VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE

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1 VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE Senior Officer, Capability Implementation Support (170470) Primary Location Belgium-Brussels NATO Body NATO International Staff (NATO IS) Schedule Full-time Application Deadline 08-Nov-2017 Salary (Pay Basis) 7,542.00Euro (EUR) Monthly Grade A.4 Clearance Level NS Description 1. SUMMARY The NATO Office of Resources (NOR) brings together, under the direction and leadership of the Director NOR, all NATO HQ International Staff working on NATO military commonfunded issues with the aim of reinforcing military common-funded resource management at NATO HQ. The NOR provides staff advice on military resource issues to the Secretary General, other International Staff and International Military Staff Divisions and other NATO bodies, and advice and support to the Resource Policy and Planning Board (RPPB), the Budget Committee (BC) and the Investment Committee (IC), as well as their Chairmen. The Capability Implementation Branch (CIB) of the NOR provides advice on technical, financial, economical and political aspects in various domains related to the implementation of NATO common funded capabilities. The Branch is organised in 4 sections: NATO Wide Communication, Command & Control (C3) Capabilities; Air Command & Control (C2) Capabilities; Alliance Operations and Strategic Capability and a Support Section. The incumbent will lead the Support Section of the Capability Implementation Branch and monitor the implementation of NATO common funded capabilities, projects and alike. This covers benefit analyses for NATO common funded elements to include Business Case analysis, analysis of alternatives and performance measurements on the use of military common funding in achieving Alliance capabilities. The incumbent will also contribute to the enhancement and optimisation of the current NOR internal processes and its implementation in the portfolio management tool, which is central to the planning and management of the provision and implementation of commonly funded capabilities and projects. 1

2 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a university degree in engineering, economics, business, mathematics, or another relevant field; have at least 5 years of experience in the field of programme management/controlling/financial analysis in a governmental/igo environment; have at least 3 years of experience with forecasting, scenario planning and modelling techniques; resource, benefits and portfolio analyses; data collection techniques, data validation and normalisation techniques, risk analysis and the use of Online Analytical Processing (OLAP) tools; possess knowledge of reviewing portfolio and project implementation results; have expert knowledge of Microsoft Excel; have experience and skills in technical application analysis and documentation; have a proven ability to communicate effectively, orally and in writing, with good briefing skills including experience in the development of comprehensive reports for senior decision makers; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one ; I ( Beginner ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: some managerial experience supervising a small team; expert knowledge in application development and/or support, with direct experience using modern analysis tools and databases from Microsoft; be familiar with process definition and mapping, drafting and implementation of internal working practices; knowledge about the NOR capability information system (CIRIS). 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Expertise Development Directly support the Branch Head, whilst leading the CIB Support Section in charge of managing the internal CIB processes. Liaise with the NATO Security Investment Programme (NSIP) stakeholders including colleagues from other Divisions. Prepare project implementation analyses, financial, risk, and benefit analyses as well as scenario planning and modelling techniques for NATO common funded and related elements to include Business Case Analysis (BCA) and Analysis of Alternatives (AoA). Advise and collaborate with other NOR staff engaged in defining cost-effective ways of meeting military 2

3 requirements. Participation to dedicated working groups with the aim to share information and improve processes among the NATO stakeholders. Project Management Develop and deliver capability project and portfolio implementation monitoring studies and reports at strategic level. These studies and reports address the resource and operational status for capability packages and/or projects, and provide recommendations on actions to mitigate identified risks. When required, identify needs and analyse requirements for the NOR Information System programme and process changes. Policy Development Contribute to the development of NATO common funded implementation management policies as required. Determine the impact of existing and future policies for the timely delivery of common funded capabilities within authorised scope and cost. Stakeholder Management Develop coordination between all interested NSIP stakeholders, including Commands, national Delegations and other NATO Divisions. Knowledge Management Develop and maintain implementation management procedures that incorporate cost risk and sensitivity analyses that support NATO initiatives to enhance delivery of common funded capabilities. Contribute to knowledge management through systems and processes with relevant technical and project management expertise. Contribute to establishing efficient and effective management of the Capability Implementation Branch. Financial Management Review common funded overall cost implications, assess proposals and initiatives. Representation of the Organisation Conduct and support meetings on management of NATO common funded capabilities, involving various NATO and partner stakeholders in the capability communities. Perform any other related duty as assigned. 3

4 Other: People Management Supervise and manage the members of the Section and ensure the necessary efficiency and responsiveness of their work. Make sure that the members of the Section are aware of overall Alliance priorities, policy developments and subsequent NOR objectives and priorities. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Head, Capability Implementation Branch and must be able to operate with diplomacy and tact in a multinational environment where decision-making occurs by reaching consensus among the NATO member Nations. He/she participates in, leads and advises during discussions with national Delegations and Authorities of member countries. He/she also liaises with appropriate NATO bodies, NATO Military Authorities and national Authorities at Ministries of Defence, other NOR Branches and other members of the International Staff and International Military Staff to ensure coordinated, rapid and effective responses to issues at hand. Direct reports: 3 Indirect reports: N/a. 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement: Creates own measures of excellence and improves performance; Analytical Thinking: Sees multiple relationships; Change Leadership: Expresses vision for change; Impact and Influence: Uses indirect influence; Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation; Organisational Awareness: Understands organisational politics; Teamwork: Solicits inputs and encourages others. 6. CONTRACT: Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: 4

