DOSSIER DE DECLARATION DE MANIFESTATION SUR L ESPACE PUBLIC COMMUNE DE L ILE D OLONNE

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1 DOSSIER DE DECLARATION DE MANIFESTATION SUR L ESPACE PUBLIC COMMUNE DE L ILE D OLONNE Association organisatrice : Nom de la manifestation :. Date : Signature du représentant de l association Signature du maire Une fois complété, ce document doit être remis au moins un mois avant la date prévue de la manifestation à l accueil de la mairie Partie réservée à l administration Date de la réception de la demande : Par : Suivi par (Elu référent): Tél : Courriel : Manifestation validée : /

2 ORGANISATEUR Nom de l association :.... Nom du président :..... Courriel :.. Téléphone :.. Tél mobile : Adresse : Personne déléguée par le président pour le suivi de l organisation : NOM :. Qualité :... Courriel :... Téléphone :.. Tél mobile :. Adresse :.. PRESENTATION DE LA MANIFESTATION : Caractère de la manifestation : Sportive Vide Greniers Scolaire Culturelle Humanitaire Défilé Festive Exposition Autres :.. LIEU Place de la mairie Place de l église Place du Logis des marais Espace du jardin de l église Espace du Pré-Neuf Centre Bourg (La municipalité accepte 5 manifestations se déroulant en soirée par an sur l espace du Pré-Neuf en respectant les horaires imposés) Autres sites :.. Rues (indiquez le nom des rues occupées) :..

3 LES ARRÊTES MUNICIPAUX Montage de la manifestation Rues interdites à la circulation Du (jour/mois).. au.... De (Heure de début et fin) à Démontage de la manifestation Places interdites à la circulation Du (jour/mois).. au.... De (Heure de début et fin) à Votre réalisation se déroulera Du (jour/mois).. au.... De (Heure de début et fin) à A la suite de votre demande, les arrêtés seront préparés par les services administratifs de la mairie et seront placés sur les lieux indiqués sauf avis contraire de la municipalité. Si nécessaire, les services techniques de la commune mettront à votre disposition des panneaux de circulation. Il est de la responsabilité des associations organisatrices de placer les panneaux et les retirer en respectant les horaires et positionnements indiqués sur les arrêtés. Dans le cas ou une déviation doit être mise en place, les panneaux nécessaires seront fournis par les services techniques ainsi que le plan de circulation. Il est de la responsabilité de l association organisatrice de mettre en place et retirer la déviation en respectant les arrêtés fournis par les services municipaux. Les cortèges, convois se déroulant sur la chaussée doivent se tenir sur la droite de la chaussée et devront être signalés à l avant et à l arrière du défilé par des accompagnateurs. (Art R du code de la route). DEBIT DE BOISSONS Vous prévoyez une buvette ou autres ventes d alcool Si oui, précisez le nom de la personne responsable.... Adresse.. Ouverture d un débit de boisson de 2 ème catégorie (vin, cidre, bière ) Le (jour/mois/année) :..... au. De (Heure de début et fin) à.. Lieu de la buvette :rue/place.. Ce document sera récupéré au service accueil de la mairie avant la manifestation, dans la limite de 5 par an et par association. Vous devez afficher le panneau d interdiction de vente d alcool aux mineurs fourni par la mairie de manière lisible.

4 Vous envisagez de prévenir les riverains du déroulement des festivités Précisez la méthode utilisée Il est conseillé de prévenir les riverains afin d éviter tout incident. Vous organisez une manifestation donnant lieu à la vente sur l espace public (Brocante, vide grenier, marchés ). Une demande d autorisation auprès du maire doit être faite au moins 2 mois avant l action. La tenue d un registre comportant l identification de tous les participants est obligatoire et à déposer en mairie. LES INSTALLATIONS : Vous utilisez des chapiteaux, tentes, structures gonflables ou autres : Surface des structures.. Lieux Prévus.... (Fournir un plan si possible) Entreprises ou organismes fournisseurs. Tout piquetage est interdit sans autorisation. Les tentes doivent être lestées au sol Vous prévoyez une scène : Surface des structures.... Lieux Prévus... (Fournir un plan si possible) Entreprises ou organismes fournisseurs. Vous prévoyez des zones de stationnement pour les visiteurs : Lieux prévus.. (Fournir un plan si possible) Nombre de places envisagées.. Autres informations si nécessaire sur les installations :...

