Le montage de projet : les points clés 20 juin 2014

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1 Le montage de projet : les points clés 20 juin 2014 Marion COMBRE /

2 Conseils pour le montage de projet 2

3 Le montage de projet : le processus Le montage de projet varie de 1 à 9 mois. On peut considérer que la phase de "montage" correspond à la période entre le Kick off meeting et le dépôt. Cette phase dure entre 1 et 3 mois. La phase amont (cadrage, fléchage et recherche partenaire) est variable. Enfin, la phase de négociation (ou complément d'information) arrive si le projet est retenu. L'animation consiste à réunir les partenaires pour ensuite les faire travailler indépendamment. Il faut ensuite les faire converger sur les macro sujets et alimenter le dossier commun. Kick Off Meeting Réunion intermédiaire Réunion intermédiaire Réunion intermédiaire Final Meeting Cadrage Recherche des partenaires Définition du Projet Programme de travail Budget Recherche de Financements Volet marché Retombées économiques - Porteur du projet - Porteur + quelques partenaires - Consortium complet? Stratégie partage retombées / PI 3

4 Le kick-off meeting Objectifs Présenter les partenaires Présenter le projet dans sa 1 ère version (coordinateur) Présentation des enjeux du financement Définition des verrous technologiques (attribution des rédacteurs) Définitions des tâches et des participations (Leader/Partenaires) Macro budget et planning Volet économique et marché Présentation des outils de travail Planning de travail Mise à jour du fichier contact Pré-requis Présence de TOUS les partenaires Prévoir ½ journée à 1 journée dans un cadre confortable Contexte de confidentialité pour assurer un bon échange S'assurer que les personnes présentes pourront apporter les éléments Bien gérer le timing de la réunion Solliciter les partenaires avec des outils au maximum pré-remplis 4

5 Démarche générale du montage de projet Fiche projet Présentation pour financeur Périmètre projet Rechercher les partenaires * Valider le consortium * Motiver / Engager Impliquer les partenaires * Contribution dossier * Stratégie / Impacts / retombées * Base de coopération Approfondir le projet * Objectifs scientifiques et techniques * Etat de l art / Points durs / Innovations * Avantages concurrentiels * Workpackages (tâches / budget / planning) Impliquer les financeurs * Présenter le projet * Recueillir les recommandations Volet thématique environnemental * Lien vers l appel * Description impacts environnementaux Monter le consortium Cadrer le projet Suivi du processus de conventionnement Mise en relation avec les financeurs Coordonner le projet Monter le projet Dépôt Animer le consortium Organiser le projet Coordonner l équipe projet Conventio n-nement Aide au pilotage et à la coordination Animation du consortium Suivi administratif et financier Gestion du projet 5

6 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé - Permettre à chacun de pouvoir se joindre pour traiter des sujets - Pouvoir joindre en urgence un partenaire - Cimenter le démarrage du projet - Valide l état réel du consortium 6

7 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé - Organiser le travail selon le timing du dépôt - Cadencer le travail des partenaires - Prioriser les travaux - Positionner très rapidement les dates de réunions : Mini 1 réunion «physique» avec tout le monde Favoriser les points téléphoniques Assurer la présence du «juste nécessaire» Préparer la réunion (obj, objectif, timing) - Identifier les jalons : labellisation, validation, dépôt 7

8 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé - Il faut une fiche verrou par «innovation» - Chaque fiche verrou est un écho à une tâche et à une expertise d un partenaire - Il faut de 2 à 6 verrous selon le degré d innovation - Il faut être clair sur Etat l art / Difficulté / Innovation - Le volet économique n est pas un verrou «acceptable» - Identifier des risques et des back-up est important 8

9 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé LOG O - Données administratives + présentation générale + compétences de l entreprise (5-10 lignes) - Mettre en avant les compétences et brevets clefs pour LE projet - Mettre des mini CV (5 lignes) des ressources clefs pour LE projet (1 à 2 max). Possibilité de détailler le matériel «techno» utilisé - Décrire comment le projet s inscrit dans la stratégie du partenaire 9

10 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé - Chaque item est indispensable - Le forme prime sur le fond Les partenaires maitrisent le fond - Insister sur les jalons, livrables et repères pour le financeur - Mettre en avant les «dépenses» clefs qu on retrouverait dans les annexes financières. Il s agit de défendre les budgets - Maximum 10 taches. Minimum 5 taches. - A relier avec le périmètre du financement. Idem titres des taches - Il faut insister sur la tache de gestion + maitrise des risques projet 10

11 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé - Rapidement, les budgets doivent être ventilés par tache et partenaire - On doit conserver une homogénéité des budgets par partenaire et tache - Pas de partenaire à plus de 75%. L idéal est d être à 50% au maximum - Pas de partenaire à moins de 100 k - Le ou management 5-10%. Idem de pour projet une est tache limité à 7% : 4% à répartir + 3% - pour Attention la gestion aux catégories à proprement parlé (cf sous-traitance) - Faire attention aux répartitions géographiques pour les financeurs - La part «achat» doit rester limiter (<50%) - Le budget Recherche doit etre >15% (labo voire un % des PME) 11

12 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé Positionner le projet dans le marché visé, les concurents Etre explicite sur les produits / services du projet Annoncer et étayer les parts de marché envisagées Construire un Business Plan pour le projet Détailler par produit / Service Identifier les retombées par partenaire (oui/non) Il faut valider économiquement le projet avec un ROI de 2 à 3 ans après le début de la commercialisation. Attention aux dépenses Industrialisation. Mettre un «ramp-up» dans les volumes de ventes. 12

