Guide utilisateur de la Bourse des emplois Plateforme de test

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1 Guide utilisateur de la Bourse des emplois Plateforme de test Historique des révisions du document Version Date Modifications Auteur V1 Version réalisée pour l utilisation de la plateforme de test SD- Ucanss - DDARH Page 1 sur 48

2 SOMMAIRE GUIDE UTILISATEUR DE LA BOURSE DES EMPLOIS... 1 PLATEFORME DE TEST... 1 HISTORIQUE DES REVISIONS DU DOCUMENT... 1 SOMMAIRE... 2 SE CONNECTER A LA PLATEFORME DE RECRUTEMENT EN LIGNE... 4 LES APPS... 6 L APPS «OFFRES D EMPLOI»... 8 CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI L OFFRE «INSPECTEUR DU RECOUVREMENT»... 9 CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - DONNEES ADMINISTRATIVES DE L OFFRE CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - DONNEES ADMINISTRATIVES DE L OFFRE CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - CONTRAT CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - CONTRAT CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - EQUIPE DE RECRUTEMENT CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - EQUIPE OPERATIONNELLE ET EQUIPE D APPROBATION CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - LES BLOCS DE SAISIE DU TEXTE CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - LES BLOCS DE SAISIE DU TEXTE CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - LES BLOCS DE SAISIE DU TEXTE CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - LES BLOCS DE SAISIE DU TEXTE Page 2 sur 48

3 SYNTHESE DE L OFFRE IMPRIMER UNE OFFRE/ENVOYER PAR MODIFIER L OFFRE D EMPLOI MODIFIER LES DONNEES ADMINISTRATIVES DE L OFFRE MODIFIER LA DESCRIPTION DE L OFFRE MODIFIER LA DESCRIPTION DE L OFFRE PUBLICATION PUBLICATION PROPRIETES DE L ANNONCE PROPRIETES DE L ANNONCE PUBLIER PUBLIER CETTE OFFRE D EMPLOI PUBLIER SUR UN SITE PUBLICATION TABLEAU DE BORD MODIFIER UNE ANNONCE MODIFIER UNE ANNONCE SUIVI DES PUBLICATIONS SUIVI DES PUBLICATIONS VOIR LES CANDIDATURES VOIR LES CANDIDATURES VOIR LES CANDIDATURES VOIR LES CANDIDATURES (AUTRE METHODE) VOIR LES CANDIDATURES (AUTRE METHODE) CLOTURER UN POSTE CLOTURER UN POSTE METTRE A JOUR LE STATUT DE L OFFRE CLOTURER UN POSTE SYNTHESE DE L OFFRE Page 3 sur 48

4 Page d accueil avant connexion SE CONNECTER A LA PLATEFORME DE RECRUTEMENT EN LIGNE Page 4 sur 48

5 1 Saisissez dans la barre d adresse de votre navigateur Internet l adresse suivante : 2 Saisissez votre identifiant / votre mot de passe Astuce! Renseignez d'abord votre identifiant et votre mot de passe (obligatoire). Lors de votre première connexion, une question de sécurité sera posée par le système afin de récupérer le mot de passe en cas de perte de celui-ci. Les codes de connexions vous seront communiqués par l UCANSS. En cas de doute ou de mot de passe perdu, cliquez sur 3 Bouton "Connexion" Cliquez ensuite sur le bouton "Connexion" pour accéder à la plateforme de recrutement en ligne. Page 5 sur 48

6 UCANSS Sandbox> Mon bureau LES APPS Page 6 sur 48

7 Lors de votre première connexion Les Apps Les Apps de votre bureau s affichent. Les Apps (ou fenêtres) contiennent des informations relatives aux offres d emplois, aux publications en cours, aux nouveaux candidats, aux tâches en instances et aux nouveaux messages. Ruban d Apps Ce sont les icônes propres à chacune des Apps ou Ouvre l aide en ligne de MrTedTalentLink Icônes générales ou Permet de quitter MrTedTalentLink ou Permet d accéder aux outils de paramétrages de votre compte utilisateur Les astérisques rouges mentionnent les champs obligatoires de saisie Page 7 sur 48

8 UCANSS Sandbox> Mon bureau L APPS «OFFRES D EMPLOI» Comment créer une offre? Un exemple de création d offre d emploi figurera dans ce guide : celui d une offre d Inspecteur du recouvrement. IMPORTANT! Le symbole suivant : signifie qu il faut cliquer à l endroit indiqué sur le schéma. Page 8 sur 48

