Guide de la Réunion en ligne

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1 Le serveur de communication IceWarp Guide de la Réunion en ligne Version 11 Avril 2014 Icewarp France / DARNIS Informatique

2 i Sommaire Guide de la Réunion en ligne 1 Présentation... 1 Démarrer une Réunion en ligne... 1 Rejoindre une Réunion en ligne... 4 Programmer une Réunion en ligne... 5 Fonctions offertes par la Réunion en ligne... 5 Gestion des participants... 5 Messagerie instantanée avec les participants... 5 Actions sur les participants... 6 Partage de l'écran... 6 Liste des participants... 7 Tableau blanc... 7 Sélection de la fenêtre... 8 Transfert de fichiers... 9 Réglages Configurer les Réunions en ligne... 11

3 1 Guide de la Réunion en ligne Présentation La Réunion en ligne est un nouveau service de la version 11 du serveur IceWarp. Ce service s'appelle Meeting en anglais et peut aussi s'appeler Conférence en français. Ce document donne le mode d'emploi pour les utilisateurs de la réunion en ligne, il explique comment: Démarrer une Réunion en ligne Rentrer dans une Réunion en ligne existante Programmer une Réunion en ligne Utiliser une réunion en ligne Puis un paragraphe explique comment l'administrateur doit configurer ce service. Il peut être utile de consulter la documentation sur le Client Web avant d'organiser une réunion ainsi que la documentation sur le Web Phone. Démarrer une Réunion en ligne Une Réunion en ligne se démarre obligatoirement à partir du Client Web. Il faut donc se connecter au client Web avec un compte ayant le droit d'utiliser la Réunion en ligne. Il faut aller ensuite sur le menu Créer -> Nouvelle réunion -> Démarrer la réunion maintenant Il est possible aussi de cliquer sur l'icone situé en haut à droite du Client Web. Il est nécessaire que le WebPhone fonctionne et soit connecté, ceci peut se vérifier en cliquant sur le bouton

4 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 2 Au démarrage de la réunion en ligne, la fenêtre suivante s'ouvre : La partie gauche de la fenêtre est visible par tous les participants, la partie droite uniquement par l'organisateur. Les icones ont la signification suivante : Icone Description Cliquer sur cet icone pour arrêter le microphone, cliquer à nouveau pour le remettre en service Cliquer sur cet icone pour arrêter le haut-parleur, cliquer à nouveau pour le remettre en service En cliquant sur cet icone, on obtient des informations sur la réunion en cours (voir détails ci-dessous). En tant qu'organisateur de la réunion en ligne, ce bouton permet d'inviter des participants. Une fenêtre de création d'un est ouverte. Les destinataires recevront l'invitation à la réunion. Ils pourront participer à la réunion en cliquant sur le bouton de participation qui est inséré au moment de l'envoi. Cliquer sur ce bouton afin de partager votre écran avec les participants de la réunion en ligne. Pour plus de détails, voir le chapitre sur ce sujet. Il est possible d'enregistrer les dialogues de la réunion en ligne. Le fichier est enregistré dans le dossier document de l'organisateur.

5 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 3 Description de la fenêtre d'information Champ Description URL ID URL de la page Web permettant de rejoindre la Réunion en ligne. Un login est nécessaire. Identification complète de la réunion en ligne Cliquez le bouton pour inviter d'autres participants. Une fenêtre de création d'un est ouverte. Les destinataires recevront l'invitation à la réunion. Ils pourront participer à la réunion en cliquant sur le bouton de participation qui est inséré au moment de l'envoi. VoIP Téléphone ID d'appel Numéro permettant d'accéder à la Réunion en ligne avec un téléphone SIP (comme le WebPhone du Client Web) Numéro permettant de rejoindre la Réunion en ligne avec un téléphone du réseau RTC Numéro d'identification de la réunion en ligne

6 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 4 Rejoindre une Réunion en ligne On peut rejoindre une réunion en ligne existante à partir : 1 - Du Client Web en allant sur le menu Créer -> Nouvelle réunion -> Rejoindre une réunion en cours Il faut rentrer l'identifiant de la réunion et cliquer sur Valider. 2 - A la réception du message d'invitation en cliquant sur le bouton de participation "Rejoindre la réunion" Le message reçu se présente de cette façon sous le Client Web :

7 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 5 Programmer une Réunion en ligne 1 - Sur le Client Web, aller sur le menu Créer -> Nouvelle réunion -> Planifier la réunion Vous pouvez aussi créer un nouvel événement et cliquer sur l'option "Réunion en ligne" dans l'onglet Général de l'événement. 2 - Sur l'onglet Général, remplir au minimum le champ Objet et la date de début de la réunion. 3 - Dans l'onglet Planification, ajoutez les participants à la réunion en ligne 4 - Les participants reçoivent le message d'invitation et ils peuvent l'accepter ou la décliner. Vous serez informé des participations par un message et par l'onglet Planification de l'événement attaché à la réunion en ligne. Fonctions offertes par la Réunion en ligne Gestion des participants Messagerie instantanée avec les participants En cliquant sur un nom de la colonne de gauche, il est possible d'échanger des messages avec un participant ou avec tous les participants. Par exemple :

8 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 6 Actions sur les participants Si vous êtes l'organisateur de la réunion en ligne ou un modérateur, vous avez accès au menu suivant sur chaque participant : Action Démarrer une conversation privée Description Cliquez sur ce menu pour démarrer un échange de message privé avec ce participant (il suffit aussi de cliquer sur le nom). Pour arrêter l'échange, cliquer sur la croix située après le nom en bas de la fenêtre. Donner le statut modérateur Rejeter un participant Permet de donner le statut de modérateur au participant. Les droits du modérateur sont les mêmes que ceux de l'organisateur à l'exception du droit d'enregistrement des conversations réservé à ce dernier. Termine la réunion pour ce participant Partage de l'écran Après avoir cliquée sur "Ecran partagé", une fenêtre s'ouvre. Les cinq icones permettent de choisir l'action désirée. Les icones permettent de gérer l'enregistrement de la réunion.

9 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 7 Liste des participants Tableau blanc Le tableau blanc permet de dessiner sur l'écran et permet aux participants de voir ce que vous dessinez. Le clic droit permet d'annuler l'outil en cours. En cliquant sur la croix à droite du nom de l'application, on la ferme. Les icones du tableau blanc permettent de choisir les formes, les couleurs, un pointeur laser, une gomme... L'écran dessiné peut être enregistré par

10 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 8 Sélection de la fenêtre Avec ce bouton, vous pouvez choisir la fenêtre que vous voulez partager. Il faut cocher les fenêtres visibles et décocher les autres. Une fenêtre de prévisualisation vous indique ce que les participants voient.

11 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 9 Transfert de fichiers Pour transférer un fichier pendant le partage d'écran, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le fichier puis les destinataires du fichier.

12 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 10 Réglages Ces écrans permettent de configurer les préférences pour la réunion en ligne.

13 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 11 Configurer les Réunions en ligne L'administrateur du serveur doit vérifier que la réunion en ligne est bien activée sur la console d'administration. L'onglet Réunion en ligne doit se présenter ce cette façon :

14 Serveur IceWarp - guide de la réunion en ligne 12 Les services VoIP et Réunions en ligne doivent être activés (en vert) : Des licences doivent être disponibles pour les Réunions en ligne (menu Aide -> Licence...) : Il existe des documentations permettant à l'administrateur de configurer les services (serveur dans Télécharger -> Documentation). En particulier : Pour la voix sur IP : Mise en œuvre des communications avec SIP Pour le Client Web : Guide d'administration du client Web

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