Réunion des membres du Club de Voile Sansoucy

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1 Réunion des membres du Club de Voile Sansoucy Date: Samedi le 7 mai 2011, 10:00 Responsable: Alain Cormier Secrétaire Trésorier Ordre du jour: Résumé de la rencontre du Comité 2010 Revue des activités et des finances de la saison 2010 Élection du comité 2011 Revue des suggestions Charte du comité Nom du club Le nom officiel de NOTRE club de voile est: Le Club de Voile Sansoucy. Quoique la marque Mystère y soit très populaire, toute personne qui s intéresse à la voile peut se joindre à notre club. De nombreux propriétaires de bateaux sont souvent seuls et ne demandent pas mieux que de trouver un(e) coéquipier(ère). Directions du Comité Les membres du Comité et du club ne cherchent aucune rémunération ou faveur pour leur participation à titre d organisateurs ou de participants. Le Comité n est pas payé, il ne reçoit et il ne s attend à rien. Le motif principal du club est l amour de la voile. Le Comité doit être autonome financièrement. C est un organisme à but non-lucratif dont les activités sont financées entièrement par ses membres et l aide du Club de voile Sansoucy. Objectifs du Comité Avoir du FUN Promouvoir la voile et le catamaran de sport. Augmenter la participation et l entraide entre tous les membres actuels au Club de voile Sansoucy.

2 Attirer de nouveaux membres pour assurer l avenir du club de voile. Définition des rôles Commodore Rôle d informateur auprès des membres afin de faire connaître le comité et les activités prévues au calendrier. Il aura aussi comme rôle de rassembler les membres et de favoriser une bonne entraide et entente entre eux. De plus, il agira dans plusieurs situations à titre de conseiller puisqu il possède beaucoup d expérience autant pour ce qui est de la voile et de ses techniques, que pour la compétition et l organisation des courses. Il est toutefois important de mentionner que le Commodore n est pas responsable des activités organisées par le Club de voile, il est plutôt le lien entre le Comité, l administration du club et les membres. Vice-Commodore Le poste de Vice-Commodore consiste à s assurer que les suggestions des membres par rapport au site seront communiquées à l administration du club. Il agira aussi comme agent de communication entre les organisateurs d activités, l administration du club et les membres. Une autre de ses fonctions est de supporter le commodore dans ses responsabilités, incluant le remplacer lorsque requis. Secrétaire-Trésorier Ce rôle consiste à tenir les finances des activités qui seront organisées, et ainsi remettre un rapport financier aux membres du club à la fin de la saison. Tenir à jour tous les documents du comité, incluant les minutes de réunions, la charte, etc. Il sera responsable de la correspondance entre le Comité et les membres ainsi que de tenir le babillard à jour. Ce rôle servira aussi à coordonner les commandites provenant des recherches et du bouche à oreilles des membres. Sa responsabilité sera de communiquer avec les commanditaires identifiés pour les activités et le site Web et de définir l éthique devant être appliquée entre ceux-ci. Acheteurs Ce rôle consiste à s assurer de l approvisionnement régulier des articles divers fournis aux membres, c est-à-dire : nourriture, articles pour les activités, etc. Organisateurs Ces rôles consistent à être responsables d une ou de plusieurs activités qui se dérouleront durant la saison. Leurs responsabilités sont: Planifier les activités ainsi que les activités de remplacement Communications des activités au Comité ainsi qu aux membres Obtenir la participation des membres pour aider à l organisation

3 Organiser les activités Animation des activités Gérer les finances Club de voile Sansoucy Responsable de course Responsable lors de la tenue de courses officielles au club de voile. C'est lui qui s'assure que les règlements sont suivis. Calculateur de course Responsable de l'entrée des résultats de course pour les amicales du mercredi. Webmestre Responsable du site Web du club social du club de voile Sansoucy. Site Web du club social Pour l année 2010, le site Web a continué d évoluer. Encore une fois, certaines informations peuvent seulement être changées par le comité (le contenu au niveau des activités, résultats, compte rendu et autre). Pour le reste des informations, les membres peuvent la modifier et en ajouter. Une moyenne de 400 à 500 visites par mois, provenant de 17 pays différents. Entre 70% et 80% des visiteurs reviennent à chaque mois. Activités de la saison 2010 Les Amicales de mercredi soir En 2010 nous avons connu une 15 à 20 participants par semaine. Seulement 3 courses d annulées. Suggestions pour 2011 : o Inclure 2 classes avec 2 départs (Classe B en premier et classe A 5 minutes après) o Inclure plus d échanges de barreur o Départ à 19 :15 aulieu de 19 :00

