DIRECTIVE DÉPARTEMENTALE

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1 Département de la cohésion sociale et de la solidarité DIRECTIVE DÉPARTEMENTALE RELATIVE AU TRAITEMENT DES SUBVENTIONS NOMINATIVES OU PONCTUELLES, MONÉTAIRES ET NON MONÉTAIRES AUX ORGANISATIONS approuvée le janvier 0 Chapitre Dispositions générales Art. Objectif La présente directive a pour objectif de définir les processus de traitement des demandes de subventions par la direction du Département de la cohésion sociale et de la solidarité (ci-après le Département), d attribution de ces subventions et de contrôle des organisations subventionnées. Elle ne fonde pas de droit à une subvention de la Ville de Genève. Art. Champ d application La présente directive s applique aux organisations sollicitant une subvention auprès de la direction du Département, à l exclusion - des organisations relevant des rubriques du plan comptable 6 Cantons et 64 Sociétés d économie mixte ; - des Maisons de quartiers et Centres de loisirs et de rencontre ; - des organisations bénéficiant d un financement régulier au titre d un soutien en cas de déficit, à savoir les institutions de la petite enfance, les restaurants scolaires et les ludothèques ; - des organisations bénéficiant de financements alloués sur la base du nombre de bénéficiaires. Le traitement des demandes et attributions de subventions aux organisations mentionnées ci-dessus fait l objet de dispositions spécifiques. Art. Autorité de décision et organisation Les décisions de versement des subventions monétaires et d octroi des subventions non monétaires sont du ressort de la conseillère administrative en charge du Département. La magistrate délègue à la direction du Département ainsi qu à l Unité Vie associative (ci-après UVA) qui lui est intégrée les compétences d exécution nécessaires. Elle approuve les procédures internes de traitement des demandes et des attributions des subventions monétaires (annexe ) et des subventions non monétaires (annexe 4) (ci-après procédures de traitement). Art. 4 Définitions La subvention monétaire consiste en un transfert en espèces du Département à l organisation bénéficiaire. Elle a pour objet : a) l acquisition, par l organisation, d une prestation ou d un bien ; b) la réalisation d un projet spécifique ; er janvier 0 (mise à jour : ) Page / 6

2 c) une activité régulière ; d) la contribution au fonctionnement de l organisation. La subvention non monétaire ou subvention en nature a pour objet principalement la mise à disposition d un local ou d une infrastructure immobilière. La subvention nominative est une subvention mentionnée comme telle au budget de la Ville (titre : «Direction cohésion sociale et solidarité», chapitre : «Subventions accordées», souschapitres : «Subventions en espèces» ou «Subventions en nature»). Tant le destinataire que le montant maximum de la subvention nominative qui lui est accordée y sont définis. 4 La subvention ponctuelle est accordée, principalement sous forme monétaire, à une organisation dont l activité ou le projet s inscrit dans les axes prioritaires de subvention du Département. Art. 5 Axes prioritaires de subvention Les axes prioritaires de subvention du Département correspondent aux lignes budgétaires groupées (ou LBG) intitulées : - Vie dans les quartiers ; - Actions sociales ponctuelles ; - Activités enfance et jeunesse ; - Activités socio-culturelles et activités physiques ludiques (annexe ). Art. 6 Conditions d octroi d une subvention Une subvention nominative peut être octroyée uniquement si elle est nommément mentionnée dans le budget de la Ville de Genève tel qu approuvé par le conseil municipal. Une subvention ponctuelle peut être accordée si elle remplit les conditions posées à l article 7 cidessous et dans la mesure où la ligne budgétaire en question contient encore des liquidités suffisantes. Art. 7 Opportunité et subsidiarité d une subvention Le Département entre en matière sur une demande de subvention si les conditions d opportunité et de subsidiarité sont remplies. Une subvention est jugée opportune lorsque les conditions cumulatives suivantes sont remplies : a) l objet pour lequel elle est prévue contribue au bien commun ; b) elle répond aux missions et compétences de la Ville de Genève (ci-après la Ville), en particulier dans les domaines qui sont de la compétence du Département, et relève de ses axes prioritaires ; c) l organisation démontre la viabilité de l objet pour lequel elle demande une subvention ; d) l organisation démontre qu elle tire pleinement parti de ses propres ressources, notamment de ses fonds propres, ainsi que d'autres sources de financement à sa disposition, telles que les cotisations des membres, les contributions privées, les autres subventions publiques auxquelles l organisation a droit ou peut prétendre (de la part du canton, de la Confédération, etc.), les bénéfices retirés de l'organisation de manifestations, etc. Le principe de subsidiarité est satisfait lorsque les conditions cumulatives suivantes sont remplies ; a) d'autres formes d'action de la Ville plus appropriées ne peuvent être envisagées ; b) l activité subventionnée ne peut être accomplie de manière plus simple, plus efficace ou plus rationnelle. Art. 8 Informations aux organisations En début d année civile, les organisations bénéficiant d une ligne budgétaire de subvention monétaire ou non monétaire mentionnée dans les documents budgétaires de la Ville sont averties par la conseillère administrative en charge du Département. Les conventions de subventionnement y relatives (voir ci-dessous) sont annexées au courrier de la magistrate. er janvier 0 (mise à jour : ) Page / 6

