Efficace et simplissime, interactif dans toutes ses éditions, il génère contrats et paie!

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1 Euréka! Planning Efficace et simplissime, interactif dans toutes ses éditions, il génère contrats et paie! EUREKA! Planning intègre dans un environnement étonnamment intuitif tout le nécessaire à la gestion des plannings de tous les salariés et de tous les types d'horaires. Il convient à toutes les conventions collectives et au droit du travail. L adaptation individualisée du planning est possible; toutes les modifications sont très simples à exécuter. Un contrôle permanent des informations saisies est effectué en fonction des règles fixées au départ. In fine on dispose d'états simples à lire et très visuels ainsi que de récapitulations en temps réel de tous les éléments calculés. De plus ils sont interactifs!

2 Euréka! Planning Ce qu en disent nos utilisateurs : rapide, simple, efficace, complet, indispensable!

3 Les principaux écrans qui ponctuent l utilisation du module de planning Après avoir saisi son nom et son mot de passe pour être authentifié, on accède au planning. Selon le niveau et les responsabilités de chacun, les droits d utilisation du logiciel seront très différents : de la simple consultation de son planning à celle de son service, de la modification d un seul service à la validation de toutes les modifications tout est modulable, notamment dans le cadre d une grande structure. La barre d outils principale : Saisir les roulements Saisir le planning Planning global Planning personnel Planning journée Listes Récapitulatif personnel

4 Les saisies de base, ou la mise en place d un planning Les saisies de base pour la mise en place d un planning concernent principalement : les fichiers du personnel, des composants horaires, des roulements et des besoins par service. Une fois ces informations constituées, on pourra générer le planning et travailler dessus au quotidien pour intégrer toutes les modifications imaginables, simplement et rapidement. La fiche personnelle La fiche personnel : simple, elle contient l indispensable au planning. En rouge : les zones qui doivent être renseignées au départ pour créer une fiche A noter : l association à un service, obligatoire et celle, optionnelle à une unité. Prochaine période de disponibilité : pour le «vivier» des remplaçants. Les informations que connaît le module Euréka! Paie sont reprises automatiquement

5 Le fichier des services On s appuie sur la liste des services, autre fichier de base qui se renseigne au fur et à mesure de la composition de son personnel. Par exemple on peut développer une liste comme celle-ci : Sur le même moule on peut aussi distinguer des unités. Selon le contexte ce sera par exemple : Les Bleuets, Les Myosotis, Le Cantou, ou bien Bloc Op 1, Unité de Soins intensifs Chaque salarié est affecté au départ à un service et/ou une unité, il pourra aisément cela dit travailler en «multi-services» et «multi-unités»

6 Le fichier des composants horaires On saisit enfin la liste des composants horaires, dans laquelle on «piochera» ensuite pour composer les roulements, attribuer un horaire pour un remplacement, etc. Ici on a choisi de mettre en premier les absences, puis les horaires établissements (coupés, soir, matin ) et enfin les composants complémentaires (réunion, délégation, déplacements ). Un exemple détaillé de composant suit. Code, intitulés, couleurs : tout est paramétrable à votre guise!

7 Détail d un composant horaire Un composant c est d abord un code, un libellé et une nature de travail (journée, matin, nuit, absences, astreinte ) C est aussi deux plages horaires (quatre si l on souhaite fixer le temps des pauses. Puis divers paramètres dont le choix de la couleur, de présentation du texte, etc.

8 La saisie des roulements Armé de sa liste des composants horaires, on va pouvoir élaborer les roulements ou cycles. Lors de cette saisie, le logiciel indique en temps réel le calcul de la mensualisation du roulement. En cas de non respect d une règle, des alertes se déclenchent. Pour chaque jour on peut préciser : un composant principal, un composant complémentaire, et une affectation de service/unité autre que celle par défaut de la personne. Les roulements peuvent être copiés/collés, repris et adaptés aisément pour chaque personne, avec décalage de dates, etc.

9 En liaison avec cette saisie vous disposez de deux éditions de travail : L édition du roulement de la personne, qui rapproche son horaire contractuel et la mensualisation du roulement, à fin de régularisation éventuelle ; Et l édition des roulements par service qui vous permet de replacer le travail d une personne dans l ensemble de sons service et de visualiser la couverture de ce sernier, en fonction notamment des semaines de roulements.

10 Une fois ces opérations menées à bien, on peut dès lors générer son planning. Toutefois, afin de donner plus «d intelligence» au logiciel, il est souhaitable de conclure cette mise en place par la définition des besoins par service, qu on établira dans l écran ci-contre. On peut, sur autant de lignes que nécessaire, cerner à tous points de vue les besoins d un service et définir ses contraintes en combinant à volonté tous les paramètres pertinents : durée, mini-maxi, composants, type de travail, nombre de personnes Ici, par exemple : en semaine, il faut assurer entre 20 et 24 h, avec 3 personnes et un travail ventilé entre matin / aprèsmidi / journée le week-end il suffit de 2 composants précis pour un total de 14 h 50

11 Une édition vous donne explicitement et simplement les besoins de ce service, cité en exemple. En prime, un assistant permet de rapprocher besoins et roulement par service afin de simplifier la composition des roulements et leur mise au point. N oubliez pas : les éditions sont interactives! Vous pouvez également vous baser sur le contrôle des roulements, qui compare automatiquement vos roulements aux besoins du service demandé.

