Centre de services partagés du Québec

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1 Audit du processus d appel d offres n o pour les achats regroupés de microordinateurs de table, de portables, de serveurs x86 et de tablettes électroniques Centre de services partagés du Québec Direction de la vérification interne Rapport final Le 29 juin 2016

2 La Tour Deloitte 1190, avenue des Canadiens-de-Montréal Bureau 500 Montréal QC H3B 0M7 Canada Tél. : Téléc. : Rapport des auditeurs indépendants portant sur le processus d appel d offres n o pour les achats regroupés de micro-ordinateurs de table, de portables, de serveurs x86 et de tablettes électroniques À la direction du Centre de Services Partagés du Québec («CSPQ») Objectif Nous avons audité l adéquation de la conception ainsi que l'efficacité du fonctionnement des contrôles déclarés à l égard du processus d appel d offre numéro pour les achats regroupés de Micro-ordinateurs de tables, portables, serveurs x86 et tablettes électroniques du CSPQ au regard de critères définis dans les politiques, les procédures, les lois et règlements afférents. Ce mandat a été fait en vertu du chapitre 5025 du manuel des comptables professionnels agrée. Plus spécifiquement nous avons effectué notre audit pour : S assurer que le processus de gestion contractuelle menant à un appel d offre (AO) pour les achats regroupés a été respecté, notamment sur la pertinence des addendas, l analyse des besoins, les critères de l appel d offre et la constitution en bonne et due forme du comité technique S assurer que la loi sur les contrats d organismes publics (la loi) et les règlements afférents ainsi que les décisions provenant du secrétariat du conseil du trésor ou du conseil des ministres ont été respectés. Responsabilités de l auditeur Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion en nous fondant sur notre audit. Notre audit a été effectué conformément aux normes relatives aux missions de certification établies par CPA Canada. Ces normes exigent que nous planifiions et réalisions notre audit de façon à obtenir l assurance raisonnable que, dans tous leurs aspects significatifs, les contrôles ont été conçus et fonctionnaient de manière suffisamment efficace tout en respectant les critères définis dans les politiques, les procédures, les lois et les règlements afférents pour la période associée à l élaboration de l appel d offres mentionné ci-dessus, soit du 1 er juin 2015 au 16 juin Notre audit inclut des tests pour obtenir des éléments probants concernant la pertinence de la conception et le fonctionnement des contrôles pour atteindre les critères définis dans les politiques, les procédures, les lois et les règlements afférents. Tel qu il est décrit à la section 3, notre audit a consisté à ce qui suit : 1) obtenir une compréhension des contrôles applicable, 2) tester et évaluer l efficacité des contrôles déclarés et 3) mettre en œuvre d autres procédures que nous avons jugées nécessaires selon les circonstances. Nous sommes d avis que notre audit constitue une base raisonnable sur laquelle fonder notre opinion.

3 Page 2 Responsabilités du CSPQ La responsabilité du CSPQ est de s assurer de l'adéquation de la conception des contrôles et de l'efficacité de leur fonctionnement pour l'atteinte des objectifs de contrôle correspondants énoncés dans ce rapport à la page 2. Le CSPQ a la responsabilité de concevoir, implanter et exécuter les contrôles du processus d appel d offres. Limites inhérentes La description des contrôles associée au processus d appel d offres no pour les achats regroupés de micro-ordinateurs de table, de portables, de serveurs x86 et de tablettes électroniques du CSPQ est en date du 16 juin 2016, et les informations sur les tests d efficacité du fonctionnement de contrôles particuliers portent sur la période du 1er juin 2015 au 16 juin En raison de leur nature, il se peut que les contrôles d'un organisme gérant des processus d appel d offres n'empêchent pas, ou ne détectent pas pour les corriger, toutes les erreurs ou les omissions dans le traitement des opérations ou la communication des informations sur celles-ci. Toute projection de telles informations sur l avenir ou sur d autres processus d appel d offres que celui mentionné ci-dessus est exposée au risque qu en raison de changements, la description ne corresponde plus aux contrôles existants. De plus, la projection de conclusions, tirées de nos constatations, sur des périodes futures comporte le risque que des changements puissent compromettre la validité de ces conclusions. Opinion À notre avis, dans tous leurs aspects significatifs, les contrôles à l égard du processus d appel d offres n o pour les achats regroupés de micro-ordinateurs de table, de portables, de serveurs x86 et de tablettes électroniques du CSPQ décrits dans la section 2 ont été conçus convenablement et fonctionnaient de manière suffisamment efficace durant la période du 1 er juin 2015 au 16 juin 2016 de manière à fournir une assurance raisonnable, mais non absolue, de l atteinte des objectifs de contrôles internes du système. 1 Comptables professionnels agréés Montréal, Québec Le 20 juin CPA auditeur, CA, permis de comptabilité publique n o A106209

