La dématérialisation : plus qu une opportunité, une nécessité

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1 La dématérialisation : plus qu une opportunité, une nécessité La dématérialisation seule ne permet qu un gain d espace de stockage de documents. Dans un tel cas, on peut parler d affranchissement du papier (même si certains documents, d après la loi, doivent toujours être archivés en format papier). Sans GED, sans facturation électronique, sans dématérialisation de process métier, la dématérialisation seule ne représente qu un intérêt limité. (Image : b-process) Il y a déjà quelques années que l on nous promet un «bureau sans papier». Néanmoins, pour la dématérialisation, telle qu on l'entend aujourd hui, il n est nullement question de supprimer le papier. Nous sommes d ailleurs, selon maintes raisons (culturelles, légales, etc.) pour un bureau sans papier. La dématérialisation dans l entreprise ne peut, aujourd hui, que vouloir dire la numérisation de certains documents pour faciliter des process de l entreprise. Ainsi, dans ce dossier, nous allons essayer de voir où en est l entreprise française à ce sujet. Pour ce, nous allons nous appuyer sur de textes légaux ainsi que sur différentes offres au niveau de la dématérialisation et quelques témoignages d experts. Du moment qu'un document écrit passe à une forme nonphysique, il y a dématérialisation. Ainsi, on peut dire que depuis que l on apprend des textes par cœur (que ce soit pour des raisons religieuses, de spectacle, etc.), il y a dématérialisation puisque le «message» passe d une forme écrite à une forme non-physique. Certes, aujourd hui, la notion de dématérialisation sous-entend une numérisation de documents, mais cette numérisation seule n est que de peu d utilité si elle ne sert pas de point d entrée d un process de l entreprise. Mais avant de se tourner vers les solutions de dématérialisation, il est nécessaire de voir où en est la législation française au niveau de la dématérialisation. La législation Un des premières nécessités du document dématérialisé est la possibilité de le «signer». Depuis 2000, la signature électronique d un document a en France la même valeur légale qu une signature manuscrite (loi n du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relative à la signature électronique ; et son décret d application n du 30 mars 2001). Un dispositif sécurisé de création de signature électronique doit être certifié conforme aux exigences : soit par le Premier Ministre, dans les conditions prévues par le décret n du 18 avril 2002 Octobre

2 relatif à l évaluation et à la certification de la sécurité offerte par les produits et les systèmes des technologies de l information. La délivrance du certificat de conformité est rendue publique ; soit par un organisme désigné à cet effet par un État membre de l Union européenne. Depuis 2010, le concept de signature numérique, définie comme la conservation sous forme numérique d une signature manuscrite produite via un écran tactile, a été introduite dans le droit français par l article R du code de procédure pénale. Mais, la signature électronique n est pas le seul élément relatif à la dématérialisation qui est encadrée par la loi. La facture électronique est encadrée par une réglementation sous la forme d une directive européenne qui est transposée dans le droit national de chacun des états membres de l Union Européenne. Une facture est dite dématérialisée lorsqu elle répond à certains critères techniques et de sécurité (garanties d authenticité, de non répudiation, et d intégrité). Elle est alors considérée strictement comme facture originale sur le plan comptable et fiscal. européens de référence sur le marché de la dématérialisation de factures avant de prendre une dimension véritablement internationale en rejoignant le groupe Ariba en Elle accompagne plus de 3500 clients, en France comme à l étranger, dans la réalisation de leurs projets de facturation électronique, en s appuyant sur sa plateforme billmanager, b-process propose ainsi des solutions adaptées au métier de chacun de ses clients et peut répondre à tout besoin spécifique en développant des fonctionnalités particulières. La plateforme contrôle la présence des données de facturation obligatoires dans les flux facturiers qui lui sont transmis. Cette étape permet de reconnaître la valeur fiscale et légale des factures électroniques. Elle intègre en amont tous les paramètres demandés par le client et assure également, selon les projets, une vérification des données métiers. Proposée aux entreprises (de toutes tailles) en mode SaaS, elle offre une solution flexible pour gérer sans