PRÉSENTATION TECHNIQUE DU PROGRAMME KDFM

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1 PRÉSENTATION TECHNIQUE DU PROGRAMME KDFM 1E PARTIE : INFORMATIONS TECHNIQUES GÉNÉRALES 2E PARTIE : GUIDE DE DÉMARRAGE RAPIDE 3E PARTIE : QUESTIONS ET RÉPONSES SUR LE PROGRAMME KDFM 4E PARTIE : CARACTÉRISTIQUES/ FONCTIONS DÉTAILLÉES DU PROGRAMME KDFM 5E PARTIE : EXEMPLES DE «RAPPORT GRAPHIQUE» 6E PARTIE : INFORMATIONS CONTACT 1E PARTIE : INFORMATIONS TECHNIQUES GÉNÉRALES Sécurité Maintenir la sécurité et la non violation des données du client est la clé de nos programmes Dealer Fleet Management. Une fois collectées, les données ne peuvent jamais être changées ou modifiées par qui que ce soit. Nous ne partagerons jamais les informations de vos contacts avec une quelconque entité pour quelque raison que ce soit sans votre autorisation expresse. Vous détenez la clé des personnes qui peuvent accéder aux données et quelles sont les données auxquelles elles peuvent accéder. Notre logiciel et notre interface utilisateur sont sécurisés par un cryptage RSA 1024 bits, qui dispose du même niveau de sécurité que votre logiciel de banque en ligne. Interface Web 8Tous les accès externes s effectuent via une identification sécurisée (nom d utilisateur et mot de passe) et uniquement par l application Web sécurisée à : 8L accès à l application Web sécurisée s effectue avec des cryptages SSL 128 bits. Balayage 8Le balayage SNMP est effectué uniquement sur le réseau interne, via le port standard SNMP (port UDP 161). 8L agent de collecte (AC) utilise la transmission unicast pour communiquer à chaque adresse IP dans la plage de balayage qui a été configurée. Aucun paquet de diffusion n est envoyé. 8Une chaîne communautaire peut être indiquée dans la configuration de l AC si nécessaire. Collecte des données de l AC 8Nom de l imprimante, fabricant et modèle 8 Emplacement 8 Numéro de série 8 Adresse IP 8 Adresse MAC 8 Compteur de pages 8 Niveaux de toner 8État/Alertes (par ex. plus de papier, bourrage papier)

2 Les informations suivantes sont uniquement réunies et transmises vers le serveur sécurisé via notre AC. Aucune donnée personnelle ou d utilisateur n est collectée : Transmission des données 8L AC se connecte au serveur des programmes uniquement via une connexion sortante. Il n existe aucune connexion inverse effectuée de notre serveur de programmes à l AC. 8HTTPS est la méthode d envoi par défaut dans la fenêtre de configuration de l AC. Ceci permet d assurer que les données sont cryptées pendant la transmission en utilisant les protocoles de sécurité internet standard (SSL 128 bits sur le port TCP 443). Si le HTTPS n est pas disponible, l AC utilisera la méthode d envoi HTTP. 8HTTPS (SSL 128 bits) est le même système de sécurité que celui utilisé pour les opérations bancaires en ligne ou l achat de marchandises en ligne des principaux sites marchands. 8Le serveur envoie une simple confirmation de réception des données, mais sans qu aucune donnée ne soit renvoyée à l AC en réponse à la transmission. Cette réponse est cryptée de la même façon que la transmission elle-même. Conservation des données 8 Le serveur de nos programmes est situé dans un environnement physiquement sécurisé. 8Le serveur de nos programmes est situé derrière un pare-feu dédié qui bloque tout accès externe à l exception de celui requis pour le fonctionnement du programme Dealer Fleet Management de Katun. 8Le serveur est maintenu à jour avec les derniers patchs de fonctionnement du système, les patchs de sécurité et les mises à jour de l antivirus. 8Les identifiants d administration du serveur sont réduits à un nombre très limité du personnel qui demande un accès uniquement pour raison de maintenance de routine et des questions de sauvegarde. Données hébergées Vos données seront hébergées 24h/24, 7j/7 dans un complexe sécurisé qui inclut : 8 Capacité suffisante de bande passante - Capacité Internet excédante pour que vous n ayez pas à vous soucier de votre bande passante. 8 Alimentation électrique redondante - Les systèmes électriques de notre centre de données sont conçus pour fonctionner sans interruption même dans le cas peu probable d une panne totale d électricité. Dans l éventualité d une panne d électricité prolongée, les générateurs diesel pourront fonctionner indéfiniment. 8 CVCA - L air circule, puis est filtré toutes les 45 secondes pour éliminer la poussière et les éléments contaminants. Les systèmes de contrôle de l environnement Liebert assurent le maintien du centre de données à une température constante. 8 Système de suppression du feu 8 Contrôle vidéo 24/24 pour plus de sécurité 8 Portes de sécurité auto-verrouillantes Si vous avez des questions restées sans réponse, vous pouvez télécharger puis supprimer définitivement toutes les données du portail Web du programme Dealer Fleet Management de Katun. Service Clientèle Nous assistons entièrement nos programmes ; les numéros de téléphone du service clientèle et les adresses électroniques figurent à la fin de ce document. L assistance est fournie par l un de nos spécialistes du programme, dans votre langue locale. Les chargés de support client sont disponibles du lundi au vendredi, pendant les heures normales de bureau, à partir de la date de mise en route du programme. L assistance inclut la réponse à toutes les questions concernant le suivi et l amélioration du programme.

