BIBLIOTHEQUE. rapport d activité CONTACT Lysiana Medine LIEU DE LA MANIFESTATION Hall de la bibliothèque

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1 EE BIBLIOTHEQUE rapport d activité 2014 CONTACT Lysiana Medine LIEU DE LA MANIFESTATION Hall de la bibliothèque

2 , RAPPORT ANNUEL 2014

3 SOMMAIRE I LE MOT DE LA DIRECTRICE...4 II TABLEAUX DE BORD. 5 III LES MOYENS LE BUDGET Les recettes Evolution budgétaire, DBM Résultat de l exercice Répartition des dépenses par masses Répartition selon les lignes budgétaires Les dépenses par secteurs Répartition des dépenses sur l année Les dépenses documentaires Les dépenses de conservation Les services aux publics Les services informatiques Les projets liés à la modernisation Les dépenses de personnel LES RESSOURCES HUMAINES Les postes au SCD en Occupation des postes en équivalent temps plein travaillés et rémunérés Les contractuels Les mouvements de personnel en Les campagnes d emploi Pyramides des âges du personnel Compte épargne temps Les emplois étudiant 18 3 LA FORMATION DU PERSONNEL Les formations du SCD en Statistiques des formations en LES RESSOURCES INFORMATIQUES Le système intégré de gestion de bibliothèque SIGB) Le parc informatique..25 IV LES PROJETS TRANSVERSES Le passage à la RFID et la mise en service d automates de prêt Réflexion sur l évolution des métiers L évolution de l organisation de l accueil Le changement du système de contrôle d accès.29 5 L aménagement de la salle de recherche V LES RESULTATS LES SERVICES AU PUBLIC

4 1.1 La fréquentation, les inscriptions et les publics en L accueil, l information et la médiation Les services particuliers d accueil La cellule planning : gestion du service public d accueil et d information au quotidien La formation des usagers et les visites Le prêt des collections, la consultation et la fourniture des documents Le portail documentaire et le catalogue en ligne La bibliothèque numérique Le portail HAL de Paris L animation culturelle LES COLLECTIONS Acquisition des monographies Travaux universitaires : thèses et mémoires Périodiques imprimés Les livres électroniques Bases de données et bouquets de ressources documentaires électroniques Dons entrants et sortants GESTION, CONSERVATION ET VALORISATION DES COLLECTION Entrée et signalement des collections Catalogage des collections dans le SUDOC Valorisation des collections courantes Traitement des archives scientifiques, littéraires et artistiques Le CADIST RDA Nouveaux Länder La Conservation LES BIBLIOTHEQUES ASSOCIEES La cartothèque La bibliothèque de l IUT de Montreuil La bibliothèque de l IUT de Tremblay

5 I. LE MOT DE LA DIRECTRICE Nous savions depuis le dialogue budgétaire d octobre que de gros projets nous attendaient en 2014 qui auraient une incidence forte sur la rentrée 2014 et demandaient donc une préparation minutieuse. Cependant, l année 2014 se caractérise aussi par un fort renouvellement des agents en particulier à la tête des grands services du SCD : arrivée au 1 er janvier d un nouveau conservateur responsable de la politique documentaire, arrivée au 1 er avril de trois nouveaux bibliothécaires, arrivée au 1 er septembre de 3 nouveaux membres sur 8 dans l équipe de direction du SCD et changement de fonction pour un autre membre, changement aussi de l adjoint au responsable du Département des services au public. Le mouvement interne a bien fonctionné. Il en est résulté une relance de la dynamique nécessaire aux grands chantiers de l été Le passage à la RFID impliquait un choix de prestataire et un vaste chantier de rééquipement des collections en libre accès qui s est déployé entre le 27 juin et la fin août. L ensemble du personnel a participé à ces opérations. Elles furent pilotées par deux chefs de projet qui ont su à la fois respecter les délais et mettre en œuvre une organisation du travail satisfaisante sans fermer la bibliothèque. La mise en service le 1 er septembre de trois automates de prêt/retour dans le hall a impulsé une évolution des activités à la banque centrale. Une grande campagne de formations internes a développé la polyvalence des agents et leur a permis de diversifier leurs tâches. Des marges de manœuvre ont ainsi été dégagées pour créer de nouveaux services dans les phases ultérieures du projet La Pépinière (Learning center). Le hall de la bibliothèque a subi d autres transformations pendant l été : les 8 postes de consultation debout ont été déplacés après câblage informatique et électrique. Le portique antivol et le système de contrôle d accès ont été changés. Ce dernier, en instance de remplacement depuis trois ans, a cédé la place à un dispositif utilisant la carte multiservice. La mise au point a duré plusieurs mois et suscité des tensions à l entrée et à l accueil de la bibliothèque. Dans le même temps, d autres travaux se déroulaient dans la salle de la recherche, aménagée pour accueillir des formations de l UNPIdF, d un genre nouveau parce que recourant à une pédagogie interactive qui se matérialise par trois «ilots collaboratifs» et un grand tableau tactile. Ces usages seront observés attentivement dans la perspective du Learning center. Les étudiants attendaient d autres travaux encore. Ils disposent actuellement de 184 prises électriques seulement pour places, c est notoirement insuffisant à l heure du numérique. Les interventions nécessaires sont repoussées sans cesse. Notre crédibilité en souffre : nous nous lançons dans un projet de learning center et ne sommes pas capables d ajouter des prises! Cette attention aux besoins des publics doit nécessairement alimenter notre réflexion sur les évolutions à conduire dans la bibliothèque. C est pourquoi le SCD a organisé deux enquêtes fin L une auprès des chercheurs et des doctorants visaient à cerner les services documentaires à développer pour eux. L autre, reprenait le cœur de l enquête menée en enrichi de questions relatives aux services La Pépinière. Elle comportait aussi un questionnaire spécifique pour les étudiants de l IED (Institut d études à distance). Les résultats seront analysés en profondeur en 2015 et présentés dans les instances de l université. Je ne peux pas clore ce propos sans mentionner les perturbations récurrentes liées à des grèves sans rapport avec la bibliothèque (8 jours en 2014 et 2015 commence très fort) et sans saluer l investissement des personnels qui accomplissent leur travail quotidien tout en apportant leur contribution active aux projets en cours. Carole Letrouit 4

