Déclaration Sociale Nominative. Simplification des démarches administratives.

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1 Déclaration Sociale Nominative Simplification des démarches administratives

2 La DSN est imposée par la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l allègement des démarches administratives. L article 35 de la loi instaure l obligation, pour les entreprises du secteur privé, d émettre des DSN selon les décrets d application. La Déclaration Sociale Nominative est un projet majeur du «choc de simplification» initié en France pour les entreprises, qui remplace progressivement toutes les déclarations sociales. Elle repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et la transmission dématérialisée de signalements d événements. AVANT LA DSN AVEC LA DSN L entreprise transmettait plusieurs déclarations L entreprise transmet 1 seule déclaration via un canal unique NET-ENTREPRISES. FR à plusieurs organismes de protection sociale publics ou privés (Assurance maladie, Pôle emploi, Mutualité Française, CTIP, AGIRC- ARRCO...) à plusieurs organismes de protection sociale publics ou privés (Assurance maladie, Pôle emploi, Mutualité Française, CTIP, AGIRC- ARRCO...) Les avantages POUR VOTRE ENTREPRISE Réduction du nombre de déclarations à effectuer. Simplification des déclarations au rythme du cycle de paie. Sécurisation et fiabilisation des obligations sociales avec moins de risques d erreurs et de contentieux. POUR VOS COLLABORATEURS Sécurisation des droits grâce à une identification valable auprès de tous les organismes. Simplification des démarches. Actualisation plus rapide de leurs droits. 2

3 Harmonie Mutuelle vous accompagne et est à vos côtés pour optimiser la mise en œuvre de la DSN au sein de votre entreprise. Le calendrier Nous sommes en capacité de recevoir des flux phase 2 et phase 3. Harmonie Mutuelle prend en compte les radiations, les fins de contrat à partir des éléments du flux (il n est plus nécessaire d envoyer les bordereaux de résiliation) et la portabilité. À terme, nous prendrons en compte les autres mouvements de gestion. Les circuits habituels perdurent (espaces réservés entreprises, bulletins d adhésion, bulletin de modification). Harmonie Mutuelle ne gère pas, pour les contrats santé, la DADSU-C (1) et la DUCS (2), uniquement la DSN, qui va remplacer l ensemble PHASE 1 Avril 2013 OUVERTURE P1 PHASE 1 Attestation employeur DMMO/EMMO (3) Attestation de salaire pour le paiement des IJ (4) Radiation des contrats complémentaires (1) DADSU-C : Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiées. (2) DUCS : Déclaration Unifiées des Cotisations Sociales. (3) DMMO : Déclaration des Mouvements de Main-d Oeuvre. EMMO : Enquête de Mouvements de Main-d Oeuvre. (4) Indemnités Journalières. (5) BVM : Bordereau de Versement Mensuel, DTS : Déclaration Trimestrielle des Salaires. PHASE 2 Mars 2015 OUVERTURE P2 PHASE 2 Attestation employeur DMMO/EMMO (3) Attestation de salaire pour le paiement des IJ (4) Radiation des contrats complémentaires DUCS (2) Ursaff (bordereau et tableau récapitulatif) Relevé mensuel de mission (intérim) PHASE 3 Septembre 2016 OUVERTURE P3 Janvier 2017 GÉNÉRALISATION DSN P3 À TOUTES LES ENTREPRISES PHASE 3 Attestation employeur DMMO/EMMO (3) Attestation de salaire pour le paiement des IJ (4) Radiation des contrats complémentaires DUCS (2) Ursaff (bordereau et tableau récapitulatif) Relevé mensuel de mission (intérim) Autres DUCS (2) (retraite complémentaire, prévoyance) Déclarations de cotisations MSA (BVM, DTS (5) ) DADS-U (1) (campagne 2018) À partir de janvier 2017 : Recouvrement de régimes spéciaux Janvier 2018 SUBSTITUTION DADS (1) 2017 SONT CONCERNÉS Les employeurs du régime général, du régime agricole et des régimes spéciaux sauf employeurs publics (État, collectivités territoriales et établissements publics à caractère administratif). Les entreprises qui emploient à la fois des agents du secteur privé et 50 % d agents dans le secteur public sont soumises à l obligation. Au 1 er janvier 2017, la DSN sera généralisée à l ensemble des entreprises au titre de la paie de janvier attendue pour les échéances des 5 et 15 février, aux entreprises dont les salariés relèvent du régime général de la Sécurité sociale, celles ayant recours à un tiers déclarant (expert comptable par exemple) dont le montant des cotisations sociales est inférieur à 10 millions d euros pour l ensemble de son portefeuille au titre de l exercice LES DIFFÉRENTES PHASES La phase 2 de la DSN intègre les cotisations et contributions sociales déclarées par l entreprise à l Urssaf : elle représente une «marche» supplémentaire du projet et est associée à l industrialisation du système. En pilote depuis la fin 2014, la norme NEODeS phase 2 est entrée en production en mars La phase 3 a été mise en production le 27 septembre Elle constitue le prolongement de la DSN phase 2, à laquelle s ajoutent de nouveaux organismes de protection sociale et de nouvelles fonctionnalités. La phase 3 s appuie sur la sécurisation des phases antérieures et remplacera ainsi de nombreuses procédures. 3 La généralisation obligatoire de la DSN à l ensemble des entreprises en janvier prochain reposera sur la phase 3.