3 2E PARTIE : GUIDE DE DÉMARRAGE RAPIDE Ce GUIDE DE DÉMARRAGE RAPIDE vous indiquera la procédure à suivre pour l installation d un nouveau client du début à la fin dans le programme Dealer Fleet Management de Katun. Vous devez posséder un identifiant de niveau revendeur sur le programme Dealer Fleet Management de Katun pour pouvoir effectuer cette procédure. APERÇU 1. Créez un compte client dans le programme Dealer Fleet Management de Katun. 2. Choisissez un ordinateur sur le site du client qui hébergera l agent de collecte (AC). 3. Téléchargez l AC sur l ordinateur du client. 4. Installez l AC. 5. Activez l AC. 6. Tracez les appareils en définissant des niveaux de suivi. 7. Personnalisez la configuration de l AC (facultatif). Étape 1 : Créez un compte client dans le programme Dealer Fleet Management de Katun 1. Vérifiez que vous êtes connecté sur le site Web Dealer Fleet Management de Katun avec un identifiant de niveau revendeur. 2. Déplacez-vous sur Administration, puis Clients, et cliquez sur le bouton Créer un nouveau client dans la barre d outils. Ceci vous amènera sur l écran des informations du client. 3. Sur l écran des informations du client, procédez aux étapes suivantes : a. Saisissez le nom de l entreprise du client dans le champ Nom de client. b. Si vous avez accès à plus d un revendeur, choisissez le revendeur approprié dans le menu déroulant Revendeur. c. Choisissez le fuseau horaire du client. Si les bureaux du client couvrent plusieurs fuseaux horaires, vous pouvez vous en occuper plus tard en créant plusieurs sites pour un client ;pour le moment, choisissez l un d entre eux. d. Saisissez les informations de contact du client. Au minimum, vous devez saisir un nom et une adresse électronique. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer au bas de la page pour créer le dossier du client. REMARQUE : Un site par défaut est créé lorsqu un client est ajouté au programme Dealer Fleet Management de Katun. Si vous avez plus d un site, vous pouvez les créer maintenant en revenant sur Administration, Clients et en cliquant sur le bouton Créer un nouveau site. Lorsque vous ajoutez un client, le client n obtient pas un identifiant d accès au programme Dealer Fleet Management de Katun. Si vous souhaitez autoriser le client à se connecter et visualiser ses informations, vous devez lui créer un compte Utilisateur. Pour le créer, connectez-vous au programme Dealer Fleet Management de Katun, allez sur Administration, Utilisateurs puis cliquez sur le bouton Créer un nouvel utilisateur. Étape 2 : Choisissez un ordinateur sur le site du client qui hébergera l agent de collecte (AC) L ordinateur que vous choisissez doit être un ordinateur qui reste toujours allumé. Cela peut être un ordinateur serveur, mais ce n est pas indispensable. Cet ordinateur doit également disposer de la configuration minimale suivante : 8 Microsoft Windows 2000, XP, Vista, 2000 Server ou 2003 Server

4 8 Processeur et RAM de puissance minimale recommandée pour le système d exploitation 8 20 Mo d espace disque dur Étape 3 : Téléchargez l AC sur l ordinateur du client Suivez le lien approprié pour télécharger la dernière version de l AC : Enregistrez le fichier sur le bureau ou dans tout autre emplacement où vous pourrez le retrouver facilement. Étape 4 : Installer l AC 1. Déplacez-vous à l endroit où vous avez enregistré le fichier téléchargé à l étape Faites un double clic sur le fichier pour lancer le processus d installation. 3. Cliquez sur «Suivant» pour démarrer l assistant d installation. 4. Cliquez sur «Suivant» pour installer l AC. 5. Cliquez sur «Terminer» lorsque l assistant d installation a terminé. Lorsque vous avez réussi à installer l AC, vous pouvez, si vous le souhaitez, supprimer le fichier que vous avez téléchargé. Étape 5 : Activer l AC 1. Lancez l Administrateur de l agent de collecte du programme Dealer Fleet Management de Katun. 2. Dans la boîte Licence de l Administrateur de l agent de collecte du programme Dealer Fleet Management de Katun, saisissez le code d activation pour le client / le site que vous êtes en train d activer. Ce code d activation vous a été envoyé par courrier électronique lorsque vous avez créé le client ou le site. 3. Cliquez sur Activer. 4. L accord de licence de l agent de collecte du programme Dealer Fleet Management de Katun s affichera. Sélectionnez «J accepte» pour poursuivre. 5. Une boîte de dialogue s affichera ensuite, informant l utilisateur que le contrat de licence a réussi. 6. Si un serveur Proxy est présent, vous pouvez configurer les paramètres du Proxy à ce moment-là. Pour de plus amples informations concernant les serveurs Proxy, veuillez consulter l article suivant :Pare-feu et Proxy du programme Dealer Fleet Management de Katun. Étape 6 : Configurer les niveaux de suivi des appareils Après le premier balayage effectué par l AC, vous devez paramétrer les niveaux de suivi des appareils avant qu ils n apparaissent sur le tableau de bord du programme Dealer Fleet Management de Katun. 1. Vérifiez que vous êtes connecté sur le site Web Dealer Fleet Management de Katun avec un identifiant de niveau revendeur. 2. Déplacez-vous sur Administration, puis Clients, et cliquez sur le signe + à côté du nom du client que vous êtes en train de paramétrer. 3. Vous verrez Site par défaut apparaître sous le nom du client. 4. Vérifiez que la colonne Balayage le plus récent du Site par défaut n indique pas «Jamais». Si elle indique «Jamais», alors l AC n a pas terminé son premier balayage, ou il n a pas été correctement activé. Dans ce cas, vous devrez soit attendre quelques minutes pour que le balayage soit terminé, soit vous devrez réactiver l AC. 5. Sivous voyez une date et une heure dans la colonne Balayage le plus récent, cliquez sur Site par défaut pour ouvrir l écran Informations du site. 6. Cliquez sur Appareils et sur l onglet Contrat de licence au milieu de la page. 7. La liste de tous les appareils détectés par l AC s affichera. Vérifiez tous les appareils, et décidez de ceux dont vous souhaitez effectuer le suivi.