6 II. TABLEAUX DE BORD I Moyens Total recettes du SCD en euros dont reversement droits étudiants (estim.) indicateur 1 : % droits étudiants sur total recettes 30,6 % 40,8 % 46,3 % 45,2 % Masse salariale du SCD Total dépenses du SCD Dépenses documentaires en euros indicateur 2 : % dépenses documentaires sur total dépenses du SCD 57,6 % 64,7 % 70,9 % 68,7 % Dépenses en documentation électronique en euros indicateur 3 : % dépenses en documentation électronique sur total dépenses 26,6 % 28,7 % 33,7 % 36,9 % documentaires Dépenses documentaires de l'université Paris 8 (en euros) indicateur 4 : % des dépenses documentaires de l université hors SCD 12,2 % 13,6 % 4 % 11 % indicateur 5 : dépenses 37,5 (avec FC et 37,7 (avec FC et documentaires du SCD par Erasmus) Erasmus) 39,5 étudiant inscrit à l université 39,2 (sans FC, (sans FC, sans 35,7 (avec FC et (en euros) sans Erasmus) Erasmus) Erasmus) Indicateur 6: Nombre de jours de formation par agent avec préparations de concours 6,5 6,7 6,4 5,9 37 (avec FC et Erasmus) II ACTIVITES indicateur 7 : nombre d usagers actifs physiques 7 nombre d'entrées à la bibliothèque physique indicateur 8 : Nombre d entrées à la bibliothèque physique par usager actif physique 30,5 33,1 35,3 36,2 nombre d'étudiants inscrits à * * * * l'université 5

7 indicateur 9 : disponibilité hebdomadaire des places en bibliothèque (nombre de places de travail X durée hebdomadaire d ouverture / Nombre d étudiants et 3,87 3,85 3,9 3,9 d enseignants chercheurs à desservir) nombre d'usagers extérieurs indicateur 10 : % des usagers extérieurs par rapport au nombre total d usagers actifs 5,9 6,3 9,1 10,3 Nombre de prêts à domicile indicateur 11 : nombre de prêts à domicile par usager actif 11,26 12,3 12,8 13,1 Indicateur 12 : nombre d ouvrages rangés indicateur 13 : nombre d unités de contenu documentaire téléchargées (articles) indicateur 14 : nombre de requêtes indicateur 15 : ouverture hebdomadaire maximum 62h30 62h30 62h30 62h30 indicateur 16 : nombre annuel d heures d ouverture 2405h h h 2463h indicateur 17 : nombre d étudiants formés dans le cadre de sessions programmées et nombre de personnes ayant bénéficié d'une visite indicateur 18 : nombre d heures de formation dispensées dans le cadre de sessions programmées et nombre d'heures consacrées à des visites ** *avec Formation continue et Erasmus **1formation = 2 heures, 1 visite = 40 minutes 6

8 1 LE BUDGET 2014 III. LES MOYENS La prévision budgétaire déposée à la Direction des Affaires Budgétaires et Financières (DABF) pour l exercice 2014 se monte à Ce budget prévoit les projets marquants de 2014 : - Une enquête auprès du public, - Le passage des collections à la technologie RFID et l implantation de 3 automates de prêt/retour. Ce projet s inscrit dans la perspective plus vaste de l implantation d un Learning center. Il sera cofinancé par le SCD à concurrence de par le SCD et par le Schéma Directeur du Numérique et des Systèmes d Information (SDNSI). - Le changement du contrôle d accès de la Bibliothèque Les recettes Au budget initial, les recettes se répartissent de la façon suivante : Dotation de l Université : Droits de bibliothèque versés par les étudiants : (32 x étudiants) Ressources propres de la bibliothèque : PEB, Droits d inscription des particuliers, livres perdus, photocopies, etc Évolutions budgétaires, DBM A la DMB 2 le SCD récupère une recette supplémentaire liée au CADIST associé RDA nouveaux Länder : Le vol des écrans de la salle audiovisuelle en juin 2014 a été compensé par l Université : La mise en œuvre de la Licence nationale Elsevier et ses conséquences économiques Prélèvement à la source ont contraint le SCD à restituer au budget global de l Université le montant prévu initialement pour les abonnements électroniques. Cette «libération» a eu lieu à la DBM Le budget final s établit donc à Résultats de l exercice 2014 : Les dépenses ont été de ,93, soit un taux d exécution de 98,04% Répartition des dépenses par masses : 10 Fonctionnement ,22 (92%) 20 Équipement ,71 7

9 1. 5 Répartition selon les lignes budgétaires : Prévu TTC Liquidé TTC Réalisation Administration générale Coordination - Administration - Pilotage , ,23 93,79% Services documentaires Secteurs documentaires , ,13 100,05% Bibliothèqus associées 9 600, ,12 93,18% Conservation , ,82 57,56% Services aux publics , ,67 98,14% Service informatique de la bibliothèque , ,99 110,50% Projets - RFID et contrôle d'accès , ,97 100,13% Total général , ,93 98,04% 1. 6 Les dépenses par secteurs : 1.7 Les dépenses documentaires (y compris les Bibliothèques associées) Celles ci concernent les Sous Cr 100 Secteurs documentaires 200 Bibliothèques associés * Note concernant les périodiques : Il apparait important de refléter ici le coût réel des périodiques supporté par l Université, or la mise en œuvre de la Licence nationale Elsevier fausse le compte financier du SCD. Le montant réel de la licence Elsevier pour 2014 est de : directement prélevés sur la dotation générale de fonctionnement de l Université et payés à l ABES par le SCD. Elsevier a de plus remboursé l Université du montant que le SCD a dépensé pour l abonnement aux revues imprimées via les fournisseurs Swets et Ebsco pour 2014, soit Cette somme perçue par l Université n a pas été reversée au SCD. 8