contrainte notamment toute évolution de volumétrie entreprises sont aujourd hui interconnectées via la plateforme billmanager. Dotée d une architecture modulaire, elle s adapte aux besoins de chaque projet et s intègre facilement aux systèmes d information les plus variés. A partir de ce dispositif clé, b-process développe une large gamme de services et modules complémentaires pour répondre à l ensemble des besoins de ses clients. billmanager offre par ailleurs toutes les garanties de sécurité exigées par la nature des traitements liés à la facture dématérialisée. Cryptolog Les lois de la république couvrent les questions de la dématérialisation. (Image : République Française) En France, la législation fiscale prévoit deux formats d échange de données informatisé pour dématérialiser une facture : l article 289 bis et l article 289 V du code général des impôts qui couvrent respectivement les factures sous la forme d un message structuré selon une norme convenue entre les parties et les factures peuvent, sous réserve de l acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l authenticité de leur origine et l intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d une signature électronique (ici, il est question de documents dits «non-structurés, soit des documents Word ou PDF). Paradoxalement, dans un monde où le e-commerce est florissant, il reste des secteurs comme celui de l assurance et de la banque en ligne, où on ne peut réellement acquérir un nouveau client sur Internet qu après lui avoir fait signer un document d engagement contractuel. Cryptolog a développé un service de signature électronique à valeur légale permettant de changer radicalement cette situation. Avec Universign ajouter un bouton «Signer» à un site Internet est aussi simple qu ajouter un service de paiement en ligne. Grâce à une API documentée, les clients d Universign peuvent intégrer en quelques heures la signature électronique à leur site Internet et convertir immédiatement les visiteurs de La Commission Européenne appelle au développement de la facturation électronique dans les marchés publics des membres de l UE, ceci veut dire que la dématérialisation de factures deviendra une réalité pour les marchés publics en France d ici la fin 2012 (voir interview d Alexis Renard dans ce dossier). Il y a donc un cadre légal et un intérêt économique pour la dématérialisation. Il est maintenant temps de regarder d un peu plus près quelques unes des solutions de dématérialisation proposées aux entreprises françaises. b-process Créée en 1999, b-process est filiale à 100 % du groupe américain Ariba, un des leaders des solutions logicielles de commerce collaboratif. La société a su s imposer comme l un des opérateurs un service de signature électronique à valeur légale développé par Cryptolog. (Image : Cryptolog) 33 - Octobre 2012

3 INTERVIEW Est-ce que la facture électronique est un moteur pour la dématérialisation? Alexis Renard, general manager de b-process et vice-président d Ariba (groupe qui a récemment acquis b-process) répond à la question de la facture électronique. (Image : b-process) Ces dispositions légales restent donc pleinement optionnelles pour le secteur privé. Et très partiellement contraignantes pour le secteur public. L adoption croissante de la facture électronique procède donc aujourd hui en France beaucoup plus de l initiative individuelle que de l obligation légale ; elle est portée par l intérêt économique indéniable des dispositifs de e-invoicing pour l émetteur comme pour le destinataire de la facture. Info Buro Mag : Où en est-on réellement au niveau de la dématérialisation de factures? Est-ce que la France souffre d un retard par rapport à d autres pays? Alexis Renard : Le paysage français de la dématérialisation fiscale est double. Le secteur privé français a toujours été en pointe au niveau européen, porté par des activités telles que la grande distribution, l automobile ou encore la santé, qui ont fait partie des précurseurs en la matière et sont aujourd hui très fortement équipés. Au niveau du secteur public, à l inverse, l usage de la dématérialisation des factures est encore très modeste, alors même que la Loi de Modernisation de l Economie (LME) impose à l Etat d être en mesure de recevoir des factures dématérialisées depuis le 1er janvier Plusieurs contraintes expliquent cette situation : «La facture électronique est amenée à remplacer, dans les prochaines années, quasiment totalement la facture papier», Alexis Renard, general manager, b-process et vice-président d Ariba. (Image b-process) Info Buro Mag : A quel point la dématérialisation de factures est une nécessité en