Suivi de Trésorerie. Version 15 Manuel de référence

Transcription

1 Suivi de Trésorerie Version 15 Manuel de référence

2 Composition du progiciel Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant : le cédérom sur lequel est enregistré le programme, la documentation électronique, présente sur le cédérom. Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel. Marques Start, Sage 30, Sage 100, Intégrale, et Sage 1000 sont des marques déposées appartenant à Sage. Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS sont des marques déposées de Apple Computer Inc. SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de euros Siège social : 10, rue Fructidor Paris R.C.S. Paris - Code APE 722 A Sage est locataire gérante des sociétés Adonix Applications et Services, Adonix et Sage Coala. Sage 2007

3 Sommaire Sommaire Préface 7 Guide d exploitation 8 Pourquoi une situation de trésorerie réelle en valeur? 9 Pourquoi une situation de trésorerie prévisionnelle en valeur? 10 Conditions bancaires 11 Prendre les décisions financières adaptées 12 Les décisions d'équilibrage...12 Les décisions de financement...12 Les décisions de placement...12 Paramétrage de départ 13 Paramètres Société / Filiales 14 Filiales...14 Natures de mouvement 15 Utilisation des natures de mouvement...15 Agrégats 16 Utilisation des agrégats...16 Postes d exploitation 17 Utilisation des postes d exploitation...17 Agences et comptes bancaires 18 Identification de la banque : Agence principale...18 Création des autres agences bancaires s'il y a lieu...18 Création des comptes bancaires...18 Natures de mouvement...18 Conditions générales...18 Paramétrage des Virements de trésorerie...19 Documents type...19 Fusions 20 Financements / Placements 21 Valeurs mobilières 22 Taux de référence 23 Paramétrages pour l'importation des prévisions 25 Tables préparamétrées Tables multi-sociétés 26 Pays Codes Interbancaires Codes internes bancaires Motifs de rejet Devises Schéma général d'exploitation 28 Intégration des prévisions 29 Intégration des mouvements bancaires 30 Situations de trésorerie 31 Soldes Répartition des mouvements débiteurs ou créditeurs Répartition des comptes débiteurs ou créditeurs Relevés de compte Fiche en capitaux ou en valeur Décisions et simulations 34 Financements Placements Valeurs mobilières Virements de trésorerie Automate d'équilibrage Suivi de trésorerie Echelles d'intérêts Tickets d'agios Suivi des conditions de valeur Statistiques Suivi des prévisions 39 Tableau des écarts Pointage manuel ou automatique des prévisions et réalisations Fonctionnement en réseau ou multi-module 40 Traitements ou fonctions incompatibles 41 Blocage de fiche 43 Conclusion 44 Lois statistiques 24 Sage

4 Sommaire Fenêtre d application 45 Barre de titre 46 Barre de menus 47 Barres d'outils 48 Barre verticale 49 Barre d'état 50 Menu Fichier 51 Paramétrer la société 52 Groupe...53 Traitements...53 Encadré Ecritures comptables / Fichier de prévisions à importer...54 Encadré Consolidation de trésorerie...55 Fichier de prévisions à exporter...55 Fichier de prévisions à importer...55 Pointage automatique des Prévisions / Réalisations...55 Interface avec le logiciel de télécommunication...56 Paramétrage comptable...56 Editer les paramètres société...57 Paramétrer les imports & exports 58 Paramétrage du format de fichier...59 Fichiers prévisions (import)...63 Fichiers mvts bancaire (export)...65 Table de concordance des écritures...65 Modifier le mot de passe 70 Menu Edition 71 Menu Structure 72 Filiales 73 Créer une filiale...73 Modifier une filiale...73 Supprimer une filiale...74 Editer la liste des filiales...74 Banques 75 Agences bancaires...75 Comptes bancaires associés...86 Natures de mouvement...87 Conditions générales Paramétrer les virements de trésorerie Documents associés Comptes bancaires 98 Créer un compte bancaire Modifier un compte bancaire Supprimer un compte bancaire Editer la liste des comptes bancaires Importer la liste des comptes bancaires Conditions générales Fusions 103 Créer une fusion Modifier une fusion Supprimer une fusion Editer la liste des fusions Natures de mouvement 106 Utilisation des Natures de mouvement Liste des natures de mouvement préparamétrées Compléter le paramétrage des natures de mouvement prédéfinies Créer une nature de mouvement Modifier une nature de mouvement Supprimer une nature de mouvement Editer la liste des natures de mouvement Agrégats 113 Utilisation des agrégats Liste des agrégats Paramétrage de la table des agrégats Créer un agrégat Modifier un agrégat Supprimer un agrégat Déplacer un agrégat Importer une liste d agrégats Editer les agrégats Postes d exploitation 119 Liste des postes d exploitation Paramétrage de la table postes d exploitation Créer un poste d exploitation Modifier un poste d exploitation Supprimer un poste d exploitation Déplacer un poste d exploitation Editer les postes d exploitation Importer une liste de postes d exploitation Financements / Placements 124 Créer une nature financière Sage

5 Sommaire Modifier une nature financière Supprimer une nature financière Editer la liste des natures financières Valeurs mobilières 133 Créer une nature de valeur mobilière Modifier une nature de valeur mobilière Supprimer une nature de valeur mobilière Editer la liste des natures de valeur mobilière Importer le cours des valeurs mobilières Purger les cours des valeurs mobilières Menu Gestion des mouvements et soldes 137 Synthèse du jour 139 Onglet «Aujourd hui» Onglet «Soldes» Onglet «Fiche en valeur» Onglet «Financements / Placements / Titres» Situations et soldes 144 Fiche en capitaux / En valeur Présentation de la fiche en capitaux/valeur Visualiser le détail d'un montant (Création - modification - suppression de mouvements) Personnalisation de l affichage de la fiche en capitaux/valeur Exporter la fiche en valeur dans un fichier au format Excel Faire une simulation de la fiche en capitaux/valeur Décaler des prévisions Visualiser les soldes des comptes bancaires Gestion des couleurs Editer la fiche en capitaux ou en valeur Soldes en capitaux / En valeur Graphiques Réalisations 163 Sur l'intégration des relevés de compte Liste des mouvements bancaires Créer un relevé de compte Modifier un mouvement bancaire Visualiser la fiche d un mouvement Editer la liste des mouvements bancaires Importer les mouvements bancaires Relevés multi-quotidiens Exporter les mouvements bancaires Rechercher un mouvement dans la liste Sélectionner les mouvements Trier les mouvements Afficher les mouvements bancaires non pointés uniquement 176 Dépointer des mouvements bancaires Prévisions 178 Créer une prévision Modifier une prévision Editer la liste des prévisions Importer les prévisions Sélectionner les prévisions Opération Consolidation de trésorerie Rattacher des prévisions à un compte bancaire Ecritures d'abonnement Décalage des Prévisions Annuler l importation Mouvements à Comptabilisation Future 198 Sur l'intégration des MCF Liste des MCF Situation des MCF Comparatif prévu / réalisé 207 Tableau des écarts Pointage prévu - réalisé Pointage automatique Relevé de comptes bancaires 226 Relevé de comptes analytiques 229 Visualiser le ticket d agios 230 Générer un fichier au format bancaire 232 Purge mouvements et soldes 234 Historique d'intégration 235 Historique d'intégration des relevés de comptes bancaires Historique d'intégration des MCF Menu Gestion avancée 239 Virements de trésorerie 241 Créer un virement de trésorerie Modifier / Supprimer un virement de trésorerie Editer la liste des virements de trésorerie Préparation de la remise / Transmission Encours de financement 253 Sage

6 Sommaire Liste des encours de financement Créer un financement Modifier / Supprimer un financement Editer les financements Encours de placement 273 Créer un placement Modifier / Supprimer un placement Editer les placements Valeurs mobilières 282 Portefeuille Enregistrer une vente (ou rachat) de titres Journal des opérations Automate d'équilibrage 296 Méthodologie conseillée Evolution des soldes Portefeuille de titres Encours de placement Financement Placement Equilibrer les comptes Valider les traitements Remises de virements archivées 310 Editer une remise archivée Dupliquer une remise archivée Répartition mensuelle Répartition bancaire Comparatif prévu - réalisé 333 Suivi des conditions de valeur 335 Suivi des prévisions 336 Automate d'édition 337 Edition des fichiers reçus 342 Interface Suivi de trésorerie 100 Sage Comptabilité 100 Windows 343 Paramétrage de départ 344 Paramètres à vérifier dans Sage Comptabilité 100 Windows Paramètres à définir dans Suivi de trésorerie Importation des écritures comptables dans Suivi de trésorerie Annuler une importation 350 Lexique 351 Intégrer les CRPC / Intégrer les CRA 312 Menu Communication 314 Menu Etats 315 Etats paramétrés 316 Créer un état Insertion de champs dans le document Valider la création du document Modifier un état Supprimer un état Effectuer une édition test du document Echelles d'intérêts 323 Tickets d'agios 325 Statistiques 327 Activité bancaire 328 Sage

7 Préface Préface La documentation électronique fournie avec le progiciel est composée de deux manuels : Le manuel d'utilisation du Gestionnaire Entreprise Banque. Ce manuel peut être considéré comme le guide de l'offre Finance 100. Outre les fonctionnalités du Gestionnaire lui-même, ce manuel présente l'offre bancaire dans son ensemble, la procédure d'installation des logiciels, les relations entre les différents logiciels de l'offre, la structure des fichiers, ainsi que des généralités sur l'utilisation de l'ensemble des logiciels, en monoposte ou en réseau. Cette documentation reste toujours disponible sous forme électronique (format PDF lisible avec Acrobat Reader) dans le module Gestionnaire Entreprise Banque. Le présent manuel spécifique à Suivi de trésorerie 100 est composé de deux parties : Le guide d'exploitation présente la philosophie du progiciel. Il retrace en grandes lignes les différentes phases de sa mise en place et de son exploitation. La lecture de ce guide donne à l'utilisateur une vue globale de toutes les fonctionnalités de son logiciel. L'ensemble des fonctionnalités du logiciel décrit menu par menu : Huit parties dont la première présente la fenêtre d'application Suivi de trésorerie 100, les six parties suivantes sont consacrées chacune à l'un des menus du logiciel : Fichiers, Structure, Gestion des mouvements et soldes, Gestion avancée, Communication et Etats. La dernière partie présente l'interface Suivi de trésorerie Sage Comptabilité 100 Windows pour les utilisateurs de ce logiciel. L'ordre de présentation des fonctions respecte l'arborescence des menus, sous-menus et commandes du logiciel. Pour rechercher une explication précise, consulter le sommaire, plan détaillé de tous les développements du manuel. Un lexique et un index sont proposés en fin de manuel. Nous conseillons vivement aux utilisateurs de consulter au préalable le manuel d'utilisation du Gestionnaire Entreprise Banque qui présente les relations avec les autres logiciels de l'offre bancaire, la structure des fichiers et les procédures communes à l'ensemble des logiciels (éditions, importations). Nous supposerons également que l'utilisateur a installé et lancé le programme comme indiqué dans le manuel d'utilisation du Gestionnaire Entreprise Banque. Sage

8 Guide d exploitation Guide d exploitation Document synthétique, le guide d'exploitation présente la philosophie générale du progiciel, les grandes lignes de sa mise en place et de son exploitation quotidienne. Les responsables de la trésorerie de l'entreprise sont constamment face à des alternatives financières : Comment équilibrer sa trésorerie? Quel financement ou placement faut-il choisir? A quel moment faut-il l utiliser? Toutes ces décisions sont orientées vers les mêmes objectifs : Réduire les frais financiers, augmenter les produits financiers. L'optimisation de ces décisions repose autant sur la fiabilité du système d'information que sur les décisions elles-mêmes. La gestion prévisionnelle en date de valeur constitue ce système d'informations. Pourquoi des prévisions en date de valeur? Car c'est sur la base des soldes journaliers en valeur que sont décomptés les intérêts débiteurs et que le trésorier procède à l'arbitrage des décisions financières et à l'équilibrage des comptes bancaires. La base de ces prévisions est la connaissance des conditions de valeur appliquées par la banque. Le travail quotidien du responsable financier de l'entreprise a donc quatre volets : connaître sa situation de trésorerie réelle en valeur, organiser les prévisions, suivre les conditions bancaires, prendre les décisions financières. Sage

9 Guide d exploitation Pourquoi une situation de trésorerie réelle en valeur? Parce que les relations banque-entreprise sont régies par un certain nombre de lois qui sont les conditions bancaires. La date de valeur en est l'élément fondamental. Supposons qu'une entreprise gère sa trésorerie en date d'opération ou date comptable, les flux sont positionnés sur sa courbe de trésorerie le jour où ils sont comptablement effectués. Or la date de débit ou de crédit réel des mouvements (date retenue par la banque) est décalée par rapport à la date d'opération d'un certain nombre de jours suivant les types de mouvements. Cette date est la date de valeur. Il en résulte un décalage entre la situation de trésorerie en date d'opération (en position ou en capitaux) et la situation en date de valeur (en valeur). Prendre des décisions financières à partir d'une courbe de trésorerie en position est donc une démarche erronée. La mise en place d'un système prévisionnel en valeur permet seul de constituer un reflet fiable de la situation de trésorerie. La connaissance précise des conditions bancaires est indispensable, elles constituent la base de ces systèmes. Sage

10 Guide d exploitation Pourquoi une situation de trésorerie prévisionnelle en valeur? Sur un horizon limité à un mois (au-delà les prévisions ne sont plus fiables), la connaissance des soldes journaliers en valeur permet de prendre les mesures nécessaires pour équilibrer les comptes : mesures comptables : effectuer des relances clients ou retarder certains paiements fournisseurs mesures financières : équilibrage des comptes, prises de décisions financières adaptées. Sage

11 Guide d exploitation Conditions bancaires La gestion optimale de la trésorerie implique deux conditions : d'une part bien maîtriser les flux en montant et en date et d'autre part, appliquer correctement les règles du jeu : c'est-à-dire les conditions bancaires. Les conditions bancaires, contraintes et règles de tarification appliquées par la banque pour facturer ses prestations aux entreprises, sont basées principalement sur trois éléments : les taux les jours de valeur les commissions et frais. Avant de pouvoir exploiter le logiciel, il est important d'établir une liste des conditions appliquées par les banques de l'entreprise. Ces informations seront demandées lors des paramétrages de départ. Bien entendu, le logiciel propose un préparamétrage : natures de mouvements, conditions bancaires, tables des codes AFB, devises pour permettre à l'utilisateur d'exploiter très rapidement son logiciel avec un minimum de saisie. Sage

12 Guide d exploitation Prendre les décisions financières adaptées Les comptes bancaires de l'entreprise peuvent présenter simultanément des soldes créditeurs et débiteurs. Pour minimiser le montant des frais bancaires, il est nécessaire d'effectuer un équilibrage des comptes ou recourir à un financement. Pour éviter de disposer de fonds non rémunérés, on peut effectuer un placement de l'excédent de trésorerie. Les décisions d'équilibrage L'objectif d'un équilibrage de comptes est de minimiser les agios payés sur les comptes débiteurs. Procéder à un équilibrage des soldes consiste à effectuer des virements de trésorerie pour : compenser à une date déterminée les soldes débiteurs par des soldes créditeurs, éviter de payer des intérêts débiteurs élevés, notamment en cas de dépassement du plafond autorisé par un virement d'un compte débiteur vers un autre compte débiteur. Les décisions de financement L'arbitrage consiste à répondre à la question : sur une période donnée, faut-il rester à découvert ou effectuer un financement? Plusieurs éléments permettent de répondre à cette question : le gain net par rapport au coût d'un découvert sur la même période le taux réel du crédit le taux actuariel Les décisions de placement Sur une période où coexistent des soldes créditeurs et débiteurs, est-il intéressant d'effectuer un placement ou faut-il payer des agios sur une période débitrice et avoir un manque à gagner du fait des comptes créditeurs généralement non rémunérés? Le progiciel Suivi de trésorerie 100 offre aux services responsables des opérations financières les fonctions principales de gestion et de décisions. Par le biais du générateur d'états intégré, le logiciel permet également les traitements administratifs tels que l'édition de lettres de confirmation destinées à la banque après une décision financière. Ce progiciel est multi-sociétés, l'utilisateur peut créer autant de filiales que le groupe en possède. L'ensemble des sociétés peuvent être consolidées pour certains traitements afin d'obtenir une situation de trésorerie globale. Sage

13 Guide d exploitation Paramétrage de départ Après la création des sociétés et la gestion de la confidentialité à partir du Gestionnaire Entreprise Banque (consulter à ce sujet la documentation du Gestionnaire Entreprise Banque), la première action dans le logiciel consiste à alimenter les bases de données et définir les paramètres de départ. Ce paramétrage constitue la base de travail du logiciel. Certaines tables sont communes à plusieurs progiciels de l'offre bancaire. Leur paramétrage à partir de l'un des progiciels est automatiquement reproduit dans les autres. Ces éléments seront mis en évidence dans la présentation qui suit. Sage

14 Guide d exploitation Paramètres Société / Filiales Les paramètres peuvent être saisis au démarrage du progiciel après initialisation de la société ou par la suite par la commande Paramétrer la société du menu Fichier. Si l'utilisateur utilise d'autres logiciels de l'offre bancaire, les paramètres société doivent uniquement être complétés des données spécifiques. Les paramètres société sont : Eléments d'identification : raison sociale, adresses, identifiant SIRET Coordonnées (volume et répertoire de stockage, nom et extension) du fichier des prévisions à importer ; elles seront proposées par défaut à chaque demande d'importation. Pour les utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac, saisie du volume et répertoire d'installation du logiciel utilisé, du nom et de l'extension de son fichier exécutable. Ce paramétrage permettra à l'utilisateur d'accéder directement à son logiciel de télécommunication en utilisant la commande Télécommunication sans quitter le programme. Devise du groupe si des filiales sont créées. Cette devise est proposée par défaut pour les situations de trésorerie consolidées. Filiales Les filiales peuvent être créées après création de la société (société mère). La saisie des paramètres société doit être effectuée également pour chacune des filiales créées ; la société mère et ses filiales étant des entités juridiques différentes. Tous les traitements autorisés pour la société mère le sont pour ses filiales. De plus, société mère et filiales peuvent être consolidées à la demande de l'utilisateur pour certains traitements. Sage

15 Guide d exploitation Natures de mouvement Les natures de mouvement caractérisent les différents types d'opérations traitées avec les banques. Une nature de mouvement est définie par un code (désignation raccourcie), un libellé (désignation explicite), un sens (décaissement ou encaissement) et notamment un code AFB (codification interbancaire des différents types de mouvement). Par exemple, la nature de mouvement Remises de chèques est identifiée par : Code : CHQRE Libellé : Remise de chèques Code AFB : 02 Sens : Encaissement Une nature de mouvement a été prédéfinie pour chaque code AFB, évitant ainsi une longue procédure de création à l'utilisateur. L'utilisateur peut modifier le paramétrage existant par la suppression des natures de mouvement inutilisées, la modification des libellés voire la création d'autres natures de mouvement. De plus, comme il sera développé dans le manuel de référence, ce paramétrage doit être complété par la saisie d'informations complémentaires : conditions de valeur, loi statistique, échéance reportée ou non, mode et critères d'importation Les natures de mouvement, telles qu elles ont été configurées par l'utilisateur seront ensuite associées à toute banque créée dans le logiciel : ce sont les natures de mouvement de chaque banque. Si des modifications sont spécifiques à une banque, il faut les effectuer au niveau de ses natures de mouvement et non dans le fichier général des natures de mouvement. Utilisation des natures de mouvement Le progiciel associe une nature de mouvement à toute écriture bancaire ou comptable. Il associe à une écriture bancaire la nature de mouvement qui possède son code AFB, son sens et éventuellement le même code interne ou la même fourchette de montant ou de date. Cette nature est recherchée dans la liste des conditions bancaires de la banque émettrice du relevé de compte. Pour les écritures comptables, la correspondance avec les natures de mouvement est effectuée à partir de la table paramétrée par l'utilisateur (commande Paramétrer les imports & exports / Tables de concordance des écritures du menu Fichier). Sur les situations de trésorerie, les mouvements sont ordonnés par nature de mouvement. Une bonne gestion des natures de mouvement contribue à l'obtention de situations de trésorerie très explicites. D'autre part, le pointage automatique des prévisions avec les réalisations est basé, entre autres critères, sur les natures de mouvement. Sage

16 Guide d exploitation Agrégats Un agrégat est un regroupement de 1 à x «Natures de mouvement» destiné à faciliter la lecture des documents financiers, telle que la fiche en valeur. Un agrégat est défini par un libellé (désignation explicite) et par un rang qui permettra de déterminer sa position dans la fiche en valeur. Utilisation des agrégats La gestion par agrégats offre plusieurs avantages comme : Une lecture plus synthétique de l information et plus adaptée à l environnement de l utilisateur. La simplification et l optimisation de l importation des mouvements en diminuant considérablement le nombre de liens à gérer entre la Comptabilité et Suivi de trésorerie 100. La possibilité de lire l information sur deux niveaux de détail : un niveau Agrégat (regroupement de 1 à x natures de mouvements), un niveau Nature de mouvement (regroupement de x mouvements de même nature). Sage

17 Guide d exploitation Postes d exploitation La fonction Poste d exploitation propose une visualisation par poste comptable de la fiche en valeur. Utilisation des postes d exploitation Elle permet en complément de la gestion des agrégats d avoir une visualisation de la fiche en valeur sur deux niveaux : Une visualisation par agrégats (agrégats / postes d exploitation) Une visualisation par postes d exploitation (postes d exploitation / agrégats) Sage

18 Guide d exploitation Agences et comptes bancaires Le paramétrage d'une banque s'effectue en sept étapes : Identification de la banque : Agence principale Eléments d'identification 'classiques' : code abrégé, nom de la banque, code banque (ou code BIC - Bank Identification Coding - pour les banques à l'étranger), code guichet, jour de fermeture, adresses et correspondant. Pour les relevés de compte reçus sur disquette ou par un logiciel de télécommunication autre que Telbac : saisie des coordonnées (volume de stockage, nom et extension) du fichier à importer. Les coordonnées saisies seront proposées par défaut à chaque demande d'importation. Création des autres agences bancaires s'il y a lieu Si la société possède des comptes bancaires dans plusieurs agences de la même banque, l'utilisateur procède à la création des autres agences. Il renseigne pour chacune une fiche d'identification similaire à celle de l'agence principale. Création des comptes bancaires Par défaut, tous les comptes bancaires sont rattachés à la société mère. En cas de gestion des filiales, l'utilisateur indique sur la fiche de chaque compte la filiale à laquelle il appartient. On définit également sur la fiche d'un compte bancaire les informations suivantes : seuil de crédit à partir duquel des virements d'équilibrages peuvent être effectués. seuil de débit : montant de découvert à partir duquel le compte doit être équilibré. C'est le seuil en dessous duquel les intérêts débiteurs sont négligeables. Aucun virement de trésorerie ou financement ne sera donc créé si le solde du compte est inférieur à ce seuil. Natures de mouvement Les natures de mouvements, telles qu elles ont été paramétrées par l utilisateur, sont associées à chaque banque créée. Pour chaque nature de mouvement, les informations spécifiques à une banque (conditions de valeur, exonération de la commission de mouvement, mode et critères d'importation ), doivent être saisies à ce niveau. Conditions générales Saisie des conditions générales appliquées par la banque pour le calcul des intérêts débiteurs, de la commission de plus fort découvert, des intérêts créditeurs, de la commission de mouvement et des frais de tenue de compte. Sage

19 Guide d exploitation Ces éléments sont nécessaires au programme pour le calcul des tickets d agios et du gain net financier généré après mise en place d'une décision financière (placement, financement, virement de trésorerie ). Les conditions générales sont définies par banque et par société et peuvent être modifiées au niveau d'un compte bancaire. Paramétrage des Virements de trésorerie Conditions de virements de trésorerie : informations concernant les virements à recevoir ou à émettre à partir de cette banque. Ces informations sont nécessaires pour les propositions d'équilibrage effectuées par le progiciel (commande Automate d'équilibrage du menu Gestion avancée). Documents type Le générateur d'états (menu Etats) permet de créer des documents type notamment les lettres de confirmation des décisions financières auprès de la banque : mise en place de financements, placements, achat ou vente de valeurs mobilières et virements de trésorerie. L'utilisateur sélectionne, pour chaque banque, le document type adéquat pour chaque type de décision financière. A partir de l'automate d'équilibrage, après validation des traitements, l'édition des documents type sera automatiquement proposée. Sage

20 Guide d exploitation Fusions Les fusions sont des regroupements de comptes bancaires. L'utilisateur les crée en fonction des situations de trésorerie qu'il désire analyser. La commande Situations et soldes (menu Gestion des mouvements et soldes) effectue tous les calculs nécessaires à l'évaluation de la situation de trésorerie globale. D'autre part, l'utilisateur crée les fusions de comptes pour les échelles d'intérêts et tickets d agios fusionnés qu'il souhaite obtenir. En effet, avec l'accord de la banque, le calcul des agios peut être effectué globalement sur un ensemble de comptes au lieu d'un calcul compte par compte. On parle dans ce cas de comptes fusionnés. Sage

21 Guide d exploitation Financements / Placements Pour faciliter la création des financements et placements, l'utilisateur paramètre au préalable les différents types de financements accordés par ses banques à ses sociétés et les différents placements envisageables avec les conditions appliquées. Le paramétrage d'une nature financière s'effectue par banque et par société. Ce paramétrage accélère les procédures de création de financements et placements. Ce paramétrage est également indispensable pour utiliser l'automate d'équilibrage, qui en fonction du solde cumulé de l'entreprise à une date de valeur donnée, détermine le besoin de financement ou de placement et propose des solutions financières. Sage

22 Guide d exploitation Valeurs mobilières Paramétrage des natures de valeurs mobilières détenues en portefeuille ou dont on pourrait faire l'acquisition. En création d'opérations d'achats ou ventes de titres, l'utilisateur fera appel à la liste paramétrée pour accélérer les saisies. Sage

23 Guide d exploitation Taux de référence Les taux de référence ou taux de base bancaires sont utilisés en saisie des conditions générales pour chaque banque : taux de base utilisé pour le calcul des intérêts débiteurs et créditeurs. L'indexation sur les taux de référence n'est pas obligatoire. Ces indications permettront le calcul automatique des tickets d'agios et des gains nets en création d'opérations financières. Les taux de base bancaires doivent être créés par la commande Tables multi-sociétés / Taux de référence du menu Structure. L'utilisateur doit en mettre à jour régulièrement les cours. La liste des taux de référence créés est commune à toutes les sociétés. Sage

24 Guide d exploitation Lois statistiques Cette notion est liée aux mouvements prévisionnels. Plus précisément, on s intéresse ici aux mouvements dont la date de présentation en banque dépend exclusivement du tiers. La date d opération de ces mouvements est indéterminée. Il s agit notamment des chèques émis, virements à recevoir, billets à ordre émis. L objet de la loi statistique consiste alors à estimer la date d opération probable par rapport à la date d émission de l ordre. L'utilisateur effectue cette estimation sur la base d'un échantillon homogène (les petits chèques émis par exemple) en fonction du comportement habituel de ses partenaires. C'est ce comportement que l'on traduit ensuite par une loi statistique : écarts probables entre la date d'émission de l'ordre et la date d'opération effective. L'utilisateur enregistre les différentes lois statistiques par la commande de même nom du menu Structure / Tables multi-sociétés. Lorsqu une loi statistique a été définie pour l une des natures de mouvement concernées, le programme procède automatiquement à l éclatement des montants de tout mouvement de cette nature, créé ou importé. Cet éclatement est réalisé en fonction des dates d opération dictées par la loi statistique. Sage

25 Guide d exploitation Paramétrages pour l'importation des prévisions Il est possible d'intégrer dans le logiciel les factures, avoirs et acomptes créés à partir d'un logiciel utilisé en amont. Ces écritures correspondent à des mouvements prévisionnels. L'importation des prévisions nécessite les paramétrages préalables suivants : Le logiciel source doit être à même de générer un fichier ASCII ou de type XLS/CSV, contenant les informations nécessaires à l intégration des prévisions. L'utilisateur doit informer le programme du format de fichier généré par cette application. Ce paramétrage est effectué par la commande Fichiers prévisions (Import) (Menu Fichier, Sous-menu Paramétrer les imports & exports). Ce paramétrage est inutile si les prévisions sont importées des logiciels Sage suivants : Comptabilité 100 (à partir de la version 6.00), Ligne 500 Intégrale, Moyens de paiement 100 ou encore Négoce 100 (à partir de la version 1.00). Les formats de fichier générés par ces logiciels sont préparamétrés. Ils peuvent être visualisés par la commande Paramétrer les imports & exports / Fichiers prévisions (import)du menu Fichier et sont également décrits en annexe. Le pointage automatique des écritures étant effectué principalement à partir des natures de mouvement, le logiciel doit affecter à chaque prévision importée la nature de mouvement adéquate. Pour ce faire, l'utilisateur doit paramétrer une table de correspondance qui permet, à partir de certains éléments du fichier source, d'établir la correspondance avec les natures de mouvement. Ce paramétrage doit être effectué par la commande Tables de concordance des écritures (Menu Fichier, Sous-menu Paramétrer les imports & exports). La commande Tables de concordance des écritures permet également à l'utilisateur de définir les critères d'affectation des prévisions aux comptes bancaires. Pour automatiser la procédure d'importation, l'utilisateur saisit les coordonnées du fichier à importer (volume, répertoire de stockage, nom, extension et format de fichier) dans les Paramètres société. Ces coordonnées seront proposées par défaut à chaque demande d'importation. Lorsque l'ensemble de ces paramètres ont été définis (une seule fois au départ), l'utilisateur peut procéder à l'importation régulière de ses prévisions. Les fonctions d import/export de consolidation de trésorerie permettent d effectuer un transfert de prévisions d une filiale vers la société mère et inversement via la messagerie. Sage

26 Guide d exploitation Tables préparamétrées Tables multi-sociétés Les tables préparamétrées sont celles des pays, des codes interbancaires, des codes internes bancaires, des motifs de rejet et des devises. Ces notions seront utilisées au cours des différents traitements. Pour accélérer la mise en place des paramètres de départ, ces tables sont préparamétrées et communes à tous les logiciels de la gamme utilisant ces notions, et pour toutes les sociétés créées. Pays La notion de pays est utilisée pour les sociétés et les banques à l'étranger. Dans les paramètres société ou sur la fiche d'identification d'une banque, l'utilisateur sélectionne le code pays adéquat dans la liste des pays préparamétrés. Codes Interbancaires Les codes interbancaires sont définis par l'association Française des Banques et désignent les différents types d'opérations. Par exemple, le code interbancaire 02 correspond à une remise de chèques. Comme nous l'avons vu précédemment les codes interbancaires sont transformés en natures de mouvement, pour identifier précisément les différentes opérations. En création des natures de mouvement, l'utilisateur affiche la liste des codes interbancaires préparamétrés pour sélectionner le code adéquat. Codes internes bancaires Les codes internes constituent, pour chaque banque, un système de codification interne des différents types de mouvements L'utilisateur alimente cette table s'il désire utiliser les codes internes comme mode d'importation pour certaines natures de mouvement. Motifs de rejet Si un relevé de compte présente un mouvement rejeté (effet impayé par exemple), le code du motif de rejet est présenté à l'utilisateur sur la fiche de ce mouvement. L'utilisateur peut consulter le libellé correspondant sur la liste des motifs de rejet préparamétrés. Devises Le logiciel intègre les relevés de compte en devises et permet la saisie de prévisions dans la devise souhaitée. Les situations de trésorerie peuvent être visualisées dans n'importe quelle devise sélectionnée par l'utilisateur. Sage

27 Guide d exploitation La liste des devises est préparamétrée, l'utilisateur doit saisir le cours des devises utilisées et assurer leur mise à jour. Un historique des cours est proposé par le logiciel. Sage

28 Guide d exploitation Schéma général d'exploitation L'exploitation quotidienne du logiciel peut être schématisée ainsi : Prévisions Réalisations SITUATIONS DE TRESORERIE Fiche en capitaux ou en valeur réelle ou avec imputation des prévisions DECISIONS & SIMULATIONS Financements Placements Gestion des titres Automate d équilibrage SUIVI DE TRESORERIE Echelle d intérêts Tickets d agios Suivi des conditions de valeur Activité bancaire SUIVI DES PREVISIONS Tableau des écarts Pointage manuel ou automatique Suivi des prévsions Prévisions Réalisations SITUATIONS DE TRESORERIE Fiche en capitaux ou en valeur réelle ou avec imputation des prévisions SUIVI DES PREVISIONS Comparatif prévu / réalisé Pointage réalisations/prévisions Suivi des prévisions SUIVI DE TRESORERIE Echelle d intérêts Tickets d agios Suivi des conditions de valeur Activité bancaire Les paragraphes suivants présentent ces étapes successives. Sage

29 Guide d exploitation Intégration des prévisions Les prévisions peuvent être saisies manuellement, importées depuis un logiciel de Comptabilité ou de Gestion commerciale utilisé en amont ou récupérées d une filiale par messagerie. L'importation nécessite des paramétrages de départ. Voir le.«paramétrage de départ», page 13. Lors de la procédure d'importation, le progiciel propose l'édition d'un rapport qui, écriture par écriture, rendra compte du déroulement de l'importation. Les écritures qui n'ont pu être intégrées sont redirigées vers un fichier de même nom que le fichier initial avec l'extension.rej. Le logiciel affecte les prévisions aux comptes bancaires adéquats et associe à chacune une nature de mouvement, conformément à la table de correspondance paramétrée par la commande Paramétrer les imports & exports / Tables de concordance des écritures du menu Fichier. La liste des prévisions créées manuellement ou importées depuis un autre logiciel peut être visualisée par la commande Prévisions du menu Gestion des mouvements et soldes. Sage

30 Guide d exploitation Intégration des mouvements bancaires Les mouvements bancaires sont importés dans le logiciel par intégration des relevés de compte émis par les banques de l'entreprise. Cette intégration s'effectue après récupération des fichiers :par Internet, par Télécommunication ou sur Disquettes. Une édition des éventuelles anomalies et une édition des mouvements intégrés sont proposées. Via Internet : l utilisateur démarre son navigateur Internet soit directement depuis Windows soit par la commande Internet du menu Communication de Suivi de trésorerie 100. L utilisateur se connecte alors au site de la banque proposant le service et procède à la récupération des fichiers mis à sa disposition. Si l utilisateur a utilisé son navigateur Internet indépendamment de Suivi de trésorerie 100 pour récupérer ses fichiers, il se verra proposer l intégration de ses fichiers dès le lancement de Suivi de trésorerie 100 (ou de tout autre module de la gamme permettant l intégration des mouvements bancaires). Elle peut être déclenchée par l utilisateur déjà présent dans Suivi de trésorerie 100 en actionnant la commande Intégration automatique du menu Communication, sinon elle lui sera proposée à sa sortie du logiciel. Utilisation de Telbac : les relevés de compte récupérés par Telbac sont automatiquement intégrés. Aucune intervention n'est nécessaire. Les relevés de compte sont récupérés sur disquette ou par un logiciel de télécommunication autre que Telbac : la commande Importation sur la liste des Réalisations permet de les récupérer. Par mesure de souplesse, le programme permet également la création manuelle des relevés de compte. Cette procédure peut être utilisée notamment lorsqu'un relevé de compte non récupéré n'est plus disponible sur le serveur de la banque. Les mouvements bancaires intégrés par n'importe lequel de ces trois procédés peuvent être visualisés en actionnant la commande Réalisations du menu Gestion des mouvements et soldes. Sage

31 Guide d exploitation Situations de trésorerie La fonction Situations et soldes du menu Gestion des mouvements et soldes permet de visualiser différents états, récapitulatifs de la situation de trésorerie de l'entreprise, en capitaux ou en valeur,. Ces états peuvent être établis pour l'activité prévisionnelle et/ou réalisée, par compte bancaire, banque, fusion de comptes, société ou pour le groupe (société mère et filiales). Il s'agit principalement des états suivants : fiche en capitaux ou en valeur soldes en capitaux et en valeur graphiques représentant : l'évolution des soldes, la répartition des mouvements débiteurs ou créditeurs par nature de mouvement, la répartition des comptes débiteurs ou créditeurs pour une banque, une fusion de comptes, une société ou le groupe. relevé de compte synthétique ou analytique. Après une brève présentation des situations de trésorerie, nous insisterons ici sur les fiches en capitaux ou en valeur à partir desquelles il est possible d'effectuer des simulations d'équilibrage, et d observer leur incidence sur les soldes. Soldes Soldes quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, en capitaux et en valeur d'un compte, d'une banque, d'une fusion, d'une société ou du groupe, pour l'activité prévue et/ou réalisée. Les soldes sont exprimés dans la devise de consultation sélectionnée. L'évolution des soldes peut être visualisée sous forme de liste ou de graphique. Répartition des mouvements débiteurs ou créditeurs Graphique représentant la répartition par nature de mouvement des encaissements ou des décaissements enregistrés, sur un compte, une banque, une fusion de comptes, une société ou le groupe, sur une période à sélectionner. Répartition des comptes débiteurs ou créditeurs Graphique représentant la répartition (en pourcentage), au sein d'une banque, d'une fusion, d'une société ou pour le groupe, des comptes présentant un solde débiteur ou créditeur à une date précise définie par l'utilisateur. Relevés de compte Visualisation ou édition des mouvements bancaires intégrés, par banque ou par compte bancaire, par jour et ce, pour une période à définir. Le relevé de compte analytique présente les mêmes informations mais les mouvements sont classés par nature de mouvement. Sage

32 Guide d exploitation Fiche en capitaux ou en valeur La fiche en capitaux ou en valeur calcule et présente sous forme de tableau les informations suivantes : Le solde avant équilibrage. Il est égal à : Solde début - Cumul des décaissements + Cumul des encaissements - Tombée Escompte - Tombée Dailly Le net financier. Il est égal à : Virements de trésorerie reçus - Virements de trésorerie émis + Financements (mise en place) - Tombées de financement - Frais financiers - Placements (mise en place) + Retour des placements + Produits financiers Le solde après équilibrage. Il est égal au solde avant équilibrage + le net financier. Le potentiel de trésorerie. Il est égal à : Solde après équilibrage - Encours de financement + Encours de placement + Encours de portefeuille + Disponibilité de financement Pour chacune de ces lignes, sont affichés en colonnes, les montants quotidiens, hebdomadaires ou mensuels (selon la périodicité choisie) sur la période sélectionnée. Les montants prévus et réalisés sont affichés sur deux lignes successives si l'utilisateur a sélectionné le type d'écritures 'Prévu et Réalisé'. Les prévisions antérieures ou égales à la date du dernier relevé de compte intégré ne sont pas prises en compte dans les soldes. Pour les dates postérieures à la date du dernier relevé de compte intégré, les prévisions pointées ne sont pas prises en compte. De même, si l'option Détaillée a été demandée, la répartition des montants est affichée : par agrégat et par nature par agrégat et par poste d exploitation par poste d exploitation et par agrégat en fonction de la sélection initiale. Sage

33 Guide d exploitation Les commandes présentées ci-après sont accessibles à partir d'une fiche en capitaux ou en valeur. Visualiser le détail d'un montant / Enregistrer ou modifier des prévisions Commande à partir de laquelle la création de prévisions est autorisée. Les lignes de la fiche sont automatiquement mises à jour. Pour la création de mouvements de type virements de trésorerie, financement ou placement, l'utilisateur dispose de deux alternatives : enregistrer uniquement le montant prévisionnel effectuer une mise en place en indiquant tous les éléments nécessaires pour la génération des mouvements prévisionnels induits et la gestion des encours pour les financements ou placements. Atteindre (Personnaliser l affichage) Commande offrant la possibilité de sélectionner les banques, comptes bancaires, sociétés ou fusions qui apparaitront sur la fiche en capitaux / valeur. Exporter la fiche en capitaux ou en valeur Cette commande permet d exporter les données (fiche ou soldes) vers un fichier au format Excel. Editer la fiche en capitaux ou en valeur vers une sortie sélectionnée par l'utilisateur La commande Editer est disponible dans le menu Etats. Simuler la création de prévisions Il est possible d'enregistrer, de modifier ou de supprimer des prévisions en mode Simulation. Après visualisation de l'incidence de ces traitements sur les soldes, l'utilisateur a la possibilité de les valider ou de les annuler. Décaler des prévisions à une date ultérieure pour en visualiser l'incidence sur les soldes Ce traitement peut être effectué en mode simulation. Visualiser à une date donnée les soldes de tous les comptes du groupe Personnaliser la présentation de la fiche en capitaux ou en valeur Sage

34 Guide d exploitation Décisions et simulations Après l analyse de la situation de trésorerie et éventuellement simulation de scenarii sur la fiche en valeur, l'utilisateur peut mettre en place les décisions financières adéquates. Quelle que soit la décision prise, le logiciel calcule le bilan financier avant et après la mise en place. Les financements, placements et virements de trésorerie peuvent être créés directement en utilisant les commandes de même nom du menu Gestion avancée. Le logiciel a également un Automate d'équilibrage qui, après calcul du solde cumulé de l'entreprise à une date de valeur J, détermine le besoin de financement ou de placement. Il soumet ensuite des propositions à l'approbation de l'utilisateur (arbitrage entre plusieurs financements ou placements). Les virements de trésorerie proposés par la suite sont calculés au mieux pour équilibrer les comptes en minimisant les frais financiers. Cette commande d'automate d'équilibrage donne une nouvelle dimension à Suivi de trésorerie 100 Nous présentons ci-après les commandes Virements de trésorerie, Financements, Placements, Valeurs mobilières et Automate d'équilibrage du menu Gestion avancée. Financements Le logiciel permet la gestion des financements à court terme qui permettent de couvrir les besoins d'exploitation sur une durée déterminée à un coût plus avantageux que celui du découvert. A la mise en place d'un financement, le logiciel calcule automatiquement le coût réel du crédit (taux réel et taux actuariel) et le gain net financier par rapport au coût d'un découvert sur la même période. L'évolution des soldes sur 90 jours (à compter de la date de début - 7) peut être visualisée sous forme de liste ou de graphique. Les mouvements prévisionnels induits par le financement (mise en place, tombée, frais fixes, agios) sont automatiquement générés par le logiciel. L'utilisateur peut consulter au jour le jour les encours de financement et le montant disponible (Montant autorisé - Encours). Après la réalisation en banque des mouvements générés par un financement, l'utilisateur a la possibilité de les pointer au statut Réalisé. Le pointage peut être effectué avec ou sans contrepartie bancaire (mouvements bancaires issus du relevé de compte). Ceci termine la mise en place de l'opération et permet la mise à jour automatique des encours. L'utilisateur peut à tout moment éditer les encours de financement, la liste détaillée des financements mis en place ou encore la fiche d'un financement en particulier. Placements A l'inverse, les excédents de trésorerie peuvent être valorisés par des placements à court terme. A la création d'un placement, le logiciel calcule le montant des produits financiers et le bilan net financier généré par l'opération. Les encours de placements sont mis à jour automatiquement, ce qui permet à l'utilisateur de connaître le montant disponible par banque. Sage

35 Guide d exploitation L'évolution des soldes sur 90 jours (à compter de la date de début - 7) peut être visualisée sous forme de liste ou de graphique. Les mouvements prévisionnels induits par le placement sont automatiquement générés (Mise en place, retour, produits financiers). Après la réalisation en banque des mouvements générés par un placement (mise en place dans un premier temps puis retour et produits financiers), l'utilisateur a la possibilité de les pointer au statut Réalisé. Ceci termine la mise en place de l'opération et permet la mise à jour automatique des encours. L'utilisateur peut à tout moment éditer les encours de placement, la liste détaillée des placements effectués ou encore la fiche d'un placement en particulier. Valeurs mobilières Le sous-menu Valeurs mobilières du menu Gestion avancée permet de suivre, par compte de titres, le portefeuille de titres disponibles (valorisé au dernier cours connu) et d'effectuer des opérations d'achat (souscription) ou vente (rachat) de titres. Un historique des valeurs permet de mettre en évidence les plus ou moins values réalisées. Un journal des opérations récapitule les opérations d'achat ou de vente de titres effectuées et permet de suivre leur évolution au stade d'exécution puis de réalisation. Virements de trésorerie L'absence de synchronisation entre les mouvements d'encaissement et de décaissement des différents comptes bancaires peut conduire à des soldes en valeur qui sont positifs pour un ou plusieurs comptes et négatifs pour d'autres comptes. Réaliser l'équilibrage consiste à déclencher des virements de compte à compte, à partir des informations sur les soldes prévisionnels en valeur. Cet équilibrage permet la minimisation des frais financiers. Compte émetteur et compte destinataire doivent être des comptes en Euro. Ces comptes peuvent appartenir à la même société ou à deux sociétés différentes, et être gérés par la même banque ou par deux banques différentes. A la création d'un virement de trésorerie, il est possible de visualiser le gain net généré par sa mise en place. Ce dernier est calculé en tenant compte des frais d agios engendrés par le découvert du compte débiteur (bénéficiaire du virement), et des intérêts créditeurs fictifs générés par le compte créditeur (émetteur du virement). Après confirmation du débit du compte émetteur et du crédit du compte destinataire, l'utilisateur a la possibilité d'effectuer un pointage du virement de trésorerie au statut 'Réalisé'. Ceci termine la mise en place de l'opération et permet à l'utilisateur de différencier les virements de trésorerie prévus de ceux déjà réalisés. Automate d'équilibrage L'Automate d'équilibrage met en évidence le manque à gagner de l'entreprise du fait de la coexistence de soldes créditeurs et débiteurs. Les soldes créditeurs ne sont généralement pas rémunérés alors que les découverts sont soumis aux intérêts débiteurs. Sage

36 Guide d exploitation A une date de valeur donnée (généralement la date du jour), le logiciel cumule les soldes de tous comptes d'une société (ou du groupe si des filiales ont été créées), hormis les comptes titres, les comptes Dailly et les comptes en devises dont le système de rémunération est particulier. L'Automate d'équilibrage peut également être effectué pour une sélection de comptes déterminée par l'utilisateur. Après calcul du solde cumulé, l'automate d'équilibrage détermine les besoins de financement ou placement et soumet des propositions à l'arbitrage de l'utilisateur. Quelle que soit la décision financière, le logiciel calcule le gain net financier généré. L'utilisateur peut par la suite équilibrer les comptes de la société par des virements de trésorerie. Les propositions d'équilibrage respectent l'objectif de minimisation des frais financiers : équilibrer en priorité les comptes dont les intérêts débiteurs sont les plus élevés, ramener les soldes débiteurs en dessous du plafond de découvert autorisé, minimiser le nombre de virements de trésorerie pour limiter les frais induits par les virements de trésorerie. Les soldes bancaires résultant des propositions d'équilibrage sont affichés. Après validation des traitements, le logiciel propose l'édition des documents types (lettres de confirmation) destinés aux banques pour la mise en place des opérations financières. Sage

37 Guide d exploitation Suivi de trésorerie 100 Plusieurs états de synthèse sont proposés : Echelles d'intérêts, Tickets d'agios, Suivi des conditions de valeur (comparatif des conditions de valeur saisies et des conditions de valeur appliquées) et Statistiques (activité bancaire et répartition mensuelle). Pour que le programme puisse calculer des échelles d'intérêts et des tickets d'agios prévisionnels ou réels, il est nécessaire de saisir sur la fiche de chaque banque les conditions générales appliquées. De même, pour que le suivi des conditions de valeur puisse être calculé, les conditions de valeur (nombre et type de jours) appliquées par les banques pour les différents types d'opérations doivent être saisies sur la fiche de chaque banque dans le paramétrage des natures de mouvement. Echelles d'intérêts Edition de l'ensemble des éléments nécessaires au calcul du ticket d'agios : cumuls des mouvements débiteurs et créditeurs, soldes, nombres débiteurs et créditeurs, plus fort découvert, montant soumis à la commission de mouvement, solde à l'arrêté. L'utilisateur sélectionne à sa convenance le mois ou trimestre d'édition, le ou les comptes bancaires concernés, le statut des écritures à prendre en compte. L'échelle d'intérêts peut être calculée par compte ou pour une fusion de comptes. Tickets d'agios Calcul du ticket d'agios pour un compte bancaire ou une fusion de comptes. L'utilisateur choisit le mois ou le trimestre d'édition et le statut des écritures (réalisé ou prévu et réalisé). Le ticket d'agios calculé par le programme peut être visualisé à l'écran ou édité vers une sortie sélectionnée par l utilisateur. Suivi des conditions de valeur Cet état présente pour l'ensemble des mouvements enregistrés sur une période à sélectionner, les conditions de valeur négociées avec la banque, les conditions appliquées et le cas échéant l'écart en nombre de jours. Cet état peut être établi pour l'ensemble des mouvements enregistrés sur une période ou uniquement pour les mouvements présentant un écart en date de valeur. Les conditions de valeur négociées sont celles saisies dans le paramétrage des natures de mouvement, les conditions de valeur appliquées étant celles calculées à partir des relevés de compte intégrés. Statistiques Trois types de statistiques sont établis par le logiciel : Activité bancaire Sage

38 Guide d exploitation Montant et répartition en pourcentage des encaissements et des décaissements enregistrés sur chaque banque ou société sur une période à sélectionner. Répartition mensuelle Répartition mensuelle des encaissements et des décaissements par banque et par période de cinq jours. Répartition bancaire Montant et répartition en pourcentage des encaissements et des décaissements, par société, par banque ou compte, par agrégat ou par nature, sur une période à sélectionner. Sage

39 Guide d exploitation Suivi des prévisions Le sous-menu Comparatif Prévu / Réalisé du menu Gestion des mouvements et soldes propose cinq commandes pour le suivi des prévisions. Tableau des écarts Pour une période déterminée, ce tableau présente par nature de mouvement ou par agrégat, le montant des prévisions, des réalisations et l'écart constaté. Une visualisation du détail peut être demandée. L'utilisateur peut s'il le souhaite réajuster ses prévisions par rapport au réalisé : créer ou modifier une prévision, reporter une échéance ou encore supprimer une prévision qui ne se réalisera pas. Le pointage des mouvements prévisionnels et réalisés peut être effectué à partir de ce tableau. Pointage manuel ou automatique des prévisions et réalisations Pointage manuel Le Pointage manuel s'effectue par la commande Pointage Prévu - Réalisé. Cette commande permet d'effectuer le rapprochement simultané des écritures prévisionnelles et réalisées pour un ou plusieurs comptes bancaires. Le pointage des écritures d'encaissement et de décaissement prévues et réalisées est utile pour un suivi précis des prévisions et pour améliorer les prévisions à venir (par le constat des décalages de montant, de date et de banque de remise). Cette phase de pointage n'est absolument pas obligatoire pour le bon fonctionnement du logiciel. En consultation de la situation prévisionnelle, les prévisions de date antérieure ou égale à la date du dernier relevé de compte intégré sont considérées par défaut réalisées, elles ne sont pas comptabilisées dans les soldes. L'utilisateur garde la possibilité de les reporter en modifiant manuellement leur date d'opération. Cependant, il est recommandé de pointer les opérations financières prévisionnelles du type virements de trésorerie, Financement, Placement et Titre. Ceci permet la mise à jour automatique des encours de financements, des encours de placements et du portefeuille de titres. Pointage automatique Le Pointage automatique peut être effectué à la demande de l'utilisateur en deux modes : Unitaire ou par Grande masse (cumul des écritures par nature de mouvement). Suite au rapprochement des écritures, un état comparatif de l'activité prévisionnelle et réalisée peut être édité. Ce comparatif, accessible par le menu Comparatif prévu / réalisé, peut être synthétique (Montants cumulés par nature de mouvement ou agrégat), en capitaux ou en valeur et être établi pour toutes les écritures ou les écritures non pointées uniquement. Un second état intitulé Suivi des prévisions présente par code regroupement la liste des prévisions et réalisations pointées. Sage

40 Guide d exploitation Fonctionnement en réseau ou multi-module Cette version peut être installée en réseau sur option ou en multi-module. L installation multi-module signifie que l on peut lancer plusieurs modules de la gamme en même temps. La gestion des accès à la base de données est donc similaire à un fonctionnement en réseau. Le fonctionnement en réseau implique un certain nombre de contrôles gérés par le logiciel pour assurer l intégrité des données. En effet, certaines fonctions ne peuvent pas être utilisées simultanément, à l intérieur d un même module ou entre plusieurs modules. De plus, l accès en écriture à une même fiche (création, modification ou suppression) n est autorisée qu à un utilisateur à la fois. Les contrôles effectués par le logiciel se traduisent par des messages de plusieurs types : Message d attente en cas de traitements ou fonctions incompatibles, Message d attente en cas d accès simultané à la même fiche. Voir les connexions actives dans la commande Outils / Visualisation des connexions du menu Fichier, présenté dans le manuel Gestionnaire Entreprise Banque pour plus d informations sur les utilisateurs déjà connectés et les commandes utilisées pour la même base de données. Afin de ne pas être confronté à la plupart de ces contrôles, il est possible d ouvrir la société en accès exclusif. Pour cela, se reporter à la commande Ouvrir une société du menu Fichier (manuel Gestionnaire Entreprise Banque). Seuls les blocages multi-bases de données ne peuvent pas être évités. Sage

41 Guide d exploitation Traitements ou fonctions incompatibles «Traitement non disponible actuellement» Ce type de message apparaît lorsqu un utilisateur (Utilisateur 2) tente d activer une commande incompatible avec celle qu un utilisateur (Utilisateur 1) utilise. Ce message d attente affiche les informations concernant la connexion bloquante : l utilisateur, le module et la société ouverte. L utilisateur 2 peut choisir d annuler sa tentative d accès à la fonction ou de patienter. Le message d attente disparaît dès que l utilisateur 1 ferme la commande bloquante. L utilisateur 2 accède alors automatiquement à la commande sélectionnée. Il est possible que plusieurs utilisateurs bloquent la connexion de l utilisateur 2. Dans ce cas, lorsque l utilisateur 1 ferme la commande bloquante, le message d attente affiche les informations concernant l autre utilisateur bloquant. L utilisateur 2 pourra lancer la commande lorsque tous les traitements et commandes bloquantes seront fermés. Les principales incompatibilités entre fonctions sont précisées dans le manuel à l aide de cette icône. Nous présentons ici les cas d incompatibilité de fonctions au sein d une même société. Il faut savoir qu il existe également des fonctions monopostes, qui sont donc incompatibles avec toute autre fonction quelle que soit la société, par exemple l intégration automatique ou la sauvegarde automatique. Voir le manuel du Gestionnaire Entreprise Banque pour plus d informations. Exemple Le pointage manuel Prévu / Réalisé est incompatible avec tout autre accès en gestion (modification, suppression) des réalisations et prévisions de la société ainsi que les opérations financières associées. Le blocage commence dès la validation par OK de la fenêtre «Pointage manuel» des Prévisions et Réalisations et se termine à la sortie de cette commande. A l inverse, l utilisateur 1 ne pourra pas faire un pointage manuel des prévisions et des réalisations si l utilisateur 2 est en modification ou suppression de celles-ci ou dans les opérations financières. L utilisateur 1 se verra signifier ce message d erreur : «Traitement non disponible actuellement» Si l utilisateur 1 décide d annuler l attente, il peut visualiser les connexions en cours pour savoir quelle action de l utilisateur 2 le bloque dans son traitement (commande Outils / Visualisation des connexions du menu Fichier). Sage

42 Guide d exploitation L onglet «Détails société» permet de visualiser les actions en cours sur la société ouverte. Dès que l utilisateur 2 cesse de modifier ou supprimer une réalisation, l utilisateur 1 peut alors effectuer son pointage Prévu / Réalisé. Sage