5 8. Cochez les cases situées à côté de ces appareils. 9. Sélectionnez le niveau de suivi désiré dans la liste déroulante située au-dessus de la liste des appareils. 10. Cliquez sur le bouton Modifier les appareils sélectionnés. 11. Un écran de confirmation s affichera. 12. Si vous êtes sûr(e) de vouloir effectuer le suivi de ces appareils, cliquez sur le bouton Procéder. 13. S il y a des appareils dont vous ne souhaitez pas effectuer le suivi, répétez les étapes 8 à 12 pour ces appareils, en sélectionnant «Ne pas suivre» dans le niveau de suivi de l étape 9. Après avoir modifié le niveau de suivi, les appareils que vous suivez apparaîtront immédiatement sur le tableau de bord. Étape 7 (facultatif) : Personnaliser la configuration de l AC Lorsque vous avez installé l AC, il s est automatiquement configuré avec les paramètres appropriés pour la plupart des installations. Vous devrez peut-être personnaliser légèrement la configuration dans certaines situations. Par exemple, si l AC a besoin d effectuer le balayage de multiples sous-réseaux ou de balayer des réseaux distants sur un WAN, ceci peut nécessiter certains changements au niveau de la configuration. Si vous avez besoin de personnaliser la configuration de l AC, vous devez le faire directement depuis le site Web du programme Katun Dealer Fleet Management de Katun. Pour de plus amples informations sur la façon de procéder, veuillez consulter l aide en ligne. 3E PARTIE : QUESTIONS ET RÉPONSES SUR LE PROGRAMME KDFM Comment créer un nouveau «Client»? * Vous devez posséder un identifiant de niveau revendeur sur KDFM pour pouvoir exécuter ce processus. 1. Assurez-vous d être connecté sur le site Web KDFM à l aide d un identifiant de niveau revendeur. 2. Déplacez-vous sur Administration, puis «Clients», et cliquez sur le bouton «Créer un nouveau client» dans la barre d outils. Ceci vous amènera sur l écran des informations du client. 3. Sur l écran «Informations du client», procédez aux étapes suivantes : a. Saisissez le nom de l entreprise du client dans le champ «Nom de client». b. Si vous avez accès à plus d un revendeur, choisissez le revendeur approprié dans le menu déroulant «Revendeur». c. Choisissez la devise que vous souhaitez utiliser pour reporter les coûts de ce client. d. Choisissez le fuseau horaire du client. Si les bureaux du client couvrent plusieurs fuseaux horaires, vous pouvez vous en occuper plus tard en créant plusieurs sites pour un client ;pour le moment, choisissez l un d entre eux. e. Saisissez les informations de contact du client. Au minimum, vous devez saisir un nom et une adresse électronique. 4. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» au bas de la page pour créer le dossier du client. 5. Vous recevrez un contenant le code d activation pour le client que vous venez de créer. Ce code d activation est requis lors de l étape 5 ci-dessous. Comment créer un nouveau «Site»? * Vous devez posséder un identifiant de niveau revendeur sur KDFM pour pouvoir exécuter ce processus. 1. Assurez-vous d être connecté sur le site Web KDFM à l aide d un identifiant de niveau revendeur.