3 Les organisations sollicitant une subvention ponctuelle sont informées par retour du courrier des conditions auxquelles elles peuvent y avoir accès. Chapitre Subventions nominatives Art. 9 Convention de subventionnement Chaque subvention nominative, monétaire ou en nature, fait l objet d une convention établie par le Département, sur la base du budget voté par le Conseil municipal de la Ville de Genève. La convention de subventionnement (annexe ) est conclue pour une durée limitée et précise : a) les éléments essentiels identifiant l organisation et, le cas échéant, l activité bénéficiaire ; b) l objet du financement et le montant alloué, sous forme monétaire et/ou non monétaire ; c) la périodicité et le taux du ou des versement(s) à l organisation pour l année concernée ; d) l acceptation définitive du budget de la Ville comme condition impérative au versement de tout ou partie de la subvention ; e) les rapports et documents comptables à remettre chaque année, en vue de leur examen ; f) les conditions de restitution de la subvention au cas où celle-ci n est pas utilisée, superflue ou indûment versée. La procédure de traitement pertinente fait partie intégrante de la convention de subventionnement. Art. 0 Conditions de versement Aucun versement en faveur d une organisation n est effectué avant que le Département ne soit en possession de la convention la concernant ainsi que de son annexe, valablement signées pour accord. En règle générale, - une subvention monétaire ne dépassant pas CHF 50'000.- est versée en une seule fois ; - une subvention monétaire supérieure à CHF 50'000.- est versée en trois fois, les deux premiers pour 40% du montant chacun, le dernier pour le solde. Art. Subvention non monétaire Un contrat spécifique de prêt à usage, de durée limitée, est établi par le Département pour toute mise à disposition de locaux en propre, en faveur d une organisation. Art. Suivi des conventions de subventionnement Les contrôles en matière financière sont différenciés en fonction du montant des subventions allouées par le Département et de leur affectation. Le suivi des conventions est effectué conformément au chapitre IV ci-dessous. Chapitre Subventions ponctuelles Art. Demande de subvention ponctuelle Les demandes de subvention sont motivées, contiennent toutes les informations nécessaires concernant les besoins de l organisation ou le projet spécifique à soutenir et explicitent les objectifs et résultats attendus. En cas d entrée en matière sur la demande de subvention, un accusé de réception est envoyé à l organisation requérante, accompagné du document «Demande de subvention» (annexe 5), de la procédure de traitement pertinente et de la liste des documents qui restent à fournir. er janvier 0 (mise à jour : ) Page / 6

4 Art. 4 Documents requis Les demandes doivent être accompagnées des pièces suivantes, signées par les personnes habilitées : a) statuts en vigueur et mis à jour ; b) liste tenue à jour des membres du comité ou du conseil ; c) compte d exploitation et bilan du dernier exercice ; d) rapport de l organe de contrôle ou de révision, si l organisation est astreinte à une révision de ses comptes ; e) rapport d activité du dernier exercice ; f) budget détaillé de l exercice en cours, avec indications des demandes de financement effectivement déposées et de leur résultat à la date de dépôt de la demande ; g) formulaire «Demande de subvention» dûment rempli. Lorsque la subvention est sollicitée pour un projet spécifique ou pour l acquisition, par l organisation, d une prestation ou d un bien, les pièces additionnelles suivantes sont requises : h) projet spécifique : budget détaillé du projet, avec indications des demandes de financement effectivement déposées et de leur résultat à la date de dépôt de la demande, et bref curriculum vitae des porteurs du projet ; i) acquisition d une prestation ou d un bien : en sus, devis correspondant à l acquisition envisagée. Des documents ou informations complémentaires peuvent être demandés par le Département, que l organisation est tenue de fournir dans les délais requis. Art. 5 Examen des demandes Après réception du dossier de demande de subvention complet, l UVA transmet une fiche descriptive factuelle du projet, pour commentaires, au directeur ou à la directrice du Département, ainsi qu aux chef-fe-s de service concerné-e-s ou intéressé-e-s par l activité ou le projet présenté. L UVA établit, sur la base de ces commentaires et d éventuels renseignements complémentaires sollicités auprès de l organisation, un préavis qu elle soumet à la conseillère administrative en charge du Département, accompagné des informations actuelles sur les disponibilités de la ligne budgétaire utilisée. La présidence du Département statue tous les deux mois, à l exception des mois d été, selon un calendrier établi à l avance. Art. 6 Décision ou refus d octroi d une subvention ponctuelle Toute décision relative à l octroi ou au refus d une subvention ponctuelle fait l objet d un courrier signé par la conseillère administrative en charge du Département ou par le directeur du Département. La décision n est pas motivée et n est pas susceptible de recours. Une reconsidération peut toutefois être demandée par l organisation. Le dossier est alors traité par la direction du Département. Art. 7 Conditions de versement En règle générale, une subvention ponctuelle est versée en une fois quel que soit son montant. Au besoin, une convention de subventionnement peut être conclue. Chapitre 4 Suivi et contrôle de la subvention Art. 8 Suivi et contrôle L utilisation et l efficience de la subvention font l objet d un suivi et d un contrôle de l UVA. er janvier 0 (mise à jour : ) Page 4 / 6