43 Guide d exploitation Blocage de fiche «Fiche non disponible actuellement». Ce message d attente s affiche lorsqu un utilisateur (Utilisateur2) tente d accéder à une fiche qui est déjà ouverte par un autre utilisateur (Utilisateur 1) dans la même base de données. L utilisateur 2 peut choisir d annuler sa tentative d accès à la fiche ou de patienter. Le message d attente disparaît dès que l utilisateur 1 ferme la fiche. L utilisateur 2 accède alors automatiquement à la fiche sélectionnée. Exemple Deux utilisateurs tentent de visualiser simultanément la même prévision. Le premier visualise la prévision pendant que le deuxième est mis en attente. Dès que le premier ferme la fiche de la prévision, le deuxième la visualise. Sage

44 Guide d exploitation Conclusion Ce guide d'exploitation avait pour objectif de présenter de façon synthétique la philosophie du logiciel et les différentes étapes de paramétrage et d'exploitation. Le Manuel de référence qui fait suite à ce guide, présente de façon exhaustive l'ensemble des fonctionnalités du logiciel, dans l'ordre de leur apparition dans les différents menus. Sage

45 Fenêtre d application Fenêtre d application Au lancement du logiciel, la fenêtre de l application s'affiche. Sage

46 Fenêtre d application Barre de titre L intitulé du logiciel s affiche sur la barre de titres. Lorsqu'une commande est activée, la fenêtre correspondante est munie d une barre de titre rappelant le nom de la commande. Par exemple, «Liste des banques» si la commande Banques du menu Structure est activée. Si la fenêtre de document est agrandie (maximisée dans la fenêtre d'application), le contenu de sa barre de titre intègre celle de la fenêtre d'application. Sage

47 Fenêtre d application Barre de menus Les commandes du logiciel sont réparties en menus : Fichier, Edition, Structure, Gestion des Mouvements et soldes, Gestion avancée, Communication, Etats. La barre de menus de la fenêtre d application se compose de ces menus, ainsi que des menus Fenêtre et Aide. Sage

48 Fenêtre d application Barres d'outils Les fonctionnalités d'utilisation courante sont représentées sur la barre d'outils principale de la fenêtre d'application. Le logiciel offre la possibilité de les activer directement sans parcourir les menus. Commande Ouvrir une société du menu Fichier. Commande Quitter Suivi de trésorerie 100 du menu Fichier. Commande Synthèse du jour du menu Gestion des mouvements et soldes. Commande Situation des comptes, menu Gestion des mouvements et soldes. Commande Réalisations du menu Gestion des mouvements et soldes. Commande Prévisions du menu Gestion des mouvements et soldes. Commande Virements de trésorerie du menu Gestion avancée. Commande Financements du menu Gestion avancée. Commande Placements du menu Gestion avancée. Commande Valeurs mobilières du menu Gestion avancée. Commande Télécommunication du menu Communication. Commande Internet du menu Communication. Commande Aide du menu Aide. La barre d'outils secondaire est contextuelle, elle affiche sous forme d'icônes les commandes disponibles en fonction des traitements en cours. Sage

49 Fenêtre d application Barre verticale La barre verticale se situe sur la partie gauche de la fenêtre d'application. Les fonctions d'utilisation courante y sont accessibles directement sans avoir à parcourir les menus. Pour toute information, voir le manuel Gestionnaire Entreprise Banque. Sage

50 Fenêtre d application Barre d'état Dernière ligne de la fenêtre, la barre d'état affiche en permanence les informations : Exclusif : si la société a été ouverte en mode exclusif pour le module ; raison sociale de la société active ; intitulé de l'application et numéro de version. Sage

51 Menu Fichier Menu Fichier Le menu Fichier regroupe les commandes permettant le paramétrage des éléments essentiels au bon fonctionnement du logiciel. Les commandes de gestion d une société (Ouvrir et Fermer une société) ainsi que les commandes du sousmenu Outils, Calendrier bancaire et Quitter Suivi de trésorerie 100 sont présentées dans le manuel du Gestionnaire Entreprise Banque. La commande Paramétrer la société vous permet d accéder aux différents paramètres de votre société après création de celle-ci, et de les modifier le cas échéant. Suivi de trésorerie 100 permet : d importer un fichier de mouvement provenant d une autre application, d exporter un fichier contenant les réalisations bancaires. Le paramétrage préalable est effectué par la commande Paramétrer les imports & exports. Pour plus d informations, voir... «Paramétrer la société», page 52 «Paramétrer les imports & exports», page 58 «Modifier le mot de passe», page 70 Sage

52 Menu Fichier Paramétrer la société Fichier / Paramétrer la société Cette commande affiche les paramètres société saisis au démarrage du programme après initialisation de la société. Si certains renseignements n ont pas été fournis, ils peuvent être saisis à ce niveau. Renseigner les zones : Raison sociale Dénomination sous laquelle la société exerce son activité commerciale. Saisie en création de la société. Adresse1 / Adresse 2 Deux zones de saisie d'adresse de 35 caractères chacune. Code postal / Ville Zones conformes au format des adresses postales défini par l'administration. Pays Si la société est établie à l'étranger, cliquer sur le bouton Zoom de cette zone pour afficher la liste des pays préparamétrés et sélectionner le pays en double-cliquant sur la ligne correspondante. Devise de société Cette devise est utilisée pour la visualisation de la situation de trésorerie par société. L Euro est proposé par défaut ; pour en sélectionner une autre, cliquer sur le bouton zoom et sélectionner la devise en doublecliquant sur la ligne correspondante. Taux de TVA Le taux de TVA indiqué va servir au calcul des tickets d'agios (menu Etats). N SIRET Saisie des deux éléments de l'identifiant SIRET : Numéro Siren (9 chiffres) et numéro d'établissement (5 chiffres). Le programme exerce un contrôle sur ces deux éléments et affiche un message en cas d'anomalie. Code NAF Secteur d'activité de l'entreprise. Saisie sur 4 caractères alphanumériques. Sage

53 Menu Fichier Lancement automatique «Synthèse du jour» à l entrée dans la société Case à cocher pour afficher automatiquement la synthèse du jour à l ouverture de la société. La fonction est également accessible par la commande Synthèse du jour dans le menu Gestion des mouvements et soldes. Pour plus d informations concernant cette fonction, voir le paragraphe «Synthèse du jour», page 139 Groupe Cliquer sur le bouton Groupe Devise du groupe Cette devise est utilisée pour le calcul des situations de trésorerie globales, toutes banques ou toutes fusions de comptes confondues (société mère et filiales). L Euro est proposé par défaut, valider ou cliquer sur le bouton Zoom et sélectionner la devise adéquate en double-cliquant sur la ligne correspondante. Horizon d'équilibrage Horizon d'équilibrage des comptes bancaires du groupe. Le nombre de jours saisi détermine la période (à compter de la date du jour) dans laquelle le logiciel vérifie si les comptes bancaires présentent un solde débiteur supérieur au plafond de découvert autorisé. Le cas échéant, au démarrage du logiciel, un message signale les comptes dont le solde débiteur est supérieur au plafond autorisé et précise la date et le montant de ce solde. Valider après saisie par OK. Le bouton Groupe n est accessible qu en Version Pack du logiciel Traitements Le bouton Traitement permet d accéder au paramétrage des options suivantes : Imports et exports des prévisions Les prévisions peuvent être enregistrées dans le logiciel (Commande Prévisions du menu Gestion des mouvements et soldes) par saisie manuelle ou importation depuis un logiciel utilisé en amont. Lors de l'importation, l'utilisateur doit indiquer le format de fichier concerné (l'un des formats Sage préparamétrés ou un autre format de fichier décrit par l'utilisateur par la commande Paramétrer les imports & exports / Fichiers prévisions (import) du menu Fichier) ainsi que le chemin d'accès, le nom et l'extension du fichier à importer. Ces éléments peuvent être définis à ce niveau, ils seront ainsi proposés par défaut à chaque demande d'importation. Pointage automatique des Prévisions / Réalisations Sage

54 Menu Fichier La fonction Pointage automatique est proposée par défaut à l ouverture de la société, dès lors qu un relevé de compte au moins a été intégré dans la société sélectionnée. Cliquer sur le bouton Traitements. Renseignez les zones suivantes : Encadré Ecritures comptables / Fichier de prévisions à importer Chemin d accès Saisir le chemin et le nom du fichier à importer. Par défaut, cette zone est complétée par le lecteur d installation. La sélection d un chemin d accès s effectue dans la fenêtre «Ouvrir» obtenue par un clic sur le bouton zoom. Dans le cas d un lien direct avec la Comptabilité 100, le fichier sélectionné doit avoir l extension.mae. Dans le cas d un lien Comptable ASCII ou de type XLS/CSV, le fichier est d extension.txt ou xls/csv. Il est toutefois possible d indiquer tout autre type de fichier. Sage

55 Menu Fichier Type de format Cette zone permet de sélectionner le format du fichier à intégrer, ASCII ou de type XLS/CSV. Code format Cette zone permet de renseigner le code du format d importation dans le cas d un lien ASCII ou de type XLS/CSV. Cette zone est grisée dans le cas d un lien direct avec la Comptabilité 100. Encadré Consolidation de trésorerie Les zones qui suivent permettent de paramétrer le chemin proposé par défaut dans les commandes d export / import de Consolidation de Trésorerie. Fichier de prévisions à exporter Chemin d accès Saisir le chemin d accès et le nom du fichier qui sera généré lors de l export des prévisions (menu Edition, commande Consolidation de Trésorerie / Exporter sur la liste des Prévisions). La sélection d un chemin d accès s effectue dans la fenêtre «Ouvrir» obtenue par un clic sur le bouton Zoom. Le fichier est généralement d extension.txt. Il est toutefois possible d indiquer tout autre type de fichier. Fichier de prévisions à importer Chemin d accès Saisir le chemin d accès et le nom du fichier qui sera importé (menu Edition, commande Consolidation de Trésorerie / Importer sur la liste des Prévisions) La sélection d un chemin d accès s effectue dans la fenêtre «Ouvrir» obtenue par un clic sur le bouton Zoom. Le fichier est généralement d extension.txt. Il est toutefois possible d indiquer tout autre type de fichier. Pointage automatique des Prévisions / Réalisations Case à cocher pour afficher automatiquement le pointage des Prévisions / Réalisations à l ouverture de la société. Le Pointage automatique peut être effectué, suivant le choix de l'utilisateur en deux modes : Unitaire ou par Grande masse (cumul des écritures par nature de mouvement). La fonction est également accessible par la commande Comparatif Prévu-Réalisé / Pointage automatique unitaire / grande masse dans le menu Gestion des mouvements et soldes. Pour plus d information sur cette fonction, voir le chapitre «Activitation de la fonction «Lancement du pointage automatique à l ouverture de la société»», page 222 Sage

56 Menu Fichier Interface avec le logiciel de télécommunication Ce paramétrage ne concerne que les utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac. Pour les utilisateurs du Telbac, cette fenêtre est préparamétrée. Cliquer sur le bouton Télécommunication. Indiquer l'unité et répertoire d'installation du logiciel de télécommunication utilisé puis le nom et l'extension de son fichier exécutable. Ce paramétrage permet à l'utilisateur de démarrer son logiciel de télécommunication en utilisant la commande Télécommunication du menu Communication. Valider par OK. Paramétrage comptable Le programme est interfacé avec le logiciel de comptabilité utilisé pour l importation des écritures à pointer. Par ce bouton, l utilisateur indique le type de logiciel utilisé. Type de comptabilité Cliquer sur la case d'option adéquate Sage Comptabilité 100 si ce logiciel comptable est utilisé ou Autre pour tout autre logiciel utilisant des fichiers ASCII ou de type XLS/CSV. Valider par OK. Sage

57 Menu Fichier Editer les paramètres société Ce bouton permet l'édition des paramètres société. Choisir un mode de sortie dans la fenêtre qui s'affiche à cet effet et valider par OK. La commande Paramétrer la société est mono-utilisateur. Elle ne peut pas être lancée si un utilisateur a ouvert la société quel que soit le module. Le menu Fichier présente les éléments à paramétrer pour constituer la base de travail de Suivi de trésorerie 100. Les fonctions de gestion d une société (Ouvrir une société et Fermer une société) ainsi que les fonctions du sous-menu Outils et le Calendrier bancaire sont présentées dans le manuel du Gestionnaire Entreprise BanquePoste Banque. La commande Paramétrer les imports & exports permet de définir les critères d affectation d une nature de mouvement aux prévisions importées depuis une comptabilité. Sage

58 Menu Fichier Paramétrer les imports & exports Fichier / Paramétrer les imports & exports Cette commande permet de définir : le format de fichier de prévisions provenant d une autre application (ce paramétrage est inutile pour une comptabilité Sage 100) : il faut ensuite établir la correspondance entre les données du fichier et les natures de mouvement et l affectation aux comptes bancaires en «Table de concordance des écritures». le format du fichier des mouvements bancaires exportés (réalisations et mouvements à comptabilisation future). Le fichier peut-être de type texte (ASCII) ou de type XLS/CSV. Il est entendu que ce paramétrage ne doit être effectué qu'une seule fois avant la première importation de prévisions ou exportation de mouvements bancaires, et uniquement modifié par la suite si nécessaire. Le menu Fichier ouvert, utiliser la commande Fichiers prévisions (import) ou Fichiers mvts bancaires (export) du sous-menu Paramétrer les imports & exports. Sage

59 Menu Fichier Paramétrage du format de fichier Cette fenêtre présente la liste des formats de fichiers préparamétrés. Si les prévisions sont importées depuis Sage Comptabilité 100 (à partir de la version 6.00), L Intégrale, Sage Moyens de paiements 100 (à partir de la version 1.20) ou encore de Sage Négoce 100 (à partir de la version 1.20), il suffira lors de la procédure d'importation de sélectionner le format adéquat. Si le fichier est importé d'une autre application ou exporté vers une autre application, il faut en paramétrer le format. Formats de fichiers préparamétrés Pour visualiser l'un des formats de fichiers préparamétrés, placer le curseur sur la ligne correspondante et double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier. L'en-tête présente le code et le libellé du format de fichier. La liste de droite correspond aux données sélectionnées dans la composition du format. La liste des zones encore disponibles apparaît dans la partie gauche de l écran. En regard de l'intitulé de chaque zone sont affichés : son caractère obligatoire par un astérisque dans la colonne sa colonne (numéro de colonne, pour un fichier de type XLS/CSV) sa position (position du 1er caractère de la zone dans l'enregistrement, pour un fichier ASCII) Sage

60 Menu Fichier sa longueur (nombre de caractères). Les boutons permettent les actions suivantes : Insérer, Exclure les différentes zones de la liste. Modifier les caractéristiques de la zone, si elle est modifiable (longueur, valeur,...). Déplacer des zones dans la liste. Voir le. «Paramétrer un format de fichier», page 60 pour les procédures à suivre. Cliquer sur le bouton OK ou Annuler après visualisation. Paramétrer un format de fichier Paramétrer un format de fichier consiste à insérer, dans l'ordre, les zones de l'enregistrement et définir leur longueur. Pour que l'intégration des mouvements soit correctement effectuée, le format de fichier doit présenter un certain nombre d'informations obligatoires. Elles sont précisées dans la présentation qui suit. Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Renseigner le code puis le libellé (nom du logiciel par exemple). Le dictionnaire complet des données disponibles, pour le format concerné, est alors accessible dans la liste de gauche. La liste de droite comporte les zones du nouveau format créé. Les formats définis ici peuvent être utilisés pour des fichiers ASCII ou de type XLS/CSV. - Pour le fichier ASCII, une zone est définie par sa position et sa longueur. - Pour le fichier de type XLS/CSV, une zone est définie par sa colonne et sa longueur. Insérer une zone Ce bouton permet de sélectionner une zone : elle disparaît alors de la liste des zones disponibles. L insertion peut être effectuée par un double clic sur l élément dans la liste des zones disponibles. Sage

61 Menu Fichier Supprimer une zone Ce bouton permet d annuler l insertion d une zone : la position des zones du format est automatiquement recalculée. Déplacer une zone dans le format Les boutons Monter et Descendre permettent de modifier l ordre des zones Modifier une Zone Le bouton Modifier est accessible lorsque l un des attributs de la zone est accessible : Longueur Valeur format La modification peut être effectuée par un double clic sur l élément dans la liste des zones sélectionnées. Particularités de certaines zones Zone Inutilisée. Cette zone peut être utilisée plusieurs fois. Elle permet d insérer dans la structure du fichier paramétré : des zones vides (champs inutilisés) dans le cas d un fichier ASCII des colonnes vides dans le cas d un fichier de type XLS/CSV. Sens (Débit / Crédit). Il faut indiquer la codification utilisée pour le champ Sens si elle est différente de D pour Débit et C pour Crédit. (Par exemple E comme Encaissement pour Débit et D comme Décaissement pour Crédit, en Comptabilité). Placer le curseur sur ce champ et cliquer sur le bouton Modifier. Saisir la valeur de ce champ au débit et au crédit puis valider par OK. Montant. Pour le champ Montant, cette fenêtre permet également la sélection du séparateur décimal : Virgule, Point ou Sans séparateur. Dans ce dernier cas, indiquer le nombre de décimales que comporte le montant. Préciser également le cadrage adéquat. Sage

62 Menu Fichier Numéro d'ordre. Si le format de fichier comporte le champ Numéro d'ordre, un contrôle des doublons sera effectué lors de l'importation des mouvements. Dans le cas où le logiciel détecte dans le fichier une écriture déjà importée, une mise à jour des données peut être demandée. Pour ce faire, placer le curseur sur ce champ et cliquer sur le bouton Modifier. Saisir le nombre de caractères du champ Numéro d'ordre et cocher la zone suivante si une mise à jour des données doit être effectuée dans le cas précité. Valider par OK. Couverture (montant du lettrage). En cas de lettrage partiel d'une échéance, le montant de la prévision est minoré du montant lettré. Si la zone Couverture est insérée dans le format de fichier, le montant de la prévision sera recalculé en fonction du montant lettré. Date JJ/MM/AA. Le format de la date (style, séparateur) est accessible par le bouton Modifier : Par défaut le style proposé sera JJ MM AAAA avec le séparateur «/». Sage

63 Menu Fichier Valider la création du format de fichier Les zones suivies d un astérisque dans la colonne Oblig doivent impérativement être présentes dans le format : dans le cas contraire, l enregistrement n est pas autorisé. Valider le paramétrage du format de fichier par OK. Modifier un format de fichier Nous recommandons de ne pas modifier les formats préparamétrés. Ils garantissent la fiabilité de la communication avec les logiciels Sage. Ouvrir le menu Fichier, dérouler le sous-menu Paramétrer les imports & exports puis utiliser la commande Fichiers prévisions (import) ou Fichiers mvts bancaires (export). Placer le curseur sur le format à modifier et cliquer sur l'icône Modifier pour ouvrir sa fiche. Seul le code du format de fichier ne peut être modifié. Procéder comme en création pour insérer, modifier, supprimer ou déplacer un champ. Valider après modification par OK. Supprimer un format de fichier Ouvrir le menu Fichier, dérouler le sous-menu Paramétrer les imports & exports puis utiliser la commande Fichiers prévisions (import) ou Fichiers mvts bancaires (export). Placer ensuite le curseur sur le format de fichier concerné et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer par OK. Aucune modification ou suppression de format d importation n est possible si une importation est en cours avec un format. Fichiers prévisions (import) Fichier / Paramétrer les imports & exports / Fichiers prévisions (import) La fonction Fichiers prévisions (import) permet de définir le format des prévisions en provenance d une autre application. Pour ce faire, le fichier à importer doit être au format ASCII ou au format XLS/CSV et présenter les informations nécessaires pour que les prévisions puissent être correctement intégrées dans le logiciel. Sage

64 Menu Fichier Zone Longueur maximale O/F Modifications autorisées Inutilisé F Longueur Code journal 3 F Longueur Date de pièce - Jour 2 F Non modifiable Date de pièce - Mois 2 F Non modifiable Date de pièce - Année 2 F Non modifiable Date de pièce - JJ/MM/AA 10 F Style ; séparateur Type pièce 2 F Longueur Numéro de compte général 13 O Longueur Type de compte 1 F Non modifiable Numéro de compte auxiliaire 13 F Longueur Référence pièce 13 F Longueur Libellé 25 F Longueur Mode de paiement 1 F Non modifiable Date d échéance - Jour 2 O Non modifiable Date d échéance - Mois 2 O Non modifiable Date d échéance - Année 2 O Non modifiable Date d échéance - JJ/MM/AA 10 O Style ; séparateur Sens (débit /crédit) 3 O Longueur ; valeur à déclarer pour sens débiteur et sens créditeur Montant de la comptabilité 20 O Longueur ; séparateur ; cadrage Type d écriture 2 F Longueur Numéro d ordre 7 F Longueur ; option mse à jour des donnéesr Etat pointage 1 F Non modifiable Divers 13 F Longueur Couverture (montant lettrage) 20 F Longueur ; séparateur ; cadrage Identifiant comptable (intégral) 20 F Non modifiable Montant débiteur 20 F Longueur ; séparateur ; cadrage Montant créditeur 20 F Longueur ; séparateur ; cadrage Montant transaction 20 F Longueur ; séparateur ; cadrage Devise de la transaction 3 F Longueur Devise de la comptabilité 3 F Longueur Il faut sélectionner : Date de pièce jour + mois + année ou Date de pièce JJ/MM/AA Date d échéance jour + mois + année ou Date d échéance JJ/MM/AA Montant de la comptabilité + Sens ou Montant débiteur + Montant créditeur Lorsque l un des blocs est sélectionné, l autre n est plus affiché. Sage

65 Menu Fichier Pour plus d informations sur le paramétrage des fichiers, voir le «Paramétrage du format de fichier», page 59 Fichiers mvts bancaire (export) Fichier / Paramétrer les imports & exports / Fichiers mvts bancaires (export) La fonction Fichiers mvts bancaire (export) permet de définir le format pour l exportation des mouvements bancaires : réalisations et mouvements à comptabilisation future, dans des fichiers aux formats ASCII ou de type XLS/CSV. Zone Longueur maximale O/F Modifications autorisées Code banque 5 F Non modifiable Code compte 5 F Non modifiable Nature de mouvement 5 F Non modifiable Montant 20 F Longueur ; séparateur ; cadrage Devise 3 F Longueur Exonération 1 F Valeurs possibles : O ou N Date opération 10 F Style ; séparateur Date de valeur 10 F Style ; séparateur Référence 7 F Longueur Libellé standard 30 F Longueur Libellé complémentaire 30 F Longueur Libellé client à client 30 F Longueur Motif de rejet 24 F Longueur Montant d origine 20 F Longueur ; séparateur ; cadrage Pour plus d informations sur le paramétrage des fichiers, voir le «Paramétrage du format de fichier», page 59 Table de concordance des écritures Fichier / Paramétrage des imports & exports / Table de concordance des écritures Principale caractéristique des écritures bancaires (réalisations), la notion de code AFB, à laquelle est rattachée celle de nature de mouvement n'existe pas en Comptabilité ou en Gestion commerciale. Le pointage automatique des prévisions avec les réalisations s'effectuant notamment à partir des natures de mouvement, il est nécessaire d'associer à chaque prévision importée la nature de mouvement adéquate. Sage

66 Menu Fichier Elle permet d'établir la correspondance entre certains éléments du fichier importé et les natures de mouvement. Cette commande permet également de définir les éléments qui permettront l'affectation automatique des prévisions importées aux comptes bancaires adéquats. Le menu Fichier ouvert, dérouler le sous-menu Paramétrer les imports & exports puis utiliser la commande Table de concordance des écritures. Renseigner les zones : Nature de mouvement Indiquer la position (fichier ASCII) / numéro de colonne (fichier de type XLS / CSV) et la longueur du champ Mode de paiement pour lequels la correspondance avec les natures de mouvement doit être établie. Comptes généraux Définir la longueur des comptes généraux utilisés en comptabilité et le caractère de remplissage souhaité (nécessaire si un compte général a moins de caractères que prévu dans la zone Longueur). Le caractère de remplissage est 0 (zéro) ou blanc. Les comptes généraux sont l'un des critères d'affectation des prévisions aux comptes bancaires adéquats. Dans la table de correspondance, la zone Compte général aura la structure définie ici. Table de correspondance Il s'agit à présent : d'établir la correspondance entre les différentes 'valeurs' que peut prendre le champ précédemment sélectionné (Mode de paiement) et le couple agrégat - nature de mouvement. de définir les critères d'affectation des prévisions aux comptes bancaires. Cliquer sur le bouton Insérer. Sage

67 Menu Fichier Renseigner la fenêtre qui apparait comme suit : Les informations à renseigner varient en fonction du type de comptabilité sélectionné en Fichier / Paramétrer la société, bouton Paramétrage comptable (valeur Autre ou Sage comptabilité 100). Valeur Saisir l une des valeurs que peut avoir le champ sélectionné dans la zone Nature de mouvement de la fenêtre précédente. Lorsque l option Sage Comptabilité 100 est sélectionnée, cette zone peut être alimentée automatiquement. Le bouton Zoom affiche la liste des modes de règlement utilisés en comptabilité (renseignés sous Fichier / A propos de votre société / Onglet Options, rubrique Mode de règlement). Exemple La correspondance avec les natures de mouvement est établie à partir du champ Mode de paiement. Ce champ peut avoir pour valeur dans le fichier importé : C pour Chèque, T pour Traite, V pour Virement Sens Débit ou Crédit comptable. Cliquer sur l'une de ces deux cases d'options. Agrégat Type d agrégat à affecter aux prévisions répondant au deux critères précédents. Cliquer sur le bouton Zoom de cette zone pour afficher la table des agrégats et sélectionner l agrégat approprié en double-cliquant sur la ligne correspondante. Nature de référence Lorsqu un type d agrégat a été sélectionné, cette option est cochée par défaut. Cela signifie que c est la nature de référence de l agrégat sélectionné qui sera affectée à la prévision. Si l utilisateur décoche la zone, la zone Code nature est à nouveau accessible. Code nature. Cette information est accessible si Nature de référence est décochée, cliquer sur le bouton zoom de cette zone pour afficher la liste des natures de mouvement attachées à l agrégat et sélectionner la nature de mouvement appropriée en double-cliquant sur la ligne correspondante. Type de pièce Le type de pièce peut être un critère de sélection supplémentaire si ce champ existe dans le format de fichier. Auquel cas, cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner l'une des options proposées : Aucun : Pas de contrôle sur le type de pièces Sage

68 Menu Fichier FC : Facture client RC : Règlement client AC : Avoir client FF : Facture fournisseur RF : Règlement fournisseur AF : Avoir fournisseur OD : Opérations diverses RE : Acompte Globalisation Les écritures importées peuvent être globalisées, c'est-à-dire, une seule écriture par nature de mouvement et par date d'échéance. Cocher cette case le cas échéant. Les deux zones précédentes, Type de pièce et Globalisation sont disponibles lorsque l option Autre a été sélectionnée dans le paramétrage comptable accessible par la fonction Paramétrer la société du menu Fichier. Ecart date d'échéance / Date d'opération Il s'écoule fréquemment un délai entre la date d'échéance d'une facture et la date d'opération du mouvement (date de remise en banque). Pour obtenir des situations prévisionnelles très proches de la réalité, il est possible de reporter la date d'échéance d'un certain nombre de jours, calendaires ou ouvrés. Pour ce faire, saisir l'écart, en nombre de jours, et cocher la case d'option correspondant au type de jours souhaités (ouvrés, calendaires). Comptes généraux Les critères d'affectation peuvent être affinés par la sélection de comptes généraux. Le programme affectera la nature de mouvement et le compte bancaire (voir zone suivante) sélectionnés aux seules prévisions enregistrées sur les comptes généraux saisis ici. Type de répartition Deux modes d'affectation des prévisions aux comptes bancaires sont disponibles. Sur intervalle de montant La répartition des prévisions par comptes bancaires s'effectue suivant des intervalles de montants définis par l'utilisateur. Exemple L'utilisateur définit les règles d'affectation suivantes pour les chèques à payer : 0,00 Montant ,00 CCF ,00 Montant ,00 CDN ,00 Montant ,00 BNP01 Sur pourcentage de montant Ce mode d'affectation est utilisé lorsque le logiciel d'origine de l'importation génère des montants globaux de prévisions. L'utilisateur définit des règles de répartition par compte bancaire, selon les quotas d'encaissements et de décaissements à réaliser avec chaque banque. Exemple Au 14/05/02, remise de chèques pour un montant global de ,00 Euros. La remise peut être effectuée sur plusieurs comptes bancaires suivant la répartition : 50 % sur BNP Paribas ,00 Euros 20 % sur le CDN ,00 Euros 30 % sur la SG ,00 Euros Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner le Type de répartition souhaité : Sur intervalle de montant ou sur pourcentage de montant. Après sélection d'un type de répartition, il faut indiquer dans l'encadré suivant les intervalles ou pourcentages de montants avec pour chacun le compte bancaire adéquat. Sage

69 Menu Fichier Cliquer sur le bouton Insérer. Si le mode de répartition sélectionné est Sur intervalle de montant, une fenêtre de «Saisie des intervalles de montant» s affiche. Indiquer le code banque et compte bancaire (par saisie ou sélection dans leur liste respective) et saisir l'intervalle de montants. Les prévisions répondant aux critères précédemment définis et dont le montant est inclus dans cette fourchette seront affectées automatiquement au compte bancaire sélectionné ici. Valider par OK et réitérer ces manipulations pour les intervalles de montant suivants. Si le mode de répartition sélectionné est Sur pourcentage de montant, la fenêtre de «Saisie du pourcentage» s affiche. Indiquer le code banque et compte bancaire (par saisie ou sélection dans leur liste respective) et saisir le pourcentage de montants. Valider par OK et réitérer ces manipulations pour les pourcentages de montant suivants. Lors de l'importation d'une prévision globale répondant aux critères précédemment définis, son montant sera automatiquement 'éclaté' sur les différents comptes bancaires sélectionnés à hauteur de leur pourcentage de montant respectif. Valider par OK. La fenêtre «Paramétrage de l'importation des prévisions» revient à l'écran. Les critères d'affectation enregistrés sont affichés dans la table de correspondance. Réitérer ces manipulations pour les critères d'affectation suivants et ce, pour toutes les valeurs que peut avoir le champ pour lequel est établie la correspondance avec les natures de mouvement. Il est possible de modifier ou supprimer l'une des lignes de la table de correspondance définie. Pour ce faire, placer le curseur sur la ligne concernée et cliquer sur le bouton Modifier en cas de modification ou Supprimer en cas de suppression. La commande Table de concordance des écritures est mono-utilisateur pour la société, pour tous les modules. Sage

70 Menu Fichier Modifier le mot de passe Il est possible à chaque entrée dans le module de modifier le mot de passe. Activer la commande Modifier le mot de passe du menu Fichier. L écran suivant apparaît : Saisir le mot de passe actuel puis le nouveau mot de passe et sa confirmation. Le nouveau mot de passe doit comporter au moins quatre caractères alphanumériques. Ce bouton valide la modification du mot de passe. Sage

71 Menu Edition Menu Edition Les actions communes à tous les modules sont présentées dans le chapitre Gestionnaire Entreprise Banque. Les actions spécifiques à chaque liste sont expliquées lors de l ouverture de la liste. Toutes les fonctions de ce menu sont également accessibles au moyen du clic droit, à l ouverture d un écran. Sage

72 Menu Structure Menu Structure Ouvrir le menu Structure. Si des filiales sont rattachées à la société mère, il faut les créer et définir les paramètres société propres à chacune d'entre elles. Dans le logiciel et le manuel, le terme Société est utilisé pour désigner indifféremment la société mère ou une filiale. Le terme Filiale sera précisé à propos de traitements spécifiques aux filiales. Avec les commandes Banques et Comptes bancaires, l'utilisateur paramètre la liste des agences, des comptes bancaires, les conditions bancaires et les conditions générales appliquées par les banques. Les Fusions de comptes bancaires doivent être créées en fonction des situations globales de trésorerie que l'on souhaite obtenir et des échelles d'intérêts et tickets d'agios calculés pour les comptes fusionnés. Le programme propose la liste de Natures de mouvement préparamétrées. L'utilisateur doit compléter chaque fiche préparamétrée par la saisie d'informations spécifiques à sa gestion. La commande Financements / Placements permet de créer les différents types de financements et de placements qui pourront être mis en place. De même, l'utilisateur crée une liste de valeurs mobilières, liste à laquelle il fera appel pour accélérer la saisie des données. La commande Tables multi-sociétés, commune aux différents modules de la gamme Finance 100, est présentée dans le manuel du Gestionnaire Entreprise Banque. Pour plus d informations, voir... «Filiales», page 73, «Banques», page 75, «Comptes bancaires», page 98, «Fusions», page 103, «Natures de mouvement», page 106, «Agrégats», page 113 «Postes d exploitation», page 119 «Financements / Placements», page 124, «Valeurs mobilières», page 133. Sage

73 Menu Structure Filiales Structure/ Filiales Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. Cette commande permet la gestion des filiales rattachées à la société mère (société active). Tous les traitements disponibles pour la société mère le sont pour ses filiales. Utiliser la commande Filiales du menu Structure. Le menu Edition présente les actions autorisées : Créer, Modifier, et Supprimer la liste des filiales. Créer une filiale Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Renseigner cette fiche comme pour la société mère (commande Paramétrer la société du menu Fichier). Si la filiale est établie à l'étranger, cliquer sur le bouton Zoom de la zone Pays et sélectionner son pays de résidence en double-cliquant sur la ligne correspondante. Valider après saisie des paramètres par OK. Réitérer ces manipulations pour la création de l'ensemble des filiales. Modifier une filiale La liste des filiales affichée, placer le curseur sur la filiale concernée et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition pour obtenir sa fiche. Sage

74 Menu Structure Valider après modification par OK. Supprimer une filiale La liste des filiales affichée, placer le curseur sur la filiale concernée et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer à la demande du programme par OK. Editer la liste des filiales La liste des filiales affichée, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les filiales du menu Etats. L'édition de la liste intégrale des filiales est proposée par défaut. Pour la limiter, indiquer les codes inférieur et supérieur (affichage de la liste des filiales en cliquant sur le bouton Zoom, sélection d'une filiale en double-cliquant sur la ligne correspondante). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Sage

75 Menu Structure Banques Structure / Banques Utiliser la commande Banques du menu Structure. Le paramétrage d'une banque s'effectue en sept étapes : Identification de la banque (agence principale) Création des autres agences bancaires s'il y a lieu Création des comptes bancaires Natures de mouvement (il est possible d associer, à chaque nature de mouvement, une condition de valeur, qui s appliquera par défaut en saisie ou génération de prévisions) Conditions générales Paramétrage des virements de trésorerie Documents associés Agences bancaires Si la société a des comptes au sein de plusieurs agences d'une même banque, l'utilisateur procède dans un premier temps à la création de l'agence principale puis à celle des autres agences. Identification de la banque (agence principale) La fenêtre «Liste des banques» affichée, cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. La fiche d'identification d'une banque s ouvre. Sage

76 Menu Structure Renseigner les zones suivantes. Code abrégé Critère d'identification direct lors des différents traitements, saisir une désignation raccourcie. Pays Le code FRA (code ISO de la France) est proposé par défaut. S'il s'agit d'une banque à l'étranger, cliquer sur le bouton Zoom de cette zone et sélectionner le pays par un double-clic sur la ligne correspondante. Code Banque (ou Code BIC pour une banque à l'étranger) Code BDF pour une banque en France (codification des banques par la Banque de France) à saisir sur cinq caractères, par exemple pour BNP Paribas, pour la Banque de Bretagne. Code BIC pour une banque à l'étranger (Bank Identification Coding). Devise L Euro est proposé par défaut. Pour sélectionner une devise autre, cliquer sur le bouton Zoom et sélectionner la devise adéquate en double-cliquant sur la ligne correspondante. Code du guichet / Agence Si la société a des comptes bancaires dans une seule agence de cette banque, saisir successivement dans ces deux zones son code Guichet puis son nom. Dans ce cas, la création d autres agences bancaires s avère inutile. Si la société a des comptes bancaires au sein de plusieurs agences de cette même banque, saisir dans ces deux zones le code guichet puis le nom de l'agence principale, les autres agences devront être créées par la suite. Si la banque est à l'étranger, le code guichet correspond au code Agence bancaire selon la normalisation en vigueur dans le pays. Voir le.«créer les agences bancaires», page 83. Adresses / Code postal /Ville Département / Correspondant / Communication / Numéro Zones à renseigner à titre indicatif uniquement. Indiquer le département du correspondant, son nom, le mode de communication habituel et son numéro. Le nom du correspondant sera affiché dans la liste des agences bancaires du menu Options en regard du code guichet et du nom de l'agence. Jour de fermeture Afin de sélectionner le jour de fermeture de la banque, cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste pour afficher les valeurs proposées Samedi ou Lundi puis cliquer sur la valeur adéquate. Sage

77 Menu Structure Mode de remise Afin de sélectionner le mode de remise, cliquer sur la flèche à droite de cette zone pour afficher les valeurs proposées (Disquette, Télécommunication ou Internet) puis cliquer sur la valeur adéquate. URL Cette zone permet à l utilisateur de saisir l adresse d un site ou d une page internet. Par défaut, dans la fiche banque de BNP Paribas, on aura l adresse du site BNPNET : Virement Trésorerie Cocher cette case pour autoriser, pour la banque concernée, la transmission des virements de trésorerie créés par la commande Virements de trésorerie du menu Gestion avancée. Si la case n est pas cochée, un message d alerte apparaît lors du pointage d un virement : «La transmission de virements de trésorerie n est pas paramétrée pour cette banque». Contrôle d'intégrité La norme ETEBAC limite la liste des caractères autorisés dans les échanges de fichiers. L'option Avec est sélectionnée par défaut : en récupération de fichiers émis par cette banque, le logiciel effectue un contrôle d'intégrité. Si ce contrôle ne doit pas être effectué pour les fichiers émis par cette banque, cliquer sur la case d'option Sans. Une troisième alternative peut être envisagée : les fichiers émis par la banque en cours de création respectent la norme ETEBAC à l'exception de certains caractères. Dans ce cas, ces caractères doivent être précisés par le bouton Caractères autorisés prévu à cet effet. Cliquer sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre de sélection des caractères à exclure du contrôle d'intégrité. Les caractères en surbrillance sont les seuls caractères autorisés dans les échanges de fichiers selon la norme ETEBAC. Pour qu'un autre caractère soit accepté par le programme, double-cliquer sur la case correspondante. Valider par OK. Assistant télécom Ce bouton permet la saisie des paramètres de communication de la banque et de ses services à partir de la fiche Banque. Il n est pas nécessaire de lancer Telbac pour saisir ces paramètres car ils sont créés par l assistant Le bouton Assistant télécom est disponible uniquement si Telbac (version 32 bits) est créé dans le Gestionnaire Entreprise Banque et/ou paramétré dans la fiche Identification Société. Sage

78 Menu Structure Dans certains cas de mise à jour de Telbac, lors de la première utilisation de l Assistant Télécom, le logiciel propose la récupération de l ancienne base Telbac. Pour plus de détails, se reporter au manuel de Telbac, Lancement du logiciel. Création de la banque et des services Lorsqu aucune banque ne correspond à un code abrégé dans Telbac, l assistant procède à sa création. Pour cela, il affiche les deux écrans suivants. Si la banque existe déjà, c est l assistant de modification de la banque et de ses services qui s affiche. Nom de la banque(obligatoire) Par défaut, nom renseigné dans la fiche banque. Cette zone est modifiable. Code abrégé(obligatoire) Par défaut, code abrégé renseigné dans la fiche banque. Cliquer sur Suivant pour afficher l écran de saisie des paramètres de communication de la banque. Numéro X25 de votre serveur (obligatoire) Saisir le Numéro d'accès au serveur bancaire. Sage

79 Menu Structure Données complémentaires (facultatives) Certaines banques demandent la saisie d'informations complémentaires pour effectuer les connexions. Ces données peuvent être requises, pour certains serveurs, comme identifiant supplémentaire ou comme complément au numéro X25. La première lettre indique la nature des données complémentaires. Indiquer D pour les données complémentaires et P pour un mot de passe. Votre banque accepte-t-elle les appels en PCV? Cocher Oui lorsque la banque prend en charge la taxation X25. Dans ce cas, s assurer que le contrat NUI (Numéro du contrat X25) est bien renseigné dans les paramètres de communication dans Telbac (menu Paramètres, commande Télécommunication, onglet Modem). Cliquer sur Suivant pour afficher l écran de création des services. L ensemble des services est proposé : Relevé de Compte, Remise de LCR, Virement, Relevé de LCR, Bons à payer, Impayés de LCR, Prélèvement, Prélèvements impayés, Virements rejetés, Avis de virement, Avis de prélèvements, Virements internationaux, MCF, CRA, CRPC, Décompte monétique commerçant, Divers. Sélectionner les services souscrits auprès de la banque. Cliquer sur Suivant pour afficher l écran de création de paramétrage des services. Sage

80 Menu Structure L accès à l écran de paramétrage des services n est possible que si au moins un service est sélectionné. Dans le cas contraire, un message d alerte s affiche. Nous détaillons plus bas les champs qu il vous est possible de remplir dans l écran de paramétrage. Cet écran s affiche autant de fois que de services sélectionnés. Nom du service Par défaut, nom du service sélectionné. Zone de saisie obligatoire et modifiable. Il n est pas possible de créer un service de même nom qu un service existant pour la même banque. Si le nom de service existe déjà pour la banque, un message d alerte s affiche lors de la validation. La carte paramètre Cette zone est composée de deux lignes de saisie de 40 caractères. Elle est prérenseignée du sens et de la longueur du fichier (par exemple : Rbbb0120 pour le relevé de compte Abbb0160 pour les virements). Reporter, sur ces deux lignes, les paramètres qui ont été attribués par la banque. Pour le deuxième service paramétré en chaîne, et pour les suivants, l assistant conserve la carte paramètre renseignée précédemment (hormis les huit premiers caractères). Position Position du curseur sur les zones de saisie de la carte paramètre. Sage

81 Menu Structure Dans quel répertoire souhaitez-vous stocker le fichier? Par défaut, le chemin d installation du programme et le nom de fichier correspondant. Le cas échéant, le bouton Parcourir permet la recherche du répertoire et du fichier. Par défaut, le nom du fichier est composé de 3 caractères pour le type de service et du code abrégé de la banque. L extension est.txt. Pour les services d envoi, le nom par défaut se termine par le caractère *. Ainsi Telbac enverra tous les fichiers correspondant à la racine, par exemple VIRBNP*.txt. Si le même chemin et le même fichier sont déjà paramétrés dans un autre service, un message d alerte s affiche à la validation de la fenêtre. Voulez-vous définir un autre service de ce type? Permet la création de plusieurs services du même type. Non : le bouton Suivant affiche la fenêtre de création d un service d un autre type sélectionné dans l écran 3. Le type en question est le suivant dans la fenêtre «Suivi de création de service». Oui : le bouton Suivant affiche une nouvelle fiche de création de service du même type. Cet écran s affiche en même temps que l écran précédent, à sa droite. Il liste les types de service à créer. Il indique le statut : En cours : service du type concerné en cours de création. OK : le ou les services du type concerné sont créés (la création n est effective qu à la validation de l écran de Fin de l assistant). Cliquer sur Fin pour valider l ensemble des paramétrages effectués. Modification de la banque et de ses services Cet écran permet de sélectionner par un double-clic le service existant à modifier. Le double-clic affiche la fiche du service à modifier. Voulez-vous ajouter de nouveaux services Lorsque l utilisateur a terminé la modification des services existants, il a la possibilité de créer de nouveaux services. Pour cela, il faut sélectionner Oui et cliquer sur Suivant. Ainsi, l écran de sélection, du ou Sage

82 Menu Structure des types de services à créer, s affiche. Si Non est sélectionné, cet écran dispose du bouton Fin qui permet la mise à jour des modifications et suppressions demandées. La colonne Etat indique si le service a été modifié ou si l utilisateur en a demandé la suppression. Les statuts possibles sont : Rien : aucune modification n a été demandée. En cours de modification : modification du service demandée. En cours de suppression : suppression du service demandée. La mise à jour de toutes les créations, modifications et suppressions est effective uniquement lorsque l utilisateur valide le bouton Fin. Modifier le service Sélectionnée par défaut. Dans ce cas, toutes les zones sont actives et modifiables à l exception de la zone Nom du service. La demande des modifications effectuées est validée en cliquant sur OK. Si l utilisateur sort de la fiche à l aide du bouton Quitter, les modifications ne sont pas conservées. Supprimer le service Si cette option est sélectionnée, toutes les zones sont grisées et non modifiables. La demande de la suppression est validée en cliquant sur OK. Si l utilisateur sort de la fiche à l aide du bouton Quitter, la demande de suppression n'est pas conservée. Sage

83 Menu Structure Ok : retour à la liste des services en conservant les modifications demandées ou la demande de suppression. Le statut du service En cours de modification et En cours de suppression est mis à jour dans la liste des services. Quitter : retour à la liste des services sans conserver aucune modification. Le statut n est pas modifié. Paramétrage des noms de fichiers La récupération des relevés de compte s'effectue via Telbac démarré avec la commande Télécommunication du menu Communication. Les relevés de compte ainsi récupérés sont automatiquement intégrés dans le logiciel. Le nom des fichiers à récupérer est paramétré au niveau de Telbac. Pour les relevés de compte reçus sur disquette ou présents sur le disque dur après récupération par un logiciel de télécommunication autre que Telbac, leur intégration s'effectue avec la commande Importation depuis la liste des mouvements bancaires (Commande Réalisations du menu Gestion des mouvements et soldes). C est la même chose pour les fichiers récupérés via Telbac ou Internet et dont l intégration automatique a échoué. Auquel cas, pour éviter de saisir les coordonnées du fichier à chaque demande d'importation, il est possible de les paramétrer sur la fiche de chaque banque. Les coordonnées du fichier seront automatiquement proposées par le programme, à chaque demande d'importation, après sélection de la banque émettrice. Cliquer sur le bouton Fichiers permettant de renseigner l emplacement et le nom des fichiers à récupérer ou à transmettre. Saisir l unité et le répertoire de stockage puis successivement les noms et extensions des fichiers à récupérer (Relevé de compte et/ou Mouvements comptables futurs). Valider après saisie par OK. La fiche d'identification de la banque revient à l'écran, valider la création par OK. La fenêtre «Liste des banques» revient à l'écran. Créer les agences bancaires La liste des banques affichée, placer le curseur sur l'agence principale et utiliser la commande Agences associées du menu Edition. Sage

84 Menu Structure L'agence principale est indiquée par un astérisque dans la colonne de pointage "P". La création des autres agences bancaires s'effectue comme suit. Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Le code abrégé, le code banque (ou Code BIC pour les comptes à l'étranger) ainsi que le nom de la banque sont affichés en en-tête. Saisir le code guichet de l'agence, son nom puis renseigner les zones suivantes en procédant exactement comme pour l'agence principale. Valider par OK et réitérer s'il y a lieu ces manipulations pour créer les agences bancaires suivantes. Modifier une agence bancaire La liste des agences affichée, placer le curseur sur l'agence concernée et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. Hormis le code abrégé, le code pays, le code banque (ou code BIC pour les banques à l'étranger) et le code guichet, toutes les zones peuvent être corrigées. Valider après modification par OK. Modifier l'agence principale Il est possible de définir comme agence principale une agence autre que celle désignée au départ. La liste des agences étant affichée, placer le curseur sur l agence que vous souhaitez voir devenir principale, puis utiliser le menu Agence principale. Sage

85 Menu Structure Supprimer une agence bancaire La suppression d'une agence bancaire est autorisée si aucun compte bancaire ne lui est associé. La suppression d'une banque (agence principale) entraîne la suppression de l'ensemble de ses agences. De ce fait, aucun compte bancaire ne doit être rattaché à cette banque. Pour supprimer une agence bancaire : La liste des banques affichée, placer le curseur sur la banque concernée et utiliser la commande Agences associées du menu Edition. Pointer l'agence à supprimer et cliquer sur l'icône Supprimer. Confirmer par OK. Editer la liste des banques La liste des banques affichée, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les banques du menu Etats. Cliquer sur la case d'option du type d'édition souhaité : Edition résumée : liste des banques sous forme de tableau à quatre colonnes : Code abrégé, Code banque, Nom de la banque et type de banque (BDF ou BIN). Edition détaillée : édition fidèle de l'ensemble des informations saisies sur les fiches banques. Agences : édition par banque de la liste des agences bancaires avec le détail des éléments saisis sur la fiche de chaque agence. Transfert : génère la liste des banques sous forme de fichier ASCII. Ce fichier peut être récupéré depuis une autre société créée. Conditions générales : édition des conditions générales saisies pour chaque banque et chaque société (société mère et filiales). Voir le. «Conditions générales», page 90. L'édition de la liste intégrale des banques est proposée par défaut. Valider le cas échéant les bornes proposées sinon indiquer les codes limites. Les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste des banques (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Importer la liste des banques Il est possible de récupérer la liste des banques créées par ailleurs. Deux sources d'importation peuvent être envisagées : Une autre société créée dispose des mêmes banques : il faut effectuer un transfert de ce fichier par la commande Edition puis l'importer dans la société en cours. Sage

86 Menu Structure Il est également possible de récupérer la liste des banques d'une société créée dans un autre logiciel de gestion à condition que la structure du fichier soit conforme à celle présentée dans la documentation du Gestionnaire Entreprise Banque. Dans les deux cas, la procédure d'importation est la suivante. La Liste des banques affichée, cliquer sur l'icône Importer. Pour obtenir un rapport sur la récupération des données, cocher la case et valider par OK. Indiquer l'emplacement et le nom du fichier à récupérer et valider par Ouvrir. Si le rapport sur l'importation a été demandé, une fenêtre s'affiche pour la sélection du mode de sortie souhaité. Le logiciel exerce un contrôle au niveau des codes. Une banque dont le code existe déjà dans la liste des banques ne sera pas importée. Les données seront mises à jour s'il y a lieu. Après importation des banques, l'utilisateur peut procéder à celle des comptes bancaires en utilisant une procédure similaire, avec la commande Comptes bancaires du menu Structure. Cette commande est incompatible avec les commandes de Création, Modification, Suppression des banques. Comptes bancaires associés La gestion des comptes bancaires peut être effectuée indifféremment avec la commande Banques (Commande Comptes associés du sous-menu Edition) ou avec la commande Comptes bancaires du menu Structure. Les procédures sont similaires. La commande Comptes bancaires a l'avantage d'éviter à l'utilisateur, pour chaque intervention au niveau des comptes de sélectionner au préalable la banque concernée. Sage

87 Menu Structure Par ailleurs, l'édition ou l'importation des comptes bancaires, toutes banques confondues, ne peuvent être effectuées qu'à partir de la commande Comptes bancaires. La liste des banques affichée, placer le curseur sur la banque concernée et utiliser la commande Comptes associés du menu Edition. Les commandes autorisées sont la Création, Modification, Suppression et Edition des comptes bancaires. Voir le. «Comptes bancaires», page 98 ; les procédures sont identiques. Natures de mouvement La liste des banques affichée, placer le curseur sur une banque et utiliser la commande Natures de mouvement du menu Edition. L'utilisateur dispose d'une liste de natures de mouvement préparamétrées à laquelle il peut apporter des modifications. On peut associer une condition bancaire à chaque nature de mouvement, pour un calcul autormatique de la date de valeur en saisie ou génération de prévisions. Cette liste, telle qu'elle a été paramétrée par l'utilisateur est affectée par défaut à chaque banque créée. Partant de cette base, l'utilisateur peut apporter des modifications à la liste des natures de mouvement d'une banque : spécifier s'il y a lieu les conditions de valeur appliquées par la banque à certaines natures de mouvement, supprimer les natures de mouvement inutilisées, associer à chaque nature de mouvement les codes internes à la banque Créer une nature de mouvement On entend par créer, l affectation d une nature de mouvement à la banque. C'est par exemple le cas après création d'une nature de mouvement non préparamétrée. Sage

88 Menu Structure Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Le curseur est positionné sur la zone Nature, indiquer le code de la nature de mouvement concernée. Ce code peut être saisi ou sélectionné dans la liste des natures de mouvement (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection d'une nature en double-cliquant sur la ligne correspondante). Date de valeur indépendante Cette case à cocher permet de rendre le calcul de la date de valeur dépendant ou indépendant de la date d opération. Si le critère d'importation choisi est Par montant, saisir les montants correspondants et cliquer sur le bouton zoom pour afficher la liste des devises préparamétrées. Sélectionner la devise adéquate par un doubleclic sur la ligne correspondante. Les zones suivantes de cette fenêtre sont automatiquement renseignées Si la nature de mouvement est inexistante, il est possible de procéder à sa création sans quitter la fenêtre ci-dessus. Saisir son code dans la zone Nature; placer ensuite le curseur sur la zone Libellé, le programme signale que ce code nature de mouvement n'existe pas et demande s'il faut procéder à sa création. Valider par OK. Renseigner les zones suivantes et valider la création par OK. Modifier une nature de mouvement La liste des natures de mouvement affichée, pointer la nature de mouvement concernée et double-cliquer sur la ligne correspondante ou cliquer sur l'icône Modifier pour ouvrir sa fiche. Hormis le code de la nature de mouvement, son code AFB, son sens et Type, toutes les zones peuvent être modifiées. Si certaines informations sont différentes de celles saisies pour les natures de mouvement, il faut les spécifier sur cette fiche. Rappel : Les critères d'importation Quatre critères d'importation sont proposés : Aucun, Par montant, Par date et Par code interne. Si l utilisateur souhaite utiliser un critère d importation commun à toutes les banques pour une nature de mouvement, ce dernier doit être paramétré au niveau des natures de mouvements. Ainsi, toute banque créée bénéficie automatiquement de ce critère d importation pour la nature de mouvement en question. Si l'utilisateur souhaite définir un mode d'importation spécifique à cette banque, il faut le sélectionner à ce niveau. Pour les critères d'importation Par montant ou Par date, saisir la fourchette en montants ou en nombre de jours. Sage

89 Menu Structure Si le critère d'importation choisi est Par code interne, la validation par OK ouvre une fenêtre pour la sélection des codes internes associés. Cliquer sur le bouton Insérer pour afficher la liste des codes internes à la banque. Sélectionner les codes internes à rattacher à la nature de mouvement en double-cliquant sur les lignes correspondantes et valider par OK. La fenêtre «Liste des codes opérations internes» revient à l'écran, double-cliquer sur la case du menu Système pour la refermer. On peut à tout moment visualiser la liste des codes internes associés à une nature de mouvement en plaçant le curseur sur la ligne correspondante et en activant le menu Codes opérations internes. Supprimer une nature de mouvement La suppression d'une nature de mouvement est autorisée sous réserve qu'elle ne soit associée à aucun mouvement. Placer le curseur sur la condition bancaire concernée et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Les deux natures de mouvement : CIND (Encaissement indéterminé) et DIND (Décaissement indéterminé) ne peuvent en aucun cas être supprimées. Sage

90 Menu Structure Elles sont utilisées par le logiciel dans le cas où pour une écriture importée, la nature de mouvement appropriée n'existe pas dans la liste des conditions bancaires de la banque émettrice du relevé. Il lui associe alors suivant son sens une de ces deux conditions. Ceci est mentionné dans le rapport de récupération. Après mise à jour des conditions bancaires de cette banque, l'utilisateur peut modifier la condition bancaire associée par défaut aux mouvements de nature indéterminée. Editer une liste de natures de mouvement La liste des natures de mouvement affichée, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les natures de mouvements du menu Etats.. L'édition de la liste intégrale est proposée par défaut ; pour la limiter, indiquer les bornes par saisie ou sélection dans la liste des natures de mouvement (affichage de la liste par le bouton Zoom, sélection par un double-clic). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Conditions générales Les conditions générales doivent être saisies par banque pour chaque société (société mère et filiales). Les conditions générales définies au niveau de chaque banque permettent le calcul des échelles d'intérêts et tickets d'agios fusionnés (calculés pour un ensemble de compte). Pour le calcul des échelles d'intérêts et tickets d'agios par compte, le logiciel se réfère aux conditions définies pour le compte (par défaut celles de la banque auxquelles l'utilisateur peut apporter des modifications). La liste des banques affichée, placer le curseur sur l'une d'entre elles et utiliser la commande Conditions générales du sous-menu Edition. Cliquer sur le bouton Insérer. Sage

