AM Trust, Brother, Canon, Docapost BPO, Doxense, Lexmark, Konica

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1 Table-ronde Qu est-ce que le Management Print Services aujourd hui? AM Trust, Brother, Canon, Docapost BPO, Doxense, Lexmark, Konica Minolta, Kyocera Document Solutions, Oki, Ricoh, Toshiba, Xerox. Les grands noms du MPS étaient réunis lors d une table-ronde organisée par Info Buro Mag le 11 décembre 2014 dans les locaux de Seforex à Levallois. L objectif de cette rencontre était de faire un point sur l état de l art du MPS. Les acteurs du secteur y ont mis tout leur art. Info Buro Mag : Quelle est votre approche du Management Print Services (MPS)? Sofia Domingues, directeur marketing et développement durable chez Xerox : Nous avons commencé à compléter notre offre de produits par des services MPS il y a maintenant 15 ans. Depuis, nous sommes passés du Management Print Services au Content Management pour concilier les environnements papier et digitaux de nos clients. Aujourd hui, nous constatons que les deux univers cohabitent en parallèle. Nos solutions visent à créer des ponts entre les deux. Nos solutions s appuient sur des services, des produits, des logiciels ou des partenariats avec des entreprises spécialisées dans la migration du papier vers le digital permettant ainsi la gestion des processus métiers à forte composante documentaire. Gérard de Carville, directeur marketing chez Kyocera Document Solutions : Chez Kyocera Document Solutions, nous parlons de MDS car nous nous intéressons au Document. Nos clients sont à la recherche de solutions qui traitent l ensemble de leurs documents, entrants ou sortants, qui soient sous format papier ou digitaux. Le MDS n est qu une ombrelle qui abrite matériel, logiciels et services pour gérer l ensemble de ce workflow. Daniel Mathieu, directeur marketing communication et développement durable chez Konica Minolta : Nous sommes dans la démarche Optimized Print Services, l optimisation des outils d impression chez le client, depuis 10 ans. Dans un premier temps, l OPS vise la réduction des coûts et l amélioration des usages. Quel que soit l acronyme choisi, le besoin chez le client est le même : «Comment optimiser mes systèmes d impression? Sont-ils bien utilisés par mes collaborateurs? Comment gérer mes courriers entrants et sortants, mes factures et plus généralement l ensemble des documents?». Sofia Domingues Daniel Mathieu Christian Arthaud, chef de produits Systèmes d impression chez Canon : Nous offrons nos services aux petites comme aux grandes entreprises. Notre solution repose sur un audit de l existant. Les informations entrent et sortent des entreprises, et au milieu il y a des utilisateurs qui donnent de la valeur à ces informations. Or, personne ne possède une vision globale pour les contrôler. C est pourquoi, suite à notre audit, nous proposons une plateforme logicielle unique permettant de gérer et contrôler ces workflows. Notre offre de service se base donc sur l existant et se poursuit par un accompagnement sur du long terme avec des audits annuels. Jean-Pierre Blanger, directeur des offres de services chez Ricoh : Le MPS, le MDS, le MCS, ou quel que soit l acronyme utilisé, est également synonyme d une transformation de nos organisations pour mettre le client et ses préoccupations au centre de notre préoccupation. Certes, les indicateurs à suivre (nombre de pages imprimées, niveau de coût, délai d intervention, empreinte carbone ) vont différer en fonction de la maturité de chaque entreprise. Mais les services managés qui couvrent tous les acronymes, sont ce qui caractérise le mieux l accompagnement et l amélioration continue pendant la durée du contrat, que nous 29 Janvier-février 2015 Dossier Info Buro Mag