5 In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further period of up to 3 years. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. 7. RECRUITMENT PROCESS: Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: Please note that the competition for this post is provisionally scheduled as follows: Pre-selection testing in December 2017; Final selection on 10 and 11 January 2018, in Brussels, Belgium Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their education and professional experience as relevant for this vacancy. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our website ( 8. ADDITIONAL INFORMATION: NATO as employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Building Integrity is a key element of NATO s core tasks. As an employer, NATO values commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with international norms and practices established for the defence and related security sector. 5

6 Selected candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through ongoing efforts in their work. Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for work and/or to work outside normal office hours. The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working arrangements (Flexitime) subject to business requirements. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. 6

7 Administrateur/Administratrice sénior (soutien à la mise en œuvre des capacités) (170470) Emplacement principal Belgique-Bruxelles Organisation OTAN SI Horaire Temps plein Date de retrait 08-nov Salaire (Base de paie) 7 542,00Euro (EUR) Mensuelle Grade A.4 Niveau de l'habilitation de sécurité NS Description 1. RÉSUMÉ Le Bureau OTAN des ressources (NOR) rassemble, sous l autorité et la conduite de son directeur/sa directrice, tous les agents internationaux du siège qui travaillent sur les questions relatives aux ressources militaires de l OTAN financées en commun. Il est chargé de renforcer la gestion de ces ressources. Le NOR donne des orientations sur les questions relatives aux ressources militaires au/à la secrétaire général(e), aux autres divisions du Secrétariat international (SI), à l'état-major militaire international (EMI) et à d'autres organismes OTAN, et il fournit des avis et un soutien au Bureau de la planification et de la politique générale des ressources (RPPB), au Comité des budgets et au Comité des investissements, ainsi qu'à leurs présidences respectives. Au sein du NOR, la Branche Mise en œuvre des capacités émet des avis sur des questions techniques, financières, économiques et politiques dans divers domaines liés à la mise en œuvre des capacités financées en commun par l OTAN. La Branche est divisée en quatre sections : Capacités de communication, de commandement et de contrôle (C3) à l échelle de l OTAN ; Capacités de commandement et de contrôle (C2) aériens ; Opérations de l'alliance et capacités stratégiques ; Soutien. Au sein de la Branche Mise en œuvre des capacités, le/la titulaire du poste dirige la Section Soutien et supervise la mise en œuvre des capacités, projets et autres activités financés en commun par l'otan. Dans ce contexte, il/elle procède à l'analyse des avantages des solutions proposées, y compris dans le cadre de dossiers de décision, et à l'analyse des autres solutions possibles et il détermine dans quelle mesure le financement commun militaire permet à l'alliance de disposer des capacités voulues. Le/La titulaire du poste contribue par ailleurs au perfectionnement et à l'optimisation des processus internes actuellement suivis par le NOR et à leur transcription dans l'outil de gestion de portefeuilles, qui est essentiel pour planifier et gérer la mise à disposition des capacités financées en commun et l'exécution des projets relevant de ce mode de financement. 7

8 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir un diplôme universitaire en ingénierie, en économie, en commerce, en mathématiques ou dans une autre discipline pertinente ; avoir au moins cinq années d'expérience dans le domaine de la gestion/du contrôle/de l'analyse financière de programmes au sein d'une administration nationale ou d'une organisation intergouvernementale ; avoir au moins trois années d'expérience dans les domaines suivants : techniques de prévision et techniques de planification et de modélisation de scénarios ; analyses de besoins en ressources, d'avantages et de portefeuilles ; techniques de collecte, de validation et de normalisation de données, analyse des risques et utilisation d'outils de traitement analytique en ligne (OLAP) ; savoir contrôler les résultats de la mise en œuvre de portefeuilles et de projets ; avoir une connaissance approfondie de Microsoft Excel ; avoir une expérience et des compétences dans le domaine de l analyse et de la documentation d applications techniques ; avoir démontré sa capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit et à faire des exposés de qualité ; en particulier, avoir une expérience de la rédaction de rapports détaillés à l'usage de décideurs de haut niveau ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et Ie niveau I («débutant») dans l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d atouts : une expérience de l'encadrement d'une petite équipe ; une connaissance approfondie du développement et/ou du support applicatif, ainsi qu'une expérience directe des outils d'analyse modernes et des bases de données Microsoft ; une connaissance des techniques de définition et de cartographie des processus et une expérience de l'élaboration et de la mise en place de méthodes de travail internes ; une connaissance du système d'information sur les capacités (CIRIS) utilisé par le NOR. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Développement de l'expertise 8