4 Table des matières Section 1 Description des services fournis et de l environnement de contrôle 1 Section 2 Tests de contrôle 4 Centre de services partagés du Québec i

5 Section 1 Description des services fournis et de l environnement de contrôle Introduction CSPQ Le CSPQ soutient, au moyen de contrats à commandes, l acquisition de micro-ordinateurs de table et de portables (depuis 2001), de serveurs x86 depuis 2003 et de tablettes électroniques (depuis 2013 pour les organismes publics). Ces contrats prendront fin le 30 juin Antérieurement, ces contrats faisaient l objet de deux appels d offres distincts. Puisque la très grande majorité des clauses de ces appels d offres sont similaires, un seul appel d offres public couvrant tous les besoins a été lancé. La Vice-présidence aux ressources matérielles et aux moyens de communication du CSPQ collabore à la mise en place du présent achat regroupé au nom et pour le compte de 143 organismes. Des représentants de différents organismes clients et de la Direction des achats regroupés («DAR») ont contribué à la préparation et à la rédaction du devis, afin de répondre aux besoins des différents clients. En décembre 2015, un avis d intérêt aux fournisseurs a été publié sur le système électronique d appel d offres («SEAO») avant la publication de l appel d offres (fermeture de l appel d intérêt le 25 janvier 2016) et avait pour but de recueillir l opinion des fournisseurs sur la stratégie proposée. Tous les fournisseurs actuels ont répondu sauf deux, en raison d une révision de leur stratégie d affaires qui ne leur permettra pas de participer au prochain achat regroupé. Les modalités particulières applicables aux contrats à commandes en vigueur ont été autorisées par le Conseil du trésor, et ce, jusqu au 30 juin L autorisation du Conseil du trésor est à nouveau requise afin d obtenir une dérogation pour mettre en place des modalités contractuelles particulières, telles que l évolution des produits, l ajout de nouvelle clientèle et la mise à jour des prix en fonction de la réalité du marché. Cette autorisation du Conseil du trésor a été obtenue avant la publication de l appel d offres public. Le 12 mai 2016, le CSPQ a publié l appel d offres public n o pour les achats regroupés de microordinateurs de table, de portables, de serveurs X86 et de tablettes électronique. Cet appel d offres estime le montant global des achats à 130 millions de dollars. L adjudication est fondée uniquement sur un prix. Le contrat octroyé aura une durée de trois ans. Durant la période de sollicitation, près de 200 questions ont été posées par les fournisseurs. Quinze addendas ont été publiés à la suite de questions soumises. Changements importants aux opérations et aux contrôles internes en 2016 Durant la période couverte, il n y a eu aucun changement significatif influant sur les opérations ou les contrôles internes. Commentaires du CSPQ sur les résultats des tests de l audit Le CSPQ est satisfait de la démarche, des commentaires et de la conclusion du présent rapport. Cette vérification permet de constater les efforts déployés au cours des dernières années au CSPQ afin de se Centre de services partagés du Québec 1