4 S inscrire à la DSN via ou msa.fr Les délais d activation pour l accès à la DSN sur le portail «Net-entreprises» ou sur «msa.fr», sont de 24 heures une fois l habilitation ajoutée. 4 étapes pour transmettre votre DSN mensuelle via le portail «net-entreprises.fr» ÉTAPE 1 Page d accueil Cliquez sur «se connecter» et complétez le Siret, le nom, le prénom et le mot de passe. Cliquez sur «connexion». ÉTAPE 2 Page «Accéder aux déclarations» ÉTAPE 3 Page «Votre tableau de bord DSN» Cliquez sur «Accéder à la déclaration» en face de DSN. Si la DSN n apparaît pas dans la liste des déclarations, cela signifie : soit que les délais d accès ne sont pas échus (24 heures), soit qu aucune habilitation (droit d accès déclaratif) n a été définie pour la DSN. Au préalable, le déclarant doit extraire le fichier DSN de son logiciel de paie et l enregistrer sur son poste : sur le tableau de bord, cliquez sur «parcourir», sélectionnez le fichier à déposer, cliquez sur «ouvrir», le fichier s incrémente dans la zone, possibilité de changer l adresse mail de réception des mails de suivi (AEE, etc...), cliquez sur «envoyer». Une fois le fichier déposé, un message d attente indique les pré-contrôles effectués. Pour rappel, les pré-contrôles permettent de vérifier la «validité» du dépôt quant à sa structure et sa forme. ÉTAPE 4 Page «Accusé d enregistrement électronique» Un Accusé d Enregistrement Électronique (AEE) est fourni et permet d attester au déclarant que le dépôt a bien été réceptionné et que les pré-contrôles sont OK. Le fichier DSN va ainsi pouvoir être traité. Chaque dépôt est identifié par «un numéro de référence de l envoi» spécifique. Cette référence permet de retrouver rapidement un dépôt effectué. 4