France, quels sont les impératifs légaux? Alexis Renard : La loi française, en application d une directive européenne de 2001, prévoit la possibilité de substituer la facture électronique à la facture papier selon 2 modes possibles en émettant un fichier de données de facturation ou EDI (article 289 bis du Code Général des Impôts) ; ou en envoyant une image de facture signée électroniquement (Article 289 V du Code Général des Impôts). Une nouvelle directive datant de 2010 qui sera transposée en droit français avant fin 2012 ajoute une troisième possibilité, celle de recourir à des contrôles internes (pistes d audit) pour garantir l authenticité et l intégrité des factures. Concernant le secteur public, à compter du 1er janvier 2012, l Etat français doit être en mesure d accepter les factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée (art 25 de la Loi de Modernisation de l Economie du 4 août 2008). Il nous semble important de souligner que cette obligation ne concerne que l Etat et exclut les collectivités locales et territoriales. Le cadre législatif n est pas réellement finalisé : le décret de mise en œuvre de la LME relatif à la dématérialisation des factures a été publié courant 2011 mais n est pas encore vraiment appliqué à notre connaissance. En outre, comme nous l avons souligné plus haut, la démarche volontariste dans laquelle celleci s inscrit ne concerne pas le secteur public local. Les outils techniques sont en cours de déploiement : les applications comptables et financières pour dématérialiser les échanges sont indispensables à la mise en œuvre de la dématérialisation. Chorus, l application financière de l Etat, devait être complètement implémentée fin 2011 et a pris du retard. Le déploiement d Hélios pour le secteur public local s inscrit sur une durée plus longue. La stratégie de déploiement reste à définir : l adhésion des entreprises et leur capacité à émettre des factures électroniques conditionneront au moins autant la réussite du projet que la capacité des administrations à les recevoir. Info Buro Mag : Quel est l avenir à court ou à moyen terme de la facture dématérialisée? Alexis Renard : La facture électronique est amenée à remplacer, dans les prochaines années, quasiment totalement la facture papier. Elle présente des bénéfices économiques, de traçabilité et d organisation avec lesquels le papier ne peut en aucun cas rivaliser. Des solutions existent aujourd hui pour permettre à toutes les structures, publiques ou privées, grandes ou petites, de passer à la dématérialisation fiscale. Les freins technologiques étant levés, il ne s agit donc plus que d une question de temps! Octobre

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5 leur site en leur faisant signer tous types de documents au format PDF : contrats, bons de commande, bulletins d adhésion, autorisations diverses, etc. Le service de signature électronique Universign a été calqué sur la manière dont s effectuent aujourd hui les transactions bancaires en ligne : lorsqu un utilisateur navigue sur un site Internet, il clique sur un bouton signer, ce qui déclenche une redirection vers la plateforme Universign. Celle-ci, présente le document à l internaute et lui permet de signer le document en tapant un code à usage unique reçu par SMS. À la suite de quoi, il est de nouveau redirigé vers le site marchand. Une fois signé, le document est envoyé au signataire par il peut alors constater la validité des signatures électroniques dans Adobe Reader. Docapost BPO Les experts de Docapost BPO architecturent une solution organisationnelle, humaine et matérielle en parfait accord avec les besoins et exigences de l entreprise. Directement dans les locaux de l entreprise, Docapost BPO pilote la préparation, la numérisation, l extraction et l intégration des informations, le workflow et l archivage des flux. Les services de dématérialisation de Docapost BPO sont destinés à tout type d entreprise désireuse d accélérer ses échanges en dématérialisant ses flux. DPii telecom & services Créée en 1986, DPii telecom & services est une entreprise française offrant une gamme complète de solutions de transmission de fichiers de gestion et de production ainsi que des services avancés de dématérialisation. A ce titre, DPii telecom & services propose des solutions de dématérialisation dont EDC Client Fournisseur, une solution de dématérialisation de l ensemble des documents qui transite au sein d une entreprise ; Fast Demat offre aux artisans, commerçants, laboratoires, TPE et PME la possibilité de dématérialiser entre 50 et 200 documents par mois ; EDC Gestion, une solution destinée aux comptables & experts-comptables ainsi qu aux services comptabilité des entreprises pour leur permettre de dématérialiser, d horodater, de signer électroniquement, de saisir les pièces comptables et d en déléguer la gestion à des spécialistes. De plus, DPii propose sa solution EDC en «marque blanche», en mode SaaS ou serveur. La mise en production est très rapide et permet, selon DPii telecom & services, un ROI immédiat puisque la solution serait rentable à partir de 40 documents par mois. Document Média Système / ELO Digital Office Document Média Système (DMS) est une société de services informatiques spécialisée dans les métiers du document. Ses services s adressent aux grandes entreprises tout comme aux PME, administrations et collectivités territoriales. Distributeur historique des solutions de gestion documentaire ELO en France, DMS compte près de 200 clients équipés de la solution ELO. ELO Digital Office propose des produits et des solutions adaptés à tous types d entreprise allant du petit entrepreneur avec peu de salariés (ELOoffice), à l entreprise de taille moyenne avec plusieurs centaines d employés (ELOprofessional) ou encore au grand groupe international avec des milliers de collaborateurs (ELOenterprise). De plus, la société propose ELO DocXtractor, une application qui permet le classement et le traitement intelligent et automatique de documents complexes. Le système ELO DocXtractor étudie et apprend aussi bien la structure que les caractéristiques de reconnaissance sur la base d une petite sélection de documents types. Il est ensuite en mesure d analyser le contenu de nouveaux documents, de les évaluer et de les attribuer à des catégories avec une très grande précision. Faciliter et maîtriser la circulation, la recherche, la consultation, l exploitation et l archivage des documents ; en perfectionner la traçabilité ; réduire la charge de travail des collaborateurs des tâches répétitives à faible valeur ajoutée pour recentrer leur activité sur leur cœur de métier. Voilà la promesse de Docapost BPO au niveau de la dématérialisation. (Image : Docapost BPO) DynaScan, un service de Docapost BPO qui permet la dématérialisation des flux documentaires de l entreprise, est un concentré d années d expérience et de multiples solutions documentaires uniques développées et pilotées pour plus de 2000 clients. Les ingénieurs de DynaScan recherchent et construisent une architecture informatique, matérielle, RH adaptée et unique à chaque client. Lorsqu un fax, un ou un document numérisé arrive, ELO DocXtractor reconnaît par exemple s il s agit d une commande ou d une facture et extrait automatiquement les données nécessaires comme le numéro de la facture, le montant, la date ou d autres rubriques de la facture. Toutes les données sont ensuite classées. Le système est aussi en mesure de compléter automatiquement les données incomplètes et de retrouver par exemple un numéro de client dans la base de données. ELO DocXtractor reconnaît et saisit les notes manuscrites ajoutées sur des pièces justificatives imprimées à la machine. Il est ainsi possible de transférer presque intégralement les documents de l entreprise et leurs contenus de manière automatisée dans les processus de traitement correspondants. Octobre

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7 HP HP Exstream permet aux entreprises de simplifier le processus de création de documents via des progiciels de pointe. Grâce aux solutions HP Exstream, les entreprises développent des communications plus efficaces et pertinentes pour tous les canaux de diffusion. La solution HP Exstream 8.0, dernière version en date, offre des fonctions étendues de communication multi-canal. Elle permet de communiquer avec les clients par le biais de divers canaux électroniques (web, SMS, , etc.) et de fournir du contenu personnalisé en temps réel pour les applications sur les smartphones et les tablettes. Les entreprises peuvent ainsi s adapter aux modes de communications en développer leurs sources de revenus, réduire leurs coûts et accroître la satisfaction de leurs clients. trust2cloud L idée même de la société trust2cloud est un scan «Cloud», sans besoin de PC, trois boutons pour envoie un document en toute simplicité, mais aussi en toute confiance. Ainsi, l archivage électronique de documents ne demande plus un investissement énorme. Mais, trust2cloud c est avant tout la rencontre entre le monde industriel et le monde du «Cloud», c est aussi le fruit d une rencontre entre STS Group, pionnier dans la Confiance Numérique et un groupe de managers professionnels de la dématérialisation et du fax. trust2cloud proclame fièrement qu elle fait entrer