Guide des Relations Presse 2014

Transcription

1 Communiquons! Guide des Relations Presse 2014 Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 1

2 Sommaire 1. Les «territoires» médias....2 Niveau 1 - Communication nationale : le département communication au siège de l association Niveau 2 - Communication régionale : la coordination régionale Niveau 3 - Communication locale et / ou départementale : le chargé de communication de la Virade ou le responsable des actions vers les médias 2. Médias régionaux et locaux : qui, quand et comment les contacter?...3 Identifier les médias qui vous concernent Quel journaliste contacter dans une rédaction? Quand communiquer? Communiqué de presse et dossier de presse Relations presse : développer les relations dans le temps 3. Les objectifs des relations presse et les outils à disposition...5 Les objectifs Les outils à votre disposition sur votre espace réservé sur vaincrelamuco.org Vos actions et informations complémentaires Porte-parole et témoins 4. Différents médias, différentes attentes....7 Récapitulatif : comment monter une action presse pour les Virades de l espoir...8 Annexe : Lexique...9 Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 2

3 1. Les «territoires» médias Il y a 3 niveaux de communication : nationale, régionale et locale. Ils correspondent à 3 niveaux de contacts presse Virades. Niveau 1 Communication nationale : le département communication au siège de l association Contacts : TV et radios nationales ; partenariat radio avec Nostalgie et télévision avec France Télévisions ; presse quotidienne nationale (PQN) ; presse quotidienne régionale (PQR) ; presse Hebdomadaire nationale (PHN) ; presse magazine ; presse spécialisée (presse médicale et scientifique). Niveau 2 Communication régionale : le coordinateur régional La coordination est nécessaire afin d harmoniser les relations presse des différents sites Virades de votre région. Il faut donc choisir un coordinateur, souvent c est le délégué territorial, ou un organisateur de virades. Contacts : la ou les rédactions TV de votre région (France 3 et autres télévisions régionales) ; les pages d informations générales, les pages santé ou agenda / loisirs de votre région dans les titres de la presse quotidienne régionale (PQR) ; presse hebdomadaire régionale (PHR). Niveau 3 : Communication locale et / ou départementale : le chargé de communication de la Virade ou le responsable des actions vers les médias Contacts : journaux d annonces et des municipalités ; décrochages locaux des radios d information (France Bleu, Nostalgie, Chérie FM ) TV locales ; éditions départementales ou locales des quotidiens et hebdomadaires régionaux (ex : pages locales des quotidiens régionaux, décrochages locaux des journaux type 20 Minutes, Métro ). Recommandation : la communication sur la maladie et l association doit être faite par des personnes qui maitrisent correctement le sujet (délégué territorial ou adhérent investi dans l association ou concerné par la maladie). Désigner un responsable des actions vers les médias permet d être plus efficace. Les journalistes iront plus facilement vers vous s ils sentent que vous êtes organisés. Le fait d avoir une personne référente pour une ou plusieurs Virades, qui a réponse à toutes les questions (ou qui trouvera la réponse à toutes les questions), facilite et améliore les relations avec les médias. Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 3

4 2. Médias régionaux et locaux : qui, quand et comment les contacter? Identifier les médias qui vous concernent Les principaux titres de la presse quotidienne régionale (PQR) et de la presse hebdomadaire régionale (PHR) Via ce lien vous trouverez les titres des journaux quotidiens régionaux. Pour chaque titre, vous trouverez un descriptif ainsi que leur zone de couverture. Le site internet de l Organisme de Justification de la Diffusion (OJD) permet de savoir à combien d exemplaires un journal est tiré (le tirage) et à combien d exemplaires il est vendu (la diffusion) : rubrique à droite «Tous les chiffres de l OJD». Les radios Vous pouvez solliciter les décrochages régionaux des radios d information (France Bleu ) et musicales (Nostalgie, Chérie FM..) ainsi que d autres réseaux exclusivement régionaux. 2 sites internet proposent un annuaire de la radio : : ce site répertorie les radios par région ainsi que la liste des émissions, il propose un lien vers le site internet de chaque radio pour trouver tous les contacts. : tapez le nom de votre ville, vous aurez la liste des stations qui émettent dans votre ville, cliquez sur «détails» pour avoir les coordonnées. Les télévisions régionales et locales (du ressort du délégué ou en coordination avec lui) Contactez les rédactions régionales de France 3 et les autres télévisions régionales. Pensez aux télévisions exclusivement locales (ex : Télé Lyon Métropole, Télessonne ). Les médias auxquels on ne pense pas N oubliez pas de contacter les journaux d annonces gratuits, ceux des municipalités (pensez à les informer au moins 3 mois à l avance car ce sont souvent des trimestriels avec des délais de bouclage longs), des associations, des clubs sportifs Pensez aux suppléments régionaux, aux sites internet des titres de presse, radios et TV (vérifiez si ce sont les mêmes rédactions). Conseil : Afin de faciliter vos contacts médias, créer votre fichier médias qui répertorie toutes les coordonnées utiles (identification du média, contact qualifié = journaliste qui traite le sujet qui vous concerne, ligne directe, fax, ). Pensez à l actualiser tous les ans. Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 4