9 CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI L OFFRE «INSPECTEUR DU RECOUVREMENT» Pour créer une nouvelle offre d emploi Cliquez sur l icône Fenêtre «Créer une nouvelle offre d emploi» Intitulé de l offre Organisation Indiquer l intitulé de l offre d emploi à créer en n oubliant pas de préciser entre parenthèses (H/F). Ici la saisie est en mode libre. Deux processus ont été créés dans l outil : - le processus Agent de Direction/Praticien Conseil qui regroupe les postes de Directeurs, Agents comptables, Médecins Conseils Régionaux, Médecins Conseils Régionaux adjoints et autres postes d ADD (Directeur adjoint, Sous-directeur ) - le processus Hors Agent de Direction/Praticien conseil qui regroupe les postes d employés/cadres, informaticiens, ingénieurs conseils, personnel soignant éducatif et médical des établissements et des œuvres. Pour le poste d Inspecteur du recouvrement cité en exemple, c est donc le processus Hors Agent de Direction/Praticien conseil qui s applique. Page 9 sur 48

10 CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI Page 10 sur 48

11 CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI Données de l organisation : Au regard de l identifiant et du mot de passe, le système propose à l utilisateur de sélectionner son organisme d appartenance. Exemple : Urssaf de Blois Propriétés de l offre Type de contrat : quatre types de contrats sont proposés : - CDD - CDI - Stage - Contrat de professionnalisation - une offre d emploi existante : permet d aller rechercher une offre d emploi dans la bibliothèque de postes qui est alimentée au fur et à mesure de la création des offres. L avantage est d éviter la ressaisie systématique des rubriques, celles-ci étant pratiquement toutes incrémentées par le système. Contenu de l offre Importer la description de l offre depuis : - un formulaire vide : permet une saisie manuelle des rubriques. Valable pour les premières créations d offres. Page 11 sur 48

12 Bibliothèque de postes Cliquer sur sélectionner L offre est importée Page 12 sur 48

13 Etapes : Offre d emploi> Membres de l équipe> Description du poste > Profil candidat > Confirmation CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - DONNEES ADMINISTRATIVES DE L OFFRE Page 13 sur 48

14 Etapes : Offre d emploi> Membres de l équipe> Description du poste > Profil candidat > Confirmation CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - DONNEES ADMINISTRATIVES DE L OFFRE Intitulé de l offre Données organisation niveau 1 Lieu Pays Région Régime Type d organisme Les 7 premiers champs sont remplis automatiquement, mais peuvent être modifiés. Organisme Grille de classification Niveau Coefficient Date de la vacance du poste N d appel si applicable Raison de la vacance Toutes ces rubriques sont à remplir à partir d une liste déroulante, sauf la date de la vacance du poste qui est à remplir à partir d un calendrier électronique et le n d appel qui est à remplir manuellement. Dans la rubrique organisme, il conviendra de sélectionner son organisme d appartenance une première fois et celuici sera conservé en mémoire en vue des saisies d offres d emploi ultérieures. L organisme peut également être prédéfini, il faut pour cela que chaque utilisateur configure son modèle personnel d offre d emploi (voir document annexe «Modèle personnel d offre d emploi») Page 14 sur 48

15 CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - CONTRAT Page 15 sur 48

16 Etapes : Offre d emploi> Membres de l équipe> Description du poste > Profil candidat > Confirmation CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - CONTRAT Nombre de postes Type de poste Les champs «Nombre de postes» et «Type de poste» sont alimentés automatiquement mais peuvent être modifiés. Dates prévues de contrat La date de début de contrat peut être renseignée pour tous les types de contrat, mais prend plus de sens pour les CDD, contrats de professionnalisation et stage puisque l outil propose de saisir par la suite la durée de contrat. Rémunération Possibilité d afficher la rémunération en euros. Il s agit d une fourchette de rémunération brute annuelle qui peut se calculer en multipliant les coefficients de début de plage et de fin de plage, par la valeur du point, par 14 mois. Dans l exemple : coefficient de base : 350 x 7, x 14 = ,162 environ euros brut annuel La rémunération peut également être calculée mensuellement. Nota Bene : il n est pas obligatoire de remplir cette rubrique ou tout du moins de publier le salaire (voir chapitre «Publier une annonce») Type d horaire Temps plein ou temps partiel Durée Bloc note Champ réservé aux CDD, contrat de professionnalisation et stage. Possibilité de mentionner quelques informations relatives au poste. Ces informations n apparaîtront pas lors de la publication de l offre. Page 16 sur 48

