Manuel utilisateur. Adresse. N de version du logiciel: 1.8.x N de révision du manuel: Révision 1.8 Date: 21 juin 2017

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1 Mobi 33

2 Manuel utilisateur N de version du logiciel: 1.8.x N de révision du manuel: Révision 1.8 Date: 21 juin 2017 Adresse Corilus SA Rue Camille Hubert, LES ISNES (Belgium) Tél.: +32 (0) Fax.: +32 (0) care@corilus.be Hotline: +32 (0)

3 Table des matières A. GENERALITES Configuration Médecins Patients Prestataires... 7 B. SYNCHRONISATOIN DES DONNEES Transfert des données... 8 C. LA FENÊTRE DE LOGIN D. MENU PRINCIPAL Détails du menu principal E. JOURNÉE / AGENDA Lecture eid Nouveau patient Carte périmée La synchronisation Rendez-vous Rapport Transfert d un patient Formulaire Messages Historique des visites Tâches Dans Infiplus F. Gestion Commande de Mobi33 / ReID. Comment procéder?

4 A. GENERALITES Pour utiliser Mobi33, votre programme doit être à jour et vous devez être en ordre de sérialisation. 1. Configuration Ce menu permet de configurer l intervalle de l agenda en interne dans la tablette, l intervalle de synchronisation... Il s agit de la configuration par défaut. «Changer de mot de passe» vous permet de modifier le mot de passe nécessaire à l entrée de Mobi33. «Verrouiller après» ferme automatiquement Mobi33 après x minutes de non interaction de votre part. «Langue» vous permet de choisir la langue dans laquelle vous désirez travailler avec Mobi33. N oubliez pas de faire de-même dans Infiplus >> Utilitaires >> Utilisateurs choix de la langue «Fréquence aujourd hui» fréquence à laquelle la synchronisation automatique doit s exécuter pour les rendez-vous du jour 4

5 «Fréquence demain» fréquence à laquelle les données futures de l agenda doivent se synchroniser «Synchro Complète.» ces deux intervalles indiquent le nombre de jour à rapatrier dans votre Mobi33 «Rafraîchir les données» remet à zéro l ensemble des données connues dans votre Mobi33 et lance une synchronisation automatique. Option à n utiliser que si demandée par Corilus. Les modifications seront prises en compte lors de la prochaine synchronisation ou lors du redémarrage de Mobi33. «Navigation par défaut» Vous pouvez modifier le navigateur GPS. Cette option est disponible dans le menu jour, détail de la visite ainsi que dans le dossier du patiënt 2. Médecins Ce menu accède à la base de données médecin importée de votre Infiplus. Ne sont repris que les médecins de famille des patients inscrits dans l agenda. Cette liste n est pas modifiable dans Mobi33. Sélectionnez la première lettre du nom recherché. Mobi33 affiche la liste. Vous pouvez la consulter en la faisant défiler. Sélection de la première lettre du nom du médecin recherché Retour au menu principal 5

6 3. Patients Ce menu vous permet de visualiser la liste des patients se trouvant dans Mobi33. Pour rappel, ne sont synchronisés que les patients pour lesquels vous avez (eu) des rendez-vous transférés d Infiplus. Sélectionnez la lettre Sélectionnez le patient. Vous visualisez ses données ainsi que l historique des visites. 6

7 4. Prestataires Ce menu permet de visualiser les coordonnées des prestataires Mobi33 de votre dossier. Via votre smartphone, vous pourrez appeler ou créer un mail aux différents prestataires. Aperçu de mes prestataires Envoi d un 7

8 B. SYNCHRONISATOIN DES DONNEES 1. Transfert des données Important: Principe de synchronisation: 1a. l exportation des données de l infiplus vers le serveur Mobi33. 1b. la synchronisation de votre appareil Mobi33. 2a. la synchronisation fin de journée. 2b. l importation des données du serveur Mobi33 vers votre infiplus. 8