2 apportons à nos clients ; nous fournissons des services du poste de travail aux moyens de communication d entreprise en passant par les moyens d impression. Jean-Luc Carayon, responsable commercial MDS chez Toshiba : La description de nos organisations doit être dépassée au profit du client. Ce sont ses préoccupations qui importent. Jean-Luc Carayon Ses enjeux portent sur la sécurité, l optimisation de son budget, etc. Le client souhaite que nous lui apportions une vision incontestable sur sa production de documents, sur le volume numérisé Et c est grâce à cette création de valeur (à travers nos services managés) que nous pérennisons notre relation auprès de lui. Jérôme Bijaoui, responsable solutions chez Brother : Nos offres MPS, initiées il y a 5 ans (logiciels et matériels) reposent sur la marque Printsmart. Elles ont été pensées par rapport à deux axes : celui des coûts et celui du poste de travail décentralisé. Les premiers se cachent au niveau de la productivité. Et le MPS doit permettre de récupérer l information où qu elle soit. Carole Dufour, responsable communication chez Oki : Oki s est intéressé au MPS en Outre l intelligence apportée par les logiciels pour arriver à une rationalisation des process et des coûts, le MPS a apporté une dimension prédictive. Aujourd hui, nos clients connaissent la réponse à la question «Combien va coûter la dématérialisation des flux, leur impression?» Auparavant, le client achetait une imprimante et des consommables. Quand ces derniers étaient épuisés, il en rachetait. Nous sommes désormais très loin de cet état d esprit. À titre privé, ils sont plus en avance que leur façon de travailler en entreprise : chez eux, ils déclarent leurs impôts en ligne alors qu au bureau, ils travaillent encore avec un papier et un crayon. Notre mission est de les accompagner dans cette transition. Les flux d informations finiront par former une Data Base. Étienne Maraval, directeur marketing et communication chez Lexmark : L infogérence de l impression va vers les process métiers. Avec Perceptive Software, nous avons mis en place un catalogue métier pour les entreprises. Nous optimisons le process métier. Le MPS permet de faire la transition vers le numérique. Les multi-fonctions restent des passerelles pour faire converger papier et numérique. Le modèle hybride va s accélérer. Étienne Maraval Stéphane Verbrugghe, directeur marketing, communication et digital groupe chez AM Trust : Notre métier est de répondre à la réalité de nos clients et non de les contraindre Tristan Colmet Daâge à viser un quelconque objectif, comme cela a pu être le cas ces dernières années. J insiste sur les mots «accompagnement par rapport à leur métier et leurs véritables besoins». Tristan Colmet Daâge, MPS direct sales manager chez Canon : La base est de travailler à livre ouvert avec le client. La vraie problématique est d aider les entreprises à trouver le bon processus qui va leur permettre d obtenir un ROI relativement rapide. Giovanni Giusti, président de Doxence : Aujourd hui en France, 90 % de nos clients méconnaissent leurs coûts d impression. Je constate, de plus, que les copieurs sont toujours en libre service. Peu de politique d impression sont mises en œuvre. La raison est simple : les salariés sont rarement mis au centre des processus d impression. C est pourquoi il faut passer à l étape de la gestion du processus documentaire. Les questions préalables à se poser sont les suivantes : «Qui imprime? Comment? Et que va-t-on faire de ces impressions?» Rémy Colmant, directeur commercial chez Docapost BPO : Aujourd hui, nous sommes dans une phase de transition où circulent des flux hybrides : du papier dématérialisé, de l information numérique rematérialisée. En fait, le support importe peu. C est l information qui doit primer. Et elle doit d abord être structurée pour pouvoir être traitée. Nous assistons à une migration numérique assez large qui est, paradoxalement, en décalage avec nos clients. Jérôme Bijaoui Giovanni Giusti Jérôme Bijaoui (Brother) : Nous n écoutons pas suffisamment nos clients. Nous souhaitons les amener vers un objectif précis, un peu trop vite. Or, ils n ont pas tous une maturité suffisante ; il convient de les accompagner par étape. Daniel Mathieu (Konica Minolta) : Il n y a pas de réelle dualité entre le document papier et le document numérique. Pour nos clients, il n y a que de l information à traiter. Son besoin est de rester compétitif sur le marché malgré la concurrence. C est la gestion de son information qui va lui permettre de piloter son entreprise et de déterminer quels axes stratégiques il va pouvoir développer. Il attend donc de nous un accompagnement. Sofia Domingues (Xerox) : Pourquoi imprimet-on? Pour lire, annoter, remplir un formulaire, le signer. Puis on dématérialise de nouveau ce document pour l archiver. Ce sont des coûts engendrés et du temps perdu. Le logiciel Digital Alternatives lancé en novembre 2014 permet Info Buro Mag Dossier Janvier-février