91 Menu Structure Devise des conditions La devise de la banque est proposé par défaut ; pour en sélectionner une autre, cliquer sur le bouton Zoom et sélectionner la devise en double-cliquant sur la ligne correspondante. Toutes les zones de montant (plafond, frais...) sont exprimées dans cette devise. Si la devise du compte bancaire est différente de celle de la banque, le programme effectue la conversion. Code société Les conditions générales doivent être définies par banque pour chaque société. Cliquer sur le bouton Zoom de cette zone pour afficher la liste des sociétés (sociétés mère et filiales) et sélectionner la société en double-cliquant sur la ligne correspondante). Découvert Taux de base Si le taux des intérêts débiteurs est basé sur un taux de référence, cocher cette zone. Cours du taux / Majoration Si la zone précédente a été cochée, indiquer le code taux (par saisie ou sélection dans la liste des taux créés : affichage de la liste par le bouton Zoom, sélection du taux en double-cliquant sur la ligne correspondante). Le dernier cours enregistré de ce taux (commande Taux de référence menu Structure / tables multisociétés) s'affiche. Majoration Cette zone est active si le taux de découvert est basé sur un taux de référence. Auquel cas, saisir s'il y a lieu l'écart entre le taux appliqué par la banque et le taux de référence. La majoration doit être exprimée en pourcentage. Le taux de découvert est calculé et affiché dans la zone suivante. Taux Si le taux des intérêts débiteurs n'est pas basé sur un taux de référence, saisir le cours du taux en pourcentage. Le taux de découvert est réactualisé automatiquement par le logiciel en cas de modification du cours du taux de base. Sage

92 Menu Structure Plafond Si le montant de découvert autorisé est plafonné par la banque, cocher cette zone. Cliquer sur Plafond découvert pour ouvrir la fiche de saisie des plafonds de découvert autorisés par la banque et des taux appliqués aux montants de découvert supérieurs à chacun de ces plafonds. Type d'application Cliquer sur l'une des cases d'option proposées : Intervalle de montant : Le taux de découvert est appliqué au montant de découvert inférieur ou égal au plafond 1 Le taux 2 est appliqué au montant compris entre le plafond 1 et le plafond 2 (inclus) Le taux 3 est appliqué au montant supérieur au plafond 2 Seuil de montant Un seul taux est appliqué, en fonction du montant du découvert. Montant du plafond Saisir successivement dans ces deux encadrés : Le montant du premier plafond de découvert autorisé par la banque. Si le taux des intérêts débiteurs est basé sur un taux de référence, cocher la case Taux de base, le cours paramétré pour ce taux s'affiche. Saisir ensuite s'il y a lieu l'écart entre le taux appliqué par la banque et ce taux de référence. Si le taux n'est pas basé sur un taux de référence, il faut le saisir directement dans la zone Taux. Procéder de même pour l'encadré suivant si un second plafond doit être défini. Valider par OK. Exemple Taux du découvert : 12,20 Plafond 1 : Taux 2 : 13,00 Plafond 2 : Taux 3 : 14,50 Pour un montant de découvert de ,00 à une date donnée, le calcul des intérêts débiteurs est effectué de la manière suivante : Type d'application : intervalle de montant Montant Taux appliqué Intérêts débiteurs Sage

93 Menu Structure ,20 169, ,00 180, ,50 100,69 Total des intérêts : 450,69 Type d'application : seuil de montant Montant Taux appliqué Intérêts débiteurs ,5 503,47 Commission du plus fort découvert Commission PFD (Plus Fort Découvert) Cette commission appelée également Commission de découvert est perçue tous les trimestres sur la base du plus fort découvert mensuel, du plus fort découvert trimestriel ou du solde débiteur moyen. Celle-ci s exprime en fraction. C est le programme qui se charge de sa traduction en pourcentage. Méthode de calcul Trois méthodes peuvent être appliquées pour le calcul de l'assiette de la commission de plus fort découvert. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner la méthode appliquée par la banque : PFD Mensuel (Méthode la plus usuelle) La banque calcule le plus fort découvert en valeur pour chaque mois du trimestre, additionne les trois montants et applique au montant total la commission de plus fort découvert. PFD Trimestriel La banque ne tient compte que du plus fort découvert trimestriel et lui applique la commission de plus fort découvert multipliée par trois. Solde débiteur moyen Rapport des Nombres débiteurs et du nombre de jours débiteurs. La banque applique la commission de plus fort découvert au solde débiteur moyen multiplié par trois. (Les nombres débiteurs correspondent au produit de chaque solde débiteur par le nombre de jours durant lequel ce solde est resté inchangé et cela pour tous les soldes débiteurs au cours du trimestre considéré). Limite de la commission de plus fort découvert Limite à exprimer en fraction (saisir le dénominateur) que le programme traduit en pourcentage. (La commission de plus fort découvert est généralement plafonnée à 50 % des intérêts débiteurs). Plafond Si la banque applique des taux différents en fonction du montant de l'assiette de la commission de plus fort découvert, cocher la case Plafond. Cliquer sur le bouton Plafond CPFD. Sage

94 Menu Structure Procéder comme suit : Type d'application Deux options sont proposées sur cette zone : Intervalle de montant ou Seuil de montant. Cliquer sur la case d'option adéquate. Intervalle de montant La commission de plus fort découvert est appliquée au montant de découvert inférieur ou égal au plafond 1 La commission PFD 2 est appliquée au montant compris entre le plafond 1 et le plafond 2 (inclus) La commission PFD 3 est appliquée au montant supérieur au plafond 2. Seuil de montant Un seul taux est appliqué, en fonction du montant du plus fort découvert Plafond 1 / Commission PFD 2 Définir le premier plafond de plus fort découvert autorisé et le taux de commission appliqué. Plafond 2 / Commission PFD 3 Zone accessible si la précédente a été renseignée. Définir s'il y a lieu le second plafond de plus fort découvert autorisé et le taux de commission appliqué dans ce cas. Valider par OK. Intérêts créditeurs Application Les intérêts créditeurs sont souvent appelés 'Intérêts créditeurs fictifs' car il est actuellement légalement interdit de servir des intérêts créditeurs au jour le jour sur des comptes courants non bloqués. Le calcul d'intérêts créditeurs, même fictifs, est soumis à certaines conditions propres à chaque banque. Il n'est pas systématique. Sélectionner l'option Fictive si le montant des intérêts créditeurs apparaît sur le ticket d'agios en déduction de la commission de mouvement, Réelle si ce montant apparaît dans une zone spécifique. Taux de base / Cours du taux Cocher la case Taux de base si le taux des intérêts créditeurs est basé sur un taux de référence. Dans ce cas, indiquer ensuite le code de ce taux de base (par saisie ou sélection dans la liste des taux, affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom de cette zone, sélection d'un taux en double-cliquant sur la ligne correspondante). Le dernier cours saisi pour ce taux (commande Tables multi-sociétés / Taux de référence du menu Structure) s'affiche. Ecart Zone active si le taux des intérêts créditeurs est basé sur un taux de référence. Il s agit de l écart entre le taux de référence et le taux exercé par la banque sur les intérêts créditeurs. Celui-ci étant généralement négatif, il s agit dans ce cas de penser à le faire précéder du signe -. Une fois cette zone renseignée, le taux d intérêts créditeurs est immédiatement calculé et affiché dans la zone suivante. Le taux des intérêts créditeurs est réactualisé automatiquement par le logiciel en cas de modification du cours du taux de base. Taux Si le taux des intérêts créditeurs n'est pas basé sur un taux de référence, saisir dans cette zone le cours du taux en pourcentage. Sage

95 Menu Structure Assiette Deux méthodes pour déterminer l'assiette, c'est-à-dire la base de calcul à laquelle s'applique le Taux d'intérêts créditeurs. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner l'option : Total NC : total des nombres créditeurs NC - ND : différence entre les nombres créditeurs et les nombres débiteurs Les nombres créditeurs correspondent, sur la période considérée, aux produits des soldes créditeurs par le nombre de jours durant les quels chacun est resté inchangé. Exemple Un compte présente un solde créditeur de EUR durant une période de 5 jours. Le nombre créditeur associé est 5* = Limite Plafond d'intérêts créditeurs pris en compte. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone et sélectionner une des trois options : intérêts créditeurs limités au montant de la commission de mouvement intérêts créditeurs limités au montant des intérêts débiteurs pas de limite Frais Commission de mouvement Egalement intitulée Commission de compte, elle doit être exprimée en fraction (ne saisir que le dénominateur) que le programme traduit aussitôt en pourcentage. Bonification Cette zone permet à l utilisateur de sélectionner le choix de la méthode de calcul de la commission de mouvements. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone et sélectionner une des deux options : Balance des intérêts (IC ID), Total intérêts créd. Exonération / Seuil L'entreprise peut être exonérée de la commission de mouvement si le montant de la commission calculé est inférieur à un seuil convenu avec la banque. Dans ce cas, cocher la case Exonération et saisir le seuil dans la zone suivante. Le montant de la commission de mouvement calculé correspond au total des mouvements débiteurs non exonérés, multiplié par la commission de mouvement, sans déduction des intérêts créditeurs fictifs. Tenue de compte Montant des frais de tenue de compte (exprimé dans la devise de la banque). Exonération / Solde créditeur Sélectionner l'une des trois options proposées sur la zone Exonération : Pas d'exonération Commission de mouvement : exonération des frais de tenue de compte si le montant de la commission de mouvement calculé est nul Solde créditeur moyen : exonération des frais de tenue de compte si le solde créditeur moyen atteint un certain montant. Si cette option est sélectionnée, saisir le solde créditeur sur la zone suivante. Le seuil de commission et le solde créditeur sont définis dans la périodicité de calcul du ticket d'agios. Veiller à renseigner ces données en fonction de la périodicité des arrêtés. Périodicité Période de comptabilisation des frais. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone et sélectionner l'option : Mois, Trimestre ou Année. Sage

96 Menu Structure Valider par OK la saisie de ces informations. Saisir de même les conditions générales appliquées par la banque aux autres sociétés et réitérer la saisie des conditions générales pour chaque banque créée. Paramétrer les virements de trésorerie Edition / Paramétrer les virements de trésorerie Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. Cette commande du menu Edition permet de saisir des informations concernant les virements de trésorerie à recevoir ou à émettre à partir d'une banque (éléments nécessaires en Saisie et en Automate d'équilibrage). Voir le menu Gestion avancée. «Automate d'équilibrage», page 296. La liste des banques affichée, placer le curseur sur la banque pour laquelle ce paramétrage doit être effectué et utiliser la commande Paramétrer les virements de trésorerie du menu Edition. Emission de virements de trésorerie Nature de virement de trésorerie émis Nature de mouvement pour l'émission d'un virement de trésorerie à partir de cette banque. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone. La liste des natures de mouvement de ce type s'affiche, sélectionner la nature appropriée en double-cliquant sur la ligne correspondante. Nature de frais Si l'émission d'un virement de trésorerie à partir de l'un des comptes de cette banque induit des frais bancaires, procéder de même pour sélectionner la nature de mouvement correspondant à ces frais. Montant des frais de banque à banque / Montant des frais intra-banque Zones actives si une nature de frais a été sélectionnée dans la zone précédente. Saisir s'il y a lieu le montant des frais facturés par la banque pour un virement de trésorerie émis vers un compte d'une autre banque puis vers un compte au sein de la même banque. Le montant des frais est systématiquement exprimé dans la devise d'équilibrage. Sage

97 Menu Structure Réception de virement de trésorerie Nature de virement de trésorerie reçu Nature de mouvement pour la réception d'un virement de trésorerie sur l'un des comptes de cette banque. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone. La liste des natures de mouvement de ce type s'affiche, sélectionner la nature appropriée en double-cliquant sur la ligne correspondante. Valider par OK. Documents associés Edition / Documents associés Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. Le générateur d'états (menu Etats) permet de créer des documents type, notamment les lettres de confirmation des décisions financières auprès de la banque : mise en place de financements, placements, achat ou vente de valeurs mobilières. A partir de l'automate d'équilibrage (menu Gestion Avancée), après validation des traitements, l'édition des documents types correspondants est automatiquement proposée. Pour ce faire, indiquer au niveau de chaque banque, le document type associé à chacune des décisions financières. La liste des banques affichée, placer le curseur sur une banque et utiliser la commande Documents associés du menu Edition. Pour chaque opération financière, saisir le code du document type approprié ou cliquer sur le bouton Zoom pour afficher la liste des documents types créés et sélectionner le document en double-cliquant sur la ligne correspondante. Réitérer ces manipulations pour l'ensemble des banques. Valider par OK. Sage

98 Menu Structure Comptes bancaires Structure / Comptes bancaires La commande Comptes bancaires permet d'éviter à l'utilisateur, pour chaque intervention au niveau des comptes, de sélectionner au préalable la banque concernée. C'est elle qui va permettre l'édition ou l'importation des comptes bancaires, toutes banques confondues. La génération des virements de trésorerie introduit la notion de numéro d émetteur. Les numéros d émetteur, délivrés pour la Banque de France sur demande de la banque exécutrice des ordres, doivent être paramétrés au niveau de la fiche du compte bancaire depuis lequel sont effectués les virements de trésorerie. Utiliser la commande Comptes bancaires du menu Structure. Créer un compte bancaire Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Renseigner les zones : Sage

99 Menu Structure Code abrégé Cliquer sur le bouton zoom et sélectionner la banque. Son code abrégé, son nom ainsi que le code pays sont automatiquement reportés. Code du compte Saisir le code du compte en 6 caractères alphanumériques au maximum. Intitulé Renseigner le libellé du compte sur 35 caratères alphanumériques maximum. Devise La devise de la banque est proposée par défaut, pour en sélectionner une autre, cliquer sur le bouton Zoom pour afficher la liste des devises préparamétrées et sélectionner la devise du compte en double-cliquant sur la ligne correspondante. C'est la devise utilisée pour l'intégration des relevés et la saisie de prévisions sur ce compte. Le nombre de décimales des montants sera celui de la devise. Code société Le compte en cours de création est rattaché par défaut à la société mère. S'il appartient à une filiale, cliquer sur le bouton Zoom et sélectionner la filiale en double-cliquant sur la ligne correspondante. Type de compte Cliquer sur la flèche à droite de cette zone et sélectionner le type du compte : Normal : il s'agit généralement du compte courant sur lequel sont effectuées les opérations d'encaissement et de décaissement. Titre : compte de gestion du portefeuille de titres. Un compte de type 'Normal' dans la même banque et appartenant à la même société doit être créé sur lequel seront enregistrées les opérations de débit et de crédit lors de l'achat ou de la vente de titres. Dailly : compte utilisé pour les financements Dailly avec gestion d'un compte 'bis' (compte Dailly). Un compte de type 'Normal' dans la même banque et appartenant à la même société doit être créé sur lequel sera crédité le montant des financements. RIB ou BIN Saisir ensuite les éléments du R.I.B (ou du B.I.N : Bank Identification Number, pour les comptes bancaires à l'étranger). Le Code guichet proposé par défaut est celui de l'agence principale, si ce compte est géré par une autre agence, saisir directement son code guichet ou cliquer sur le bouton zoom de cette zone pour afficher la liste des agences créées et sélectionner l'agence. Les deux zones suivantes ne sont actives que pour les comptes de type «Normal». Seuil crédit Solde à partir duquel des virements d'équilibrage peuvent être effectués à partir de ce compte bancaire. Seuil débit Montant de découvert à partir duquel le compte doit être équilibré. C'est le seuil en dessous duquel les intérêts débiteurs sont négligeables. Aucun virement de trésorerie ou financement ne sera proposé si le compte possède un solde débiteur d un montant inférieur à ce seuil. Numéro d émetteur des virements Saisir les numéros émetteurs pour les virements de trésorerie. Ces numéros sont attribués par la banque pour sécuriser les remises d ordres. Valider la création par OK. Sage

100 Menu Structure Modifier un compte bancaire La liste des comptes bancaires affichée, placer le curseur sur le compte concerné et cliquer sur l'icône Modifier pour ouvrir sa fiche. Les zones Code abrégé, Nom de la banque, Code du compte, Code pays et Code banque ne peuvent en aucun cas être modifiées. Le numéro de compte d un compte bancaire ainsi que son journal et son compte comptable peuvent être modifiés même si des mouvements existent sur ce compte. L historique est automatiquement mis à jour. Le code société d un compte bancaire peut être modifié même si des mouvements lui sont rattachés, à une seule condition : le compte ne doit posséder aucune prévision associée à des opérations financières. La modification du RIB est une opération délicate. Elle entraîne une modification de tout l historique. Tous les mouvements effectués sur le compte modifié prendront automatiquement la valeur du nouveau RIB. Il est nécessaire de vérifier que la modification a bien été faite du côté de la banque afin de ne pas risquer le rejet des remises d ordres et de l intégration des relevés de compte. Valider par OK. Les boutons Précédent et Suivant ouvrent la fiche du compte bancaire précédent et suivant. Supprimer un compte bancaire Un compte bancaire mouvementé ne peut être supprimé. De même, un compte bancaire associé à une fusion ne peut être supprimé, il faut dans ce cas le retirer préalablement de la fusion. Si la suppression est autorisée, placer le curseur sur le compte concerné et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer par OK. Editer la liste des comptes bancaires La liste des comptes bancaires affichée, cliquer sur l'icône Editer. Edition résumée : liste des comptes bancaires sous forme de tableau à quatre colonnes : Banque, Compte, R.I.B et Devise du compte. Edition détaillée : édition détaillée de la fiche de chaque compte bancaire. Elle rappelle l'ancienne devise (celle utilisée avant la bascule du compte) et précise, le cas échéant, les dates de bascule théorique (date système de la bascule) et la date de bascule effective (1 er relevé intégré dans la nouvelle devise). Transfert : le transfert génère la liste détaillée des comptes sous forme de fichier ASCII. Ce fichier peut ensuite être récupéré dans une autre société créée. Sage

101 Menu Structure Conditions générales : édition des conditions générales saisies pour chaque compte bancaire (à défaut, conditions générales saisies pour la banque et la société auxquelles il est rattaché). L'édition de la liste intégrale des comptes bancaires est proposée par défaut, pour la limiter, saisir ou sélectionner dans la liste des comptes les codes limites (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Importer la liste des comptes bancaires L'importation des comptes bancaires doit impérativement être précédée de celle des banques. Comme pour les banques, deux sources d'importation des comptes bancaires peuvent être envisagées : Une autre société créée dispose des mêmes comptes bancaires : il faut dans ce cas effectuer un transfert de ce fichier avec la commande Edition puis l'importer dans la société en cours. Il est également possible de récupérer la liste des comptes d'une société créée dans un autre logiciel de gestion à condition que la structure du fichier soit conforme à celle présentée en annexe (dernière partie de cette documentation). L'utilisateur génère le fichier et le récupère ensuite avec la commande Importation depuis la liste des comptes bancaires. Dans les deux cas, la procédure d'importation est la suivante : la liste des comptes bancaires affichée, cliquer sur l'icône Importer ou utiliser la commande Importer du menu Edition. Pour obtenir un rapport sur l'importation des données, cocher la case. Valider par OK. Indiquer l'emplacement du fichier à importer (volume et répertoire de stockage), son nom et son extension et valider par Ouvrir. Si le rapport sur l'importation des données a été demandé, une fenêtre s'affiche pour la sélection d un mode de sortie. Cette commande est incompatible avec les commandes de Création, Modification, Suppression des comptes. Sage

102 Menu Structure Conditions générales Les conditions générales définies au niveau de chaque banque permettent le calcul des échelles d'intérêts et tickets d'agios fusionnés (calculés pour un ensemble de comptes). Pour le calcul des échelles d'intérêts et tickets d'agios par compte, le logiciel se réfère aux conditions définies au niveau du compte. Par défaut, le logiciel associe à chaque compte bancaire les conditions générales définies au niveau de la banque pour la société à laquelle est rattaché le compte avec une éventuelle conversion si la devise du compte est différente de la devise de la banque. Voir la commande «Banques», page 75, pour plus de détails (devise des conditions etc...). Pour visualiser (conditions générales standards) ou modifier (conditions générales spécifiques) les conditions générales associées à un compte, placer le curseur sur la ligne correspondante et utiliser la commande Conditions générales du menu Edition. Conditions générales Cocher la case d'option adéquate Standards (identiques à celles de la banque) ou Spécifiques. L'utilisateur peut ainsi définir des conditions générales "particulières" pour un compte bancaire donné. Valider par OK après modification. Sage

103 Menu Structure Fusions Structure / Fusions Les fusions de comptes bancaires sont créées à deux effets : Pour obtenir des situations de trésorerie globales : l'utilisateur regroupe les comptes bancaires en fonction des critères nécessaires aux situations de trésorerie qu'il désire obtenir (menu Gestion des mouvements et soldes). Pour obtenir des échelles d'intérêts et tickets d'agios fusionnés. En effet, avec l'accord de la banque, le calcul des agios peut être effectué globalement sur un ensemble de comptes au lieu d'un calcul compte par compte. On parle dans ce cas de comptes fusionnés. Si un tel accord a été conclu avec une banque, l'utilisateur crée la fusion de comptes (comptes appartenant à la même banque et de même devise). Utiliser la commande Fusions du menu Structure. Créer une fusion La création d'une fusion s'effectue en deux étapes : créer une fiche fusion : saisie du code, de l'intitulé et de la devise de la fusion constituer la liste des comptes de la fusion : une fusion peut être constituée de plusieurs comptes d'une même banque ou de banques différentes Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Code Appellation abrégée en 1 à 5 caractères alphanumériques. Le programme interdit la validation d'un code attribué au préalable à une autre fusion. Intitulé Zone facultative (30 caractères) pour la saisie d'informations complémentaires. Sage

104 Menu Structure Devise Cette devise sera proposée par le programme pour le calcul des situations de la fusion de comptes. L Euro est proposé par défaut, valider ou afficher la liste des devises en cliquant sur le bouton zoom et sélectionner la devise en double-cliquant sur la ligne correspondante. Valider la création de la fiche par OK. Pour définir les comptes de la fusion, sélectionner cette fusion dans la liste et activer la commande Comptes associés du menu Edition. Une fenêtre s'affiche pour la sélection des comptes de la fusion. Cliquer sur le bouton Insérer. La liste des comptes bancaires s'affiche. Pour sélectionner un compte, placer le curseur sur la ligne correspondante et double-cliquer ou cliquer sur le bouton Pointer/Dépointer. A l'inverse, réitérer ces manipulations pour annuler la sélection d'un compte. Valider par OK après sélection des comptes de la fusion. La fenêtre «Liste des comptes» affiche les comptes sélectionnés. Si la fusion de comptes est effectuée pour le calcul d'échelles d'intérêts et tickets d'agios fusionnés, les comptes sélectionnés doivent appartenir à la même banque, la même société et avoir la même devise. Modifier une fusion Il est possible de modifier l'intitulé, la devise d'une fusion, supprimer un ou plusieurs comptes de la fusion, ou encore insérer de nouveaux comptes. Sage

105 Menu Structure Modification de la fiche La liste des fusions affichée, placer le curseur sur la fusion concernée et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. Valider après modification par OK. Les boutons Précédent et Suivant ouvrent la fiche de la fusion précédente et suivante. Modification de la liste des comptes La liste des fusions affichée, placer le curseur sur la fusion concernée et activer la commande Comptes associés du menu Edition. pour insérer un nouveau compte dans la fusion, cliquer sur le bouton Insérer. La liste des comptes s'affiche, placer le curseur sur le compte à insérer et double-cliquer ou cliquer sur le bouton Pointer/ Dépointer. Valider ensuite par OK. pour retirer un compte de la fusion, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Supprimer. Refermer la liste des comptes de la fusion en cliquant sur la case Annuler. Supprimer une fusion La liste des fusions affichée, placer le curseur sur la fusion à supprimer et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer par OK. Editer la liste des fusions La liste des fusions affichée, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les fusions du menu Etats. La liste résumée présente les fusions sous forme de tableau à trois colonnes : code, intitulé et devise. La liste détaillée présente en plus, la liste des comptes bancaires de chaque fusion. Cliquer sur la case d'option le type d'édition souhaité. L'édition de la liste intégrale des fusions est proposée par défaut, valider ou indiquer les codes limites. Les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste des fusions (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Sage

106 Menu Structure Natures de mouvement Structure / Natures de mouvement Les natures de mouvement caractérisent les différents types d'opérations traitées avec les banques. Une nature de mouvement est définie par un Code (désignation raccourcie), un Libellé (désignation explicite), un Sens (Décaissement ou Encaissement) et surtout un Code AFB (Codification interbancaire des différents types de mouvement). Une nature de mouvement a été prédéfinie pour chaque Code AFB, évitant ainsi une longue procédure de création à l'utilisateur. Deux natures de mouvement spécifiques au fonctionnement du logiciel sont également préparamétrées, elles sont codifiées CIND (pour Encaissement Indéterminé) et DIND (pour Décaissement Indéterminé), leur utilité est présentée plus loin. On peut paramétrer également la gestion des dates de valeur pour une nature de mouvement. Les natures de mouvement préparamétrées sont affectées par défaut à chaque banque créée, elles constituent ainsi le fichier Conditions Bancaires de chaque banque. Utilisation des Natures de mouvement Dans un relevé de comptes, un mouvement bancaire est défini par : un code AFB (Code Interbancaire) un sens (Encaissement ou Décaissement) éventuellement un code interne (codification des types de mouvements internes à chaque banque) un montant Lors de l'intégration des relevés de comptes, le logiciel exploite l'ensemble de ces informations. Il associe à chaque mouvement, la nature de mouvement (du fichier conditions bancaires de la banque émettrice) la plus appropriée. La recherche peut être plus précise si l'utilisateur paramètre des critères d'importation. Parallèlement, le logiciel associe une nature de mouvement à chaque écriture importée (prévisions), ceci, en fonction de la table de correspondance paramétrée par l'utilisateur (commande Paramétrer les imports & exports / Tables de concordance des écritures du menu Fichier). Le pointage automatique des prévisions avec les réalisations est basé, entre autres critères, sur les natures de mouvement. Elles sont ensuite rattachées à un agrégat. Deux modes de consultation peuvent alors être proposés dans les différents états de consultation de la situation de trésorerie : Détaillée (par nature) Synthétique (par agrégat) En conclusion Les natures de mouvement sont préparamétrées. Ce paramétrage doit être complété par la saisie d'informations complémentaires : conditions de valeur, loi statistique, mode et critères d'importation L'utilisateur peut par ailleurs modifier le paramétrage existant en supprimant des natures de mouvement qu'il n'utilisera pas, en modifiant des libellés voire en créant d'autres natures de mouvement. Sage

107 Menu Structure Les modifications communes à toutes les banques doivent être effectuées sur les natures de mouvement, avant de créer les banques. Toute banque créée se verra ainsi attribuer les natures de mouvements paramétrées par l utilisateur. Inversement, les modifications spécifiques à une banque devront être effectuées au niveau des natures de mouvement de cette dernière, après sa création. Liste des natures de mouvement préparamétrées Utiliser la commande Natures de mouvement du menu Structure. Cette fenêtre présente la liste des natures préparamétrées. Pour visualiser la fiche d'une nature de mouvement, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. L'utilisateur doit compléter ce paramétrage en définissant pour chaque nature de mouvement les éléments suivants : Date de valeur indépendante? Conditions de valeur Echéance reportée? Montant des frais fixes pour la natures de mouvement du type Frais fixe Les mouvements de cette nature sont-ils exonérés de la commission de mouvement? Soumis à une loi statistique? Mode et critères d'importation. Compléter le paramétrage des natures de mouvement prédéfinies Placer le curseur sur une des natures de mouvements de la liste et cliquer sur l'icône Modifier ou double-cliquer sur la ligne correspondante pour ouvrir sa fiche. Sage

108 Menu Structure Si pour une même nature de mouvement, les informations sont identiques pour toutes les banques, l'utilisateur doit les saisir à ce niveau avant la création des banques. Si l'une de ces informations est différente pour une banque donnée, il faut les saisir au niveau des natures de mouvement de cette banque, après sa création. Les informations saisies dans les Natures de mouvement prévalent sur celles définies au niveau général. Compléter cette fiche comme suit : Date de valeur indépendante Par défaut, la case est décochée. Si l utilisateur la laisse décochée, alors elle sera calculée en appliquant les conditions de valeur et sera, par défaut, liée à la date d'opération. Si l utilisateur la coche, alors la date de valeur sera toujours calculée en appliquant les conditions de valeur mais sera, par défaut, indépendante de la date d'opération. Conditions de valeur Nombre et type de jours de valeur appliqués aux mouvements de cette nature. Les conditions de valeur par défaut sont des conditions «standard». Echéance reportée Lorsque la date d'opération d'un mouvement est un jour non ouvré, cette date est reportée au jour ouvré le plus proche. Si cette case est cochée, le programme tient compte de cette nouvelle date calculée pour l'application des conditions de valeur et le calcul des agios. Exonération de la commission de mouvement Cette zone concerne les natures de mouvement correspondant à des décaissements. Si les mouvements de cette nature sont exonérés de la commission de mouvement, cocher cette zone. Soumis à une loi statistique / Code loi Cette zone concerne les opérations dont on ne maîtrise pas la date d'opération effective, il s'agit notamment des Chèques et billets à ordre émis et des virements à recevoir pour lesquels le tiers est maître de la date de présentation en banque. Pour les mouvements de ce type, l'utilisateur a la possibilité de créer des lois statistiques (commande Tables multi-sociétés / Lois statistiques du menu Structure) qui permettent d'estimer la date d'opération probable en fonction de la date d'émission de l'ordre. Si les mouvements de cette nature sont soumis à une loi statistique et que la loi a été créée, cocher cette zone. Sage

109 Menu Structure Cliquer ensuite sur le bouton zoom de la zone Code loi pour afficher la liste des lois statistiques créées et sélectionner la loi appropriée en double-cliquant sur la ligne correspondante. Lors de la création ou de l'importation d'un mouvement de cette nature, le programme éclatera son montant aux dates d'opération calculées selon la loi statistique. Les dates de valeur seront ensuite calculées en fonction des conditions de valeur saisies pour cette nature. Pour une présentation complète des lois statistiques, voir le menu Structure / Tables multi-sociétés, commande Lois statistiques du manuel Entreprise Banque. Montant des frais fixes Zone active pour les natures de mouvement du type Frais fixes. La devise indiquée en regard de cette zone correspond à la devise de la société. Critères d'importation Quatre options sont proposées : Aucun, Par Montant, Par Date, Par Code Interne. La sélection d'un mode d'importation autre que Aucun signifie que la nature de mouvement est réservée non plus à tous les mouvements bancaires ayant son sens et code AFB mais répondant aussi à un critère de date, de montant ou de code interne. Lors de l'importation des mouvements, le logiciel effectuera ce contrôle supplémentaire pour affecter à chaque mouvement la nature appropriée. Cliquer sur la case d'option correspondant au critère d'importation souhaité. Par Montant Exemple Un utilisateur désire que lors de l'importation des relevés de comptes, le programme associe une nature de mouvement aux chèques émis d'un montant inférieur à Euros et une autre aux chèques émis d'un montant supérieur à Euros. Dans ce cas, il associe à la nature de mouvement CHQPA (chèques payés, code AFB 01) préparamétrée, le mode d'importation par montant est saisi comme fourchette de montants de 0 à Euros. L'utilisateur crée ensuite une autre nature de mouvement, de même code AFB, à laquelle il associe également le mode d'importation par montant et la fourchette de montants de à Euros. Après sélection de ce mode d'importation, saisir la fourchette de montants sur la zone Montants. Puis, cliquer sur le bouton zoom pour afficher la liste des devises préparamétrés et sélectionner la devise adéquate par un double-clic sur la ligne correspondante. Par Date Ce critère d'importation permet une ventilation des mouvements de même nature en fonction du nombre de jours de valeur appliqués par la banque (décalage entre la date d'opération du mouvement et la date de son débit ou crédit réel en compte). Après sélection du mode d'importation Par Date, saisir la fourchette (nombre de jours de valeur) souhaitée et cliquer sur la case correspondant au type de jours souhaités: Ouvrés ou Calendaires. Ne pas omettre de créer par la suite les natures de mouvement de même code AFB correspondant aux autres fourchettes de dates. Par Code Interne A un même Code AFB peuvent correspondre plusieurs codes internes à une banque. Ce mode d'importation est à sélectionner si l'utilisateur désire ventiler ses mouvements par code interne et non pas seulement par code AFB. Les codes internes étant spécifiques à chaque banque, après sélection de Sage

110 Menu Structure ce mode d'importation, le choix des codes internes associés se fera au niveau des Conditions bancaires de chacune des banques. Exemple La Banque associe à la nature de mouvement 'Remises de chèques' (code AFB 02) les codes internes : 0003 : Chèques sur rayon 0005 : Chèques hors rayon 0015 : Remise de chèques sur nos caisses 0066 : Chèque de voyage. Dans ce cas, l'utilisateur associe à la nature de mouvement préparamétrée CHQRE (Remises de chèques) le mode d'importation par code interne. Il crée ensuite trois autres natures de mouvement ayant le même code AFB (02) et leur associe de même le mode d'importation par Code Interne. Au niveau des Conditions bancaires des banques concernées, il n'aura plus qu'à associer à chaque Nature de mouvement le ou les Codes internes correspondants. Valider par OK. La fenêtre «Liste des natures de mouvement» revient à l'écran. Réitérer ce traitement pour les natures de mouvement suivantes. Créer une nature de mouvement La liste des natures de mouvement affichée, cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Renseigner les zones suivantes : Code nature de mouvement Désignation abrégée à saisir en 1 à 5 caractères alphanumériques. Le logiciel vérifie que le code n'est pas attribué à une autre nature de mouvement. Libellé Zone facultative de 30 caractères alphanumériques pour la saisie d'une désignation explicite. Code AFB Cliquer sur le bouton Zoom de cette zone pour afficher la liste des codes interbancaires préparamétrés et sélectionner le code interbancaire de cette nature en double-cliquant sur la ligne correspondante. Sage

111 Menu Structure Sens Le sens du code AFB est sélectionné. Si ce code AFB identifie à la fois des mouvements de sens encaissement et décaissement, sélectionner le sens adéquat pour la nature de mouvement en cours de création. Type Type d'opération : encaissement, décaissement 'normal' ou opérations financières. Cette zone est automatiquement renseignée en fonction du code AFB et du sens sélectionné (si le code AFB admet deux sens) mais reste néanmoins modifiable (cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et choisir le type d'opération adéquat). Renseigner les zones suivantes comme nous l'avons vu précédemment à propos des natures de mouvement prédéfinies. Valider la création de la nature de mouvement par OK. Modifier une nature de mouvement La liste des natures de mouvement affichée, cliquer sur l icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition pour ouvrir sa fiche. Le code de la nature de mouvement et son code AFB ne peuvent être modifiés. Valider les modifications par OK. Les boutons Précédent et Suivant ouvrent la fiche de la nature de mouvement précédente et suivante. La modification d'une nature de mouvement n'est pas répercutée dans les natures de mouvement des banques déjà créées. Elle n'est prise en compte qu'à la création de nouvelles banques. Lorsque l on modifie le type d une nature de mouvement, l agrégat associé est modifié selon les règles suivantes : Type exploitation vers type financier : l agrégat financier correspondant à la nature est automatiquement imputé. Type financier vers type exploitation : l agrégat Encaissement indéterminé ou Décaissement indéterminé est automatiquement imputé. La table de concordance des écritures est automatiquement mise à jour. Pour plus d informations sur les agrégats, voir le chapitre «Agrégats», page 113 Supprimer une nature de mouvement La suppression d une nature de mouvement n est pas autorisée dans les cas suivants : La nature de mouvement fait partie des natures de mouvement d'une banque : il faut dans ce cas la supprimer au préalable de la liste des conditions bancaires. La nature correspond aux natures réservées, codifiées CIND (Encaissement indéterminé) et DIND (Décaissement indéterminé) : lors de l importation d un relevé de compte, si le logiciel ne trouve pas la nature de mouvement adéquate pour un mouvement, il lui affecte une de ces deux natures en fonction de son sens. L utilisateur pourra la modifier après mise à jour des natures de mouvement. La nature de mouvement est désignée comme nature de référence d un agrégat : il faut dans ce cas désigner, pour cet agrégat, une autre nature de référence (cette modification peut avoir un impact sur les règles renseignées dans la table de concordance des écritures). Sage

112 Menu Structure Si la suppression est autorisée, placer le curseur sur la nature de mouvement concernée et cliquer sur Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer par OK. Editer la liste des natures de mouvement La liste des natures de mouvement affichée, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les natures de mouvements du menu Etats. L'édition de la liste intégrale des natures de mouvement est proposée par défaut, les bornes affichées sont les codes de la première et dernière nature de mouvement de la liste. Pour limiter l'édition, indiquer les codes limites (affichage de la liste des natures de mouvement en cliquant sur le bouton Zoom, sélection d'une nature en double-cliquant sur la ligne correspondante). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Sage

113 Menu Structure Agrégats Structure / Agrégats Un agrégat est un regroupement de 1 à x «Natures de mouvement» destiné à faciliter la lecture de certains documents financiers telle que la fiche en valeur. Un agrégat est défini par : un libellé (désignation explicite) un rang (pour déterminer sa position dans la fiche en valeur) une nature de référence (proposée par défaut en saisie et en table de concordance) Exemple Les remises de chèques sont réparties sur les natures de mouvement suivantes (selon la codification AFB) : - CHQRE : Remise de chèques (code 02) - CHQHR : Remise de chèque hors rayon (code 17) - CHQSC : Remise de chèque sur caisse (code 15) - CHQSR : Remise de chèque sur rayon (code 16) L agrégat «Chèques reçus» permet de regrouper ces quatre natures de mouvement. Utilisation des agrégats Le logiciel propose un paramétrage de base de la table des agrégats. L'utilisateur peut, s il le souhaite, compléter ce paramétrage existant et créer manuellement sa table. L utilisateur peut également récupérer un modèle de table proposé par défaut, ou importer un fichier provenant d une table des agrégats qu il aurait transférée préalablement. Liste des agrégats La table des agrégats est commune à l ensemble des sociétés (mère et filiales). On distingue quatre types d agrégats : Sage

114 Menu Structure Encaissements : agrégats regroupant les natures de type «Encaissement normal». Décaissements : agrégats regroupant les natures de type «Décaissement normal». Encaissements financiers : agrégats regroupant les natures de type financier, en recette (virement de trésorerie reçu, mise en place de financement, retour placement, produit financier, vente titre). Décaissements financiers : agrégats regroupant les natures de type financier, en dépense (virement de trésorerie émis, tombée de financement, agios, frais fixe, mise en place placement, achat titre). Chaque type est présenté sous un onglet spécifique, qui affiche la liste des agrégats rattachés. Les deux onglets financiers ne sont disponibles qu en version Pack du logiciel. Pour visualiser la liste des natures rattachées à un agrégat, il faut placer le curseur sur la ligne correspondante, double cliquer sur l élément ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. De la même manière qu il existe une gestion des natures «CIND» et «DIND» afin de basculer les mouvements bancaires sur des natures indéterminées, il y a des agrégats par défaut «Encaissements indéterminés» et «Décaissements indéterminés» pour regrouper les natures non affectées. Ces deux agrégats ne peuvent pas être supprimés. Paramétrage de la table des agrégats On accède aux fonctions de paramétrage par le menu contextuel ou par le menu Edition : Créer un nouvel agrégat Modifier un agrégat existant Supprimer un agrégat existant Déplacer un agrégat Importer un fichier d agrégat ou un modèle d importation Pour les agrégats financiers, les fonctions Créer et Supprimer ne sont pas actives et les fonctions Modifier et Importer ne sont accessibles que partiellement. Créer un agrégat La liste des agrégats affichée, cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Cette fonction n est pas active dans les onglets «Encaissements financiers» et «Décaissements financiers». La fenêtre «Création d un agrégat» s ouvre alors. Sage

115 Menu Structure Renseigner les zones suivantes : Agrégat Zone sur 35 caractères alphabétiques qui permet de saisir le libellé de l agrégat. Natures de mouvement Pour renseigner cette zone, cliquer sur le bouton Insérer pour accéder à la liste des natures à associer à l agrégat. Seules les natures du sens sélectionné sont accessibles dans cette liste. Il n y a pas de limite au nombre de natures associables à un agrégat. Dès qu une nature de mouvement est associée à un agrégat, elle n est plus disponible (dans la liste) pour cet agrégat, ni pour les agrégats suivants. Référence Cette zone permet de déterminer la nature de mouvement qui servira de nature de référence. Sélectionner la nature choisie et cliquer sur le bouton Référence, un astérisque s affiche dans la colonne correspondante. La nature de référence est : proposée par défaut en saisie imputée aux mouvements importés, si elle est sélectionnée lors de la mise en place de la table de concordance. Tout agrégat doit avoir une nature de référence ; on ne peut donc pas quitter la fonction sans avoir déclaré une nature de mouvement comme étant nature de référence. Permet d ajouter une nature de mouvement à un agrégat Définit une des natures de la liste comme nature de référence Permet de retirer une nature de mouvement sur l agrégat Permet de valider l opération en cours Annule l opération en cours Sage

116 Menu Structure Modifier un agrégat La liste agrégats affichée, cliquer sur l icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition pour ouvrir sa fiche. La fenêtre «Modification d un agrégat» s ouvre alors. Cette fonction permet de modifier : le libellé de l agrégat les natures associées à l agrégat la nature de référence de l agrégat Lorsqu une nature, pour un agrégat donné, est supprimée, elle est automatiquement rattachée, en fonction du sens, à l agrégat «Encaissements indéterminés» ou «Décaissements indéterminés». Cette modification est répercutée dynamiquement sur : les écritures (réalisations et prévisions) les liens créés en table de concordance Pour les agrégats financiers, cette fonction est active mais seuls le code et la nature de référence sont modifiables. Supprimer un agrégat Placer le curseur sur l agrégat concerné et cliquer sur le bouton Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Un message d alerte s affiche alors. Sage

117 Menu Structure Cliquer sur OK pour confirmer la suppression. Lorsque l on supprime un agrégat auquel 1 ou plusieurs mouvements sont associés, les mouvements présents sur cet agrégat sont rattachés à l agrégat indéterminé. Cette suppression impacte la table de concordance des écritures. Si cet agrégat était associé à une table, il doit être remplacé par l agrégat indéterminé. Les natures de mouvements associées sont à nouveau disponibles pour un nouvel agrégat ou en modification (ajout) sur un agrégat existant. Les agrégats indéterminés et les agrégats de types financiers ne peuvent pas être supprimés (le bouton Supprimer n est pas actif sur ces agrégats). Déplacer un agrégat Cette fonction permet de modifier l ordre de liste des agrégats. Placer le curseur sur l agrégat à déplacer et cliquer sur la fonction Déplacer du menu contextuel. Le signe «<» apparaît dans la colonne Déplacé devant la nature de mouvement concernée. Replacer le curseur sur la ligne avant laquelle l agrégat doit se positionner et cliquer à nouveau sur la fonction Déplacer. Sage

118 Menu Structure Importer une liste d agrégats La fonction Importer permet d intégrer une liste d agrégats prédéfinie ou exportée au préalable (par la fonction Etats / «Editer les agrégats»). Seuls les agrégats d exploitation peuvent être importés (les agrégats de type financier sont prédéfinis et ne peuvent être modifiés). Lorsque l utilisateur active cette fonction, un message d alerte apparaît lui indiquant que les agrégats présents seront supprimés. Si l utilisateur confirme, un écran proposant l édition d un rapport s affiche. Cocher la case pour générer automatiquement l édition d un rapport après le choix du fichier à importer. La liste des agrégats prédéfinie est disponible sous le répertoire PV / Modèles (fichier «Modèle agrégats défaut.txt») Editer les agrégats Cette fonction est accessible par le menu Etats / Editer les agrégats et comporte deux options : L option Edition permet l impression de la liste des agrégats pour les 4 groupes («Encaissements», «Décaissements», «Encaissements financiers», et «Décaissements financiers») et pour chaque agrégat, le détail des natures (code + intitulé). L option Transfert permet de générer un fichier des agrégats qui pourra être importé dans une autre société (par la fonction Importer). Sage

119 Menu Structure Postes d exploitation Structure / Postes d exploitation La fonction Postes d exploitation propose une visualisation par poste comptable de la fiche en valeur. Elle permet en complément de la gestion des agrégats d avoir une visualisation de la fiche en valeur sur deux niveaux : par agrégat (agrégat / poste d exploitation) par poste d exploitation (poste d exploitation /agrégat) Un poste d exploitation correspond à un ou plusieurs comptes du plan comptable général. Il faut donc préciser la fourchette de comptes qui lui est associée. Un poste est ensuite affecté à chaque mouvement : Manuellement, en saisie. Automatiquement, lors de l importation des prévisions : le compte comptable enregistré en comptabilité trouve sa correspondance dans la table postes d exploitation. Automatiquement, lors de l intégration des relevés de comptes : Encaissements / Décaissements indéterminés pour les mouvements d exploitation. Opérations financières, dépenses ou recettes pour les mouvements financiers. Aucune information de l extrait de compte ne permet en effet d affecter un poste spécifique. L imputation pourra être effectuée lors du pointage, selon les conditions suivantes : Pour tous les pointages d une prévision avec une réalisation, c est le poste d exploitation de la prévision qui ira s imputer sur la réalisation. Pour tous les pointages multiples de prévisions avec des réalisations, le poste d exploitation des prévisions ne pourra s imputer sur la réalisation que si celui-ci est identique pour toutes les prévisions. Par contre, lorsqu il ne sera pas identique, on proposera la liste des postes d exploitation possibles et l utilisateur imputera le poste d exploitation désiré. En ce qui concerne, le pointage de grande masse, aucune imputation de postes d exploitation ne pourra être effectué. Liste des postes d exploitation Le logiciel propose un paramétrage de base des postes d exploitation. La table proposée dans Suivi de trésorerie 100 associe un poste d exploitation à un ou une fourchette de comptes comptables. Sage

120 Menu Structure Les postes d exploitation sont présentés par type répartis dans 4 onglets : Créances d exploitation Dettes d exploitation Deux onglets affectés aux comptes financiers : Créances financières Dettes financières Les deux onglets financiers ne sont disponibles qu en version Pack du logiciel. L'utilisateur peut, s il le souhaite, compléter ce paramétrage existant et créer sa propre table postes d exploitation. Les postes d exploitation financiers sont prédéfinis et non modifiables. Les mouvements de nature financière sont automatiquement rattachés au poste Opérations financières, dépenses ou recettes en fonction de leur sens. Paramétrage de la table postes d exploitation On accède aux fonctions de paramétrage par le menu contextuel ou par le menu Edition : Créer un nouveau poste d exploitation Modifier un poste d exploitation existant Supprimer un poste d exploitation existant Déplacer un poste d exploitation Importer un fichier de poste d exploitation ou un modèle d importation Pour les postes d exploitation financiers, les fonctions Créer et Supprimer ne sont pas actives et les fonctions Modifier et Importer ne sont accessibles que partiellement. Créer un poste d exploitation Les fonctions décrites ci-dessous (Créer, Modifier, Supprimer) ne concernent que les onglets «Créances d exploitation» et «Dettes d exploitation». La fonction Créer est accessible par le menu contextuel ou par le menu Edition. La création d un poste d exploitation consiste à associer un poste d exploitation à une fourchette de comptes généraux (ou un compte général). Poste d Exploitation Désignation à saisir en 1 à 35 caractères alphanumériques. Le logiciel vérifie que le code n est pas attribué à un autre poste d exploitation. Sage

121 Menu Structure Compte comptable Zone de saisie pour le compte comptable ou la fourchette de comptes comptables associés au poste d exploitation (la borne «à»doit être supérieure ou égale à la borne «de»). Modifier un poste d exploitation La fonction Modifier est accessible par le menu contextuel ou par le menu Edition. La modification s effectue en double cliquant sur un poste d exploitation existant. La fonction permet de modifier les éléments suivants : Le libellé La fourchette de comptes comptables Supprimer un poste d exploitation La fonction Supprimer est accessible par le menu contextuel ou par le menu Edition. Sélectionner le poste d exploitation souhaité puis choisir la fonction Supprimer du menu contextuel ou du menu Edition. Deux cas de figures sont possibles : Si le poste d exploitation n est pas associé à un mouvement, un message d alerte s affiche. Vous pouvez alors confirmer la suppression en cliquant sur le bouton OK ou annuler la procédure en cliquant sur le bouton Annuler. Si le poste d exploitation est associé à un mouvement, un message d alerte s affiche Sage

122 Menu Structure Sa suppression est donc impossible. Déplacer un poste d exploitation La fonction Déplacer permet de gérer l ordre de présentation des postes d exploitation dans la fiche en valeur. Placer le curseur sur le poste d exploitation à déplacer et activer la fonction Déplacer par le menu contextuel. Le signe «<» se place en regard de cet agrégat dans la colonne Déplacé. Placer ensuite le curseur sur l agrégat avant lequel le poste d exploitation à déplacer devra se positionner et actionner à nouveau la fonction Déplacer. Le déplacement est immédiatemment réalisé. Editer les postes d exploitation Cette fonction est accessible par le menu Etats / Editer les postes d exploitation et comporte deux options : Edition permet l impression de la liste des postes d exploitation et pour chaque poste, la fourchette des comptes généraux et le sens attribué. Transfert permet de générer un fichier des postes d exploitation qui pourra être importé dans une autre société (par la fonction Importer). Sage

123 Menu Structure Importer une liste de postes d exploitation La fonction Importer permet d intégrer une liste de postes d exploitation prédéfinie ou exportée au préalable (par la fonction Etats / Editer les postes d exploitation). Seuls les postes de type créances ou dettes peuvent être importés (les postes de type financier sont prédéfinis et ne peuvent être modifiés). La liste des postes d exploitation prédéfinie est disponible sous le répertoire PV / Modèles (fichier «Modèle postes d exploitation défaut.txt»). Deux options sont proposées : Edition d un rapport pour imprimer un rapport d importation Suppression des postes d exploitation non utilisés de la base pour remplacer la table de postes d exploitation existante. Par défaut, les postes d exploitation déjà créés ne sont pas supprimés, les postes intégrés sont ajoutés en fin de liste. Sage

124 Menu Structure Financements / Placements Structure / Financements / Placements Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. Pour optimiser la situation financière de l'entreprise, l'utilisateur est amené à effectuer le placement des excédents de trésorerie ou à faire appel au concours bancaire (financements) pour compenser une insuffisance de trésorerie. Pour faciliter la création de ces mouvements (proposés également s'il y a lieu par l'automate d'équilibrage), l'utilisateur paramètre au préalable avec cette commande les types de financements accordés par ses banques à ses sociétés et les différents placements envisageables. En création d'un financement ou d'un placement, l'utilisateur se contentera de compléter les informations préparamétrées. Utiliser la commande Financements / Placements du menu Structure. Le menu Edition présente les actions autorisées : Créer, Modifier, et Supprimer ces opérations de nature financière. Créer une nature financière La création d'une nature de financement ou de placement s'effectue par banque et par société. La sélection de la banque s'effectue au niveau de la fiche de saisie. A la validation de la saisie, l'utilisateur sélectionne les sociétés pour lesquelles les conditions de financement ou de placement sont valides. Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Sage

125 Menu Structure Cliquer sur l'une des cases d'option proposées pour ouvrir une fiche de création. Financement par crédit Il s'agit de financement de type Spot, Crédit de trésorerie, Billet de trésorerie et Crédit de campagne. Les informations suivantes doivent être saisies pour cette nature de financement. Banque Code de la banque accordant le financement. A saisir ou sélectionner dans la liste des banques (affichage de la liste par le bouton zoom, sélection d'une banque en double-cliquant sur la ligne correspondante). Nature Saisir un code pour cette nature de financement et son intitulé dans la zone suivante. Devise Par défaut, devise de la banque. Sinon, sélectionner la devise adéquate dans la liste des devises (affichage de la liste par le bouton zoom, sélection de la devise en double-cliquant sur la ligne correspondante). Cette zone permet le calcul d'une autorisation globale lors de la consultation d'une fiche de trésorerie consolidée. Taux de base / Code taux / Au cours de Si le taux est basé sur un taux de référence, cocher la case Taux de base. Indiquer ensuite le code de ce taux par saisie ou sélection dans la liste des taux de référence (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Le dernier cours enregistré pour ce taux (commande Tables multisociétés /Taux de référence du menu Structure ) s'affiche. Ecart Zone active si le financement est basé sur un taux de référence. Ecart entre le taux appliqué et le taux de base, à exprimer en pourcentage. Le taux du financement est calculé et affiché dans la zone suivante. Ce taux est réactualisé automatiquement en cas de modification du cours du taux de base. Taux Si le taux du financement n'est pas basé sur un taux de référence, saisir dans cette zone le cours du taux en pourcentage. Sage

126 Menu Structure Intérêts Les intérêts sont précomptés s'ils sont déduits directement du montant du financement. Ils sont postcomptés s'il sont débités à la date de fin du financement. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner l'option adéquate. Jours de banque Nombre de jours ajoutés par la banque à la durée du financement pour le décompte des agios. Autorisation Plafond accordé par la banque à la société pour ce type de financement. Cette indication permet à l'utilisateur de contrôler le montant utilisé et de vérifier qu'il n'est pas en situation de dépassement. Année bancaire Nombre de jours dans l'année bancaire : 360 ou 365 jours. Durée minimale Durée minimale du financement. Prévisions L'utilisateur indique dans cet encadré les natures de mouvement prévisionnels induits par la mise en place du financement : Mise en place, Tombée, Agios, Frais fixes. Ces informations sont utiles à deux niveaux : en création d'un financement prévisionnel, les mouvements induits par ce financement seront automatiquement générés en fonction de ce paramétrage le pointage des mouvements pourra ainsi être optimisé Renseigner cet encadré comme suit : Dans chacune de ces zones, cliquer sur le bouton zoom pour afficher la liste des natures de mouvement de ce type (Mise en place d'un financement, tombée ) pour la banque préalablement choisie. Sélectionner la nature appropriée en double-cliquant sur la ligne correspondante. Le nombre et type de jours de valeur appliqués par la banque à ce type de mouvement s'affichent. Valider la création du financement par OK. La liste des sociétés s'affiche (société mère et filiales). Sélectionner la ou les sociétés pour lesquelles les conditions de financement ont été saisies. pour sélectionner globalement l'ensemble des sociétés, cliquer sur le bouton Pointage total pour sélectionner une société, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Pointage Valider après sélection par OK. Sage

