes s'intéressent à votre cause si, lorsqu'elles appellent pour poser une question ou faire un don, personne ne soit là pour répondre ou que votre site Web ne permette pas de réaliser un don en ligne (ou du moins de savoir comment envoyer un don). Veillez à obtenir les coordonnées de toutes les personnes qui répondent à votre appel (conformément à la loi sur la protection des données) et n'oubliez pas de les remercier, non seulement lors du premier contact, mais également par après, dans une lettre. Rappelez vous que toute la question réside dans la façon d'aborder vos donateurs potentiels et de leur donner l'occasion de vivre la meilleure expérience possible dans le cadre du soutien financier de votre organisme. Site Web Votre site Web est vital pour votre organisme, particulièrement si vous espérez attirer des donateurs ou bénévoles outre mer. Si quelqu'un recherche des informations concernant votre organisme sur l'internet, avec quelle facilité peut il les obtenir? Seront elles à jour? Avez vous publié une liste dynamique des événements, demandes et campagnes en cours? Y trouvera t on une description claire de qui vous êtes, ce que vous faites et des objectifs visés? Les mécanismes permettant de réaliser un don sont ils facilement accessibles? Ces questions sont extrêmement importantes pour votre organisme. De nombreux organismes disposent de très peu de temps et ne disposent tout simplement pas des ressources nécessaires pour la mise à jour d'un site Web. Il n'y a toutefois aucun intérêt à diriger un visiteur vers un site Web dont le dernier projet mis à jour date d'il y a trois ans, donnant l'impression que vous n'avez mis en place aucun projet depuis un campagne réussie en Votre site Web peut renforcer auprès d'un soutien financier potentiel votre crédibilité, votre transparence et votre attitude responsable. Ce peut être un outil extrêmement utile pour promouvoir non seulement vos demandes et l'expansion de votre base de donateurs, mais également votre travail, la condition du bien être des animaux dans votre pays, et vous aider à établir des liens avec d'autre ONG et organismes travaillant dans le même domaine d'activités que vous. Certains sites utiles peuvent vous aider à vous frayer un passage à travers les embûches de la mise à jour de votre site Web : Pour les personnes disposées à faire l'effort de se familiariser avec le code de base permettant de placer des objets sur des pages, mettre en gras du texte, créer des sauts de ligne, etc. : World Visual QuickStart Guides/dp/ / 13 CONTENU DES

14 Pour les personnes désireuses d'avoir une approche plus visuelle de la construction et du chargement des pages Web, il faudra passer par un logiciel (dreamweaver 2004), qui peut toutefois s'acquérir pour peu de frais et en deuxième main via ebay : MX 2004 Dummies/dp/ / De même que susmentionné, vous trouverez un programme compatible avec dreamweaver, mais probablement plus facile d'utilisation, à l'adresse Web Pages Dummies sup/dp/ / Ressources en ligne : Il existe littéralement des milliers de ressources en ligne, parmi lesquelles : Débutant : Intermédiaire : Tutoriel sérieux, mais dont toutes les règles de base sont clairement expliquées : Evénements Il existe un document à part concernant la collecte de fonds à travers les événements ; vous pouvez toutefois inviter de nouveaux donateurs potentiels à des événements. Lorsque vous présentez votre organisme publiquement à travers un événement, vous devez veiller à ce que toute personne représentant votre cause ait été au préalable clairement mise au courant de la tâche qui lui incombe. Assurez vous que vos bénévoles et votre personnel fassent preuve d'un enthousiasme engagé dans leur travail et envers la cause de votre organisme. Il se peut qu'ils soient le premier élément de rencontre entre un donateur potentiel et votre organisme. Vous devez être certain que ce premier contact aura une issue positive! Bouche à oreille Cela peut paraître évident, mais le bouche à oreille peut avoir un impact important sur le résultat de votre démarche de recrutement de donateurs potentiels. Comme pour vos événements, vous devez faire preuve d'ouverture et de transparence à tous niveaux afin d'être certain de ne pas recevoir une réponse affectant négativement la suite de vos demandes. Assurez vous que vos soutiens potentiels soient bien traités, et que vos donateurs et bénévoles ne se sentent ni ignorés, ni dépréciés. Cela nous ramène à nouveau à l'importance de faire en sorte que le passage de n'importe quel soutien potentiel par votre organisme se solde par la meilleure expérience possible. 14