5 Quel journaliste contacter dans une rédaction? Dans chaque rédaction, identifiez un ou plusieurs contacts qualifiés, c est-à-dire repérez les bonnes personnes auxquelles vous adresser (rédacteur en chef, chef de rubrique santé, rédacteur pages locales, rédacteur pages week-end ). L ours (pour la presse) ou les sites internet des médias Dans les journaux, vous trouverez «l ours», un encadré qui présente la composition de l équipe du journal. Vous y repérerez les coordonnées du journaliste spécialisé dans le secteur associatif, dans les sujets de société, de santé ou dans le sport, pages week-end ou informations générales. Sur les sites internet des médias (TV, radios et presse), vous pourrez trouver les contacts des journalistes ou tout du moins le contact général de la rédaction. Le signataire de l article Le journaliste qui a signé un article sur la Virade les années précédentes est déjà sensibilisé sur le sujet : il peut être votre contact qualifié / privilégié, ou vous indiquer un autre journaliste à contacter. Quand communiquer? Attention : une information envoyée trop tôt risque d être égarée par le journaliste Voici les délais classiques d envoi d un communiqué de presse avant un événement : presse quotidienne : 10 jours presse hebdomadaire : 3 semaines presse mensuelle : 3 mois émission quotidienne en radio : entre 4 et 7 jours émission hebdomadaire en radio : 3 à 5 semaines émission quotidienne en télévision : de 4 jours à 4 mois selon le type d émission Après l envoi d un communiqué de presse, il faut effectuer la relance. Voici les délais habituels de la relance téléphonique avant l événement : presse quotidienne : 48h presse hebdomadaire : 1 à 2 semaines presse mensuelle : 2 mois émission quotidienne en radio : 48h émission hebdomadaire en radio : 1 à 2 semaines émission quotidienne en télévision : entre 48h et 1 mois selon le type d émission A noter : si un journaliste n a pas eu ou pris le temps de lire le dossier ou communiqué de presse, il pourrait vous dire ne pas l avoir reçu, n hésitez pas à lui envoyer à nouveau. Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 5

6 Communiqué de presse et dossier de presse Vous enverrez à vos contacts qualifiés le dossier de presse avec le communiqué de presse d annonce de la Virade (fournis par le siège) puis celui de bilan après la Virade. Vous pouvez envoyer ces documents par mail et/ou par fax, selon la préférence des journalistes. Mieux vaut toujours avoir un dossier de presse sur soi le jour J au cas où le journaliste l aurait «égaré». Relations presse : développer les relations dans le temps N oubliez pas que s occuper des relations presse implique une obligation de moyens (faire au mieux) et non de résultats. Il est difficile d assurer, a priori, un résultat certain à l opération engagée. C est toute la différence entre les relations presse et la publicité (achat d espace). Les relations presse doivent être régulières et ciblées. Il est préférable d envoyer vos informations à un journaliste en particulier plutôt qu à plusieurs contacts d une rédaction. Ce sont la qualité des dossiers et des informations que vous leur enverrez qui vous aideront à tisser des relations privilégiées et à inciter les journalistes à parler de votre Virade. A savoir : ce n est pas parce que vous communiquez aux médias un certain nombre d informations qu ils reprendront votre sujet, cela dépendra de son importance vis-à-vis des autres informations à traiter par la rédaction. 3. Les objectifs des relations presse et les outils à disposition Les objectifs Sensibiliser le grand public à la mucoviscidose à l occasion des Virades. Promouvoir la Virade pour mobiliser et faire venir le public. Donner les moyens d agir et/ou de faire un don si on ne peut pas venir à une Virade Les outils à votre disposition, sur votre espace réservé sur vaincrelamuco.org Juin Le dossier de presse Virades 2014 avec un espace «contacts» personnalisable, celui-ci comporte plusieurs parties sur la maladie (ce qu est la mucoviscidose, les traitements quotidiens ), le principe des Virades de l espoir, les projets et l actualité de l association à travers un dossier sur une thématique spécifique (l accueil d une nouvelle famille «muco») ; un modèle de communiqué de presse «annonce» de votre Virade ; un double de notre fichier presse régional complet pour les délégués territoriaux ; une banque d images en ligne sur le site Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 6