10 Le SCD ayant prévu dans sa dotation initiale la charge des périodiques dans sa globalité, a donc reversé à l Université , à l occasion de la DBM 2. La somme a été calculée de façon approximative, nous ne connaissions pas alors les redevances exactes et encore moins le fait de devoir en payer une partie à l ABES en décembre. Le tableau suivant tient compte de ces remarques : Pour les périodiques imprimés, la somme dépensée par le SCD est de , desquels il convient de déduire remboursés par Elsevier. Pour les périodiques électroniques, la somme dépensée par le SCD est de , mais en tenant compte du coût réel engagé par l Université (bien qu une grande part soit sous forme de «non dotation»), le montant devient ( ) Pour la consommation des crédits initialement prévus, il est donc juste de réintégrer les reversés à la DBM, bien que ceux ci n apparaissent pas dans les tableaux généraux de la page précédente. Budget initial prévu : ( bibliothèques associées CADIST RDA) Dépenses documentaires : , soit un taux de réalisation de 98, 51 % 1. 8 Les dépenses de conservation : , 82 Elles concernent l étiquetage des ouvrages, les antivols, les fournitures de conservation, les films de protection des ouvrages (livres, périodiques et documents audio et audiovisuels), la reliure, etc. 9

11 1. 9 Les services aux publics : ,67 Les dépenses de maintenance concernent les différents équipements et le Système d Information de Gestion de la Bibliothèque (SIGB Koha) Les écrans de la salle audiovisuelle ont été remplacés fin 2014, suite à un vol en juin (voir recettes) Les services informatiques : , ,70 d achat de matériels (investissement) ,29 de licences liées aux outils informatiques documentaires, dont pour le résolveur de liens et la base de connaissance A to Z (pour la période du 1 er septembre 2013 au 31 décembre 2014) 1.11 Les projets liés à la modernisation : , 97 - Le remplacement du contrôle d accès a été entièrement financé par le SCD : ,40 - Le passage des collections à la technologie RFID a été cofinancé avec le Schéma Directeur du Numérique et des Systèmes d Information (SDNSI). Le SCD a réglé la prestation de service et l achat des consommables (fonctionnement) pour , 57. Le SDNSI a réglé la partie investissement Dépenses de personnel La masse salariale de l Université est traitée par la Direction des Personnels, des Emplois, de la formation et de l Action Sociale (DIPEFAS). Le montant total 2014 de la masse salariale consacrée au SCD est de tous emplois confondus y compris les contractuels et les vacataires. 10

12 2 LES RESSOURCES HUMAINES Les postes au SCD en 2014 : Jusqu à fin août 2014 : 87 postes «Etat» sont statutairement affectés au SCD, dont un poste de technicien détaché par la Direction des Services Informatiques (DSI) et affecté sur le site de la Bibliothèque. Dont : 1 poste d IGE en détachement à la MSH Paris nord, 1/3 de poste de conservateur en détachement au Campus Condorcet, 1 poste en décharge syndicale à 100%. Soit 84,6 postes affectés sur le site et gérés par la direction du SCD (85 dans le tableau cidessous), auxquels il convient de rajouter 2 emplois de catégorie B en CDI (87 postes réels). Depuis le 1 er septembre 2014 : 89 postes «État» : L un des postes CDI a été pérennisé en technicien ITRF, Bap F, par un recrutement «Sauvadet», Un poste a été créé et détaché à 100% au Campus Condorcet. Le tiers de poste est récupéré. 3 postes ne sont pas présents sur le site de la Bibliothèque : Le poste en détachement à la MSH est maintenu. Comme indiqué, un poste de conservateur est entièrement détaché au Campus Condorcet Le poste en décharge syndicale est inchangé. Soit 86 postes affectés sur le site et gérés par la direction du SCD (voir tableau), auxquels s ajoute 1 seul emploi de catégorie B en CDI (87 postes réels). L effectif reste donc stable depuis septembre 2013, et l on peut noter un effort de pérennisation des emplois sur des postes statutaires. Le poste en CDI est occupé par un agent qui partira à retraite au 31 décembre Évolution des postes statutaires sur le site de la Bibliothèque. Le tableau suivant n inclut pas les emplois en CDI (puisque ce ne sont pas des postes statutaires) ni les postes détachés à l extérieur (MSH, Condorcet et syndicat). Il porte uniquement sur les postes «Etat» affectés au SCD et dont les emplois sont sur le site de la BU de Paris8. Le poste en détachement DSI est comptabilisé (statutaire et sur le site). 11

13 2009 > 1 sept 2012 > 1 sept 2013 > 1 setp sept 2014 > Catégorie A Bib Conservateur Général Bib Conservateurs Bib Bibliothécaires ITRF IGE AENES APAENES Catégorie B Bib Bibliothécaires Assistants ITRF Techniciens AENES SAENES Catégorie C Bib Magasiniers ITRF Adjoints Techniques AENES Adjoints Administratifs Total Catégorie A : Informations concernant ces évolutions : Au 1 er septembre 2012, remplacement du RAF APAENES par un ITRF IGE. Au 1 er septembre 2013, création d un poste de Bibliothécaire à partir d un poste de magasinier. Au 1 er septembre 2013, création d un poste ITRF IGE Bap F, dans le cadre des emplois attribués par le Ministère pour la réussite. Catégorie B : Au 1 er septembre 2013, un poste SAENES est dégradé en C ADJAENES avec un recrutement sans concours au service administratif (infructueux). Au 1 er septembre 2014, transformation d un poste de BIBAS en poste ITRF Technicien Bap F avec un recrutement «Sauvadet». Au 1 er septembre 2014, transformation d un emploi en CDI en poste ITRF Technicien Bap F avec un recrutement «Sauvadet». Catégorie C : Au 1 er septembre 2013, un poste de magasinier est transformé en A. De fait le poste sera occupé jusqu à mi octobre et «rendu» début Au 1 er septembre 2013 un poste SAENES est dégradé en ADJAENES (voir ci dessus) Fin 2014, l un des postes ADJAENES sera occupé par un agent ITRF arrivé par voie de mutation et finalement transformé en ITRF. 12