6 doter de processus de contrôle performants et qui répondent aux exigences les plus élevées. Et la préoccupation de ses ressources de respecter les meilleures pratiques en vigueur. Environnement de contrôle La direction du CSPQ a mis en œuvre des mesures et des procédures pour maintenir un environnement de contrôle efficace soutenu par ce qui suit : le code d éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil d administration du CSPQ; la Loi sur la fonction publique; le Règlement sur l éthique et la discipline dans la fonction publique; la Déclaration de valeurs de l administration publique québécoise; une séparation des tâches incompatibles. Ces documents précisent le haut niveau d éthique professionnelle requis des employés et des administrateurs du CSPQ dans l exercice de leurs fonctions. Le respect des éléments cités dans ces documents et la conformité des activités aux exigences des parties prenantes sont la responsabilité de tout le personnel du CSPQ. Le CSPQ administre les fonctions liées à la supervision et à la conformité selon le principe de la séparation des tâches, dans une perspective d indépendance et de transparence. Ainsi, pour le processus d appel d offres sous étude, le conseil d administration s assure d effectuer le suivi nécessaire et les approbations à l intérieur de son champ de responsabilités, le comité stratégique s assure de fournir les orientations au comité technique, le comité technique valide l orientation technologique et l expert en processus assure le respect du processus d approvisionnement. Objectifs de contrôle interne et principales procédures de contrôle Conformité du processus de gestion contractuelle Objectif de contrôle interne S assurer que le processus de gestion contractuelle menant à un appel d offres pour les achats regroupés a été respecté, notamment sur la pertinence des addendas, l analyse des besoins, les critères de l appel d offres et la constitution en bonne et due forme du comité technique. Principales procédures de contrôle Valider ce qui suit : les documents d appel d offres et autres documents afférents sont traités comme des documents confidentiels; les employés impliqués dans le processus d appel d offres ne sont pas en conflit d intérêts, notamment les membres du comité technique; la délégation de pouvoir est adéquate; les données enregistrées dans le SEAO sont complètes, exactes et émises à l intérieur d un délai raisonnable; les questions posées par les fournisseurs potentiels ont trouvé réponse à l intérieur d un délai raisonnable; l évaluation préalable des besoins a été faite de façon adéquate et rigoureuse; les processus d appel d intérêt et d appel d offres sont transparents et analysés adéquatement. Centre de services partagés du Québec 2

7 Conformité à la Loi sur les contrats des organismes publics et aux règlements correspondants ainsi qu à toutes décisions provenant du Secrétariat du Conseil du trésor Objectif de contrôle interne S assurer que la Loi sur les contrats des organismes publics (la «Loi») et les règlements afférents ainsi que les décisions provenant du Secrétariat du Conseil du trésor ou du Conseil des ministres ont été respectés. Principales procédures de contrôle Valider ce qui suit : les décisions du Conseil du trésor ont été respectées; un appel d offres public a été émis (article 10 de la Loi) et que tout appel d offres public s effectue au moyen d un avis diffusé dans le SEAO (article 11 de la Loi); les documents d appel d offres sont complets (article 5 du Règlement sur les contrats d approvisionnement («RCA»)); les conditions de conformité indiquent les cas qui entraînent le rejet automatique d une soumission (article 7 du RCA); un responsable de l observation des règles contractuelles (RORC) a été désigné par le dirigeant du CSPQ (article de la Loi); les dates et les délais sont respectés; dans le cas d un regroupement d organismes, l organisme responsable du regroupement prend en considération l impact sur l économie régionale (article 16 de la Loi). Centre de services partagés du Québec 3

8 Section 2 Tests de contrôle Tests sur l efficacité des contrôles Les tests que Deloitte a effectués sur l environnement de contrôle incluaient les procédures suivantes, dans la mesure jugée nécessaire : Test de Deloitte Enquête de corroboration Observation Inspection du matériel probant ou examen de la documentation Description Prise de renseignements auprès du personnel concerné et corroboration des réponses par les tests ci-dessous, afin de s assurer de la conformité des activités de contrôle Observation de l exécution des activités de contrôle Inspection des documents et des rapports concernant l exécution des activités de contrôle Les résultats combinés de ces procédures ont servi de fondement à la compréhension de Deloitte de la conception des contrôles ainsi qu à la formulation de l opinion de Deloitte conformément aux exigences énoncées dans les normes de CPA Canada. Les tests de Deloitte sur l efficacité des contrôles incluaient ceux que les auditeurs ont jugés nécessaires dans les circonstances pour évaluer si les contrôles et leur niveau de conformité permettaient d obtenir l assurance raisonnable, mais non absolue, que les objectifs de contrôle déclarés, pour le processus sous étude, avaient été atteints au cours de la période du 1 er juin 2015 au 16 juin Lors de l élaboration des tests sur la stratégie de contrôle, les auditeurs ont tenu compte : a) de la nature des éléments sur lesquels ils portaient; b) des types d éléments probants disponibles et de leur pertinence; c) de la nature des objectifs d audit à atteindre; d) du niveau de risque de non-contrôle; e) de l efficience et de l efficacité prévues des tests. Deloitte a audité les éléments probants à l appui de l efficacité du fonctionnement des activités de contrôle exécutées par le CSPQ. Deloitte n a effectué aucun test relatif aux contrôles qui s appuient sur des contrôles exécutés chez des entités clientes du CSPQ ou chez d autres fournisseurs de services. Centre de services partagés du Québec 4