7 Septembre Le communiqué de presse national Virades ; le dossier de presse Virades actualisé, envoyé par le siège aux médias nationaux d actualité. Octobre / Novembre Le communiqué de presse national bilan Virades envoyé par le siège aux médias nationaux. Vos actions et informations complémentaires Le programme de votre Virade Pensez aux infos pratiques, horaires clés et contacts. Même si votre programme n est pas complètement au point, établissez un «chemin de fer» avec les moments clés et les personnalités présentes. Le journaliste doit pouvoir cibler les infos essentielles et doit pouvoir identifier un moment où «il se passe quelque chose», si vous voulez lui donner envie de parler de votre Virade ou de venir sur place le jour J. Les données clés de votre région Nom et coordonnées du CRCM, nombre de patients suivis au CRCM, nom du laboratoire financé par l association s il y en a un, activité de la délégation régionale réunion de parents, écoute famille, etc Proposer des angles de sujets en fonction de la réalité locale Par exemple la mobilisation de toute une ville, un laboratoire de recherche innovant sur la mucoviscidose, la greffe : parole à ceux qui en ont besoin ou qui en ont bénéficié Le recours à des personnalités (professeur en médecine, chercheur renommé, personnalités sportives ou du monde du spectacle..), investies dans l association ou la Virade, peut aussi aider. Porte-parole et témoins Les porte-parole Identifier les porte-parole de l association dans votre région, qui pourront se faire l écho des missions, du projet, de l action et des avancées de l association. Cela peut être un délégué territorial, un responsable Virade, un bénévole qui fait de la sensibilisation en milieu scolaire. Les témoins Les journalistes et les lecteurs sont sensibles aux histoires vécues par les patients, leur famille, par l expérience des soignants ou encore par le travail des chercheurs. Si vous n avez pas de témoins dans vos connaissances, faîtes appel à votre délégué territorial ou au CRCM le plus proche. Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 7

8 Pour bien travailler avec une rédaction locale ou régionale, vous devez : donner à l information un caractère régional ou local en mettant en avant votre Virade ; cibler les médias dont la zone de diffusion couvre le lieu de votre Virade ; être conscient des impératifs de fabrication quant aux délais ; savoir que les journalistes doivent réagir à l actualité et aux autres actions organisées dans votre localité. Il arrive assez souvent que les journalistes ne puissent assurer leur venue le jour J, ils viennent selon leurs possibilités. Il faut donc être prêt à les recevoir tout au long de la journée. Attention : Quel que soit le média, avant de fournir à un journaliste les coordonnées d une personne, il faut que celle-ci ait, au préalable, donné son accord pour être interviewée. Rappel : Bien indiquer au bas de tous vos documents la mention «contact presse» : Nom, prénom, téléphone portable, . Il est important que, pendant tout le mois de septembre, le contact presse soit réactif et puisse retourner l appel des journalistes dans les 24 heures. Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 8