5 Les étapes pour le régime agricole via le portail «msa.fr» ÉTAPE 1 Page d accueil Pour accéder à l espace privé, complétez l identifiant et le mot de passe. Cliquez sur «OK». ÉTAPE 2 Cliquez sur «suivre et déposer une DSN». Page «Mes services pro en ligne» ÉTAPE 3 Page «Votre tableau de bord DSN» Au préalable, le déclarant doit extraire le fichier DSN de son logiciel de paie et l enregistrer sur son poste : sur le tableau de bord, cliquez sur «parcourir», sélectionnez le fichier à déposer, cliquez sur «ouvrir», le fichier s incrémente, possibilité de changer l adresse mail de réception des mails de suivi (AEE, etc...), cliquez sur «envoyer». Une fois le fichier déposé, un message d attente indique les pré-contrôles effectués. Pour rappel, les pré-contrôles permettent de vérifier la «validité» du dépôt quant à sa structure et sa forme. ÉTAPE 4 Page «Accusé d enregistrement électronique» Un Accusé d Enregistrement Électronique (AEE) est fourni et permet d attester au déclarant que le dépôt a bien été réceptionné et que les pré-contrôles sont OK. Le fichier DSN va ainsi pouvoir être traité. Chaque dépôt est identifié par «un numéro de référence de l envoi» spécifique. Cette référence permet de retrouver rapidement un dépôt effectué. À la suite du dépôt Votre fichier est correct dans sa structure, il passera les contrôles Votre fichier n est pas correct dans sa structure, il sera rejeté Consultez votre tableau de bord pour connaître les raisons du rejet. 5

6 La fiche de paramétrage Les fiches de paramétrage permettent d obtenir les éléments nécessaires et suffisants pour le paramétrage du logiciel de paie. Leur exploitation est donc très importante afin que la déclaration soit fiable et aisément prise en compte par l organisme complémentaire. Vos fiches sont accessibles à partir du tableau de bord en cliquant sur le lien «Accéder aux fiches de paramétrage» via Net-entreprises Phase 2 et 3 FICHE DE PARAMETRAGE IDENTIFICATION DE L'ENTREPRISE ORGANISME ET CONTACTS Raison sociale : Mon entreprise Organisme émetteur : / HARMONIE MUTUELLE Siren : Nom du gestionnaire : Contact DSN Contact.DSN@harmonie-mutuelle.fr Téléphone : Message : Attention : en cas de modification de la structure tarifaire par avenant, il conviendra de demander une nouvelle fiche de paramétrage ou d'appliquer l'avenant au paramétrage N identification de la fiche : Fiche émise le :02/12/2016 à 18:50 Liste des contrats souscrits par votre entreprise / établissement Dates de début et fin de validité 1 01/01/ /12/ /01/ /12/2017 Désignation Montant et Type de base Code organisme Code Référence Code option Code Périodicité de contrat population paiement des ou de forfait / ou Taux (libellés contrat / option / population délégataire cotisations S21.G S21.G S21.G S21.G S21.G S21.G S21.G S21.G S21.G S21.G S21.G / assiette) TESAH5M4D5 01ENSP Trimestriel ,51 - Ensemble du Personnel Produit de base / P08ASS8147 Régime Général - MON ENTREPRISE - Famille Produit de base / P08ASS8147 TESAH5M4D5 01ENSP Personnel Trimestriel ,64 - Ensemble du Régime Général - MON ENTREPRISE - Famille Phase 3 1 Code organisme : Assureur 2 Code délégataire : Gestionnaire des cotisations si différent du porteur de risque 3 Référence contrat santé 4 Code option : Code produit de votre contrat santé 5 Code population : À reporter obligatoirement (appelé également groupe d assuré) 6 Type : 20 correspond à une cotisation en euros, 18 à un taux PMSS, 11 à 19 pour les tranches salariales 7 Montant ou taux 8 Désignation : Catégorie de Personnel - Niveau produit - Libellé du Groupe d assuré - Assiette *Date de début et de fin des garanties souscrites. Toutes ces données sont indispensables au bon fonctionnement de la DSN avec Harmonie Mutuelle Les fiches de paramétrage sont téléchargeables au format.pdf ou.xml 6