6 2. Déplacez-vous sur «Administration», puis «Clients», et cliquez sur le bouton «Créer un nouveau client» dans la barre d outils. Ceci vous amènera sur l écran «Données de site». 3. Sur l écran «Données de site», procédez à l opération suivante : a. Saisissez le nom du site dans le champ «Nom de site». b. Saisissez un numéro de site dans le champ numérique. Vous ne pouvez pas utiliser le même numéro pour plus d un site associé au même client. Si vous n êtes pas sûr, commencez à 100 et augmentez ce nombre de un pour chaque nouveau site que vous créez pour le client. c. Choisissez le client que vous souhaitez ajouter à ce site dans le menu déroulant «Client». d. Choisissez le fuseau horaire de ce site. Ce fuseau horaire sera utilisé pour tous les appareils sur le site. Le site peut comporter un fuseau horaire différent d autres sites pour un même client. e. Saisissez les informations de contact du site. Au minimum, vous devez saisir un nom et une adresse électronique. 4. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» au bas de la page pour créer le dossier du site. 5. Vous recevrez un contenant le code d activation. Comment créer un nouvel «Utilisateur»? 1. Connectez-vous au site Web KDFM. 2. Allez dans «Utilisateurs Administration». 3. Cliquez sur «Créer un nouvel utilisateur» en haut à droite de la page Web. 4. Saisissez un nom de contact et une adresse électronique pour l utilisateur. L adresse électronique sert à vous connecter au site Web KDFM. 5. Si vous souhaitez autoriser cet utilisateur à se connecter au site Web KDFM, sélectionnez la case «Cette personne peut se connecter au site Web». Cela permettra à l utilisateur d accéder au site KDFM avec le Niveau d accès qui lui aura été attribué. 6. Sélectionnez la langue d utilisateur et les préférences de format de l . Les s peuvent leur être envoyés au format Rich Text ou Plain Text. 7. Ajoutez les informations de contact associées à l utilisateur. 8. Attribuez le Niveau d accès associé à l utilisateur du site Web KDFM. Comment créer un affichage personnalisé pour le tableau de bord? Vous ne serez pas en mesure de modifier les affichages par défaut qui vous sont proposés. Pour cela, il vous faut créer une copie de l affichage correspondant étroitement à vos critères, puis éditer cet affichage copié et insérer/supprimer les colonnes nécessaires. Comment trouver un «Site», un «Client» ou une «Machine» dans la grande liste de mon affichage de tableau de bord? Suivez les étapes indiquées ci-dessous pour trouver le site que vous recherchez : 1. Cliquez sur le bouton «Tout agrandir». Cela élargira toutes les lignes actuellement masquées. 2. Maintenant, appuyez sur CTRL+F ou sur la touche F3, ce qui ouvrira la fenêtre «Rechercher» de votre navigateur. 3. Saisissez le nom du Site ou le numéro de série que vous recherchez. Sous Internet Explorer 7/8, vous devrez cliquer sur le bouton «Suivant» pour que le navigateur recherche une occurrence dans la page. Comment changer mon mot de passe? 1. Connectez-vous au site Web KDFM à l aide de votre adresse électronique et de votre mot de passe actuels.

7 2. Cliquez sur l onglet «Administration». 3. Sur la page d informations «Mon profil», saisissez votre nouveau mot de passe dans le champ «Changer le mot de passe». 4. Saisissez le même mot de passe dans le champ «Confirmer le mot de passe» pour confirmation. Si les mots de passe ne correspondent pas, vous verrez un astérisque (*) rouge s afficher à côté du champ «Changer le mot de passe». 5. Après avoir entré les deux mots de passe, cliquez sur le lien «Enregistrer» en haut à droite de la page. Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez demander sa réinitialisation : 1. Rendez-vous sur le site Web KDFM. 2. Cliquez sur le lien «J ai oublié mon mot de passe». 3. Saisissez l adresse électronique que vous utilisez pour vous connecter à KDFM. 4. Cliquez sur «Envoyer». 5. Votre nouveau mot de passe, généré automatiquement, vous sera alors envoyé sur votre messagerie électronique. 6. Après avoir reçu votre nouveau mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en suivant les étapes ci-dessus. Comment créer un «Rapport textuel»? 1. Connectez-vous au site Web KDFM. 2. Cliquez sur l onglet «Reporting». 3. Cliquez sur «Rapports textuels». 4. Sélectionnez soit «Rapport textuel personnalisé», «Relevé de facturation de client» ou «Rapport de volumes mensuels». 5. Suivez les instructions à l écran pour sélectionner ce que vous souhaitez voir figurer dans votre rapport. 6. Sélectionnez comment vous souhaitez que le rapport soit généré, cliquez sur «Générer un rapport». Comment créer un «Rapport graphique»? 1. Connectez-vous au site Web KDFM. 2. Cliquez sur l onglet «Reporting». 3. Cliquez sur «Rapports graphiques». 4. Sélectionnez le modèle de rapport que vous souhaitez créer. 5. Sélectionnez «Passer à l étape suivante». 6. Suivez les instructions à l écran pour sélectionner ce que vous souhaitez voir figurer dans votre rapport. 7. Sélectionnez la façon dont vous souhaitez que le rapport soit généré, cliquez sur «Générer». J effectue le suivi d un nouvel appareil. Comment inclure mon appareil à mon «Profil d alertes intelligent» existant? 8Si vous savez à l avance qu un profil intelligent doit être utilisé pour tous les nouveaux appareils disponibles en ligne, rendez-vous alors à la page «Données de profil intelligent» et décochez la case «Profil par défaut pour tous les nouveaux appareils». 8Si vous décidez qu un appareil donné doit partager le même profil que d autres, accédez au profil d alertes intelligent en question, rendez-vous en bas de la page puis décochez la case correspondant à l appareil concerné. Ensuite, cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour réaliser les modifications.