5 Art. 9 Utilisation de la subvention La subvention ne peut être utilisée qu aux fins stipulées dans le courrier d octroi et le cas échéant dans la convention de subventionnement et/ou le contrat de mise de disposition. Aucun changement d affectation n est autorisé sans l autorisation expresse du Département. L organisation en est la bénéficiaire directe et ne peut la redistribuer sous forme de subvention à des tiers, sauf autorisation spéciale donnée par le Département. En cas d impossibilité, quelle qu en soit la raison, d utiliser tout ou partie de la subvention monétaire ou non monétaire aux fins stipulées, la subvention ou le solde de celle-ci fait retour au Département selon les modalités définies par ce dernier. Art. 0 Comptabilisation de la subvention La comptabilisation, par l organisation, des dépenses au titre de la subvention s effectue conformément aux indications données par le Département dans les procédures de traitement. Le Département est en droit de demander à l organisation qu elle s'engage à mettre en place ou à maintenir un système de contrôle interne adapté à ses missions et à sa structure. De même, il communique à l organisation le type de contrôle des comptes annuels auquel elles doivent se soumettre. En cas de question légitime, le Département peut mandater le Service du contrôle financier de la Ville de Genève d auditer les comptes de l organisation ou la conduite du projet subventionné. Art. Devoir de restitution de la subvention excédentaire La partie excédentaire de la subvention monétaire reçue n appartient pas à l organisation bénéficiaire et doit être restituée au Département. Le montant à restituer est établi au prorata de la contribution du Département à l ensemble des recettes de l organisation ou à la réalisation de l activité bénéficiaire. Art. Révocation et résiliation Le Département est en droit de décider de ne pas verser tout ou partie de la subvention octroyée ou d exiger la restitution de tout ou partie de celle-ci lorsque l organisation : a) n utilise pas l'aide financière ou la prestation mise à disposition conformément à l'affectation prévue ; b) ne respecte pas les autres obligations auxquelles elle a souscrit dans le cadre du projet présenté et approuvé ; c) a induit, ou tenté d induire, la Ville de Genève en erreur en fournissant des informations inexactes ou en dissimulant des faits importants ; d) a gravement contrevenu à la législation fédérale ou cantonale. Quel qu'en soit le motif, la décision de révoquer la décision d allocation de subvention ou de résilier la convention de subventionnement, de renoncer au versement et de demander la restitution totale ou de la subvention est communiquée par écrit. La poursuite d infractions tombant sous le coup de la loi pénale est réservée. Chapitre 5 Dispositions finales Art. Communication Toute publication, campagne d'information ou de communication lancée par l organisation auprès du public ou des médias en relation avec un projet ou une activité subventionnés par le Département doit faire mention du soutien de la Ville de Genève en tant que subventionneuse. Les conditions d'utilisation du logo sont précisées en annexe (annexe 6). Art. 4 Entrée en vigueur La présente directive entre en vigueur le er janvier 0. er janvier 0 (mise à jour : ) Page 5 / 6

6 Directive départementale relative au traitement des subventions nominatives ou ponctuelles, monétaires et non monétaires aux organisations, du.0.0 Annexes :. Département de la cohésion sociale et de la solidarité, «Lignes budgétaires groupées».. Convention de subventionnement.. Département de la cohésion sociale et de la solidarité, «Subventions monétaires aux organisations. Procédure de traitement des demandes et des attributions». 4. Département de la cohésion sociale et de la solidarité, «Subventions non monétaires aux organisations. Procédure de traitement des demandes et des attributions». 5. Demande de subvention. 6. Conditions d utilisation du logo Ville de Genève. er janvier 0 (mise à jour : ) Page 6 / 6