4 26 juin, 24 juillet et 21 août 2010 Sortie pleine lune 2 sorties annulées, Très bonne idée de prendre tous les pleines lunes, plusieurs membres ont participé aux sorties. o Garder l activité. o Bien identifier les équipes et les bateaux à l heure du souper o Identifier l heure du départ o Équipage minimum de 2 o Définir trajet prévu o Bateau moteur o Fournir le # de cellulaire sur le bateau ou le canal monitoré du VHF o Bien définir les règlements : Feu de navigation obligatoire, port de la ceinture, lampe de poche personnelle ou un baton, rame, cellulaire et/ou VHF, outils et pièces de rechange, habillement requis, distance entre les bateaux d une même équipe, technique en cas de chavirage. 15 mai 2010 Grand nettoyage Bonne participation. Ceci améliore l état des installations utilisées par les membres mais nous devons publiciser encore plus pour avoir une meilleure participation. o Garder l activité. o Faire le ménage de la cuisine. 5 juin 2010 Clinique d ajustement Bonne participation, très apprécié des nouveaux membres. o Garder l activité. o Inclure vérification des éléments de sécurité

5 26 Juin 2010 Chasse aux trésors et souper aux brochettes" Excellente participation, super party. Les questions étaient intéressantes. Le concept est toujours très intéressant car il permet aux membres de participer à leur rythme. Mettre un grand focus sur cette activité car elle représente le lancement de la saison. o Inclure petites activités additionnelles. 27 Juin 2010 Le déjeuner du Commodore Participation modérée des membres, ceci amène beaucoup de travail pour les organisateurs. 7 août 2010 Catamaran en fêtes" Bonne participation des membres mais peu d invités. Cette activité devrait être sous la responsabilité du club de voile. 14 août Épluchette et fesse de porc dans la poubelle Excellente participation des gens, plus de 70 personnes au souper. C est une activité qui doit continuer cette année. Garder le souper de fesse de porc la même journée. Le comité a payé le blé-d inde par le comité. 21 août 2010 La course des petits bateaux et souper spaghetti Il faisait très froid et il pleuvait. Très peu de participation. C est une activité familiale qui devrait revenir cette année. 4 septembre La petite Withbread & Souper des dindes dans la poubelle Il ventait très fort, la participation diminuait au fur et à mesure que la journée avançait. La participation au souper a diminué par rapport aux autres années. Le concept demeure très intéressant pour tous les membres et comme l activité s est déroulé au club, ceci donnait la chance aux autres membres d assister aux départs et arrivés des participants. Cette activité devrait continuer. 18 Septembre 2010 L eau revoir Le souper de clôture doit rester. Baisse de popularité d environ 15 personnes. La salle communautaire de Pointe- Calumet est bonne et sera la place de choix pour le souper de clôture si nous gardons ce concept. Possibilité de prendre restaurant avec salle pour réduire le temps de préparation des organisateurs.

6 Finances 2010 Revenue 2010 Balance Ouverture $ Rev. Nourriture 5, $ REVENUS TOTAUX 6, $ Dépenses 2010 Activités $ Article 1, $ Cadeaux $ Nourriture 3, $ Site Web $ DÉPENSES TOTALES 5, $ Fermeture $

7 Nomination du comité 2011: Commodore : Conrad Chevalier Vice Commodore: François Yelle Secrétaire trésorier : Alain Cormier Acheteurs : Rick Waters Responsable course : Yves Sansoucy Photographe : Rick Waters Comité de protêt : TBD au meeting de la course Marqueur course : TBD Calculateur course : Mario Ducharme Webmestre : François Yelle Cuisinier : Identification à chaque semaine pour la semaine prochaine, cédule cook et ramassage Organisateurs : Manon Brière / Daniel Grand Nettoyage (21 mai) Charly Lambert Clinique d ajustement (4 juin) Charly Lambert Fin de semaine de vitesse (11 juin) Christian Carle - Chasse aux trésors / Brochettes (25 juin) Yanick Sansoucy Portes ouvertes (9 juillet) Paul Pagé / Martine Parent Épluchette (20 août) Alain Cormier Souper de clôture (17 septembre) Nathalie Julien Sortie Pleine lune (16 juillet, 13 août) Bénévoles : Patrick Bushey, Claude Chamberland, Guylain Fortier, Chantal Marcil Suggestions en général pour 2011 : Pour le Club/École Participation des membres pour rénovation du club o Liste de choses à réparer Remplir la plage (prime spéciale par membre) Pour le comité Personne ne peut être voté dans le comité à moins que celui-ci ait avisé d avance, Fin de la réunion des membres Fin 11h :30