8 Le «Profil d alertes intelligent» que j ai créé peut-il avertir plusieurs personnes? Oui, sous la section «Alerter les personnes suivantes», vous pouvez sélectionner d autres personnes dans la liste déroulante ou ajouter des personnes à alerter. Puis-je définir un «Profil d alertes intelligent» comme profil par défaut pour tous les appareils? Oui, allez à la page «Données de profil intelligent» et décochez la case «Profil par défaut pour tous les nouveaux appareils», puis Enregistrez le profil d alertes intelligent. Puis-je effectuer un suivi des conditions multiples déclenchées? Oui, allez à la page «Données de profil intelligent» et décochez les cases pour lesquelles vous souhaitez déclencher une alerte. Cliquez ensuite sur le bouton «Enregistrer». Quel est l utilité des «Groupes de reporting»? Les «Groupes de reporting» consistent à offrir la possibilité de créer des rapports par groupes. Vous pouvez regrouper des appareils à partir de leur marque, puis utiliser ce groupe dans vos rapports. Comment fonctionne la couverture d encre dans KDFM? La couverture d encre est calculée pour chaque cartouche via la formule suivante : Couverture = 5 % * (encre utilisée * Rendement escompté à 5 % de couverture) / nombre réel de pages reproduites. Exemple : Imaginons qu une cartouche d encre ait un rendement nominal de pages à 5 % de couverture et que, du fait que KDFM a commencé à effectuer le suivi de l appareil, l encre a baissé de 25 % et pages ont été imprimées. 25 % * = pages. Pour une couverture de 5 %, l imprimante peut donc normalement reproduire pages. Toutefois, l imprimante n a reproduit que pages. La différence (1 500/1 000) signifie que nous avons réellement utilisé 1,5 fois la quantité d encre prévue (5 %), soit une couverture de 7,5 % pour cette cartouche. La précision de ce calcul est affectée par trois grands facteurs : 1. Disposer d un chiffre de rendement escompté correct qui interviendra dans le calcul (configuré dans le profil Coût réel de l appareil dans KDFM). 2. La précision du reporting de niveau de l encre. Les appareils Ricoh, en particulier, ne reportent généralement qu une consommation d encre par incréments de 10 %, ce qui signifie que les valeurs de couverture figureront dans la tranche élevée dès que l encre «baisse» de 50 % à 40 %, et diminueront lorsque l encre se rapproche du niveau de «baisse» suivant. D autres fabricants disposent d appareils qui mesurent les niveaux de toner de manière plus précise que par incréments de 10 % ; autrement dit, le calcul de couverture est toujours légèrement plus précis. 3. La durée d un appareil pour laquelle un appareil a été suivi (nombre de données disponibles). Plus la durée de suivi d un appareil par KDFM sera longue et plus le système aura d expérience dans ses modèles de consommation d encre, et la valeur de couverture aura donc tendance à devenir à la fois plus stable et plus précise au fil du temps. Qu est-ce que cela signifie lorsqu un appareil affiche une simple petite case verte indiquant «OK» par rapport au % d encre restante? Généralement, cette case signifie qu il s agit de la seule information rapportée par l appareil. Si vous ouvrez la page Web incorporée de l appareil, vous ne devriez normalement pas voir l appareil rapporter le toner sous forme de pourcentage. Cet appareil affichera «OK», «Toner presque vide» ou «Vide». Comment KDFM détecte-il un changement de toner? KDFM détecte si un toner a été changé au moment où le toner précédent affichait «Vide» ou «Faible». Au-delà, KDFM le considère comme un changement. En théorie, il est donc possible, s il affichait «Faible» et que quelqu un l a ensuite secoué, le faisant alors remonter au-dessus de ce seuil, qu il ait effectué un relevé erroné (positif) du changement de toner.

9 Comment créer un «Profil de coût réel»? Un «Profil de coût réel» sert à calculer le coût réel de chaque appareil pris en charge. La fonction impressions-parcartouche est requise pour calculer la «Couverture» dans la section «Fournitures» du «Tableau de bord». Pour créer un nouveau «Profil de coût réel», connectez-vous au site Web KDFM, cliquez sur «Gestion d appareil -> Profils de coût réel». En haut à droite, cliquez sur «Créer un nouveau profil de coût réel». 1. Attribuez un nom pertinent au nouveau profil. Ce nom vous permettra de référencer le profil sur l écran «Profils de coût réel» et sur le «Tableau de bord». 2. Saisissez les données de «Profil». Si vous ne connaissez pas l une des valeurs ou ne souhaitez pas l utiliser dans le calcul, laissez-la vierge. a. «Coûts de toner» et nombre d impressions rendues par une seule cartouche. Le rendement estimé par cartouche figure généralement sur le site Web du fabricant. b. Le «Coût en papier» s élève généralement à 500 feuilles. c. Le «Prix d achat d appareil» est le prix d acquisition ou de location. d. «Délai d amortissement de l appareil» est le nombre de mois au bout desquels le prix d achat est amorti. 3. Ajouter des appareils qui utiliseront ce profil. Sous la section «Appareils» de l écran «Données de profils de coût réel», cliquez sur la commande associée «Ajouter des appareils». Cela affichera l écran «Sélection d appareil». Utilisez cet écran pour rechercher des appareils à partir du client et/ou du site. Un filtre peut être utilisé pour affiner la liste des appareils. Par exemple, vous pouvez utiliser le filtre pour localiser uniquement les appareils issus d un fabricant en particulier. Utilisez les cases pour sélectionner les appareils que vous souhaitez inclure dans le profil. Vous pouvez sélectionner tous les appareils en cliquant sur la case à côté de «Fabricant». Une fois que vous avez terminé, cliquez sur «Terminé» sur l écran «Sélection d appareil». 4. Vous pouvez configurer le profil par défaut pour les nouveaux appareils ajoutés au client/site ou utiliser le profil par défaut pour un modèle donné. Dans la section «Profil par défaut» : a. Cochez «Utiliser ce profil par défaut pour les nouveaux appareils». b. Sélectionnez un Niveau de client/site à partir des menus déroulants ou cochez «N utiliser que ce profil par défaut pour le modèle suivant», puis sélectionnez un modèle dans la liste déroulante. Comment mettre à jour des appareils par blocs dans KDFM? 1. Connectez-vous au site Web KDFM. 2. Cliquez sur «Gestion d appareil». 3. Cliquez sur «Mise à jour d appareil par blocs». 4. Sélectionnez le site que vous souhaitez mettre à jour dans la liste déroulante. 5. Si vous souhaitez un fichier CSV d essai à partir duquel travailler, cliquez sur le bouton «Télécharger». Vous serez redirigé vers un emplacement où enregistrer le fichier. 6. Vous pouvez éditer le fichier CSV pour ajouter d autres informations aux appareils existants dans KDFM comme le Numéro d inventaire, l Emplacement, etc. 7. Après avoir modifié le fichier, enregistrez les changements. Si vous utilisez un tableur pour éditer le fichier, veillez à enregistrer le fichier au format CSV. 8. Cliquez sur le bouton «Parcourir» pour naviguer vers le fichier que vous souhaitez charger puis cliquez sur le bouton «Charger». Informations sur le format CSV Le fichier CSV que vous chargez vers KDFM doit correspondre à un format spécifique. Le fichier CSV comporte 12 champs, dont la plupart sont facultatifs. Si un champ facultatif est laissé vierge, il ne sera pas mis à jour sur le