9 Lors de la synchronisation, le serveur central vérifie quelles sont les dernières modifications apportées à vos données et met à jour votre Infiplus ainsi que votre tablette de manière automatique. Pour l exécuter, vous utilisez le menu «Mobile» en haut de votre Infiplus, choisissez «Mobi33Assist» et cliquez dessus. Synchronisation des données Le programme synchronise les données de toutes les infirmières du dossier sélectionné. Ce programme va créer un fichier qui sera transféré vers le serveur central. Ceci peut prendre quelques minutes. Si des données doivent être récupérées sur la tablette, utilisez le menu «Sync» pour une actualisation immédiate. Sinon, la synchronisation se fera automatiquement en fonction du paramétrage de la tablette. 9

10 C. LA FENÊTRE DE LOGIN Entrer votre mot de passe Lorsque vous exécutez votre Mobiciel (Mobi33), vous devez introduire votre mot de passe et cliquer sur «Connexion». Une fois celui-ci validé, vous accédez directement à votre agenda du jour. 10

11 D. MENU PRINCIPAL 1. Détails du menu principal Agenda : soins à faire Liste des patients Formulaires Tâches Lecture des cartes eid Agenda des différents prestataires Chacun des menus sera expliqué en détail plus loin dans ce manuel d aide. L option «Journées» n est visible qu aux utilisateurs ayant le rôle «Responsable» ou «Autonome». 11

12 E. JOURNÉE / AGENDA Retour vers Journée Heure de la séance Anniversaire demain Prescription expire demain Anniversaire aujourd hui Envoi par mail du rapport de fin de journée Synchronisation manuelle Carte EID La division de la journée par défaut (périodes) : Matin 1 : 00h00 05h59 Matin 2 : 06h00 11h59 Après-midi : 12h00 15h59 Soirée : 16h00 23h59 Historique des 3 derniers jours de soins par patient Si besoin, vous pouvez modifier ou créer des périodes supplémentaires via le Programme d export >> Paramètres >> Périodes. 12

13 Devant le rendez-vous, 4 codes de couleur sont possibles Rouge Jaune : soin envoyé par un autre prestataire à partir de son Mobi33. Message du responsable envoyé d infiplus Vert : soin validé (se retrouve en fin de liste) Bleu : soin sélectionné (disponible uniquement en rôle «Responsable») Message de la responsable Soin envoyé par une collègue Carte eid lue Soin validé Carte eid non lue Pourcentage de lecture de cartes Le menu «Recherche» permet de rechercher un patient précis dans la journée. Le menu «Rapport» constitue votre rapport de la journée. Il peut être complété au fur et à mesure de la journée. Le menu messages, quand il est rouge indique qu un collègue vous a laissé un message lorsqu il vous a transféré des soins. Vous devez cliquer dessus pour voir le(s) message(s) 13

14 1. Lecture eid Dans 90 % des cas au moins par une lecture d'un de ces documents : o o o o carte d'identité électronique belge valide (eid), carte d'étranger électronique valide ou document de séjour électronique valide attestation valide de perte ou de vol d'un de ces 3 types de documents carte ISI+ valide attestation d'assuré social valide délivrée par une mutualité. Important : Utilisez toujours le document disponible situé le plus haut dans cette liste. Dans 10 % des cas maximum : o Par une lecture du code-barres indiqué sur la vignette de la mutualité. o En introduisant manuellement le numéro d'identification de la sécurité sociale (code NISS). Attention : Vous ne pouvez introduire manuellement le code NISS que dans 2 cas et vous devez alors le signaler lors de la facturation : si aucun contact patient n'est requis dans le cadre de la prestation en cas de force majeure Lorsqu il n y a pas de lecture d un des documents d identité, vous ne pouvez pas appliquer le tiers payant. Vous devez lire la carte du patient à chaque passage. Si vous n avez pas de lecture électronique, vous devez justifier ce choix. 14

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18 Le lecteur eid Bluetooth doit être connecté avec votre mobile. Vous pouvez vérifier ceci dans les paramètres de votre appareil. Aller vers le détail du soin à exécuter. Cliquer sur lire une carte Sélectionnez le type de lecture Sélectionnez le type de carte. Enregistrez. Carte à puce Encodage manuel Code barre 18