9 Critère de contrôle interne, contrôles et tests sur l efficacité des contrôles Conformité du processus de gestion contractuelle Objectif de contrôle interne S assurer que le processus de gestion contractuelle menant à un appel d offres pour les achats regroupés a été respecté, notamment sur la pertinence des addendas, l analyse des besoins, les critères de l appel d offres (le devis) et la constitution du comité technique. Principales procédures de contrôle Tests de Deloitte Résultats des tests de Deloitte Les documents d appel d offres et autres documents afférents sont traités comme des documents confidentiels. Les employés impliqués dans le processus d appel d offres ne sont pas en conflit d intérêts, notamment les membres du comité technique. Obtention des ententes de confidentialité Validation des signatures Obtention des ententes portant sur les déclarations de conflit d intérêts Validation des signatures * La délégation de pouvoir est adéquate. Les données enregistrées dans le SEAO sont complètes, exactes et émises à l intérieur d un délai raisonnable. Les questions posées par les fournisseurs potentiels ont trouvé réponse à l intérieur d un délai raisonnable. L évaluation préalable des besoins a été faite de façon adéquate et rigoureuse (article 2 de la Loi) Les processus d appel d intérêt et d appel d offres sont transparents et analysés adéquatement. Obtention de la délégation de pouvoir Validation de son application Obtention des documents déposés dans le SEAO Compilation des documents déposés Validation des dates de dépôt Obtention de la liste des questions des fournisseurs Validation des dates d émission des addendas Obtention et examen des documents de définition des besoins * à la procédure de contrôle n a été décelée. Obtention des documents d appel d intérêt et d appel d offres Examen des processus Centre de services partagés du Québec 5

10 Conformité à la Loi sur les contrats des organismes publics et aux règlements correspondants ainsi qu à toutes décisions provenant du Secrétariat du Conseil du trésor Objectif de contrôle interne S assurer que la Loi et les règlements afférents ainsi que les décisions provenant du Secrétariat du Conseil du trésor ou du Conseil des ministres ont été respectés. Principales procédures de contrôle Tests de Deloitte Résultats des tests de Deloitte Les décisions du Conseil du trésor ont été respectées. Un appel d offres public a été émis (article 10 de la Loi) et tout appel d offres public s effectue au moyen d un avis diffusé dans le SEAO (article 11 de la Loi). Les documents d appel d offres sont complets (article 5 du RCA). Les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d une soumission (article 7 du RCA). Un responsable de l observation des règles contractuelles (RORC) a été désigné par le dirigeant du CSPQ (article de la Loi). Les dates et les délais sont respectés. Dans le cas d un regroupement d organismes, l organisme responsable du regroupement doit prendre en considération l impact sur l économie régionale (article 16 de la Loi). Obtention des décisions du Conseil du trésor Validation de l application Confirmation que l appel d offres a été publié dans le SEAO Obtention et examen du document d appel d offres Confirmation du respect de l article 5 du RCA Obtention et examen du document d appel d offres Confirmation du respect de l article 7 du RCA Valider qu un RORC a été conformément désigné Obtention des documents déposés dans le SEAO Compilation des documents déposés Validation des dates de dépôt * à la procédure de contrôle n a été décelée. Confirmation que l appel d offres prend en considération l impact sur l économie régionale * Centre de services partagés du Québec 6

11 Deloitte, l un des cabinets de services professionnels les plus importants au Canada, offre des services dans les domaines de la certification, de la fiscalité, de la consultation et des conseils financiers., société à responsabilité limitée constituée en vertu des lois de l Ontario, est le cabinet membre canadien de Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Deloitte désigne une ou plusieurs entités parmi Deloitte Touche Tohmatsu Limited, société fermée à responsabilité limitée par garanties du Royaume-Uni, ainsi que son réseau de cabinets membres dont chacun constitue une entité juridique distincte et indépendante. Pour obtenir une description détaillée de la structure juridique de Deloitte Touche Tohmatsu Limited et de ses sociétés membres, voir et ses sociétés affiliées.