10 serveur et la valeur actuelle restera telle quelle. L ordre des champs a son importance et il faut impérativement 12 champs dans le fichier CSV, même si beaucoup sont vierges. 1. Nom d appareil (facultatif) 2. Emplacement (facultatif) 3. Numéro de série (facultatif) 4. Numéro d inventaire (facultatif) 5. Adresse IP (facultatif) 6. Adresse MAC au format AA-BB-CC (facultatif) 7. Version Firmware (facultatif) 8. Ancienneté de l appareil (facultatif) - Cela sera uniquement mis à jour pour les appareils non suivis par l AC (appareils manuels). 9. Ancienneté couleur de l appareil (facultatif) - Cela ne sera mis à jour que pour les appareils non suivis par l AC (appareils manuels). 10. Identifiant de l appareil (obligatoire) - Pour la plupart des appareils, l identifiant est leur adresse MAC au format AA-BB-CC Pour les appareils locaux ou les appareils manuels, leurs identifiants varient. Pour les obtenir, téléchargez un fichier CSV d essai pour le site, tel que décrit précédemment. 11. Champ personnalisé 1 (facultatif) 12. Champ personnalisé 2 (facultatif) Comment ajouter manuellement un appareil? L entrée Nouvel appareil manuel est uniquement utilisée pour ajouter des photocopieurs non reliés à un réseau ou non PnP et ne sert pas à ajouter d appareils pouvant être détectés par moteur AC. Hormis le Nom d appareil et le Total de pages, tous les champs sont facultatifs. 1. Connectez-vous au site Web KDFM. 2. Cliquez sur «Gestion d appareil». 3. Cliquez sur «Nouvel appareil manuel». 4. Saisissez le «Nom d appareil». 5. Dans le menu déroulant, sélectionnez le site de l appareil. 6. Dans le menu déroulant «Modèle», sélectionnez le modèle de l appareil. Si l appareil n est pas mentionné, cliquez sur «Signaler modèle manquant» pour que le modèle soit ajouté à la liste de modèles. 7. Renseignez les données facultatives des champs restants. 8. Ajoutez le «Total de pages» pour l appareil. 9. Si l appareil est une application couleur, saisissez le «Total de pages en couleur». 10. Cliquez sur «Enregistrer» une fois terminé. Comment configurer une «Plage de balayage personnalisée»? Pour créer des «Plages de balayage personnalisées» : 1. Cliquez sur le bouton radio «Plage(s) de balayage personnalisées». 2. Cliquez sur le bouton «Ajouter une plage de balayage personnalisée».

11 3. Trois zones de textes s affichent alors. Saisissez une adresse IP valide pour les fenêtres «Balayer depuis» et «Balayer vers». 4. La fenêtre Sous-réseau sera renseignée par une valeur par défaut à partir de la Plage d adresse IP que vous avez saisie. Si la valeur par défaut est incorrecte pour le réseau balayé, modifiez alors la valeur de sous-réseau en fonction. 5. Après avoir saisi la plage IP souhaitée, cliquez sur le bouton «OK». 6. Les adresses IP que vous venez de saisir figureront dans le tableau. 7. Répétez les étapes 1 à 5 jusqu à ce que toutes les plages d adresse IP aient été saisies. 8. Ensuite, cliquez sur le bouton «Enregistrer» au bas de la page. Pour supprimer une «Plage de balayage personnalisée» : 1. Cliquez sur le bouton radio «Plage(s) de balayage personnalisées». 2. Une liste de plages IP personnalisées s affiche. 3. Pour la plage IP que vous souhaitez supprimer, cliquez sur le bouton «Supprimer» situé dans la colonne de droite du tableau «Plage de balayage personnalisée». 4. Après avoir supprimé les plages IP, cliquez sur le bouton «Enregistrer» au bas de la page. Pour ajouter ou supprimer plusieurs plages de balayage par blocs : Si vous avez choisi de configurer des plages de balayage personnalisées, il peut s avérer plus rapide de les mettre à jour par blocs au lieu de les saisir une par une. Vous pouvez les mettre à jour par blocs de la manière suivante : 1. Allez à la section «Mise à jour par blocs de plage de balayage» sur la page. 2. Dans le champ «Plages de balayage», saisissez les plages de balayage : a. Saisissez une plage de balayage par ligne. b. Utilisez le format suivant : - Depuis l adresse - Vers l adresse - Sous-réseau 3. Pour ajouter ces intervalles à la liste actuelle, cliquez sur le bouton «Ajouter des plages». 4. Ou, pour remplacer entièrement la liste actuelle par ces plages, cliquez sur le bouton «Remplacer des plages». Par exemple, supposons que vous avez saisi les valeurs suivantes dans le champ «Plages de balayage» puis cliqué sur le bouton «Ajouter des plages» : , , , , On aurait alors deux plages de balayage ajoutées à la liste : Une plage de balayage de à via le sous-réseau , et une seconde plage de à 192, via le sous-réseau Connaissez-vous les spécifications liées au trafic réseau du moteur d Agent de Collecte? Trafic réseau AC lors d un balayage : 8L AC ne crée pas de trafic réseau avant le lancement d un balayage (par défaut, le balayage est programmé toutes les 60 minutes). 8 Après le début d un balayage, l AC créera environ 30 à 50 Ko de trafic réseau bi-directionnel par appareil balayé.