15 Section 4 L'évolution des donateurs Par évolution des donateurs, on entend la relation entre ces derniers et votre organisme, et sa progression. Vous devez veiller à ce que ce passage au sein de votre organisme soit géré de façon optimale dans le sens d'une valorisation à la fois du donateur et de votre cause. Dès qu'un donateur a fait son premier don, vous devez commencer à développer votre relation avec lui. Envoyez lui une lettre de remerciement accompagnée d'un paquet de bienvenue. Expliquez clairement à quel point son don a été important pour vous. Envoyez lui également une liste des différentes voies lui permettant de s'impliquer davantage dans le travail de votre organisme. Si possible, incluez un un talon de réponse qu'il pourra utiliser pour préciser comment il aimerait s'engager dans votre cause à l'avenir, ainsi que une liste des différents types d'activités que vous proposez. Veillez à ce que vos donateurs actuels (chauds) demeurent impliqués via l'envoi d'un courrier régulier, en leur proposant de faire d'autres dons ou en signant un programme de dons cela est bien plus efficace que de passer par des demandes de don unique répétées. Il vous faudra personnaliser votre approche autant que possible, consulter toutes les informations communiquées par le donateur concernant ses choix de prédilection, comment il a initialement donné et quels ont été ses éléments de réponse. Parlez de l'évolution du travail de votre organisme. Vous devez obtenir une réponse sensible à votre message ; et à nouveau, expliquez clairement à quel point leurs dons à venir (ou qui sait, régulier) pourront faire la différence. Etablissez un calendrier régulier des demandes par exemple, 3 ou 4 par an, incluant une demande d'aide financière réelle. Veillez à rester en contact avec ces donateurs entre vos demandes d'aide financière concrète envoyez leur des mises à jour concernant l'évolution de votre travail, des exemples de bonnes nouvelles et des réalisations de votre organisme, une lettre d'information, etc. Assurez vous que le donateur demeure impliqué. Veillez en règle générale à maintenir un juste équilibre. Ne les inondez pas d'informations détaillées et ne leur adressez pas n'importe laquelle de vos demandes, mais ne les oubliez pas non plus dans votre recherche constante de nouveaux donateurs. Tentez de remotiver les personnes de votre base de données qui vous ont fait un don de par le passé, mais ne l'ont pas fait depuis un certain temps. Il est moins coûteux de remotiver d'anciens soutiens financiers que de recruter de nouveaux donateurs. Programmes de dons ou de parrainage individuels Encouragez vos donateurs à vous faire un don peu important, mais régulier, par exemple chaque mois ou trimestre, au moment de toucher leur salaire. Il est plus facile, pour la plupart des gens, de gérer des dons limités chaque mois que un don important chaque année. Cela ne signifie pas que nous ne devez pas veiller au maintien de votre relation avec ces donateurs ; ils doivent toujours recevoir des nouvelles et des lettres d'information concernant l'évolution de vos projets ; vous pouvez en outre continuer à leur écrire en leur demandant une éventuelle augmentation de leur don mensuel ou de s'impliquer davantage à travers leur participation à des événements, l'organisation d'une campagne, des actions bénévoles, etc. 15 CONTENU DES

16 CONTENU DES Prenez soin de vos donateurs réguliers, spécialement ceux qui effectuent des virements automatiques en votre faveur (ou autres méthodes de financement similaires). Tentez d'établir le nombre idéalement équilibré entre demandes de nouveau don unique (par des enquêtes ou le leur demandant simplement) et leurs dons réguliers (les plus importants pour vous). On considère habituellement qu'l est déconseillé de demander à un nouveau donateur régulier d'effectuer un don supplémentaire avant environ 6 mois depuis son dernier don régulier. Vous pourriez envisager de leur demander d'accroître la valeur de leur participation une fois par an, mais cette approche ne peut se faire que après une période de dons régulier d'au moins 9, voire 12 mois. Solliciter un don régulier facilitera votre retour sur investissement. Tous ne choisiront pas de devenir des donateurs réguliers, mais envers les personnes qui auront fait ce choix, votre processus de collecte de fonds sera plus efficace, le coût associé à la demande de dons supplémentaires ayant disparu. Un exemple : Lettres = 200 $ Réponses = 20 Don moyen : 5 $ par mois Dans cet exemple, ce serait une erreur de calculer votre revenu annuel sur base d'un montant mensuel de 20 x 5 $, car les personnes ayant commencé à vous faire un don mensuel ne continueront pas toutes à le faire. Il vous tenir compte du taux