3 DERRIÈRE LES QUALITÉS DE CE MULTIFONCTION SE CACHENT DES SERVICES D EXCEPTION Sécurité du parc d impression Facilité d utilisation des multifonctions Amélioration de productivité Audit du parc d impression ECOSYS M3040idn Réduction et contrôle des coûts d impression Crédits photos : Thinkstock - aressy.com - 01/ NOUS NE VENDONS PAS QUE DU MATÉRIEL D IMPRESSION, NOUS PROPOSONS AUSSI TOUTE UNE OFFRE DE SERVICES > Sécurité : Le lecteur de badge ou l application MyQ garantissent la sécurisation des documents édités tout en réduisant les coûts liés aux impressions inutiles ou non autorisées. > Productivité : Autostore est l application d automatisation des données de KYOCERA Document Solutions. Elle permet d augmenter la productivité en réduisant les tâches chronophages de certains postes dans l entreprise. > Optimisation des coûts : L application logicielle PaperCut permet de contrôler l ensemble des fonctionnalités des systèmes d impressions de vos clients. L interface Web donne accès à l ensemble des informations clés et détaillées du parc d impression. KYOCERA Document Solutions France - +33(0) KYOCERA Document Solutions Inc. - KYOCERA Document Solutions, responsable de tous vos écrits.

4 de trouver une alternative numérique aux processus papier. Le document peut être rempli, signé et annoté à l écran et/ ou converti dans un format lisible sur tablettes (pour lire le document en question dans les transports par exemple). Notre crédo : imprimer mieux et moins. Gérard de Carville (Kyocera Document Solutions) : Le client ne recherche pas du MPS. Ce jargon nous est propre, acteurs du MPS. Le client n appréhende pas tout ce que nous sommes capables de lui proposer. Par exemple, nous sommes intervenus dans une petite entreprise de transport. Tous les matins, une personne a pour mission d archiver les bons de livraison. Nous avons installé une solution pour numériser ces bons et les archiver. La personne a gagné en productivité. Elle ne passe plus que 10 mn au lieu des 2 heures habituelles sur cette mission. Et elle ne se doutait pas que nous pouvions lui faciliter ses tâches. Jean-Luc Carayon (Toshiba) : Nos clients ont gagné en maturité. Ce sont les managers qui ont pris le lead sur le print, à la recherche des leviers de compétitivité. Les interlocuteurs ne sont plus seulement les acheteurs ni les services généraux, mais aussi le DG de l entreprise. C est lui qui sera à même d entendre l innovation technologique, le cœur de métier de Toshiba. Jerôme Bijaoui (Brother) : La simplicité est une des conditions d acceptation du projet. Une «usine à gaz» sera vouée à l échec. Etienne Maraval (Lexmark) : Sur le campus de SFR, nous avons installé un centre d infogérence. Les collaborateurs sont capables de badger depuis leur smartphone. Ils peuvent également imprimer en toute mobilité. C est dans ce sens que nous apportons un nouveau service. L utilisateur n est plus dépendant d un équipement. Sofia Domingues (Xerox) : Chez Xerox, Print et développement durable convergent vers le même but. Nous avons créé le «Print Awareness Tool» qui développe l écoresponsabilité des utilisateurs. C est une réelle innovation qui prend la forme d une marguerite sur le poste de travail de l utilisateur. À chaque pétale correspond un nombre d impressions. L utilisateur «perd» des pétales au fur et à mesure de ses impressions. Même s il n a plus de pétale, il peut continuer d imprimer. C est un outil qui permet de s autoréguler et de s interroger sur son usage. «Je n ai plus de pétale au bout de 8 jours. Est-ce que j imprime trop? Quels