Google Agenda. Utilisation quotidienne en équipe

Transcription

1 Google Agenda Utilisation quotidienne en équipe A. Créer un compte $ Notez qu il n est pas nécessaire de créer un compte pour l agenda seulement si vous avez un compte Google pour toute application : YouTube, Picasa, Documents, etc. Le compte est unique. A partir de la page d accueil de Google, cliquez sur la petite flèche «plus» en haut à droite du menu, puis sur Agenda : ] Le lien pour créer un compte est en haut à droite de l écran. Vous obtenez un formulaire assez standard : N oubliez pas de cocher la case en bas du formulaire avant de créer votre compte. B. Se connecter à son agenda $ Le lien pour se connecter à Google est toujours présent en haut à droite de l écran. En revanche, le lien vers l agenda est toujours caché derrière le lien «Plus». Cela rend l accès à l agenda un peu pénible et je vous conseille de le mettre en favori. L interface de connexion étant classique, je n en parlerai pas. C. Créer un événement simple Un simple clic sur une plage horaire (par demi-heures par défaut) vous offre cette fenêtre : Donnez obligatoirement un objet à votre événement, sinon il ne sera pas lisible, puis cliquez sur «Créer un événement». C est tout.

2 $ Bien évidemment c est un peu trop simple. Votre événement ne dure qu une heure et aucun détail n est inclus (lieu, type d agenda, durée, fréquence, etc.) Nous allons faire mieux bientôt. Ci-dessous, un événement simple. Si on pointe la souris sur cette boîte, deux petits traits (un signe égale ) apparaissent. Il suffit de tirer dessus pour agrandir ou rétrécir l événement par tranches de 30mn. Si maintenant vous cliquez dans la boîte, en évitant le nom de l événement (ici «Réunion de direction»), vous obtenez la fenêtre ci-dessous : ^ La flèche en haut à gauche permet de modifier la couleur de l événement. C est juste visuel. ^ La croix en haut à droite permet de fermer cette fenêtre et d annuler les modifications. ^ Le lien «Modifier l événement» vous transporte vers une grande page que nous allons voir en détails. $ Si vous cliquez sur le nom de l événement, vous allez directement à la page de modification de l événement. D. Modifier un événement 1. Date et horaires $ Cliquer sur la date vous présente un calendrier dont l utilisation est évidente. Cliquer sur l heure de début vous propose une liste d horaire classés par demi-heures. Rien ne vous empêche d écrire dans la case l horaire qui vous convient mieux. Respectez les deux points entre les heures et les minutes. Si vous cliquez sur l heure de fin, vous obtenez la même liste, mais elle est calquée sur l heure de départ. Votre événement fera donc 30mn, 1h, 1h30, etc. sauf si vous écrivez l heure à la main. $ Si vous cochez la case «Toute la journée», notez que votre événement apparaîtra tout en haut de l agenda, dans la petite ligne prévue pour les événements de la journée, sans horaire précis.

3 Si vous cochez la case «récurrence» vous obtenez une grande fenêtre : $ Notez que «Toutes les semaines» ou «Tous les jours» ne signifient pas exactement ceci. Si vous indiquez «Répéter tous les : 2 semaines» (sic!) votre événement n aura pas lieu toutes les semaines, mais toutes les deux. $ Notez aussi que vous devez impérativement cocher les jours de la semaine concernés par la répétition de l événement. Par défaut, si vous avez créé un événement pour le lundi, seule la case du lundi sera cochée. Les autres informations étant évidentes, je ne les détaillerai pas. 2. Détails $ Notez que le lieu et la description de l événement n apparaîtront pas sauf si l utilisateur clique sur la case de l événement. (Que vous soyez propriétaire de l événement ou non.) ^ Si le lieu de l événement n est pas un bureau ou une salle, mais une adresse, Google la retrouve automatiquement (avec de bons résultats, il faut reconnaître), et propose un lien vers Google Maps qui situe ce lieu sur une carte interactive très pratique. Vous pouvez inviter des utilisateurs en indiquant leurs s et en leur donnant des droits particuliers. Si vous avez partagé vos agendas correctement, vous ne devriez jamais avoir besoin de cette option, programmée automatiquement. $ La liste déroulante «Agenda» ne sera disponible que lorsque vous aurez paramétré plusieurs agendas (oui, c est très pertinent, pour une seule personne, d avoir plusieurs agenda). Nous verrons cette possibilité plus loin. Le reste des options étant évident ou inutile (parce que bien programmé automatiquement), je n y reviendrai pas. E. Plusieurs agendas Voici une capture d écran de mon agenda : Vous constatez deux listes distinctes : «Mes agendas» et «Autres agendas». En clair, «Mes agendas» sont ceux dont je suis le propriétaire, pour lesquels je peux à coup sûr créer, modifier et supprimer des événements. Les «Autres agendas» sont ceux dont je ne suis pas propriétaire, mais que j ai au moins le droit de lire, et peut-être modifier, si leurs propriétaires me l ont permis. En ce qui concerne les agendas dont vous êtes propriétaire, vous pouvez en créer autant que vous voulez. À vous de déterminer à quoi ils peuvent servir.