le monde du papier dans le monde du Cloud en toute simplicité, pragmatisme mais, au dessus tout : en toute confiance. Itesoft Activité SaaS d Itesoft, Yooz met à disposition des petites et moyennes organisations, des solutions logicielles de dématérialisation et traitement de factures, sous forme de service Internet (en mode SaaS), en associant la simplicité et l accessibilité à l innovation et à la technicité. Commercialisée en mode e-commerce sur le site yooz.fr, Yooz est une solution 100 % web et 100 % SaaS, pour le traitement automatique des factures : numérisation, enregistrement et imputations, reconnaissance automatique, circuit de validation électronique, export des écritures vers les ERP ou logiciels comptables et archivage électronique. Yooz propose trois éditions «On Demand» de son service : Yooz Business Edition, l édition dédiée aux entreprises, associations et professions libérales, Yooz Expert Edition, l édition dédiée aux cabinets d expertise comptable et Yooz Public Edition, l édition dédiée aux collectivités et établissements publics. Ricoh Ricoh, en partenariat avec Nuance, a lancé en juillet dernier une nouvelle version de sa solution Scan&Share Desktop. Cette solution permet d envoyer des documents papier et électroniques depuis un multifonction Ricoh vers quasiment toutes les destinations, mais surtout de capturer, combiner, convertir et partager des documents, quel que soit leur format d origine. Cette «version 2» de Scan&Share Desktop est composée de PaperPort Professional 14, une solution pour numériser, partager, explorer et organiser les documents depuis un PC ; OmniPage Professional 18 qui permet de convertir n importe quel document papier, fichier PDF ou formulaire en document modifiable sur PC ; et PDF Converter Enterprise 7 qui permet de créer, convertir et travailler en équipe sur des fichiers PDF sécurisés. La convivialité de son interface, sa simplicité d utilisation et le fait qu il permette d enrichir de façon significative les fonctions de numérisation des produits multifonctions Ricoh, la nouvelle version de Scan&Share Desktop répond aux besoins de conversion avancée de fichiers, création, compilation et modification précise de PDF et permet aux entreprises d améliorer la manipulation et le traitement des documents. «Avec le cloud, nous sommes face à la troisième plateforme numérique. Nous sommes passés des gros systèmes aux PC, maintenant nous en sommes au cloud, et ce n est que le tout début,» explique Bruno Gérard, CEO trust2cloud (Image : Info Buro Mag) Le but étant de dématérialiser dans le cloud l ensemble des papiers de l entreprise (bulletins de paye, factures, notes de frais, contrats, etc.) et les envoyer de manière sécurisée directement dans un coffre-fort à valeur probatoire (c est-à-dire, avec une valeur prouvée et reconnue). Chez trust2cloud, il est donc question d archivage et «archiver, ce n est pas sauvegarder,» comme souligne M. Bruno Gérard, CEO, trust2cloud. «Un des services du cloud consiste à s occuper de l archivage. Nous offrons des produits qui permettent de prendre un certain nombre de documents et de les envoyer dans le cloud,» poursuit M. Gérard. «Mais dans le cloud, il faut offrir de la valeur ajoutée, ce qui ne peux être que la valeur probatoire.» Au niveau légal, il est nécessaire d archiver, avec une durée de rétention qui varie de cinq à trente ans dépendant du document, tout en garantissant une valeur probatoire à celui-ci pour en assurer l intégrité. Le contexte, à la fois juridique et technique fait qu il est possible de vraiment avancer en termes de dématérialisation. Chez trust2cloud, les données sécurisées, restent en France. Dès qu un document est numérisé, la firme garantit le document de bout en bout. Octobre

8 Dans tout ce qui est archivage à valeur probatoire il y a les normes AFNOR (comme la NF Z42-013). Le système de trust2- cloud est audité d après ces normes par un cabinet externe. Au niveau de l horodatage, c est un système délégué à un tiers de confiance. La signature électronique, le chiffrement des données, autant de facteurs qui ne peuvent que véritablement rassurer les clients. Cette sécurité et cette traçabilité permet à trust2cloud de garantir la sécurité et la confiance de ses clients. De plus, trust2cloud propose un certain nombre de services supplémentaires, dont de la sauvegarde en ligne et un service de photos certifiées et reporting. Xerox Xerox propose des services de dématérialisation et d automatisation des processus permettant aux entreprises de rationaliser leurs processus métiers pour générer de la croissance, réduire leurs coûts et avoir un avantage concurrentiel