12 Taille du fichier chargé Agent de Collecte : 8L AC crée un fichier encodé contenant les informations de balayage de chaque appareil. Ce fichier est ensuite envoyé à KATUN pour figurer sur le portail Web KDFM. 8 La taille du fichier est environ de 5 Ko par appareil balayé. Est-ce que l Agent de Collecte peut être installé sur un ordinateur supportant les systèmes d exploitation Windows et Mac? Non, l Agent de Collecte est uniquement pris en charge sur les systèmes d exploitation Windows. Consultez les exigences dans la section Guide de démarrage rapide. Quelle est la différence entre «Balayage rapide» et «Balayage ponctuel»? «Balayage rapide» (toutes les 60 minutes par défaut) réalise un balayage de toutes les adresses IP des appareils connus, tandis que «Balayage ponctuel» (toutes les 720 minutes par défaut) examine la plage d adresses IP données et détermine s il existe de nouveaux appareils sur le réseau. Pourquoi certains de mes appareils ne sont pas détectés par l AC et ne rapportent pas de données dans KDFM? Problème : J ai balayé un réseau avec l AC et certains ou tous les appareils n ont pas été détectés et n ont pas rapporté de données dans KDFM. Cause : Si des appareils individuels ne sont pas détectés par l AC, en voici les causes probables : 8 L appareil a été éteint, physiquement déconnecté du réseau ou simplement mis hors-ligne. 8 L appareil a été déplacé ou définitivement désactivé. 8 L appareil a subi une panne affectant sa connexion au réseau. 8 L appareil ne prend pas en charge le protocole SNMP. 8 L appareil n a pas été reconfiguré et le protocole SNMP a été désactivé. 8L appareil a été déplacé ailleurs, et sa nouvelle adresse IP n est pas comprise dans la plage de balayage sous laquelle l AC est configuré. 8L appareil est relié à un boîtier JetDirect. À l heure actuelle, nous ne balayons pas d appareils reliés à des boîtiers HP Jet Direct ou tout autre serveur d imprimante en réseau. Nous ne balayons directement que les imprimantes en réseau jointes. 8L appareil est un appareil Fiery. Les appareils Fiery ne fournissent pas assez d informations pour que l AC réunisse et rapporte des données vis-à-vis de l appareil. 8 La chaîne communautaire de l appareil peut avoir changé. Si aucun des appareils n est détecté par l AC, en voici les causes probables : 8 L AC n est pas configuré avec les bonnes adresses/plages IP pour pouvoir correctement balayer les appareils. 8L AC a du mal à communiquer avec des appareils sur le réseau (par exemple, un pare-feu ou un routeur utilisant un pare-feu bloque le trafic SNMP sur le réseau). 8 Un serveur proxy sur le réseau empêche la communication entre l AC et KDFM.

