Administration, Commerce et Informatique RÉUNIONS D'AFFAIRES DEP Secrétariat Modèles en ligne

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1 Administration, Commerce et Informatique RÉUNIONS D'AFFAIRES DEP Secrétariat 5212 en ligne Janvier 2004 W-SEC-232

2 Avis de convocation dans une lettre Date du jour Monsieur Jean Dumais Maison Dumais et Fils inc. 233, rue de Tourelle Saint-André (Québec) T1T 5M8 Objet : Réunion du comité de dépannage d urgence Monsieur, Nous vous invitons à la prochaine réunion du comité de dépannage d urgence, qui aura lieu le 13 mai prochain, à 19 h précises, à la salle de conférences du siège social. Aux fins d'une brève analyse, nous joignons à cette lettre l ordre du jour de la réunion. Votre présence serait grandement appréciée. Veuillez agréer, Monsieur, nos cordiales salutations. Le secrétaire, CL/xx Claude Legendre p. j. Ordre du jour SOFAD 1

3 Avis de convocation et ordre du jour dans une note de service NOTE DE SERVICE DESTINATAIRES : Tout le personnel EXPÉDITEUR : DATE : OBJET : Carmine D'Amato Le 14 juin 20xx Réunion mensuelle du comité de perfectionnement J'ai le plaisir de vous convoquer à la réunion mensuelle du comité de perfectionnement qui se tiendra le 25 juin prochain à 14 h 30, à la salle 216. L'ordre du jour proposé est le suivant : 1. Lecture du compte rendu de la réunion du 12 avril; 2. Présentation du budget de formation des employés pour les trois prochaines années; 3. Rapport du directeur général; 4. Établissement du calendrier de formation des employés pour la session d'automne; 5. Correspondance et information générale. SOFAD 2

4 Calendrier des tâches pour planifier une réunion Tenue le Réunion du Tâches Échéances À poursuivre Terminées SOFAD 3

5 COMPTE RENDU Réunion du comité d'informatique de Bélanger et Corriveau inc. tenue au siège social de Gaspé le 30 mars 20xx, à 20 heures Présences : M mes MM. Jeanne Bélanger Pierrette Demontigny Claude Gauthier Dominique Lamontagne Serge Trudeau Absence : M. Michel Gagné Invité : M. Jean-Marie Lacasse (Caisse populaire de Gaspé) 1. Étude de marché pour la Gaspésie et les Îles-de-la-Madeleine Jeanne Bélanger présente au comité les résultats de l'étude de marché sur les besoins des utilisateurs de logiciels comptables des PME de la Gaspésie et des Îles-de-la- Madeleine. Les résultats sont intéressants, les besoins sont réels et confirmés par Jean-Marie Lacasse. En attendant le retour du responsable du projet, Michel Gagné, Claude Gauthier est chargé de colliger toute l'information nécessaire à la présentation du dossier à la prochaine réunion du conseil d'administration. 2. Dossiers à l'étude Il y a présentement deux dossiers à l'étude : le premier concerne la formation du personnel en télécommunication et le deuxième, le comité des achats. Ils sont reportés à la prochaine réunion, car Michel Gagné est responsable de ces deux dossiers. 3. Date de la prochaine réunion La prochaine réunion aura lieu le 18 avril 20xx, à 19 heures. Serge Trudeau, secrétaire du comité SOFAD 4

6 COMPTE RENDU Réunion du comité d'informatique Web au Québec inc. Tenue le 30 mars 20xx, au local C-12 du siège social Point à l'ordre du jour Résumé des discussions Suivi Action Présentation de Jeanne Bélanger Étude de marché démontrant les besoins réels des utilisateurs des logiciels comptables des PME de la Gaspésie et des Îles-de-la-Madeleine confirmés par Jean-Marie Lacasse (Caisse pop. de Gaspé) Claude Gauthier remplace Michel Gagné pour préparer le dossier pour le prochain conseil d'administration. Un suivi sera à faire au retour de Michel Gagné. Il collige toute l information du dossier de Jeanne Bélanger Présentation du dossier au conseil d'administrati on Dossier sur la formation du personnel en télécommunication Absence du responsable du dossier (Michel Gagné) Reporté à la prochaine réunion Comité des achats Absence de Michel Gagné Reporté à la prochaine réunion Dossiers fermés Serge Trudeau (secrétaire du comité) fait le point sur les dossiers fermés au cours du mois. Divers Aucun sujet n'est discuté. Jacques Tranchemontagne, secrétaire de la réunion Les dossiers ont été fermés. SOFAD 5

7 ORDRE DU JOUR Réunion mensuelle du comité organisateur Centre des loisirs de Saint-Laurent Le 4 octobre 20xx à 18 h, à la salle Papineau 1. Ouverture de la séance; 2. Nomination d un président et d'un secrétaire d'assemblée; 3. Adoption de l ordre du jour; 4. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente; 5. Campagne de souscription annuelle; 6. Partage des tâches pour les activités d hiver : 6.1. Activités extérieures; 6.2. Activités intérieures; 7. Projet de voyage à Ottawa; 8. Affaires nouvelles; 9. Levée de la séance. SOFAD 6

8 Ordre du jour et avis de convocation dans une lettre Date du jour Madame Louise Baril, directrice Centre des loisirs de Saint-Laurent 750, boulevard Montpellier Saint-Laurent (Québec) H4L 5A7 Objet : Réunion mensuelle du comité organisateur Madame, Nous vous invitons à assister à la prochaine réunion du comité organisateur des loisirs de Saint-Laurent qui aura lieu le 4 octobre prochain à 18 h précises, à la salle Papineau. On y discutera les points suivants : 1. Campagne de souscription annuelle; 2. Partage des tâches pour les activités d hiver : 2.1. Activités extérieures; 2.2. Activités intérieures; 3. Projet de voyage à Ottawa; Votre présence à cette réunion serait grandement appréciée. Acceptez, Madame, nos salutations cordiales. Pierre Benjamin, secrétaire PB/fj p. j. (1) SOFAD 7