127 Menu Structure Financement par escompte Le financement par escompte d'effets ou escompte commercial est une opération par laquelle le banquier met à la disposition de son client le montant d'une lettre de change ou d'un billet à ordre sans en attendre l'échéance. De cette manière, la banque acquiert les effets en toute exclusivité. Les intérêts sont en général précomptés, c'est-à-dire qu'ils diminuent le capital mis à la disposition de l'entreprise au moment de l'escompte. La fenêtre «Liste des financements / Placements» affichée, cliquer sur l'icône Créer puis cocher la case d'option Financement par escompte. Renseigner cette fenêtre comme nous l'avons vu au. «Financement par crédit», page 125. Les zones supplémentaires sont : Jours minimum Nombre de jours minimum décomptés pour le calcul des agios si la durée du financement augmentée du nombre de jours de banque appliqué est inférieur à ce nombre de jours. Montant minimal Montant minimal des agios décomptés par la banque. Prévisions Dans cet encadré, indiquer les natures de mouvement correspondant à la mise en place et à la tombée du financement, aux agios et aux frais fixes induits par le financement. Dans chacune de ces zones, cliquer sur le bouton Zoom pour afficher la liste des natures de mouvement de ce type (Mise en place d'un financement, tombée ) pour la banque préalablement choisie. Sélectionner la nature appropriée en double-cliquant sur la ligne correspondante. Le nombre et type de jours de valeur appliqués par la banque à ce type de mouvement s'affichent. Ces informations ont une importance à deux niveaux : en création d'un financement prévisionnel, les mouvements induits par ce financement seront automatiquement générés en fonction de ce paramétrage le pointage des mouvements pourra ainsi être optimisé Sage

128 Menu Structure La ligne Tombée Dans le cadre d'un financement par escompte d'effets, les effets escomptés deviennent la propriété de la banque, il n'y a pas de remboursement du financement accordé. De ce fait, aucune écriture prévisionnelle de tombée de financement ne sera générée par le logiciel pour ce type de financement. Cependant, dans l'encadré Prévisions, deux options sont proposées sur la ligne Tombée : Avec : si l'utilisateur sélectionne cette option puis une nature de mouvement, la prévision initiale d'encaissement des effets (escomptés) sera annulée. Sur la fiche en capitaux ou en valeur, le total des échéances des effets escomptés sera affiché sur la ligne Tombée escompte. A cet effet, il est nécessaire d affecter une nature de mouvement à la tombée d escompte, afin que la date d annulation des prévisions initiales puisse être déterminée. Sans : la prévision initiale d'encaissement des effets escomptés ne sera pas annulée. Valider la création du financement par OK. Sélectionner ensuite les sociétés pour lesquelles les conditions de financement saisies sont valides. Voir le. «Financement par crédit», page 125. Valider la création par OK. Financement Dailly / Billet garantie La banque émet un billet de trésorerie pour le montant des créances mobilisées avec une échéance déterminée. Les agios sont décomptés pour la durée du billet. La fenêtre «Liste des financements/placements» affichée, cliquer sur l'icône Créer puis sur la case d'option Financement Dailly / Billet garantie. Renseigner cette fenêtre comme nous l'avons vu au. «Financement par escompte», page 127. Dans l'encadré Prévisions, l'astérisque (*) sur la ligne Tombée indique qu'aucune écriture prévisionnelle de tombée de financement ne sera générée pour ce type de financement. En effet, le client cédant les créances mobilisées à la banque, celui-ci n aura pas à rembourser le financement. Cependant, deux options sont proposées : Sage

129 Menu Structure Avec : si l'utilisateur sélectionne cette option puis une nature de mouvement, la prévision initiale d'encaissement des créances (mobilisées) sera annulée. Sur la fiche en capitaux ou en valeur, le logiciel affichera à la ligne Tombée Dailly le total des échéances des créances mobilisées. L affectation d une nature de mouvement à la tombée du financement est nécessaire afin que la date d annulation des prévisions d encaissement des créances puisse être déterminée. Sans : la prévision initiale d'encaissement des effets escomptés ne sera pas annulée. Valider par OK et sélectionner la (les) société(s) ayant accès à ce type de financement. Financement Dailly / Compte Dailly A la mise en place du financement, le compte normal est crédité du montant du financement et le compte Dailly est débité. Les créances sont créditées sur le compte Dailly à échéance. Les agios, calculés sur la durée du financement, sont débités sur le compte normal. A l'échéance du financement, le compte Dailly est soldé. La fenêtre «Liste des financements/placements» affichée, cliquer sur l'icône Créer puis cocher la case d'option Financement Dailly / Compte Dailly. Renseigner cette fenêtre comme nous l'avons vu au. «Financement par escompte», page 127. Dans l'encadré Prévisions, sélectionner les natures de mouvement relatives à : la mise en place du financement sur le compte normal et le débit du compte Dailly la tombée du financement sur le compte normal et le crédit du compte Dailly les agios les frais fixes Valider par OK et sélectionner les sociétés ayant accès à ce type de financement. Placement La fenêtre «Liste des financements/placements» affichée, cliquer sur l'icône Créer puis cocher la case Placement. Sage

130 Menu Structure Renseigner les zones : Banque A saisir ou sélectionner dans la liste des banques (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection en double-cliquant sur la ligne correspondante). Nature Saisir un code pour cette nature de placement et un intitulé dans la zone suivante. Devise Par défaut, devise de la banque. Sinon, sélectionner la devise dans la liste des devises (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection en double-cliquant sur la ligne correspondante). Cette zone permet le calcul d'une autorisation globale lors de la consultation d'une fiche de trésorerie consolidée. Taux de base / Code taux / Au cours de Si le taux est basé sur un taux de référence, cocher la case Taux de base. Indiquer ensuite le code de ce dernier (par saisie ou sélection dans la liste des taux de référence). Le dernier cours enregistré pour ce taux (commande Tables multi-sociétés / Taux de référence, du menu Structure) s'affiche. Ecart Zone active si le placement est basé sur un taux de référence. Ecart par rapport au taux de base, à exprimer en pourcentage. Le taux du placement est calculé et affiché dans la zone suivante. Ce taux est réactualisé automatiquement par le logiciel en cas de modification du cours du taux de base. Taux Si le taux du placement n'est pas basé sur un taux de référence, saisir son taux en pourcentage. Intérêts Les intérêts sont précomptés s'ils augmentent le montant du capital placé. Ils sont postcomptés s'il sont crédités à la date de fin du placement. Sélectionner l'option adéquate. Année bancaire Nombre de jours dans l'année bancaire : 360 ou 365 jours. Durée minimale Durée minimale du placement. Sage

131 Menu Structure Prévisions L'utilisateur indique dans cet encadré les natures de mouvement correspondant à la mise en place, au retour du placement et aux produits induits par le placement. Ces informations sont utiles à deux niveaux : en création d'un placement prévisionnel, les mouvements induits par ce placement seront automatiquement générés en fonction de ce paramétrage le pointage des mouvements pourra ainsi être optimisé Renseigner cet encadré comme suit : sur chacune de ces zones, cliquer sur le bouton zoom pour afficher la liste des natures de mouvement correspondantes (Mise en place, Retour ) pour la banque préalablement choisie. Sélectionner la nature appropriée en double-cliquant sur la ligne correspondante. Le nombre et type de jours de valeur appliqués par la banque à ce type de mouvement s'affichent. Valider la création du placement par OK. La liste des sociétés s'affiche (société mère et filiales). Sélectionner la ou les sociétés ayant accès à ce type de placement. pour sélectionner l'ensemble des sociétés, cliquer sur le bouton Pointage total pour sélectionner une société, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Pointage Valider après sélection par OK. Modifier une nature financière Utiliser la commande Financements / Placements du menu Structure. Placer le curseur sur la nature à modifier et double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier pour ouvrir sa fiche. Hormis le code banque et celui de la nature financière, toutes les zones peuvent être corrigées. Valider après modification par OK. Les modifications apportées ne seront prises en compte que lors de la prochaine création d un financement ou d un placement de cette nature. Supprimer une nature financière La suppression d'une nature financière utilisée n'est pas autorisée. Pour supprimer une nature financière, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur l'icône Supprimer. Confirmer par OK. Sage

132 Menu Structure Editer la liste des natures financières La liste des natures de financement et placement affichée, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les financements / placements du menu Etats. L'édition de l'ensemble des natures financières est proposée par défaut, pour exclure une nature financière de l'édition, décocher la case d option correspondante. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Sage

133 Menu Structure Valeurs mobilières Structure / Valeurs mobilières Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. Valeurs mobilières que l'utilisateur détient en portefeuille ou dont il pourrait faire l'acquisition. Lors de la création d'opérations d'achats ou ventes de titres, l'utilisateur utilise la liste paramétrée pour accélérer les saisies. Utiliser la commande Valeurs mobilières du menu Structure. Créer une nature de valeur mobilière Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Renseigner les zones : Code valeur La codification des titres est déterminée par la Bourse et commune à toutes les banques. Se référer à la liste des codifications pour saisir le code approprié. Intitulé Saisie d'une désignation explicite. Devise de cotation Devise de la valeur mobilière. Nature d'achat Nature de mouvement à associer à une opération d'achat de ce titre. Afficher la liste des natures de mouvement du type Achat de titres en cliquant sur le bouton zoom et sélectionner la nature appropriée. Sage

134 Menu Structure Nature de vente Nature de mouvement à associer à une opération de vente de ce titre. Cliquer sur le bouton Zoom pour afficher la liste des natures de mouvement du type Vente de titres et sélectionner la nature adéquate. Valider la création par OK. Modifier une nature de valeur mobilière Utiliser la commande Valeurs mobilières du menu Edition. Placer le curseur sur la nature à modifier et double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier pour obtenir sa fiche. Hormis le code valeur, toutes les zones peuvent être corrigées. Valider après modification par OK. Les modifications apportées ne seront prises en compte que lors d une prochaine opération sur ce titre. Supprimer une nature de valeur mobilière La suppression d'une nature de titres utilisée n'est pas autorisée. Pour supprimer une nature de valeur mobilière, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur l'icône Supprimer. Confirmer par OK. Editer la liste des natures de valeur mobilière La liste des natures de valeurs mobilières affichée, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les valeurs mobilières du menu Etats. L'édition de la liste intégrale des natures de titres est proposée par défaut, valider ou indiquer les codes limites. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Importer le cours des valeurs mobilières. Cette commande permet d importer les cours des valeurs mobilières. La liste des natures de valeurs mobilières affichée, cliquer sur l'icône Importer ou utiliser la commande Importer du menu Edition. Sage

135 Menu Structure L utilisateur doit alors indiquer le chemin d accès du fichier à importer. Le nom du fichier proposé par défaut est construit selon le modèle : «quantième du jour de l année ; OPCVM ; extension EXL» Le nom du répertoire proposé sera, de la même manière, le dernier utilisé. Après sélection du fichier concerné, cliquer sur le bouton Ouvrir. Par défaut, l édition d un rapport d intégration est proposée. Contrôles de cohérence Des contrôles de cohérence sont effectués. Ainsi, lorsque le programme détecte des erreurs, la ligne concernée est rejetée. Ces erreurs sont du type : Erreur structure (la structure du fichier n est pas correcte), Erreur sur date (le format de date est incorrect), Erreur sur cours (le séparateur décimal est incorrect). Purger les cours des valeurs mobilières. La commande Purge du menu Edition permet de purger les cours des valeurs mobilières. L utilisateur définit ici la date limite de purge des cours de valeurs mobilières. Tous les cours du titre concerné seront purgés jusqu à cette date incluse. Sage

136 Menu Structure Valider par OK. Un message de confirmation s affiche. Valider à nouveau pour lancer le traitement. Si le traitement n a pas pu être effectué, un message d alerte s affiche. Il n est pas possible de purger la totalité des cours d un titre rattaché à un compte titre. En effet, le dernier cours connu sera toujours présent. S il existe une opération financière (quel que soit son statut) pour une date antérieure à celle de la purge, le cours du titre à cette date ne sera pas supprimé. Cette commande interdit tout accès aux valeurs mobilières. Sage

137 Menu Gestion des mouvements et soldes Menu Gestion des mouvements et soldes Ouvrir le menu Gestion des mouvements et soldes. Synthèse du jour donne les infomations essentielles sur la situation des comptes au jour le jour. Situations et Soldes offre des outils de visualisation et d'analyse des tendances de la trésorerie de l' entreprise. La commande Réalisations permet l'intégration ou la création des relevés de comptes. Parallèlement, la commande Prévisions permet de saisir ou d'importer d'une comptabilité ou d'une gestion commerciale les écritures prévisionnelles. Mouvements à Comptabilisation Future pour l'intégration, la visualisation, l'édition et la purge des mouvements comptables futurs. Le sous-menu Comparatif Prévu / Réalisé permet de visualiser le tableau des écarts entre le prévu et le réalisé, et le pointage des mouvements en mode manuel ou automatique. La commande Relevé de comptes bancaires permet la visualisation ou l'édition des mouvements bancaires intégrés, par banque ou par compte bancaire. Sur le Relevé de comptes analytiques, les mouvements sont cumulés par nature de mouvement. La commande Visualiser le ticket d agios permet l édition des tickets d agios. La commande Générer un fichier au format bancaire permet de reconstituer et de générer dans un fichier ASCII, un relevé de compte au format interbancaire (CFONB). La Purge mouvements et soldes permet la suppression des mouvements, de l'historique d'intégration des relevés de compte et de l'historique des soldes. L'Historique d intégration présente la liste des relevés de compte et des MCF intégrés ou créés (par la commande Créer depuis la liste des réalisations), hormis ceux purgés ou supprimés. Pour plus d informations, voir... «Synthèse du jour», page 139 «Situations et soldes», page 144 «Réalisations», page 163 Sage

138 Menu Gestion des mouvements et soldes «Prévisions», page 178 «Mouvements à Comptabilisation Future», page 198 «Comparatif prévu / réalisé», page 207 «Relevé de comptes bancaires», page 226 «Relevé de comptes analytiques», page 229 «Visualiser le ticket d agios», page 230 «Générer un fichier au format bancaire», page 232 «Purge mouvements et soldes», page 234 «Historique d'intégration», page 235 Sage

139 Menu Gestion des mouvements et soldes Synthèse du jour Gestion des mouvements et soldes / Synthèse du jour Synthèse du jour est accessible par le menu Gestion des mouvements et soldes. Cette fonction peut également être proposée automatiquement à l entrée du produit, si l on active la case à cocher «Lancement automatique «Synthèse du jour» à l entrée de la société» dans la fenêtre «Paramètres de la société» accessible par la commande Paramétrer de la société du menu Fichiers. La fonction Synthèse du jour est un récapitulatif, à la date du jour, des informations essentielles dans le cadre de la gestion quotidienne : L «Onglet «Aujourd hui»», page 139 affiche les soldes du jour par compte, le détail du dernier relevé reçu et les prévisions échues. L «Onglet «Soldes»», page 140 présente les soldes prévisionnels en capitaux et valeur, par compte, sur un horizon d un mois. L «Onglet «Fiche en valeur»», page 141 propose la fiche prévisionnelle en valeur, détaillée, par compte. L «Onglet «Financements / Placements / Titres»», page 141 donne, pour chaque rubrique, l encours, les autorisations et le disponible par banque et par société. Onglet «Aujourd hui» L onglet «Aujourd hui» affiche : Sous la rubrique «Soldes du jour», par compte, les soldes à la date du dernier relevé et à la date du jour, en capitaux et en valeur. Sous la rubrique «Extraits», le détail du dernier relevé de compte reçu, pour chaque compte. Sous la rubrique «Mouvements échus» l ensemble des prévisions échues. Sage

140 Menu Gestion des mouvements et soldes Sous onglet «Soldes du jour» Cet onglet présente la liste des comptes bancaires avec les informations suivantes : Date du dernier relevé reçu Solde du relevé Solde en valeur, à la date du jour, pour les écritures réalisées Solde en valeur, à la date du jour, pour les écritures prévues et réalisées Ces informations sont les mêmes que celles présentées par la fonction Relevés des comptes bancaires accessible par le menu Gestion des mouvements et soldes et le sous-menu Historique d'intégration. Sous onglet «Extrait» Cet onglet offre la possibilité de visualiser les différents extraits de comptes de la société en passant de l un l autre par le biais des boutons Compte précédent et Compte suivant, situés en bas de l écran. Sous onglet «Mouvements échus» Les mouvements échus correspondent aux prévisions non pointées, dont la date d opération est antérieure à la date du dernier extrait. Onglet «Soldes» L onglet «Soldes» présente par compte, les soldes prévisionnels, en capitaux et en valeur, sur un horizon d un mois (date du jour - 7 j à date du jour + 23 j). Par défaut, l onglet actif présente les soldes du compte sélectionné sous «Aujourd hui». Les onglets inactifs correspondent aux soldes des comptes favoris. Pour plus d information concernant l affichage de la fiche en valeur, voir «Personnalisation de l affichage de la fiche en capitaux/valeur», page 153. Sage

141 Menu Gestion des mouvements et soldes Pour plus d information sur les fonctions Atteindre, Exporter et Actualiser, accessibles par le menu Edition, voir le chapitre «Présentation de la fiche en capitaux/valeur», page 147 Onglet «Fiche en valeur» L onglet «Fiche en valeur» présente, par compte, la fiche en valeur, sur un horizon d un mois (date du jour - 7j à date du jour + 23 j). Par défaut, l onglet actif présente la fiche du compte sélectionné sous «Aujourd hui». Les onglets inactifs correspondent aux fiches des comptes favoris. Pour plus d information concernant l affichage de la fiche en valeur, voir «Personnalisation de l affichage de la fiche en capitaux/valeur», page 153. Pour plus d information sur les fonctions accessibles par le menu Edition, voir le chapitre «Présentation de la fiche en capitaux/valeur», page 147 Onglet «Financements / Placements / Titres» Version Pack Cet onglet n est disponible qu en version Pack du logiciel. Cet onglet présente l ensemble des Financements, Placements et Titres pour tous les comptes de la société sous la forme de 3 sous onglets. Sage

142 Menu Gestion des mouvements et soldes Sous onglet «Financements» Cet onglet présente, à la date du jour : Les encours de financement L autorisation, définie en Tables / Financements -placements Le disponible (autorisation - encours) Pour chaque nature de financement paramétrée sont présentés les éléments suivants : Code de la banque, de la société et de la nature de financement Encours : montant des financements mis en place (non encore pointés au statut réalisé) Plafond d utilisation accordé par la banque Montant disponible (plafond -encours) Devise de financement Sous onglet «Placements» Cet onglet présente à la date du jour les encours de placement. Sage

143 Menu Gestion des mouvements et soldes Cet écran reprend les éléments suivants : Code de la banque, de la société et de la nature de placement Taux du placement Encours : Montant des placements mis en place (et non échus à la date de visualisation) Valorisation : Montant des produits financiers à la date du jour Dev : Devise de placement Sous onglet «Titres» Au niveau de cet onglet, s affiche le portefeuille des valeurs mobilières. Cette fenêtre présente le portefeuille disponible pour chaque compte de titres : nombre de valeurs et valorisation au dernier cours de vente connu. Sage

144 Menu Gestion des mouvements et soldes Situations et soldes Gestion des mouvements et soldes / Situations et Soldes Ce menu permet de visualiser différents états, récapitulatifs de la situation de trésorerie de l'entreprise, en capitaux ou en valeur. Ces états peuvent être établis pour l'activité prévisionnelle et/ou réalisée, par compte bancaire, banque, fusion de comptes, société ou pour le groupe (société mère et filiales). Utiliser la commande Situations et soldes du menu Gestion des mouvements et soldes. Version Pack Les sous-fonctions Groupe et Sociétés ne sont disponibles qu en version Pack du logiciel. Actionner une de ces commandes, les fenêtres «Situations des comptes bancaires», des Sociétés, des Groupes, des Banques, ou des Fusions s'affichent. Ces cinq fenêtres sont similaires. Pour la situation du groupe, ce premier écran ne s'affiche pas, nous accédons directement à la fenêtre de sélection de la situation à visualiser. Ce tableau de bord présente pour chacun des comptes bancaires, sa devise, la date et solde du dernier relevé de compte intégré et le solde en valeur «réalisé» et «réalisé et prévisionnel» à la date du jour. Sage

145 Menu Gestion des mouvements et soldes Sur le tableau de bord des banques, des fusions ou des sociétés, la colonne Date et solde du dernier relevé intégré affiche la date et le solde cumulé des derniers relevés intégrés pour l'ensemble des comptes de la banque, de la fusion ou de la société. Si le dernier relevé intégré n'a pas la même date pour l'ensemble des comptes de la banque, de la fusion ou de la société, le logiciel affiche la mention Solde inconnu. A partir de ces tableaux de bord, il est possible de visualiser les situations suivantes : fiches en capitaux ou en valeur soldes en capitaux et en valeur graphiques représentatifs de : l'évolution des soldes la répartition des mouvements débiteurs ou créditeurs par nature de mouvement la répartition des comptes débiteurs ou créditeurs pour une banque, une fusion de comptes, une société ou le groupe Pour éditer l'un de ces états, sélectionner préalablement le compte bancaire, la banque ou la fusion concernée. Puis, cliquer sur le bouton Editer, choisir le mode de sortie adéquat et valider par OK. Pour visualiser l'un de ces états, placer le curseur sur le compte bancaire, la banque, la fusion ou la société concerné et cliquer sur le bouton Visualiser (si l'option Groupe a été sélectionnée, cette fenêtre s'affiche directement). Fiche en capitaux / En valeur La fenêtre propose par défaut les options sélectionnées lors de la dernière consultation. La fenêtre «Situation» affichée, renseigner successivement les zones : Sélection du traitement Cliquer sur la case d'option Consultation. Sage

146 Menu Gestion des mouvements et soldes Agrégat Cliquer sur cette case d option pour un déploiement de la fiche en valeur sur trois niveaux successifs : 1er niveau : cumul par type (encaissement - décaissement) 2e niveau : cumul par agrégat 3e niveau : cumul par nature de mouvement Agrégat / poste d exploitation Cette case d option offre la possibilité d un déploiement de la fiche en valeur sur 3 niveaux successifs : 1er niveau : cumul par type (encaissement - décaissement) 2e niveau : cumul par agrégat 3e niveau : cumul par poste d exploitation Poste d exploitation / agrégat Cette case d option offre la possibilité d un déploiement de la fiche en valeur sur 3 niveaux successifs : 1er niveau : cumul par type (créances - dettes) 2e niveau : cumul par poste d exploitation 3e niveau : cumul par agrégat Pour plus d information sur les différentes présentations de la fiche en valeur, voir «Exemples de présentation de la fiche en capitaux/valeur», page 148 Type de solde Solde en Capitaux ou Solde en valeur selon que la situation est consultée en capitaux ou en valeur. Type d'écritures Sélectionner le statut des écritures à prendre en compte pour le calcul de la fiche : Réalisé ou Prévu et Réalisé. Si l utilisateur a sélectionné Prévu et Réalisé comme type d écritures, les commandes relatives aux prévisions sont accessibles depuis la fiche détaillée. Version Pack Consultation Deux options d affichage sont proposées : L option Synthétique présente par défaut les cumuls pour les deux premiers niveaux de la fiche : encaissement - décaissement ou créances - dettes agrégats ou postes d exploitation Il est possible ensuite d afficher le détail de chaque cumul, en cliquant sur le symbole + en en-tête de ligne L option Détaillée présente par défaut l ensemble des cumuls. Il est possible d afficher le plan synthétique en cliquant sur le symbole - en en-tête de ligne. La zone Consultation n est disponible qu en version Pack du logiciel Périodicité Sélectionner l'option adéquate pour obtenir des soldes quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Période Si l'option Réalisé a été sélectionnée, le programme propose par défaut la période J-15 à J-1. J représentant la date du jour. Si l'option Prévu et Réalisé a été choisie, la période J-7 à J+7 est proposée par défaut. Valider la période proposée par défaut ou saisir les dates de début ou de fin de période. Selon la périodicité choisie, les périodes maximales pouvant être demandées sont 30 jours, 9 semaines ou 12 mois ; ceci, en fonction de la mémoire vive disponible et du nombre de lignes affichées. Lignes à zéro Cocher cette case si les lignes de montant nul doivent être affichées. Dans le cas contraire, seules les lignes mouvementées sont présentées. Version Pack L option Ligne à zéro n est disponible qu en version Pack du logiciel Sage

147 Menu Gestion des mouvements et soldes Devise Devise de consultation, valider ou modifier la devise proposée par défaut (cliquer sur le bouton Zoom pour afficher la liste des devises, sélectionner une devise en double-cliquant sur la ligne correspondante). Valider les sélections par OK pour afficher la fiche correspondante. La devise du compte sélectionné est rappelée dans la barre de titre de cette fenêtre. Présentation de la fiche en capitaux/valeur La fiche en capitaux ou en valeur présente les lignes : Le solde avant équilibrage. Il est égal à : Solde début - Cumul des décaissements + Cumul des encaissements - Tombée Escompte (voir ci-après remarque à propos des lignes Tombée escompte et Tombée Dailly) - Tombée Dailly Le net financier. Il est égal à : Virements de trésorerie reçus - Virements de trésorerie émis + Financements (mise en place) - Tombées de financement - Frais financiers - Placements (mise en place) + Retour des placements + Produits financiers Le solde après équilibrage. Il est égal au solde avant équilibrage + le net financier. Le potentiel de trésorerie. Il correspond au : Solde après équilibrage - Encours de financement + Encours de placement + Encours de portefeuille + Disponibilité de financement Pour chacune de ces lignes, sont affichées en colonnes, les montants quotidiens, hebdomadaires et mensuels (suivant la périodicité choisie) pour la période sélectionnée. Les montants indiqués en italique correspondent aux montants concernés par des prévisions échues et non pointées. Sage

148 Menu Gestion des mouvements et soldes Les montants prévus et réalisés sont affichés sur deux lignes successives si l utilisateur a sélectionné le type d écritures «prévu et réalisé». Des couleurs sont associées aux différents montants. Elles peuvent être personnalisées. Les soldes négatifs sont en caractères rouges. Les dates en caractères italiques correspondent aux jours non ouvrés (samedi, dimanche...) Les prévisions antérieures ou égales à la date du dernier relevé de compte ne sont pas prises en compte dans les soldes. Pour les dates postérieures à la date du dernier relevé de compte intégré, les prévisions pointées ne sont pas prises en compte. A propos des lignes Tombée escompte et Tombée Dailly Les financements par escompte d'effets et les financements du type Dailly sont des financements sans tombée, c'est-à-dire, sans remboursement. En effet, respectivement pour chacun de ces deux types de financement, les effets escomptés et les créances cédées deviennent propriété de la banque accordant le financement. La prévision initiale d'encaissement des effets escomptés ou des créances cédées doit être annulée. Le programme positionne respectivement sur ces deux lignes le montant des effets ou des créances financées. Ces montants viennent donc en diminution du montant des encaissement prévus. L'utilisateur a cependant la possibilité de ne pas gérer ces lignes (si les prévisions ne sont pas saisies par exemple) en précisant au niveau de la nature de financement concernée qu'il s'agit de financements sans tombée. Exemples de présentation de la fiche en capitaux/valeur Par agrégat La fiche peut se déployer sur troix niveaux suivant le niveau de détail souhaité : Premier niveau : le cumul par type Deuxième niveau : le cumul par agrégat Troisième niveau : le cumul par nature de mouvements Sage

149 Menu Gestion des mouvements et soldes Par agrégat / poste d exploitation La fiche présente 3 niveaux d information : Premier niveau : cumul par type Deuxième niveau : cumul par agrégat Troisième niveau : cumul par poste d exploitation Par poste d exploitation / agrégat La fiche présente 3 niveaux d information : Premier niveau : cumul par type Deuxième niveau : cumul par poste d exploitation Troisième niveau : cumul par agrégat Les actions autorisées sur les fiches détaillées sont accessibles par le menu contextuel ou par le menu Edition : Sage

150 Menu Gestion des mouvements et soldes Visualiser le détail d'un montant. La création de prévisions est autorisée à partir de cette commande. Atteindre dynamiquement une fusion, une société, une banque ou un compte distinct de la sélection initiale. Exporter la fiche ou les soldes dans un fichier au format Excel Simuler la création de prévisions. Décaler des prévisions à une date ultérieure. Soldes : visualiser les soldes de chacun des comptes bancaires à une date donnée. Actualiser : recalculer les données affichées en tenant compte des imports ou suppressions des relevés de compte qui auraient pu être effectués par d autres utilisateurs depuis le début de la consultation Gestion des couleurs (Couleur Fond - Couleur Caractères - Couleurs par défaut): donne la possibilité de personnaliser l affichage de la fiche en valeur en changeant les couleurs de fond ou de caractères. Visualiser le détail d'un montant (Création - modification - suppression de mouvements) Il est possible de visualiser la liste des mouvements correspondant à l'un des montants présentés en activant la commande Visualiser accessible par le menu Edition. Si la fiche est visualisée par compte ou par banque, pour les mouvements prévisionnels et réalisés, il est possible de modifier, supprimer et créer de nouvelles prévisions. L utilisateur peut également modifier la date de valeur d une écriture prévisionnelle. Rappel : Principes généraux de fonctionnement des dates : par défaut, la date d opération est la date système, elle peut être remplacée par n importe quelle date ouvrée, pour chaque mouvement, le programme applique à la date de valeur le paramétrage défini dans les conditions bancaires. Si l'option Date de valeur indépendante est cochée alors la date de valeur par défaut est indépendante de la date d'opération et modifiable sans contrôle de cohérence. lorsque l utilisateur modifie le paramétrage de la date de valeur, cela s applique uniquement à la prévision en cours et n a aucune répercussion sur les autres prévisions de même nature, ni sur le paramétrage des conditions bancaires. Voir le paramétrage de la date de valeur dans le menu Structure, «Natures de mouvement», page 106. Sage

151 Menu Gestion des mouvements et soldes Ces modifications sont répercutées sur la liste des Prévisions (menu Gestion des mouvements et soldes). Placer le curseur sur le cumul à 'analyser' pour une nature, un agrégat, ou un poste d exploitation et une date et activer la commande Visualiser accessible par le menu contextuel. Une fenêtre affiche la liste des mouvements justifiant ce montant. Pour visualiser la fiche d un mouvement, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Visualiser. Selon que la liste affichée est une liste de mouvements bancaires ou prévisionnels, les boutons au bas de l'écran présentent toutes les commandes autorisées en gestion des réalisations ou des prévisions (Insérer/ Modifier/Supprimer...). Les fenêtres d insertion ou de modification d un mouvement prévisionnel présentent également la case à cocher Ind. (indépendante) de la zone Date de valeur. Le programme applique à la date de valeur le paramétrage défini dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date respectivement indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision. Cette modification ne génère pas de décalage de la date d opération. La gestion des dates de valeur est la même, que l'on soit en simulation ou non. Voir les. «Réalisations», page 163 et «Prévisions», page 178 pour une présentation détaillée des fonctionnalités. Nous présenterons uniquement ci-après la particularité d'une création de prévision sur les lignes Virements de trésorerie, Financements, Placements, Encours de financement et Encours de placement. Particularité pour la création de virements de trésorerie émis La création d'un virement de trésorerie émis peut être effectuée suivant deux modes : création unitaire : l'utilisateur enregistre uniquement la prévision de l'émission d'un virement de trésorerie à partir d'un compte bancaire sans définir le compte récepteur mise en place d'un virement de trésorerie Placer le curseur sur la cellule intersection entre la nature ou l agrégat (sur la ligne Prévision) et la date concernée et activer la commande Visualiser par le menu Edition. Une liste des prévisions s'affiche, cliquer sur le bouton Insérer. Sage

152 Menu Gestion des mouvements et soldes Cliquer sur la case de l'option souhaitée et valider par OK. La fenêtre habituelle de création d'une prévision s'affiche, renseigner successivement les zones et valider par OK. Voir le paragraphe Prévisions,. «Créer une prévision», page 179, pour une présentation complète de la procédure de création d'un virement de trésorerie prévisionnel. Si la mise en place a été demandée, la fiche de création d'un virement de trésorerie s'affiche. Pour une présentation détaillée de la procédure de création, voir le menu Gestion avancée,. «Créer un virement de trésorerie», page 241. La fiche est automatiquement recalculée, en tenant compte de l'incidence des mouvements créés. Particularité pour la création de financement ou de placement A partir de la fiche en capitaux ou en valeur, la création d'un financement ou d'un placement peut être envisagée de deux façons : enregistrer uniquement le montant prévisionnel du financement ou du placement prévu effectuer une mise en place de financement ou de placement en indiquant tous les éléments nécessaires au logiciel pour la génération des mouvements prévisionnels induits et la gestion des encours Dans le premier cas, placer le curseur à l intersection entre la nature de financement ou de placement adéquate (sur la ligne Prévision) et la date ou la période concernée puis cliquer sur le bouton Visualiser. Une liste des prévisions s'affiche, cliquer sur le bouton Insérer. La fenêtre habituelle de création d'une prévision s'affiche, renseigner successivement les zones et valider par OK. Pour une présentation complète de la procédure, voir le paragraphe Prévisions,. «Créer une prévision», page 179. Dans le second cas, la mise en place d'un financement ou d'un placement s'effectue respectivement à partir des lignes Encours de financement et Encours de placement. La mise en place est possible uniquement sur les fiches en valeur ou en capitaux détaillées et avec affichage des lignes à zéro. Placer le curseur sur à l intersection entre la ligne Encours de financement ou Encours de placement et la date ou la période concernée puis activer la commande Visualiser par menu contextuel. Le logiciel affiche dans un premier temps la liste des natures de financement ou de placement créées. Placer le curseur sur la nature adéquate et activer la commande Visualiser. La liste des financements ou des placements de la nature sélectionnée s'affiche, cliquer sur le bouton Insérer pour ouvrir une fiche de mise en place. Valider après création par OK. Pour une présentation détaillée de la procédure, voir le menu Structure,. «Financements / Placements», page 124. La fiche est automatiquement recalculée par le logiciel, en tenant compte de l'incidence des mouvements créés. Sage

153 Menu Gestion des mouvements et soldes Personnalisation de l affichage de la fiche en capitaux/valeur La fonction Atteindre propose : la consultation dynamique d un élément distinct de la sélection initiale. Celui-ci s affiche alors dans un nouvel onglet, la constitution d une liste d éléments favoris (comptes, sociétés, banques ou fusions), qui s afficheront ensuite automatiquement à chaque consultation de la fiche, indépendamment de la sélection effectuée. Ajouter un favori Pour ajouter une société, banque, compte bancaire ou fusion, sélectionner un des éléments de la liste du premier niveau et activer le menu contextuel. Deux options sont proposées : Placer dans les favoris : affecte l élément souhaité à «Favoris» Placer dans les favoris et atteindre : Affecte l élément souhaité à «Favoris» et affiche instantanément l onglet correspondant à cet élément dans la fiche en valeur. Sage

154 Menu Gestion des mouvements et soldes Déplacer un favori Sélectionner l élément à déplacer dans «Favoris», activer le menu contextuel et choisir l option vers le haut ou vers le bas suivant la place choisie. Supprimer un favori Sélectionner l élément à supprimer dans «Favoris», activer le menu contextuel et cliquer sur la fonction Supprimer. Exporter la fiche en valeur dans un fichier au format Excel La fiche en capitaux ou en valeur affichée, activer la fonction Exporter par le menu contextuel. La fenêtre de sélection du chemin s affiche. Le nom du fichier est proposé par défaut : FicheEnValeur [nom de l onglet].xls Ce nom est modifiable. Seule l extention xls ne peut-être changée. Le fichier créé au format Excel est automatiquement généré lorsque l utilisateur clique sur le bouton Enregistrer. Sage

155 Menu Gestion des mouvements et soldes Le bouton Annuler permet de revenir dans la fiche sans réaliser l exportation des données. Une fois que le fichier Excel est généré, l utilisateur peut alors ouvrir ce fichier. Il y retrouvera toutes les informations de la fiche. Toutes les fonctions du tableur peuvent être utilisées par l utilisateur pour mettre en forme ou modifier les données de la fiche en valeur comme il le souhaite. Faire une simulation de la fiche en capitaux/valeur Version Pack La fonction Simuler n est disponible qu en version Pack du logiciel. La fonction Simuler permet d'enregistrer, de modifier ou de supprimer des prévisions en mode Simulation. Après visualisation de l'incidence de ces traitements sur les soldes, l'utilisateur a la possibilité de les valider ou de les annuler. La fiche en capitaux ou en valeur affichée, activer la commande Simuler par le menu Edition. La mention «Simulation» s'inscrit en première ligne sur la gauche de l'écran. Procéder à la création, modification ou suppression des prévisions. Après validation de chaque traitement, le logiciel signale la mise à jour des soldes. Rappelons que seules les prévisions de date postérieure à la date du dernier relevé de compte et non pointées ont une incidence sur les soldes. Pour revenir en mode réel, désactiver la commande Simuler par le menu Edition. Si les traitements effectués en mode simulation ont une incidence sur les soldes, le logiciel demande s'il y a lieu de les reporter sur la fiche réelle. Valider en cliquant sur OK ou sur Annuler pour les annuler. Le bouton Corriger permet de revenir à la fiche de simulation. Décaler des prévisions Version Pack La fonction Décaler n est disponible qu en version Pack du logiciel. Cette fonction est active sur la fiche en capitaux ou en valeur, établie pour les mouvements prévus et réalisés. Il permet de reporter des prévisions d'une date donnée à une date ultérieure pour en visualiser l'incidence sur les soldes. Cette commande peut également être utilisée en mode simulation. Après visualisation de l'incidence sur les soldes, l'utilisateur a la possibilité de conserver ou d'annuler les décalages effectués. Sage

156 Menu Gestion des mouvements et soldes Placer le curseur à l intersection entre la nature et la date des mouvements concernés (sur la ligne Prévisions), puis activer la commande Décaler du menu contextuel. La liste des mouvements correspondant au montant précédemment sélectionné est affichée dans une fenêtre intitulée «Décalage des prévisions». Sélectionner les prévisions à décaler : pour sélectionner une prévision, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Pointer/Dépointer pour sélectionner l'ensemble des prévisions affichées, cliquer sur le bouton Pointage total à l'inverse, pour annuler la sélection d'une prévision ou une sélection globale, utiliser respectivement le bouton Pointer/Dépointer ou le bouton Dépointage total Valider après sélection par OK. Saisir la nouvelle date (de valeur ou d'opération) à laquelle les prévisions doivent être reportées et valider par OK. Cette date doit être postérieure à la date du dernier relevé intégré pour le compte bancaire. Dans le cadre d'une fiche en valeur, deux cas peuvent alors se présenter : La date de valeur est calculée (case Ind. décochée). Dans ce cas, la date d'opération sera décalée par rapport à la nouvelle date de valeur. La date de valeur est indépendante (case Ind. cochée). Dans ce cas, elle sera modifiée mais la date d'opération restera inchangée. Il en est de même dans le cadre d'une fiche en capitaux : La date de valeur est calculée (case Ind. décochée). Dans ce cas, la date de valeur sera décalée par rapport à la nouvelle date d opération. Sage

157 Menu Gestion des mouvements et soldes La date de valeur est indépendante (case Ind. cochée). Dans ce cas, la date d opération sera modifiée mais la date de valeur restera inchangée. La commande Décalage des prévisions n'est pas disponible pour les fiches en capitaux et en valeur par fusion, société ou pour le groupe. Visualiser les soldes des comptes bancaires Version Pack La fonction Soldes n est disponible qu en version Pack du logiciel. La commande Solde permet de visualiser le solde de chacun des comptes bancaires à une date donnée. A partir d'une fiche en capitaux ou en valeur, placer le curseur dans la colonne correspondant à la date de consultation souhaitée et activer la commande Solde par le menu Edition. La devise de consultation, le type de solde (en capitaux ou en valeur) et le type de mouvements pris en compte (prévus et/ou réalisés) sont ceux sélectionnés pour le calcul de la fiche en capitaux ou en valeur. Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation. Gestion des couleurs Des couleurs sont associées aux différents montants. Elles peuvent être personnalisées par les commandes : Couleur de fond Couleur de caractère La commande Couleur par défaut permet de revenir aux couleurs d origine, le cas échéant. Editer la fiche en capitaux ou en valeur La fiche en capitaux ou en valeur affichée, activer la fonction Editer la fiche du menu Etats. Choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Sage

158 Menu Gestion des mouvements et soldes Soldes en capitaux / En valeur Utiliser la commande Situation et soldes du menu Gestion des mouvements et soldes et sélectionner une des options proposées : Groupe, Sociétés, Banques, Comptes bancaires ou Fusions. La fenêtre «Situations des comptes», des banques, ou des fusions ou des sociétés s'affiche. Placer le curseur sur le compte bancaire, la banque, la fusion ou la société concernée et cliquer sur le bouton Visualiser (si l'option Groupe a été sélectionnée, cette fenêtre s'affiche directement). Suivant la commande choisie (compte, banque, fusion, société ou groupe), certaines zones sont inaccessibles. La fenêtre propose par défaut les options sélectionnées lors de la dernière consultation. Renseigner la fenêtre comme suit : Sélection du traitement Cliquer sur la case d'option Soldes. Type de Solde Sélectionner l une des deux options Soldes en capitaux ou Soldes en valeur. Cette zone n est pas accessible pour une visualisation par compte. Type d'écritures Sélectionner le statut des écritures à prendre en compte pour le calcul des soldes : Réalisé ou Prévu et Réalisé. Périodicité Sélectionner une de ces trois options pour obtenir des soldes quotidiens, hebdomadaires ou mensuels sur la période demandée. Période Si l'option Réalisé a été sélectionnée, le programme propose par défaut la période J-15 à J-1 ; J représentant la date du jour. Si l'option Prévu et Réalisé a été choisie, la période J-7 à J+7 est proposée par défaut. Valider la proposition ou saisir les dates de début et fin de période. Sage

159 Menu Gestion des mouvements et soldes Devise Devise de consultation, valider ou modifier la devise proposée par défaut (affichage de la liste des devises en cliquant sur le bouton zoom de cette zone, sélection d'une devise en double-cliquant sur la ligne correspondante). Valider par OK. Les soldes, quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, en capitaux et en valeur sur la période demandée s'affichent à l'écran. Les soldes sont exprimés dans la devise de consultation sélectionnée. Les soldes débiteurs dépassant l'autorisation de découvert sont signalés par le symbole «-» Les actions autorisées sur les fiches détaillées sont accessibles par le menu contextuel ou par le menu Edition : Atteindre : propose la consultation dynamique d un élément distinct de la sélection initiale. L utilisation de cette fonction est explicitée en détail dans le chapitre «Personnalisation de l affichage de la fiche en capitaux/valeur», page 153 Exporter les fiches de soldes dans un fichier au format Excel L utilisation de cette fonction est explicitée en détail dans le chapitre «Exporter la fiche en valeur dans un fichier au format Excel», page 154 Actualiser : recalculer les données affichées en tenant compte des imports ou suppressions des relevés de compte qui auraient pu être effectués par d autres utilisateurs depuis le début de la consultation Les autres fonctions du menu Edition (Visualiser, Simuler, Décaler et Solde) ne sont pas accessibles quand l affichage des soldes est demandé. Editer L état des soldes affiché, activer la fonction Editer les soldes du menu Etats. Sage

160 Menu Gestion des mouvements et soldes Indiquer les dates de début et de fin de période (la période maximale est 1 mois). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Calcul des soldes en capitaux et en valeur La gestion des soldes tient compte des diverses spécificités proposées par certaines banques, à savoir : la gestion des relevés de compte dont certains mouvements ont une date d'opération postérieure à la date du relevé (J+N), la gestion des relevés de compte comprenant plusieurs journées (calcul des soldes intermédiaires), la gestion des fichiers de comptes étrangers (date ancien solde = date nouveau solde). En fonction de l'état visualisé (évolution des soldes pour un compte, une banque, une fusion de comptes, la société ou le groupe), le plafond de découvert autorisé est déterminé comme suit : Type de visualisation soldes par compte soldes par banque soldes par fusion des comptes soldes par société soldes pour le groupe Montant du plafond de découvert plafond défini au niveau des conditions générales du compte plafond défini au niveau des conditions générales de la banque somme des plafonds définis au niveau des comptes de la fusion somme des plafonds définis au niveau des comptes de la société somme des plafonds définis au niveau des comptes L'état visualisé peut être édité vers une sortie au choix de l'utilisateur. Activer la fonction Editer accessible par le menu Etats. Graphiques Trois situations peuvent être visualisées sous forme de graphique : évolution des soldes sur une période. répartition (en montant et en pourcentage) par nature, des mouvements créditeurs ou débiteurs enregistrés sur un compte bancaire ou globalement sur une banque, une fusion, une société ou au niveau du groupe durant une période. répartition en pourcentage des comptes présentant un solde débiteur ou créditeur à une date précise. Ce graphique peut être établi pour une banque, une fusion de comptes, une société ou le groupe. Utiliser la commande Situation et soldes du menu Gestion des mouvements et soldes. Sélectionner ensuite une des options proposées : Comptes, Banques, Fusions, Sociétés ou Groupe. La fenêtre «Situations des comptes», des banques, des fusions ou des sociétés s'affiche. Sage

161 Menu Gestion des mouvements et soldes Placer le curseur sur le compte bancaire, la banque, la fusion ou la société concernée et cliquer sur le bouton Visualiser (si l'option Groupe a été sélectionnée, cette fenêtre s'affiche directement). La fenêtre correspondant à la sélection s affiche. Opérer les sélections suivantes : Sélection du traitement Cliquer sur la case d'option Graphique puis sur celle du type de graphique à visualiser. Type de Solde Choisir l'une des deux options proposées, Soldes en capitaux ou en valeur. Type d'écritures Statut des écritures à prendre en compte pour le calcul de la situation, Réalisé ou Prévu et Réalisé. Période Si l'option Réalisé a été sélectionnée, le programme propose par défaut la période J-15 à J-1. J représentant la date du jour. Si l'option Prévu et Réalisé a été choisie, la période J-7 à J+7 est proposée par défaut. Valider ou saisir les dates de début et fin de période. Devise Devise de consultation, valider ou modifier la devise proposée par défaut (affichage de la liste en cliquant sur le bouton Zoom, sélection d'une devise en double-cliquant sur la ligne correspondante). Valider par OK. Définir les paramètres du graphique : Dimension Présentation en 2 ou 3 dimensions. Cliquer sur l'une de ces deux cases d'option. Type de graphe Sélectionner le mode de présentation du graphique : histogramme aligné : chaque valeur est représentée par une barre verticale, courbe pleine, courbe. Valider par OK pour obtenir l'affichage du graphe. Sage

162 Menu Gestion des mouvements et soldes Le graphe peur être édité ou copié dans le presse-papiers pour être réutilisé par un traitement de texte, un tableur ou un grapheur. Sage

163 Menu Gestion des mouvements et soldes Réalisations Gestion des mouvements et soldes / Réalisations Cette fonction est accessible par la commande Gestion des mouvements et soldes / Réalisations. Sur l'intégration des relevés de compte Les mouvements bancaires (mouvements réellement enregistrés en banque) peuvent être intégrés dans le logiciel de quatre façons : Par Internet Les utilisateurs d Internet peuvent soit lancer directement leur navigateur Internet depuis Windows, soit utiliser la commande Internet du menu Communication. Par télécommunication Les utilisateurs du logiciel Telbac peuvent soit le lancer depuis Windows, soit utiliser la commande Télécommunication du menu Communication. Les relevés de compte récupérés par Telbac sont ensuite automatiquement intégrés dans le logiciel. Par l'option Importation de la commande Réalisations Les utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac peuvent également lancer leur logiciel directement par la commande Télécommunication si le volume et répertoire d'installation de ce logiciel et le nom de son fichier exécutable ont été saisis dans les paramètres société (Commande Paramétrer la société du menu Fichier, bouton Télécommunication). Les relevés de compte récupérés doivent ensuite être intégrés dans le logiciel par la commande Importation sur la liste des mouvements bancaires. Cette commande permet également d'intégrer les relevés de compte reçus sur disquettes. Par la commande Créer sur la liste des réalisations Par mesure de souplesse, le logiciel autorise également la création manuelle d'un relevé de compte. Les mouvements bancaires intégrés, par n'importe lequel de ces procédés, sont visualisables par la commande Réalisations. Liste des mouvements bancaires Utiliser la commande Réalisations du menu Gestion des mouvements et soldes ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils de la fenêtre d'application. Sage

164 Menu Gestion des mouvements et soldes Cet écran présente la liste des mouvements bancaires intégrés. Si la récupération des relevés de compte n'a pas encore été effectuée, cas d'une initialisation récente, un message le signale. Une liste déroulante est disponible, dans la barre d outils secondaire, pour limiter la sélection à un agrégat donné. Tous permet d afficher les mouvements réalisées pour l ensemble des agrégats. La colonne Origine peut prendre différentes valeurs : " blanc " : la devise de l'opération initiale est inconnue ou identique à celle du compte bancaire ; " # " : la devise de l'opération initiale est différente de la devise actuelle du compte bancaire ; " c " : le mouvement d'origine a été converti dans la devise actuelle du compte bancaire. Les mouvements exonérés de la commission de mouvement sont signalés par un astérisque dans la colonne Exo ; de même, les mouvements pointés sont distingués par un astérisque en dernière colonne. Le menu Edition regroupe les commandes accessibles depuis cette liste : La création d un relevé de compte, la modification, la visualisation, l importation et l exportation de mouvements, La définition des critères de sélection, de tri ou de recherche, dans la liste des mouvements, Les opérations de limitation de l affichage aux mouvements non pointés, de pointage des écritures et si nécessaire, d annulation du pointage des écritures. Créer un relevé de compte Cette procédure peut être utilisée notamment lorsqu'un relevé de compte non récupéré n'est plus disponible sur le serveur de la banque. La liste des mouvements bancaires affichée, cliquer sur l'icône Créer ou valider la commande Créer du menu Edition. Sage

165 Menu Gestion des mouvements et soldes Sélectionner le compte bancaire pour lequel le relevé doit être créé. Saisir ensuite les dates et montants du solde ancien puis du solde nouveau du relevé de compte à créer. Après saisie de chaque date, le programme contrôle l'existence d'un relevé de compte à cette date. La création d'un relevé de compte déjà importé ou saisi est refusée. Pour la date du solde nouveau, le programme propose par défaut la date du solde ancien plus un jour ouvré. Les dates doivent être antérieures à la date du jour. Si un solde existe à la date du solde ancien ou du solde nouveau, le programme l'affiche mais il ne peut être modifié. Devise du relevé Devise du compte bancaire. Valider par OK. Une fenêtre s'affiche pour la création des mouvements du relevé. La date et le montant du solde ancien du relevé de compte à créer sont rappelés en en-tête. La date et le montant du solde nouveau ainsi que la variation de solde sont affichés au bas de l'écran suivi de la devise du compte. Il faut à présent créer les mouvements justifiant cette variation de solde. Cliquer sur le bouton Insérer pour ouvrir une fiche de création. Sage

166 Menu Gestion des mouvements et soldes Renseigner successivement les zones : Agrégat Sélectionner l agrégat souhaité dans la liste déroulante. Nature Cliquer sur le bouton Zoom pour afficher la liste des natures de mouvement associées à l agrégat choisi précédemment et sélectionner la nature du mouvement en double-cliquant sur la ligne correspondante. Montant Montant de l'opération suivi de la devise du compte. Exonération Exonération de la commission de mouvement. Zone renseignée automatiquement en fonction du paramétrage effectué pour la nature de mouvement. Date d'opération Indiquer la date d'opération du mouvement. Si le report d échéance a été demandé pour cette nature de mouvement, le logiciel vérifie également que la date saisie correspond à un jour ouvré, sinon il la reporte au jour ouvré le plus proche. La mention 'Date reportée' s'affiche sur la zone suivante. Date de valeur Automatiquement calculée en fonction de la date d'opération et des conditions de valeur paramétrées pour la nature de mouvement sélectionnée. La date de valeur proposée peut être modifiée. Référence Zone facultative de 7 caractères alphanumériques. Libellé standard / Libellé complémentaire L'intitulé de la nature de mouvement sélectionnée est affiché dans la zone libellé standard. Un libellé complémentaire peut être saisi dans la zone suivante. Libellé client à client Le libellé client à client offre une précision supplémentaire sur le mouvement. Il est renseigné automatiquement lors de l importation d un fichier de relevés de comptes qui contient cette information. Sage

167 Menu Gestion des mouvements et soldes Poste d exploitation Cliquer sur le poste d exploitation approprié dans la liste déroulante. Société Code de la société à laquelle est rattaché le compte bancaire. Montant origine Zone non accessible à la saisie. Devise d'origine du montant avant conversion. La mention Inconnue, par défaut, signifie que la devise du montant d'origine est inconnue. Précisions sur les origines avant bascule en Euros : La zone Montant origine est complétée par la mention " Inconnue ". Cela signifie que la devise de création est inconnue ; La zone Montant origine n'apparaît pas (à blanc). Cela signifie que la devise de création est connue. Précisions sur les origines après bascule en Euros : La mention Montant converti apparaît avec la valeur d'origine en Francs pour les mouvements dont l'origine était "inconnue" avant bascule d'un compte en Euros ; La mention Montant origine apparaît : avec la valeur d'origine du montant (en Francs ou en Euros) si la devise d'origine du mouvement est différente de la devise de tenue de compte (origine #) ; avec la mention "Inconnue" si l'origine du mouvement est inconnue. Pas de montant d'origine : l'origine est connue. Valider par OK. Une fiche vierge de création est affichée pour la création du mouvement suivant. Poursuivre la saisie. Après validation du dernier mouvement, double-cliquer sur la case Annuler pour revenir à la fenêtre Relevé de compte. Les commandes de modification et suppression d'un mouvement sont disponibles si nécessaire. Valider la création du relevé par OK. Contrôles effectués par le logiciel à la validation du relevé de compte. Le logiciel vérifie dans un premier temps que le cumul des mouvements créés justifient la variation de solde. Dans le cas contraire, un message propose le retour en saisie. Les mouvements du relevé de compte créé sont ajoutés à la liste des mouvements bancaires. Les relevés de compte créés manuellement sont distingués dans l'historique d'intégration (menu Gestion des mouvements et soldes) par la mention C en dernière colonne. Sage

168 Menu Gestion des mouvements et soldes Modifier un mouvement bancaire Placer le curseur sur le mouvement concerné et double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier. Précisions sur les origines avant bascule en Euros : La zone Montant origine est complétée par la mention " Inconnue ". Cela signifie que la devise de création est inconnue ; La zone Montant origine n'apparaît pas (à blanc). Cela signifie que la devise de création est connue. Précisions sur les origines après bascule en Euros : La mention Montant converti apparaît avec la valeur d'origine en Francs pour les mouvements dont l'origine était "inconnue" avant bascule d'un compte en Euros ; La mention Montant origine apparaît : - avec la valeur d'origine du montant (en Francs ou en Euros si la devise d'origine du mouvement est différente de la devise de tenue de compte (origine #) ; - avec la mention "Inconnue" si l'origine du mouvement est inconnue. - Pas de montant d'origine : l'origine est connue. Les zones Agrégat, Nature, Libellé complémentaire et Poste d exploitation peuvent être corrigées. Nature La zone Nature peut être modifiée pour la raison suivante : lors de l importation d un relevé de compte, si le logiciel ne trouve pas la nature de mouvement appropriée pour un mouvement, il lui affecte en fonction de son sens, une des deux natures préparamétrées à cet effet : CIND (Encaissement indéterminé) ou DIND (Décaissement indéterminé). Ceci est précisé dans le rapport d intégration (Edition des anomalies). Après mise à jour du fichier Natures de mouvement de la banque émettrice du relevé, l utilisateur peut remplacer la nature CIND ou DIND par la nature de mouvement adéquate, pour avoir une situation de trésorerie précise par nature de mouvement. Voir le menu Tables, «Banques», page 75 et le «Natures de mouvement», page 106. Quand le cas se présente, placer le curseur sur le mouvement dont il faut modifier la nature, cliquer sur l icône Modifier pour ouvrir sa fiche, le curseur se positionne sur la zone Nature, saisir le code de la nature de mouvement adéquate (ou afficher la liste des natures de mouvement pour la sélectionner en cliquant sur le bouton Zoom). Sage