durable. Xerox Global Services, l une des trois principales entités du groupe Xerox, propose une gamme complète de services de conseils, d intégration de systèmes et de processus de gestion documentaire. Xerox Global Services permet l automatisation des fonctions de back-office de ses clients en assurant la gestion des documents entrants et la numérisation, l indexation et le transfert des informations qu ils contiennent, vers des services de stockage et de gestion des documents électroniques. Les informations, stockées dans un système unique, sont ainsi accessibles instantanément à tous les départements de l entreprise, qui peut alors répondre plus rapidement aux clients, quelle que soit la demande entrante. Le personnel n est plus accaparé par la gestion de processus internes de traitement des documents entrants et de courriers différents d une division à l autre. L entreprise réalise ainsi de vraies économies et bénéficie d une plus grande efficacité. Conclusion Le t2c scan est un scanner «Cloud» ne comprenant que trois boutons en façade pour choisir le service et lancer ou arrêter la numérisation de tous types de documents d une taille inférieure ou égale au format A4. Ici, Bruno Gérard en fait une démonstration (Image : Info Buro Mag) La dématérialisation est une réalité pour l entreprise. Les besoins de celle-ci en la matière traversent le spectre des activités du secteur tertiaire. Ainsi, les réponses proposées sont légion (et ce dossier n a pas vocation d être un état des lieux exhaustif des solutions de dématérialisation). Nous espérons que ce dossier aura permis à aider le lecteur à se retrouver un peu plus dans le monde de la dématérialisation Octobre 2012

9 INTERVIEW La dématérialisation en entreprise selon Jean-Pierre Blanger depuis janvier 2012, de déposer ou saisir directement des factures en ligne. On compte aussi, la mobilité qui, au-delà de documents particuliers comme les factures ou les contrats, va devoir conduire une approche clairement plus forte en termes d accès à distance à toutes les informations et tous les documents d activité de l entreprise. Pour ce qui est des freins qui ralentissent le marché de la dématérialisation, la confiance dans la sécurité des échanges reste certainement et de très de loin un facteur anxiogène difficile à ignorer pour les directions d entreprise. L autre frein qu il convient de mentionner, étant clairement une difficulté à résoudre, est celui de la gouvernance documentaire. Info Buro Mag : Quelle influence le cloud a-t-il sur la dématérialisation en entreprise? «L efficience de l entreprise passe par celle des processus documentaires et à moyen terme la perspective d agilité et de rapidité de l entreprise est à la portée de ceux qui vont prendre les meilleures décisions de dématérialisation pour réduire les risques sur leur activité», Jean-Pierre Blanger, directeur recherche et développement, Ricoh France. (Image : Ricoh) Directeur recherche et développement chez Ricoh France, M. Jean-Pierre Blanger nous entretient sur l état du marché de la dématérialisation en France et ce que cela représente pour l entreprise française. Info Buro Mag : Où en est le marché de la dématérialisation en entreprise en France? Jean-Pierre Blanger : La dématérialisation progresse dans l entreprise, c est indéniable. L entreprise sait aujourd hui que la relation client est notamment animée par la mise à disposition en ligne des documents formalisant la relation contractuelle entre le client et son fournisseur. Elle a en outre mesuré que la dématérialisation est, par ordre d importance, une amélioration du partage des connaissances, une amélioration de la sécurité et une amélioration de l efficacité des collaborateurs. La dématérialisation doit pourtant encore progresser car en Juin 2011, une étude européenne conduite par Coleman Parkes Research à la demande de Ricoh mettait en évidence que seules 22 % des entreprises possèdent des dispositions de traitement automatique de leurs documents critiques. C est très peu, d autant que récemment, en juin 2012, une étude demandée à IDC par Ricoh, a mis en évidence que 75,9 % des entreprises européennes interrogées ont expérimenté des risques significatifs pour leur activité liés à une rupture de processus due à un document manquant. La dématérialisation n est plus en France une question d opportunité pour l entreprise mais une obligation pour qu elle puisse espérer jouer un rôle compétitif. Info Buro Mag : Quels sont les freins et les accélérateurs de ce marché? Jean-Pierre Blanger : Internet a souvent été cité comme le principal accélérateur de la dématérialisation et il est vrai qu il a joué un