ACQUISITION, INSTALLATION, FORMATION ET MAINTENANCE D UN SYSTEME INFORMATIQUE DE GESTION DU FESTIVAL DE SAINT-RIQUIER

Transcription

1 ACQUISITION, INSTALLATION, FORMATION ET MAINTENANCE D UN SYSTEME INFORMATIQUE DE GESTION DU FESTIVAL DE SAINT-RIQUIER CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Personne responsable du marché : Monsieur le président du Conseil général Comptable assignataire : Monsieur le payeur départemental Code nomenclature : Marché n 06 MPA.

2 Le Conseil Général de la Somme organise chaque année à Saint-Riquier, un festival de musique classique au début du mois de Juillet. En 2006, aura lieu la 22 ème édition. Merveille de l'art gothique, l'abbatiale de Saint-Riquier est le centre de gravité de cette manifestation. Le festival dispose d'un logiciel informatique de conception ancienne (sous Dos), peu convivial, qui donne cependant satisfaction au niveau fonctionnel. Le souhait des organisateurs du festival est de migrer ce logiciel sous environnement "Web" ou à défaut en environnement "Windows". Le logiciel a été développé gracieusement pour le compte du festival par un particulier. Le projet consiste en la recherche d'un produit du marché répondant à l'ensemble des fonctionnalités actuelles, les performances et l'ergonomie doivent être améliorées et le système doit pouvoir évoluer. La solution proposée devra être prévue pour 4 utilisateurs simultanés les soirs de spectacle.

3 1 - LES OBJECTIFS D'UN NOUVEAU SYSTEME. Le Conseil Général de la Somme vise, par l'acquisition d'un nouveau système informatique, à se donner les moyens de mettre en oeuvre une politique dynamique de gestion du festival de Saint-Riquier, et de tout autre événement demandant une billetterie (autre festival sur la côte picarde par exemple) L'amélioration des délais de traitements : par un temps de réponse amélioré par un temps d'édition des tickets très courts par une plus grande souplesse des interrogations par une grande fiabilité des données L'exploitation facile pour l'ensemble du personnel. Importance de l'ergonomie du logiciel. Le logiciel sera accompagné d'une aide en ligne disponible au niveau des différents écrans. La saisie sera intuitive, permettant une prise en main rapide du logiciel, notamment pour la partie réservation et vente de billets. L'évolution : par la capacité du système à prendre en compte facilement des améliorations souhaitées, comme le paiement par carte bancaire, ou les réservations par Internet avec paiement sécurisé

4 2 - LES FONCTIONNALITES DU PRODUIT. Les développements qui suivent détaillent les traitements actuels du produit sous Dos devant être absolument repris dans le nouveau logiciel. Le logiciel actuel permet de gérer : - le fichier "client" - les informations concernant le festival - la composition des salles - la gestion des spectacles - les réservations, les abonnements, les achats de billets - les éditions comptables 2.1 : Les fonctions actuelles La gestion du fichier "client" Le fichier "client" est constitué d'environ enregistrements. Les données gérées sont : coordonnées (titre, nom, prénom, dénomination sociale) adresse numéro de client (donnée peu essentielle) date de création modification de la fiche client téléphones (personnel et de bureau) codification (saisie manuelle, permettant d'après un code précis de connaître diverses informations, comme la fonction de la personne, et sa présence à un festival précédent). Cette codification est à revoir. Il semble préférable d'ajouter des champs au fichier pour apporter des informations supplémentaires, lisibles par tout utilisateur sans avoir à déchiffrer le code. En particulier, l'information concernant la localisation de la personne doit pouvoir être ajoutée et permettre de connaître directement le lieu de résidence du client (Somme ouest Somme est Amiens ou dans un département limitrophe). Il faudra ajouter un champ d'adresse "mél" qui n'existe pas dans la version actuelle. Les fonctionnalités de gestion classique (ajout, modification, consultation et suppression) doivent exister. S'y ajoutent : une fonction de recherche par nom ou par numéro une fonction d'archivage groupée en fonction de critères (par exemple tous les clients n'ayant pas assisté au festival depuis plusieurs années). La liste des clients concernés est d'abord affichée pour une demande de confirmation avant l'archivage. Un client peut être retiré de cette liste par pointage à l'écran. Un "client archivé" ne ressortira plus dans les différentes listes, ni dans les recherches. une fonction de recherche dans le fichier des "clients archivés" avec possibilité de rendre à nouveau actif cet enregistrement. une fonction d'extraction du fichier "client" et d'exportation vers les outils bureautiques.