12 La Génération du planning Cela fait, il ne reste plus qu à générer son planning, en totalité ou partiellement pour la période souhaitée! En cours de route, il sera toujours possible d intégrer dans le planning toutes modifications d horaire, de roulements, etc. Ici, par exemple : Pour la première génération du planning, tous les roulements ont été cochés. Par la suite, on pourra les sélectionner un par un en fonction des ajouts ou des modifications.

13 Le travail au quotidien sur le planning peut alors commencer! Il passe ensuite par des interventions directement sur les différentes éditions disponibles : c est simple, facile, immédiat! Par exemple : l édition du planning mensuel global. C est l édition la plus classique. On peut la demander pour un service, une unité, pour tous les services, toutes les unités de façon croisée, etc. Comme toutes les éditions elle est interactive : un clic sur une cellule du planning, et on accède aux informations du jour. Toute modification est immédiatement répercutée sur le planning affiché. Toutes les conséquences en sont déduites en temps réel : calcul des divers compteurs en cours, contrôle des règles

14 Mettons que Martine Boulard téléphone le 13 pour indiquer que du 14 au 15 elle ne pourra assurer son C1 pour cause de maladie ; on clic sur le composant en question le jour donné, et cela donne accès à cette fenêtre de saisie : Fenêtre du détail d une journée, modifier le planning. Il suffit de : Renseigner la période concernée par la modification Indiquer le composant horaire (ici Arrêt Maladie) Cliquer sur OK! Ce jour d arrêt est désormais enregistré et marqué sur le planning. Un assistant remplacement vous est aussitôt proposé (cercle rouge )

15 Admettons que vous n ayez pas remplacée tout de suite cette personne, l édition est aussitôt actualisée, et les jours en anomalie pointés précisément, en rouge. Cliquer sur cette anomalie permet de la traiter, autrement dit ramène à l assistant remplacement pour un jour donné, dont l illustration suit.

16 La gestion des anomalies d un jour Un clic vous suffira pour visualiser les manques d un service. Les informations essentielles vous sont présentées, comprenant : - les horaires assurés normalement (en vert), - le problème du jour (en rouge), - la raison du problème (l absence de Mme Boulard) - et surtout les solutions possibles de remplacement dans le service et hors de lui.

17 Un clic droit sur la case et voilà les possibilités qui vous sont offertes : en l occurrence c est l «Assistant Remplacements» ( ) qui nous intéresse pour l arrêt maladie de Mme Boulard si l on veut traiter en une fois les deux jours concernés. Notez au passage les fonctionnalités proposées, notamment l «Assistant Echanges» qui vous permettra d échanger à loisir les plannings entre plusieurs personnes selon leurs souhaits.

18 L Assistant Remplacement En un clic, vous avez accès à l Assistant Remplacement à tout moment. Il vous indique : La période complète de l absence. Le composant horaire qu elle aurait dû accomplir. Le personnel disponible ( ) pour la remplacer, selon les jours d absence et les types d horaire susceptibles de pourvoir au besoin.

19 En peu d opérations, votre remplacement est effectué et enregistré! Le planning vous indique par ces coins repliés sur les cases de Mme Billard que Mme Boulard est remplacée sur ses deux jours : un avenant de contrat s impose le logiciel vous le réalisera (cf. à suivre)! La gestion des contrats des remplaçants Lors d un remplacement, le logiciel vous propose de créer un contrat pour la personne remplaçante, et dés lors de l éditer pour impression. Ici en exemple : Le contrat va concerner Mme Byllard qui effectue le remplacement de Mme Boulard. ( ) Un clic sur la souris et vous accédez à la gestion des contrats de la personne, une nouvelle ligne ayant été créée avec toutes les informations déjà connues par le logiciel! Cette ligne complétée par les informations qu il ne peut deviner (coefficient ), il ne reste plus qu à demander l édition du contrat sous une forme personnalisée.

20 Le Publipostage vers Word Edite vos contrats de travail et autres types de documents en un tournemain en usant du publipostage. Le logiciel sait déjà quels sont les informations à placer, et à quels endroits le faire. Très simplement, Mademoiselle BYLLARD s est retrouvée remplaçante d une période donnée, et son contrat a été imprimé dans la foulée.