169 Menu Gestion des mouvements et soldes Valider la modification par OK. La plupart des banques offrent un service relevés de comptes enrichis. Ce service permet d associer à un mouvement un libellé complémentaire enrichi visualisable par le bouton Zoom. Lorsque aucun libellé complémentaire enrichi est associé au mouvement, le bouton est grisé. Agrégat Afficher la liste des agrégats créés (par la fonction Structure / Agrégats) et double cliquer sur la ligne choisie. Poste d exploitation Afficher la liste des postes d exploitation créés (par la fonction Structure / Postes d exploitation) et double cliquer sur la ligne choisie. Valider la modification par OK. Les boutons Précédent et Suivant affichent respectivement la fiche du mouvement bancaire précédent et suivant. Visualiser la fiche d un mouvement Cette commande permet de visualiser une écriture bancaire sans bloquer la fiche en écriture. Seuls les boutons Précédent et Suivant sont actifs. Le double-clic sur une réalisation donne accès à la modification. Editer la liste des mouvements bancaires La fenêtre Liste des mouvements bancaires affichée, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les mouvements bancaires du menu Etats. Sage

170 Menu Gestion des mouvements et soldes L'édition de la liste intégrale des mouvements bancaires est proposée par défaut. L'édition peut être limitée par type(s) de mouvement et suivant les critères proposés sur la gauche de la fenêtre. Tous les types de mouvement sont sélectionnés par défaut, pour en exclure un de la sélection, décocher la case correspondante. Indiquer ensuite les bornes inférieure et supérieure pour chacun des critères souhaités. Les codes Banque, Compte, Devise, Société et Nature peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton Zoom de la zone, sélection par un double-clic). Une sélection peut également être effectuée sur le libellé des écritures. Enfin, l'exonération de la commission de mouvement ainsi que le statut des écritures (pointées ou non pointées) sont également des critères de sélection pour l'édition. Sélectionner une des options proposées sur les zones Type et Statut. Cliquer sur la flèche à droite de chacune de ces zones de liste, choisir le critère de sélection souhaité. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. L édition des mouvements bancaires propose les colonnes suivantes : Libellé (35 caractères) : elle est composée des lignes Libellé standard et éventuellement de l ensemble des libellés complémentaires, Montant, Montant d origine (et devise par mouvement), Origine (valeurs " blanc ", " # ", " c "). Sur l'édition apparaissent également les sous-totaux par devise existante. Sage

171 Menu Gestion des mouvements et soldes Importer les mouvements bancaires Cette commande permet d'intégrer les relevés de compte reçus sur disquette ou présents sur le disque dur après récupération par un logiciel de télécommunication autre que Telbac ou Internet. Voir l'introduction au. «Réalisations», page 163. Cette commande peut également être lancée après télétransmission dans le cas particulier où un utilisateur récupère des relevés de compte par télécommunication alors qu'il n'a pas encore créé le ou les comptes bancaires correspondants. Les relevés de compte télétransmis sont bien stockés sur son disque dur mais non intégrés dans le logiciel. Après création des comptes bancaires concernés, il est possible de les intégrer avec cette commande Importation au lieu de relancer la télétransmission. Cette intégration peut s'effectuer à tout moment, que le compte bancaire ait été basculé ou non (devise de conversion ou devise d'origine). Après bascule d'un compte, il sera possible d'intégrer des opérations de ce compte dans l'ancienne devise. Les écritures seront alors converties dans la devise de "bascule" après intégration. Après intégration du premier relevé en Euro, il reste impossible d'intégrer des opérations sur ce compte dans l'ancienne devise, à condition que leur date d opération soit antérieure à la date d intégration du premier relevé euro. La procédure de récupération dans tous les cas précités est identique à ce qui suit. La fenêtre Liste des mouvements bancaires affichée, cliquer sur l'icône Importer ou utiliser la commande Importer du menu Edition. Sage

172 Menu Gestion des mouvements et soldes Indiquer le code de la banque émettrice par saisie ou sélection dans la liste des banques. L'édition des anomalies et l'édition des mouvements intégrés sont possibles. Pour les demander, cocher les cases d options correspondantes. L'édition des anomalies présente les éventuels problèmes rencontrés lors de l'importation. Valider par OK. La récupération s'effectue fichier par fichier. Si les coordonnées du fichier ont été paramétrées sur la fiche de la banque émettrice, elles sont automatiquement reportées sur cette fenêtre, sinon indiquer le nom et l'emplacement du fichier à récupérer. Voir la documentation du Gestionnaire Entreprise Banque, Procédures communes,. Procédure d'importation pour une présentation complète de ces manipulations. Valider par OK. Si une édition a été demandée (édition des anomalies et/ou édition des mouvements intégrés), la fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Contrôles effectués durant l'intégration Un relevé de compte n'est pas intégré si le programme détecte l'une des anomalies suivantes : le relevé de compte a déjà été intégré le compte bancaire correspondant n'existe pas dans la liste des comptes bancaires la devise du relevé de compte est différente de la devise de tenue de compte définie sur la fiche du compte bancaire (relevé en EUR sur un compte en FRF non basculé en EUR) incohérence dans le relevé (Solde ancien + Mouvements = Solde nouveau) Sage

173 Menu Gestion des mouvements et soldes si l'utilisateur a demandé le contrôle d'intégrité au niveau de la fiche de la banque émettrice (bouton Contrôle d'intégrité) et que le fichier intégré présente des caractères non autorisés, le relevé est rejeté avec le message 'Caractères non autorisés dans le fichier'. Le logiciel détecte les relevés non récupérés par un contrôle sur les soldes : le solde Ancien du relevé à intégrer doit être égal au solde Nouveau du dernier relevé de compte récupéré. Sinon, le message «Attention! Relevé de compte manquant» signale la non intégration du relevé de compte précédent. En effet, un relevé de compte non récupéré provoque la non cohérence des soldes en valeur. Pour obtenir des situations précises, l'utilisateur doit impérativement intégrer l'ensemble de ses relevés. Le programme effectue également ce contrôle lors de l'intégration du premier relevé en devise de conversion. Cette commande est incompatible avec la modification, création et suppression de tous les mouvements bancaires. Relevés multi-quotidiens Suivi de trésorerie 100 permet l intégration de plusieurs relevés par compte dans une même journée. Chaque relevé d une même journée est traité individuellement. Cette distinction facilite leur visualisation, extraction, et le cas échéant, leur suppression. Tout relevé du jour J intégré est considéré comme étant plus récent que le précédent relevé intégré pour le jour J. Contrôles effectués durant l'intégration Contrôle de continuité : seul le solde de l enregistrement solde ancien est comparé au solde du relevé précédemment intégré (date du nouveau solde le plus récent est antérieur ou égal à la date de l ancien solde du relevé à intégrer). Contrôle des doublons : si plusieurs relevés sont intégrés pour le jour J, s il n y a pas continuité des soldes, le message d alerte «Relevé manquant ou déjà intégré» s affiche. Exporter les mouvements bancaires Cette commande permet d exporter les mouvements bancaires dans un fichier ASCII ou de type XLS/CSV, selon un format défini préalablement. Pour plus d information sur la définition d un format, voir le «Paramétrage du format de fichier», page 59 Cliquer sur l icône Exporter ou activer la commande Exporter du menu Edition. Sage

174 Menu Gestion des mouvements et soldes Une fenêtre de sélection de mouvements s affiche comportant tous les critères disponibles pour cette sélection. La zone Type format, permet de choisir le format de fichier et la zone Code format permet de sélectionner le format associé au type choisi. Pour plus d informations sur les critères de sélection, voir le «Sélectionner les mouvements», page 175 La validation de cet écran par OK affiche l écran de définition du fichier à créer et son répertoire d installation. L extension proposée pour le fichier est fonction du format sélectionné. Rechercher un mouvement dans la liste Cliquer sur l'icône Recherche ou utiliser la commande Recherche du menu Edition. Sage

175 Menu Gestion des mouvements et soldes Renseigner tout ou partie des critères de recherche proposés et valider par OK. Si la recherche aboutit, le curseur se positionne dans la liste sur le mouvement recherché. Sinon, il se positionne sur le mouvement le plus proche des critères de recherche définis. Sélectionner les mouvements Cette commande permet de limiter momentanément l'affichage aux seuls mouvements répondant à certains critères. Utiliser la commande Sélection du menu Edition ou cliquer sur son icône. Une première sélection peut être effectuée par type de mouvement. Tous les types de mouvement sont sélectionnés par défaut ; pour en exclure un de la sélection, décocher la case correspondante. Indiquer ensuite les bornes inférieure et supérieure pour chacun des autres critères de sélection proposés. Pour les banques, comptes bancaires, devises, sociétés et natures de mouvement, les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). La zone Libellé permet de sélectionner les écritures en fonction du libellé transmis par la banque. Sage

176 Menu Gestion des mouvements et soldes La zone Type propose l'exonération de la commission de mouvement comme critère de sélection. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone et sélectionner une des options proposées : Toutes les écritures, Ecritures exonérées ou Ecritures non exonérées. Valider par OK. Seules les écritures répondant aux critères indiqués sont affichées. Trier les mouvements La commande Tri du menu Edition permet de modifier l'ordre de tri par défaut des mouvements. Cliquer sur la case d'option correspondant au critère de tri souhaité et valider par OK. Pour les critères de tri par date, les opérations sont classées par date d'opération ou de valeur décroissante et par banque/compte. Afficher les mouvements bancaires non pointés uniquement Cette option du menu Edition / Opération permet de limiter l'affichage aux mouvements non pointés. Après pointage des mouvements (par la commande Pointage Prévu / Réalisé ou Pointage automatique de ce même menu Gestion des mouvements et soldes), cette option est utile pour visualiser les réalisations non prévues, à caractère exceptionnel pour l'entreprise. La liste des mouvements bancaires affichée, utiliser la commande Sans les mouvements pointés du menu Edition / Opération. Pour revenir à l'affichage initial, réitérer cette manipulation. Dépointer des mouvements bancaires La commande Dépointer du menu Edition / Opération permet d'annuler le pointage de certains mouvements. Lors du pointage des mouvements (Commande Pointage Prévu - Réalisé ou Pointage Automatique), le même «code regroupement» est attribué à l'ensemble des prévisions et réalisations pointées simultanément. De ce fait, le dépointage d'un mouvement implique celui de l'ensemble des opérations liées par le même code regroupement. La commande Suivi des prévisions (menu Etats) permet de visualiser, par code regroupement, la liste et le montant total des écritures prévisionnelles et réalisées pointées. Si l'on dépointe une opération financière (mise en place d'un financement, placement ou virements de trésorerie), toutes les opérations liées sont également dépointées. Placer le curseur sur le mouvement à dépointer et cliquer sur l'icône Pointer-Dépointer ou utiliser la commande Dépointer du menu Edition. Confirmer à la demande du programme par OK. Sage

177 Menu Gestion des mouvements et soldes Cette commande est incompatible avec la gestion des réalisations. Sage

178 Menu Gestion des mouvements et soldes Prévisions Gestion des mouvements et soldes / Prévisions Cette commande permet : d'enregistrer les écritures prévisionnelles (par création manuelle ou importation d'un logiciel en amont), de gérer les dates de valeur, d affecter des prévisions à un compte bancaire. La date de valeur des prévisions est accessible en création et modification si la prévision n'est pas pointée. De plus, si un mouvement est lié à une opération financière, la date de valeur sera accessible uniquement par la fenêtre de modification de l'opération (Menu Edition). Utiliser la commande Prévisions du menu Gestion des mouvements et soldes ou cliquer directement sur son icône sur la barre d'outils de la fenêtre d'application. Cette fenêtre présente la liste des écritures déjà créées ou importées. Une liste déroulante est disponible, dans la barre d outils secondaire, pour limiter la sélection à un agrégat donné. Tous permet d afficher les mouvements prévisionnels pour l ensemble des agrégats. La colonne Origine peut prendre différentes valeurs : «blanc» : la devise de l'opération initiale est inconnue ou identique à celle du compte bancaire ; " # " : la devise de l'opération initiale est différente de la devise actuelle du compte bancaire ; " c " : le mouvement d'origine a été converti dans la devise actuelle du compte bancaire. Les écritures exonérées de la commission de mouvement sont signalées par un astérisque dans la colonne EXO. Les prévisions déjà pointées avec les réalisations sont distinguées par un astérisque en dernière colonne. Celles issues d une remise d ordre sont marquées d un G dans la colonne pointage. Celles générées à partir des MCF sont marquées d un G dans la colonne générée. La colonne T concerne les prévisions importées ou exportées par la fonction Consolidation de trésorerie. Sage

179 Menu Gestion des mouvements et soldes Pour plus de détails, voir le chapitre «Consolidation de trésorerie», page 188. La colonne R concerne la fonction de Rattachement des prévisions à un compte bancaire. La génération des prévisions issues d une remise d ordres s effectue après transmission de cette remise, lorsque celle-ci intègre la liste des remises archivées. Aucune prévision n est générée lors d une remise différée ou un duplicata de remise. Le menu Edition regroupe les commandes accessibles sur cette liste. Créer une prévision Le logiciel propose deux modes de saisie des prévisions : création unitaire et création d'écritures d'abonnement à partir desquelles le logiciel génère automatiquement les écritures prévisionnelles correspondantes. Nous nous consacrerons dans ce paragraphe à la création unitaire. Voir le. «Ecritures d'abonnement», page 194, pour la création des écritures d'abonnement. La liste des prévisions affichée, cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Renseigner les zones suivantes : Agrégat Sélectionner l agrégat souhaité dans la liste déroulante. Nature Cliquer sur le bouton zoom pour afficher la liste des natures de mouvement associées à l agrégat choisi précédemment et sélectionner la nature du mouvement en double-cliquant sur la ligne correspondante. Banque / Compte Cliquer sur le bouton zoom de chacune de ces zones et sélectionner la banque et le compte bancaire de la prévision en double-cliquant sur les champs correspondants. Sage

180 Menu Gestion des mouvements et soldes Montant Zone non accessible en création. Montant de l'opération suivi de la devise du compte. Montant de création Saisir le montant du mouvement dans la devise du compte bancaire sélectionné. La devise du mouvement peut être différente de la devise de tenue de compte. Par défaut, la devise proposée est celle du compte bancaire. Date d'opération La date d'opération est la date prévisionnelle de comptabilisation en banque. La date d opération peut être recalculée automatiquement, en fonction de la date de valeur saisie et des conditions bancaires attachées à la nature de mouvement sélectionnée, lorsque l option Ind est décochée. Si le report d échéance a été demandé pour cette nature de mouvement, et que la date d'opération saisie est un jour non ouvré, elle est automatiquement reportée au jour ouvré le plus proche. La mention 'Date reportée' s'affiche après la nouvelle date d'opération calculée. Date de valeur La date de valeur est calculée automatiquement en fonction de la date d'opération saisie et des conditions bancaires attachées à la nature de mouvement sélectionnée. Elle peut être modifiée. La date d opération est alors : recalculée en fonction de cette nouvelle date si l option Ind est décochée inchangée si l option Ind est cochée Les dates de valeur des prévisions soumises à une loi statistique ne peuvent pas être modifiées. Référence Référence de l'opération sur 7 caractères alphanumériques. Zone non obligatoire. Libellé standard / Libellé complémentaire L intitulé de la nature de mouvement sélectionnée est affiché dans la zone Libellé standard. Un libellé complémentaire peut être saisi dans la zone suivante. Poste d exploitation Cliquer sur le bouton Zoom pour afficher la liste des postes d exploitation créés (par la commande Structure / Postes d exploitation) et double cliquer sur la ligne choisie. Si cette information n est pas saisie, le mouvement prévisionnel se positionnera sur l un des postes par défaut suivant (selon le sens du mouvement et son type) : Autres créances d exploitation Opérations financières - recettes Autres dettes d exploitation Opérations financières - dépenses Lorsque le poste d exploitation sélectionné ne correspond pas au sens naturel associé à la nature de mouvement, l écriture sera affectée, dans la fiche en valeur par poste d exploitation - agrégat, d un signe négatif. Exemple Au poste fournisseur, sont associés les agrégats «Chèques à payer», «Virements émis». Un avoir est enregistré sur l agrégat «Chèques reçus» et le poste d exploitation Fournisseurs (et non Clients, le poste naturel associé à Chèques reçus). Sage

181 Menu Gestion des mouvements et soldes Exonération Exonération de la commission de mouvement. Zone renseignée automatiquement en fonction du paramétrage effectué pour la nature de mouvement. Soumis à une loi / Code loi Si une loi statistique a été associée à la nature de mouvement sélectionnée (paramétrage à partir de la liste des conditions bancaires associées à la banque), la zone Soumis à une loi est cochée et la zone suivante affiche le code de la loi. A la validation de l'écriture, le logiciel affichera la répartition du montant aux différentes dates d'opération calculées selon la loi statistique. Les dates de valeur sont calculées en fonction des conditions de valeur saisies pour cette nature. Société Code de la société à laquelle est rattaché le compte bancaire. Non modifiable. Valider par OK. Si le mouvement est soumis à une loi statistique, le logiciel affiche la répartition de son montant conformément à la loi. Valider de nouveau par OK. Une fiche vierge de création est proposée pour la création du mouvement suivant. Poursuivre la saisie ou cliquer sur le bouton Annuler pour revenir à la liste des prévisions. Modifier une prévision La liste des prévisions affichée, placer le curseur sur la prévision concernée, double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier pour ouvrir la fiche correspondante. Valider après modification par OK. Une écriture déjà pointée ne peut être modifiée. Si une modification doit absolument être apportée à une prévision, il faut préalablement la dépointer. Sage

182 Menu Gestion des mouvements et soldes Voir le. «Dépointer des prévisions», page 188, pour dépointer une écriture. Sur la fiche des écritures pointées par grande masse avec report des prévisions, la zone Soldé à présente le montant pointé. Ce montant est différent du montant initial de la prévision, si le cumul global des prévisions est supérieur à celui des réalisations pointées. Pour plus de renseignements se reporter à la partie Traitement de rapprochement automatique grande masse. Deux commandes de suppression sont disponibles : Suppression unitaire Placer le curseur sur la prévision à supprimer et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Cette commande n'autorise pas la suppression des prévisions pointées. Suppression rapide Suppression simultanée de plusieurs prévisions répondant à certains critères. Utiliser la commande Suppression rapide du menu Edition. Cliquer sur la case d'option Par banque ou Par compte puis indiquer les banques ou comptes bancaires concernés. Les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton Zoom, sélection par un double-clic). Sélectionner ensuite l'option Toutes les écritures ou Ecritures non pointées uniquement. Toutes les prévisions répondant aux critères précédents et dont la date d'opération est antérieure à la date saisie seront supprimées. Valider par OK. La suppression de prévisions pointées n'implique pas celle des réalisations correspondantes. Editer la liste des prévisions La liste des prévisions affichée, cliquer sur l'icône Edition ou utiliser la commande Editer les prévisions du menu Etats. Sage

183 Menu Gestion des mouvements et soldes L'édition de la liste intégrale des prévisions est proposée par défaut. L'édition peut être limitée par type(s) de mouvement, selon leur statut (toutes les écritures ou uniquement les écritures non pointées) et suivant les critères proposés sur la gauche de la fenêtre. Tous les types de mouvement sont sélectionnés par défaut, pour en exclure un de la sélection, décocher la case correspondante. Indiquer ensuite les bornes inférieure et supérieure pour chacun des critères proposés. Les codes Banque, Compte, Devise, Société et Nature peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton Zoom, sélection par un double-clic). Une sélection peut également être effectuée sur le libellé des écritures. Enfin, l'exonération de la commission de mouvement ainsi que le statut des écritures (toutes les écritures ou les écritures non pointées uniquement) sont également des critères de sélection pour l'édition. Cliquer sur la flèche à droite de chacune de ces zones pour sélectionner le critère souhaité. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Sage

184 Menu Gestion des mouvements et soldes Sur l'édition sont également indiqués le montant et la devise de création du mouvement ainsi que les soustotaux par devise existante, s'il y a lieu. Importer les prévisions Paramétrages préalables à l'importation Il est possible d'importer les factures, avoirs, acomptes ou règlements créés à partir d'un logiciel utilisé en amont. L'importation des prévisions nécessite les paramétrages préalables suivants : Le logiciel source doit être à même de générer un fichier ASCII ou de type XLS/CSV avec les informations nécessaires pour que les prévisions puissent être correctement intégrées. D'autre part, l'utilisateur doit informer le programme du format de fichier généré par cette application. Ce paramétrage doit être effectué avec la commande Fichiers prévisions (import) (Menu Fichier, sous-menu Paramétrer les imports & exports). Ce paramétrage est inutile si les prévisions sont importées depuis certains logiciels Sage. Les formats de fichier générés par ces logiciels sont préparamétrés. Voir le Importer les prévisions Suivi de trésorerie 100 du manuel Gestionnaire Entreprise Banque. La consultation des écritures s'effectuant notamment à partir des natures de mouvement, le logiciel doit affecter à chaque prévision importée la nature de mouvement adéquate. Sage

185 Menu Gestion des mouvements et soldes Pour ce faire, l utilisateur doit paramétrer une table de correspondance qui permet, à partir de certains éléments du fichier comptable, d établir la correspondance avec les natures de mouvements. Ce paramétrage doit être effectué avec la commande Tables de concordance des écritures (Menu Fichier, sous-menu Paramétrer les imports & exports). La commande Paramétrer les imports & exports permet également à l'utilisateur de définir les critères d'affectation des prévisions aux comptes bancaires. Pour automatiser la procédure d'importation, l'utilisateur saisit les coordonnées du fichier à importer (volume et répertoire de stockage, nom et extension, code format) dans les Paramètres société (commande Paramétrer la société du menu Fichier). Ces éléments seront proposés par défaut à chaque demande d'importation. Lorsque l'ensemble de ces paramètres ont été définis (une seule fois au départ), l'utilisateur peut procéder à l'importation régulière de ses prévisions. La procédure est décrite dans le paragraphe suivant. Procédure d'importation Cette procédure est valable dans le cas où l option de paramétrage comptable choisi est : Autre Dans le cas où l option de paramétrage comptable choisi est : Sage Comptabilité 100, voir le paragraphe «Importation des écritures comptables dans Suivi de trésorerie 100», page 348 Cliquer sur l'icône Importer ou utiliser la commande Importer du menu Edition. Type de format Cette zone permet de sélectionner le type de fichier à importer, soit un format ASCII, soit un format de type XLS/CSV. Par défaut, le type de format proposé sera celui qui a été défini dans le paramétrage de la société (Commande Paramétrer la société du menu Fichier, bouton Traitements). Code format Format du fichier à importer. Le format indiqué dans les paramètres société est proposé par défaut (Commande Paramétrer la société du menu Fichier, bouton Traitements). Pour en sélectionner un autre, cliquer sur le bouton zoom pour afficher la liste des formats de fichier (préparamétrés et créés) et sélectionner le format approprié en double-cliquant sur la ligne correspondante. Si le fichier sélectionné ne correspond pas au type, l import sera rejeté avec le message «format de fichier incorrect». Devise de comptabilité Indiquer, le cas échéant, la devise de comptabilité du fichier lorsque la devise de comptabilité n est pas connue dans le format d importation. La devise proposée par défaut correspond à celle saisie lors de la dernière importation. Toutes les devises de la table des devises peuvent être sélectionnées. Rapport d'importation Ce rapport commente les erreurs rencontrées et les causes des éventuels rejets. Sage

186 Menu Gestion des mouvements et soldes Pour l'obtenir, cocher cette case. Valider par OK. A la validation de l écran, le message «La devise de comptabilité est absente du format. Vous devez obligatoirement l indiquer.» s affiche si la devise de comptabilité n est pas indiquée dans le format. Dans ce cas, la saisie de la zone Devise est obligatoire. Lorsque le compte général de l écriture comptable n est pas associé à un poste d exploitation, la prévision créée est rattachée, en fonction de son sens et de son type, à un des postes suivants : - Autres créances d exploitation - Autres dettes d exploitation - Opérations financières - recettes - Opérations financières - dépenses Prise en compte de la devise saisie Si le format décrit le champ Devise de comptabilité, l importation ne tient pas compte de la valeur de la zone Devise renseignée au moment de l import (priorité au format). Si la devise est absente de certains enregistrements, ces enregistrements sont rejetés (dans le cas où le format du fichier ne décrit ni devise de transaction, ni montant de transaction). Si le format décrit uniquement la Devise de transaction, l importation tient compte de la Devise saisie dans l écran d Import des prévisions. Règles de conversion Toute importation FRF ou EUR sur un compte FRF ou EUR fait apparaître le montant de création dans la Devise de l importation. Pour les comptes tenus dans une autre devise, le montant de création est exprimé en Devise de tenue de compte. Ce montant correspond au montant importé converti s il y a lieu. Le fonctionnement est similaire pour les comptes en FRF et EUR si la devise était différente du FRF ou EUR. Si le rapport sur l'importation des données a été demandé, la fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Les coordonnées du fichier saisies dans les Paramètres société sont proposées par défaut. Si ce paramétrage n'a pas été effectué, indiquer le nom et l'emplacement du fichier à importer. Voir la documentation du Gestionnaire Entreprise Banque, Les procédures communes,. La procédure d'importation pour une présentation complète de ces traitements. Si des écritures n'ont pu être intégrées, le programme les stocke dans un fichier de même nom que le fichier initial avec l'extension.rej. Ce fichier est stocké dans le même volume et répertoire que le fichier initial. Sage

187 Menu Gestion des mouvements et soldes Sélectionner les prévisions Cette commande permet de limiter momentanément l'affichage aux seuls mouvements répondant à certains critères. Utiliser la commande Sélection du menu Edition ou cliquer sur son icône. Une première sélection peut être effectuée par type de mouvement. Tous les types de mouvement sont sélectionnés par défaut ; pour en exclure un de la sélection, décocher la case correspondante. Indiquer ensuite les bornes inférieure et supérieure pour chacun des autres critères de sélection proposés. Pour les banques, comptes bancaires, devises, sociétés et natures de mouvement, les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). La zone Libellé permet de sélectionner les écritures en fonction du libellé transmis par la banque. La zone Type propose l'exonération de la commission de mouvement comme critère de sélection. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone et sélectionner une des options proposées : Toutes les écritures, Ecritures exonérées ou Ecritures non exonérées. La zone Echéance permet de sélectionner les prévisions en fonction de leur statut. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone et sélectionner une des options proposées : Toutes écritures, Prévisions échues, Prévisions non échues. On entend par Prévisions échues, les : - Prévisions dont la date d opération est antérieure à la date du dernier relevé, - Prévisions pointées, quelle que soit leur date d opération, - Prévisions associées à une opération financière dont la mise en place serait échue (date d opération antérieure à celle du dernier relevé) et non pointée. Les prévisions non échues correspondent aux prévisions non pointées dont la date d opération est postérieure à la date du dernier relevé et ne correspondant pas aux prévisions échues décrites précédemment. La zone Export trésorerie permet de sélectionner les prévisions exportées par la commande Export du sousmenu Consolidation de Trésorerie. Cliquer sur la flèche à droite de cette zone et sélectionner une des options proposées : Toutes écritures, Ecritures exportées, Ecritures non exportées. Valider par OK. Seules les écritures répondant aux critères indiqués sont affichées. Sage

188 Menu Gestion des mouvements et soldes Opération Afficher les prévisions non pointées uniquement Cette option du menu Edition permet de limiter l'affichage aux seules prévisions non pointées. La liste des prévisions affichée, utiliser la commande Sans les mouvements pointés du menu Edition. Pour revenir à l'affichage initial, réitérer cette même manipulation. Pointer des prévisions sans contrepartie réalisée La commande Pointer du menu Edition permet de pointer des prévisions sans contrepartie dans les réalisations (les écritures réalisées correspondantes n'ont pas été enregistrées). Exemple Un financement a été mis en place avant la date d'acquisition du logiciel ; les écritures correspondantes doivent être validées par Pointage pour être prises en compte dans les encours. Placer le curseur sur l'écriture concernée et utiliser la commande Pointer du menu Edition ou cliquer directement sur son icône. Dépointer des prévisions Cette commande permet d'annuler le pointage de certains mouvements. Placer le curseur sur la prévision à dépointer et cliquer sur l'icône Pointer-Dépointer ou utiliser la commande Dépointer du menu Edition. Confirmer par OK. Lors du pointage des mouvements (Commande Pointage Prévu - Réalisé ), le même code regroupement' est attribué à l'ensemble des prévisions et réalisations pointées simultanément. De ce fait, le dépointage d'une prévision implique celui de l'ensemble des opérations liées par le même code regroupement. Attention, le fait de dépointer une prévision ne supprime pas la prévision de report du reliquat éventuellement créée lors d'une opération de pointage. La commande Suivi des prévisions (menu Etats) permet de visualiser, par code regroupement, la liste et le montant total des écritures prévisionnelles et réalisées pointées. Consolidation de trésorerie Ce sous-menu permet l importation ou l exportation de prévisions provenant des filiales vers la société mère et inversement. Elle permet d exporter les prévisions sélectionnées et de transmettre le fichier par messagerie électronique. Il faut ensuite importer le fichier des prévisions reçues. La liste des prévisions affichée, dérouler le sous-menu Consolidation de trésorerie du menu Edition et utiliser la commande Importer ou Exporter selon le cas. Importer les prévisions Valider la commande Importer du sous-menu Consolidation de trésorerie. Sage

189 Menu Gestion des mouvements et soldes La fenêtre qui s ouvre permet de choisir entre l importation des prévisions en les ajoutant à celles déjà existantes et l importation des prévisions en supprimant les prévisions déjà importées pour une sélection de comptes. Conserver les prévisions déjà importées L importation est réalisée sans suppression de prévisions. A la validation de cette fenêtre, la fenêtre de sélection du fichier s affiche. Cette fenêtre de sélection du fichier à importer est identique à celle utilisée en général dans le logiciel. Par défaut, le chemin affiché correspond au fichier paramétré dans le bouton Prévisions de la fiche Identification de la société. Voir le menu Fichier,. «Paramétrer la société», page 52. Supprimer les prévisions déjà importées Si cette option est cochée, avant l importation le logiciel supprimera toutes les prévisions I (importée) ou IE (importée puis exportée) pour la sélection de comptes indiquée. A la validation de cette fenêtre, la fenêtre de sélection des comptes s affiche. Sage

190 Menu Gestion des mouvements et soldes Cette fenêtre permet de sélectionner, par pointage, les comptes pour lesquels les prévisions déjà importées seront supprimées. Par défaut, tous les comptes sont pointés. Le bouton Pointer/Dépointer change le statut du compte sur lequel le curseur est positionné. Cliquer sur OK pour valider la sélection. La fenêtre de sélection du fichier s affiche alors. Le bouton Annuler annule le traitement et affiche à nouveau la liste des prévisions. Sur la liste des prévisions, les prévisions importées sont signalées par un «I» dans la colonne T. Conditions de rejet d un mouvement Lors de l importation, des mouvements peuvent être rejetés pour les raisons suivantes : Couple RIB (ou BIN) et Devise inexistant dans la société, Format de fichier incorrect, Code AFB inexistant. Exporter les prévisions Avant de procéder à l exportation des prévisions, l utilisateur doit procéder, à partir de la liste des prévisions, aux sélections souhaitées dans le menu Edition commande Sélection. Valider la commande Exporter du sous-menu Consolidation de trésorerie. Sage

191 Menu Gestion des mouvements et soldes Cette fenêtre rappelle les sélections effectuées sur la liste des prévisions. Toutes les zones sont grisées. A la validation de cette fenêtre, la fenêtre de sélection du fichier s affiche. Après la création du fichier correspondant, si le logiciel détecte la présence d une messagerie (compatible avec la norme MAPI), il propose l envoi du fichier généré par la messagerie. Valider par OK pour lancer automatiquement la messagerie. Un message est automatiquement créé avec en pièce jointe le fichier généré. Il faut ensuite saisir l adresse du destinataire et envoyer le message. Il est également possible de compléter le message. Le bouton Annuler annule l envoi du fichier. Sur la liste des prévisions, les prévisions importées sont signalées dans la colonne T par un «E» ou «IE» (si elles ont été importées avant d être exportées). Le fichier envoyé ou non, reste stocké à l endroit où il a été généré. Rattacher des prévisions à un compte bancaire Pour affecter une sélection de prévisions à un compte bancaire, activer le sous-menu Rattachement bancaire. Sage

192 Menu Gestion des mouvements et soldes Avant d être rattachée à un compte bancaire, une prévision doit être pointée. Le pointage peut s effectuer de manière unitaire ou totale. La commande Pointage total du sous-menu Rattachement bancaire permet de pointer toutes les prévisions pour lesquelles un changement de compte est possible. Dans le cas d un pointage unitaire, placer le curseur sur la prévision à pointer. Ouvrir le sous-menu Rattachement bancaire et activer la commande Pointer. Le pointage est matérialisé au moyen de ce signe dans la colonne «R» de la liste des prévisions. Il est possible de pointer des prévisions affectées initialement à des comptes bancaires différents afin de les rattacher à un même compte. Une séquence de pointage ne peut concerner que les prévisions affectées à un même compte. Le pointage n est pas accepté pour un rattachement bancaire et un message est affiché lorsque : Les prévisions sont issues d opérations financières et ne doivent pas être réaffectées à un nouveau compte bancaire, Les prévisions ont été pointées préalablement par la commande Pointer du menu Edition / Opération ( dans ce cas, la prévision comporte un * dans la colonne P ). Le pointage par la commande Pointer du menu Edition, ou par l icône associée, n est pas accepté pour les prévisions pointées précédemment dans le sous-menu Rattachement bancaire. Dans le cas où l utilisateur sort de la fonction de gestion des prévisions sans avoir affecté les prévisions pointées à un compte, le pointage effectué est perdu. Il pourra être réalisé, si nécessaire, lors d une utilisation ultérieure de la fonction de rattachement. Affectation à un compte bancaire Cette commande réalise le changement de compte bancaire des prévisions préalablement pointées. Son utilisation nécessite le pointage d au moins une prévision. Ouvrir le sous-menu Rattachement bancaire et activer la commande Affectation à un compte. Sage

193 Menu Gestion des mouvements et soldes Les zones d identification de la banque et du compte bancaire doivent être renseignées. Le code de la première banque et du premier compte de cette banque sont proposés par défaut. Les touches Zoom, situées à droite de chaque zone, permettent de choisir la banque et le compte de rattachement des prévisions pointées. La liste des comptes présente le code R.I.B de chaque compte. Cliquer sur OK pour valider la ré-affectation des prévisions pointées. Certaines ré-affectations ne sont pas acceptées et sont signalées par un message lorsque : La nature de la prévision pointée n existe pas dans les conditions bancaires de la banque où le compte de rattachement est domicilié. La prévision pointée est en devise dont le cours est à 0.00 dans la table des devises. La mise à jour du cours doit être effectuée dans la table des devises (menu Structure, commande Tables multisociétés / Devises). Le compte bancaire choisi pour la ré-affectation des prévisions est en devise «OUT» et le cours de cette devise est à 0.00 dans la table des devises. La mise à jour du cours doit donc être effectuée dans la table des devises Voir le Menu Tables du manuel Gestionnaire Entreprise Banque. Le rejet de l affectation d une prévision pour les motifs énoncés ci-dessus provoque le refus d affectation de toutes les prévisions pointées. Le pointage est conservé et les prévisions restent affectées à leur compte initial. L affectation à un nouveau compte bancaire peut provoquer la modification des prévisions initiales dans les cas suivants : La devise du compte de ré-affectation est différente de celle du compte initial et son cours est présent dans la liste des devises. Le programme convertit le montant de la prévision dans la devise du compte bancaire de rattachement. Dans le cas d historique des cours pour la devise du cours de rattachement, le programme prend le cours de la date égale ou antérieure à la date d opération de la prévision. La date de valeur de la prévision est dépendante de la nature de mouvement ; de plus, le calcul de la date de valeur est différent entre la banque du compte initial et celle du compte de rattachement. Dans ce cas la date de valeur de la prévision est recalculée en fonction des conditions générales de la banque de domiciliation du compte de rattachement. Sage

194 Menu Gestion des mouvements et soldes Ecritures d'abonnement Les écritures d'abonnement sont des écritures répétitives à échéance périodique dont les montants et modes de paiement varient peu. Citons par exemple les salaires et charges sociales, les loyers, les primes d'assurance. Il peut s'agir également d'écritures multi-échéances. Pour éviter la saisie répétitive de ce type de prévisions, l'utilisateur peut définir des écritures d'abonnement en fonction desquelles le logiciel génère les écritures prévisionnelles correspondantes. La liste des prévisions affichée, utiliser la commande Ecritures d'abonnement du menu Edition. Version Pack Le menu contextuel de la fonction Ecritures d abonnement n est disponible qu en version Pack du logiciel. Le programme rappelle également dans cette liste la devise d'écriture. Créer une écriture d'abonnement Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Renseigner les zones suivantes : Banque / Compte Banque et compte bancaire prévisionnels. Les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective. Agrégat Afficher la liste des agrégats. Sélectionner l agrégat approprié. Sage

195 Menu Gestion des mouvements et soldes Nature Afficher la liste des natures de mouvement associées à l agrégat. Sélectionner la nature adéquate. Montant Zone non accessible en saisie. Montant de chacune des écritures prévisionnelles générées par l abonnement suivi de la devise du compte. Périodicité / Valeur du pas Ces deux zones permettent de définir la fréquence des écritures prévisionnelles à générer. Cliquer sur la flèche à droite de la zone Périodicité et sélectionner l'option Jour, Semaine ou Mois. Saisir dans la zone suivante la valeur du pas. Exemple Si la périodicité choisie est Jour et que la valeur du pas est 2, des écritures seront générées avec des intervalles de 2 jours ouvrés sur la période désignée. Ecriture renouvelée toutes les deux semainespériodicitésemainevaleur du pas2 Ecriture renouvelée tous les moispériodicitémoisvaleur du pas1 Ecriture renouvelée tous les 10 jourspériodicitéjourvaleur du pas10 Date début / Date fin Date de début et de fin de période de l'abonnement. La date de début doit nécessairement être postérieure ou égale à la date du jour. Reconduction automatique A la fin de la période définie, l'abonnement peut être reconduit automatiquement par le logiciel pour une période de même durée. Pour ce faire, cocher cette zone. Le logiciel demandera confirmation de la reconduction au démarrage du programme à la date de fin de la période saisie. Libellé Libellé des prévisions issues de l'écriture d'abonnement. Poste d exploitation Sélectionner le poste d exploitation approprié dans la liste déroulante. Société Code de la société à laquelle est rattaché le compte bancaire, non modifiable. Valider la création par OK. Le logiciel affiche la liste des écritures prévisionnelles à générer. Après validation, ces écritures sont ajoutées à la liste des prévisions. Reconduction automatique des écritures d'abonnement La procédure de reconduction automatique des écritures d'abonnement est la suivante. Au démarrage du logiciel, le programme demande confirmation de la reconduction des écritures d'abonnement dont la période définie sur leur fiche est écoulée (date système = date de fin de période +1). Sage

196 Menu Gestion des mouvements et soldes Le logiciel propose la reconduction des écritures d'abonnement pour une période de même durée que la période initiale. Toutes les écritures d'abonnement affichées sont sélectionnées par défaut. Si une écriture ne doit pas être reconduite, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Pointer/Dépointer. Valider par OK. Les écritures prévisionnelles issues de chacune des écritures d'abonnement reconduites sont automatiquement générées dans la liste des prévisions. Modifier une écriture d'abonnement La liste des prévisions affichée, utiliser la commande Ecritures d'abonnement du menu Edition. Placer le curseur sur l'écriture d'abonnement à modifier et double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier. Valider par OK après correction. Une fenêtre de confirmation apparaît. Valider par OK pour générer les prévisions. Le bouton Annuler permet de conserver les modifications effectuées sans générer les prévisions. Supprimer une écriture d'abonnement La suppression d'une écriture d'abonnement n'agit pas sur les écritures prévisionnelles déjà générées. La suppression de ces écritures doit être effectuée directement sur la liste des prévisions. La liste des prévisions affichée, utiliser la commande Ecritures d'abonnement du menu Edition. Placer le curseur sur l'écriture d'abonnement à supprimer et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition Confirmer par OK. Décalage des Prévisions La commande Décalage des prévisions permet de reporter des prévisions d'une date donnée à une date ultérieure et s applique à la sélection en cours, c est-à-dire tous les mouvements par défaut. Pour sélectionner des prévisions, utiliser la commande Sélection du menu Edition. Sélectionner les prévisions pour lesquelles la date d'opération doit être décalée puis utiliser la commande Décalage des prévisions du menu Edition. Sage

197 Menu Gestion des mouvements et soldes Indiquer la nouvelle date d'opération dans la zone prévue à cet effet et valider par OK. Deux cas peuvent alors se présenter : La case Ind. n a pas été cochée lors de la création de la prévision, la date de valeur va être décalée proportionnellement à la nouvelle date d opération saisie. La case Ind. a été cochée lors de la création de la prévision, la date de valeur ne sera pas reportée. Seule la date d opération sera décalée. Si l on désire décaler un seul mouvement, il est préférable de passer par la fenêtre de modification d une prévision. Si le programme détecte que la prévision sélectionnée est déjà pointée ou correspond à une opération financière, un message d'alerte s'affiche. Annuler l importation Voir le Interface Suivi de trésorerie 100 Sage Comptabilité 100 Windows, Annuler une importation, pour une présentation complète de cette commande. Sage

198 Menu Gestion des mouvements et soldes Mouvements à Comptabilisation Future Gestion des mouvements et soldes / Mouvements à Comptabilisation Future Les MCF ou Mouvements Comptables Futurs sont des mouvements dont la date d'opération est supérieure ou égale à la date du jour. Ils sont transmis par la banque à la société utilisatrice sous la forme d'un fichier distinct de celui des relevés de comptes classiques. Sur l'intégration des MCF Les MCF peuvent être intégrés dans le logiciel de trois façons : Par Internet Les utilisateurs d Internet peuvent soit lancer leur navigateur Internet directement depuis Windows, soit utiliser la commande Internet du menu Communication. Par télécommunication Les utilisateurs du logiciel Telbac peuvent soit le lancer directement (menu Démarrer) depuis Windows, soit utiliser la commande Télécommunication du menu Communication dans le module. Les MCF récupérés par Telbac sont ensuite automatiquement intégrés dans le logiciel. Par l'option Importation de la commande MCF Les utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac peuvent également lancer leur logiciel directement en utilisant la commande Télécommunication si le volume et répertoire d'installation de ce logiciel et le nom de son fichier exécutable ont été saisis dans les paramètres société (Commande Paramétrer la société du menu Fichier, bouton Télécommunication). Les MCF récupérés doivent ensuite être intégrés dans le logiciel avec la commande Importation depuis la liste des MCF. Cette commande permet également d'intégrer les MCF reçus sur disquettes. Dérouler le sous-menu Mouvements à Comptabilisation Future du menu Gestion des mouvements et soldes et utiliser la commande Liste des MCF. Sage

199 Menu Gestion des mouvements et soldes Liste des MCF La liste des MCF s affiche. Cet écran présente la liste des mouvements comptables futurs intégrés par récupération des fichiers de type MCF. Chaque mouvement est identifié dans cette liste par sa banque, son compte bancaire, sa nature, ses dates d'opération et de valeur, son sens, son montant, sa devise, son origine. Des informations complémentaires sont également disponibles dans les trois dernières colonnes de la liste : La colonne «Origine» contient le symbole # lorsque la devise du MCF importé est inconnue, ou différente de la devise de tenu de compte. La colonne «Exo» contient un astérisque, signalant les mouvements comptables futurs exonérés de la commission de mouvement. La colonne «G» contient le symbole G lorsque des prévisions ont été générées à partir des MCF correspondants. Visualiser / Modifier un MCF Depuis cette liste, l'utilisateur peut visualiser ou modifier la fiche de chaque mouvement comptable futur intégré. Placer le curseur sur le mouvement comptable futur à visualiser et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. Sage

200 Menu Gestion des mouvements et soldes Le programme rappelle, pour information, le montant de l'opération suivi de la devise du compte ainsi que la devise d'origine du montant avant conversion, s'il y a lieu. Seules les zones Libellé complémentaire et Nature peuvent être modifiées. Pour cette dernière, lors de l'intégration des mouvements, le programme associe à chaque MCF un Code Nature de Mouvement, en fonction de son sens, de son code AFB et éventuellement du mode et des critères d'importation définis. Valider après modification par OK. Les boutons Précédent et Suivant permettent d afficher respectivement la fiche du mouvement précédent ou suivant. La plupart des banques offrent un service Relevés de compte enrichis. Ce service permet d'associer à un mouvement un libellé complémentaire enrichi visualisable par le bouton Zoom. Lorsqu'il n'y a pas de libellé complémentaire enrichi associé au mouvement, le bouton est grisé. Editer la liste des MCF Pour éditer la liste des MCF, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les MCF du menu Etats. Sage

201 Menu Gestion des mouvements et soldes Le programme propose par défaut l'édition de la liste intégrale des MCF. L'édition peut être limitée par type(s) de mouvement et en fonction des critères proposés sur la gauche de la fenêtre. Tous les types de mouvement sont sélectionnés par défaut, pour en exclure un de la sélection, décocher la case correspondante. Indiquer ensuite les bornes de l'édition. Les codes banque, compte, devise, nature peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Une sélection peut également être effectuée sur le libellé des écritures. L'utilisateur peut également limiter l'édition aux seuls MCF exonérés de la commission de mouvement ou au contraire non exonérés. Pour ce faire, cocher la case d'option pour sélectionner l'option souhaitée. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. L édition des mouvements bancaires propose les colonnes suivantes : Libellés (35 caractères) : elle est composée des lignes Libellé standard et éventuellement de l ensemble des libellés complémentaires, Montant, Montant d origine (et devise par mouvement), Origine (valeurs " blanc ", " # ", " c "). Sur l'édition sont également indiqués les sous-totaux par devise existante. Importer les MCF Cette commande permet d'intégrer les fichiers de MCF reçus sur disquettes ou présents sur le disque dur après récupération par un logiciel de télécommunication autre que le Telbac. Cette intégration peut s'effectuer à tout moment, que le compte bancaire ait été basculé ou non (devise de conversion ou devise d'origine). Après bascule d'un compte, il sera possible d'intégrer des opérations de ce compte dans l'ancienne devise. Les écritures seront alors converties dans la devise de "bascule" après intégration. Après intégration du premier relevé en Euro, il est impossible d'intégrer des opérations sur ce compte dans l'ancienne devise. Cette commande peut également être utilisée après télétransmission dans le cas particulier suivant : Un utilisateur lance la télétransmission des fichiers alors qu'il n'a pas encore créé le ou les comptes bancaires correspondants. Les fichiers de MCF télétransmis sont bien stockés sur son disque dur, mais il ne peut les récupérer dans le logiciel. Après création du ou des comptes bancaires concernés, il peut les intégrer avec la commande Importer au lieu de lancer une seconde télétransmission. La procédure de récupération dans tous les cas précités est la suivante : Cliquer sur l'icône Importer ou utiliser la commande Importer du menu Edition. Sage

202 Menu Gestion des mouvements et soldes Sélectionner dans la liste des banques le code de la banque émettrice (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Deux éditions sont proposées : Edition des anomalies et Edition des mouvements intégrés. Pour les obtenir, cocher leur case d'option respective. L'édition des anomalies présente les éventuels problèmes rencontrés lors de l'importation. Valider par OK, la fenêtre «Emplacement et nom du fichier s'affiche». La récupération s'effectue fichier par fichier et peut être effectuée plusieurs fois par jour. Indiquer l'emplacement, le nom et l'extension du fichier à récupérer et valider avec [Ouvrir]. Si l'édition des anomalies ou des mouvements intégrés a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Un contrôle de doublons est effectué durant l'intégration : un relevé de MCF ne peut être intégré deux fois (le contrôle porte sur la banque, le compte, la date et le numéro d'ordre). Si le relevé intégré contient des mouvements dont la date d opération est antérieure à la date de dernier relevé du compte correspondant, le logiciel purge automatiquement les mouvements après l intégration. Le message suivant s affiche : "Le relevé intégré contient des mouvements antérieurs à la date du dernier relevé de compte. Ces mouvements ont été automatiquement purgés.". Purge automatique des MCF En fin de traitement d intégration des relevés de compte, une purge automatique des MCF est lancée. Ainsi, tout MCF dont la date d opération est inférieure ou égale à la date du dernier relevé intégré sera purgé. Exporter les MCF Cette commande permet d exporter les MCF dans un fichier ASCII ou de type XLS/CSV, selon un format défini préalablement. Sage

203 Menu Gestion des mouvements et soldes Pour plus d information sur la définition d un format, voir le «Paramétrage du format de fichier», page 59 Cliquer sur l icône Exporter ou activer la commande Exporter du menu EditionAction. Une fenêtre de sélection de mouvements s affiche comportant tous les critères disponibles pour cette sélection. La zone Type format, permet de choisir le format de fichier et la zone Code format permet de sélectionner le format associé au type choisi. Pour plus d informations sur les critères de sélection, voir le «Sélectionner les mouvements», page 175 La validation de cet écran par OK affiche l écran de définition du fichier à créer et de son répertoire d installation. L extension proposée pour le fichier est fonction du format sélectionné. Sage

204 Menu Gestion des mouvements et soldes Générer des prévisions de MCF Cette commande permet de générer des prévisions de MCF à partir de la liste des mouvements comptables futurs. Pour sélectionner les MCF pour lesquels des prévisions vont être générées, utiliser la commande du menu Edition. Une fois la sélection effectuée, utiliser la commande Générer des prévisions du menu Edition. Le programme rappelle les sélections effectuées. Valider par OK pour lancer la génération des prévisions. Les nouveaux mouvements issus de cette génération sont ajoutés à la liste des prévisions (commande Prévisions du menu Gestion des mouvements et soldes). La lettre G apparaît également en face de chacun des MCF ayant permis la génération des prévisions. Purge des MCF Cette commande permet de purger des mouvements comptables futurs devenus à terme des informations encombrant inutilement les fichiers. Valider la commande Purge du menu Edition. Sage

205 Menu Gestion des mouvements et soldes La purge peut être sélective et ne concerner que les mouvements enregistrés sur une partie des comptes bancaires de l'entreprise. Une sélection Par banque ou Par compte est proposée, cocher l'option souhaitée. Indiquer ensuite les bornes limites par saisie ou sélection des codes dans la liste des banques et éventuellement ensuite dans celle des comptes (appel de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Saisir ensuite la date de purge des mouvements comptables futurs. Valider par OK. Comme il est indiqué à l'écran, la purge est irréversible. Toutefois, un fichier de MCF supprimé (par la purge ou par la suppression dans l'historique) peut être réintégré Situation des MCF Cette commande permet de consulter par jour et par compte le cumul des opérations à venir. La validation de la commande Situation des MCF permet l affichage de l écran suivant. Le programme propose par défaut la consultation de tous les comptes bancaires. Cliquer sur OK, sinon modifier les zones suivantes : Banques / Comptes Compte bancaire des MCF à consulter. Le premier compte du fichier est proposé par défaut, pour le modifier, saisir le code de la banque puis du compte concerné (ces codes peuvent être sélectionnés dans leur liste respective, affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Devise de consultation La devise EUR est proposée par défaut. Pour la modifier, saisir le code de la devise concernée (ce code peut être sélectionné dans la liste, affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Valider par OK. L'état des cumuls des opérations à venir s'affiche alors. Période Période de consultation du cumul des opérations à venir. La borne inférieure correspond à la date du jour et ne peut être modifiée. Seule la date de fin de période peut être renseignée. La consultation s'effectue en date d'opération. La purge des mouvements ne doit pas être intervenue dans cette période. Cliquer sur le bouton OK pour afficher la situation des M.C.F. à la date du jour. Sage

206 Menu Gestion des mouvements et soldes Sage

207 Menu Gestion des mouvements et soldes Comparatif prévu / réalisé Gestion des mouvements et soldes / Comparatif prévu / réalisé Ouvrir le menu Gestion des mouvements et soldes puis le sous-menu Comparatif prévu / réalisé. Pour une période déterminée, le Tableau des écarts présente par nature de mouvement ou par agrégat, le montant des prévisions, des réalisations et l'écart constaté. Le pointage des mouvements peut être effectué à partir de ce tableau. La commande Pointage prévu - réalisé permet d'effectuer le rapprochement des écritures prévisionnelles et réalisées pour un ou plusieurs comptes bancaires simultanément. Le Pointage automatique peut être effectué à la demande de l'utilisateur en deux modes : Unitaire ou par Grande masse (cumul des écritures par nature de mouvement). Il peut être exécuté automatiquement, à l ouverture de la société. La commande Annuler le dernier pointage permet d effacer le dernier pointage manuel ou automatique effectué. Pour plus d information sur cette fonction, voir le chapitre «Activitation de la fonction «Lancement du pointage automatique à l ouverture de la société»», page 222 Tableau des écarts Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. Le tableau des écarts peut être établi par société, par banque ou par compte bancaire. Pour une période déterminée par l'utilisateur, il présente par nature de mouvement ou par agrégat, le montant des prévisions, des réalisations et l'écart constaté. Pour les prévisions, la date de valeur est accessible en création et en modification. Après visualisation à l'écran, le tableau des écarts peut être édité vers une sortie au choix de l'utilisateur. Il est possible à partir de ce tableau de visualiser le détail des montants et d'effectuer un pointage des mouvements. Utiliser la commande Tableau des écarts du sous-menu Comparatif prévu / réalisé. Sage

208 Menu Gestion des mouvements et soldes Indiquer la Période pour laquelle le tableau des écarts doit être établi, le Type d écart (par agrégat ou par Nature de mouvement), le Type de visualisation (Par compte, Par Banque ou Par société) puis le Type de date (Opération ou Valeur). En fonction du type de visualisation choisi, indiquer le code de la société, de la banque ou du compte concerné, par saisie ou sélection dans leur liste respective. Valider par OK, le tableau des écarts s'affiche. Le titre de la première colonne (à l écran Agrégat) dépendra du choix du Type d écart choisi sur la fenêtre précédente et s intitulera soit Agrégat, soit Nature. Pour chaque nature de mouvement (ou agrégat), l'utilisateur constate l'écart entre les prévisions et les réalisations enregistrées en banque. Visualiser le détail des écarts par nature de mouvement Pour visualiser le détail d'une nature de mouvement, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Modifier. Sage

209 Menu Gestion des mouvements et soldes En en-tête sont rappelés le code de la nature ou de l agrégat et la période sélectionnés. Au centre de l'écran sont affichées les listes des prévisions et réalisations. Celles-ci se composent des prévisions et réalisations de nature identique, dont les cumuls de montants respectifs apparaissent dans le tableau des écarts. Les écritures pointées sont signalées par un astérisque dans la colonne LET. Le tableau comparatif qui s'affiche est exprimé dans la devise du compte, de la banque ou de la société sélectionnée. Sur la partie inférieure de l'écran sont affichés la référence et le libellé de l'écriture sur laquelle est placé le curseur. Les commandes disponibles sur cette fenêtre permettent de réajuster les prévisions par rapport au réalisé, d'effectuer le pointage de prévisions et réalisations et de moduler la présentation de la liste. Réajuster les prévisions par rapport au réalisé Créer une prévision, bouton actif sur la liste des prévisions uniquement Modifier le montant d'une prévision, reporter une échéance sur la liste des réalisations, seule la nature d'un mouvement peut être modifiée Supprimer une prévision qui ne se réalisera pas La date de valeur des prévisions est accessible en création et modification. Le programme applique à la date de valeur les paramètres définis dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision et ne génère pas de décalage de la date d opération. Elle est reportée automatiquement dans la liste des prévisions et sur les fiches en valeur. Sage