rôle de catalyseur dans l esprit de tous. La conséquence a été directe dans les entreprises où les employés ont résisté d autant moins aux changements liés à la dématérialisation portée par les nouvelles technologies. L entreprise va encore progresser en termes de dématérialisation car parmi les accélérateurs du marché, on compte l Etat français, qui avec le projet Chorus démarré en 2010, permet Jean-Pierre Blanger : Le cloud joue le même rôle aujourd hui qu Internet a joué à sa naissance. Il s est transformé en véritable vecteur de communication relatif à la facilité de communication des informations (météo, cours de Bourse...) et des documents (journaux, manuels de maintenance...). Chacun peut juger, avec une connexion internet, combien il lui est facile de stocker ses photos en ligne, voire ses relevés de compte ou ses bulletins de salaire... L entreprise en a vite profité et, surtout les PME, car au-delà des caractéristiques technologiques inhérentes au cloud, c est surtout un formidable modèle économique qui est proposé ; celui du paiement à l usage. La PME a su très vite tirer parti de l offre mutualisée du cloud qui lui permet d éviter des investissements parfois lourds. La grande entreprise reste plus réticente et préfère aujourd hui mettre en œuvre un cloud privé qui lui permettrait de garantir une sécurité maîtrisée par un personnel spécialisé. Info Buro Mag : Quel est la perspective à court ou à moyenterme pour la dématérialisation en entreprise? Jean-Pierre Blanger : A court-terme, l entreprise doit impérativement organiser sa gouvernance documentaire pour répondre aux obligations de conformité légale et opérationnelle. Pour cela, elle doit nommer un responsable de cette gouvernance que l on nomme généralement document & information manager. Ce dernier s attellera rapidement à réaliser l inventaire et la hiérarchisation des besoins de l entreprise. Ainsi rapidement, l entreprise se situera en matière de dématérialisation et pourra ainsi rattraper un éventuel retard en matière de dématérialisation de factures, de courriers, de contrats, etc. Pour s offrir des perspectives de réduction forte des coûts de traitement des documents et de maîtrise des risques de sécurité ou de l empreinte carbone des flux documentaire à moyen terme, l entreprise doit prendre en considération non seulement la dématérialisation mais s intéresser aux offres de services documentaires managés (managed document services) proposés par certains constructeurs de multifonctions et de moyens de capture et d impression de documents. Ils associent la maîtrise de l infrastructure documentaires, l amélioration des processus métier et la mise en œuvre des solutions de gestion et supervision pour garantir le maintien des conditions opérationnelles et fournir la bonne information, au bon moment et au bon format pour une disponibilité optimale auprès des utilisateurs et décideurs. L efficience de l entreprise passe par celle des processus documentaires et à moyen terme la perspective d agilité et de rapidité de l entreprise est à la portée ceux qui vont prendre les meilleures décisions de dématérialisation pour réduire les risques sur leur activité. Octobre

10 L information pour l organisation et le bien-être dans l entreprise Actualités quotidiennes sur : Infoburomag : la pièce indispensable Le Site La Revue visiteurs L E-newsletter Didier Libs Tél. : exemplaires abonnés

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12 L information pour l organisation et le bien-être dans l entreprise Pour tout savoir en : Bureautique Mobilier Courrier Fournitures Services Abonnez-vous! tous les jours, les actualités en direct Nouveaux produits Comptes-rendus de salons Evénements professionnels... Je souhaite m abonner à la revue Info Buro Mag FORMULE PAPIER Abonnement individuel 1 exemplaire, 1 an FRANCE :...99 TTC (82,78 HT) ETRANGER : Abonnement individuel 1 exemplaire, 2 ans FRANCE : TTC (122,07 HT) ETRANGER : Abonnement société 2 exemplaires, 1 an FRANCE : TTC (111,20 HT) ETRANGER : (l abonnement société n est valable que pour deux exemplaires servis à la même adresse) FORMULE INTERNET Abonnement individuel 1 an FRANCE :...52 TTC (43,48 HT) ETRANGER : FORMULE PAPIER + INTERNET Abonnement individuel 1 an FRANCE : TTC (91,14 HT) ETRANGER : SOCIÉTÉ... NOM...PRÉNOM... ADRESSE CODE POSTAL...VILLE... PAYS...N TVA CEE... TÉL...FAX SITE WEB... JE RETOURNE MON BULLETIN D ABONNEMENT AVEC MON RÈGLEMENT A : HELIOS INTERNATIONAL - BP AVIGNON CEDEX 9 - FRANCE Par carte Visa American Express N de carte : Date : Signature obligatoire : Par chèque Validité : CSC :

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