L ENT opérationnel à la rentrée

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1 L ENT opérationnel à la rentrée De la conception de l emploi du temps sur EDT jusqu au cahier de textes ENT Rédaction : Hélène Ghesquière et Nicolas Levant, Proviseure et CoTICE de la cité Fabre de Bédarieux. Relecture : BDMP/DASI, équipe du Conseiller TICE. 1

2 Sommaire Sommaire Introduction Les différentes bases Plan de fonctionnement des bases Travail des bases STS WEB SIECLE EDT... 7 a) Création d une nouvelle base... 7 b) Création des structures (division/parties/groupes)... 7 c) La création de cours... 8 d) La gestion des exports... 8 e) Les liens élèves-groupes ENT

3 1. Introduction Faire fonctionner au mieux l ENT à la rentrée, nécessite de réaliser un certains nombre d opérations de gestion, dans un ordre à respecter. Ces opérations concernent SIECLE, STS Web, EDT et le cahier de textes de l ENT. Ces applications utilisent des bases de données interconnectées qui doivent être gérées ensemble, de manière régulière et synchrone. Le but de ce document est de décrire la nature et l ordonnancement de ces opérations afin permettre un fonctionnement optimal de l ENT 2. Les différentes bases SIECLE : base élève, sur laquelle apparaît toute la scolarité de l élèveet toutes les informations le concernant. C est dans cette base que l élève sera affecté à sa classe, aux options et aux groupes auxquels il doit appartenir (en relation avec la structure mis en place par l établissement traduite dans l emploi du temps et le logiciel EDT). Cette base alimente aussi l annuaire fédérateur qui alimente l ENT mais aussi des bases de données de la région. STS Web : il s agit de la base qui regroupe les structures de l établissement (classes, groupes d élèves mis en relation avec les MEF) et les services des professeurs. C est à partir de cette base que la relation professeurs/matières/classes/groupes s établit. C est la base liée aux HSA. EDT : logiciel propriétaire («privé») Index Education qui permet la construction de l emploi du temps. ENT : (Espace Numérique de Travail) Cet espace contient une base de donnée propre à l établissement renfermant les informations élèves/responsables légaux/classes/groupes/enseignants/ emploi du temps ; ces informations sont indispensables pour donner les codes d accès aux différents utilisateurs, utiliser le cahier de textes mais aussi pour accéder aux téléservices tels que SIECLE notes et SIECLE absences. 3

4 3. Plan de fonctionnement Les données regroupées dans l ENT sont indispensables à son bon fonctionnement. Les différentes bases de données proviennent de différents logiciels (STS Web, SIECLE et logiciels privés). Selon leur origine, l échange de données peut se faire : Automatiquement (SIECLE, profilage/sts web) Avec une intervention manuelle (STS Web export structure, vers SIECLE) Avec la création de fichier zip / xml exporté d un logiciel et importé dans un autre (cas de tous les échanges entre logiciel privé et STS Web et SIECLE). Le calendrier (liens actifs) Étape 2 Faire la Bascule dans STS Étape 3 Compléter la base élève de SIECLE Étape 4 Créer une nouvelle base EDT (c) Importer les élèves dans la base EDT à partir de la base élèves Étape 5 Créer les structures /cours dans EDT (f) Créer les liens élèves groupes EDT/STS Procédure de contrôle 2j Début Juin juin-début Juillet 15 Juillet Fin août Étape 1 : Faire le profilage de l établissement (a) Exporter les structures classes de STS vers SIECLE Date limite pour la première ébauche de la base élève (SIECLE) permettant la distribution de LoRdi (b) Importer le fichier.xml généré à partir de STS Web dans EDT (d) et (e) Effectuer les Exports /Imports entre EDT, STS et SIECLE. 4 Étape 6 Ouvrir le cahier de textes ENT