210 Menu Gestion des mouvements et soldes Pointer les prévisions et réalisations Pointer les prévisions et réalisations à rapprocher Rapprocher les écritures pointées Seuls les libellés complémentaires peuvent être modifiés sur les prévisions pointées. Il est impossible de pointer des écritures de devises différentes sauf en cas de pointage "mixte" (mouvements en Francs et en Euros). Le montant des mouvements pointés est converti lorsque la devise des écritures est différente de la devise de pointage. Moduler la présentation des listes Limiter l'affichage aux écritures répondant à certains critères de sélection comme par exemple la devise des mouvements Modifier l'ordre de tri par défaut des écritures Rechercher une écriture dans une liste A partir de la liste contenant toutes les écritures, afficher les écritures pointées ou non.voir l'ensemble de ces traitements présenté au «Pointage prévu - réalisé», page 211. Editer le comparatif Prévu / Réalisé Le tableau comparatif Prévu / Réalisé affiché, cliquer sur le bouton Editer. L'état synthétique présente, par nature de mouvement ou par agrégat, le montant total prévu, réalisé, l'écart calculé ainsi que la devise du mouvement. L'état détaillé présente également la liste des écritures prévisionnelles et réalisées avec mention de la devise d'affichage et de la devise des mouvements. Le total correspond à l'addition des mouvements convertis individuellement dans la devise d'affichage. Cliquer sur la case de l'option souhaitée, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Sage

211 Menu Gestion des mouvements et soldes Le pointage assisté est une commande incompatible avec la gestion (modification, suppression) de tous les mouvements Prévisions et Réalisations et des opérations financières. Pointage prévu - réalisé Le pointage des écritures prévisionnelles et réalisées peut être effectué simultanément sur un ou plusieurs comptes bancaires. Le pointage des écritures d'encaissement et de décaissement prévues et réalisées est utile pour un suivi précis des prévisions et pour améliorer la gestion des prévisions à venir (par l observation des décalages de montant, de date et de banque de remise). Cette phase de pointage n'est pas obligatoire pour le bon fonctionnement du logiciel. En consultation de la situation prévisionnelle, les prévisions de date antérieure ou égale à la date du dernier relevé de compte intégré sont considérées par défaut comme réalisées, elles ne sont pas comptabilisées dans les soldes. L'utilisateur garde la possibilité de les reporter en modifiant manuellement leur date d'opération. Cependant, il est recommandé de pointer les opérations financières prévisionnelles du type Virement de trésorerie, Financement, Placement et Titre. Ceci permet la mise à jour automatique des encours de financements, des encours de placements et du portefeuille de titres. Pour les prévisions, la date de valeur est accessible en modification. Utiliser la commande Pointage prévu - réalisé du sous-menu Comparatif prévu / réalisé. La zone Type de date propose deux options : Sage

212 Menu Gestion des mouvements et soldes Pour un choix Date d opération, seuls les mouvements dont la date d opération est antérieure ou égale à la date de pointage seront affichés. pour un choix Date de valeur, seuls les mouvements dont la date de valeur est antérieure ou égale à la date de pointage seront affichés. La date de pointage (date du jour - 1) est proposée par défaut et peut être modifiée. Sélectionner ensuite les comptes bancaires pour lesquels les écritures doivent être pointés. Les codes banque et compte bancaire peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Valider par OK pour obtenir la liste des écritures à pointer. Sont juxtaposées sur cet écran l'ensemble des prévisions et des réalisations à pointer pour le ou les comptes bancaires sélectionnés. Les écritures sont présentées par compte bancaire et nature de mouvement, par ordre chronologique des dates d'opération et ordre croissant des montants. La liste qui s'affiche présente la devise de chaque mouvement. Une zone Lettrage est présentée en regard de la zone Référence. Elle indique le code lettrage du ou des mouvements pointés. Cette commande est incompatible avec la gestion (modification, suppression) de tous les mouvements Prévisions et Réalisations et des opérations financières. Les boutons au bas de l'écran proposent les commandes suivantes : Modifier le montant d'une prévision, reporter une échéance sur la liste des réalisations (seule la nature d'un mouvement peut être modifiée) Supprimer une prévision Pointer les prévisions et réalisations à rapprocher Il n'est pas possible de pointer des écritures de devises différentes sauf en cas de pointage "mixte" (mouvements en Francs et en Euros). Le montant des mouvements pointés est converti lorsque la devise des écritures est différente de la devise de pointage. Sage

213 Menu Gestion des mouvements et soldes Rapprocher les écritures pointées Limiter l'affichage aux écritures répondant à certains critères de sélection comme par exemple la devise des mouvements Modifier l'ordre de tri des écritures Rechercher une écriture dans une liste important Nous présenterons dans un premier temps les commandes qui permettent à l'utilisateur de modifier à sa convenance la présentation de la liste. Modifier la présentation de la liste des écritures à pointer Il est possible de limiter l'affichage à une partie des écritures, de modifier l'ordre de tri par défaut et de rechercher un mouvement dans la liste. Sélectionner les écritures Cliquer sur le bouton Sélectionner. Une première sélection peut être effectuée par type de mouvement (tous les types de mouvement sont sélectionnés par défaut). Pour en exclure un, décocher la case correspondante. Indiquer les bornes inférieure et supérieure pour chacun des critères de sélection proposés. Pour les sociétés, natures de mouvement, banques, comptes bancaires et devises, les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). La zone Libellé permet de sélectionner les écritures en fonction du libellé complémentaire saisi par l'utilisateur pour les prévisions ou du libellé transmis par la banque pour les écritures réalisées. La zone Type propose l'exonération de la commission de mouvement comme critère de sélection, cliquer sur la flèche à droite de cette zone et sélectionner une des options proposées : Toutes les écritures, Ecritures exonérées ou Ecritures non exonérées. Sage

214 Menu Gestion des mouvements et soldes Valider par OK. Seules les écritures répondant aux critères indiqués sont affichées. Trier les écritures Ce bouton permet de modifier l'ordre de tri. Cliquer sur la case correspondant au critère de tri souhaité et valider par OK. Rechercher une écriture dans la liste Commande utile si la liste présente un nombre important d'écritures. Cliquer sur le bouton Rechercher. Renseigner tout ou partie des critères de recherche proposés et valider par OK. Si la recherche aboutit, le curseur se positionne sur cette écriture dans la liste. Sinon, celui-ci se positionne sur l écriture se rapprochant au mieux des critères définis. Visualiser / Modifier une écriture Placer le curseur sur l'écriture concernée (prévisionnelle ou réalisée) et cliquer sur le bouton Modifier pour ouvrir la fiche correspondante. Sage

215 Menu Gestion des mouvements et soldes Sur la fiche d'une prévision, toutes les zones peuvent être corrigées, hormis le Montant de l'opération et la devise du compte. Sur la zone Montant de création, saisir le montant du mouvement dans la devise de création souhaitée (la devise du mouvement peut être différente de la devise de tenue de compte). Par défaut, la devise proposée est celle du compte bancaire. Sur celle d'une réalisation, seules les zones Agrégat, Nature, Libellé complémentaire et Poste d exploitation peuvent être modifiées. Valider après visualisation ou modification par OK. Supprimer une écriture (prévision) La suppression n'est autorisée que depuis la liste des prévisions pour les écritures non pointées. Placer le curseur sur l'écriture à supprimer et cliquer sur le bouton Supprimer. Confirmer ensuite par OK. Pointer et rapprocher les écritures L'utilisateur peut pointer simultanément : une prévision avec une réalisation, plusieurs prévisions avec une réalisation : les comptes bancaires des prévisions peuvent être différents mais doivent tous appartenir à la même société. plusieurs réalisations avec une prévision : les comptes bancaires des réalisations doivent être identiques. plusieurs prévisions avec plusieurs réalisations : les comptes bancaires des prévisions et des réalisations doivent appartenir à la même société. Dans tous les cas précités, les prévisions et réalisations pointées doivent appartenir à la même société. Aucun contrôle n'est effectué sur les dates d'opération. Après validation d'un pointage, les prévisions conservent leur date d'opération initiale. L'édition Suivi des prévisions (menu Etats) permet à l'utilisateur de constater les décalages de dates, de montant et de compte prévisionnel. Il est impossible de pointer des écritures de devises différentes. Sage

216 Menu Gestion des mouvements et soldes Le montant des mouvements pointés est converti lorsque la devise des écritures est différente de la devise de pointage. Sélectionner les écritures a rapprocher Sélectionner successivement les écritures à pointer en plaçant le curseur sur les lignes correspondantes et en cliquant sur le bouton Pointer/Dépointer. Le même code de regroupement s'affiche dans les colonnes centrales face aux écritures pointées. Ce code permettra à l'utilisateur d'effectuer le suivi de ses prévisions. En effet, la commande Suivi des prévisions (menu Etats) établit par code regroupement la liste et le montant total des écritures prévisionnelles et réalisées pointées. La dernière ligne au bas de la liste affiche le montant total des prévisions pointées, celui des réalisations et au centre la différence entre ces deux montants. Rapprocher les écritures Après sélection des écritures, cliquer sur le bouton Rapprocher. Une fenêtre s affiche pour proposer le poste d exploitation correspondant à la prévision. Dans le cas d un pointage multiple, une fenêtre s affiche pour proposer le poste d exploitation correspondant à la première prévision pointée. L utilisateur peut alors : confirmer ce choix, ou sélectionner un autre poste d exploitation (sont proposés uniquement les postes d exploitation correspondant aux prévisions). Les écritures pointées disparaissent instantanément de la liste, hormis les cas suivants où le programme demande confirmation. Le compte bancaire prévisionnel et le compte bancaire réel n'appartiennent pas à la même banque Un message d'alerte s'affiche. Sage

217 Menu Gestion des mouvements et soldes Confirmer le pointage des écritures par OK ou cliquer sur le bouton Annuler. Le bouton Corriger permet de revenir à l écran précédent pour le modifier. Aucune modification n'est apportée au montant de la (des) prévision(s) pointée(s) pour permettre à l'utilisateur d'effectuer le suivi de ses prévisions. Le montant prévu est inférieur au montant réalisé Le logiciel demande confirmation du pointage. Cliquer sur le bouton OK pour confirmer le pointage. Le bouton Corriger permet de revenir à l écran précédent pour le modifier. Aucune modification n'est apportée au montant de la (des) prévision(s) pointée(s) pour permettre à l'utilisateur d'effectuer le suivi de ses prévisions. La commande Suivi des prévisions (menu Etats) établit par code regroupement la liste et le montant total des écritures prévisionnelles et réalisées pointées. Le montant prévu est supérieur au montant réalisé Le logiciel propose dans ce cas de reporter le reliquat, c'est-à-dire de créer une prévision dont le montant est équivalent à ce reliquat. Le montant du reliquat est alors exprimé dans la devise de la prévision. Le compte choisi doit être également tenu dans cette devise. Valider par OK. La fiche de création d'une prévision est ensuite proposée. Sage

218 Menu Gestion des mouvements et soldes La banque, le compte bancaire, la nature de mouvement, l agrégat et le poste d exploitation proposés sont ceux de la prévision initiale. Ces éléments peuvent être modifiés. Le montant de création affiché correspond à l'écart entre les montants de la prévision et de la réalisation pointés. La date d'opération proposée est la date de la prévision initiale plus un jour ouvré. Elle peut également être modifiée. La date de valeur est calculée automatiquement en fonction des conditions de valeur de la nature de mouvement. Valider par OK. Après validation, la prévision initiale est modifiée (conforme à la réalisation pointée), une nouvelle prévision correspondant au reliquat est créée. Si plusieurs prévisions ont été pointées avec plusieurs réalisations et que le montant prévisionnel est supérieur au montant réalisé, le report du reliquat est impossible. Pointage automatique Au lieu d'effectuer un pointage manuel des prévisions et réalisations, l'utilisateur peut demander un rapprochement automatique des écritures. Ce rapprochement automatique peut être effectué au choix de l'utilisateur de façon unitaire (écriture par écriture) ou par grande masse. Rappel Le pointage des écritures d'encaissement et de décaissement prévues et réalisées est utile pour un suivi précis des prévisions et pour améliorer les prévisions à venir (par l observation des décalages de montant, de date et de banque de remise). Cette phase de pointage n'est pas obligatoire pour le bon fonctionnement du logiciel. En consultation de la situation prévisionnelle, les prévisions de date antérieure ou égale à la date du dernier relevé de compte intégré sont considérées comme réalisées, elles ne sont pas comptabilisées dans les soldes. L'utilisateur garde la possibilité de les reporter en modifiant manuellement leur date d'opération. Cependant, il est recommandé de pointer les opérations financières prévisionnelles de type Virement de trésorerie, Financement, Placement et Titre. Ceci permet la mise à jour automatique des encours de financements, des encours de placements et du portefeuille de titres. Le menu Gestion des mouvements et soldes ouvert, dérouler le sous-menu Comparatif prévu / réalisé et utiliser la commande Pointage automatique. Deux options sont proposées : Sage

219 Menu Gestion des mouvements et soldes rapprochement Unitaire : ce rapprochement agit écriture par écriture en fonction des critères de rapprochement définis par l'utilisateur. rapprochement par Grande masse : pointage du cumul des mouvements réalisés et prévisionnels sur une période donnée, en fonction de critères définis par l'utilisateur. Le pointage automatique est monoposte pour la société pour le module Suivi de trésorerie 100. Pointage automatique - Unitaire Utiliser la commande Pointage automatique - Unitaire. Type de date Deux options sont possibles : Si date d opération est sélectionné, seuls les mouvements dont la date d opération est antérieure ou égale à la date de pointage sont pris en compte pour le traitement. L intervalle de dates défini dans cet écran est le délai maximum admis pour le pointage entre la date d opération de la réalisation et la date d opération de la prévision correspondante. Si Date de valeur est sélectionné, seuls les mouvements dont la date de valeur est antérieure ou égale à la date de pointage sont pris en compte pour le traitement. L intervalle de dates défini dans cet écran est le délai maximum admis pour le pointage entre la date de valeur de la réalisation et la date de valeur de la prévision correspondante. Date de pointage Seules les écritures réalisées et prévisionnelles dont la date d'opération ou de valeur, est antérieure ou égale à cette date feront l'objet du pointage automatique. La date de pointage proposée par défaut est la date du jour moins un jour ouvré. Pointage Deux options sont proposées : Sur banque identique ou Sur compte identique. Les comptes prévisionnels de remise sont parfois modifiés en fonction de la situation de trésorerie lors de la réalisation du mouvement. De ce fait, le pointage Sur banque identique peut être judicieux. Sage

220 Menu Gestion des mouvements et soldes Pour le pointage dans les autres devises, l écart de montant est converti dans la devise de pointage. Cocher la case correspondant à l option souhaitée. Banque / Compte Si l'option Sur banque identique a été choisie, la sélection des comptes bancaires n'est pas demandée. Le logiciel propose par défaut le rapprochement automatique pour l'ensemble des banques et des natures de mouvement (ou agrégats). Valider ou indiquer les codes limites. Les codes banques et comptes bancaires peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste par le bouton Zoom de chacune de ces zones). Personnalisation des critères de rapprochement par banque et / ou nature(s) de mouvement : L'encadré suivant permet de saisir les critères souhaités pour le pointage des écritures. Si l'utilisateur souhaite utiliser des critères de pointage différents pour certaines banques et/ou natures de mouvement, sélectionner les banques et natures de mouvement concernés, définir ensuite (comme il est indiqué ci-après) les critères de pointage et lancer le rapprochement des écritures. Réitérer ces manipulations pour les autres banques et / ou Natures de mouvement. Type de nature Cliquer sur l'une des trois cases d'option proposées : Agrégat Le logiciel rapproche les mouvement prévus et réalisés de même agrégat. Nature de mouvement : Le logiciel rapproche les mouvements prévus et réalisés de même nature de mouvement. Code AFB générique : Le logiciel peut rapprocher une écriture réalisée avec une écriture prévisionnelle de nature de mouvement différente pour la raison suivante. La liste des Codes AFB a été récemment enrichie par l'association Française des Banques pour désigner les mouvements avec plus de précision. Exemple Pour les remises de chèques dont le code AFB est 02, 3 nouveaux codes AFB ont été créés : 15 : Remise de chèques sur Caisse 16 : Remise de chèques sur rayon 17 : Remise de chèques hors rayon Un mouvement bancaire peut donc avoir sur le relevé de compte un ancien ou un nouveau code AFB. De même, pour les écritures prévisionnelles, l'utilisateur peut utiliser les nouveaux Codes AFB ou uniquement les anciens Codes AFB s'il n'a pas l'utilité d'une distinction aussi précise des prévisions. De ce fait, un mouvement bancaire peut avoir un nouveau code AFB et la prévision correspondante un ancien code AFB et inversement. Si l'option Code AFB générique est sélectionnée, le logiciel rapproche également ces écritures. Intervalle de dates Délai maximum entre la date d'opération d'une réalisation et celle d'une prévision autorisant le pointage. Ecart de montant Ecart de montant entre les prévisions et les réalisations autorisant le pointage soit en %, soit en valeur, suivant la case d option cochée. Référence identique Cocher cette case si le logiciel doit effectuer un contrôle sur les références (référence saisie en prévision et référence restituée sur le relevé de compte). Lancer le pointage par OK. Après le pointage, un rapport s affiche et indique le détail des mouvements pointés. Sage

221 Menu Gestion des mouvements et soldes Lors du pointage automatique unitaire, la procédure après chaque pointage effectue l imputation du poste d exploitation de la prévision sur le mouvement réalisé. Pointage automatique par Grande masse Ce type de rapprochement permet de pointer pour une période donnée, le cumul des mouvements réalisés et prévisionnels (par nature de mouvement), en fonction de critères définis par l'utilisateur. Type de date Deux options sont possibles : Si date d opération est sélectionné, seuls les mouvements dont la date d opération est antérieure ou égale à la date de pointage sont pris en compte pour le traitement. Si Date de valeur est sélectionné, seuls les mouvements dont la date de valeur est antérieure ou égale à la date de pointage sont pris en compte pour le traitement. Période de pointage Période dans laquelle les mouvements peuvent être globalisés. Le logiciel propose par défaut la semaine précédant la date du jour. Pointage Deux options sont proposées : Sur banque identique ou Sur compte identique. Les comptes prévisionnels de remise sont parfois modifiés en fonction de la situation de trésorerie lors de la réalisation du mouvement. De ce fait, le pointage Sur banque identique peut être judicieux. Banque / Compte Si l'option Sur banque identique a été sélectionnée dans la zone précédente, la sélection des comptes bancaires n'est pas demandée. Le logiciel propose par défaut le rapprochement automatique pour toutes les banques et natures de mouvements (ou agrégats). Valider ou indiquer les codes limites. Les codes banques et comptes bancaires peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton Zoom, sélection par un double-clic). Personnalisation des critères de rapprochement par banque et/ou nature(s) de mouvement : L'encadré suivant permet d'indiquer les critères souhaités pour le pointage des écritures. Si l'utilisateur souhaite utiliser des critères de pointage différents pour certaines banques et/ou natures de mouvement, sélectionner les banques et natures de mouvement concernés, définir ensuite (comme il est indiqué ci-après) les critères de pointage et lancer le rapprochement des écritures. Sage

222 Menu Gestion des mouvements et soldes Réitérer ces manipulations pour les autres banques et / ou natures de mouvement. La fonction pointage automatique grande masse ne permet pas d associer un poste d exploitation aux mouvements réalisés (car plusieurs postes d exploitation peuvent être attachés à un agrégat). Un message d alerte avertit l utilisateur avant le lancement de cette fonction. Activitation de la fonction «Lancement du pointage automatique à l ouverture de la société» La fonction Pointage automatique peut être déclenchée automatiquement à l ouverture de la société en cochant l item Pointage automatique à l ouverture de la société et en choisissant l une des deux cases d options proposées : Pointage automatique unitaire ou Pointage automatique grande masse dans la fenêtre «Paramétrage des traitements» accessible par le menu Fichiers / Paramètres de la société et cliquer sur le bouton Traitements. Déroulement du pointage automatique A l ouverture d une société pour laquelle l option de pointage automatique a été activée, la réalisation du pointage automatique est proposée à tout utilisateur habilité à effectuer ce traitement, si au moins un relevé de compte a été intégré pour la société sélectionnée. En fonction du choix effectué dans le menu Fichier / Paramétrer la société, bouton Traitements, l utilisateur accède soit : à l écran de pointage automatique unitaire Pour plus d informations sur cette fonction, voir le chapitre «Pointage automatique - Unitaire», page 219 à l écran de pointage automatique grande masse Pour plus d informations sur cette fonction, voir le chapitre «Pointage automatique par Grande masse», page 221 Si l utilisateur clique sur le bouton Annuler, la suite du pointage n est pas proposée, la société s ouvre normalement. Si l utilisateur clique sur le bouton OK, proposé par défaut, le pointage s effectue alors. Sage

223 Menu Gestion des mouvements et soldes En installation réseau, le pointage automatique sera proposé au premier utilisateur autorisé à faire ce traitement. Les autres utilisateurs qui souhaitent entrer dans la société ne pourront pas le faire tant que le pointage automatique se déroulera. Critères de pointage des écritures Type de nature Sélectionner une des trois options proposées : Agrégat Le logiciel rapproche les mouvement prévus et réalisés de même agrégat. Nature de mouvement : Le logiciel rapproche les mouvements prévus et réalisés de même nature de mouvement. Code AFB générique : Le programme peut effectuer le pointage d'écritures de natures de mouvement différentes, pour la raison suivante. La liste des Codes AFB a été récemment enrichie par l'association Française des Banques pour désigner les mouvements avec plus de précision. Exemple Pour les remises de chèques dont le code AFB est 02, 3 nouveaux codes AFB ont été créés : - 15 : Remise de chèques sur caisse - 16 : Remise de chèques sur rayon - 17 : Remise de chèques hors rayon Un mouvement bancaire peut donc avoir sur le relevé de compte un ancien ou un nouveau code AFB. De même, pour les écritures prévisionnelles, l'utilisateur peut utiliser les nouveaux codes AFB ou uniquement les anciens codes AFB s'il n'a pas l'utilité d'une distinction aussi précise des prévisions. De ce fait, un mouvement bancaire peut avoir un nouveau code AFB et la prévision correspondante un ancien code AFB ou inversement. Si l'option Code AFB générique est sélectionnée, le programme rapproche également ces écritures. Avec report des prévisions Si le montant des écritures prévues est supérieur à celui des écritures réalisées, le programme peut générer une écriture prévisionnelle avec le reliquat pour montant. Le montant de la prévision générée est convertie lorsqu'elle est affectée à un compte qui est dans une devise différente. Seuil Saisir le seuil et la devise à partir desquels le programme doit effectuer un report de prévisions. Le programme enregistre le report dans une nouvelle écriture de prévision. Ecrasement des prévisions Cette option doit être demandée si le pointage des écritures doit être effectué même si le montant des écritures prévues est inférieur à celui des écritures réalisées. Lancer le pointage automatique par OK. Modification des prévisions : Montant «Soldé à» Lorsque le montant des réalisations pointées est supérieur au montant des prévisions pointées, le logiciel affecte un montant «Soldé à» à toutes les prévisions pointées. Ce montant correspond au montant utilisé pour le rapprochement avec la réalisation. Sage

224 Menu Gestion des mouvements et soldes Exemple prévision : 600,00 soldé à 600,00 prévision : 700,00 soldé à 400,00 réalisation : 1000,00 Le total des montants «Soldé à» est égal au total des réalisations pointées. C'est le montant «Soldé à» qui est pris en compte dans le comparatif prévu / réalisé. Ces mouvements ne sont pas créés par le logiciel mais seulement modifiés. L'écran utilisé pour les afficher est différent de l'écran standard. Il suffit de dépointer les mouvements pour que cette information disparaisse. Annuler le dernier pointage Cette fonction est accessible par le menu Gestion des mouvements et soldes / Comparatif prévu-réalisé. Elle permet d annuler le dernier pointage manuel ou automatique effectué. Lors du lancement de cette fonction, un écran de sélection des banques et comptes s affiche. Une fois la sélection effectuée, cliquer sur le bouton OK pour effectuer le traitement d annulation. Le bouton Annuler permet de sortir de la fonction. Lorsque le traitement est terminé, deux types de messages peuvent s afficher : 1. Lorsque le logiciel n a rien trouvé à dépointer. 2. Lorsque le traitement s est correctement effectué. L annulation du dernier pointage ne sera effectuée que pour les mouvements pointés lors des pointages suivants : - Manuel prévu-réalisé Sage

225 Menu Gestion des mouvements et soldes - Automatique - Unitaire - Automatique - Grande masse Si à la même date, plusieurs pointages ont été effectués, ils seront tous annulés car les mouvements pointés auront tous une date de pointage identique. Sage

226 Menu Gestion des mouvements et soldes Relevé de comptes bancaires Gestion des mouvements et soldes / Relevés de comptes bancaires Pour visualiser ou éditer un relevé de compte ou une liste de relevés de compte intégrés à une date ou une période donnée, utiliser la commande Relevés de comptes bancaires du menu Gestion des mouvements et soldes. La sélection des relevés de compte à visualiser ou à éditer peut être effectuée par banque (tous les comptes au sein d'une ou plusieurs banques) ou par compte bancaire. Cliquer sur l'une des deux cases d'option proposées. Saisir les dates de début et de fin de période. Indiquer ensuite les bornes de l'édition. Les codes banque et compte bancaire peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Sélectionner le mode de visualisation adéquat. Par relevés transmis Cette option permet de visualiser les relevés, tels qu'ils ont été récupérés, sans aucun retraitement ni recalcul par le logiciel. Chaque mouvement est identifié dans cette liste par ses dates d'opération et de valeur, son libellé, sa référence, sa nature, son montant, son origine. Sage

227 Menu Gestion des mouvements et soldes La colonne Origine peut prendre différentes valeurs : " blanc " : la devise de l'opération initiale est inconnue ou identique à celle du compte bancaire ; " # " : la devise de l'opération initiale est différente de la devise actuelle du compte bancaire ; " c " : le mouvement d'origine a été converti dans la devise actuelle du compte bancaire. Le programme affiche au bas de l'écran le montant du nouveau solde suivi de la devise utilisée. Les boutons Relevé précédent et Relevé suivant affichent respectivement le relevé précédent et suivant de ce compte, dans la période sélectionnée. Les boutons Compte précédent et Compte suivant affichent respectivement le relevé du compte précédent et suivant de la sélection à la date affichée. Il est possible d'éditer un relevé de compte visualisé à l'écran en cliquant sur le bouton Editer. Par jour Ce mode permet de visualiser les relevés après retraitement et recalcul des soldes éventuels. Pour une définition précise de ces calculs, se référer au «Synthèse du jour», page 139. Cette visualisation s'effectue également dans la devise actuelle du compte. En cas de bascule d'un compte, les mouvements sont convertis. Un exemple de relevé de compte édité est présenté pour illustration. Tous les libellés complémentaires sont édités. La colonne Libellés est composée des lignes Libellé standard et éventuellement de l ensemble des libellés complémentaires. L origine est restituée sur l édition. Sur cette édition est également rappelée la devise du relevé. Sage

228 Menu Gestion des mouvements et soldes La visualisation d un relevé de compte bloque l accès en suppression des relevés de compte. Sage

229 Menu Gestion des mouvements et soldes Relevé de comptes analytiques Gestion des mouvements et soldes / Relevés de comptes analytiques Pour éditer la liste des mouvements enregistrés sur un compte bancaire au cours d'une période donnée, les mouvements étant classés par nature de mouvement, utiliser la commande Relevés de comptes analytiques du menu Gestion des mouvements et soldes. Cliquer sur la flèche à droite de la zone Type de solde et sélectionner l'option Solde en capitaux ou Solde en valeur. Indiquer ensuite les dates de début et de fin de période. Sélectionner la banque puis le compte concerné (la banque et le compte bancaire peuvent être sélectionnés dans leur liste respective). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Le document présente le solde du compte (en capitaux ou en valeur) en début de période, la liste des mouvements enregistrés sur la période, le solde en fin de période. Sur cette édition sont également rappelées la devise du relevé ainsi que l'origine des opérations Francs ou Euros. La visualisation d un relevé de compte analytique empêche l accès en suppression des relevés de compte. Sage

230 Menu Gestion des mouvements et soldes Visualiser le ticket d agios Gestion des mouvements et soldes / Visualiser le ticket d agios Ouvrir le sous-menu Visualiser le ticket d'agios. Périodicité / arrêtée à Sélectionner la périodicité mensuelle ou trimestrielle puis sur la zone suivante le mois ou le trimestre (mois de fin de trimestre) pour lequel vous souhaitez lancer l édition. Ticket d'agios Le ticket d'agios peut être visualisé pour un compte ou pour les comptes fusionnés d'une banque. Cliquer sur la case d'option correspondante. Avec l'accord de la banque, le calcul des agios peut être effectué globalement sur un ensemble de comptes au lieu d'un calcul compte par compte. On parle dans ce cas de comptes fusionnés. Si un tel accord a été conclu avec une banque, l'utilisateur crée la fusion de comptes concernée (comptes appartenant à la même banque et à la même société) avec la commande Fusions du menu Structure. Le ticket d'agios pour un compte est calculé à partir des conditions générales définies au niveau du compte. Le ticket d'agios pour les comptes fusionnés d'une banque est déterminé à partir des conditions générales de la banque. Type d'écritures Les tickets d'agios peuvent être calculés sur la base des réalisations uniquement ou de l'ensemble des mouvements prévus et réalisés. Cliquer sur l'une des deux cases d'option correspondantes. Ne sont prises en compte que les prévisions postérieures à la date du dernier relevé de compte intégré dans la période sélectionnée. Si un relevé de compte n'a pas été intégré dans la période sélectionnée, le calcul sera erroné. Banque / Compte bancaire / Fusions Si l'option Par compte a été retenue, sélectionner la banque puis le compte bancaire pour lequel le ticket d'agios doit être visualisé. Les codes banque et compte bancaire peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Si l'option Pour les comptes fusionnés a été retenue, seule la sélection de la fusion doit être effectuée. Veiller à sélectionner la fusion créée pour le calcul des agios des comptes fusionnés (liste de comptes au sein de la même banque et de la même société). Valider par OK. Le ticket d'agios demandé s'affiche. Sage

231 Menu Gestion des mouvements et soldes Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation. Le ticket d'agios obtenu doit être considéré comme indicatif. Les montants peuvent présenter quelques différences avec ceux qui seront donnés par les banques selon les méthodes d'arrêté retenues par chacune, en particulier en ce qui concerne : les opérations à date de valeur postérieure ou antérieure à la période considérée les opérations à date de valeur incluse dans la période considérée mais dont la date d'opération se situe dans le mois ou le trimestre suivant. Le ticket d'agios précise également la devise du compte bancaire. Le ticket d'agios d'une fusion est exprimé dans la devise de la fusion. Sage

232 Menu Gestion des mouvements et soldes Générer un fichier au format bancaire Gestion des mouvements et soldes / Générer un fichier au format bancaire Cette commande permet l extraction sous forme fichier (norme CFONB) des relevés de comptes. Les relevés de comptes sont restitués tels qu ils ont été intégrés. Utiliser la commande Générer un fichier au format bancaire du menu Gestion des mouvements et soldes. Choisir le type d'extraction par Banque ou par Compte bancaire. Banque / Compte Indiquer les banques ou les comptes bancaires pour lesquels un relevé de compte peut être reconstitué (ces codes peuvent être sélectionnés dans leur liste respective, (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double clic). Période Période pour laquelle le relevé de compte doit être reconstitué. La purge des mouvements ne doit pas être intervenue dans cette période. Saisir les dates de début et de fin de période. Pour chaque relevé de compte, le programme propose par défaut les dates du dernier relevé de compte intégré pour l'ensemble des Banques ou Comptes sélectionnés. Le relevé de compte reconstitué présentera la séquence suivante pour chacun des jours ouvrés de la période : Solde ancien, Liste des mouvements de la journée, Solde nouveau. Le premier solde nouveau sur le relevé de compte sera le solde à la date de début (Le solde ancien sera le solde à la date de début moins un jour ouvré). Le dernier solde nouveau sur le relevé de compte sera le solde à la date de fin de période. Valider par OK. Sage

233 Menu Gestion des mouvements et soldes Indiquer l'emplacement du fichier à générer, le nom et l'extension à lui attribuer et valider avec Ouvrir. Après bascule d'un compte et conversion de toutes les opérations antérieures à la date de bascule, le relevé est reconstitué tel qu'il a été intégré. Cette commande empêche l accès en suppression des relevés de compte. Sage

234 Menu Gestion des mouvements et soldes Purge mouvements et soldes Gestion des mouvements et soldes / Purge mouvements et soldes La purge a plusieurs effets : purge des prévisions et des écritures bancaires, purge de l'historique des soldes en partie ou en totalité, purge de l'historique d'intégration des relevés de compte. Utiliser la commande Purge mouvements et soldes du menu Gestion des mouvements et soldes. Sélectionner l'option Par banque ou Par compte puis indiquer les banques et comptes bancaires concernés par saisie ou sélection dans leur liste respective. Saisir la date de purge pour les mouvements, seules les écritures dont les dates d'opération et de valeur sont antérieures à cette date seront supprimées. La date de purge de l'historique doit être antérieure ou égale à celle des mouvements. Les prévisions dont la date de valeur a été modifiée ne peuvent pas être purgées si cette date est postérieure à la date de purge souhaitée. La purge peut également être sélective par type d'écritures, cliquer sur l'une des deux cases d'option : toutes les écritures ou uniquement les écritures pointées (Réalisations et Prévisions pointées). Valider par OK. Cette commande est mono-utilisateur. Elle ne peut pas être lancée si un utilisateur a lancé un module quelle que soit la société ouverte. Sage

235 Menu Gestion des mouvements et soldes Historique d'intégration Gestion des mouvements et soldes / Historique d'intégration Le menu Gestion des mouvements et soldes ouvert, dérouler le sous-menu Historique d'intégration puis utiliser une des commandes : Relevés des comptes bancaires ou Mouvements à Comptabilisation Future. Historique d'intégration des relevés de comptes bancaires L'historique d'intégration des relevés de compte présente pour chaque relevé les informations : date du nouveau solde de relevé; banque et compte bancaire émetteur ; devise d'intégration du fichier ; ancien et nouveau solde. Le [! ] point d exclamation en début de ligne indique qu il y a un problème de continuité de soldes lors de l intégration des relevés. Le premier relevé du compte (le plus ancien = le dernier de la liste) est systématiquement marqué. Le dernier relevé du compte (le plus récent = le premier de la liste) n est marqué que s il manque le relevé précédent. Supprimer un relevé de compte de l'historique La seule action autorisée depuis cet écran est la suppression d'un relevé de compte. Cette commande doit être utilisée avec précaution. La suppression d'un relevé de compte entraîne la suppression des mouvements et soldes du relevé: Ces mouvements ne seront plus présents dans la liste des mouvements bancaires (commande Réalisations du menu Gestion des mouvements et soldes). Les situations de trésorerie ne tiendront plus compte de ces mouvements et soldes (sous-menu Situation et Soldes du menu Gestion des mouvements et soldes). Cependant, un fichier pourra être réintégré. Sage

236 Menu Gestion des mouvements et soldes Pour supprimer un relevé de compte de l'historique, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer par OK. Visualiser la liste des relevés de compte supprimés L'historique d'intégration affiché, utiliser la commande Journées supprimées du menu Edition. Cliquer sur la case de fermeture après visualisation. Visualiser la liste du dernier relevé de compte intégré Pour visualiser le relevé de compte qui vient d être intégré, utiliser la commande Visualiser du menu Edition. Chaque mouvement est identifié dans cette liste par ses dates d'opération et de valeur, son libellé, sa référence, sa nature, son montant, son origine. La colonne Origine peut prendre différentes valeurs : " blanc " : la devise de l'opération initiale est inconnue ou identique à celle du compte bancaire ; Sage

237 Menu Gestion des mouvements et soldes " # " : la devise de l'opération initiale est différente de la devise actuelle du compte bancaire ; " c " : le mouvement d'origine a été converti dans la devise actuelle du compte bancaire. Le programme affiche au bas de l'écran le montant du nouveau solde suivi de la devise utilisée. Les boutons Relevé précédent et Relevé suivant affichent respectivement le relevé précédent et suivant de l historique d intégration. Il est possible d'éditer le relevé de compte visualisé à l'écran en cliquant sur le bouton Editer. Visualiser un relevé de compte de l historique Pour visualiser un relevé de compte intégré à une date ou une période donnée, utiliser la commande Sélection du menu Action. La sélection des relevés de compte à visualiser peut être effectuée par banque (tous les comptes au sein d'une ou plusieurs banques) ou par compte bancaire. Cliquer sur l'une des deux cases d'option proposées. Saisir les dates de début et de fin de période. Définir ensuite les bornes de visualisation. Les codes banque et compte bancaire peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Valider par OK. Historique d'intégration des MCF L'historique d'intégration des MCF présente pour chaque relevé intégré : La date du relevé ; Le code de la banque et du compte bancaire émetteur ; L'heure du relevé ; Le numéro d'ordre (numéro du fichier intégré dans la journée pour un compte) ; Le total débit / crédit ; La devise d'intégration du fichier. Les relevés sont présentés par ordre décroissant de date, de compte et de numéro d'ordre. Sage

238 Menu Gestion des mouvements et soldes La seule action autorisée depuis cet écran est la suppression d'un fichier MCF. Cette commande doit être utilisée avec précaution car la suppression d'un relevé intégré entraîne la suppression des opérations qui lui sont rattachées. Cependant, un relevé supprimé pourra être réintégré. A propos de la purge automatique des MCF, voir le menu Gestion des mouvements et soldes, sous-menu Mouvements à Comptabilisation Future, «Importer les MCF», page 201. Sage

239 Menu Gestion avancée Menu Gestion avancée Version Pack Ce menu et ses sous menus ne sont disponibles qu en version Pack du logiciel. Ce menu concerne les décisions financières et l'équilibrage des comptes bancaires. Le logiciel calcule le gain net financier avant et après mise en place des virements de trésorerie pour le compte émetteur et le compte destinataire. Les Financements à court terme permettent de couvrir un besoin d'exploitation sur une durée déterminée, à un taux généralement plus avantageux que celui du découvert. Le logiciel calcule le coût réel des crédits et met à jour automatiquement les encours de financement et le montant disponible (Autorisation accordée pour un type de financement - Montant utilisé). Les excédents de trésorerie peuvent être valorisés par des Placements à court terme. Le logiciel calcule automatiquement les produits financiers générés. L'encours de placement déterminé par le programme permet à l'utilisateur de connaître le potentiel disponible par banque. La commande Valeurs mobilières permet de suivre par banque, le portefeuille de titres, d'effectuer des ordres d'achat et de vente. L'historique des transactions effectuées est conservé pour la visualisation des plus ou moins values réalisées. A une date donnée, et en fonction des soldes des différents comptes bancaires, l'automate d'équilibrage soumet à l'utilisateur les solutions financières adéquates : Financements, Placements puis Virements de trésorerie adéquats. Ces propositions peuvent être validées ou modifiées par l'utilisateur. Les prises de décisions financières devant faire l'objet d'une confirmation à la banque, le logiciel propose à la validation des créations d'éditer la lettre de confirmation appropriée. Vérifier au préalable que les paramétrages nécessaires à la mise en place des décisions financières ont été effectués, il s'agit notamment: - de la saisie des conditions générales pour chaque banque - du paramétrage des natures financières et des natures de titres - de la saisie des seuils de débit et crédit au niveau de chaque compte bancaire (données utiles au fonctionnement de l'automate d'équilibrage) Les commandes d opérations financières (Virements de trésorerie, financement, placement et opération de bourse) sont incompatibles avec tous les traitements de masse liés aux prévisions. Pour plus d informations, voir... «Virements de trésorerie», page 241 Sage

240 Menu Gestion avancée «Encours de financement», page 253 «Encours de placement», page 273 «Valeurs mobilières», page 282 «Automate d'équilibrage», page 296 «Remises de virements archivées», page 310 «Intégrer les CRPC / Intégrer les CRA», page 312 Sage

241 Menu Gestion avancée Virements de trésorerie Gestion avancée / Virements de trésorerie Un virement de trésorerie consiste à créditer un compte (généralement débiteur) par le débit d'un autre compte (généralement créditeur). Pour pouvoir effectuer des virements de trésorerie, veuillez vous rapprocher du chargé d affaires de votre banque, afin d en connaître les modalités. Les comptes émetteur ou destinataire sont tenus en euro. Ces comptes peuvent appartenir à la même société ou à deux sociétés différentes et être gérés par la même banque ou par deux banques différentes. La date de valeur du compte émetteur, du compte destinataire et des frais est accessible en création et modification des virements de trésorerie. Utiliser la commande Virements de trésorerie du menu Gestion avancée ou cliquer directement sur son icône sur la barre d'outils. Cette première fenêtre présente la liste des virements de trésorerie déjà créés pour l'ensemble des sociétés (société mère et/ou filiales). Le montant et la devise sont exprimés dans la devise du virement de trésorerie. La liste est vide si aucun virements de trésorerie n'a encore été enregistré. Le menu Edition présente les commandes disponibles depuis cette liste : créer, modifier et supprimer les virements de trésorerie, limiter l'affichage à une sélection de virements de trésorerie ainsi que la commande Préparation remise pour préparer les remises de virements de trésorerie à transmettre à la banque. Créer un virement de trésorerie Cliquer sur l'icône Créer ou utiliser la commande Créer du menu Edition. Sage

242 Menu Gestion avancée Emetteur Compte Cliquer sur le bouton Zoom de la première zone et sélectionner la banque à laquelle appartient le compte émetteur en double-cliquant sur la ligne correspondante. Procéder de même sur la zone suivante pour sélectionner le compte émetteur. Son code et son RIB s'affichent. Société Code de la société à laquelle appartient le compte émetteur, non modifiable. Nature Nature du virement de trésorerie émis. Cette zone est renseignée par défaut avec la nature de virement paramétrée pour cette banque dès lors que l on a choisi le code banque dans la zone Compte. Cette zone est modifiable à tout moment. Statut Le statut par défaut du virement de trésorerie est Prévu. Après constat de la réalisation effective de l'opération, l'utilisateur peut faire passer le virement de trésorerie au statut Réalisé (commande Pointage Prévu - Réalisé du menu Gestion des mouvements et soldes). Montant La devise du montant est celle du compte émetteur ; elle n est pas modifiable. Opération / Valeur Après saisie de la date d'opération, la date de valeur est calculée en fonction des conditions de valeur appliquées à la nature de mouvement sélectionnée. La case à cocher ind. permet de rendre la date de valeur indépendante ou calculée. Frais Pour les frais inhérents aux virements de trésorerie, renseigner les zones : Nature Cette zone est renseignée par défaut avec la nature des frais paramétrée pour cette banque dès lors que l on a choisi le code banque dans la zone Compte. Cette zone est modifiable par l utilisateur. Montant Si un montant de frais fixes a été saisi dans le paramétrage de cette nature de mouvement, il est reporté sur cette zone. Sage

243 Menu Gestion avancée Lorsque la devise du virement de trésorerie est différente de celle du compte émetteur, le programme présente également le montant des frais converti. Valeur La case à cocher ind. permet de rendre la date de valeur indépendante ou calculée. Statut En création, le mouvement correspondant aux frais a nécessairement le statut Prévu, après réalisation effective de l'opération, l'utilisateur peut le pointer au statut réalisé (avec la commande Pointage Prévu - Réalisé du menu Gestion des mouvements et soldes). Destinataire Renseigner les zones de cet encadré : Compte Cliquer sur le bouton zoom de la première zone et sélectionner la banque à laquelle appartient le compte destinataire en double-cliquant sur la ligne correspondante. Procéder de même avec la zone suivante pour sélectionner le compte destinataire. Son code et son RIB s'affichent. Si le compte destinataire appartient à une société autre que celle du compte émetteur, un message le signale. Société Code de la société à laquelle appartient le compte sélectionné, non modifiable. Nature Nature du virement de trésorerie reçu. Cette zone est renseignée par défaut la nature de virement paramétrée pour cette banque dès lors que l on a choisi le code banque dans la zone Compte. Elle est modifiable par l utilisateur. Montant Montant du virement de trésorerie suivi de la devise du compte destinataire. Opération / Valeur La date d'opération saisie pour le virement de trésorerie émis est proposée par défaut. A valider ou à modifier. La date de valeur est automatiquement calculée en fonction des conditions de valeur paramétrées pour la nature de mouvement sélectionnée. La case à cocher ind. permet de rendre la date respectivement indépendante ou calculée. Statut Le statut par défaut d un virement de trésorerie est Prévu. Cette zone n'est pas accessible. Après constat de la réalisation effective de l'opération, l'utilisateur peut faire évoluer le virement de trésorerie reçu au statut Réalisé (avec la commande Pointage prévu - réalisé du menu Gestion des mouvements et soldes). Pour les comptes Emetteur, Frais et Destinataire, le programme applique à la date de valeur les paramètres saisis dans les natures de mouvement (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision et ne génère pas de décalage sur la date d opération. Gain net Avant de valider la création, il est possible de visualiser le gain net généré par la mise en place du virement de trésorerie. Le Gain net est calculé notamment par rapport au coût d'un découvert sur le compte débiteur et aux intérêts créditeurs pour le compte créditeur (émetteur). Sage

244 Menu Gestion avancée Pour ce faire, cliquer sur le bouton Gain net. Le montant du virement de trésorerie ainsi que les comptes émetteur et destinataire, suivi de leurs devises respectives, sont rappelés. Les éléments ci-après sont calculés en date de valeur. Solde Solde du compte émetteur et du compte destinataire, en date de valeur, calculé en tenant compte des mouvements prévus et réalisés, avant et après mise en place du virement de trésorerie. Agios / Découvert Montant des intérêts débiteurs générés par le découvert, avant et après mise en place du virement de trésorerie. CPFD (Commission de Plus Fort Découvert) Cette commission est calculée avant et après la mise en place du virement de trésorerie suivant les paramètres définis dans les conditions générales. L'utilisateur peut ainsi visualiser l'incidence de la variation de solde sur le montant de la commission. Commission de mouvement Bien qu il s agisse de mouvements débiteurs, les virements de trésorerie émis sont généralement exonérés de cette commission. Si une indication contraire a été signifiée pour la nature de mouvement de type virement de trésorerie émis utilisée, le logiciel calcule la commission suivant le taux saisi dans les conditions générales de la banque émettrice. Frais Frais bancaires générés par l'opération. Ces frais sont imputés au compte émetteur après mise en place du virement de trésorerie. Le montant des frais peut être paramétré dans le menu NATURES DE MOUVEMENT de la banque émettrice. Sage

245 Menu Gestion avancée Intérêts créditeurs Calculés en fonction de la méthode déterminée dans les conditions générales de la banque émettrice. Gain net Gain net généré par la mise en place du virement de trésorerie suivi de la devise du virement de trésorerie. Lorsque la devise du virement de trésorerie est différente de celle du compte émetteur ou destinataire, le programme affiche le montant converti dans la zone Equivalent. Cette zone ne s'affiche pas lorsqu'il n'y a pas de conversion. Méthode de calcul du gain net Variables Avant virement de trésorerie Après virement de trésorerie Intérêts débiteurs ID1 ID2 Commission de PFD CPFD1 CPFD2 Commission de mouvement - CM (sur compte émetteur) Frais financiers - Frais (sur compte émetteur) Intérêts créditeurs IC1 IC2 Gain net du compte émetteur : Gain 1 Gain 1 = (ID1 - ID2) + (CPFD1 - CPFD2) -CM - Frais - (IC1 - IC2) Gain net du compte destinataire : Gain 2 Gain 2 = (ID1 - ID2) + (CPFD1 - CPFD2) - (IC1 - IC2) Commission de mouvement et frais sont imputés au compte émetteur uniquement. Gain net financier : Gain 1 + Gain 2 Nous illustrerons la méthode de calcul du gain net par un exemple en fin de paragraphe. Valider la création du virement de trésorerie Après visualisation du gain net, cliquer sur le bouton Annuler. La fiche de création du virement de trésorerie revient à l'écran. Valider la création par OK. Le logiciel propose d'éditer un document à destination de la banque, pour confirmation du virement de trésorerie. Sage

246 Menu Gestion avancée Cette fenêtre présente le document prédéfini pour les virement de trésorerie, si l'utilisateur en a créé d'autres pour ce même type d'opération, ils sont présents dans cette liste. Placer le curseur sur le document adéquat et cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, sélectionner un mode de sortie et lancer l'édition. Le document imprimé est daté et reprend l'ensemble des informations nécessaires à la mise en place du virement de trésorerie : société, compte émetteur, compte récepteur, date d'opération et montant. Pour une présentation complète des documents de confirmation, voir le menu Etats «Etats paramétrés», page 316. A la validation, les prévisions générées sont exprimées dans la devise du compte émetteur ou destinataire. La prévision renseignée dans la zone Montant de création est exprimée dans la devise du virement de trésorerie. Exemple Les conditions et taux mentionnés ci-après sont utilisés à titre d'exemple uniquement. Soit deux comptes BNP01 et BNP02 présentant au 05/04/01 les soldes en valeur suivants (soldes tenant comptes des mouvements prévus et réalisés) : - BNP01 : ,25 Euros - BNP02 : ,25 Euros - Nous supposons que ce découvert est le plus fort découvert mensuel. - Il est décidé d'effectuer un virement de trésorerie de BNP01 vers BNP02 de ,00 Euros. - Les conditions générales appliquées par la banque sont les suivantes : - Intérêts débiteurs : - 1er plafond de découvert : Euros; 2nd plafond de découvert : Euros - taux du découvert : 10,45 ; taux 1 : 11,45 ; taux 2 : 12,45 - Type d'application : sur intervalle de montants - taux des intérêts créditeurs : 1,00 - commission de Plus Fort Découvert : 1/2000 sur le Plus fort découvert mensuel - frais de virement de trésorerie : 20,00 - les virements de trésorerie émis sont exonérés de la commission de mouvement Nous ouvrons la fiche de création d'un virement de trésorerie. Sage

247 Menu Gestion avancée Avant de valider, nous demandons le calcul du gain net par le bouton Gain net. Calcul du gain net pour le compte émetteur Variables Avant virement de trésorerie Après virement de trésorerie Intérêts débiteurs 0,00 0,00 Commission de PFD 0,00 0,00 Commission de mouvement - Exonéré Frais financiers 0,00 20,00 Intérêts créditeurs , 25 = 17, , 25 = 071, Gain 1 = 20 ( 17, , ) = 36, 66 Sage

248 Menu Gestion avancée Calcul du gain net pour le compte destinataire Variables Avant virement de trésorerie Après virement de trésorerie Intérêts débiteurs Commission de PFD ( , 45) + ( , 45) + ( , 25 12, 45 ) = 311, , 25 = 475, ( , 45) , 25 = 108, , 25 = 175, Commission de mouvement - - Frais financiers - sur compte émetteur uniquement Intérêts créditeurs 0,00 0,00 Gain 2 = ( 311, , 62) + ( 475, , 13) = 503, 34 Gain net financier = 503,34-36,66 = 466,68 Modifier / Supprimer un virement de trésorerie En création d'un virement de trésorerie, le logiciel génère les trois mouvements prévisionnels suivants : - virement de trésorerie émis à partir du compte émetteur - frais imputés au compte émetteur - virement de trésorerie reçu sur le compte destinataire Si ces mouvements sont présents dans sur la liste des prévisions (menu Gestion des mouvements et soldes), aucune modification ou suppression ne peut être effectuée sur ces derniers depuis la liste des prévisions. Toutes les interventions doivent être effectuées à partir de la liste des virements de trésorerie du menu Gestion avancée. Un virement de trésorerie ayant encore le statut Prévu peut être modifié ou supprimé sans conditions. Au statut réalisé, ces interventions ne sont pas autorisées. Pour modifier un virement de trésorerie, placer le curseur sur la ligne correspondante et double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier pour obtenir sa fiche à l'écran. Valider après modification par OK. Pour supprimer un virement de trésorerie, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer par OK. Editer la liste des virements de trésorerie La liste des virements de trésorerie affichée, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer les virements du menu Etats. Choisir un mode de sortie et lancer l'édition. L'édition reprend l'ensemble des informations saisies durant la création des virements de trésorerie ainsi que les éventuels montants convertis (zone Equivalent). Sage

249 Menu Gestion avancée Préparation de la remise / Transmission La saisie des virements de trésorerie effectuée, l utilisateur peut ensuite les transmettre à la banque : sur disquette ou par télécommunication. Préalablement à la transmission, il faut préparer la remise. Une fois la remise constituée, il est possible de la transmettre immédiatement. Les mouvements constituant la remise sont marqués d un T. Préparation de la remise La liste des virements de trésorerie affichée, ouvrir le sous-menu Préparation remise du menu Edition. Utiliser les commandes suivantes pour sélectionner les virements de trésorerie constituant la remise : Pointage/Dépointage : sélectionne un virement de trésorerie. Utilisée une seconde fois, elle annule la sélection. Cette commande peut également être activée directement en cliquant sur son icône sur la barre d outils. Pointage total : sélectionne dans la liste tous les virements de trésorerie ayant la même banque émettrice. Dépointage total : annule la sélection globale. Un astérisque désigne chaque élément sélectionné dans la liste. Lors du pointage, si vous n'avez pas autorisé les virements de trésorerie dans la banque émettrice, le message d alerte suivant s affiche : «Pointage impossible. La transmission de virements de trésorerie n est pas paramétrée pour cette banque.» Sage

250 Menu Gestion avancée Pour autoriser la banque émettrice à effectuer des virements de trésorerie, cocher la case Virements de trésorerie dans le menu Structure, commande Banques, bouton Modifier. Lorsque l utilisateur tente de pointer des viremenst de trésorerie ayant des banques émettrices différentes, le message d alerte suivant s affiche : «Pointage impossible. Attention tous les virements doivent appartenir à la même banque émettrice.» Après sélection des virements de trésorerie, utiliser la commande Validation préparation du menu Préparation remise ou cliquer sur son icône de la barre d outils. Le logiciel demande confirmation du mode de remise. L édition de la liste des mouvements est proposée par défaut ; décocher la case pour l annuler. Si l'édition de la liste des mouvements a été demandée, la fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. La procédure de transmission se poursuit. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche pour l'édition du bordereau d'accompagnement. Cette édition n est pas obligatoire pour finaliser la préparation de la remise. L utilisateur peut donc, s il le souhaite, préparer intégralement une remise sans recourir à l édition de ce bordereau. Choisir une sortie imprimante et lancer l'édition. Cette édition peut être imprimée en mode graphique. Le bordereau est daté et présente les informations : raison sociale de la société ; nom de la banque et de l'agence bancaire de remise ; identifiant du donneur d'ordre (saisi dans les paramètres société) ; numéro de remise ; numéro émetteur ; R.I.B. ; type de remise ; Sage

251 Menu Gestion avancée devise de remise ; date d'exécution ; nombre de mouvements ; montant ; un encadré est réservé à la signature du remettant et un autre à la signature accréditée du siège. Transmission par télécommunication 1. La fenêtre «Ouvrir» s'affiche. L'emplacement, le nom et l'extension du fichier paramétrés pour la transmission de ce type d opération sont proposés par défaut (paramétrage effectué dans la fiche identification de la banque par le bouton Fichiers). Valider par Ouvrir. 2. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche ensuite pour l'édition d'un bordereau d'accompagnement. Choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. 3. Après édition, l'accès au logiciel de télécommunication est proposé. La fenêtre d'application du Telbac s'affiche. Consulter le manuel d'utilisation du Telbac pour la procédure de transmission. Les utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac accèdent directement à leur logiciel si son emplacement, le nom et l'extension de son fichier exécutable sont indiqués dans les paramètres société (menu Fichier, commande Paramétrer la société, bouton Télécommunication). Transmission sur disquette Si la disquette insérée dans le lecteur contient des fichiers, une fenêtre affiche son contenu, des boutons permettent la destruction des fichiers ou le changement de répertoire. Transmission sur Internet Lors de la validation de la remise, le programme se connecte directement sur le site Internet correspondant à la banque de remise s il a été paramétré dans la fiche banque, après en avoir demandé la confirmation. Sage