19 Type de lecture effectué. Lecture code barre Lecture carte eid Lecture QRCode Lecture manuelle Lecture de carte En bas vous avez le nombre de soins exécuté ainsi que le pourcentage des lectures électroniques. Lecture électronique : l icône s affiche en gris. Lecture carte à puce Lecture code barre Lecture QRcode Lecture manuelle : l icône s affiche en orange Encodage manuel du numéro NISS Lecture code barre de la vignette Pas de lecture : l icône s affiche en rouge Pas de lecture enregistrée 19

20 Exemples de lecture : Attestations Perte - Vol Lecture de la vignette 2. Nouveau patient Vous avez un nouveau patient. Lisez la carte et enregistrez ses coordonnées. Via le menu principal, vous pouvez visualiser les lectures de carte. En cliquant sur >, vous pouvez créer un formulaire de prescription, d échelle de katz 20

21 Pas de lecture Lecture manuelle Lecture électronique Création formulaire 3. Carte périmée Message de carte périmée 21

22 4. La synchronisation Le menu «Sync» permet de faire une synchronisation manuelle. Synchro ok Synchronisations manuelles Le menu «Sync» permet de faire une synchronisation manuelle. Elle peut être effectuée à tout moment par le prestataire. Toutefois, Mobi 33 comporte une synchronisation automatique, le délai pour cette synchronisation peut être adapté via le Menu principal >> Configuration >> Fréquence synchro aujourd hui (15 min par défaut). La synchronisation se fait de hier à demain ( J-1 à J+1). Quand vous voulez voir des données dans le passé ou le futur, vous devez avoir une connexion internet. Les données seront téléchargé par le wifi / 3 G ou 4 G. 22

23 5. Rendez-vous Lorsque vous cliquez sur le nom d un patient dans l agenda, vous accédez à son rendez-vous. Vous visualisez les différents soins que vous devez lui prodiguer à cette séance. Uniquement visible par le rôle «Responsable» ou «Autonome» : attribution du rdv à un autre prestataire Soin validé Coordonnées du patient Valider tous les soins de cette Soin non validé Biométries Mémo prescription Observation Photo(s) Valider ce soin Dans cet écran, vous pouvez : Transférer ce rendez-vous à un autre utilisateur Mobi33 en cliquant sur votre nom (uniquement par le rôle «Responsable» ou «Autonome»). Visualiser les données et historiques d un patient en cliquant sur son nom. Remarque : les téléphones ramenés dans les coordonnées du patient sont pris dans l ordre suivant : Le téléphone marqué comme préférentiel (case P cochée) ou n importe quel numéro qui n est pas un fax, Le gsm est un numéro marqué comme «GSM» et qui n est pas déjà repris dans le téléphone. «Tout valider» si tous les soins de cette séance sont effectués et que vous ne voulez pas introduire d observation, «Paramètres» si vous voulez indiquer des biométries qui seront rapatriées dans Infiplus. (Température, Tension ) 23

24 Enregistrement Indiquer une observation pour chaque soin. Si vous désirez, vous pouvez ajouter des phrases préenregistrées via «glossaire». Ce glossaire peut être complété via le programme d export >> Paramètres >> Glossaire. 24

25 Lorsque vous voulez ajouter une photo à un soin : Sélectionnez le patient dans l agenda du jour. Appuyez sur le plus à côté du soin, Appuyez sur photo pour prendre la photo. Pour voir plus de détails, vous pouvez faire un zoom sur la photo. Vous pouvez faire un export de la photo lors ce que vous appuyez sur l icône en haut à droite La photo peut être envoyée comme message ou . 25

26 Ajouter une ou plusieurs photos (avec commentaire). Ces photos seront rapatriées dans Infiplus. 6. Rapport Le rapport de fin de journée se retrouve dans Infiplus >> Agenda >> Planning au nom du prestataire. Agenda / Planning 26