4 1. Créer un agenda Cliquez sur la petite flèche à droite de «Mes agendas», puis sur «Créer un agenda» : ] Vous obtenez cet écran : ^ Vous pouvez constater que j ai renseigné quelques informations. Comme vu précédemment, pour le lieu, si vous indiquez une adresse en clair (12 rue de l école, Paris), Google proposera un lien automatique vers une carte interactive. ^ Notez au passage que tous les événements de l agenda exemple ci-dessus auront pour lieu par défaut : GSR. $ Regardez maintenant la boîte encadrée de rouge. La capture d écran a été réalisée pendant que je remplissais cette partie. Vous pouvez toujours la renseigner et la modifier plus tard, mais c est toujours une bonne idée de le faire dès la création de l agenda. Voyons maintenant en détail comment cela fonctionne. 2. Partager un agenda Cette opération est essentielle pour un travail en collaboration. Le principe est simple : le propriétaire d un agenda (et lui-seul) désigne les personnes qui auront le droit de voir ou modifier les informations de l agenda que vous avez créé. $ Dans l exemple ci-dessus, vous constatez que «samuelmarin@wanadoo.fr» est écrit en caractères gras, et que «Apporter des modifications ET gérer le partage» n est pas une option mais une information. C est logique, le compte Google associé à cet agenda est ici le propriétaire et personne n a le droit de le destituer, pas même lui-même. q Comment ça marche? ] C est simple : j écris l adresse mail de la personne qui possède un compte Google agenda et qui est intéressée par l agenda que je crée. (Attention à l orthographe!) Ensuite, avec la liste déroulante à droite, je détermine les droits de cette personne pour cet agenda (et seulement celui-ci). Enfin, je clique sur «Ajouter la personne». Notez que dans l exemple ci-dessus j ai ajouté correctement «mon-adjointe@ac-grenoble.fr» mais je n ai pas encore terminé d ajouter «mon-secrétairechéri@ac-grenoble.fr».

5 q Quelles sont mes options? ] Voici le contenu de la liste déroulante : La première option est à utiliser avec parcimonie. Vous donnez à la personne autant de droits que vous en avez. En particulier, cette personne aurait le droit d ajouter d autres utilisateurs au partage de l agenda, et de leur céder des droits. Ne le faites que si c est nécessaire et pour une personne de confiance. La deuxième option offre à la personne le droit de changer les événements (date, heure, titre, création, suppression, etc.). A n utiliser que pour partager un agenda complètement. La troisième option est sans doute la plus courante : l utilisateur voit toutes les informations de l agenda mais n a aucun droit d écriture, de suppression, de modification. Enfin, la dernière ligne ne servira que si vous souhaitez permettre à la personne de savoir que vous êtes indisponible aux horaires des événements, sans que cette personne ne sache ni où vous êtes, ni ce que vous faites. $ Retenez bien que chaque personne à qui vous donnez des droits peut avoir des droits différents : votre secrétaire peut modifier l agenda rendez-vous, un professeur peut n avoir que le droit de lire vos événements, un IA peut ne connaître que vos disponibilités. C est vous qui décidez pour chaque agenda, pour chaque personne. 3. Opérations diverses Si vous passez votre souris sur le nom d un agenda, dans la liste à gauche de votre écran, une petite flèche apparaît. Cliquez dessus et la liste d options ci-dessous apparaît. a. Affichage des couches Si vous cliquez sur «Afficher uniquement cet agenda», tous les autres de la liste vont disparaître de l affichage général. Leur couleur passera au blanc dans la liste. Notez qu il n y a pas d option (pour le moment?) pour faire réapparaître tous les agendas d un seul clic. A vous de les rétablir un par un. $ Il suffit de cliquer sur le nom d un agenda dans la liste pour le faire apparaître ou disparaître. ^ Cette fonction est particulièrement pratique pour rendre lisible un ou plusieurs agenda en particulier. N oubliez jamais de rétablir l affichage, pour ne pas oublier d événement. b. Les notifications Le comportement des notifications est programmé par défaut à la création du premier agenda. Vous pouvez par la suite spécifier des notifications par défaut pour un agenda en particulier, et même événement par événement. ^ Le principe est simple : vous recevez un qui rappelle à un temps donné (une heure avant, par exemple) l événement programmé. Pratique si vous avez un Smartphone par exemple.