de départs naturels et du taux de rétention : Par taux de départs naturels, on entend la proportion de donateurs réguliers que vous perdez pendant une certaine période. La proportion de ces mêmes donateurs que vous conservez est appelée taux de rétention. Si vous parvenez à estimer votre taux de départs naturels, vous pouvez calculer avec davantage de précision le montant de votre revenu après un an en déduisant du nombre espéré de dons le taux de départs naturels. Contrôlez votre taux de départs naturels (la proportion de donateurs réguliers qui annulent leur don chaque mois ou chaque année) et concentrez vos efforts à réduire ce phénomène. Pour ce faire, vous pouvez améliorer votre système de communication avec vos donateurs, en réduisant le nombre de demandes don unique envoyées et en renforçant votre service d'assistance à la clientèle Il est inutile de s'investir dans l'acquisition de nouveaux soutiens financiers si l'on n'attache pas tout autant d'importance aux efforts visant à ce qu'ils le demeurent on ne perde pas son temps à remplir d'eau un seau troué, n'est ce pas? Eh bien, c'est également vrai pour la collecte de fonds auprès des personnes! Dons exceptionnels ou uniques Les dons exceptionnels se réfèrent aux dons uniques destinés à un projet spécifique. Au fur et à mesure que vous développerez votre relation avec vos donateurs et en saurez davantage concernant leurs motivations, vous serez mieux à même d'identifier les projets en cours susceptibles de répondre aux attentes de chaque donateur spécifique. N'ayez pas peur d'aborder de temps à autre l'un de vos donateurs réguliers pour solliciter un don unique. 16

17 Section 5 Des donateurs impliqués Il s'agit du groupe qui se trouve dans la partie supérieure de votre pyramide. Ils ont fait la preuve de leur implication grandissante dans votre travail et ont gravi les échelons en tant que soutiens financiers. La façon dont vous collaborez avec eux est très importante. Vous devez maintenir la relation à un même niveau de confiance. Certains de ces soutiens très importants sont susceptibles de faire des dons tout aussi importants (s'ils disposent des ressources), de jouer un rôle important dans votre demande de capitaux, de réaliser un don exemplaire et, finalement, de promouvoir votre organisme par leur propre volonté. Dons de campagnes pluriannuelles Votre campagne pluriannuelle concerne habituellement un projet important unique, tel que l'extension de votre refuge. Les donateurs riches et impliqués de votre pyramide peuvent être encouragés à contribuer à don important unique via ce type de demande. Il est probable que vous vous adresserez à diverses sources de fonds pour votre campagne pluriannuelle, mais vos principaux donateurs individuels constitueront une assez forte proportion de votre total final. Don exemplaire Un don exemplaire est un don qui, de par sa source ou taille, peut transformer le futur de votre organisme ; par exemple, la création d'un nouveau centre éducatif ou d'une nouvelle clinique vétérinaire. Il peut s'agir du premier ou de l'un des principaux dons d'une campagne pluriannuelle. Ce type de don est très important non seulement par sa valeur matérielle, mais également parce qu'il démontre que l'on croit en votre projet ou organisme, pouvant à son tour mobiliser d'autres sources de capital. Collecte de fonds successoraux Il s'agit du cas de figure où une personne soutient votre organisme en lui laissant des fonds ou un bien immobilier par testament. On aborde ici un sujet délicat qui demande une approche appropriée. Pour qu'un passage de biens par testament ou legs se fasse avec succès, vous devez : Comprendre pourquoi certaines personnes donnent leur argent à des organismes après leur mort habituellement parce qu'ils désirent apporter un mieux notre monde une fois décédés Mettre en place et disposer d'une équipe spécialisée dans ce domaine, qui pourra vous conseiller quant à la façon de laisser un héritage en succession, pour ensuite traiter avec les exécuteurs testamentaires afin de recevoir le don légué Procéder à une recherche des prospects potentiels examiner les caractéristiques des personnes qui vous ont fait un don par testament auparavant, puis étudier le cas de celles qui ont eu une démarche similaire dans votre base de données Comprendre les normes régionales et nationales en vigueur concernant la sollicitation de biens légués Fournir les informations appropriées afin d'aider les donateurs potentiels à vous léguer un bien Construire et développer vos relations avec chaque donateur et proposer un service d'assistance à la clientèle de qualité que ce soit en dehors du cadre de succession ou en son sein 17 CONTENU DES