27 7. Transfert d un patient Les transferts ne sont possibles qu en rôle «Responsable» ou «Autonome». (cfr configuration dans InfiPlus). Il y deux possibilités pour transférer des patients d un Mobi33 à un autre (hors Infiplus). La première se fait via le rendez-vous du patient (cfr point précédent) où il est possible de transférer ce rendez-vous (c est-à-dire un à la fois). La seconde, par le Menu principal >> Journées (plusieurs en une fois) Les deux options étant quasi similaires au niveau fonctionnement, nous allons décrire la seconde : Sélectionnez «Journées» dans le menu principal Cliquez sur «Modifiez» Sélectionnez le(s) patient(s) dans la liste de la journée (en cliquant dessus). Une ligne bleue s inscrit en regard du nom du patient. Patient sélectionné Choisir le Prestataire Cliquez sur «Choisir le prestataire» Vous accédez à la fenêtre de changement de prestataire. Sélectionnez le prestataire destinataire Ajoutez éventuellement un commentaire pour l ancien et/ou le nouveau prestataire. (Ces messages apparaîtront dans le menu «Messages» des 2 Mobi33. Enregistrez. 27

28 Transfert du/des soin(s) effectué correctement Le(s) soin(s) est/sont attribué(s) au nouveau prestataire. Pour que les changements soient actés, les prestataires devront synchroniser les tablettes manuellement. Sinon ce sera pris en charge par la synchronisation intégrée dans un délai maximum de 10 minutes. 28

29 8. Formulaire Ce menu permet de créer un formulaire qui sera envoyé par mail (adresse configurée à la première page de ce manuel). Le mail sera toujours envoyé en copie à l adresse que vous nous avez indiquée comme devant recevoir une copie de ces mails. Cette seconde adresse ne peut être modifiée que par Corilus. Formulaire créé et envoyé Formulaire créé et non envoyé Création d un formulaire La ligne verte spécifie que le formulaire a été créé et envoyé. Complétez les différentes zones selon vos besoins. Pour certaines parties du formulaire, vous pouvez également inclure une photo, elle sera annexée au mail en pièce jointe. 29

30 Exemple de mail : En bas de page, vous avez la version du Mobi33 de l infirmière. Cela vous permet de vérifier si Mobi33 est à jour. 30

31 Lorsque vous créez un formulaire via le patient et que vous créez un nouveau scoring. Celui-ci sera envoyé automatiquement vers Infiplus. Le scoring devra néanmoins encore être activé. Acceptation immédiate du scoring 31

32 Le scoring doit encore être activé. Par la suite ce scoring devra encore être envoyé par MCN. Si vous n activez ou annulez pas ce scoring, celui-ci continuera à s afficher dans les taches à réaliser. 32

33 9. Messages Pour rappel, les messages sont créés lors de l envoi de rendez-vous d un Mobi33 à un autre. Chacun des deux prestataires doit effectuer une synchronisation manuelle pour jouir de ce message. Si aucune synchronisation manuelle n est effectuée, cela sera fait lors de la synchronisation automatique. Cela ne remplace pas un appel téléphonique. Message lu Message Message pas encore non lu li 33

34 10. Historique des visites Visualisation de l historique des 3 derniers jours de soins par patient. 34

35 11. Tâches Ce menu permet de créer une tâche pour vous-même ou une de vos collègues Mobi33. Après création de celle-ci, vous allez lui envoyer via la synchronisation. Celle-ci doit faire de même ou attendre la synchronisation automatique. Les tâches restent entre les tablettes et ne sont pas reprises dans votre InfiPlus. Création d une tâche Tâche demandée Tâche effectuée Rapport de la tâche Statut de la tâche Création d un formulaire Création de la tâche Tâche créée Les tâches apparaissent le jour où elles doivent être exécutées en dessous de votre agenda dans Mobi33 Attention vous devez faire synchroniser votre Mobi33. Votre collègue doit réaliser une synchronisation manuelle pour jouir de cette tâche. Sinon ce sera pris en charge par la synchronisation intégrée dans un délai maximum de 10 minutes. 35