21 La Saisie Multiple Voici maintenant la méthode par excellence concernant la saisie d un évènement identique à plusieurs personnes. Elle vous sera précieuse lors notamment de la saisie des vacances de vos salariés, pour une formation, une réunion Il vous suffit d avoir les mêmes situations pour plusieurs personnes : Les vacances Les jours fériés. Une réunion de travail. Les remplacements de groupes. Etc Ici par exemple : Mesdames Boulard et Byllard prennent leurs congés payés en même temps, on les sélectionne, on renseigne la période et le composant, il ne reste plus qu à cliquer sur «OK»! Voilà un outil indispensable de plus pour gagner du temps.

22 Votre planning tient désormais compte des congés payés de ces dames ( ). Leur remplacement peut se faire dans la foulée, comme précédemment. Passons à la présentation de quelques éditions supplémentaires. LES EDITIONS DU PLANNING, INTERACTIVES ET PERSONNALISABLES A VOLONTE.

23 Toutes ces éditions paramétrables vous permettent d adapter le rendu visuel selon vos préférences. Chaque case visualisée sur ces éditions vous permet d accéder à leurs détails ou à leurs modifications en un seul clic grâce à leur interactivité. L édition du planning personnel Les éléments de cette édition permettent de choisir la période recouverte, de faire apparaître les bases, les modifications, ensemble ou séparément. ( ) Les plannings personnels peuvent être signés, notamment en début et fin de période, ils font apparaître les éléments choisis au préalable tels que les heures travaillés, les heures prévues Ainsi, avant Paie, il est possible de valider tous les éléments qui la composeront : plus de contestation post bulletin, avec toutes les complications que cela implique!

24 L édition du planning annuel détaillé Il prend comme date de début celle que vous lui aurez choisie, mais il est conçu pour vous donner le planning annuel d un salarié. Vous pouvez paramétrer l édition pour faire apparaître en pied de page certains champs, tels que les Heures Supplémentaires effectuées par mois, les Congés Payés pris En une simple page, vous avez toute l activité de l année de chacun de vos salariés!

25 L édition du planning mensuel global par semaines Vous montre la période choisie dans la boite de saisie, avec ici le choix de faire apparaître les horaires complets. Ici en exemple : Puisque «Base» et «Modification» ont été sélectionné à l affichage, apparaissent les détails de l absence et de son remplacement par Mme Byllard.

26 L édition de la couverture d une journée Vous indique, jour par jour, ou sur une période la mise en place des effectifs sur 24 Heures. Vous avez aussi les éditions de planning journalier, le planning mensuel par composants, les éditions de légende de vos créations de plannings référençant tous vos composants Vous avez le choix, selon vos besoins ou vos méthodes.

27 Le logiciel comporte également une saisie «directe» du planning Plus classique et extrêmement rapide, notamment en réseau avec de multiples utilisateurs, elle ressemble cela dit trait pour trait à ce qui a été vu sur les éditions. Une fois votre planning généré, c est ici que vous allez saisir les modifications en temps réel. Vous paramétrez à loisir les couleurs de tous les composants. Vous pouvez «glisser» sur la période précédente ou la suivante. Vous indiquez les absences, et aussitôt le choix des remplaçants s offre à vous!

28 Les éditions de récapitulatifs, les chiffres clefs à portée de clic. Le module Planning permet un calcul et un accès rapide à toutes les données récapitulatives concernant les Eléments Calculés. Ces derniers sont paramétrables à votre guise. Vous y verrez toutes les rubriques selon les services, personnes et rubriques. L édition de récapitulatif par service Vous donne les chiffres clefs tels les heures prévues et les heures travaillées, les congés payés pris et acquis, par service, unité En gras ce qui est fait, et le total du réalisé, en simple ce qui reste à venir au planning et le total final en vue sur la période.

29 L édition de récapitulatif par personne Vous apporte les mêmes informations, mais pour chaque salarié. Ici en exemple : Les colonnes «Décembre» et «Total» ne sont pas en gras, car le mois de Novembre n est pas encore achevé. La colonne «Total Réalisé» montre les données telles qu elles sont à l instant T. ( ) En rouge le fruit de notre exemple de remplacement maladie.

30 L édition de récapitulatif par Heure Calculée Elle fonctionne de manière similaire aux éditions de récapitulatif par service, mais les détaille par personne. Ici en exemple : La page d édition relative aux Heures de Roulement Mensuelle

31 L édition de récapitulatif par Compteur Ici en exemple : Les Avantages en Nature dont ont bénéficié certains salariés. L édition de récapitulatif par Rubrique Ici en exemple : Les Heures Supplémentaires à 25% sur l année.

32 La dernière étape pour vous et vos salariés, l interface vers la paie! Avant l interface, une édition vous est proposée qui vous montrera les chiffres mensuels de votre planning, puis l édition générée par cette interface vous montre son résultat. Il intègre également les jours de maladie ( ), tout a été fait et pensé pour vous offrir un contrôle total et une simplicité exemplaire!

33 Et maintenant à vous de jouer! Epsi-Log, votre partenaire informatique.