252 Menu Gestion avancée Deux cas peuvent se présenter : 1. L écran «Paramétrage du navigateur Internet» s affiche. Il apparaît lorsque : aucune information n a été paramétrée au niveau du Gestionnaire Entreprise Banque : l utilisateur effectue alors la recherche du navigateur Internet sur son poste de travail en cliquant sur le bouton Zoom, aucun navigateur n est trouvé : le bouton [Rechercher] va permettre à l utilisateur de faire une recherche automatique sur son poste. 2. Accès automatique au navigateur. Si aucune adresse de site n a été saisie sur la fiche banque, le navigateur s ouvre automatiquement sur la page par défaut. L utilisateur peut alors saisir l adresse du site Internet de la banque par l entremise de laquelle il souhaite effectuer sa remise. Si l utilisateur clique sur le bouton Annuler, la remise est ajoutée à la liste des remises archivées (menu Gestion avancée, commande Remises de virements archivées). Il pourra ainsi en transmettre un duplicata. Sage

253 Menu Gestion avancée Encours de financement Gestion avancée / Encours de financement Les financements à court terme permettent pour une période déterminée de couvrir un besoin de trésorerie à un taux généralement plus avantageux que le découvert. En fonction des informations saisies pour un financement, le logiciel calcule automatiquement le gain net financier par rapport au coût d'un découvert sur la même période. L'utilisateur peut consulter au jour le jour les encours de financement et le montant disponible. Liste des encours de financement Utiliser la commande Encours de financements du menu Gestion avancée ou cliquer directement sur son icône sur la barre d outils. Cette première fenêtre présente les encours de financement à la date du jour ainsi que le cumul exprimé dans la devise du groupe. Pour chaque nature de financement paramétrée sont présentés les éléments suivants : code de la banque, de la société et de la nature de financement encours : montant des financements mis en place (non encore pointés au statut Réalisé) plafond d'utilisation accordé par la banque montant disponible (Plafond - Encours) devise de financement. Le menu Edition présente les commandes disponibles pour visualiser la liste des financements mis en place. Les commandes de création, modification, suppression et édition sont également accessibles. Créer un financement La fenêtre Encours de financement affichée, placer le curseur sur la nature adéquate et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. Sage

254 Menu Gestion avancée La liste des financements de cette nature déjà créés s'affiche. Un astérisque dans la colonne "E" signale que le financement fait partie de l'encours (non encore échu). La dernière colonne précise la devise du financement. Les cumuls Autorisation, Encours et Disponible sont exprimés dans la devise de la société. Si la date de début d'un financement est antérieure ou égale à la date du dernier relevé de compte et que la mise en place du financement n'est pas pointée, ce financement n'apparaît plus dans l'encours. D'où la nécessité d'effectuer un suivi et un pointage des financements. Cliquer sur le bouton Insérer pour ouvrir une fiche de création. Créer un financement par crédit Renseigner successivement les zones : Compte / Devise A saisir ou à sélectionner dans la liste des comptes (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection du compte en double-cliquant sur la ligne correspondante). La devise du compte s'affiche sur la zone suivante et ne peut être modifiée. Sage

255 Menu Gestion avancée Montant Montant et devise du financement. A la validation de la création, le logiciel vérifie s'il y a dépassement du plafond de financement autorisé par la banque (information saisie sur la fiche de la nature de financement). Auquel cas, un message le signale et propose de valider ou de corriger le montant saisi. Date de début Date du jour par défaut, à valider ou à modifier. Date d'échéance Date de début + durée minimale paramétrée pour la nature de financement. La date proposée peut être modifiée. Si la durée minimale n'est pas respectée, un message le signale. Taux Le taux paramétré pour la nature de financement est affiché. Il peut être modifié. Durée Calculée automatiquement. Non modifiable. Libellé Facultatif. 30 caractères alphanumériques sont disponibles. Intérêts Intérêts Précomptés ou Postcomptés. Les intérêts et agios liés aux financements sont généralement précomptés. L'option paramétrée pour la nature de financement est affichée par défaut, elle peut être modifiée. Jours de banque Nombre de jours ajoutés par la banque à la durée du financement pour le décompte des agios. Le nombre de jours saisi en paramétrage de la nature de financement est affiché et ne peut être modifié. Montant agios Calculé automatiquement selon la formule : Montant * (Durée + Jours de banque) * Taux / (ou selon le nombre de jours dans l'année bancaire pris en compte par la banque). Montant frais Montant de la nature de mouvement Frais fixes indiquée en paramétrage de la nature de financement. Ce montant peut être modifié. Ces deux types de montant sont exprimés dans la devise du financement. Prévisions Cet encadré reprend le paramétrage effectué au niveau de la nature du financement. Il s'agit des natures à affecter aux mouvements prévisionnels générés par le financement : Mise en place, Tombée, Frais fixes et Agios. L'utilisateur peut modifier une Nature à ce niveau. Date d opération La date d opération est renseignée automatiquement par le programme. Elle est calculée pour les prévisions : Mise en place et Tombée : par rapport aux Dates début et Date échéance Frais fixes : par rapport aux Dates début et Date échéance (post ou précomptés) Agios : par rapport à la Date de début Sage

256 Menu Gestion avancée Date de valeur Le programme applique sur la date de valeur les paramètres saisis dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision. Avant validation, vous avez la possibilité de visualiser : le gain net ; le solde du compte bancaire. Gain net Le bouton Gain net permet de simuler la rentabilité d'un financement par rapport au coût d'un découvert sur la même période. Sont rappelés, la nature, le taux, le montant ainsi que la devise du financement, les dates de début et de fin du financement. Les informations suivantes sont présentées. Durée réelle Nombre de jours durant lesquels le financement est effectivement disponible sur le compte : date de valeur fin - date de valeur début. Durée décomptée Utilisée pour le calcul des agios. Durée du financement à laquelle est ajouté le nombre de jours de banque. Taux réel / Taux actuariel Soit les variables suivantes : L Jb Longueur du financement = Date de Fin - Date de début (crédit du compte) Nombre de jours de banque Sage

257 Menu Gestion avancée Nj D Te Nombre de jours décomptés pour le calcul des agios : L + Jb Durée réelle du financement = Date de valeur Fin - Date de valeur début Taux du crédit Taux réel Taux actuariel Si les intérêts sont précomptés : Si les intérêts sont postcomptés : 365 ( Nj Te 360) D [( 1 Nj) ( Te 36000) ] ( 1 i) n [ Nj Te 360] 100 [( 1 + i) n 1] D Dans ces formules : 360 Il est tenu compte par défaut de 360 jours dans l'année bancaire, à modifier en 365 le cas échéant i n Taux nominal * Durée réelle / Nombre de jours dans l'année bancaire 365 / Durée réelle du crédit Les éléments suivants sont calculés avant et après mise en place du financement : Agios / Découvert Montant des intérêts débiteurs générés par le découvert, avant et après mise en place du financement. CPFD (Commission de Plus Fort Découvert) Cette commission est calculée avant et après mise en place du financement. L'utilisateur peut ainsi visualiser l'incidence de la variation de solde sur le montant de la commission. Intérêts financiers Montant des agios : Montant du financement * (Durée + Jours de banque) * Taux / (ou selon le nombre de jours dans l'année bancaire pris en compte par la banque). Frais Frais fixes + Commission de mouvement si le financement y est assujetti (les financements sont généralement exonérés de cette commission). Intérêts créditeurs Calculé en fonction de la méthode déterminée le cas échéant dans les conditions générales de la banque émettrice. Produits financiers Nuls pour les financement. Gain / Perte Gain net généré par la mise en place du financement (ou perte le cas échéant) suivi de la devise du financement. Sage

258 Menu Gestion avancée Méthode de calcul du gain net Soit les variables suivantes : Variables Avant financement Après financement Intérêts débiteurs ID1 ID2 Commission de PFD CPFD1 CPFD2 Intérêts financiers - IF Frais - Frais Intérêts créditeurs IC1 IC2 Gain net = (ID1 - ID2) + (CPFD1 - CPFD2) - (IF + Frais) - (IC1 - IC2) Après visualisation du gain net, cliquer sur le bouton Annuler pour revenir à la fiche de création du financement. Soldes Le bouton Soldes permet de visualiser l'évolution du solde du compte sur une période de 90 jours à compter de la date de début du financement - 7 jours. L'évolution des soldes peut également être visualisée sous forme graphique. Cliquer sur le bouton Graphique. Cocher l'option adéquate et valider par OK pour obtenir l'affichage du graphe. Sage

259 Menu Gestion avancée Le graphe affiché peut être édité ou copié dans le presse-papiers pour être réutilisé dans un traitement de texte, un tableur ou un grapheur. Valider la création du financement Après validation de la création du financement, la fenêtre d édition d un document type s'affiche : Cette fenêtre présente la liste des lettres de confirmation pour la mise en place de financements. Une lettre type est proposée par défaut à l utilisateur, qui peut toutefois créer ses propres documents à l aide du générateur d états (menu Etats, commande Etats paramétrés). Placer le curseur sur le document approprié et cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, sélectionner une sortie imprimante et lancer l'édition par OK. Le document reprend l'ensemble des informations nécessaires à la mise en place du financement. Voir le menu Etats. «Etats paramétrés», page 316, pour une présentation complète des documents de confirmation. Après validation, les prévisions sont générées dans la devise du compte bancaire. La prévision renseignée dans la zone Montant de création est exprimée dans la devise du financement. Créer un financement par escompte Utiliser la commande Encours de financements du menu Gestion avancée. La fenêtre «Encours de financements» s'affiche. Placer le curseur sur la nature de financement appropriée et cliquer sur l'icône Modifier. La liste des financements par escompte déjà créés s'affiche. Cliquer sur le bouton Insérer pour saisir un nouveau financement. Sage

260 Menu Gestion avancée Compte / Devise A saisir ou sélectionner dans la liste des comptes (affichage de la liste par le bouton zoom, sélection du par un double-clic). La devise du compte s'affiche dans la zone suivante et ne peut être modifiée. Montant Montant et devise du financement. A la validation de la création, le logiciel vérifie s'il y a dépassement du plafond de financement autorisé par la banque (information saisie sur la fiche de la nature de financement). Auquel cas, un message le signale et propose de valider ou de corriger le montant saisi. Date de début Par défaut, date du jour à valider ou à modifier. Date d'échéance Date de début + durée minimale paramétrée pour la nature de financement. La date proposée peut être modifiée. Si la durée minimale n'est pas respectée, un message le signale. Taux Le taux paramétré pour la nature de financement est affiché. Il peut être modifié. Durée Calculée automatiquement et non modifiable. Si la longueur du financement est inférieure au nombre de jours minimum décomptés (paramétré au niveau de la nature financière), le calcul des agios est basé sur ce nombre de jours minimum. Libellé Facultatif. 30 caractères alphanumériques sont disponibles. Intérêts L'option paramétrée pour la nature de financement est sélectionnée par défaut, elle peut être modifiée. Jour de banque Nombre de jours ajoutés par la banque à la longueur du financement pour le décompte des agios. Le nombre de jours défini dans le paramétrage de la nature de financement est affiché et ne peut être modifié. Montant agios Calculé automatiquement selon la formule : Sage

261 Menu Gestion avancée Montant * (Durée + Jours de banque) * Taux / (ou selon le nombre de jours dans l'année bancaire pris en compte par la banque). Le montant des agios est réajusté en fonction du montant minimum décompté par la banque, paramétré au niveau de la nature financière. Montant frais Montant de la nature de mouvement du type Frais fixes indiquée dans le paramétrage de la nature de financement. Ce montant peut être modifié. Ces deux types de montant sont exprimés dans la devise du financement. Prévisions Cet encadré reprend le paramétrage effectué au niveau de la nature du financement. Il s'agit des natures à associer aux mouvements prévisionnels générés par le financement : Mise en place, Tombée, Agios et Frais fixes. Sélectionner les natures de mouvements adéquates en cliquant sur le(s) bouton(s) zoom présents à droite de chacune des zones Mise en place, Frais fixe et Agios. Date d opération Les dates de valeur sont calculées en fonction des conditions de valeur définies pour ces natures. La date d opération est renseignée automatiquement par le programme.: Mise en place et Agios : par rapport à la Date de début Frais fixes : par rapport aux Dates début et Date échéance (post ou précomptés) Date de valeur Le programme applique à la date de valeur les paramètres définis dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision et ne génère pas de décalage sur la date d opération. Les financements par escompte d'effets sont des financements sans tombée. Sur la ligne Tombée, deux options sont proposées : Avec ou Sans. La validation de l'option Avec puis la sélection d'une nature de mouvement sont utiles uniquement pour déterminer la date de valeur à laquelle le programme doit déduire le montant global des effets escomptés du montant des encaissements prévisionnels (par rapport à la date de fin du financement). Avec l'option Sans, les effets escomptés ne sont pas déduits du montant des encaissements prévisionnels. Voir le menu Structure. Financement / Placement,. «Financement par escompte», page 127. Avant validation, vous avez la possibilité de visualiser : le gain net ; le solde du compte bancaire. Gain net Le bouton Gain net permet de simuler la rentabilité d'un financement par rapport au coût d'un découvert sur la même période. Sage

262 Menu Gestion avancée Après visualisation, cliquer sur Annuler pour revenir à la fiche de création du financement. Voir le «Créer un financement par crédit», page 254, pour la méthode de calcul du gain net. Soldes Le bouton Soldes permet de visualiser l'évolution du solde du compte sur une période de 90 jours à compter de la date de début du financement - 7 jours. Cette évolution des soldes peut être visualisée sous forme graphique par le bouton [Graphiques]. Voir le «Créer un financement par crédit», page 254, pour une présentation complète. Valider la création du financement Valider la création par OK. Le logiciel propose d'éditer un document destiné à la banque pour la demande de mise en place du financement. Sage

263 Menu Gestion avancée Cette fenêtre présente la liste des lettres de confirmation pour la mise en place de financements. Une lettre type est proposée par défaut à l utilisateur, qui peut toutefois créer ses propres documents à l aide du générateur d états (menu Etats, commande Etats paramétrés). Placer le curseur sur le document approprié et cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, sélectionner une sortie imprimante et lancer l'édition par OK. Le document reprend l'ensemble des informations nécessaires à la mise en place du financement. Voir le menu Etats. «Etats paramétrés», page 316, pour une présentation complète des documents de confirmation. Après validation, les prévisions sont générées dans la devise du compte bancaire. La prévision renseignée dans la zone Montant de création est exprimée dans la devise du financement. Créer un financement Dailly / Billet garantie Utiliser la commande Encours de financements du menu Gestion avancée. La fenêtre «Encours de financements» s'affiche. Placer le curseur sur la nature de financement appropriée et cliquer sur l'icône Modifier ou double-cliquer dans la liste sur le type de financement souhaité. La liste des financements du type Dailly / Billet Garantie déjà créés s'affiche. Cliquer sur le bouton Insérer pour ouvrir une fiche de création. Sage

264 Menu Gestion avancée Compte / Devise A saisir ou sélectionner dans la liste des comptes (affichage de la liste par le bouton zoom, sélection par un double-clic). La devise du compte s'affiche dans la zone suivante et ne peut être modifiée. Montant Montant et devise du financement. A la validation de la création, le logiciel vérifie s'il y a dépassement du plafond de financement autorisé par la banque (information saisie sur la fiche de la nature de financement). Auquel cas, un message le signale et propose de valider ou de corriger le montant saisi. Date de début Par défaut, date du jour à valider ou à modifier. Date d'échéance Date de début + durée minimale paramétrée pour la nature de financement. La date proposée peut être modifiée. Si la durée minimale n'est pas respectée, un message le signale. Taux Le taux paramétré pour la nature de financement est affiché. Il peut être modifié. Durée Calculée automatiquement et non modifiable. Si la durée du financement est inférieure au nombre de jours minimum décomptés (paramétré au niveau de la nature financière), le calcul des agios est basé sur ce dernier. Libellé Facultatif. 30 caractères alphanumériques. Intérêts L'option paramétrée pour la nature de financement est sélectionnée par défaut, elle peut être modifiée. Jour de banque Nombre de jours ajoutés par la banque à la longueur du financement pour le décompte des agios. Le nombre de jours saisi dans le paramétrage de la nature de financement est affiché et ne peut être modifié. Montant agios Calculé automatiquement selon la formule : Montant * (Durée + Jours de banque) * Taux / (ou selon le nombre de jours dans l'année bancaire pris en compte par la banque). Le montant des agios est réajusté en fonction du montant minimum décompté paramétré au niveau de la nature financière. Montant frais Montant des frais fixes. Ce montant peut être modifié. Ces deux montants sont exprimés dans la devise du financement. Prévisions Cet encadré rappelle le paramétrage effectué au niveau de la nature du financement. Il s'agit des natures à affecter aux mouvements prévisionnels générés par le financement : Mise en place, Tombée, Agios et Frais fixes. L'utilisateur peut sélectionner les natures de mouvements adéquates en cliquant sur le(s) bouton(s) zoom présents à droite de chacune des zones Mise en place, Frais fixe et Agios. Sage

265 Menu Gestion avancée Date d opération Les dates de valeur sont calculées en fonction des conditions de valeur définies pour ces natures. La date d opération est renseignée automatiquement par le programme. Elle est calculée pour les prévisions : Mise en place et Agios : par rapport à la Date de début Frais fixes : par rapport aux Dates début et Date échéance (post ou précomptés) Date de valeur Le programme applique à la date de valeur les paramètres définis dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date respectivement indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision et ne génère pas de décalage sur la date d opération. Les financements Dailly / Billet Garantie sont des financements sans tombée. Sur la ligne Tombée, deux options sont proposées : Avec ou Sans. La validation de l'option Avec et la sélection d'une nature de mouvement sur cette ligne sont utiles uniquement pour déterminer la date de valeur à laquelle le programme doit déduire le montant global des créances cédées du montant des encaissements prévisionnels (par rapport à la date de fin du financement). Avec l'option Sans, les effets escomptés ne sont pas déduits du montant des encaissements prévisionnels. Voir le menu Structure. Financement / Placement,. «Financement Dailly / Billet garantie», page 128. Avant validation, vous avez la possibilité de visualiser : le gain net ; le solde du compte bancaire. Gain net Le bouton Gain net permet de simuler la rentabilité d'un financement par rapport au coût d'un découvert sur la même période. Après visualisation, cliquer sur le bouton Annuler pour revenir à la fiche de création du financement. Voir le «Créer un financement par crédit», page 254, pour la méthode de calcul du gain net. Sage

266 Menu Gestion avancée Soldes Le bouton Soldes permet de visualiser l'évolution du solde du compte sur une période de 90 jours à compter de la date de début du financement - 7 jours. L'évolution des soldes peut également être visualisée sous forme graphique par le bouton Graphique. Voir le «Créer un financement par crédit», page 254, pour une présentation complète. Valider la création du financement Valider la création par OK. Le logiciel propose d'éditer un document destiné à la banque pour la demande de mise en place du financement. Cette fenêtre présente la liste des lettres de confirmation pour la mise en place de financements. Une lettre type est proposée par défaut à l utilisateur, qui peut toutefois créer ses propres documents à l aide du générateur d états (menu Etats, commande Etats paramétrés). Placer le curseur sur le document approprié et cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, sélectionner une sortie imprimante et lancer l'édition par OK. Le document reprend l'ensemble des informations nécessaires à la mise en place du financement. Voir le menu Etats,. «Etats paramétrés», page 316 pour une présentation complète des documents type. Sage

267 Menu Gestion avancée Après validation, les prévisions sont générées dans la devise du compte bancaire. La prévision renseignée dans la zone Montant de création est exprimée dans la devise du financement. Créer un financement Dailly / Compte Dailly Utiliser la commande Encours de financement du menu Gestion avancée. La fenêtre «Encours de financement» s'affiche. Double-cliquer dans la liste sur le type de financement souhaité. La liste des financements du type Dailly / compte Dailly déjà créés s'affiche. Cliquer sur le bouton Insérer pour saisir un nouveau financement. Renseigner successivement les zones : Compte / devise A saisir ou à sélectionner dans la liste des comptes (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection du compte en double-cliquant sur la ligne correspondante). La devise du compte s'affiche dans la zone suivante et ne peut être modifiée. Compte Dailly Compte de nature Dailly au sein de la même banque. A saisir ou à sélectionner dans la liste des comptes. Montant Montant et devise du financement. A la validation de la création, le logiciel vérifie s'il y a dépassement du plafond de financement autorisé par la banque (information saisie sur la fiche de la nature de financement). Auquel cas, un message le signale et propose de valider ou de corriger le montant saisi. Date de début Par défaut, date du jour à valider ou à modifier. Date d'échéance Date de début + durée minimale paramétrée pour la nature de financement. La date proposée peut être modifiée. Si la durée minimale n'est pas respectée, un message le signale. Taux Le taux paramétré pour la nature de financement est affiché. Il peut être modifié. Sage

268 Menu Gestion avancée Durée Calculée automatiquement. Non modifiable. Libellé Facultatif. 30 caractères alphanumériques. Intérêts L'option paramétrée pour la nature de financement est proposée, elle peut être modifiée. Jour de banque Nombre de jours ajoutés par la banque à la longueur du financement pour le décompte des agios. Le nombre de jours saisi au niveau du paramétrage de la nature de financement est affiché et ne peut être modifié. Montant agios Calculé automatiquement selon la formule : Montant * (Durée + Jours de banque) * Taux / (ou selon le nombre de jours dans l'année bancaire pris en compte par la banque). Montant frais Montant des frais fixes. Ces deux montants sont exprimés dans la devise du financement. Prévisions Cet encadré reprend le paramétrage effectué au niveau de la nature du financement. Il s'agit des natures à affecter aux mouvements prévisionnels générés par le financement. L'utilisateur peut modifier une Nature à ce niveau. Date d opération La date d opération est renseignée automatiquement par le programme et est calculée pour les prévisions : Mise en place et Tombée : par rapport aux Dates début et Date échéance Frais fixes : par rapport aux Dates début et Date échéance (post ou précomptés) Agios : par rapport à la Date de début Date de valeur Le programme applique à la date de valeur les paramètres définis dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision et ne génère pas de décalage sur la date d opération. Avant validation, vous avez la possibilité de visualiser : le gain net ; le solde du compte bancaire. Gain net Le bouton Gain net permet de simuler la rentabilité d'un financement par rapport au coût d'un découvert sur la même période. Sage

269 Menu Gestion avancée Après visualisation, cliquer sur Annuler pour revenir à la fiche de création du financement. Voir le «Créer un financement par crédit», page 254, pour la méthode de calcul du gain net. Soldes Le bouton Soldes permet de visualiser l'évolution du solde du compte sur une période de 90 jours à compter de la date de début du financement - 7 jours. Cette évolution des soldes peut être visualisée sous forme graphique en cliquant sur le bouton Graphique. Voir le «Créer un financement par crédit», page 254, pour une présentation complète. Valider la création du financement Valider la création par OK. Le logiciel propose d'éditer un document destiné à la banque pour la demande de mise en place du financement. Sage

270 Menu Gestion avancée Cette fenêtre présente la liste des lettres de confirmation pour la mise en place de financements. Une lettre type est proposée par défaut à l utilisateur, qui peut toutefois créer ses propres documents à l aide du générateur d états (menu Etats, commande Etats paramétrés). Placer le curseur sur le document approprié et cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, sélectionner une sortie imprimante et lancer l'édition par OK. Le document reprend l'ensemble des informations nécessaires à la mise en place du financement. Voir le menu Etats,. «Etats paramétrés», page 316 pour une présentation complète des documents type. Après validation, les prévisions sont générées dans la devise du compte bancaire. La prévision renseignée dans la zone Montant de création est exprimée dans la devise du financement. Modifier / Supprimer un financement Suite à la création d'un financement, les mouvements prévisionnels sont créés automatiquement (Mise en place, Tombée le cas échéant, Frais fixes, Agios ). Bien qu apparaissant dans la liste des prévisions (menu Gestion des Mouvements et soldes, commande Prévisions), ces derniers ne peuvent pas être directement modifiés ou supprimés depuis celle-ci. Un financement encore au statut Prévu peut être modifié ou supprimé sans conditions. Au statut réalisé, ces actions ne sont pas autorisées. La fenêtre «Encours de financement» affichée, placer le curseur sur la nature du financement concerné et cliquer sur l'icône Modifier. La liste des financements de cette nature s'affiche (les financements non encore échus sont signalés par un astérisque). Pour modifier un financement, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Modifier pour ouvrir sa fiche. Valider après modification par OK. Pour supprimer un financement, cliquer sur le bouton Supprimer après avoir placé le curseur sur la ligne correspondante. Confirmer par OK. Sage

271 Menu Gestion avancée Editer les financements Trois commandes d'édition sont proposées pour les financements : édition des encours de financement édition détaillée des financements édition de la fiche d'un financement Edition des encours de financement Utiliser la commande Encours de Financements du menu Gestion avancée. La fenêtre «Encours de financement» s'affiche. Activer la commande Editer les encours de financement du menu Etats. Une fenêtre propose deux options Encours ou Détaillée, cliquer sur la case d'option Encours et valider par OK. Sélectionner les sociétés et banques pour lesquelles l'encours doit être édité. Les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Indiquer ensuite la date à laquelle l'encours doit être calculé puis valider par OK. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. L'édition présente par nature financière pour chaque banque et société, le montant de l'encours à la date demandée, le plafond autorisé et le montant disponible. Le cumul, toutes natures financières confondues, est présenté en dernière ligne dans la devise du groupe. L'édition rappelle également la devise de la banque. Edition détaillée des financements Utiliser la commande Encours de Financements du menu Gestion avancée. La fenêtre «Encours de financement» s'affiche, activer la commande Editer les encours de financement du menu Etats. Une fenêtre propose deux options Encours ou Détaillée, cliquer sur la case d'option Détaillée et valider par OK. Sage

272 Menu Gestion avancée Indiquer les bornes inférieure et supérieure pour tout ou partie des critères de sélection proposés. Les codes société, banque, compte et nature peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective. La zone Statut propose deux options : Toutes les écritures ou les Ecritures pointées uniquement (financements réalisés). Cliquer sur la case correspondant à l'option choisie. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. L'état imprimé présente par société et par banque, les informations suivantes pour chaque financement mis en place : libellé, devise du financement, date de début, date d'échéance, durée, taux, montant des agios et des frais. Edition de la fiche d'un financement La fenêtre «Encours de financement» affichée, placer le curseur sur la nature du financement concerné et cliquer sur l'icône Modifier. La liste des financements s'affiche, placer le curseur sur le financement à éditer et cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir la sortie souhaitée et lancer l'édition. L'état imprimé reprend l'ensemble des informations saisies sur la fiche du financement. Sage

273 Menu Gestion avancée Encours de placement Gestion des mouvements et soldes / Encours de placement Pour faciliter la mise en place des financements, l'utilisateur paramètre au préalable les différents types de financement accordés par ses banques à chacune de ses sociétés, en saisissant l'ensemble des conditions appliquées par la banque. Ce paramétrage est effectué avec la commande Financements / Placements du menu Structure. La date de valeur des prévisions d opérations financières est accessible en création et modification de financements par crédit, par escompte, Dailly/Billet garantie et Dailly/Compte Dailly. Pour faciliter la mise en place des placements, l'utilisateur paramètre au préalable les différents types de placements envisagés, en saisissant l'ensemble des conditions appliquées par la banque. Ce paramétrage est effectué par la commande Encours de Placement du menu Gestion avancée. En création, le logiciel calcule automatiquement le gain net financier généré par le placement. Les encours de placements sont mis à jour automatiquement. La date de valeur des prévisions d opérations financières est accessible en création et modification de placements. Utiliser la commande Encours de placement du menu Gestion avancée ou cliquer directement sur son icône sur la barre d outils. Cette première fenêtre présente les encours de placement à la date du jour ainsi que le cumul exprimé dans la devise du groupe. Pour chaque nature de placement paramétrée sont présentées les informations : code de la banque, de la société et de la nature de placement taux du placement encours : montant des placements mis en place (et non échus à la date de visualisation) valorisation : montant des produits financiers à la date du jour devise de placement. Le menu Edition regroupe les commandes disponibles pour visualiser la liste des placements. Les commandes création, modification et suppression sont également accessibles. Sage

274 Menu Gestion avancée Créer un placement La fenêtre «Encours de placement» affichée, placer le curseur sur la nature de placement concernée et cliquer sur l'icône Modifier ou double-cliquer dans la liste sur le type de placement voulu. La liste des placements de cette nature s'affiche. Les placements faisant partie de l'encours (non encore échus) sont signalés par un astérisque. La dernière colonne précise la devise du placement. Le cumul est exprimé dans la devise du placement. Si la date de début d'un placement est antérieure ou égale à la date du dernier relevé de compte et que la mise en place du placement n'est pas pointée, ce placement n'apparaît plus dans l'encours. D'où la nécessité d'effectuer un suivi et un pointage des placements. Cliquer sur le bouton Insérer. Renseigner les zones : Compte Compte bancaire sur lequel est envisagé le placement. Son code peut être saisi ou sélectionné dans la liste des comptes (affichage de la liste par le bouton Zoom, sélection par un double-clic sur la ligne correspondante). La devise du compte apparaît dans la zone suivante. Sage

275 Menu Gestion avancée Montant Montant et devise du placement. Date de début Date du jour par défaut, à valider ou à modifier. Date de fin Date de début + durée minimale paramétrée pour la nature de placement. La date proposée peut être modifiée. Si la durée minimale n'est pas respectée, un message le signale. Taux Le taux paramétré pour la nature de placement sélectionnée est proposé. Il peut être modifié. Durée Calculée automatiquement. Non modifiable. Libellé Saisie facultative. 30 caractères alphanumériques. Intérêts Précomptés ou Postcomptés. Les produits financiers sont généralement postcomptés. L'option indiquée dans le paramétrage de la nature de placement est proposée par défaut, elle peut être modifiée. Montant produit Calculé selon la formule : Montant * (Durée) * Taux / (ou suivant le nombre de jours dans l'année bancaire : 360 ou 365) et exprimé dans la devise du placement. Prévisions En création d'un placement, le logiciel génère les trois mouvements prévisionnels suivants : mise en place du placement retour de placement produits financiers générés Cet encadré reprend le paramétrage effectué au niveau de la nature de placement. Il s'agit des natures à affecter à ces trois mouvements prévisionnels. L'utilisateur peut modifier la nature d un ou de plusieurs de ces mouvements en cliquant sur le(s) bouton(s) zoom situés à droite des zones correspondantes. Date d opération La date d opération est renseignée automatiquement par le programme. Elle est calculée pour les prévisions : Mise en place et Retour : par rapport aux Dates début et fin Produit : par rapport aux Dates début et fin (post ou précomptés) Date de valeur Le programme applique à la date de valeur les paramètres définis dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision. Cette modification ne génère pas de décalage de la date d opération. Avant validation, vous avez la possibilité de visualiser : le gain net ; le solde du compte bancaire. Sage

276 Menu Gestion avancée Gain net Cliquer sur le bouton Gain net. Sont rappelés sur la gauche de l'écran : la nature, le taux, le montant ainsi que la devise du placement, les dates de début et de fin du placement. Nous présentons ci-après les informations disponibles sur cet écran ainsi que la formule de calcul du gain net. Durée réelle / décomptée Durée du placement. Utilisée pour le calcul des produits financiers. Taux réel / Taux actuariel Soit les variables suivantes : L Nj D Te Durée du placement : date de fin - date de valeur début Nombre de jours décomptés pour le calcul des produits financiers = Longueur Durée réelle du placement = Date d'échéance - date de début Taux du placement Taux réel Taux actuariel Si les intérêts sont précomptés : Si les intérêts sont postcomptés : 365 ( Nj Te 360) D [( 1 Nj) ( Te 36000) ] ( 1 i) n [ Nj Te 360] 100 [( 1 + i) n 1] D Dans ces formules : 360 Il est tenu compte par défaut de 360 jours dans l'année bancaire, à modifier en 365 le cas échéant i Taux nominal * Durée réelle / Nombre de jours dans l'année bancaire Sage

277 Menu Gestion avancée n 365 / Durée réelle du crédit Les éléments suivants sont calculés avant et après la mise en place du placement : Agios / Découvert Montant des intérêts débiteurs, avant et après la mise en place du placement. CPFD (Commission de Plus Fort Découvert) Cette commission est calculée avant et après la mise en place du placement. Intérêts financiers Nuls pour les placements. Frais Commission de mouvement si le placement y est assujetti (les placements sont généralement exonérés de cette commission). Intérêts créditeurs Calculé selon la méthode déterminée dans les conditions générales de la banque émettrice. Produits financiers Montant * Durée * Taux / (ou selon le nombre de jours dans l'année bancaire -360 ou 365-). Gain / Perte Gain net généré par la mise en place du placement (ou perte le cas échéant) suivi de la devise du placement. Lorsque la devise du placement est différente du compte bancaire, le programme affiche également le montant des frais et du plafond convertis dans la zone Equivalent correspondante. Cette zone ne s'affiche pas lorsqu'il n'y a pas de conversion. Voici la méthode de calcul : Variables Avant placement Après placement Intérêts débiteurs ID1 ID2 Commission de PFD CPFD1 CPFD2 Frais - Frais Intérêts créditeurs IC1 IC2 Produits financiers Produits Gain net = (ID1 - ID2) + (CPFD1 - CPFD2) - Frais - (IC1 - IC2) + Produits Après visualisation du gain net, cliquer sur le bouton Annuler pour revenir à la fiche de création du placement. Soldes Le bouton Soldes permet de visualiser l'évolution du solde du compte sur une période de 90 jours à compter de la date de début - 7. Sage

278 Menu Gestion avancée L'évolution des soldes peut être visualisée sous forme graphique par le bouton Graphique. Cocher l'option adéquate et valider par OK pour afficher le graphe. Le graphe peut être édité ou copié dans le presse-papiers pour être réutilisé dans un traitement de texte, un tableur ou un grapheur. Valider la création du placement Valider la création par OK. Le logiciel propose l édition d un document destiné à la banque pour la demande de mise en place du placement. Cette fenêtre présente la liste des lettres de confirmation pour la mise en place de placements. Une lettre type est proposée par défaut à l utilisateur, qui peut toutefois créer ses propres documents à l aide du générateur d états (menu Etats, commande Etats paramétrés). Sage

279 Menu Gestion avancée Placer le curseur sur le document approprié et cliquer sur Editer. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, sélectionner une sortie imprimante et lancer l'édition par OK. Le document reprend l'ensemble des informations nécessaires à la mise en place du placement. Voir le menu Etats,. «Etats paramétrés», page 316 pour une présentation complète des documents de confirmation. Après validation, les prévisions sont générées dans la devise du compte bancaire. La prévision renseignée dans la zone Montant de création est exprimée dans la devise du placement. Lorsque la devise du placement est différente du compte bancaire, le programme affiche également le montant des frais et du plafond convertis dans la zone Equivalent correspondante. Cette zone ne s'affiche pas lorsqu'il n'y a pas de conversion. Modifier / Supprimer un placement Suite à la création d'un placement, les mouvements prévisionnels sont créés automatiquement : mise en place, retour et produits financiers. Bien qu apparaissant dans la liste des prévisions (menu Gestion des mouvements et soldes, commande Prévisions), ces derniers ne peuvent pas être directement modifiés ou supprimés depuis celle-ci. Toutes les interventions doivent être effectuées à partir de la liste des placements du menu Gestion avancées. Un placement encore au statut Prévu peut être modifié ou supprimé sans conditions. Au statut Réalisé, ces actions ne sont pas autorisées. La fenêtre «Encours de placement» affichée, placer le curseur sur la nature du placement concerné et double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier. La liste des placements de cette nature s'affiche (les placements non encore réalisés sont signalés par un astérisque). Pour modifier un placement, placer le curseur sur la ligne correspondante et double-cliquer ou cliquer sur le bouton Modifier pour ouvrir sa fiche. Valider après modification par OK. Pour supprimer un placement, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Supprimer. Confirmer par OK. Editer les placements Trois commandes d'édition sont proposées pour les placements : édition des encours de placements, édition détaillée des placements, édition de la fiche d'un placement. Edition des encours de placement Utiliser la commande Encours de Placement du menu Gestion avancée. La fenêtre «Encours de placement» s'affiche, activer la commande Editer les encours de placement du menu Etats. Une fenêtre propose deux options : Encours ou Détaillée, cliquer sur la case d'option Encours et valider par OK. Sage

280 Menu Gestion avancée Sélectionner les sociétés et banques pour lesquelles l'encours doit être édité. Les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste par le bouton zoom, sélection par un doubleclic). Indiquer ensuite la date à laquelle l'encours doit être calculé et valider par OK. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. L'édition présente par nature de placement pour chaque banque et société, le montant de l'encours à la date demandée et le taux paramétrée pour cette nature de placement. Le cumul, toutes natures de placements confondues, est présenté en dernière ligne dans la devise du groupe. L'édition présente également la devise de la banque. Edition détaillée des placements Utiliser la commande Encours de Placement du menu Gestion avancée. La fenêtre «Encours de placement» s'affiche, activer la commande Editer les encours de placement du menu Etats. Une fenêtre propose deux options : Encours ou Détaillée, cliquer sur la case d'option Détaillée et valider par OK. Indiquer les bornes inférieure et supérieure pour tout ou partie des critères de sélection proposés. Les codes Société, Banque, Compte et Nature peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective. La zone Statut propose deux options : Toutes les écritures ou les Ecritures pointées uniquement (placements réalisés). Cliquer sur la case correspondant à l'option souhaitée. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. L'état présente par société et par banque, les informations suivantes pour chaque placement : libellé, devise du placement, montant, date de début, date d'échéance, durée, taux, produits financiers. Edition de la fiche d'un placement La fenêtre «Encours de placement» affichée, placer le curseur sur la nature du placement concerné et double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier. Sage

281 Menu Gestion avancée La liste des placements s'affiche, placer le curseur sur le placement à éditer et cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. L'état reprend l'ensemble des informations saisies sur la fiche du placement. Sage

282 Menu Gestion avancée Valeurs mobilières Gestion avancée / Valeurs mobilières Dérouler le menu Gestion avancée puis le sous-menu Valeurs mobilières. Après initialisation de son portefeuille (saisie du stock initial des valeurs détenues), l'utilisateur peut effectuer ses opérations d'achat et vente de titres. Le portefeuille est automatiquement mis à jour, l'utilisateur peut consulter l'historique des cours et l'évolution du portefeuille par valeur. Le journal des opérations récapitule les opérations d'achat ou de vente de titres effectuées et permet de suivre leur évolution au stade d'exécution puis de réalisation. Vérifier au préalable que les paramétrages nécessaires à l'exploitation de ce sous-menu ont été effectués. Il s'agit de la création des comptes de titres et des natures de valeurs mobilières. Portefeuille Utiliser la commande Portefeuille du sous-menu Valeurs mobilières ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils. Cette fenêtre présente le portefeuille disponible pour chaque compte de titres : nombre de valeurs et valorisation au dernier cours de vente connu. Si un compte de titres n'a pas été initialisé (saisie du stock initial par valeur), les colonnes Nombres (de valeurs) et Valorisation sont à zéro. La date de valeur d achat et de vente des valeurs mobilières est accessible en modification. Initialiser son portefeuille La première action que l'utilisateur doit effectuer consiste à initialiser son portefeuille de titres. Il s'agit de saisir pour chaque compte de titres le stock initial de valeurs détenues. La fenêtre «Portefeuille de valeurs mobilières» affichée, placer le curseur sur le compte de titres concerné et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. Sage

283 Menu Gestion avancée La devise spécifiée en regard de la zone Valorisation est celle saisie dans le compte de titres. La devise affichée dans la colonne Devise correspond à la devise de la valeur mobilière. Procéder comme suit pour saisir le stock initial des valeurs. Cliquer sur le bouton Insérer. L'en-tête reprend le code de la banque, du compte de titres et son RIB ainsi que le code de la société à laquelle il est rattaché. Renseigner les zones suivantes comme suit : Code valeur Cliquer sur le bouton zoom de cette zone. La liste des valeurs mobilières paramétrées s'affiche, sélectionner la valeur mobilière concernée en double-cliquant sur la ligne correspondante. Le code et le libellé de la valeur mobilière s'inscrivent sur leur zone respective. Il faut ensuite saisir le stock initial détenu pour cette valeur à la date du jour. Devise Pour information, devise du compte de titres. Sage

284 Menu Gestion avancée Date Par défaut, date du jour. Cours moyen d'achat Prix d'achat moyen des titres en stock. Cours de vente Cours de vente à la date du jour. La valorisation du stock initial est effectué sur la base de ce cours de vente. Quantité Nombre de titres en portefeuille à la date du jour. Valider par OK. La fenêtre Liste des valeurs mobilières revient à l'écran. Le portefeuille détenu pour la valeur est affiché, il est valorisé au cours de vente saisi. Les boutons Modifier et Supprimer permettent respectivement de modifier le libellé d'une valeur et de la supprimer. Réitérer ces manipulations pour enregistrer le stock initial de chaque valeur détenue dans le compte de titres précédemment sélectionné. Procéder de même pour les comptes de titres suivants. Une fois le portefeuille de titres initialisé, l'utilisateur peut enregistrer ses opérations d'achat ou de vente de titres. Enregistrer un achat (ou souscription) de titres Le portefeuille de titres affiché, placer le curseur sur le compte de titres sur lequel l'opération doit être enregistrée et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. Le portefeuille détenu par valeur s'affiche. Placer le curseur sur la valeur concernée et cliquer sur le bouton Achat Sage

285 Menu Gestion avancée Sont rappelés en première partie de la fenêtre le compte de titres et la devise de la valeur mobilière associée, la société à laquelle il est rattaché et la valeur sélectionnée. Un rappel de la position pour cette valeur est également affiché : nombre de titres, dernier cours de vente connu et valorisation du portefeuille à ce cours. Renseigner les zones suivantes pour l'achat de titres : Date d'opération / Valeur Date d'opération prévisionnelle. Le programme applique à la date de valeur les paramètres définis dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision. Cette modification ne génère pas de décalage de la date d opération. Quantité Nombre de titres à acheter. Compte débité Le code de la banque du compte titres est affiché. Cliquer sur le bouton zoom de la zone suivante et sélectionner le compte de type 'normal' sur lequel sera débité le montant de l'achat. Cours achat prévisionnel Le dernier cours connu est proposé, à modifier si nécessaire. Le cours d'achat réel est généralement connu avec précision après exécution de l'ordre. L'utilisateur pourra, s'il y a lieu, modifier le cours d'achat saisi lors du pointage de l'opération au statut Exécuté. Voir le.«journal des opérations», page 291. Montant prévisionnel Quantité * Cours d'achat prévisionnel. Ce montant peut être modifié en cas d'imputation de frais par la banque. Les prévisions de commissions et frais décomptés par la banque peuvent également être enregistrées manuellement sur la liste des prévisions. Le programme rappelle pour information la devise de la valeur mobilière associée. Sage

286 Menu Gestion avancée Nature de mouvement achat Dans le paramétrage d'une nature de titres, l'utilisateur indique les natures de mouvement à appliquer aux opérations d'achat et de vente des titres. La nature de mouvement indiquée en paramétrage de la nature de titres est proposée. Elle peut être modifiée (affichage de la liste des natures de mouvement en cliquant sur le bouton zoom de cette zone, sélection de la nature appropriée en double-cliquant sur la ligne correspondante). Valider par OK. Le logiciel propose d'éditer un document destiné à la banque pour la demande d'achat de titres. Cette fenêtre présente la liste des lettres de demande d achat de titres à destination de la banque. Une lettre type est proposée par défaut à l utilisateur, qui peut toutefois créer ses propres documents à l aide du générateur d états (menu Etats, commande Etats paramétrés). Placer le curseur sur le document à imprimer et cliquer sur le bouton Editer. Choisir une sortie imprimante et lancer l'édition par OK. Après édition, la liste des titres revient à l'écran, constater que le portefeuille a été mis à jour. Après saisie d'un achat (ou souscription) de titres, le logiciel met à jour automatiquement l'historique des valeurs et le journal des opérations. Voir les. «Historique des cours et évolution du portefeuille», page 289 et «Journal des opérations», page 291. Après validation, les prévisions d'achat sont générées dans la devise du compte bancaire. Lorsque la devise d'achat est différente du compte bancaire, le programme affiche également le montant prévisionnel converti dans la zone Equivalent correspondante. Cette zone ne s'affiche pas lorsqu'il n'y a pas de conversion. Enregistrer une vente (ou rachat) de titres Le portefeuille de titres affiché, placer le curseur sur le compte de titres sur lequel l'opération doit être enregistrée et double-cliquer ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. Sage

287 Menu Gestion avancée Placer le curseur sur la valeur concernée et cliquer sur le bouton Vente. Sont rappelés en première partie de la fenêtre le compte de titres et la devise de la valeur mobilière associée, la société à laquelle il est rattaché et la valeur sélectionnée. Un rappel de la position pour cette valeur est également effectué : nombre de titres, dernier cours de vente connu et valorisation du portefeuille à ce cours. Renseigner les zones suivantes pour la vente de titres : Date d'opération / Valeur Date d'opération prévisionnelle, la date du jour est proposée par défaut. Le programme applique à la date de valeur les paramètres définis dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie hapitre sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date respectivement indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision. Cette modification ne génère pas de décalage de la date d opération. Sage

288 Menu Gestion avancée Quantité Nombre de titres à vendre. Cours vente prévisionnel Le dernier cours connu est proposé, à valider ou à modifier. Le cours de vente réel est généralement connu avec précision après exécution de l'ordre. L'utilisateur pourra s'il y a lieu modifier le cours saisi ici lors du pointage de l'opération au statut Exécuté. Voir le.«journal des opérations», page 291. Compte crédité Le code de la banque du compte titre est affiché. Cliquer sur le bouton Zoom de la zone suivante et sélectionner le compte de type 'normal' sur lequel sera crédité le montant de la vente. Montant prévisionnel Quantité * Cours de vente prévisionnel. Ce montant peut être modifié en cas d'imputation de frais par la banque. Les prévisions de frais et commissions décomptés par la banque peuvent également être enregistrées manuellement dans la liste des prévisions. Le programme rappelle pour information la devise de la valeur mobilière associée. Plus/Moins value Affichée pour information uniquement, la plus ou moins value résultant de l'opération est calculée selon la méthode FIFO (sont considérées vendues, les premières valeurs achetées). Nature de mouvement vente En paramétrage d'une nature de titres, l'utilisateur indique les natures de mouvement à appliquer respectivement aux opérations d'achat et de vente des titres. La nature de mouvement indiquée en paramétrage de la nature de titres est proposée. Elle peut être modifiée (affichage de la liste des natures de mouvement en cliquant sur le bouton Zoom de cette zone, sélection d'une nature en double-cliquant sur la ligne correspondante). Valider par OK. Le logiciel propose d'éditer un document destiné à la banque pour confirmation de la vente de titres. Cette fenêtre présente la liste des lettres de demande de vente de titres à destination de la banque. Une lettre type est proposée par défaut à l utilisateur, qui peut toutefois créer ses propres documents à l aide du générateur d états (menu Etats, commande Etats paramétrés). Placer le curseur sur le document à imprimer et cliquer sur le bouton Editer. Choisir une sortie imprimante et lancer l'édition par OK. Après édition, la fenêtre «Liste des titres» revient à l'écran, constater que le portefeuille a été mis à jour. Sage

289 Menu Gestion avancée Après saisie d'une vente (ou rachat) de titres, le logiciel met à jour automatiquement l'historique des valeurs et le journal des opérations. Voir les. «Historique des cours et évolution du portefeuille», page 289 et «Journal des opérations», page 291. Après validation, les prévisions de vente sont générées dans la devise du compte de titres. Lorsque la devise de vente est différente du compte bancaire, le programme affiche également le montant prévisionnel converti dans la zone Equivalent correspondante. Cette zone ne s'affiche pas lorsqu'il n'y a pas de conversion. Historique des cours et évolution du portefeuille Sur la liste des valeurs mobilières, il est possible de visualiser l'évolution du cours d'une valeur ainsi que le portefeuille détenu pour cette valeur aux différentes dates de cours connues. Ouvrir le menu Gestion avancée, le sous-menu Valeurs mobilières et utiliser la commande Portefeuille. Placer le curseur sur le compte de titres concerné et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. Le portefeuille détenu par valeur s'affiche. Placer le curseur sur la valeur pour laquelle l'historique doit être affiché et cliquer sur Historique. Sage

290 Menu Gestion avancée A partir de cet historique, il est possible d'enregistrer le dernier cours connu pour la valeur (utile si aucune opération d'achat ou de vente n'a été enregistrée pour cette valeur et que l'on souhaite valoriser le portefeuille au dernier cours), de modifier ou de supprimer un cours de l'historique. L'historique peut également être édité vers une sortie au choix de l'utilisateur. Le programme rappelle également en en-tête la devise de la valeur mobilière. Enregistrer le dernier cours d'une valeur Le bouton Insérer permet d'enregistrer le dernier cours d'une valeur n ayant donné lieu à aucune opération d'achat et de vente. Saisir la date du cours puis le cours d'achat et de vente (généralement, les cours d'achat et de vente ne sont différents que pour les SICAV de trésorerie). Valider par OK. Modifier les cours de la valeur à une date donnée Placer le curseur sur la ligne concernée et cliquer sur le bouton Modifier. Le cours réel d'achat ou de vente n est généralement connu avec précision qu après exécution de l'ordre. Les cours saisis en création peuvent s'il y a lieu être modifiés lors du pointage de l'opération au statut Exécuté (traitement effectué à partir du Journal des opérations). L'historique est dans ce cas automatiquement mis à jour. Les cours peuvent également être modifiés manuellement à partir de l'historique. Sage

291 Menu Gestion avancée Valider après modification par OK. Supprimer une ligne de l'historique La suppression n'est autorisée que si aucune opération d'achat ou de vente n'a été enregistrée à cette date. Placer le curseur sur la ligne concernée et cliquer sur le bouton Supprimer. Editer l'historique du cours d'une valeur Cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir une sortie et lancer l'édition. Editer le portefeuille de titres Utiliser la commande Portefeuille du sous-menu Valeurs mobilières ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils. La fenêtre «Portefeuille de valeurs mobilières» s'affiche, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer le portefeuille du menu Etats. L'édition de l'ensemble du portefeuille de titres est proposée par défaut. Elle peut être limitée par banques et/ou sociétés, indiquer les codes limites. Les codes banque et société peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective (affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom de chacune de ces zones). Valider par OK. Choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. L'édition présente, par compte de titres et devise associée, le nombre de valeurs en portefeuille et la valorisation au dernier cours de vente connu. Journal des opérations Ce journal présente l'ensemble des opérations d'achat et de vente de titres effectuées classées dans l'ordre chronologique, par compte de titres. Sage

292 Menu Gestion avancée C'est également avec cette commande que l'utilisateur fait évoluer ces opérations du statut Saisie vers le statut Exécuté. La date de valeur des opérations de bourse est accessible en modification. Ouvrir le menu Gestion avancée, le sous-menu Valeurs mobilières et utiliser la commande Journal des opérations. La liste présente également la devise de la valeur mobilière. Le menu Edition propose les commandes de modification, suppression d'une opération (uniquement pour les opérations au statut Saisie) et édition du journal. La commande Statut du menu Edition permet de faire évoluer une opération au statut Exécuté. Visualiser / Modifier une opération Cette commande permet de visualiser la fiche de l'une des opérations listées. Certaines informations peuvent être modifiées si l'opération est encore au statut Saisie. Placer le curseur sur l'opération concernée et double-cliquer ou cliquer sur l'icône Modifier pour ouvrir sa fiche. Sage

293 Menu Gestion avancée Les informations : date d'exécution, quantité, cours d'exécution, montant net, compte bancaire et nature de mouvement peuvent être modifiées. Le programme affiche la devise associée à la valeur mobilière, au cours et au montant. Lorsque la devise de la valeur mobilière est différente de celle du compte de titres, le programme affiche également le montant converti dans la zone Equivalent correspondante. Cette zone ne s'affiche pas lorsqu'il n'y a pas de conversion. Date de valeur Opération prévue Le programme rappelle les dates d opération et de valeur définies lors de la saisie de l opération mobilière. Elles sont affichées à titre indicatif et ne peuvent être modifiées. Opération exécutée La date de valeur de l opération exécutée est accessible en statut Saisi et lors du pointage au statut Réalisé. Pour la modifier, cocher la nouvelle case Ind. en regard de cette zone et saisir une autre date. Lorsqu'elle est au statut Exécuté ou Réalisé, l'opération de bourse n'est plus modifiable. Cette modification ne génère pas de décalage de la date d opération et est reportée automatiquement dans la liste des prévisions et sur les fiches en valeur. En cas de modification du cours à l'exécution, le logiciel demande s'il y a lieu de modifier l'historique. Valider par OK ou cliquer sur le bouton Annuler pour annuler la modification du cours. Valider après modification par OK. Supprimer une opération Seules les opérations au statut initial de Saisie peuvent être supprimées. Placer le curseur sur l'opération à supprimer et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer par OK. Editer le journal des opérations Le journal des opérations affiché, cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer le journal du menu Etats. La fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. L'état présente les informations suivantes pour chaque opération : date d'opération code de la valeur compte de titre Sage

294 Menu Gestion avancée compte débité ou crédité société type d'opération (Achat ou vente) et nature de mouvement nombre de valeur achetées ou vendues et cours montant net devise de la valeur mobilière statut de l'opération Modifier le statut d'une opération Une opération d'achat ou de vente de titres passe successivement par les trois statuts suivants : Saisie : stade initial de création de l'opération Exécutée : la demande d'achat ou de vente a été exécutée par la banque Réalisée : le mouvement bancaire correspondant à l'opération est enregistré sur le relevé de compte Sur le journal des opérations, la commande Statut permet de passer une opération au statut Exécutée. Le passage au statut Réalisée est effectué avec la commande Pointage prévu - réalisé du menu Gestion des mouvements et soldes (sous-menu Comparatif prévu / réalisé). Pointer une opération au statut Exécutée Le journal des opérations de bourse affiché, placer le curseur sur l'opération concernée et utiliser la commande Statut du menu Edition, la fiche de cette opération s'ouvre. La zone Statut affiche la mention «Exécuté». Dans la partie inférieure de la fenêtre, les zones date d'exécution, quantité, cours d'exécution, montant net, compte bancaire et nature de mouvement peuvent être corrigées en cas de différence entre la prévision et le mouvement réalisé. Valider par OK. Sage

295 Menu Gestion avancée Le journal des opérations revient à l'écran, constater que la colonne Statut affiche la mention EXE (pour exécutée) pour l'opération concernée. Sage

296 Menu Gestion avancée Automate d'équilibrage Gestion avancée / Automate d'équilibrage L'Automate d'équilibrage met en évidence le manque à gagner de l'entreprise du fait de la coexistence de soldes créditeurs et débiteurs à une même date de valeur. Les soldes créditeurs ne sont généralement pas rémunérés alors que les découverts sont soumis aux intérêts débiteurs. La procédure est la suivante : A une date de valeur J (généralement la date du jour), le logiciel cumule les soldes de tous comptes du groupe ou d'une société sélectionnée, hormis les comptes titres, les comptes Dailly et les comptes en devises dont le système de rémunération est particulier. Après calcul du solde cumulé, l'automate d'équilibrage détermine les besoins en financement ou placement et soumet des propositions à l'approbation de l'utilisateur. L'utilisateur peut par la suite équilibrer les comptes par des virements de trésorerie. Dans l automate d équilibrage, la date de valeur n est accessible que pour le portefeuille de titres. La date de valeur des virements de trésorerie générés par l'option Equilibrage des comptes est accessible par le menu Gestion Avancée. La présentation qui suit respecte les étapes suivantes : lancement de la commande, calcul du solde cumulé la méthodologie conseillée visualiser l'évolution des soldes le portefeuille de titres les encours de placement solde cumulé négatif : propositions de financement solde cumulé positif : propositions de placements équilibrer les comptes valider les traitements effectués Cette commande est monoposte pour la société et le module. Lancement de l'automate, calcul du solde cumulé Utiliser la commande Automate d'équilibrage du menu Gestion avancée. Sage

