e-t-i Solution de e-invitation Guide de l utilisateur Premiers pas

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1 e-t-i Solution de e-invitation Guide de l utilisateur Premiers pas Bulle, Novembre 2015

2 Table des matières Informations préalables Connexion au système e-t-i... 4 Prérequis techniques... 4 Connexion... 4 Interface utilisateur... 4 Génération des envois... 5 Effectuer un envoi / génération d envoi... 5 Edition du ticket... 7 Liste des invités... 7 Finalisation... 9 Message non délivré Statistiques (en cours de modifications) Page 2 sur 11

3 Informations préalables Le système e-t-i permet l édition, la génération ainsi que l envoi par courrier électronique de fichier Acrobat.pdf. Les fichiers ainsi générés font office de ticket d entrée ou de participation aux événements. Il permet de valider l accès et de fournir des informations sur les personnes présentes, comme : o Date et heure de l entrée o Présence / Non présence o Informations additionnelles (numéro de table lors de banquet, ) o.. La complexité du système fait que plusieurs scénarios sont possibles, et/ou combinables en tout ou en partie. Nota bene : les fonctionnalités décrites pourraient être différentes. En effet la solution est en constante amélioration. Page 3 sur 11

4 Connexion au système e-t-i Prérequis techniques - Connexion internet permanente (câble modem, DSL ou fibre) - Ordinateur Windows ou Macintosh - Résolution d écran de 1280 x 1024 pixels - Utilisation d un navigateur récent, de préférence Mozilla Firefox, Google Chrome ou Safari Connexion Connectez-vous à l adresse : Utilisez les identifiants que vous avez reçus. Interface utilisateur L interface utilisateur se compose d un simple menu à gauche. Tableau de bord : regroupe la liste des tickets disponibles pour votre compte. Statistiques : regroupe les statistiques des entrées, événements, et des tickets. Page 4 sur 11

5 Génération des envois Effectuer un envoi / génération d envoi Afin d éditer un ticket (générer un envoi), veuillez choisir la manifestation et le ticket que vous souhaitez traiter en cliquant dessus. Vous verrez apparaitre les informations sur la validité du billet, les envois précédemment effectués, et le nombre de ticket disponibles selon votre commande initiale. Cliquer sur le bouton «Ajouter» en bas à droite. Page 5 sur 11

6 Vous verrez apparaitre le design du ticket sélectionné. Trois étapes composent le module de génération : Etape 1 : Visualisation du ticket Ceci vous permet de vous faire une idée sur le type de billet qui sera envoyé. Etape 2 : Liste des invités Cette étape vous permet d ajouter un invité ou d importer une liste d invités. Etape 3 : Finalisation Ceci vous permet de personnaliser les s. Page 6 sur 11

7 Edition du ticket Lorsque plusieurs pages sont disponibles, vous pouvez passer successivement les pages en cliquant sur le numéro de celles-ci. Cette vue vous permet de vous faire une idée sur le document qui sera remis à l invité. Liste des invités Menu déroulant «Type d envoi» : Ce menu regroupe des différentes possibilités d envoi activé pour le ticket en questions. Vous recevrez d autres d informations le cas échéant. Bouton «Ajouter» : il permet d ajouter une liste de destinataire de façon manuelle. Bouton «Importer» : permet d uploader un fichier Microsoft Excel (.xls -.xlsx -.csv) automatiquement. Afin de vous rendre la tâche plus facile, un fichier Excel «exemple» est disponible lorsque vous cliquez sur le bouton «importer». Puis cliquez sur le lien «Cliquez ici pour télécharger le modèle». Page 7 sur 11

8 Complétez le fichier modèle en respectant les colonnes. Il ne faut pas modifier l intitulé des colonnes. Si l import ne fonctionne pas, merci d enregistrer votre fichier en format.xls ou.xlsx. Lorsque votre fichier sera finalisé avec les données correspondantes, revenez sur cette fenêtre, et choisissez «Parcourir» puis sélectionnez votre fichier à importer. Lors d un envoi par , l information sur l adresse du destinataire est obligatoire. Le fichier ne sera importé que si celui-ci répond aux conditions indiquées. Les données obligatoires sont indiquées avec le symbole * dans le nom de colonne. Le résultat de l importation est visible à des fins de contrôle. Si le résultat correspond à vos attentes, passez à l étape 3 en cliquant sur «Suivant» Page 8 sur 11

9 Finalisation L étape de finalisation vous permet de personnaliser le message d envoi. Vous trouverez sur cet écran deux messages à composer : - Le premier, «l de vérification», est celui qui informe la personne qu une invitation lui est proposée. - Le second, «l de confirmation», est celui qui accompagne le fichier contenant le ticket, en cas de participation. Nota bene : Cette partie de la solution sera améliorée dans les révisions à venir afin de fournir une plus grande souplesse. Il est important de noter que la conception de l «épuré»permet à celui-ci de passer outre les diverses restrictions de cleanmail, et filtres. Les Champs de droite sont des «champs dynamiques» et s adaptent aux informations concernant l exposant. Ils peuvent être utilisés pour personnaliser l . Page 9 sur 11

10 Afin de procéder à l envoi, cliquez sur «Finaliser». Le message suivant apparaîtra. Pusi cliquez sur «OK». La fenêtre principale vous indiquera le statut de vos envois, la quantité effectuée et le quota restant. Message non délivré Dans la fenêtre principale, la colonne «Nombre d erreurs» vous indiquera le nombre de message non remis. En cliquant sur le nombre d erreurs, vous accéderez à un fichier Excel vous indiquant les destinataires pour lesquels : - L adresse est erronée - Le serveur de messagerie refuse de distribuer l - Une toute autre erreur est survenue. Page 10 sur 11

11 Statistiques (en cours de modifications) Le menu «statistiques» vous fournit les données suivantes : - Entrées (global) Entrées générées Entrées validées Entrées utilisées - Par événements Entrées générées Entrées validées Entrées utilisées - Par type de tickets Entrées générées Entrées validées Entrées utilisées - Utilisateurs Entrées générées Entrées validées Entrées utilisées Page 11 sur 11