5 Elle peut être complète ou partielle. Une mémorisation des clients sélectionnés doit être possible afin de ne pas choisir plusieurs fois ceux-ci lors de tris successifs. Après les sélections, il faudra prévoir d'activer ou non un critère de tri postal (Amiens Amiens cedex Reste Somme Autres départements Etranger). une fonction d'éditions: o complète o partielle selon critères (tous les champs pourront servir de critère) une fonction d'édition d'une lettre au client sur ses données nominatives, conformément à la loi Informatique et Libertés doit être envisagée La gestion des salles dites "de base" Les salles "de base" seront utilisées comme modèles et sont réutilisables d'un festival à l'autre. La saisie de la composition des salles "de base " se fera par l'utilisation d'un logiciel de type "Microsoft Visio". Les fonctionnalités classiques de création, modification, suppression et visualisation doivent exister. Les saisies pourront se faire à partir d'un gabarit contenant les différents types de sièges. Des fonctions spécifiques permettront de : copier - coller des sièges supprimer des sièges créer plusieurs sièges avec pas d'incrémentation de la numérotation (croissante ou décroissante) dupliquer des rangées définir des propriétés: o zone tarifaire (invités ou presse, abonnés, numérotés avec catégorisation, non numérotés) o orientation du siège o libellé du rang o n de place du siège La catégorisation des places numérotées a été abandonnée depuis quelques festivals. Il faut néanmoins prévoir cette possibilité La gestion des festivals Les données gérées pour un festival sont : le nom du festival le montant des frais de réservation le nombre de type d'abonnement et leur montant le nombre de spectacles

6 Les fonctionnalités de gestion classique (ajout, modification, consultation et suppression) doivent exister. La suppression ne doit plus être possible à partir du moment ou une réservation a été saisie sur un festival. S'y ajoutent : la clôture et l'archivage d'un festival qui boucle toute saisie sur un festival et ses données. édition du bilan d'un festival qui inclura : o un état des bordereaux émis o un état des recettes o un bilan par spectacle en nombre de billets et en montant avec ventilation par zone tarifaire et par tarif La gestion des spectacles Les données gérées pour un spectacle sont : son nom sa description la date et l'heure du spectacle les codes des tarifs pratiqués pour ce spectacle (5 zones tarifaires et 5 tarifs par zone) - les zones pouvant être numérotées ou non la salle dans laquelle se déroule le spectacle. Pour se faire, il y a duplication d'une salle "de base" vers une salle "réelle". Une salle 'réelle'est une salle affectée à un spectacle. Dans une salle "réelle", on peut encore ajouter des sièges, même si des réservations ont déjà été effectuées. On peut aussi supprimer des sièges sauf si une réservation existe sur celui-ci. On peut également bloquer les sièges pour empêcher leur réservation. En tout cas, la salle de "base" n'est pas touchée par ces modifications qui ne sont valables que pour un spectacle, d'où ce besoin de duplication. Les fonctionnalités de gestion classique (ajout, modification, consultation et suppression) doivent exister. S'y ajoutent : Annulation d'un spectacle qui consiste en l'impression et le stockage dans un fichier, de toutes les réservations pour ce spectacle, avec indication des montants payés, puis à la suppression Affichage des zones occupées dans la salle avec un outil de type "Microsoft Visio" Affichage du plan d'occupation des salles avec possibilité de retrouver le nom de l'occupant d'un siège Affichage sous forme de jauge du taux de remplissage des spectacles Edition du plan d'occupation des salles Affichage des disponibilités par spectacle et par zone