9 PROCÈS-VERBAL de la deuxième réunion régulière de l'association des secrétaires de direction du Québec tenue à Chicoutimi, le 14 février 20xx à 19 h Présence : Absences motivées : M mes Anne Lefebvre M mes Andrée Langevin Huguette Mongeon Murielle Pagé Lise Perreault Claire Rouleau Absence : MM. Louis Duguay M me Marie Lambert Jocelyn Morin 1. Ouverture de la réunion La réunion débute à 19 h sous la présidence de M me Claire Rouleau; M me Pauline Hudon exerce les fonctions de secrétaire. 2. Adoption de l'ordre du jour La proposition d'ordre du jour est adoptée après ajout du point 7 : Dossier bureautique. Proposée par M. Jocelyn Morin; Appuyée par M. Louis Duguay; Adoptée à l'unanimité. 3. Lecture et approbation du procès-verbal du 5 janvier 20xx La secrétaire de la réunion procède à la lecture du procès- verbal du 5 janvier 20xx. La proposition d'approbation du procès-verbal est adoptée telle qu'elle a été lue. Proposée par M me Lise Perreault; Appuyée par M. Jocelyn Morin; Adoptée à l'unanimité....2 SOFAD 8

10 2 4. Invitation d'un représentant de L'A.P.Q. Un représentant de l'association des patrons du Québec sera invité à la prochaine réunion. Proposée par M me Anne Lefebvre; Appuyée par M me Huguette Mongeon; Pour : 4 Contre : 2 Adoptée par la majorité. 5. Vacances de la secrétaire Une demande de renseignements sera présentée au ministère du Travail du Québec afin de connaître les raisons qui font que la personne qui occupe le poste de secrétaire, dans presque toutes les entreprises, a droit à moins de jours de vacances que son patron. Proposée par M. Louis Duguay; Appuyée par M me Anne Lefebvre; Adoptée à l'unanimité. 6. Adoption du rapport des dépenses de décembre 20xx La présidente présente le rapport des dépenses pour le mois de décembre 20xx; ce rapport se lit comme suit : timbres 16,80 $ publicité dans les journaux 50,00 envoi de fleurs (décès d'un membre de l'association) 45,00 voyage à Québec : conférence à l'école nationale d'administration 158,00 285,10 $...3 SOFAD 9

11 3 La proposition d'adoption du rapport est acceptée telle qu'elle est présentée. Proposée par M. Louis Duguay; Appuyée par M me Anne Lefebvre; Adoptée à l'unanimité. 7. Accueil de secrétaires françaises La présidente rapporte qu'un projet de visites de secrétaires françaises a été soumis par l'association des secrétaires de Paris. Elle soutient qu'une telle rencontre s'avérerait profitable pour les deux associations. Elle poursuivra l'étude du dossier avec son homologue française, M me Edith de la Pelleterie, et sera en mesure de présenter un rapport plus détaillé à la fin de mars. 8. Dossier bureautique M me Lise Perreault informe les membres présents que le Salon international de la bureautique se tiendra à Chicoutimi du 4 au 6 avril. Une lettre sera envoyée à tous les membres de l'association pour les inviter à visiter ce salon. Proposée par M me Lise Perreault; Appuyée par M. Jocelyn Morin; Adoptée à l'unanimité. Une somme de $ sera consacrée à la préparation d'un stand afin que l'association soit présente à cette exposition....4 SOFAD 10

12 4 Proposée par M. Jocelyn Morin; Appuyée par Mme Lise Perreault; Pour : 2 Contre : 3 Abstention : 1 Rejetée par la majorité. 9. Prochaine réunion La prochaine réunion aura lieu le 28 février à 19 h, à Trois-Rivières. 10. Clôture de la réunion L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22 h 15. La secrétaire, La présidente, Pauline Hudon Claire Rouleau SOFAD 11

13 Réservation d'une salle dans une note de service NOTE DE SERVICE DESTINATAIRE : Madame Jeanne Lemay, secrétaire EXPÉDITRICE : DATE : OBJET : Nicole Lebeau, adjointe administrative Le 22 avril 20xx Réservation de salle et matériel Pourriez-vous réserver la salle B-302 ainsi qu'un appareil vidéo pour la réunion du comité d'informatique qui aura lieu le 30 avril prochain, de 10 h 30 à 12 h? Si la salle B-302 n'est pas disponible, la réunion pourra se tenir au B-306. Veuillez me confirmer cette réservation par téléphone au plus tard le 26 avril. Merci de votre collaboration. NL SOFAD 12

14 Résumé d'une réunion Réunion mensuelle du 14 décembre 20xx Le 14 décembre dernier à 20 h a eu lieu à Québec la réunion mensuelle du Club de hockey Champlain. Six membres assistaient à cette réunion présidée par M. Jacques Tessier. M. Pierre Lagarde a obtenu que les dépenses qu il a engagées pour son voyage à Trois-Rivières lui soient remboursées. Le calendrier du championnat de la ligue provinciale présenté par Jean Bolduc a été approuvé. M. Jean-Guy Provost tient le club responsable de l'accident de son fils. Un avocat sera consulté. La prochaine réunion aura lieu à Québec le 28 décembre prochain à 20 h. SOFAD 13