14 Attention : l un des postes de catégorie C, ADJAENES entre septembre 2013 et septembre 2014 sera occupé par un emploi contractuel de magasinier, ce qui peut prêter à confusion entre le nombre de magasiniers effectifs (33) et le nombre de postes (32). Ce poste est récupéré par le service administratif en septembre. Il est à noter qu une seule création réelle a eu lieu en septembre 2013, le poste en plus en 2014 n est qu une transformation d un emploi en CDI en poste Etat. Répartition par filière en 2014 > aout 2014 sept 2014 > Bibliothèque Conservateur Général 1 1 Conservateurs Bibliothécaires 9 9 Bibliothécaires Assistants Magasiniers ITRF IGE 5 5 Techniciens 3 5 Adjoints Techniques AENES SAENES 1 1 Adjoints Administratifs Total Du point de vue des effectifs, il conviendrait de rajouter 2 emplois en CDI avant le 1 er septembre et 1 après, ce qui porte le nombre d emplois sur le site de la Bibliothèque à Occupation des postes en équivalent temps plein (ETP) travaillés et rémunérés. Période d observation : 2 ème trimestre 2014 Cat. Filière GRADES Délégation état (Postes) ETP travaillés ETP rémunérés A Bibliothèque Conservateur Général A Bibliothèque Conservateur 11 9,9 10,9143 A Bibliothèque Bibliothécaire 9 8,9 8,9143 A ITRF Ingénieurs d'études B Bibliothèque BIBAS 19 18,1 18,3427 B ITRF Technicien B AENES Secrétaire administratif C Bibliothèque Magasinier 32 30,6 31,7142 C ITRF Adjoint technique 3 2,6 2,6 C AENES Adjoint administratif Contractuel sur rompus de temps partiel ,1 86,4855 La différence sur les ETP travaillés s explique par le fait qu un conservateur est en congé formation, non remplacé, ainsi qu un magasinier en congé longue maladie. 13

15 En matière d emplois sur le site il n y a pas de différence soit 87 emplois pour 84,1 ETP travaillés. Le Taux d occupation des emplois (ETP travaillés sur nombre d emplois) est de 96,6 % en incluant le rompu de temps partiel. 2.3 Les contractuels Contrats à durée indéterminée : 2 agents ont été employés avec 1 contrat pour un total de 20 mois L un sur un poste équivalent BIBAS (Bibliothécaires assistants spécialisés), L autre sur un poste équivalent de technicien recherche et formation (ITRF). Remplacements sur postes Etats vacants : 14 postes ont été concernés, 14 agents ont été employés avec 19 contrats pour un total de 131 mois. Rompus de temps partiels : 2 agents ont été employés avec 3 contrats pour un total de 16 mois. Contrats spécifiques sur budget université : 1 agent a été employé pour un total de 2 mois (Calames) Répartition des personnels en contrat au SCD au cours de l année Les mouvements de personnel en Titularisation des fonctionnaires stagiaires 1 agent titularisé au 1 er septembre 2014 dans le corps des BIBAS. 3 agents titularisés au 1 er octobre 2014 dans le corps des bibliothécaires. 14

16 2.4.2 Réussite à un concours Réussites à un concours au SCD Paris 8 par des agents déjà dans les effectifs du SCD : Un agent contractuel a réussi un concours externe ITRF, IGE, Bap F, prise de fonction au 1 er décembre Deux agents contractuels ont bénéficiés de recrutement Sauvadet sur poste ITRF, Techniciens Bap F, dont l un était en contrat à durée indéterminée. Ce mode de recrutement place directement les agents en situation de titulaire, sans stage préalable. Prise de fonction au 1 er septembre. Deux agents contractuels ont été intégrés via un recrutement sans concours de magasinier. Prise de fonction au 1 er septembre. Arrivées : Un conservateur arrivé au 1 er septembre par concours est détaché au campus Condorcet. Un magasinier, arrivé au 1 er septembre par voie de recrutement sans concours. Un magasinier recruté sur un dispositif PACTE (Parcours d'accès aux carrières de la fonction publique territoriale, hospitalière et d'état), arrivé le 22 décembre Un technicien informatique ITRF, Bap E arrivé au 1 er septembre. (Ce poste est un détachement de la DSI) Promotions par liste d aptitude. Un bibliothécaire promu conservateur au 31 décembre 2014, en formation 6 mois à l ENSSIB. Un magasinier promu BIBAS au 1 er septembre Promotions par tableau d avancement. Un IGE 2ème classe devient IGE 1ère classe Mutations entrantes Détachement Un conservateur au 1 er janvier 2014, Un adjoint technique au 3 novembre. Un technicien détaché sur une poste de BIBAS Mutations sortantes Deux Conservateurs au 31 août. Un magasinier au 31 août Congé formation Un conservateur du 7 juillet 2013 au 6 juillet Retraite Un agent contractuel en CDI au 31 décembre Un magasinier au 15 octobre. 15

17 2.5 Les campagnes d emploi Campagne d'emploi 2014 : 1 poste de BIBAS libre suite à une mutation, demandé en transformation ITRF et proposé en recrutement «Sauvadet». Poste pourvu par un contractuel employé au SCD. 1 poste de BIBAS libre suite à une mutation, proposé au mouvement. Occupé au 1 er septembre par un agent promu par liste d aptitude. 1 poste de BIBAS libre suite à départ à la retraite, proposé au mouvement. Infructueux, resté occupé par un contractuel. 1 poste de BIBAS libre suite à une réussite concours, proposé au mouvement, sera occupé au 1 er septembre par un agent en détachement de la filière ITRF venant d une autre université. 1 poste de magasinier rendu dans le cadre de la transformation en poste de bibliothécaire (campagne 2013) 1 poste de magasinier recréé suite aux travaux du groupe sur l évolution des métiers, proposé en recrutement sans concours, 2 postes de magasinier libres suite à des disponibilités pour convenances personnelles proposés en recrutement sans concours, 1 poste de magasinier libre suite à départ à la retraite (2011), proposé en recrutement sans concours, Sur ces 4 postes prévus initialement en recrutement sans concours, 3 seulement seront pourvus, le quatrième sera mis en recrutement PACTE. Ce dispositif assez particulier à mettre en œuvre n a permis d occuper le poste qu au 22 décembre. 1 poste de magasinier libre suite à départ à la retraite au 15 octobre 2014, occupé par un contractuel, 1 poste d IGE, Bap F, crée en septembre 2013, proposé en concours externe. Affectation définitive le 5 novembre. 1 poste d adjoint administratif (Filière AENES Cat. C), proposé en recrutement sans concours. Infructueux. 1 poste de Secrétaire administratif (Filière AENES Cat. B), transformé en poste d adjoint administratif (Filière AENES Cat. C) et proposé au recrutement sans concours. Finalement occupé par une mutation, après transformation en ITRF Campagne d'emploi 2015 : 1 poste de conservateur suite à une mutation, proposé au mouvement. 1 poste de conservateur suite à un départ à la retraite au 31 août 2015, proposé au mouvement. 16