7 La gestion des billets : La gestion des réservations Une réservation consiste en une suite d'étapes à réaliser : vérification de l'existence dans le fichier "client" par recherche du nom. modification éventuelle de ses coordonnées ou création complète du client. par spectacle demandé : o saisie du n de spectacle demandé o saisie de la zone o saisie du tarif o saisie du nombre de place demandée par zone tarifaire o vérification de la disponibilité de places pour le spectacle et l'emplacement demandé o affectation des places à l'aide de l'outil du type "Microsoft Visio": affichage des places disponibles correspondant à la zone demandée sélection des places calcul et affichage du montant à payer au fur et à mesure de la saisie enregistrement du paiement ou des paiements : o type de paiement (espèces, chèque, carte bancaire...). Il peut y avoir plusieurs types de paiement pour une réservation. o dans le cas de paiement par chèque, saisie du nom de la banque, du titulaire, du montant mémorisation des informations relatives à la réservation comme sa date, les numéros de billets imprimés et les places réservées impression des billets impression d'une étiquette permettant l'envoi des billets. Il faut prévoir de ne pas faire cette impression si les billets sont remis directement au client impression d'un justificatif des frais de réservation D'autres fonctions sont nécessaires dans la gestion des réservations : une fonction de recherche multicritères une fonction d'annulation et remboursement édition de l'état des réservations : pour chaque spectacle, nombre de places réservées pour chaque tarif et chaque zone et nombre de places disponibles la recherche d'une place qui permet de retrouver le client la recherche de billets à partir du nom de client (retrouve les coordonnées du client, ses réservations, ses n de billets et ses paiements) la réimpression d'un ou plusieurs billets (mention duplicata)

8 : La gestion des abonnements Un abonnement consiste en l'achat à tarif groupé d'une série de billets. La gestion des abonnements est peu différente de la gestion des réservations. La recherche est systématique sur tous les concerts d'une tranche horaire et la zone de placement des abonnés dans les salles réelles de spectacles est bien précise : La gestion des ventes de billets juste avant le spectacle La vente de billets avant le spectacle doit être un processus très rapide afin d'éviter les temps d'attente au guichet et d'éviter la pré-édition de billets quelques heures avant le spectacle. Avant chaque spectacle, une procédure particulière nous positionnera une fois pour toute dans la gestion de celui-ci. Il y aura visualisation de la salle "réelle" et des places disponibles à l'aide de l'outil du type "Microsoft Visio". Une vente rapide consiste alors : dans la saisie de la zone et du tarif sélection d'une ou plusieurs places enregistrement du paiement ou des paiements impression des billets Cette procédure est l'une des plus importante de ce dossier. Le prestataire la décrira parfaitement. Il garantira un temps de saisie sur cette transaction hors impression des billets. Il préconisera le matériel nécessaire à leur impression rapide Les éditions comptables du festival Il n'y a pas directement de gestion comptable au festival mais des éditions sont nécessaires pour préparer le travail comptable. Il s'agit : de l'édition d'un état comptable de l'édition ou réédition des bordereaux de remise de chèques à déposer de l'édition ou réédition d'une facture de la saisie ou de la modification d'un paiement de facture de l'édition des remboursements de l'édition des paiements la gestion des taxes avec un ou plusieurs taux de TVA. Toutes ces éditions pourront être sorties sur un intervalle de dates ou pour l'ensemble du festival.

9 La reprise des données du logiciel actuel La reprise du fichier "client" sera effectuée. Les extractions de données seront réalisées par le prestataire. Les données concernant les festivals, comme la description des salles, ne seront pas reprises. 2.2 : Les fonctions supplémentaires obligatoires : Gestion de profils d'utilisateurs Une gestion de droits d'accès avec mot de passe permettra de limiter l'usage des différentes fonctionnalités du logiciel en fonction de l'appartenance des utilisateurs à un ou plusieurs groupes. Les différents niveaux d'habilitation comprennent notamment: - droits d'administration de la base - droits à la gestion du festival et des salles - droits à la réservation et à la vente des billets - droits à l'édition des éléments financiers - droits à la gestion du fichier "client" et édition des listes Le nom de l'utilisateur ayant effectué la saisie, ainsi que l'heure seront stockés dans la base : Le paiement par carte bancaire. Cette possibilité n'existait pas sur l'ancien logiciel mais nous souhaitons en bénéficier dès la mise en œuvre du nouveau produit. Le prestataire devra préconiser le matériel nécessaire et interfacer son application avec celui-ci. Toute la gestion des appels au groupement carte bancaire et les validations des paiements devront être incluses dans l'offre et interfacer avec le produit : La réservation sur le site Internet du Conseil Général de la Somme. Cette possibilité n'existait pas sur l'ancien logiciel mais nous souhaitons en bénéficier dès la mise en œuvre du nouveau produit. Le paiement sécurisé est obligatoire. Le prestataire indiquera les moyens à mettre en œuvre pour y arriver. L'externalisation nous semble souhaitable : La réservation via les sites de ventes des réseaux nationaux (Fnac, Ticketnet, Billettel ). Cette possibilité n'existait pas sur l'ancien logiciel mais nous souhaitons en bénéficier dès la mise en œuvre du nouveau produit.