36 12. Dans Infiplus Soins effectués (validés) dans Mobi33 Soins partiellement effectués ou modifiés Pas de couleur : le soin n est ni effectué (validé) ni modifié dans Mobi33. En orange : Le soin a été récupéré de Mobi33. Plusieurs cas : 1. Plusieurs soins à effectuer à la même séance. Un des soins n a pas été réalisé. Le soin non réalisé sera en orange, les autres en gris. Vous devez adapter dans InfiPlus. 2. Vous avez coché un soin comme réalisé dans Mobi33, la synchronisation est faite. Vous reprenez ce soin et le signifiez comme non réalisé. 3. A un moment donné, vous y avez apporté une modification (exemple une observation, photo, transfert vers un autre prestataire). En gris clair : Le soin a été marqué comme «réalisé» dans Mobi33. 36

37 La colonne S affiche le statut de la lecture de carte. Vert : lecture carte à puce Vert clair : lecture code barre ou QRCode Orange : lecture manuelle Rouge : pas de lecture. 37

38 F. Gestion Commande de Mobi33 / ReID. Comment procéder? Barre de Menu horizontale en haut de l écran : Bouton Mobile / Gestion Commande de Mobi33/ReID Une fenêtre apparaît via laquelle vous pouvez non seulement commander mais aussi paramétrer et gérer le profil souhaité de vos prestataires travaillant avec Mobi33 (activation et modifications de droits, etc). Vous y verrez aussi les informations par rapport à vos prestataires Mobi33/ReID actifs. 38

39 Référence du dossier Adresse mail générale Nombre de lecteurs Adresse mail générale : reçoit la totalité des mails, documents (mails, formulaires ). Nombre de lecteurs : Spécifiez le nombre de lecteurs eid que vous commandez. Adresse mail infi Niveau de droits Période d utilisation Date de début d essai Mobi33 Si l adresse mail du prestataire n est pas reprise, vous devez l encoder. Important : C est à cette adresse que vous recevrez les codes d accès, mails et formulaires Lorsque le niveau de droits n est pas complété, attribuez-en un au niveau du prestataire. 39

40 Mobi33 : Normal : le prestataire voit son agenda mais ne peut apporter des modifications. Autonome : le prestataire voit son agenda et peut modifier son propre agenda en transférant un patient à un collègue. Responsable : le responsable voit les agendas de tous les prestataires et peut les gérer à distance. ReID Le ReID ne sert qu à lire des cartes eid et autres documents d identité. Cette application ne se prête pas à la lecture de votre feuille de route ou à des ajouts en consultation dans le dossier de votre patient. Période d utilisation : Date de début : indiquez la date de début d utilisation de Mobi33 ou ReID pour le prestataire. Par défaut, la date du jour est indiquée. Date de fin : indiquez la date à laquelle vous souhaitez arrêter l utilisation de Mobi33 ou ReID pour ce prestataire. Ceci sert par exemple pour arrêter l accès d un prestataire à l application car il/elle est remplacé par un autre prestataire dans votre équipe. 40

41 Date de début d essai Mobi33 Vous optez pour un prestataire pour l utilisation du ReID mais vous souhaitez qu il teste l application Mobi33 pendant une période de 30 jours consécutifs. Vous ne pouvez le demander qu une seule fois par prestataire. Vous ne complétez que la date de début de cette période d essai et ce prestataire pourra utiliser Mobi33 pendant cette période de test sur son smartphone/tablette. Attention à l installer sur l appareil du prestataire. A l issue de cette période de test, l utilisation de ce prestataire sera limitée aux fonctionnalités du ReID. Si vous souhaitez continuer à utiliser Mobi33, vous modifiez les droits et commandez Mobi33. Lire et accepter les conditions. Commander Cochez la case pour accepter les conditions et cliquez ensuite sur «Commander». Ensuite, vous arrivez dans le formulaire récapitulatif pour confirmer votre commande/modification(s). Cliquez sur «Confirmer». Les modifications demandées seront immédiatement activées (ou à partir de la date demandée). 41

42 Retrouvez le manuel d installation et d utilisation sur 42