18 1 poste de conservateur suite à une mutation sera occupé par une promotion par liste d aptitude, sur place. 1 poste de bibliothécaire suite à une promotion par LA, proposé au mouvement. 1 poste de BIBAS suite à un départ en retraite en 2013 non pourvu, proposé au mouvement. 2 postes de magasiniers seront pourvus par un appel à la liste complémentaire du recrutement sans concours de Un poste d adjoint administratif est demandé en transformation en adjoint technique pour être proposé en recrutement sans concours. 2.6 Pyramide des âges du personnel de la Bibliothèque Pyramide des âges Agents en poste et contractuels au 1er mars 2013 : Naissance Age Nb 1953 et avant 60 ans et ans ans ans ans ans ans ans ans 1 1 Pyramide des âges Agents en poste et contractuels au 1er mars 2014 : Naissance Age Nb 1954 et avant 60 ans et ans ans ans ans ans ans ans Compte Épargne Temps Nombre de CET ouverts : 2009 : : : 28 17

19 2012 : : : 2 Nombre de jours alimentés en 2014 : 126 Nombre de jours payés (Droit d option) : Les emplois étudiant : Le décret du 26/12/2007 encadre le recrutement d étudiants qui participent au rangement dans les salles de lecture, à l info mobile et à la formation des usagers. Ces emplois sont recrutés sur l année universitaire de mi septembre au 30 juin Nombre d heures annuelles par activité : Rangement Infomobile Formation des usagers LA FORMATION DU PERSONNEL Le service de la formation des personnels a pour mission : De repérer et d analyser les besoins en formation, en cohérence avec la politique du SCD, de l université et les différentes évolutions des métiers, des publics, des technologies de l information. En relation avec la Direction de l établissement il élabore le plan de formation en tenant compte des facteurs humains et organisationnels. Il assure la gestion administrative en relation avec le service formation de l université Il établit le rapport annuel et les statistiques d activités des formations des personnels. Il accompagne et coordonne avec les services les actions de formation et informe régulièrement les agents sur les formations et les concours. Il assure le suivi administratif des demandes de formation. Il organise et coordonne les formations de «prise de fonction» des nouveaux personnels. 18

20 Il encadre et organise l accueil des stagiaires Il gère le fonds professionnel Le service se compose d un conservateur responsable de la gestion et du développement du service, membre de la commission formation de l université et d un technicien d'information documentaire (catégorie B, Bap F), titularisé en septembre 2014, qui occupe les fonctions d adjoint pour 15 % de son temps de travail. Ce dernier participe à la planification des formations ainsi qu à l accueil des stagiaires et des agents nouvellement affectés. Il assiste la responsable pour l évaluation du service, traite le fonds professionnel et assure la liaison administrative avec le service de la formation de l université. Contexte : Les évolutions en cours dans les métiers des bibliothèques renforcent l importance de la formation des personnels. Les personnels de la filière bibliothèque passent tous au minimum un tiers de leur temps en service public dans les salles de lecture et de formation. La bibliothèque accueille un nombre croissant de lycéens qui ont un comportement repérable, demandant un traitement particulier. Les évolutions de la pédagogie, et plus généralement des modes de vie et d étude, conduisent aussi les étudiants à percevoir et utiliser la bibliothèque différemment. Le SCD a déployé des automates de prêt/retour et la RFID. Les magasiniers sont libérés d une bonne partie des tâches répétitives de prêt/retour et vont pouvoir se consacrer à d autres activités nouvelles ou assurées jusque là par d autres catégories d agents. Le projet démarche qualité appliquée au service public a abouti à une certification Marianne. Plusieurs projets sont en cours : un projet de type «learningcenter» ; un projet de réorganisation du service public, de développement d une médiation numérique ; un projet de gestion dynamique des collections. La bibliothèque participe également au Plan de conservation partagée en Ile de France. Le budget de la formation, ainsi que le plan de formation sont gérés par le service du personnel de l'université. Hors Médiadix, l'université Numérique en Région Paris Ile de France(UnPIdF), l'enssib, L'Abes, l'urfist, les autres formations font parties du marché cadre de l'université. Il est à noter que les frais de mission, lors des stages effectués en Ile de France sont pris en charge par l'université. Tous les agents titulaires et contractuels ont accès, aux formations mises en place par le SCD, l université Paris 8, les différents centres de formation (Médiadix, Enssib, URFIST.). 3.1 Les formations du SCD en 2014 Améliorer le service aux usagers, suite de la formation de 2013 En réponse à une circulaire du Ministère sur le déploiement du Référentiel Marianne dans le réseau national des bibliothèques universitaires (16 février 2011), le SCD à obtenu une certification Marianne. La formation du personnel à la fonction accueil s inscrit dans cette démarche qualité qui vise à l amélioration de la qualité de l accueil dans les services de l Etat. En juillet 2013, 30 agents sur 45 ont pu suivre une formation sur site accueil du public en bibliothèques. En 2014 la formation accueil des publics a concerné 15 autres agents (catégories A, B, C). 19

