Support utilisateur Messagerie GESTION DES CONTACTS ET CARNETS D ADRESSES

Transcription

1 Support utilisateur Messagerie GESTION DES CONTACTS ET CARNETS D ADRESSES 1

2 Table des matières Utilisation Créer un carnet d adresses Créer et gérer ses contacts Créer et utiliser des groupes Importer / exporter des contacts Gérer tous les partages

3 1. Utilisation Présentation du carnet d adresses Plusieurs carnets d adresses Sous Zimbra il est possible de créer plusieurs carnets d adresses Carnet d adresses : personnes contactés par mail Le carnet d adresses Personnes contactées par mail se remplit chaque fois que vous envoyez un mail à une adresse qui ne fait pas partie de vos autres carnets d adresses. Vous pouvez désactiver cette fonction. Ouvrez Préférences puis sélectionnez Carnet d adresses Vous avez la possibilité d activer de désactiver cette option. Ouvrez Préférences puis sélectionnez l onglet Carnet d adresses Décochez Activer l'ajout automatique de contacts. 3

4 2. Créer un carnet d adresses a) Créez vos carnets d adresses pour ranger vos contacts 4

5 Code couleur par carnet d adresses Il est possible de personnaliser la couleur d un carnet d adresses en éditant les propriétés b) Drag and drop entre les carnets d adresses (= déplacer via la souris) c) Partage Après avoir créer un carnet d adresses(ex : fournisseurs), vous pouvez le partager avec votre service, votre équipe projet 5

6 Propriétés du partage : 3. Créer et gérer ses contacts Création d un contact Cliquez sur le bouton, Lorsque vous ajoutez un nouveau contact, vous saisissez le nom et les informations de la société dans des champs à part. Vous pouvez choisir la manière dont vous voulez ajouter le contact à votre liste. Vous pouvez saisir jusqu à trois adresses mail et trois adresses postales par contact La fenêtre Nouveau Contact apparaît. 6

7 Vous devez renseigner plusieurs champs, certains sont obligatoires comme nom, prénom et sélectionnez le carnet d adresses adapté. Une fois les informations renseignées, cliquer sur enregistrer pour sauvegarder votre contact. Pour modifier un contact il faut le sélectionner, cliquer sur le bouton modifier Il vous reste à modifier ou rajouter les champs que vous souhaitez. Suppression d un contact Vous pouvez supprimer des contacts de trois manières différentes : Dans un carnet d adresses, choisissez le contact à supprimer, puis cliquez sur dans la barre d outils Déplacez le nom du contact vers le dossier Corbeille Cliquez avec le bouton droit sur le contact puis sélectionnez Supprimer 4. Créer et utiliser des groupes Un groupe de contacts est une liste d adresses régulièrement utilisées. Pour créer les listes du groupe de contacts Vous allez voir s affichez la fenetre suivante. : Vous pouvez sélectionnez des adresses dans votre liste d adresses globale (GAL) et dans vos carnets d adresses, et vous pouvez y insérer des adresses. 7

8 Pour connaitre les membres d un groupe sélectionner le groupe en question et la liste des membres s affiche 5. Importer / exporter des contacts Passez par Préférences, puis importer/exporter 8

9 Les fichiers d exportation ou d exportations sont toujours au format.csv (compatible avec Excel). Exemple d un fichier.csv ouvert avec le bloc note Exemple d un fichier.csv ouvert avec Excel Le format ne sera plus du.csv mais un format lié à votre logiciel de messagerie : tgz Pour les importations c est la même manipulation dans le sens inverse. 9

10 6. Gérer tous les partages Gérer l ensemble des partages (en attente, acceptés et accordés) en passant par Préférence puis Partage 10