9 Assiste directement le/la chef de la Branche Mise en œuvre des capacités en dirigeant la Section Soutien, chargée de la gestion des processus internes de la Branche. Entretient des contacts avec les acteurs concernés par le Programme d'investissement au service de la sécurité (NSIP), notamment avec ses collègues d'autres divisions. Prépare des analyses sur l'exécution des projets ainsi que des analyses financières, de risques et d'avantages, notamment des analyses dans le cadre de dossiers de décision et des analyses des autres solutions possibles, et met au point des techniques de planification et de modélisation de scénarios se rapportant aux capacités financées en commun par l'otan et à des éléments connexes. Partage son expertise et collabore avec d'autres agents du NOR qui s'emploient à trouver des solutions présentant un bon rapport coût-efficacité pour répondre aux besoins militaires. Participe aux activités de groupes de travail spécialisés afin de partager des informations avec les parties prenantes OTAN et d'améliorer les processus les impliquant. Gestion de projet Procède à des études et établit des rapports de niveau stratégique sur la mise en œuvre des projets et des portefeuilles capacitaires, dans lesquels il/elle fait le point sur la situation en matière de ressources et sur l'avancement des travaux, et recommande des mesures permettant d'atténuer les risques constatés. S'il y a lieu, met en évidence et analyse les modifications à apporter au système d'information et aux processus du NOR. Élaboration des politiques Contribue, selon les besoins, à l'élaboration des politiques de gestion de la mise en œuvre des capacités financées en commun par l'otan. Détermine l'incidence des politiques actuelles et futures sur l'aptitude à livrer ces capacités en temps voulu et dans le respect du périmètre et de la dotation autorisés. Gestion des parties prenantes Favorise la coordination entre tous les acteurs concernés par le NSIP, notamment les commandements, les délégations des pays et les autres divisions de l OTAN. Gestion des connaissances Élabore et tient à jour des procédures de gestion de la mise en œuvre intégrant des analyses de risques, des analyses financières et des analyses de sensibilité qui viennent appuyer les initiatives prises par l'otan pour améliorer la mise à disposition des capacités financées en commun. Contribue aux systèmes et processus de gestion des connaissances par son savoir-faire technique et son expérience en matière de gestion de projets. Contribue à une gestion efficace et efficiente de la Branche Mise en œuvre des capacités. 9

10 Gestion financière Examine les incidences financières globales des capacités à financer en commun et procède à l'analyse de propositions et d'initiatives. Représentation de l Organisation Assure le déroulement et le soutien de réunions sur la gestion des capacités financées en commun par l'otan, avec la participation de différentes parties prenantes (OTAN et partenaires) actives dans le domaine capacitaire. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. Autre : Gestion des personnes Supervise et gère les membres de la Section et s assure qu ils/elles travaillent avec l efficacité et la réactivité requises. Veille à ce que les membres de la Section soient au fait des grandes priorités de l'alliance, de l'évolution des politiques, ainsi que des objectifs et priorités qui en découlent pour le NOR. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef de la Branche Mise en œuvre des capacités. Il/Elle doit savoir faire preuve de tact et de diplomatie dans un environnement multinational où les décisions sont prises par consensus entre les pays membres. Il/Elle participe aux discussions avec les délégations et les autorités des pays membres, et est amené(e) à diriger de telles discussions ou à fournir des avis dans ce cadre. Il/Elle entretient également des contacts avec les organismes OTAN concernés, avec les autorités militaires de l OTAN, avec les autorités des pays au sein des ministères de la Défense, avec les autres branches du NOR et avec d'autres agents du SI et de l'emi, pour faire en sorte que des réponses coordonnées soient apportées rapidement et efficacement aux questions à régler. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 3 Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : 10

11 Recherche de l'excellence : crée ses propres critères d'excellence et améliore les performances. Réflexion analytique : discerne les relations multiples. Promotion du changement : exprime une vision pour le changement. Persuasion et influence : a recours à des techniques d influence indirectes. Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre. Compréhension organisationnelle : comprend les rouages de l'organisation. Travail en équipe : sollicite des contributions et encourage les autres. 6. CONTRAT: Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ; renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu a l Organisation d exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d un État membre de l OTAN, elle se verra offrir un contrat d une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l OTAN. 7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants : Pour les membres du personnel civil de l OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil) ; Pour tous les autres candidats : On voudra bien noter que le concours pour ce poste est programmé provisoirement comme suit : 11

12 Épreuve pré-sélective en decembre 2017 ; Epreuves sélectives les 10 et 11 Janvier 2018, à Bruxelles (Belgique) Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l'otan. Pour plus d informations concernant le processus de recrutement et les conditions d emploi, veuillez vous référer au site suivant INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'alliance. En tant qu'employeur, l'otan attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail. En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service. L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. 12