21 Permettre à un ensemble d agents de créer des requêtes SQL Public concerné 11 agents (catégories A, B, C) Formation à la création de requêtes à l'aide du langage SQL dans notre SIGB Koha. En janvier 2012 a eu lieu la mise en production de Koha, le nouveau Système intégré de gestion de bibliothèque, qui permet de gérer les différentes étapes du circuit du document et de produire un catalogue signalant les collections disponibles à la bibliothèque. En complément des différentes formations qui accompagnaient cette mise en production restait la nécessité d approfondir des fonctionnalités essentielles à une bonne gestion et à un suivi dynamique des collections : statistiques de prêt, de gestion des collections, requêtes diverses récurrentes ou ponctuelles à partir du logiciel Koha. Ce dernier est un logiciel libre qui demande une plus grande participation de ses administrateurs dans la perspective de développements et nécessite une bonne formation au langage SQL pour formuler des requêtes. Harmoniser les pratiques d'encadrement Public concerné 23 agents (catégories A) L équipe de direction du SCD a intégré aux objectifs 2014 un audit/formation de l encadrement visant à harmoniser les pratiques d encadrement au sein du SCD. Pour y parvenir, il importe de renforcer les liens professionnels nécessaires à la cohésion du personnel d encadrement, d optimiser le mode de fonctionnement entre les agents et le personnel d encadrement et de clarifier le rôle et les responsabilités du personnel d encadrement. Pour mener à bien ce projet le SCD est accompagné par une société de conseil avec laquelle a été mise en œuvre la méthode suivante : une première étape a été consacrée à l'état des lieux dressé lors d'un entretien avec la Directrice (8 octobre), d'ateliers avec les 11 encadrants (N+1) actuels (3 novembre), puis d'une autre séance de travail avec la Directrice et son adjointe (17 novembre). une deuxième étape a permis d'établir un plan d'action basé sur le bilan établi à l'issue de l'étape n 1. Ce travail a été réalisé en deux jours par 4 équipes regroupant les 23 catégories A de la bibliothèque (24 et 25 novembre). Les thèmes traités furent : l'organisation du SCD (organigrammes, périmètre de responsabilité des chefs de service, mode de fonctionnement interservices), le management de proximité (les entretiens professionnels, la répartition des activités des agents = équilibre entre activités du service et activités transverses, planning et gestion des absences), le management de la reconnaissance (motivation des agents, relations direction/personnel, climat interne), la communication du SCD (communication de la stratégie du SCD, information ascendante, communication interne, promouvoir l'image du SCD). A partir des propositions d actions émises par le groupe de travail des 23 catégories A, l équipe de direction du SCD a établi un plan d actions communiqué à l ensemble du personnel dont la réalisation va s étaler sur le premier semestre Le calendrier de ces 20

22 actions est calé sur deux échéances principales : la campagne d entretiens professionnels 2015 et la rentrée Une troisième étape est prévue avec la société de conseil pour le suivi du projet à la fin du premier semestre Les besoins individuels en formation du personnel du SCD La méthode utilisée pour recueillir les besoins en formation pour le plan 2015 est celle du questionnaire (questionnaire individuel et formulaire de l entretien professionnel) et d une permanence tous les jeudis matin pour écouter et informer les agents. Sur 65 agents titulaires ou en CDI ayant passés l'entretien de formation, 48 agents se sont exprimés sur leur besoins de formation. 4 agents stagiaires ou contractuels se sont également exprimés. : 13 cat. A, 17 cat. B et 18 cat. C 3.2 Statistiques des formations en 2014 Extraites de l enquête statistique faite à partir des critères du logiciel Lagaf : Les agents comptabilisés (catégorie A, B et C) sont titulaires ou contractuels. Les emplois étudiants ne sont pas inclus dans le tableau récapitulatif. 168 stagiaires (294 en 2013) pour 543 jours de formations (580 en 2013) Les dépenses de formation payées sur le budget de l université pour la bibliothèque (hors rémunération des stagiaires) s élèvent à17122 (dont forfait Médiadix ) et hors frais de missions (à la charge du SCD) : En 2013, les dépenses de formation (hors rémunération des stagiaires) s élevaient à (dont forfait Médiadix ) plus les frais de missions à la charge du SCD : Tableau 1 : Formation 2014 en nombre de stagiaires et en nombre de jours : (Un agent ayant suivi plusieurs actions de formation, est compté autant de fois que de formations suivies) Effectifs stagiaires Nombre de jours de formation Stagiaires par catégorie A B C Total A B C Total Formation initiale statutaire Formation continue 1* Perfectionnement / et ou adaptation à une

23 (nouvelle) fonction (T1 et T2) Dans le cadre d un projet professionnel soit sur DIF (T3) Congé formation Sous Total formation continue 2*Préparation aux concours Total formation continue Total 2014 formation initiale + formation continue * dont Formation Accueil des publics: du 3 ème et dernier groupe. 2* Préparation concours est prise en partie sur le DIF pour les stages organisés en externe (hors université Paris8) et au delà de 5j soit pris sur DIF 28 j au total pour (1 cat. A 19j et 4 Cat. C 9j) La moyenne par agent est de : 546 jours/ 92 agents (inscrits en janvier 2014) = 5.93 jours en2014 (6.44 jours en 2013) (L indicateur de la formation est calculé en rapportant le nombre de jours de formation aux effectifs en fonction par catégorie.) Tableau 2 : nombre de jours de formation par agent par catégorie Agent par catégorie Cat. A Cat. B Cat. C Moyenne Jours de formation par agent en 2014 (hors prépa concours) Jours de formation par agent en 2014 (prépa concours incluse)

24 Sur l ensemble de l année, 89 agents ont participé à des formations d adaptation/perfectionnement à leurs postes de travail, à des formations liées aux évolutions des métiers, à des formations participant au développement des compétences et à la préparation de concours. Tableau 3 : nombre d agents formés en 2014 Catégorie de personnel A B C Nombre d agents ayant suivi des formations en Les préparations des concours En 2014, 10 agents se sont inscrits à au moins une préparation concours : 2 de cat. A et 8 de cat. B (Conservateur, Bibliothécaire, Bibliothécaires assistants spécialisés, ITRF et SAENES) Tableau 4 : Les concours (cessions 2014) CONCOURS Catégories Total Admissibles Reçus A B C Conservateur Bibliothécaire ITRF IGE BAP F ITRF ASI BAP E ASI AENES Bibas classe normale 1* Bibas classe sup AENES ITRF BAP F Tech. (dont 2 : loi Sauvadet reçus) TOTAUX agents se sont présentés à 1 concours, 1 agent à 3 concours. Le recrutement des magasiniers c est effectué sans concours, sur 5 agents de Paris 8 postulants 2 ont été recrutés pour 3 postes. *Agent contractuel sur poste de catégorie A ayant passé le concours de Bibas 23