sont les documents que je pourrais utiliser différemment, comment changer mes usages d impression En outre, les pétales épargnées correspondent à des gains sous forme de Green Points. L entreprise peut alors fédérer ses collaborateurs pour soutenir un projet social, une organisation humanitaire Aspect environnemental (réduction du papier), aspect économique (baisse des coûts d impression) et aspect social (initiatives sociétales) se conjuguent et les bénéfices sont décuplés. Jean-Luc Carayon (Toshiba) : Chez Toshiba, nous faisons rimer impression, innovation et développement durable. Nous proposons en effet à nos clients l ECO MFP, premier multifonction à encre effaçable au monde. Avec cette technologie, la même feuille de papier peut être utilisée jusqu à 5 fois et les documents imprimés peuvent être numérisés avant effacement. Dans le cadre de contrats MPS, cette innovation prend tout son sens pour répondre aux enjeux économiques et écologiques de nos clients. Gérard de Carville Stéphane Verbrugghe, directeur marketing, communication et digital groupe chez AM Trust, représentait AM Trust en lieu et place de Bruno Gérard. Carole Dufour Rémy Colmant (Docapost) : Toutes nos solutions engendrent une modification de l environnement de travail de l utilisateur. Et la technologie n est pas le problème. Avant, à l ère du tout papier, il avait des étagères de classeur derrière lui ; aujourd hui, il a 2 écrans. La transition numérique a pour conséquence une évolution de nos modes de travail. C est pour cela que c est le DG qui est décisionnaire et non plus le responsable des achats. Tristan Colmet Daâge (Canon) : Si le matériel est contraint par la technologie, en revanche, le «soft» est évolutif. Avec Uniflow, Canon s ouvre sur les matériels concurrents et permet avec une solution logicielle Canon de se connecter à n importe quelle marque de matériel. Stéphane Verbrugghe (AM Trust) : AM Trust est distributeur multi marques. Nous sommes éditeurs de différentes solutions depuis 20 ans. Nous venons de lancer le vrai écosystème de la synthèse de tout ce que nous évoquons : Oneg@te. Il s agit d une plateforme B2B offrant l accès en ligne à toutes les solutions de traitement du document et ce, du papier au Cloud. Désormais, un seul login et un seul mot de passe suffisent à n importe quelle entreprise pour accéder directement à l ensemble des solutions de gestion documentaire dont elle a besoin : audit de parc d impression, éditique, dématérialisation, communication multicanal, signature électronique en ligne, archivage numérique et sauvegarde informatique. Rémy Colmant (Docapost) : Docapost vient de migrer. Par rapport à notre maison mère, nous étions rattachés à la division du courrier qui est notre métier historique. Nous sommes désormais rattachés à la branche numérique, nouvellement créée. La stratégie repose sur le numérique, une seule porte d entrée pour la mobilité. Carole Dufour (Oki) : Nous disons que le MPS s adresse aussi bien aux petites qu aux grandes entreprises. Je vais plus loin : les petites ont également tout intérêt à adopter le MPS. Et notre rôle est de leur expliquer l intelligence que nous allons pouvoir leur apporter à travers nos logiciels et nos MFP. Daniel Mathieu (Konica Minolta) : Nous possédons tous une offre. Nous avons un marché segmenté qui va des TPE aux grands comptes, etc. Mais une fois cette offre définie, il Info Buro Mag Dossier Janvier-février

5 Les coffres-forts numériques de Konica Minolta Archiver vos documents en toute sécurité et confidentialité * La passion de l innovation Pourquoi l archivage des documents est-il essentiel pour les entreprises? Les documents doivent être conservés pour trois raisons fondamentales : La production de preuves en cas de litige, les contrôles fiscaux et sociaux et la protection du patrimoine de l entreprise. La législation française requiert en effet que la plupart des documents de l entreprise soit conservée pour des périodes variant de 1 à 30 ans dans des conditions qui leur garantissent intégrité et pérennité. Pour répondre à cela, Konica Minolta propose deux nouvelles