17 Etapes : Offre d emploi> Membres de l équipe> Description du poste > Profil candidat > Confirmation CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - EQUIPE DE RECRUTEMENT Equipe de recrutement Responsable 1 : le processus est configuré par défaut sur le nom et le prénom de l utilisateur. Responsable 2 : possibilité de rajouter une (voire plusieurs personnes) dans l équipe de recrutement (outil back office). Bloc note : possibilité de porter des annotations qui n apparaîtront pas dans la publication de l offre. Page 17 sur 48

18 Etapes : Offre d emploi> Membres de l équipe> Description du poste > Profil candidat > Confirmation CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - EQUIPE OPERATIONNELLE ET EQUIPE D APPROBATION Equipe opérationnelle Configuré par défaut sur le nom et le prénom de l utilisateur. Equipe d approbation Approbateur : Configuré par défaut sur le nom et le prénom de l utilisateur. Page 18 sur 48

19 Etapes : Offre d emploi> Membres de l équipe> Description du poste > Profil candidat > Confirmation CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - LES BLOCS DE SAISIE DU TEXTE Page 19 sur 48

20 Etapes : Offre d emploi> Membres de l équipe> Description du poste > Profil candidat > Confirmation CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - LES BLOCS DE SAISIE DU TEXTE Famille de métiers interne Ce sont les 17 familles de métiers du Répertoire des métiers de la Sécurité sociale + 4 familles du RSI Domaine de métiers externe Ce sont les 9 domaines créés pour le site «Grand public». Une correspondance entre la famille de métiers interne et les domaines de métiers externes figurera sur l Espace RH. Contexte On peut retrouver des informations relatives à l effectif de la caisse, sa répartition géographique, ses missions Missions/Activités Ce sont les missions relatives au poste à pourvoir Compétences Ce sont les compétences requises pour le poste Formation requise Il s agit des formations diplômantes, institutionnelles Page 20 sur 48

21 Etapes : Offre d emploi> Membres de l équipe> Description du poste > Profil candidat > Confirmation CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - LES BLOCS DE SAISIE DU TEXTE Page 21 sur 48

22 Etapes : Offre d emploi> Membres de l équipe> Description du poste > Profil candidat > Confirmation CREER UNE NOUVELLE OFFRE D EMPLOI - LES BLOCS DE SAISIE DU TEXTE Conditions particulières Informations spécifiques au poste (exemple : date de prise de fonction) Contact Coordonnées de la caisse, du recruteur l organisme n est pas obligé de faire apparaître une adresse électronique de type «recrutement@ucanss.fr», puisque les candidats postulent en ligne à partir de la Bourse des emplois (bouton «postuler»). Important! Chaque bloc de saisie peut contenir jusqu à 4000 caractères, ce qui laisse une marge de manœuvre importante quant à la saisie du texte. Il n est pas obligatoire de saisir de l information dans chaque bloc, ceci est laissé à la libre appréciation de chaque organisme. Page 22 sur 48

23 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste Titre diapo SYNTHESE DE L OFFRE Page 23 sur 48

24 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste Titre diapo IMPRIMER UNE OFFRE/ENVOYER PAR Cliquer sur l icône puis sur «Voir la synthèse de l offre» Titre de l offre (Inspecteur du recouvrement) La page de synthèse de l offre va s ouvrir et en haut à droite apparaîtront les boutons suivants : Une fois l action «Imprimer» ou «Envoyer par » effectuée, il conviendra de cliquer sur «Fermer» Page 24 sur 48

25 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste Titre diapo MODIFIER L OFFRE D EMPLOI Offre d emploi Cliquer sur l icône puis sur «Modifier l offre d emploi» Page 25 sur 48

26 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste Titre diapo MODIFIER LES DONNEES ADMINISTRATIVES DE L OFFRE Données administratives de l offre L ensemble des données peut être modifié. Il conviendra ensuite de cliquer sur enregistrer pour retourner sur la synthèse de l offre. Page 26 sur 48

27 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste Titre diapo MODIFIER LA DESCRIPTION DE L OFFRE Description du poste Cliquer sur l icône puis sur «Modifier la description de l offre» Page 27 sur 48

28 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste Titre diapo MODIFIER LA DESCRIPTION DE L OFFRE Description du poste L ensemble des blocs de saisie est modifiable Il conviendra ensuite de cliquer sur enregistrer pour retourner sur la synthèse de l offre. Page 28 sur 48

29 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste PUBLICATION Publication Cliquer sur l onglet publication Page 29 sur 48

30 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste PUBLICATION Annonce Cliquer sur l icône puis sur «Ajouter une nouvelle annonce» Page 30 sur 48