13 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé Détail sur les retombées sociales Parmi les emplois créés, distinguer les emplois cadres des emplois non cadres Préciser également la localisation (région, France, étranger) Rôle de l entreprise à la fin du projet Industriel, fournisseur, utilisateur pilote, distributeur, intégrateur Positionnement au sein du consortium Répartition des rôles, accords de licences éventuels Les attentes en termes de propriété industrielle Dépôt de brevets, licences d exploitation Retombées environnementales et sociétales A compléter si pertinent Construire un modèle économique valable pour chaque partenaire PME/GG. Idem pour les EPIC «entreprise» Assurer la cohérence avec les choix de la Base de coopération (exclusivité, non-concurrence ) Vérifier la capacité à assurer les retombées envisagées Emplois : 100 k = 1 emploi pérenne à valeur ajouté. A mettre en relation avec la subvention du projet. Attention au volet local. 13

14 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé - Résumé du futur accord de consortium - Se focaliser sur la présentation des livrables du projet - Décrire simplement le partage de ces livrables - Décrire les accords possibles entre les partenaire ATTENTION : ne pas mettre d incohérence avec les modèles économiques du dossier - Cette base peut être réalisée lorsque les taches sont fixées et les budgets associés. - Les retombées doivent être liées à l engagement financier, technologique et aux risques pris par les partenaires. - Les laboratoires se positionnent souvent sur de la publication, de l exploitation de brevet pour continuer leurs recherches. L utilisation de royalties émerge - Selon les projets, cette base est significative de la maturité du projet 14

15 Les outils Fichier contact Planning Fiche verrou Fiche partenaire Fiche tâche Fichier budget Fiche marché Fiche stratégie Base coopération Fiche contexte global Fiche résumé - Il est important de bien définir le contexte du projet. L expert qui lira le dossier débute par cette partie : c est la porte d entrée du projet. Il faut être clair et synthétique ATTENTION : éviter les généralités «très» connues 15

16 Les particularités d un montage de projet H

17 Critères de sélection Trois critères d évaluation simples et uniformes (à l exception du CER où l excellence sera le seul critère d évaluation) : 1/ Excellence : clarté et pertinence des objectifs, solidité du concept, ambition, cohérence avec les stratégies européennes /5 (min admis 3) 2/ Impact : augmenter la capacité d innovation, renforcer la compétitivité des entreprises, efficacité des mesures proposées pour exploiter/diffuser les résultats (selon type d action) /5 (min admis 3) 3/ Qualité et efficacité de la mise en œuvre : cohérence et efficacité du plan de travail, complémentarité des partenaires, pertinence de la gouvernance /5 (min admis 3) Pour les actions IA et instrument PME Critère d'impact pondéré par un facteur de 1,5 Lorsque les scores sont égaux : priorité à l'impact Budget PME Balance Homme / Femme au niveau du personnel-clé 17

18 Documents de base H2020 Les documents qu il faut avoir lus avant de commencer la rédaction d une proposition Informations relatives à l AAP sur le site ec.europa.eu Type d action et donc taux de financement Date limite de dépôt 1 étape ou 2 étapes Niveau de TRL attendu Programme de travail correspondant au thème visé Template de la proposition Part A (administrative dont financier) Part B (technique et économique) Critères d évaluation Modèle de consortium agreement : DESCA Grant agreement qui précise les dépenses éligibles 18

19 Déposer une proposition de projet Projet à déposer en anglais (10 pages pour le Step1 et 70 pages pour le step 2) Sujets «top-down» : la CE fixe les sujets et il «faut rentrer dans la case» bien lire les documents de travail : impact attendu Sauf pour l instrument PME où là, l approche est davantage «bottom-up» càd que les sujets sont moins bornés En règle générale, 1 appel à projets par an, par thématique (sauf exception), avec date de dépôt fixe Logique de concours : Seuls les meilleurs projets sont sélectionnés. Seuls 20% des projets déposés sont financés. Presque tous les projets impliquent une collaboration (différent d un sous-traitant) : notion de partage (risques, propriété, investissement, gains), d interculturalité et de complémentarité 19

20 La plateforme de soumission 20

21 Obtenir un compte ECAS et un code PIC Créer un compte ECAS (European Commission Authentification System) Obtenir un Code PIC (Participant Identification Code) Etape 1: Cliquer sur le lien https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/registe r.cgi - cliquer sur Externe. Etape 2 : Compléter les informations requises L adresse doit être une adresse qui vous est attribuée en nom propre au sein de l'organisation. Etape 3: Réception d un automatique qui contient votre identifiant et un lien pour créer votre mot de passe Vous disposez de 90 minutes pour le créer. Veiller à garder précieusement les détails de votre compte et mot de passe en interne. Etape 1 : Se rendre sur le portail des participants l/desktop/en/organisations/register.html Vous serez redirigé vers la plateforme ECAS (utilisez votre compte ECAS). Etape 2 : Compléter les informations demandées Préparer les informations administratives relatives à votre organisation. Vous avez votre Code PIC à 9 chiffres. Une même organisation ne peut avoir qu'un seul PIC. Viability check & questionnaire pour la validation du status de PME 21

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