offres d archivage en ligne : KOMI Safe est un coffre-fort numérique externalisé qui permet d archiver ses documents dans un espace totalement confidentiel. Grâce à un classement intelligent, les fichiers peuvent être retrouvés en quelques clics. KOMI Trust est lui aussi un coffre-fort numérique, mais de surcroît à valeur probatoire. Conforme à la norme AFNOR NF Z42-013, il garantit à l ensemble des documents, intégrité, pérennité et traçabilité. Quels sont les avantages de telles solutions? L archivage externalisé Konica Minolta permet de protéger les données face aux risques de vols, de virus informatiques, de catastrophes naturelles (feu, inondation, ) et de garantir une conservation des données en France. De plus, l accès convivial et intuitif au portail web permet de consulter facilement les documents et attestations. En cas de litige, vous retrouvez rapidement la preuve que vos documents sont authentiques. Vous souhaitez en savoir davantage, contactez le Chef de Produits : sebastien.sajous@konicaminolta.fr * Konica Minolta Business Solutions France route de Saint-Germain Carrières-sur-Seine Cedex S.A.S au capital de Euros RCS Versailles B convient d avoir les ressources associées pour accompagner nos clients. Quelle est la capacité de tous les acteurs à investir dans ces ressources? Combien de logiciels de GED mal déployés restent inutilisés faute d accompagnement? Beaucoup. Pour éviter cela, nous avons racheté Serians, qui déploie 300 personnes au niveau national et représentent les IT Services de Konica Minolta, au service de nos clients. Jérôme Bijaoui (Brother) : En nous orientant vers des problématiques de décentralisation des postes de travail, nous avons évolué avec nos clients et leurs problématiques. Nous avons apporté un rôle de conseil de plus en plus important. Et nous avons acquis de la maturité. En nous spécialisant, nous apportons un conseil plus pointu et une vision que le client n avait pas forcément identifiés dans sa problématique initiale. C est là que réside notre valeur ajoutée. Gérard de Carville (Kyocera Document Solutions) : C est en recrutant des compétences et en nous appuyant sur notre réseau de distribution que nous accompagnons nos clients dans leurs process métiers. Rémy Colmant Jean-Pierre Blanger Carole Dufour (Oki) : L importance de nos partenaires distributeurs est à souligner. Oki, en s associant à Doxence, propose des applications verticales pour des applications métiers. Comme par exemple dans le système hospitalier qui a des besoins très spécifiques. Tristan Colmet Daâge (Canon) : Le périmètre des services s élargit. Nous avons engagé avec une mutuelle sur un projet de print matériel. En travaillant en amont, c est devenu un projet de MPS. Nous avons construit un projet de gestion documentaire. Info Buro Mag : Quelle est la frontière entre MPS et BPO? Rémy Colmant (Docapost) : La limite est ténue. Récemment, une grande SSII a réalisé un appel d offres sur le matériel. Au fil de la discussion, le projet est devenu un appel d offres sur la dématérialisation et le coffre-fort électronique. En fait, nous déroulons une pelote. De plus en plus de services viennent s ajouter aux besoins du client et à notre offre. On ne sait pas où cela va s arrêter Jean-Pierre Blanger (Ricoh) : Le MPS est un engagement de service que nous prenons en commun avec nos clients, il conduit la gestion 33 Janvier-février 2015 Dossier Info Buro Mag

6 permanente d une capacité de service ; le BPO est l exercice des responsabilités. Dans ce dernier cas, nous nous substituons au client. Info Buro Mag : Quel message souhaitezvous transmettre aux lecteurs? Giovanni Giusti (Doxence) : Il est nécessaire de mettre les salariés au centre de toute politique d impression pour faire évoluer les processus documentaires au sein d une entreprise. Étienne Maraval (Lexmark) : Le MPS évolue clairement vers le Content Management Services. Demain, les acteurs déterminants seront ceux qui offrent une plate-forme pour gérer l ensemble de l information non structurée. Sofia Domingues (Xerox) : Le maître mot du MPS est la valeur et l