13 Définition : Si des appareils individuels ne sont pas détectés par l AC, procédez aux étapes de dépannage suivantes : 1. Vérifiez la configuration de l appareil, en vous assurant qu il est sous tension, en ligne et relié au réseau. 2. Vérifiez l adresse IP de l appareil et confirmez qu il n a pas migré vers un sous-réseau différent ou vers une adresse IP échappant aux plages de balayage sous lesquelles l AC est configuré. Si l appareil a été déplacé vers une adresse IP échappant aux plages de balayage sous lesquelles l AC est configuré, modifiez la plage de balayage de sorte à inclure cette adresse IP. 3. Ouvrez la page Web incorporée de l appareil. Si vous pouvez accéder à cette page, l adresse IP de cet appareil est correcte. Vous devez aussi confirmer que le port UDP 161 n est pas bloqué pour cet appareil. 4. Effectuez une requête ping sur l adresse IP pour voir si vous obtenez une réponse. Si vous n obtenez pas de réponse, le problème provient du réseau et devra être résolu avant que l AC puisse détecter l appareil. Si aucun des appareils n est détecté, procédez aux étapes de dépannage suivantes : 1. Re-vérifiez la configuration de l AC dans KDFM et assurez-vous qu elle est définie de sorte à balayer la/les bonne(s) plage(s) d adresses IP. 2. Confirmez que la chaîne communautaire définie dans la configuration de l AC dans KDFM correspond à la communauté définie sur les appareils. 3. Si un pare-feu ou un routeur utilisant un pare-feu est présent dans l environnement, assurez-vous qu il ne bloque pas la communication SNMP (port UDP 161) entre l AC et les appareils dont vous effectuez le suivi. Vous devez aussi veiller à ce que les ports TCP 80 et 443 ne sont pas bloqués car cela empêchera la communication entre l AC et KDFM. 4. Si un serveur proxy est présent sur le réseau, configurez les paramètres du serveur proxy dans l administrateur de l AC. Si aucune des informations ci-dessus ne parvient à résoudre le problème, veuillez contacter notre service d assistance technique qui vous aidera à créer des fichiers journaux pouvant permettre d identifier et de résoudre le problème. Pourquoi ne puis-je pas activer l AC sur une autre machine? Après avoir activé l AC et que ce dernier a chargé l ID unique vers les serveurs KDFM, vous ne serez pas en mesure de réactiver l AC sur un autre système avant d avoir supprimé la licence sur l ancien. Voici comment supprimer la licence : 1. Connectez-vous à KDFM. 2. Sélectionnez «Administration». 3. Sélectionnez «Clients». 4. Sélectionnez le site principal du client. 5. Sur la page «Données de site», sélectionnez l onglet «Moteur d Agent de Collecte». 6. En face de «Clé de licence», vous devrez sélectionner le bouton «Supprimer licence». 7. Ensuite, appuyez sur «OK» sur la fenêtre qui s affiche. Vous devriez maintenant pouvoir réactiver l AC sur une autre machine.

14 4E PARTIE : CARACTÉRISTIQUES/FONCTIONS DÉTAILLÉES DE KDFM CARACTÉRISTIQUES DÉTAILLÉES DE KDFM PLUS BEST CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES Moteur de collecte d informations-poste de travail Windows 2000 ou version ultérieure sur le site de client Assistant d installation Oui Oui Outils de configuration à distance Oui Oui Interface utilisateur Web Oui Oui Mises à jour entièrement automatisées Oui Oui Tableau de bord d utilisateur personnalisable Oui Oui Possibilité de personnalisation complète Oui Oui Solide cryptage de données et transmission sécurisée Oui Oui Niveaux de sécurité d utilisateur personnalisables Oui Oui RELEVÉS Durée de vie Oui Oui Compteur couleur et mono Oui Oui Compteur par fonction (copie, impression, balayage, fax) Oui Oui Compteur par taille de papier Oui Oui Autres compteurs (agrafes, recto-verso) Oui Oui INFORMATIONS SUR L APPAREIL Fabricant Oui Oui Modèle Oui Oui Numéro de série Oui Oui Version Firmware Oui Oui Adresse IP Oui Oui Date de connexion de l appareil Oui Oui Date d acquisition Oui Oui Adresse MAC Oui Oui Emplacement Oui Oui Numéro d inventaire Oui Oui SYSTÈME D ALERTES INTELLIGENTES Alertes Intelligentes, État de l appareil et Avis de service Non Oui Alertes de toner Non Oui Alertes de nouvel appareil installé Non Oui Attribution de profil d alertes automatiques pour les nouveaux appareils Non Oui GESTION DES CONSOMMABLES Commande de toner en ligne Non Non Niveaux d encre Non Oui Date de projection de Fin de la Cartouche de Toner Non Oui Couverture de cartouche Non Oui Détection automatique de nouveau toner installé Non Oui COÛTS Attribuer un coût par page aux appareils Oui Oui Attribuer des dépassements Oui Oui Prise en charge des principales devises Oui Oui Attribution automatique de profil de coût des nouveaux appareils Oui Oui Calculer votre coût réel par page Non Non Coûts de toner réels Non Non Coûts de papier réels Non Non Coûts de location réels de l appareil Non Non Coûts d historique de maintenance Non Non Suivi d historique de maintenance Non Non REPORTING Rapports textuels Oui Oui Rapports graphiques Oui Oui Calendrier des rapports de performance Oui Oui Les rapports peuvent être envoyés par Oui Oui Exports de données vers des systèmes de comptabilité tiers Oui Oui Rapports personnalisables Oui Oui Rapports de relevés Oui Oui Rapports de volume par type de tâche (couleur vs. mono) Oui Oui Rapports de volume par fonction d appareil (impression, copie, balayage, fax) Oui Oui Relevés de facturation de client Oui Oui Rapports d informations sur l appareil Oui Oui Rapports d inventaire de l appareil Oui Oui Rapports de niveau de toner Non Oui Rapports de couverture Non Oui Rapports de durée de vie escomptée du toner Non Oui Rapports des coûts Oui Oui Rapports des coûts attribués Oui Oui Rapports des coûts réels Non Non Rapports du coût total de possession Non Non

15 5E PARTIE : EXEMPLES DE «RAPPORT GRAPHIQUE»

16 NOUS SOMMES ENGAGÉS À OPTIMISER LE SERVICE APPORTÉ À VOS ÉQUIPES ET À VOUS-MÊME 6E PARTIE : INFORMATIONS DE CONTACT BELGIQUE FRANCE ALLEMAGNE ITALIE LUXEMBOURG PORTUGAL ESPAGNE GB AUTRE INTERNATIONAL f_overview 2012 Katun Corporation

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