18 CONTENU DES Enregistrer et mettre à jour les informations collectées concernant chaque donateur éventuel Evaluer La collecte de fonds successoraux est unique dans le sens où les dons les plus importants peuvent provenir de personnes ne disposant pas d'un revenu disponible élevé. De nombreuses personnes âgées bénéficient d'une pension réduite et ne disposent que de peu de fonds disponibles à donner à des organismes comme le vôtre. Il se peut cependant qu'ils vivent dans une vaste maison sans prêt hypothécaire et n'aient plus que peu de parents ou amis (voire aucun) à qui léguer leurs biens. Vous inscrire à leur testament en tant que bénéficiaire signifierait un transfert de ces biens à votre organisme. Il arrive souvent que la collecte de fonds successoraux s'avère être associée au retour sur investissement le plus élevé de tous les types de collecte de fonds. Elle est également associée au plus grand espace de temps potentiel séparant une intention de donner et le don effectif, car elle dépend du décès d'une personne. Ne tombez pas dans le piège d'un quelconque espoir que cela arrive! Liste d'acquisitions potentielles Vos donateurs individuels auront souvent une idée assez vague de ce qu'ils peuvent donner. Aidez les en mettant à leur disposition une liste de prix concernant les différentes acquisitions qui vous font toujours défaut ; par exemple, 10 $ permettront/permettraient la vaccination de 30 chiens, 25 $ permettront/permettraient de nourrir un chat pendant 1 mois dans le refuge, 50 $ permettront/permettraient de produire 1000 prospectus éducatifs concernant le commerce illégal des espèces sauvages. Adaptez autant que possible ces listes en fonction de chaque donateur et de ses intérêts personnels. Par exemple, si leur dernier don était d'un montant de 20 $, ne débutez pas votre liste par un article d'une valeur de $. S'ils ont exprimé un intérêt particulier pour votre programme d'éducation, incluez le et diversifiez le suffisamment que pour pouvoir intégrer votre demande à une campagne de courrier générale. Le choix des termes "permettront/permettraient" est important. 25 $ permettront de nourrir un chat dans notre refuge pendant un mois ne signifie pas autre chose, et ce don doit être exclusivement réservé au financement de nourriture pour chat. 25 $ permettraient de nourrir un chat dans notre refuge pendant un mois signifie que vous donnez un exemple de type d'aide pouvant être associé à un don, pas que vous le consacrerez uniquement à cette activité. Pensez au fait de savoir si vous avez besoin de fonds pouvant être alloués sans restriction à votre travail dans son ensemble, ou s'il est plus opportun d'associer les fonds à certains projets ou activités spécifiques. Les personnes qui font des dons importants ne s'attendront généralement pas à ce qu'ils fassent l'objet d'une quelconque restriction. Si vous désirez orienter votre donateur vers une aide non restrictive, il vous faut faire en sorte de communiquer un message en ce sens ; bien que vous ayez toujours la possibilité d'associer un thème à votre demande et de donner des exemples concrets de ce à quoi servira un don éventuel, vous devez clairement expliquer que son aide bénéficiera à l'ensemble de votre cause, sans se limiter uniquement au thème mentionné. Résultat Veillez à vraiment communiquer au donateur l'impact que son don a eu. Lui dire que ce qu'il a permis de réaliser ne suffit pas, vous devez également souligner en quoi son don a permis de faire la différence impact plutôt que résultat. Une étude de cas peut s'avérer plus efficace que des chiffres statistiques. Citez plutôt de l'expérience vécue par un animal que vous avez aidé comme exemple de votre travail. 18

19 Développement futur Au fur et à mesure que votre base de soutiens individuels grandit, il devient plus important de les segmenter, c'est à dire les répartir en différents groupes significatifs auxquels vous vous adresserez différemment à l'avenir. Vous pouvez, par exemple, différencier chaque groupe selon le type de travail qui les intéresse, ce qui vous permettra de définir avec davantage de précision l'objet de votre demande fonds, le niveau et la nature de leurs dons, le montant et la fréquence de vos demandes, ainsi que la façon de les aborder (s'il s'agit d'un virement automatique, un montant plus élevé ; une demande de on unique ; etc.). Vous devez autant que possible personnaliser vos demandes de fonds futures en fonction d'un public spécifique. Cela n'aurait pas de sens d'envoyer une lettre au contenu général demandant son aide financière à une personne préférant clairement assister à des événements ou désireuse de s'impliquer