10 Le Département attend du prestataire : 3 - LES PRESTATIONS ATTENDUES la reprise du fichier "clients" actuel pour démarrer le festival 2006 sur le nouveau logiciel la livraison du logiciel. La saisie des nouveaux clients et des réservations devra débuter en Mars 2006 son installation et sa mise en route la formation des utilisateurs la documentation une assistance fine dans la période de démarrage la maintenance corrective, évolutive et l'assistance téléphonique pour une durée d un an reconductible deux fois à l issue de la période de garantie d'un an la possibilité pour le Conseil Général d'utiliser le logiciel pour tout autre événement qui nécessite une gestion de salle ou de billets de spectacle. Le prestataire indiquera très précisément l'architecture et configuration matérielle (serveurs, postes et imprimantes) et logicielle à mettre en place sachant qu'aucun des matériels en place ne sera gardé. La solution de base n'inclut aucun matériel. Le candidat fournira une liste complète des éléments nécessaires au bon fonctionnement de son logiciel sur le ou les serveurs et les postes. Tout oubli de sa part impliquera l'achat et la mise en place des éléments manquants au frais du prestataire Logiciel Reprise des fichiers - Installation Mise en route - Formation - Documentation Assistance au démarrage. - Le logiciel. Le soumissionnaire répondra point par point au plan du paragraphe qui suit et apporte une réponse sur chacune de nos demandes décrites au chapitre 2. Il précisera sa manière de voir les demandes et proposer toutes améliorations utiles. Le soumissionnaire s engagera dans sa note méthodologique sur le délai nécessaire pour la saisie de la procédure de vente avant spectacle avec recherche de places disponibles (hors impression des billets). - La reprise des fichiers. C'est pour le Conseil Général, un point-clé de la mise en route du nouveau système. Le soumissionnaire proposera un planning détaillé de l'opération de reprise, sachant que la période pendant laquelle le Festival ne disposera d'aucun outil doit être la plus courte possible.

11 - Installation et mise en route. Le prestataire proposera un planning d'installation et de mise en route du système, incluant la formation et la reprise des fichiers. L'opération devra être achevée au plus tard pour le 31 Mars Formation des utilisateurs. Elle aura lieu dans les locaux du festival à Saint-Riquier sur le système en état de marche. Le soumissionnaire en précisera le nombre de jours et les modalités. - Documentation. La documentation comprendra les éléments suivants : - un document destiné à l'administrateur de la base, qui devra lui permettre d'effectuer et de modifier le paramétrage, de lancer des opérations destinées à vérifier l'intégrité de la base - un guide pour les utilisateurs, comprenant une description claire de l'ensemble des fonctions du système (y compris celles de la mise en route, sauvegarde, restauration,...) et de leur utilisation. - Assistance au Démarrage. Le soumissionnaire proposera et chiffrera des modalités d'assistance téléphonique et d'assistance sur site. 3.2 Maintenance. Le soumissionnaire indiquera les conditions matérielles et financières dans lesquelles s'exercera la maintenance (corrective, évolutive et assistance téléphonique) du logiciel, et en particulier : les coûts, - la localisation géographique du service intervenant, - les délais d intervention sur lesquels il s engage. En tout état de cause, il ne pourra être dérogé au chapitre 7 du C.C.A.G./F.C.S. (notamment article 50). 3.3 Option. L option obligatoire consiste en une solution complète "clé en main", avec matériel inclus. A ce titre, le prestataire chiffrera deux points de vente complet et 2 postes de travail pour la gestion quotidienne.

12 Les postes devront quand même se connecter sur le réseau du Conseil Général pour avoir accès à l'intranet par exemple. Lu et accepté, Le prestataire (Date, cachet, signature) Pour le Président et par délégation Le directeur des affaires juridiques Maurice SAUTY-DELANNOY