7 FAQ Les questions les plus fréquentes Quels sont les codes que je dois paramétrer : Code Organisme - Code Délégataire - Référence Contrat - Code Population - Code Option? Chaque code a son importance et est nécessaire au bon traitement de votre DSN. Le code organisme et le code délégataire servent à orienter la DSN chez le bon organisme complémentaire, la référence contrat, code population et code option servent à identifier et traiter les dossiers des salariés. Harmonie Mutuelle a besoin de l ensemble de ces codes (hormis le code délégataire si à vide) dans la DSN. Quels sont les salariés que je dois paramétrer pour Harmonie Mutuelle? Tous les salariés ayant droit à la complémentaire santé doivent être affectés à une référence contrat, un code population et un code option. Ceux en dispense d affiliation ne doivent pas être paramétrés. La déclaration des ayants-droit est-elle attendue par Harmonie Mutuelle? Dans la DSN, en phase 3, la notion d ayants-droit et d enfants à charge doit être déclarée au moins en nombre (nombre d ayants-droit, nombre d enfant à charge, nombre de conjoint). Avec la DSN, ai-je encore besoin d avoir un espace réservé entreprise pour la gestion de mon contrat? Les circuits habituels Harmonie Mutuelle (l espace réservé entreprise, les bulletins d adhésion...) perdurent en parallèle. L espace réservé entreprise est un outil indispensable qui vous permet de gérer votre contrat (changement d adresse, avis d échéances de cotisations...), de faire à tout moment le suivi des contrats santé et/ou prévoyance de vos collaborateurs et d accéder aux informations pratiques que nous vous mettons à disposition (espace documentaire, actualités, contacts...). Où puis-je trouver ma fiche de paramétrage DSN? Votre fiche est disponible sur «net-entreprises.fr». Retrouvez notre rubrique d aide «1 re DSN : Les étapes». Pour tout complément d information contacter l interlocuteur gestion habituel, le chargé d affaires ou adressez un mail à «contact.dsn@harmoniemutuelle.fr» Si mon contrat est modifié, quelles sont les conséquences sur ma fiche de paramétrage DSN? Harmonie Mutuelle mettra à disposition sur «net-entreprises.fr» une nouvelle fiche. À réception, il conviendra de vérifier et/ou de paramétrer le logiciel à l aide de cette nouvelle fiche. J ai plusieurs contrats, sont-ils tous sur ma fiche de paramétrage? Les fiches de paramétrage Harmonie Mutuelle sont de niveau SIREN. S y trouveront tous les contrats dont les cotisations sont réglées par l entreprise. DSN mensuelle et paiement trimestriel sont-ils compatibles? Il est tout à fait possible de rester en paiement trimestriel bien que la déclaration DSN soit mensuelle. Il faut bien préciser la date de paiement (S21.G ) en la positionnant à la date d échéance du trimestre pour chacun des mois déclarés. Tout changement de périodicité de paiement doit faire l objet d un avenant au contrat initial. J ai besoin d aide sur la DSN, quels sont les interlocuteurs à contacter? Il faut contacter l interlocuteur gestion habituel, le chargé d affaires ou envoyer un mail à «contact.dsn@harmonie-mutuelle.fr». 7

8 Pour en savoir plus Un ensemble d outils et de documentation est mis à votre disposition par le GIP-MDS* via le site pour mieux comprendre la DSN et compléter vos connaissances. Vous avez des questions? Contactez votre interlocuteur gestion habituel, votre chargé d affaires ou envoyez un mail à contact.dsn@harmonie-mutuelle.fr Vous pouvez également contacter l assistance DSN du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h : Réalisation : isabomey.tumblr.com. Crédits photos : Brand X Pictures, Thinkstock, istockphoto. 01/17. Document imprimé en France ,05 / min UN SERVICE DE NET-ENTREPRISES. FR GIP MODERNISATION DES DÉCLARATIONS SOCIALES *GIP-MDS : Groupement d'intérêt Publique - Modernisation des Déclarations Sociales. Sources : portails service-public.fr et dsn-info.fr. Harmonie Mutuelle, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro. Siren Numéro LEI JLU5ZH89G4TD57. Siège social : 143, rue Blomet Paris.