25 Les différentes formations suivies par les agents nouveaux Pour répondre aux besoins courants de formation de 10 nouveaux agents (titulaires ou en cours de titularisation ou contractuels des formations ont été programmées en collaboration avec les responsables des services : formations «prise de poste», initiation à la liste Rameau dans le Sudoc, SIGB Koha, CDU, équipement, rangement. Des collègues expérimentés ont pris en charge les nouveaux dans les situations de travail : service public en binôme pour tous les nouveaux agents, accompagnement dans le travail d équipement, rangement des documents pour les nouveaux magasiniers. Activité d encadrement de l accueil de stagiaires Nous avons accueilli 5 stagiaires en Stage dans le cadre de la promotion au grade conservateur d une durée de 4 semaines pour le département des services au public, 1 stage dans le cadre d un master «technologies et handicap» d une durée de 4 mois,1 stage «BAC pro» d une durée d 1 mois sur le suivi du parc informatique et 2 stages «collège» d une semaine. Activité des formations des vacataires étudiants Les 8 moniteurs étudiants recrutés pour le rangement des salles ont suivi des formations internes au fonctionnement général de la bibliothèque et à la CDU ; 2 moniteurs recrutés pour le service de l infomobile ont été formés à la recherche documentaire et à l utilisation des ressources électroniques spécialisées par le coordinateur du service et 1 moniteur pour le service de la formation des usagers formé par la responsable des formations des usagers. 4 LES RESSOURCES INFORMATIQUES 4.1 Le système intégré de gestion de bibliothèques (SIGB) L année 2014 a nécessité un investissement important du Département système d information documentaire (Sysinfo) dans la réalisation des projets RFID (radio frequency identification, radio identification), automates de prêt et renouvellement du contrôle accès. L objectif consistait à établir un lien informatique entre ces nouvelles installations et le système de gestion «Koha» qui est utilisé à la bibliothèque. Avec le soutien de la DSI de l université, les personnes en charge de l administration du SIGB ont assuré le transfert automatique régulier des identifiants contenus dans les cartes étudiant vers le SIGB. Parallèlement, les informaticiens de Sysinfo et les techniciens du prestataire Nedap ont installé des platines de lecture RFID et des automates de prêt. Ils ont également assuré leur communication avec Koha. La dernière étape du projet d automatisation concernait la mise en place du nouveau contrôle d accès. Celui ci est relié au SIGB et permet une lecture sans contact des cartes étudiants et des autres cartes lecteurs. 24

26 Depuis la rentrée 2014, grâce à ces changements technologiques, tous les étudiants de Paris 8 franchissent le contrôle d accès sans formalité d inscription à la BU et peuvent emprunter des documents aux automates de façon autonome. Pour le personnel de l université et les lecteurs extérieurs, une inscription est encore nécessaire mais permet, après établissement d une carte lecteur de type Mifare à l accueil de la BU, de bénéficier des mêmes services. Les automates et le nouveau contrôle d accès génèrent des données importantes pour le SCD : nombre et typologie des transactions, fréquentation de la bibliothèque par catégorie lecteur, niveau d études, UFR,... Un chargé de mission pour les statistiques a été recruté et cette activité sera amenée à se développer en 2015 afin de recueillir, d agréger et de mettre en forme les nouvelles statistiques. Paris 8 continue à participer activement aux journées d études et aux rencontres organisées par et pour la communauté Koha: o symposium annuel Koha (organisé à Science Po Grenoble en 2014), o assemblée générale de l association Kohala (association loi 1901 qui assure la promotion et la diffusion du logiciel libre de gestion de bibliothèque Koha), o journée de formation sur les requêtes SQL pour établir des statistiques à partir de Koha (organisé à la BULAC par le président de l association Kohala). Une mise à jour majeure du logiciel Koha est prévue courant 2015 et permettra au SCD de remplacer sa version spécifique SolR par la version communautaire. Ce passage informatique exigera un engagement important de la part de Sysinfo et de l administrateur du SIGB en particulier. 4.2 Le parc informatique en 2014 Les serveurs et le réseau : Migration d'ezproxy vers la dernière version stable GA. Migration du serveur web (Apache, MySql, PHP) et de Drupal vers un Debian 7 Wheezy. Migration du serveur Scenari (Apache, MySql, PHP) vers un Debian 7 Wheezy et upgrade de l'application Scenari de la version 3.7 à la version 4.1. Installation d'un serveur MySql pour o o établir des statistiques à partir du SIGB Koha, interconnecter la base d'utilisateurs de Koha avec le nouveau système du contrôle d accès (IREC). Mise en production d'un serveur Windows 2008 R2 pour héberger les applications du contrôle d'accès (base de données GTS et les modules statistiques). Installation d'un serveur FOG (avec les protocoles ipxe, TFTP) sous Debian 7 Wheezy pour le déploiement de Windows 7 du parc professionnel. 25

27 Mise en place d'un nouveau serveur d'impression (Zeus) sous Windows 2008 R2 pour le nouveau contrôleur de domaine Paris 8. Migration du serveur DHCP et DNS du SCD vers un Debian 7 Wheezy. Installation de l'application Planning Biblio sur un serveur avec les prérequis (Apache, MySql, PHP) et les Plug ins congés et planning hebdo. Mise à niveau de la console de gestion du Kaspersky sur le serveur Zeus (upgrade de la version 8 à la version 10 du Kaspersky Security Center). Le renouvellement du parc des postes publics et professionnels en 2014 : Achat et installation de 30 postes dans le parc professionnel. Migration à la version 2013 de MS Office de tout le parc professionnel. Installation de Windows 7 sur 5 postes du service public afin de connecter les platines de lecture RFID. Mise en place et configuration du logiciel RFID de la société Nedap sur ces postes. Installation de 7 postes supplémentaires dans le parc professionnel pour l'encodage des puces RFID. Installation d'un poste informatique à la guérite pour le contrôle d'accès. Remplacement de 25 anciens écrans plats 14' du parc professionnel par des nouveaux écrans plats de 20' ergonomiques et réglables en hauteur. Au total, le parc informatique se compose en 2014 de façon suivante : le parc public est de 105 postes (dont 58 machines de plus de 4 ans et 20 nouvelles machines installées en 2014), le parc professionnel est de 121 postes (dont 16 machines de plus de 4 ans et 30 nouvelles machines installées en 2014). 26