9 4. Différents médias, différentes attentes Presse, TV, radio : comment ça marche, comment ils fonctionnent? La presse plusieurs possibilités de sujets Sujet sur la maladie : les témoignages et les photos permettent de rendre le sujet plus «attractif», plus «sensibilisateur». Sujet sur l organisation de la Virade : emmener un journaliste dans les coulisses pour qu il voit l envergure de l organisation. Lui fournir absolument un programme minimum avec horaires et lieu précis. Prévoir le témoignage d un bénévole, d un sympathisant, d un organisateur de Virade et des photos disponibles ou la possibilité pour le journaliste d en prendre. Radio Prévoir une personne (représentant de l association ou organisateur de Virade) et un patient ou parent, pour une interview radio. Sur place insister sur l enjeu (la mucoviscidose, la recherche, les soins, vivre mieux), le programme (heure de début, lieu et horaire du rendez-vous phare de la journée), et sur «comment faire un don». TV Sujet sur la maladie : la télévision a besoin d images : réfléchir à ce qui peut être montré, proposer l interview d un médecin au CRCM ou d un chercheur dans son laboratoire, filmer une séance de kinésithérapie, interview d un jeune patient capable de parler de sa maladie chez lui dans son quotidien ou au cours d une activité sportive Il faut dès le premier contact évoquer les éléments que vous pouvez fournir aux journalistes (interviews diverses, informations ). En discutant avec le journaliste, essayez de voir ce qui l intéresse le plus et revenez vers lui rapidement avec les coordonnées des personnes pour les interviews. Le journaliste se mettra directement en relation avec eux. N oubliez pas de citer le site internet dans vos contacts avec les journalistes, la mention du site dans les sujets obtenus permettra au grand public de trouver des informations complémentaires sur les Virades de l espoir et sur l association mais également de faire un don. Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 9

10 Récapitulatif : comment monter une action presse pour les Virades de l espoir Pour réussir vos relations presse, voici une démarche type en 10 étapes : 1. Maîtriser toutes les informations sur la manifestation : déroulement de la journée, avoir une liste de témoins et de porte-parole, avoir à disposition toutes les informations clés sur la maladie et l association. La maîtrise de votre sujet vous apportera une crédibilité auprès des journalistes. 2. Créer ou actualiser votre fichier presse. 3. Compléter et utiliser le communiqué et le dossier de presse mis à votre disposition par le siège. 4. Avant les Virades : saisir les opportunités pour approfondir les relations avec la presse régionale et locale en proposant aux journalistes d assister à vos réunions d organisation ou à vos manifestations organisées en amont. 5. Envoyer le communiqué de presse à des destinataires clairement identifiés. 6. Relancer les journalistes afin de s assurer qu ils ont bien reçu le communiqué de presse, voir avec eux ce qui pourrait les intéresser dans le traitement du sujet, répondre à leur demande en leur fournissant des informations ou des contacts pour des interviews, et pour savoir s ils vont annoncer ou couvrir l évènement, auquel cas, prendre rendez-vous pour le jour J. 7. Attention à relancer les journaux aux délais de bouclage longs en juin pour assurer une parution en septembre. 8. Au cas par cas, gérer et planifier les interviews, les reportages etc. 9. Le contact presse doit accueillir les journalistes présents le jour de l événement et répondre à leurs attentes. 10. Envoi du communiqué de presse de bilan aux mêmes contacts que pour l envoi du communiqué de presse d annonce des Virades de l espoir. Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 10

11 Annexe Lexique Achat d espace (terme de publicité et pas de journalisme) Action qui consiste à acheter un emplacement dans un journal, à la télévision ou à la radio pour y diffuser un message, un spot ou un film publicitaire. Annonce presse Publicité. Bouclage Moment à partir duquel le contenu rédactionnel d une publication est complet et ne peut plus être modifié. Connaître les dates de bouclages permet d éviter l envoi trop tardif d une information. Brèves Information présentée en quelques lignes, généralement sur une colonne. Chapô Premières phrases d un article, souvent mises en relief et présentant les principales informations de l article. Conférence de rédaction Réunion des journalistes d une rédaction (presse, radio ou télévision) pour sélectionner et hiérarchiser les informations à diffuser. Ours Dans un journal, encadré qui comporte les mentions légales (nom du directeur de la publication, adresse du journal, coordonnées de l imprimeur) et qui présente souvent la composition de l équipe rédactionnelle. Publi-reportage Publicité qui reproduit la maquette du titre de presse dans lequel il sera inséré (format, mise en page, police, taille des caractères) afin de se fondre dans le reste du rédactionnel, alors que c est l annonceur qui diffuse des arguments de vente pour son produit, son action ou son évènement. PHR Presse hebdomadaire régionale. Relations presse Le terme «relations presse» englobe les relations avec les médias (télévision, radio, presse écrite et Internet). Département Communication Vaincre la Mucoviscidose 11