innovation continue que l on apporte au client en réponse à ses propres objectifs ainsi que l engagement de résultats que nous proposons. Amy Charbonnier, responsable communication et marketing chez Brother : Une entreprise a juste besoin de savoir que nous sommes là pour les accompagner en leur faisant gagner du temps et de l argent. Jérôme Bijaoui (Brother) : Chez Brother, le S de MPS signifie simplifier. Nous sommes là pour simplifier la vie du DSI, du salarié. Carole Dufour (Oki) : Notre rôle est d accompagner le client dans la transformation des usages. Daniel Mathieu (Konica Minolta) : Le MPS est une prise de conscience de l évolution de la relation avec le client. Nous continuons d évoluer et d acquérir l expertise nécessaire pour conseiller et accompagner au mieux nos clients. C est la signature de notre groupe : «Giving shape to ideas». Rémy Colmant (Docapost) : Nous essayons de développer des organisations qui apportent de la flexibilité. Nous sommes de plus en plus dans la mise en œuvre de rapidité, grâce au Cloud et au mode Saas. Amy Charbonnier Brigitte Marthan Christian Arthaud Gérard de Carville (Kyocera Document Solutions) : Nous avons beaucoup de valeur à apporter autour de la gestion du document aux ETI et PME. Encore faut-il qu elles dépassent l appel d offres machines et qu elles écoutent nos propositions. Brigitte Marthan, responsable du marketing Offre & Formation commerciale chez Toshiba : L offre de Toshiba est relativement jeune. Nous avons beaucoup investi pour la développer grâce à des expertises spécifiques (chef de projets ITIL par exemple, programmes de formation) et nous avons déjà de belles références clients. Avec le MPS, nous accompagnons nos clients au travers de partenariats dynamiques et évolutifs pour leur permettre de trouver des leviers de compétitivité sur les deux axes : l impression et la dématérialisation. Enfin, avec notre nouvelle marque de commercialisation «Together Information», nous travaillons de plus en plus avec nos clients sur la gestion et le partage de l information au sein de leurs organisations. Jean-Luc Carayon (Toshiba) : Nous n avons pas prononcé les mots «Engagement de résultat» au cours de cette table-ronde. Ils demeurent cependant une condition nécessaire pour que le client nous suive. Stéphane Verbrugghe (AM Trust) : Notre nouvelle base line «Du papier au cloud en toute confiance» résume les propos de cette table-ronde. Jean-Pierre Blanger (Ricoh) : Le MPS n est pas un Big Bang. Il est l optimisation des moyens d impression avec une démarche progressive dans le temps. En bref, le MPS est un point d entrée dans la transformation numérique. Christian Arthaud (Canon) : Nous structurons l information dans les entreprises et l étape suivante en est la communication sous toutes ses formes. C est ainsi que peut-être demain, le papier reprendra de la valeur. Tristan Colmet Daâge (Canon) : Le Kyosei, c est la philosophie d entreprise de Canon. En japonais, cela signifie «vivre et travailler ensemble pour le bien-être commun». Il oriente notre mission et nos valeurs, à l image de l accompagnement de nos clients. Info Buro Mag Dossier Janvier-février

7 DÉLÉGUEZ, OPTIMISEZ, MAÎTRISEZ VOTRE GESTION DOCUMENTAIRE Aujourd hui, la gestion de l information et des impressions est devenue critique pour l entreprise, quelle que soit sa taille et son secteur d activité : rationaliser et maîtriser les coûts, optimiser les processus, faciliter le travail collaboratif ou encore renforcer la sécurité sont autant d enjeux qui viennent s ajouter à une pression croissante sur les investissements, les ressources et l impact environnemental de vos activités. Avec les MPS de Toshiba, vous bénéficiez d une vision globale et maîtrisée de votre gestion documentaire et de vos impressions, qui intègre performance opérationnelle, économique et environnementale. Crédit photo : Getty - aressy.com - 01/ Chez Toshiba, nous sommes convaincus que les entreprises qui réussissent le mieux sont celles qui communiquent le mieux. C est ce que nous appelons Together Information. Pour en savoir plus : impression.toshiba.fr