28 IV LES PROJETS TRANVERSES Passer à la RFID (radio frequency identifier) et mettre en place des automates de prêt/retour La Bibliothèque souhaitait changer de technologie de détection et d identification pour ses collections et ses cartes lecteurs afin de pouvoir développer ou optimiser certains services. Il a donc été décidé d abandonner l électromagnétisme et de passer à la radio fréquence. Il devenait ainsi possible d implanter dans le hall de la Bibliothèque trois automates qui pourraient prendre en charge la quasi totalité des transactions de prêt et de retour. Grâce à cette évolution majeure, les agents pourraient être redéployés sur d autres fonctions que le prêt et le retour, toujours au contact avec le public. Le passage à la RFID impliquait un vaste de chantier de rééquipement des collections en libre accès afin de les doter d une puce. L opération a été divisée en trois phases. La première a mobilisé du 27 juin au 21 juillet l ensemble du personnel du SCD et 14 étudiants recrutés pour ce faire qui se sont relayés en binômes pour équiper documents. Les livres restant ont fait l objet d une prestation incluse dans le marché passé pour la fourniture des automates, platines et système antivol compatibles RFID, qui s est déroulée pendant la deuxième quinzaine d août. Le chantier dans son ensemble a été piloté par deux chefs de projet qui ont su à la fois respecter les délais et mettre en œuvre une organisation du travail satisfaisante. L équipe du Département Système d information documentaire n a pas non plus ménagé ses efforts pour paramétrer les automates. Ces derniers ont été mis en fonctionnement à la réouverture de la Bibliothèque le 1 er septembre. Les retours de vacances des documents non équipés en RFID, l équipement à la volée des documents provenant des magasins, la formation du personnel et des usagers avaient été prévus et organisés. Cependant, un dysfonctionnement est survenu dans l import d une donnée qui permet de lier une carte lecteur à une notice dans notre fichier lecteurs, cette information provenant d Apogée. Il a fallu plusieurs semaines pour cerner et résoudre le problème, ce qui a perturbé l utilisation des automates et le travail des agents à l accueil. Malgré cela, les statistiques montrent que sur les 4 premiers mois d utilisation (septembre décembre 2014) les automates ont enregistré 75 % des transactions de prêt et de retour. 27

29 Groupe de travail sur les évolutions des métiers en bibliothèque : poursuite de son activité en 2014 Dix sept membres du personnel de la bibliothèque ont fait partie du groupe : trois conservatrices, deux bibliothécaires, cinq bibliothécaires adjoints spécialisés, un SAENES, cinq magasiniers. Il est animé par l adjointe à la Directrice du SCD. Il s est réuni 9 fois entre le 4 mars 2014 et le 8 juillet Il a travaillé sur un état des lieux des circuits de la documentation en cherchant à cerner les incidences de la RFID sur ces circuits et à les améliorer. Il a ensuite identifié des services ou activités qui avaient besoin d'être renforcés en fonction des projets du SCD et des chantiers à venir. Le déploiement des automates de prêt/retour et de la RFID doit permettre aux magasiniers de se consacrer à d'autres activités que le prêt/retour, nouvelles ou assurées jusque là par d autres catégories d agents. Il a recensé les besoins en formations et élaboré une grille de compétences de base pour l'ensemble du personnel quel que soit son poste en service public sur 3 segments: informatique ; renseignement bibliographique; accueil et orientation. Ce travail a été repris par un groupe de travail sur les services aux publics qui s est consacré à : L évolution de l organisation de l accueil La bibliothèque a connu durant l année 2014 sa première phase d évolution des services liée au projet en cours de Learning center dit «La Pépinière». Ces changements se sont matérialisés dans la zone principale d accueil des usagers. Le hall d accueil constitue le cœur des m² d espaces publics de la bibliothèque en ce qu il présente trois caractéristiques notables. Tout d abord il est un «passage obligé» pour nos visiteurs puisque s y font les entrées et sorties. Ensuite cette zone est celle où les usagers posent spontanément le plus de questions aux agents en service public (cf. résultats semaine test en V.1.2). Enfin c est ici que l on enregistre la quasi exclusivité des transactions de documents. Les travaux de modernisation entrepris durant l été 2014 ont portés sur le hall d accueil de la bibliothèque, en tant qu espace déterminé qui se différencie des salles de lecture, mais aussi sur l ensemble des services proposés par les agents présents en banque d accueil. L implantation de trois automates de prêt/retour dans le hall d accueil, à la perpendiculaire de la banque d accueil où les transactions étaient jusqu alors effectuées manuellement, a permis d amorcer l évolution de nos activités en tant qu agents d accueil au service du public. Les équipes, désormais en grande partie déchargées des tâches de prêts/retours, ont pu ainsi se concentrer sur d autres activités d accueil et accorder tout le temps nécessaire aux usagers. Cette réorganisation a impliqué une grande campagne de formations internes organisée par le service de l accueil. Les 62 agents, toutes catégories confondues, faisant du service public en banque d accueil étaient concernés. Jusqu à l installation des automates, les tâches étaient cloisonnées entre les catégories, les C étant essentiellement sollicités pour l enregistrement des prêts/retours ou communications magasins et les A/B pour les inscriptions, orientation générale, aide à la recherche bibliographique de base, demandes spécifiques (quitus, etc.). Or, fort du constat selon lequel les usagers s attendent à recevoir des services identiques par 28

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