297 Menu Gestion avancée Renseigner les zones : Date Date à laquelle doit être calculé le solde cumulé. La date du jour est proposée par défaut, les décisions d'équilibrage devant être prises au plus tôt. Cette date peut être modifiée. Groupe Cocher cette case si l'équilibrage concerne les comptes de l'ensemble des sociétés (société mère et filiales) Société Zone active uniquement si la précédente a été cochée. Le traitement est proposé par défaut pour la société mère. Si l'équilibrage doit être effectué pour une filiale, cliquer sur le bouton Zoom de cette zone et sélectionner la filiale ou double-cliquant sur la ligne correspondante. Comptes Deux options sont proposées dans cette zone : tous les comptes : hormis les comptes titres, les comptes en devises et les comptes Dailly ; sélection : l'utilisateur sélectionne les comptes bancaires sur lesquels l'équilibrage doit porter. Valider par OK. Si l'option Sélection a été choisie, la liste des comptes bancaires du groupe ou de la société sélectionnée s'affiche. Tous les comptes sont sélectionnés par défaut, hormis les comptes titres, les comptes en devises et les comptes Dailly. De même, les comptes dont le solde est inférieur ou égal au seuil de débit ou de crédit définis sur leur fiche ne sont pas sélectionnés. Ces comptes ne seront pas équilibrés. Pour exclure un compte de la sélection, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Pointer / Dépointer. Valider après sélection par OK. Le logiciel procède au calcul du solde cumulé. Sage

298 Menu Gestion avancée Cette fenêtre présente d'une part la date (de calcul du solde cumulé), la société, le solde cumulé calculé, d'autre part les traitements proposés pour l'équilibrage des comptes. Le logiciel propose les traitements : Pour visualiser l'évolution du solde cumulé sur une période de 90 jours à compter du 7ème jour précédant la date sélectionnée Pour visualiser le portefeuille de titres disponibles et procéder suivant le solde cumulé à la vente ou à l'achat de titres Pour visualiser les encours de placements. Dans le cas d'un solde cumulé négatif, ce traitement est utile pour savoir si des tombées de placements ont une échéance proche et juger de l'opportunité de maintenir une prévision de placement effectuée Selon le montant du solde cumulé, le logiciel propose un Financement pour couvrir le solde négatif ou un Placement pour placer l'excédent de trésorerie Pour lancer l'équilibrage des comptes après la mise en place de décisions financières ou directement sans aucune décision financière Les commandes Financement ou Placement, Portefeuille de titres et Encours de placement sont actives dans les conditions suivantes : Financement : des natures de financement sont paramétrées pour les banques et la société sélectionnées Placement : des natures de placement sont paramétrées pour les banques et la société sélectionnées Portefeuille de titres : la société possède au moins un compte titre Encours de placement : des placements ont été créés Nous présentons ci-après la méthodologie que nous vous suggérons d'appliquer pour l'équilibrage des comptes puis chacun des traitements proposés après le calcul du solde cumulé. Méthodologie conseillée En fonction du résultat du calcul du solde cumulé, nous suggérons la méthodologie suivante : Evolution des soldes Cet outil permet de visualiser l'évolution des soldes sur une période de 90 jours. Solde cumulé négatif : l'utilisateur observe les périodes durant lesquelles le solde reste débiteur et peut décider : de couvrir un solde négatif sur une courte période par des décisions simples : relancer des créances ou retarder des échéances de paiement de la bonne période pour la mise en place d'un financement de n'effectuer aucune action si le découvert est ponctuel Solde cumulé positif : l'utilisateur observe les périodes durant lesquelles le solde reste créditeur. Sage

299 Menu Gestion avancée Portefeuille de titres Nous suggérons comme seconde étape de consulter le portefeuille de valeurs mobilières. En effet, en cas de solde cumulé négatif, l'utilisateur peut décider de vendre des titres pour compenser intégralement ou en partie le solde débiteur au lieu de mettre en place un financement. Inversement, dans le cas d'un solde cumulé positif, l'utilisateur peut ainsi décider de placer tout ou partie de l'excédent de trésorerie en achetant de titres avant d'envisager un placement. Encours de placement Cette commande permet de visualiser les encours de placements avec leur date de retour. En cas de solde négatif, l'utilisateur peut ainsi constater la proximité d éventuelles tombées de placements et décider le maintient de placement prévus. Mise en place de financement ou de placement Propositions du logiciel et mise en place des décisions financières. Equilibrer les comptes Le solde cumulé est recalculé après la mise en place des décisions financières. Des propositions de virements de trésorerie sont faites par le logiciel, celles-ci ont pour objectif d'équilibrer les comptes tout en minimisant les frais bancaires. Valider les traitements effectués La validation des traitements s'effectue avec le bouton OK de la fenêtre «Automate d'équilibrage». Evolution des soldes Cette commande permet de visualiser l'évolution du solde cumulé sur une période de 90 jours à compter du 7ème jour précédant la date sélectionnée. L'utilisateur peut constater les périodes durant lesquelles le solde est débiteur ou créditeur. Dans le cas d'un solde cumulé négatif, avant de décider de la mise en place d'un financement, l'utilisateur peut ainsi constater s'il est opportun : de couvrir un solde négatif sur une courte période par des décisions simples, par exemple relancer des créances clients ou retarder des échéances de paiement de la «bonne» période pour la mise en place d'un financement ou tout simplement de n'effectuer aucune action si le découvert est ponctuel (sur une très courte période) Cliquer sur le bouton Evolution des soldes. Sage

300 Menu Gestion avancée Les soldes sont calculés en valeur et dans la devise d'équilibrage choisie. Ils tiennent compte des mouvements réalisés et prévisionnels. Les soldes visualisés à l'écran peuvent être édités vers une sortie au choix de l'utilisateur, par le bouton Editer. Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation. Portefeuille de titres Cette commande affiche le portefeuille de titres valorisé au dernier cours connu. L'utilisateur peut décider de placer intégralement ou en partie l'excédent de trésorerie en achetant des titres au lieu d'envisager un placement. Inversement, il peut vendre des titres pour compenser tout ou partie du solde débiteur au lieu de mettre en place un financement. Cliquer sur le bouton Portefeuille de titres. Pour visualiser le portefeuille par valeur, cliquer sur le bouton Modifier. Sage

301 Menu Gestion avancée Le programme affiche la devise de la valeur mobilière. Le bouton Historique permet de visualiser l'évolution du cours d'une valeur ainsi que le portefeuille détenu pour cette valeur au différentes dates de cours connues. Pour enregistrer un achat de titres, placer le curseur sur la valeur concernée et cliquer sur Achat. Pour enregistrer une vente de titres, placer le curseur sur la valeur concernée et cliquer sur le bouton Vente. La plus ou moins value résultant de la vente sera calculée automatiquement par le logiciel. En cas d'achat ou de vente de titres, le programme applique à la date de valeur les paramètres définis dans les conditions bancaires (principes décrits au début de la partie sur la gestion des dates de valeur). L utilisateur peut intervenir en cochant ou décochant la case Ind. afin de rendre la date indépendante ou calculée. Cette modification s applique instantanément à la prévision et ne génère pas de décalage de la date. d opération. Voir le sous-menu «Valeurs mobilières», page 282, pour une présentation complète des actions autorisées sur le portefeuille de valeurs mobilières. Les procédures sont strictement identiques. Cliquer ensuite sur le bouton Annuler pour quitter cette commande. Si des achats ou ventes de valeurs mobilières ont été enregistrés, constater sur la fenêtre «Automate d'équilibrage» que le solde cumulé a été recalculé en conséquence. Encours de placement Cette commande permet de visualiser la liste des placements en cours avec leur date de retour. Dans le cas d'un solde cumulé négatif, l'utilisateur peut ainsi constater la proximité d éventuelles tombées de placements et décider le maintient de placement prévus. La fenêtre «Automate d'équilibrage» affichée, cliquer sur le bouton Encours de placement. Sage

302 Menu Gestion avancée Cette première fenêtre présente les encours de placements en date du jour. Pour chaque nature de placement sont présentés les éléments suivants : code de la banque, de la société et de la nature de placement taux du placement encours : montant des placements mis en place (et non échus) valorisation : montant des produits financiers à la date du jour devise de la nature du placement Pour visualiser la liste des placements créés, placer le curseur sur la nature de placement concernée et cliquer sur le bouton Modifier. Les placements faisant partie de l'encours (non encore échus) sont signalés par un astérisque. La dernière colonne précise la devise du placement. Le cumul est exprimé dans la devise de la société. Deux commandes sont autorisées à partir de cet écran : la visualisation de la fiche d'un placement (avec le bouton Modifier) et l'édition des placements (avec le bouton Editer). Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation pour revenir à la fenêtre Encours de placements. Voir le. «Encours de placement», page 273, pour créer, modifier ou supprimer un placement. Sage

303 Menu Gestion avancée Financement La décision de mise en place d'un financement suit les deux étapes suivantes : saisie des paramètres pour la mise en place du financement choix du financement à partir des propositions du logiciel Saisie des paramètres pour la mise en place du financement Cliquer sur le bouton Financement. Sont rappelés la date d'équilibrage (date du jour ou autre date sélectionnée au départ), la société (si l'automate a été lancé pour une société) et le solde cumulé avec la devise d'équilibrage correspondante. Le montant à financer est par défaut le solde cumulé (en valeur absolue), cette donnée peut être modifiée. La Date d'échéance proposée par défaut est la date d'équilibrage + la durée minimale la plus longue parmi les natures de financement paramétrées pour la société. Cette date par défaut peut également être modifiée. Valider par OK pour accéder à l'étape suivante : le choix du financement. Choix du financement Le logiciel affiche la liste des financements envisageables. Sage

304 Menu Gestion avancée Sont affichés en en-tête la société, la date d'équilibrage qui est également la date de début du financement, la date d'échéance du financement, le solde cumulé et le montant avec la devise d'équilibrage correspondante. La partie centrale de la fenêtre présente la liste des financements disponibles pour la société ou le groupe. Il s'agit des financements dont la mise en place n'induira pas un dépassement du plafond autorisé par la banque. Les informations suivantes sont présentées pour chaque financement : banque, compte bancaire, société et nature du financement taux intérêts : montant des agios et des frais fixes induits par le financement Les agios sont calculés selon la formule : Montant * (Longueur + Jours de banque) * Taux / (ou suivant le nombre de jours dans l'année bancaire) Le montant des frais est celui de la nature de mouvement du type Frais fixes indiquée en paramétrage de la nature de financement gain net : calculé notamment par rapport au coût d'un découvert sur la même période taux réel du financement le libellé de la nature du financement sur lequel est placé le curseur s'affiche sur la dernière ligne Les boutons au bas de l'écran présentent les actions autorisées depuis cet écran. Visualiser la fiche d'un financement Placer le curseur sur la ligne du financement concerné et cliquer sur le bouton Visualiser. Les zones Montant, Taux, Libellé, Intérêts (précomptés ou postcomptés), Montant des agios et des frais fixes peuvent ainsi être modifiées. Le gain net généré par le financement sera recalculé en conséquence Si le financement à mettre en place est un financement du type Dailly / Compte dailly, il faut impérativement ouvrir sa fiche avec cette commande, sélectionner le compte dailly et valider par OK. Gain net financier Pour visualiser le détail du calcul du gain financier généré par un financement, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Gain net. Sage

305 Menu Gestion avancée Pour une présentation complète des éléments de cet écran, voir le. «Encours de financement», page 253. Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation. Editer la liste des financements proposés Cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. L'édition présente l'ensemble des informations relatives à chacun des financements proposés. Sélectionner un financement Placer le curseur sur le financement choisi et cliquer sur le bouton Sélectionner. Le logiciel procède au re-calcul du solde cumulé en tenant compte de la mise en place de ce financement. La fenêtre «Automate d'équilibrage» revient à l'écran, le nouveau solde cumulé est affiché. Placement La mise en place d'un placement suit les deux étapes suivantes : saisie des paramètres pour la mise en place choix du placement à partir des propositions du logiciel Saisie des paramètres pour la mise en place du placement La fenêtre «Automate d'équilibrage» affichée, cliquer sur le bouton Placement. Sont rappelés la date d'équilibrage (date du jour ou autre date sélectionnée au départ), la société, le solde cumulé et le montant avec la devise d'équilibrage correspondante. Le Montant à placer est par défaut le solde cumulé, cette donnée peut être modifiée. La Date d'échéance proposée par défaut est la date d'équilibrage + la durée minimale la plus longue parmi les natures de placement paramétrées pour la société. Cette date par défaut peut également être modifiée. Valider par OK pour passer à l'étape suivante : le choix du placement. Sage

306 Menu Gestion avancée Choix du placement Le logiciel affiche la liste des placements disponibles. Sont affichés en en-tête la société, la date d'équilibrage qui est également la date de début du placement, la date d'échéance du placement, le solde cumulé et le montant avec la devise d'équilibrage correspondante ainsi que les agios sur découvert s'il existe des soldes débiteurs dans la période du placement. La partie centrale de la fenêtre présente la liste des placements disponibles pour la société ou le groupe (en fonction des natures de placements paramétrées). Les informations suivantes sont présentées pour chaque placement : banque, compte bancaire et nature du placement montant à placer, montant du solde cumulé ou montant saisi sur la fenêtre précédente intérêts : montant des produits financiers générés par le placement, calculé selon la formule : Montant * (Longueur) * Taux / (ou suivant le nombre de jours dans l'année bancaire : 360 ou 365). gain net généré par le placement taux réel placement La dernière ligne au bas de l'écran affiche le libellé de la nature et le taux du placement sur lequel est placé le curseur. Les boutons au bas de l'écran présentent les actions autorisées. Visualiser la fiche d'un placement Placer le curseur sur la ligne du placement concerné et cliquer sur le bouton Visualiser. Les zones Montant, Taux, Libellé, Intérêts (précomptés ou postcomptés), Montant des produits financiers peuvent être modifiées. Le gain net généré par le placement sera recalculé en conséquence. Gain net financier Pour visualiser le détail du calcul du gain financier généré par un placement, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Gain net. Sage

307 Menu Gestion avancée Voir le Placements,. «Créer un placement», page 274, pour une présentation complète des éléments de cet écran. Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation. Editer la liste des placements proposés Cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir une sortie et lancer l'édition. L'édition présente l'ensemble des informations relatives à chacun des placements proposés. Sélectionner un placement Placer le curseur sur le placement choisi et cliquer sur le bouton Sélectionner. Le logiciel procède au recalcul du solde cumulé en tenant compte du placement sélectionné. La fenêtre «Automate d'équilibrage» revient à l'écran, le nouveau solde cumulé est affiché. Equilibrer les comptes Après la mise en place des décisions financières, il faut poursuivre le traitement par l'équilibrage des comptes bancaires de la société. La fenêtre «Automate d'équilibrage» affichée, cliquer sur le bouton Equilibrer les comptes. La date d'équilibrage est rappelée sur le haut de la fenêtre. L'encadré virement de trésorerie présente la liste des virements de trésorerie proposés par le logiciel pour équilibrer les comptes. L'encadré Solde bancaire affiche pour chaque compte bancaire le solde résultant des virement de trésorerie proposés par le logiciel, le cumul des soldes et le gain net généré. Les propositions du logiciel tendent à réduire les frais bancaires : équilibrer en priorité les comptes dont les intérêts débiteurs sont les plus élevés, ramener les soldes dépassant le plafond de découvert en dessous du montant autorisé et minimiser le nombre de virements de trésorerie pour limiter les frais induits par les virements de trésorerie. Sage

308 Menu Gestion avancée Les banques pour lesquelles les conditions de virements de trésorerie n'ont pas été renseignées sont exclues de l'équilibrage. Un compte dont le solde créditeur est inférieur au seuil de crédit défini sur sa fiche n'est pas utilisé pour émettre un virement de trésorerie. Un compte dont le solde débiteur est inférieur au seuil de débit défini sur sa fiche n'est pas équilibré. Les virements de trésorerie et les zones Total virement de trésorerie, Gain net et Cumul sont présentés par défaut dans la devise d'équilibrage. Les soldes sont exprimés dans la devise du compte bancaire. Les boutons au bas de l'écran présentent les commandes autorisées. Visualiser / modifier la fiche d'un virement de trésorerie Placer le curseur sur le virement de trésorerie concerné et cliquer sur le bouton Visualiser. La nature de mouvement du virement de trésorerie émis, des frais induits ainsi que celle du virement de trésorerie reçu peuvent être modifiées. Le montant du virement de trésorerie ainsi que le montant des frais peuvent également être corrigés. Un libellé peut être saisi. Valider par OK après modification sinon cliquer sur le bouton Annuler. Editer la liste des virements de trésorerie Cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Visualiser le gain net généré par l'équilibrage d'un compte Placer le curseur dans l'encadré Solde bancaire sur le compte bancaire concerné et cliquer sur le bouton Gain net. Le gain net est calculé notamment par rapport au coût d'un découvert sur un compte débiteur et par rapport aux intérêts créditeurs pour un compte créditeur. Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation. Sage

309 Menu Gestion avancée Voir le Virements de trésorerie,. «Créer un virement de trésorerie», page 241, pour une présentation complète des virements de trésorerie et notamment de la méthode de calcul du gain net généré. Annuler la sélection d'un virement de trésorerie Tous les virements de trésorerie proposés sont sélectionnés par défaut. Pour exclure l'un des virements de trésorerie de la sélection, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Pointer/Dépointer. Constater que les soldes bancaires sont recalculés en conséquence. Inversement, réitérer cette manipulation pour sélectionner un virement de trésorerie exclu de la sélection. Annuler l'équilibrage des comptes Pour annuler l'équilibrage des comptes, cliquer sur le bouton Annuler, le logiciel demande confirmation. Valider par OK. Valider l'équilibrage des comptes Si les propositions d'équilibrage conviennent (ou éventuellement après désélection d'une partie des virements de trésorerie proposés), cliquer sur le bouton OK. Le logiciel procède au calcul du solde cumulé en tenant compte des opérations financières mises en place. Valider les traitements La fenêtre «Automate d'équilibrage» affichée, cliquer sur le bouton OK. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche pour l'édition d'un document intitulé Automate d'équilibrage. Ce document présente les décisions financières mises en place : financement, placement, virements de trésorerie, achats et ventes de titres. Le logiciel propose ensuite l'édition des documents types destinés aux banques pour la mise en place de ces décisions financières. Toutes les décisions d'équilibrage sont automatiquement ajoutées à leur liste respective (financements, placements, virements de trésorerie, achats et ventes de titres) et peuvent être modifiées ou supprimées indépendamment des autres opérations. Sage

310 Menu Gestion avancée Remises de virements archivées Gestion avancée / Remises de virements archivées Cette commande permet d obtenir la liste des remises de virements de trésorerie archivées. A partir de cet historique, il est possible d éditer ou de dupliquer une remise. Utiliser la commande Remises de virements archivées du menu Gestion avancée pour obtenir la liste des remises de virements de trésorerie archivées. Chaque remise est identifiée par les éléments suivants : Référence de remise, Banque, Compte, Date, Montant de la remise, Devise, Statut. La colonne Statut peut prendre des valeurs différentes : Exécutable, En suspens, Rejetée, Exécutée, En cours, Annulée, Non rapprochée. La dernière colonne indique la présence d erreurs par un point d exclamation. Toutes les commandes de création, modification, suppression de remises de virements de trésorerie sont incompatibles entre elles. Editer une remise archivée Placer le curseur sur la remise à éditer et cliquer sur l icône Editer ou utiliser la commande Editer les virements archivés du menu Etats. Choisir un mode de sortie et lancer l édition par OK. Le programme spécifie la devise du virement de trésorerie. Sage

311 Menu Gestion avancée Dupliquer une remise archivée On effectue le duplicata d une remise dans les cas suivants : un problème est survenu lors de sa transmission en banque, l utilisateur n a pas paramétré le chemin d accès à son navigateur Internet lors de la première transmission d une remise. Le duplicata peut concerner une ou plusieurs remises à la fois. Dans ce dernier cas, il s agit de plusieurs remises à une même banque. Editer un duplicata du bordereau de remise initial. Pour sélectionner une remise, placer le curseur sur la ligne correspondante et utiliser la commande Pointage/Dépointage du sous-menu Duplicata de remise du menu Edition (à l inverse, pour annuler le pointage d une remise, réitérer cette même manipulation). Un message s oppose à la sélection de remises destinées à des banques différentes. Lorsque, dans une remise, le programme détecte que des virements de trésorerie déjà transmis ont été supprimés, un message d alerte s affiche. Un astérisque désigne dans la liste les remises sélectionnées. Après sélection des remises, utiliser la commande Validation duplicata du menu Duplicata de remise. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche pour l'édition du bordereau d'accompagnement. Choisir une sortie imprimante et lancer l'édition. Cette édition peut être imprimée en mode graphique. Le bordereau est daté et présente les informations : raison sociale de la société ; nom de la banque et de l'agence bancaire de remise ; identifiant du donneur d'ordre (saisi dans les paramètres société) ; numéro de remise ; numéro émetteur ; R.I.B. ; type de remise ; devise de remise; date d'exécution ; nombre de mouvements ; montant ; un encadré est réservé à la signature du remettant et un autre à la signature accréditée du siège. Sage

312 Menu Gestion avancée Intégrer les CRPC / Intégrer les CRA Gestion avancée / Intégrer les CRPC.../ Intégrer les CRA Le Compte Rendu Applicatif est un compte rendu des remises transmises, de la banque vers le client. Le Compte Rendu de Prise en Charge est un fichier spécifique BNP Paribas. Le Compte Rendu de Prise en Charge est un Compte Rendu Applicatif agrémenté d une valeur supplémentaire, le Statut. Voir pour plus de détails sur la valeur Statut, le «Remises de virements archivées», page 310. Afin d établir un rapprochement entre les CRPC ou CRA et les remises transmises, il est indispensable d intégrer les CRPC ou les CRA. Les fichiers doivent être rapprochés avec les remises dans l ordre du traitement bancaire. Les règles de rapprochement sont les suivantes : Les CRPC sont rapprochés avant les CRA, Au cours du rapprochement d une remise avec un CRPC, si la remise a un statut renseigné, ce dernier est modifié s il provient d un autre CRPC et est conservé s il provient d un CRA, Au cours du rapprochement d une remise disposant déjà d un statut avec un CRA, l ancien statut est remplacé par le nouveau. Les remises rapprochées doivent avoir le même type (virements, Avis de prélèvements ), la même référence client, le même identifiant bancaire, le même montant de remise initiale (devise comprise), le même nombre d ordres. Dans le menu Gestion avancée, activer la commande Intégrer les CRPC ou Intégrer les CRA. Une fenêtre s ouvre afin de sélectionner le fichier de CRPC ou de CRA. Les fichiers de CRPC et de CRA proposés ont été récupérés soit au moyen de Telbac (dans lequel les services associés ont été paramétrés), soit pas Internet. Si le fichier sélectionné n est pas un fichier de CRPC ou de CRA, le message suivant est affiché : «Format de fichier incorrect» Sage

313 Menu Gestion avancée Lors de l importation, le programme lit le fichier des remises tranmises et retrouve la remise identique à celle du CRPC ou du CRA. La liste des remises tranmises sera présentée dans les Remises archivées. Sage

314 Menu Communication Menu Communication Les commandes Télécommunication, Internet et Intégration automatique sont documentées dans le manuel du Gestionnaire Entreprise Banque. Sage

315 Menu Etats Menu Etats Ouvrir le menu Etats. Tous les états proposés par Suivi de trésorerie 100 s éditent à partir de ce menu. La composition de ce menu contextuel varie en fonction de la liste ouverte à l écran, vous permettant ainsi d éditer les tables ou les mouvements que vous désirez. Quelle que soit la fenêtre ouverte, vous avez accès à un certain nombre d état que nous détaillons dans les chapitres suivants. Pour plus d informations, voir... «Etats paramétrés», page 316 «Echelles d'intérêts», page 323 «Tickets d'agios», page 325 «Statistiques», page 327 «Comparatif prévu - réalisé», page 333 «Suivi des conditions de valeur», page 335 «Suivi des prévisions», page 336 «Automate d'édition», page 337 «Edition des fichiers reçus», page 342 Sage

316 Menu Etats Etats paramétrés Etats / Etats paramétrés Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. Les prises de décisions financières doivent faire l'objet d'une confirmation à la banque. Pour ce faire, le logiciel propose à la création de Virements de trésorerie, Financement, Placement, Achat ou vente de titres d'éditer une lettre de confirmation. Il s'agit soit du document prédéfini pour le type d'opération mis en place soit d'un document créé par l'utilisateur pour ce type d'opération. Utiliser la commande Etats paramétrés du menu Etats. Les états pré-paramétrés sont identifiés dans cette liste par un intitulé et la table source de l'état. Il s'agit de la table d'où sont issues certaines informations insérées dans l'état. Celle-ci correspond à la liste des virements de trésorerie, des financements, des placements ou des valeurs mobilières suivant le type d'opération pour lequel l'état est défini. Pour visualiser l'un des états préparamétrés, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. Les éléments affichés sur un fond grisé sont les informations qui seront importées depuis la table source lors de l'édition de la lettre. Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation. Créer un état Le Générateur d'états permet de créer des documents combinant du texte et des renseignements provenant du logiciel. La fenêtre «Etats paramétrés» affichée, cliquer sur l'icône Créer. Sage

317 Menu Etats La table source est celle dont seront issues des informations insérées dans l'état. Double-cliquer sur la ligne correspondant à la table appropriée. La fenêtre de définition du document s'affiche. L'utilisateur compose librement son document en saisissant le texte et en y insérant si nécessaire des données issues de la table source ou encore des renseignements d'ordre général proposés par le logiciel (date du jour ). Une barre de mise en forme (barre d'icônes horizontale) et une barre d'outils sont proposées à cet effet. Barre de mise en forme Il s agit d une barre d outils permettant de mettre en forme le texte saisi mais aussi les données affichées dans les champs. Pour appliquer une mise en forme à une partie d un document, la sélectionner puis cliquer sur l icône correspondante. Pour sélectionner un champ, veiller à le 'balayer' entièrement avec le curseur. Si aucune portion de texte n'est sélectionnée lorsque la commande est activée, la nouvelle mise en forme prend effet à partir du point d'insertion du curseur. Les icônes de mise en forme proposées sont : Sage

318 Menu Etats Police de caractères : cliquer sur la flèche à droite de cette zone et choisir la police à utiliser pour la saisie du texte. Taille de la police. Cliquer sur la flèche à droite de la zone de liste et choisir la taille souhaitée. Alignement du texte. Ces quatre icônes proposent respectivement un alignement à gauche, centré, à droite ou justifié. Cliquer sur l'icône appropriée. Style de caractères : Gras, Italique, Souligné, Barré. L'interligne détermine la hauteur de chaque ligne de texte dans un paragraphe. Un interligne simple est appliqué par défaut, pour le modifier, cliquer sur l'icône d'interligne et demi ou d'interligne double. Transforme en exposant ou en indice la zone sélectionnée. Les tabulations sont par défaut tous les 1,5 centimètres par rapport à la marge gauche. Ces quatre icônes permettent respectivement de définir des tabulateurs gauche, droit, décimal ou centré. gauche : aligne le texte à droite du tabulateur droit : aligne le texte à gauche du tabulateur décimal : aligne le séparateur décimal (virgule) sur le tabulateur centré : centre le texte par rapport à la position du tabulateur Affiche ou masque les caractères non imprimables : marques de paragraphe, espaces, marques de tabulations Il est possible de modifier les marges par défaut en faisant glisser les limites de marges sur la règle. Si les nouvelles marges doivent être appliquées à l'ensemble du document, effectuer le réglage dès l'ouverture du document. Pour appliquer des marges à une portion du document, sélectionner la partie concernée avant de procéder au réglage. Modifie la couleur des caractères : Cliquer sur la case de la couleur souhaitée et valider par OK. Barre d'outils La barre d'outils présente les icônes : Annule l'action précédente. Copie une sélection. Colle une sélection précédemment copiée ou coupée à l emplacement désigné par le curseur. Coupe une sélection. Supprime la sélection. Actionne l outil de recherche. Sage

319 Menu Etats Taper le mot ou le groupe de mots recherché, indiquer les critères de recherche souhaités et cliquer sur Rechercher. Si la demande aboutit, le curseur est positionné devant le premier caractère de l expression recherchée et cette dernière s'affiche dans le texte en inverse vidéo. Pour poursuivre la recherche sur les occurrences suivantes, cliquer sur l'icône Mot suivant. Icône Rechercher/Remplacer. Saisir l expression recherchée, celle de remplacement et cocher au besoin les cases d options. Cliquer ensuite sur le bouton Remplacer ou Remplacer tout si l utilisateur ne souhaite pas donner de confirmation pour chaque occurrence. Insère ou supprime un saut de page. Actionne la repagination du document. Insertion de champs dans le document Trois types de données peuvent être insérés dans un état de type Document : des données liées aux mouvements ou tiers, des images : logos... des données diverses liées à la société ou proposés par le logiciel : date du jour, numéro de page Procédure Placer le curseur dans le document au point d'insertion du renseignement et cliquer sur l'icône Insérer champ ou Insérer champ société selon le type de données à sélectionner. La liste des champs disponibles dans le fichier de base (champ) ou celle des renseignements divers s'affiche. Sage

320 Menu Etats Champ société Double-cliquer sur la ligne correspondant à votre choix. La fenêtre de définition du document réapparaît à l'écran, le renseignement inséré est affiché en inverse vidéo pour le distinguer du texte saisi. Il est possible de modifier le paramétrage des données insérées dans le document : intitulé, longueur (nombre de caractères) et nombre de décimales pour les données de type montant. Pour ce faire, placer le curseur sur la zone correspondante. Valider après modification par OK. Procédure d'insertion d'images Placer le curseur dans le document au point d'insertion de l'image et utiliser la commande Insérer Image du menu Edition. La fenêtre «Insertion d'image» s'affiche. Sage

321 Menu Etats Indiquer le volume, le répertoire de stockage et le format des images à insérer. Sélectionner le nom d'une image et lancer l'insertion par OK. Pour obtenir un aperçu avant insertion de l'image sélectionnée, cocher sur la case d'option Aperçu. Valider la création du document Après construction du document, cliquer sur le bouton OK. Saisir un intitulé et valider par OK. Les documents prédéfinis ou créés par l'utilisateur sont générés automatiquement dans le sous-répertoire GA du répertoire d'installation du logiciel sous le nom DOCXXXXX.TXT où XXXXX correspond au numéro d'ordre de création de l'état. Le huitième état par exemple sera généré dans le répertoire GA sous le nom DOC00008.TXT Lorsqu'un document est affiché à l'écran, son nom sous DOS est affiché dans l'encadré Code document au bas de l'écran. Modifier un état Utiliser la commande Etats paramétrés du menu Etats. Placer le curseur sur le document concerné et cliquer sur l'icône Modifier ou utiliser la commande Modifier du menu Edition. La fenêtre de définition du document s'affiche. Toutes les modifications sont autorisées qu'il s'agisse d'un état préparamétré ou créé par l'utilisateur. Le texte saisi, les renseignements insérés ainsi que la mise en page du document peuvent être modifiés. Selon la nature des modifications, faire appel aux commandes appropriées présentées dans la procédure de création Sage

322 Menu Etats Supprimer un état Utiliser la commande Etats paramétrés du menu Etats. Placer le curseur sur le document concerné et cliquer sur l'icône Supprimer ou utiliser la commande Supprimer du menu Edition. Un message rappelle que la suppression est irréversible, confirmer par OK. Effectuer une édition test du document Il est conseillé d'effectuer une édition test du document pour vérifier son format et son contenu. Cette édition permet également de vérifier l'emplacement des renseignements insérés par rapport à l'ensemble du texte. Utiliser la commande Etats paramétrés du menu Etats. Placer le curseur sur le document concerné et cliquer sur l'icône Editer ou utiliser la commande Editer l état sélectionné du menu Etats. La fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir une sortie et lancer l'édition par OK. Les documents types sont édités effectivement en création des opérations financières du type : virements de trésorerie, Financement, Placement et Valeur mobilière. Cette commande est incompatible avec la gestion (création, modification, suppression) des devises. Sage

323 Menu Etats Echelles d'intérêts Etats / Echelles d'intérêts Cette commande permet d éditer l'ensemble des éléments nécessaires au calcul du ticket d'agios : cumuls des mouvements débiteurs et créditeurs, soldes, nombres débiteurs et créditeurs, plus fort découvert mensuel et montant soumis à la commission de mouvement. L'utilisateur sélectionne à sa convenance le mois ou trimestre d'édition, le ou les comptes bancaires concernés, le statut des écritures à prendre en compte. Utiliser la commande Echelles d'intérêts du menu Etats. Sélectionner successivement les éléments : Périodicité / arrêtée à Sélectionner la périodicité mensuelle ou trimestrielle puis sur la zone suivante le mois ou le trimestre (mois de fin de trimestre) auquel doit se terminer l édition. Echelle d'intérêts L'échelle d'intérêts peut être calculée par compte ou pour les comptes fusionnés d'une banque. Cliquer sur la case correspondant à l'option souhaitée. Avec l'accord de la banque, le calcul des agios peut être effectué globalement sur un ensemble de comptes au lieu d'un calcul compte par compte. On parle dans ce cas de comptes fusionnés. Si un tel accord a été conclu avec la banque, l'utilisateur crée la fusion de comptes correspondante (comptes appartenant à la même banque et la même société) avec la commande Fusions du menu Structure. Le curseur se positionne dans l'encadré de sélection. Société / Banque / Compte / Fusion Si l'option Par compte a été retenue, sélectionner successivement, les sociétés - société mère et/ou filialesbanques puis les comptes bancaires pour lesquels l'échelle d'intérêts doit être calculée. Les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste respective : clic sur le bouton Zoom pour afficher la liste, sélection d'un élément en double-cliquant sur la ligne correspondante. Si l'option Pour les comptes fusionnés a été retenue, seule la sélection des fusions doit être effectuée. Veiller à sélectionner les fusions créées pour le calcul des agios de comptes fusionnés (listes de comptes au sein de la même banque et de la même société). Type d'écritures Les échelles d'intérêts peuvent être calculées sur la base des réalisations uniquement ou de l'ensemble des mouvements prévus et réalisés. Sage

324 Menu Etats Cliquer sur la case d'option correspondante. Ne sont prises en compte que les prévisions postérieures à la date du dernier relevé de compte intégré. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. L'édition rappelle également la devise du compte bancaire. Les échelles d'intérêts d'une fusion sont exprimés dans la devise de la fusion. Sage

325 Menu Etats Tickets d'agios Etats / Tickets d'agios Contrairement à la visualisation, l'édition peut être demandée simultanément pour plusieurs comptes. Renseigner les zones de cette fenêtre comme pour la visualisation d'un ticket d'agios. Voir dans le menu Gestion des mouvements et soldes, le. «Visualiser le ticket d agios», page 230. L'édition peut être demandée par compte ou pour les comptes fusionnés d'une banque. Sélectionner l'une des deux options proposées. Si l'option Par compte a été retenue, sélectionner successivement, les sociétés, les banques puis les comptes bancaires concernés. Les codes peuvent être saisis ou sélectionnés dans leur liste : affichage de la liste en cliquant sur le bouton zoom de la zone, sélection d'un élément en double-cliquant sur la ligne correspondante. Le ticket d'agios rappelle également la devise du compte bancaire. Si l'option Pour les comptes fusionnés a été retenue, seule la sélection des fusions doit être effectuée. Veiller à sélectionner les fusions créées pour le calcul des agios de comptes fusionnés (listes de comptes au sein de la même banque et de la même société). Le ticket d'agios d'une fusion est exprimé dans la devise de la fusion. Sélectionner ensuite le type d'édition : Synthétique ou Détaillée. Le ticket d'agios détaillé présente le détail du montant des intérêts et des commissions par période et taux appliqué. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Sage

326 Menu Etats Sage

327 Menu Etats Statistiques Etats / Statistiques Les Statistiques proposées sont l'activité bancaire (montant des encaissements et décaissements enregistrés sur chaque banque avec la répartition correspondante en pourcentage), la Répartition mensuelle des encaissements et décaissements par banque et par période de cinq jours et la Répartition bancaire (analyse des flux par nature d'opération). Sage

328 Menu Etats Activité bancaire Cet état présente, pour une période à définir, le montant des encaissements et des décaissements enregistrés par banque ou par société avec la répartition correspondante en pourcentage. Le détail par tranche de montants peut être demandé. Le menu Etats ouvert, dérouler le sous-menu Statistiques puis utiliser la commande Activité bancaire. Période Indiquer les dates de début et de fin de période. Edition L'édition synthétique présente le total dans la devise du groupe. L'édition détaillée affiche chaque total dans la devise de la banque correspondante. Cliquer sur la flèche à droite de la zone de liste et sélectionner l'option souhaitée. Type d'édition L'activité bancaire peut être analysée par banque ou par société, choisir l'une de ces deux options. Type de date L état peut être calculé, en tenant compte des dates d opérations, ou des dates de valeur des mouvements pour déterminer les mouvements appartenant à la période définie. Sélectionner l option correspondante en cliquant sur la flèche à droite de cette zone. Lorsque l utilisateur demande le calcul de l activité bancaire en valeur, les écritures dont la date de valeur a été modifiée ne seront pas utilisées pour le calcul si cette date est postérieure à la période de calcul saisie. Type d'écritures Sélectionner l'une des deux options : Réalisé ou Prévu et réalisé. Société de à Ces zones sont actives si l'option Par société a été sélectionnée sur la zone Type d'édition. L'état peut être établi pour la société mère et/ou ses filiales. Les codes société peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste des sociétés (affichage de la liste par le bouton zoom, sélection par un double-clic). Tranches de montants en Cet encadré est actif si l'édition détaillée a été demandée. La devise, correspondant à la sélection effectuée dans la zone Type d édition, est rappelée. Sage

329 Menu Etats Les tranches de montants prédéfinies peuvent être modifiées. Pour ce faire, placer le curseur sur la ligne correspondante et cliquer sur le bouton Modifier. Saisir la nouvelle borne supérieure et valider par OK. Il est également possible d'insérer une tranche de montant (bouton Insérer ou de supprimer l'une des tranches proposées (bouton Supprimer). Les tranches suivantes sont automatiquement modifiées en conséquence. Attention, les tranches de montants se lisent borne inférieure non comprise. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Répartition mensuelle Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. Répartition mensuelle des encaissements et des décaissements par banque et par période de cinq jours. Sur la base de cette édition, l'utilisateur peut effectuer une répartition optimale de ses encaissements et décaissements pour éviter les déficits ou excédents de trésorerie non justifiés. Le menu Etats ouvert, dérouler le sous-menu Statistiques et utiliser la commande Répartition mensuelle. Période Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner le mois pour lequel la répartition mensuelle doit être calculée. Société L'état peut être établi pour la société mère et/ou tout ou partie de ses filiales. Indiquer les codes limites (affichage des sociétés en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. L'édition rappelle la devise de chaque banque. Sage

330 Menu Etats Répartition bancaire Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. Cette édition permet de déterminer pour chaque nature de mouvement ou pour chaque agrégat la répartition des mouvements réalisés en volume et en nombre, par société ou pour le groupe, par banque ou par compte. Le menu Etats ouvert, utiliser la commande Répartition bancaire du sous-menu Statistiques. Période Indiquer les dates de début et de fin de période. Par société L état peut être établi pour la société mère et/ou ses filiales. Les zones sont actives si l utilisateur a coché la case d option Par société. Les codes sociétés peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste des sociétés (affichage de la liste en cliquant sur le bouton Zoom, sélection par un double-clic). Par agrégat / Par nature Cette zone permet de choisir l édition de l état par Agrégat ou par Nature de mouvement. Sage

331 Menu Etats Pour le groupe Cocher cette case d option si l état doit être présenté pour l ensemble des sociétés du groupe. Par banque L état peut être présenté par banque. Les zones sont actives si l utilisateur a coché la case d option Par banque. Les codes banques peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste des banques (affichage de la liste en cliquant sur le bouton Zoom, sélection par un double-clic). Par compte Cocher cette case d option si l état doit être présenté par compte bancaire. Puis, cliquer sur le bouton Liste. Par défaut, tous les comptes correspondant à la sélection sont pointés. Pour restreindre cette sélection, dépointer les comptes qui ne sont pas à intégrer dans l édition. Si l utilisateur coche la case d option Par compte sans effectuer de sélection, l ensemble des comptes de la liste seront intégrés dans l édition. Valider par OK. La fenêtre de sélection d un mode de sortie s affiche. Si un aperçu avant impression a été demandé à l édition, cliquer sur Imprimer après visualisation pour lancer l édition de l état. Sage

332 Menu Etats Ce document présente les informations : nature ou agrégat (codes pour lesquels il y a présence de mouvements dans la sélection : société ou groupe), sens (D pour décaissement ou E pour encaissement), nombre (nombre de mouvements par nature), volume (montant total par nature), pourcentage (des volumes, part du compte sur le total du flux de la société ou du groupe). Dans le cas d un compte en devise dont le cours n est pas renseigné, les volumes et pourcentages sont à zéro. Sage

333 Menu Etats Comparatif prévu - réalisé Etats / Comparatif prévu - réalisé Cette commande permet d éditer un état synthétique ou détaillé comparatif de l'activité prévue et réalisée sur une période. Activer la commande Comparatif prévu - réalisé du menu Etats. Période Période pour laquelle le comparatif doit être établi. Saisir les dates de début et fin de période. Type d'édition Le comparatif peut être établi par : Par compte bancaire par agrégat (cumuls par compte et par agrégat) Par compte bancaire par nature (cumuls par comptes et par nature) Par agrégat (cumuls par agrégat quel que soit le compte) Par nature (cumuls par nature quel que soit le compte) Cliquer sur la case d option choisie. Edition Cliquer sur la case d'option Synthétique (montants cumulés par nature de mouvement ou par agrégat) ou Détaillée. Type de date Le programme peut, au choix de l utilisateur, tenir compte de la date d opération ou de la date de valeur pour sélectionner les mouvements inclus dans la période définie. Cliquer sur la case correspondant à l une de ces deux options. Lorsque l utilisateur demande l édition de cet état en valeur, les écritures dont la date de valeur a été modifiée ne figureront pas sur l état si cette date est postérieure à la période saisie. Banque / Compte / Nature L'édition peut être limitée par banque(s), compte(s) bancaire(s) et natures de mouvement. Auquel cas, indiquer les codes limites (affichage des listes en cliquant sur le bouton zoom, sélection par un double-clic). Type d'écriture L'état comparatif peut être établi au choix pour les écritures non pointées ou pour toutes les écritures. Cliquer sur la case correspondant à l'option souhaitée. Sage

334 Menu Etats Agrégat L édition peut être limitée à l un des agrégats ou les prendre tous en compte. Cliquer sur l option choisie dans la liste déroulante. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. L'édition par compte présente les totaux par nature de mouvement ou par agrégat dans la devise de tenue de compte et le total général dans la devise du groupe (menu Fichier, commande Paramétrer la société, bouton Groupe). L'édition par nature de mouvement ou par agrégat présente le total de chaque code et le total général dans la devise du groupe. Sur une édition détaillée, chaque mouvement apparaît dans la devise du compte auquel il est rattaché. Sage

335 Menu Etats Suivi des conditions de valeur Etats / Suivi des conditions de valeur Cet état présente pour l'ensemble des mouvements enregistrés sur une période à définir, les conditions de valeur négociées avec la banque les conditions appliquées et l'écart en valeur (nombre de jours de valeur gagnés ou perdus). Les conditions de valeur négociées étant celles saisies en paramétrage des natures de mouvement, les conditions de valeur appliquées sont calculées à partir des relevés de compte intégrés. Utiliser la commande Suivi des conditions de valeur du menu Etats. Sélectionner les banques et comptes bancaires concernés puis indiquer les dates de début et de fin de période. L'édition peut porter sur toutes les écritures ou uniquement sur celles qui présentent un écart en nombre de jours de valeur appliqué. Cliquer sur la case d'option souhaitée. Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. L'édition rappelle également la devise du compte bancaire. Sage

336 Menu Etats Suivi des prévisions Etats / Suivi des prévisions Cette édition présente par nature ou par agrégat, la liste et le montant total des écritures prévisionnelles et réalisées rapprochées. Chaque écriture prévisionnelle ou réalisée est identifiée par les éléments : code banque et compte bancaire, nature de mouvement ou agrégat (selon la sélection initiale), date d'opération, date de valeur, devise et montant. Utiliser la commande Suivi des prévisions du menu Etats. Sélectionner le type de date choisi : Pour un choix Date d opération, seuls les mouvements pointés dont une réalisation au moins, a une date d opération comprise dans la période seront sélectionnés pour l édition. Pour un choix Date de valeur, seuls les mouvements pointés dont une réalisation au moins, a une date de valeur comprise dans la période seront sélectionnés pour l édition. Saisir les dates de début et fin de période, puis sélectionner le type d édition Par agrégat ou Par nature, et valider par OK. L'édition présente l'ensemble des regroupements dont au moins une écriture réalisée est positionnée en date d'opération dans cette période. La fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Sage

337 Menu Etats Automate d'édition Etats / Automate d'édition Version Pack Cette fonction n est disponible qu en version Pack du logiciel. L'Automate permet l'édition automatique et successive de plusieurs états récapitulatifs de la trésorerie de l'entreprise après chaque intégration automatique des relevés de compte. Pour automatiser le lancement de ces éditions, l'utilisateur doit indiquer les critères d'édition souhaités, sélectionner les états à imprimer dans la liste proposée et cocher la zone Lancement automatique. L'automate d'édition peut également être utilisé simplement pour lancer l'édition, à un moment choisi par l'utilisateur, de tout ou partie des états qu'il propose. Cette commande est lancée en utilisant la commande Automate d'édition du menu Etats. Date Si la commande est utilisée pour lancer de manière immédiate l'édition de tout ou partie des états proposés, valider ou modifier la date du jour proposée par défaut. Si la commande est utilisée comme Automate d'édition, le programme tient compte de la date du jour d'intégration des relevés de compte. Type d'édition Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner une des options proposées : par Compte, par Banque, par Société ou pour le Groupe (société mère et filiales). Cette sélection ne concerne pas les Relevés de compte et Récapitulatifs des soldes qui seront nécessairement édités compte par compte. Lancement automatique Cette zone doit être cochée si la commande est utilisée comme Automate d'édition. Si les éditions doivent être lancées à l'initiative de l'utilisateur (par le bouton Editer), décocher cette zone. Editions à effectuer Cet encadré présente les états proposés par la commande : Relevé de compte, édité compte par compte à la date du jour Fiche en valeur tenant compte des mouvements prévus et réalisés de J-3 à J+3. Récapitulatif des soldes en capitaux et en valeur par compte à la date du jour Encours de financement à la date du jour Sage

338 Menu Etats Encours de placement à la date du jour Tableau des écarts entre les prévisions et les réalisations à la date du jour. Une liste déroulante située à droite de l item permet le choix de l édition Par agrégat ou Par nature. Toutes ces éditions sont sélectionnées par défaut. Pour exclure un état de la sélection, décocher la case correspondante. Validation Si l'édition des états doit être lancée automatiquement après chaque intégration de relevés de compte, valider par OK. L utilisateur peut, dès qu il le souhaite, modifier sa sélection. Les modifications effectuées seront prises en compte dès la première intégration de relevés de compte. Pour lancer immédiatement l'édition des états, cliquer sur le bouton Editer. La fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir le mode adéquat et lancer l'édition par OK. Voir le descriptif de ces commandes notamment en ce qui concerne la notion de devises. Un relevé de chacune des éditions proposées est présenté ci-après pour illustration. Relevé de compte Sage

339 Menu Etats Situation par compte Recapitulatif des soldes Sage

340 Menu Etats Encours de financement Encours de placement Sage

341 Menu Etats Comparatif Prévu / Réalisé Sage

342 Menu Etats Edition des fichiers reçus Etats / Edition des fichiers reçus Cette commande permet d'éditer les relevés de LCR impayées, de chèques impayés, de virements rejetés, de prélèvements impayés ainsi que les avis d'opérés de virements et prélèvements transmis par la banque et récupérés par télécommunication. Elle permet également l édition des fichiers spécifiques BNP Paribas : Avance sur facture, carte affaires ainsi que les comptes rendus de prise en charge. Activer la commande Edition des fichiers reçus du menu Etats. La fonction Fichier en attente d édition permet d éditer le contenu des fichiers réceptionnés par Postecom ou Transnet (CRA, CRPC, Relevés d impayés et de rejets). Pour plus de précisions, vous pouvez consulter la documentation du Gestionnaire Poste Banque / Procédures communes / Gestion des fichiers reçus / Edition des fichiers reçus. Cliquer sur la case d'option du fichier à éditer puis valider avec OK. Indiquer ensuite l'emplacement, le nom et l'extension du fichier à éditer, valider par OK. La fenêtre de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir un mode de sortie et lancer l'édition par OK. Le logiciel vérifie que le contenu du fichier correspond au type de fichier sélectionné avant de lancer son édition. Sage

343 Interface Suivi de trésorerie 100 Sage Comptabilité 100 Windows Interface Suivi de trésorerie 100 Sage Comptabilité 100 Windows Cette partie concerne exclusivement les utilisateurs du logiciel Suivi de trésorerie 100 Windows en interface avec Sage Comptabilité 100 Windows. Elle présente dans un premier temps le paramétrage de départ à effectuer puis les procédures de récupération. Pour plus d informations, voir... «Paramétrage de départ», page 344 «Importation des écritures comptables dans Suivi de trésorerie 100», page 348 «Annuler une importation», page 350 Sage

344 Interface Suivi de trésorerie 100 Sage Comptabilité 100 Windows Paramétrage de départ Pour établir l'interface entre Suivi de trésorerie 100 et la comptabilité, des paramètres de départ doivent être définis dans chacun de ces deux logiciels. Paramètres à vérifier dans Sage Comptabilité 100 Windows Menu Fichier - Fonction A propos de Onglet «initialisation» Longueur des comptes Si la longueur des comptes est autre que zéro (longueur flottante), elle devra être identique dans Suivi de trésorerie 100. Menu Fichier - Fonction A propos de - Onglet «Options» - Organisation - Journal de trésorerie Si l'utilisateur opte pour la récupération des écritures comptables par l'intermédiaire du mode de paiement, il est nécessaire de rendre disponible, pour la saisie des journaux, le champ Mode de règlement. Menu Structure - Fonction Codes journaux Il est indispensable de structurer les codes journaux des mouvements à récupérer, afin de pouvoir les distinguer lors de l'importation. Exemple ACH pour achat Voir le.«importation des écritures comptables dans Suivi de trésorerie 100», page 348. Paramètres à définir dans Suivi de trésorerie 100 Ces paramètres doivent être définis dans la commande Paramétrer la société du menu Fichier. Menu Société - Commande Identification Utiliser la commande Paramétrer la société du menu Fichier. Sage

345 Interface Suivi de trésorerie 100 Sage Comptabilité 100 Windows Paramétrage comptable Cliquer sur le bouton Paramétrage comptable, la fenêtre permettant la sélection du type de comptabilité s'affiche. Cliquer sur la case d'option Sage Comptabilité 100, puis valider par OK. Noms des fichiers Cliquer sur le bouton Traitements, la fenêtre permettant d'indiquer le nom et l'emplacement du fichier comptable s'affiche. Sage

346 Interface Suivi de trésorerie 100 Sage Comptabilité 100 Windows Suivi de trésorerie 100 récupère les écritures comptables dans le fichier indiqué dans la zone Ecritures comptables Fichiers de prévision à importer. Menu Fichier - sous-menu Paramétrer les imports & exports - commande Table de concordance des écritures La notion de code AFB, principale caractéristique des écritures bancaires, à laquelle est rattachée celle de nature de mouvement n'existe pas en Comptabilité. Le pointage des prévisions avec les réalisations s'effectuant à partir des natures de mouvement et des agrégats, il est nécessaire d'associer à chaque prévision importée l agrégat et la nature adéquats. On définit ici la correspondance entre les éléments présents dans le fichier importé (libellé ou mode de règlement - sens) et les natures de mouvements. On indique également les critères qui permettront l'affectation automatique des prévisions importées aux comptes bancaires adéquats. Utiliser la commande Table de concordance des écritures du sous-menu Paramétrer les imports & exportsdu menu Fichier, la fenêtre Table de concordance des écritures s'ouvre. Nature de mouvement La correspondance avec les natures de mouvement doit être établie. Cette correspondance s'effectue soit sur : le mode de paiement le libellé des écritures à importer Pour plus d'informations sur cet écran, reportez-vous au menu Fichier,. «Table de concordance des écritures», page 65. Table de correspondance des codes nature de mouvement Il s'agit à présent : d'établir la correspondance entre les différentes 'valeurs' que peut avoir le champ précédemment sélectionné (zone Nature de mouvement) et les natures de mouvement. de définir les critères d'affectation des prévisions aux comptes bancaires. Sage

347 Interface Suivi de trésorerie 100 Sage Comptabilité 100 Windows Pour plus d'informations sur cet écran, reportez-vous au menu Fichier,. «Table de concordance des écritures», page 65. Les zones Globalisation et Type de pièce n'existent pas dans le cas d'une importation d'une Comptabilité 100 Windows. Pour modifier ou supprimer une correspondance saisie, placer le curseur sur sa ligne dans la table de correspondance et cliquer sur le bouton Modifier ou Supprimer selon le cas. Le bouton Editer permet d éditer le paramétrage effectué sur une sortie au choix de l utilisateur. Sage

348 Interface Suivi de trésorerie 100 Sage Comptabilité 100 Windows Importation des écritures comptables dans Suivi de trésorerie 100 Les écritures comptables sont importées de Sage Comptabilité 100 Windows. Afficher à l'écran la liste des prévisions (Menu Gestion des mouvements et soldes - Commande Prévisions), puis utiliser la commande Importer du menu Edition. La fenêtre «Comptabilité 100 Windows» s'ouvre. Critères Cliquer sur la case d'option de l'étape à laquelle se situent les écritures en comptabilité (non imprimées, imprimées dans le brouillard, imprimées dans le journal). Type de journal Cliquer sur la case d'option des types de journaux à importer (Achat, Vente, Trésorerie, Général, Situation). Par défaut les codes journaux Achat et Vente sont cochés Les écritures de trésorerie ne peuvent pas être importées en même temps que les écritures d'achat et de vente. Type d'écriture Sélectionner dans la boîte à liste déroulante le type d'écriture à importer. Les écritures peuvent être clôturées ou non. Les écritures clôturées dans Sage Comptabilité Windows ne peuvent plus être modifiées. Il est donc souhaitable d importer des mouvements ayant ce statut. Code journal Indiquer la fourchette des codes journaux à importer (sur 6 caractères alphanumériques au maximum). Sage Comptabilité Windows fait la distinction entre les majuscules et les minuscules. Exemple BQE et bqe sont deux codes journaux auxquels seront importées des écritures distinctes. Date de pièce Indiquer la fourchette de date à prendre en compte lors de l'importation. Par défaut le programme propose la fourchette de date suivante : J-15 à J-1 Exemple Le 27 décembre, la fourchette de dates de pièce prises en compte pour l'importation est du 12 décembre au 26 décembre. Edition des écritures importées Case à cocher permettant l'édition des écritures importées. Valider par OK. A la validation de cette fenêtre, plusieurs cas peuvent se présenter : Sage