5 Vous prévoyez des installations électriques Indiquez le ou les lieux souhaités pour se brancher au réseau (voir compteurs municipaux disponibles) Se renseigner pour les puissances disponibles Jardin de l église Place de l église Mairie Place de la mairie Place de Gaulle Décrire le matériel susceptible d être branché... Il est souhaitable d emprunter du matériel réglementaire aux services techniques de l Ile d Olonne afin d assurer la sécurité des usagers. Pour ceci veuillez vous assurer d adhérer à la convention d accès à la fourniture d électricité (se renseigner au service administratif de la mairie) Matériel disponible (veuillez indiquer le nombre à réserver) 2 Coffrets 4 prises 11 coffrets 2 prises 19 tubes néons Le retrait du matériel par l association aux ateliers municipaux, le vendredi précédent l action à 14h. Retour du matériel par l association aux ateliers municipaux, le lundi suivant l action à 9h. Les associations sont responsables du matériel et doivent en assurer le bon état du matériel. Vous avez besoin de matériel du comité des fêtes. Les services techniques peuvent vous déposer une benne à un endroit indiqué. Cette benne contient 15 tables, 45 tréteaux et 30 bancs. Si vous souhaitez du matériel différent, vous voudrez faire en sorte de charger le matériel par vos propre moyen en prenant contact préalablement avec le comité des fêtes. LIEU précis ou déposer la benne.. Date de dépôt de la benne : Le vendredi précédent la manifestation à 9h. Retour du matériel Le lundi suivant l action à 9h au comité des fêtes

6 Vous souhaitez réserver des barrières de sécurité. Indiquez le nombre souhaité :. Lieux ou déposer:. Précisez le nombre par site s il y a lieu Vous souhaitez réserver des grilles Les réserver auprès de la communauté de commune tél : Le transport est de votre responsabilité. Vous souhaitez réserver les tentes 3m par 3m de la commune Dans le cas d une impossibilité de prêt des tentes, le service concerné vous contactera ou moins 3 jours avant l action. Le retrait du matériel par l association aux ateliers municipaux, le vendredi précédent l action à 14h. Retour du matériel par l association aux ateliers municipaux, le lundi suivant l action à 9h. Les associations sont responsables du matériel et doivent en assurer le bon état du matériel. Vous prévoyez l installation d une sonorisation extérieure. De (Heure de début et fin). à. L usage de matériel de sonorisation est autorisé jusqu'à 2 heures du matin sauf Sur l espace du Pré-Neuf ou il est interdit de dépasser 1 heure du matin. Il conviendra d adapter le volume sonore afin de respecter les riverains. Tout dépassement d horaire d une nuisance sonore trop élevé peu entraîner l arrêt de la manifestation par le maire ou adjoint ou les services de gendarmerie. Vous prévoyez de réserver une salle afin de compléter votre organisation. Salle des fêtes du Pré-neuf Salle des paludiers Salle des Gabelous Autres salles (sous réserve d autorisation). Concernant la salle du Pré-Neuf, vous retirerez les clés le vendredi matin en faisant l état des lieux avec l agent concerné. Pour les autres salles, il vous sera demandé de retirer les clés auprès au service accueil de la mairie aux heures d ouverture.

7 Gestion des déchets Le tri des déchets est impératif, il vous sera demandé de placer les déchets dans les bacs à déchets roulants correspondant ou autres systèmes. Veuillez indiquer le nombre de bacs roulants Bacs à couvercle marron pour ordures ménagères :... Bacs à couvercles jaunes pour les plastiques : Lieu ou déposer les bacs :.... Les verres seront déposés dans les bornes de recyclage prévues à cet effet. SECURISATION DES SITES DE MANIFESTATION : Vous prévoyez un service de sécurité et de secours Encadrement de la manifestation Membres de l association Nombre de personnes : Au moins deux personnes désignées et identifiables (un homme et/ou une femme) assureront la sécurité du site. Ils porteront un chasuble spécifique. NOM/Prénom NOM/Prénom Société de gardiennage Un poste de sécurité est-il prévu Nombre de personnes :. Nom de l association agrée : Nombre de secouristes :.. Il est recommandé d implanter les structures de la fête en facilitant le passage des secours en cas d intervention. AFFICHAGE Vous souhaitez placer des affiches sur la commune de l Ile d Olonne Il est souhaitable de se rapprocher du service accueil de la mairie afin de prendre connaissance du règlement d affichage et de respecter les dates de dépôt des affiches en mairie. Il est strictement interdit de procéder à l affichage en dehors des supports proposés par la municipalité. PARTICULARITES Pour les manifestations (courses cyclistes, pédestres ) soumises à autorisation préfectorale, les demandes doivent être adressées au préfet au moins 3 mois avant l épreuve.