31 Offre d emploi Inspecteur du recouvrement (H/F) PROPRIETES DE L ANNONCE La saisie des champs Cliquer sur importer à partir de l offre et l ensemble des champs se remplit automatiquement. Publier le salaire Cocher la case «Publier le salaire» si l on veut publier la fourchette en euros. Publier le nom du responsable Cocher la case si l on veut voir apparaître le nom du responsable (dans le cas présent, il s agit de Melissa Rodriguez) Page 31 sur 48

32 Offre d emploi Inspecteur du recouvrement (H/F) PROPRIETES DE L ANNONCE Page 32 sur 48

33 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste PUBLIER Annonce Cliquer sur l icône puis cliquer sur «Publier» Page 33 sur 48

34 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste PUBLIER CETTE OFFRE D EMPLOI Les sites de publication Nota -Bene Site externe : site «Grand public» Site institutionnel : Portail RH Les offres peuvent être publiées sur un seul site ou sur les deux sites. Il convient de choisir un canal de publication (ex : site institutionnel), de procéder à la publication (voir diapositive suivante) et de réitérer l opération si l on souhaite publier sur le site externe. Page 34 sur 48

35 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste PUBLIER SUR UN SITE Informations sur la publication La date de fin de publication est configurée par défaut sur 3 semaines. Il est néanmoins possible de la modifier. Cliquer sur «enregistrer» pour procéder à la publication Page 35 sur 48

36 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste PUBLICATION TABLEAU DE BORD Important! La publication sur les sites (externe ou institutionnel) est instantanée Dates de publication Les dates de début et de fin de publication sont celles qui ont été sélectionnées dans la fenêtre «Publier sur un site» Dépublier une annonce Possibilité de «dépublier» l annonce en cas d erreur dans le texte ou autre raison. Cliquer sur «Dépublier» et le statut s affiche en «dépublié» (voir diapositive suivante) Page 36 sur 48

37 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste MODIFIER UNE ANNONCE Cliquer sur modifier l annonce Modifier une annonce Procéder aux modifications requises (voir diapositive suivante) et enregistrer Une fois les modifications enregistrées, il conviendra de republier l annonce en suivant la même procédure qu énoncée en page 33 Page 37 sur 48

38 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste MODIFIER UNE ANNONCE Page 38 sur 48

39 UCANSS Sandbox> Mon bureau > SUIVI DES PUBLICATIONS Suivre une publication Cliquer sur l offre souhaitée Page 39 sur 48

40 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste SUIVI DES PUBLICATIONS Tableau de bord de suivi des publications Le tableau de bord permet de visualiser rapidement les dates de début et de fin de publication. Arrivée à échéance, le système supprime automatiquement la publication Important! Le système ne prévoit pas d alerte pour la fin de publication des offres, cependant il est possible de les mettre en avant sur le bureau, par une apps intitulée «Publications sur le point d expirer». Par ailleurs, une annonce en fin de publication se matérialise par un point d exclamation orange. Page 40 sur 48

41 UCANSS Sandbox> Mon bureau > VOIR LES CANDIDATURES Récupérer les candidatures Cliquer sur l offre souhaitée Page 41 sur 48

42 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste VOIR LES CANDIDATURES Récupérer les candidatures Cliquer sur le chiffre qui s affiche à côté de nouveau «exemple : 1» Page 42 sur 48

43 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste VOIR LES CANDIDATURES Voir les candidatures Le CV est accessible à partir de l icône suivante : La lettre de motivation est accessible à partir de l icône suivante : Le questionnaire est accessible à partir de l icône suivante : Page 43 sur 48

44 UCANSS Sandbox> Mon bureau > VOIR LES CANDIDATURES (AUTRE METHODE) Voir les candidatures Cliquer sur le ou les candidats souhaités Page 44 sur 48

45 UCANSS Sandbox> Mon bureau > VOIR LES CANDIDATURES (AUTRE METHODE) Page 45 sur 48

46 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste CLOTURER UN POSTE Clôturer une offre Cliquer sur «Modifier le statut de l offre» Page 46 sur 48

47 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste CLOTURER UN POSTE METTRE A JOUR LE STATUT DE L OFFRE Mettre à jour le statut de l offre Lorsque le poste n est plus vacant, cliquer sur «Fermé» ou sur «Fermé/Pourvu» et sur «Enregistrer» Important! Le passage à l un de ces deux statuts entraîne la dépublication automatique de l annonce si elle était encore en ligne. Il convient donc de bien faire attention à la date de fin de publication avant d effectuer cette action. Page 47 sur 48

48 UCANSS Sandbox> Mon bureau > Informations sur le poste CLOTURER UN POSTE SYNTHESE DE L OFFRE Page 48 sur 48