directement dans le travail de votre organisme. Comme il est illogique de proposer à une personne disposée à faire un don en ligne d'assister à un événement local. Apprenez à connaître vous soutiens financiers de façon à orienter vos éléments de communication en fonction de leur type de personnalité (ou en fonction de la personne en particulier si elle fait partie de vos principaux donateurs), de leurs dons passés et de leur potentiel à venir. Par exemple, est ce qu'ils préfèrent être informés par e mail ou par courrier postal ; leur revenu est il élevé ou limité ; comment ont ils été recrutés par votre organisme (via une activité ou un événement spécifique)? Collecte de fonds auprès des donateurs principaux Ce type de donateurs exige des collecteurs de fonds qu'ils s'investissent en temps et en ressources de façon séparée, mais ils peuvent représenter une importante source de revenus pour les organismes plus petits, car leur approche initiale ne requiert ni un budget important, ni beaucoup de personnel. Il s'agit cependant d'une voie de collecte de fonds à long terme, qui ne doit pas être précipitée ou employée pour régler des problèmes financiers urgents. Quelques conseils : Les donateurs d'un niveau élevé exigent l'établissement d'une relation de nature personnelle, ainsi que un investissement en temps et en ressources plus important et intensif que les autres donateurs. Les principaux donateurs tendent à être motivés par un projet spécifique et s'attendent à ce que leurs fonds lui soient spécifiquement destinés. Faire passer votre message est moins important que écouter ce qui oriente leur décision de vous aider. Il est nécessaire d'aborder votre donateur en face à face. A nouveau, avant de commencer, vous devez procéder à une recherche exhaustive. Vous consacrerez beaucoup de temps (parfois jusqu'à trois ans) à cultiver l'arrivée de ce don potentiel ; veillez donc à ne pas perdre votre temps avec une personne peu susceptible, en définitive, de vous apporter son soutien. Les membres de votre équipe peuvent s'avérer très efficaces dans l'identification non seulement des donateurs potentiels, mais également des donateurs pouvant intégrer le groupe de vos principaux donateurs. Les membres de votre équipe auront également un rôle important à jouer à l'heure de développer la relation établie entre votre organisme et ces derniers. Vous devez également tenter d'organiser des réunions de brainstorming avec vos collègues, bénévoles et administrateurs inclus. Etablissez une liste de tous les donateurs potentiels, connus de différents membres de votre équipe. CCCCCONTE NU INTRODUCTI DES 19

20 CONTENU Au moment d'aborder ces donateurs potentiels, décidez ensemble de l'approche à adopter. Les différents avis permettront d'établir les voies les plus efficaces et susceptibles d'avoir une issue positive lorsque vous demanderez un soutien financier. Vous pouvez également passer par la presse, les listes de personnes à revenus élevé, l'internet et le bouche à oreille. Examinez également l'historique des dons de ces donateurs, quelles causes les ont motivés de par le passé et pourquoi? Pour mieux les connaître, proposez leur de vous rejoindre pour une visite de votre projet, un événement spécial ou une assemblée publique. Présentez votre travail de la façon la plus attirante possible et restez en contact avec chaque donateur potentiel. Rappelez vous de ne jamais précipiter 'la demande'. Pour résumer : assurez vous que la personne adéquate réalise la demande, pour le montant approprié et en temps voulu. Veillez à fournir une information exhaustive concernant les objectifs atteints, l'impact de votre action en termes de résolution du problème, et ce, grâce à leur don. Il se peut que les donateurs principaux espèrent jouer un rôle pivot dans le projet qu'ils ont choisi de soutenir, en plus de leur soutien financier. Cette pyramide de donateurs illustre la répartition moyenne des dons pour plusieurs organismes: Donateur valorisé Donateur répété Dons exceptionnels 10 % du total des donateurs Dons valorisés 20 % du total des donateurs Donateur Donateur pour la 1ère fois 70 % du total des DES Cela signifie que en moyenne 70 % de vos dons proviennent de donateurs qui font un don pour la première fois. C'est la raison pour laquelle il est si important de vous investir (tant en temps que en ressources) dans le développement de vos relations avec vos donateurs. Il serait illogique de consacrer autant d'efforts à l'acquisition de ces 70 % de donateurs, pour ensuite devoir tout recommencer à zéro avec un nouveau public. Faites en sorte que ces 70 % grimpent les échelons 20

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