5 4. «Travail» des bases 4.1 STS WEB Dès le feu vert donné par les services du rectorat (début juin), faire le profilage de l établissement. Réception des matières et des MEF en fonction des options ouvertes sur l établissement. Aller sur SIECLE/ Base élèves/ NOMENCLATURES/PROFILAGE : suivre les instructions pour affecter les MEF à l établissement (formation, formation d origine) et lancer le profilage. Cette étape permet l export automatique vers STS Web. Aller dans STS Web année en cours et faire la bascule pour l année en préparation : 1. Accueil 2. Bascule 3. Divisions seules sans les groupes Ressources locales «toutes» Services «aucun» ARE aucune (facultatif) 4. Lancer la bascule La bascule crée automatiquement l'année de préparation, initialisée avec les éléments basculés. L'utilisateur peut ainsi commencer la gestion de la prochaine année scolaire. ATTENTION Il ne faut pas basculer les groupes. La méthode décrite construit les groupes à partir d EDT. Aller dans STS Web année en préparation (n+1), ouvrir l onglet structure : 1. Aller à l onglet division et mettre à jour la structure de l établissement : nommer les divisions y affecter les MEF, mettre les effectifs prévus. 2. Aller à l onglet ressources, vérifier les enseignants affectés sur l établissement ( ce sont ceux qui sont affectés dans le TRMD export automatique). 3. Aller à l onglet export, cliquer sur structures (envoi sur SIECLE, (a) ) et cliquer sur emploi du temps : générer un fichier.xml à enregistrer pour exporter manuellement dans EDT lorsque la nouvelle base sera construite. 5

6 1.MEF division 2.Ressources. 3. Export 4.2 SIECLE Une fois les structures renseignées dans STS Web et exportées sur SIECLE (a), indépendamment des autres bases, il est possible de saisir les élèves. La plupart sont récupérés de l année précédente, il faut alors les réactualiser en les affectant dans leurs nouvelles classes, vérifier les options, en mettant à jour éventuellement les adresses, numéros de téléphones. RAPPEL : la saisie les élèves devrait se faire en dernier recours. Pour ceux qui viennent de l'académie, pour éviter l'apparition de doublon, il faut d'abord tenter de les récupérer depuis leur établissement d'origine. Attention : il ne faut surtout pas saisir les groupes d appartenance. Cela se fera depuis la base EDT Point d étape 1 A ce stade : Les élèves sont inscrits dans leur classe avec le choix des options, Il n y a pas de groupes inscrits à cette étape ni dans STS WEB ni dans SIECLE base élèves, L ensemble des données administratives est à jour, Le fichier.xml pour la synchronisation de la base STS web avec le logiciel d emploi du temps privé est prêt. Les étapes qui suivent : Construction de l emploi du temps à partir du paramétrage (profilage) fait dans STS Web (b) (synchronisation des bases entre STS Web et EDT), Importation des élèves dans la base EDT à partir de la base élèves de SIECLE (c), 6

7 Une étape incontournable pour les remontées à partir d EDT vers l ENT : la constitution des groupes dans EDT et l affectation des élèves. 4.3 EDT a) Création d une nouvelle base En général, il est bon de commencer EDT avec une base de l année précédente. Cela permet de récupérer des informations utiles, comme les classes, les salles, les identifiants des professeurs afin de ne pas en changer tous les ans. Lors de la création d une nouvelle base, vous avez la possibilité de choisir les informations que vous souhaitez garder et celle que vous souhaitez effacer. Conseil Conserver les salles, les professeurs et les matières. Ainsi tout ce qui est groupe, parties de classe ou même élèves, est effacé. Les élèves seront ensuite réimportés à partir de SIECLE, ce qui produira une base propre. Avant de commencer à travailler sur cette base, il est important de mettre à jour : les professeurs qui sont partis et ceux qui arrivent ; les classes qui ont été fermées ou rouvertes, etc Il faut ensuite importer le fichier.xml généré à partir de STS Web qui permettra de synchroniser les données entre STS et EDT. (b) Dans EDT : Onglet fichier import-export avec STS Web récupérer les données des professeurs : ouvrir le fichier.xml généré dans STS Web. Puis aller à l onglet STS WEB et établir les correspondances. Concernant les professeurs qui arrivent, vous ne pouvez pas toujours connaître à l avance leurs noms, il faut dans ce cas là leur donner un nom provisoire : professeur de français par exemple. Paramétrer la nouvelle base (voir aide conception EDT) en fonction des données de l année en préparation : vœux enseignants, groupe de salles, horaires etc. Importer les élèves de SIECLE dans EDT en dernier à partir des fichiers.xml générés dans SIECLE (c). b) Création des structures (division/parties/groupes) Il faut créer les parties de chaque classe (cf livret EDT) en fonction des structures puis dans l ordre : Affecter les élèves dans chaque partie, Mettre les LIENS entre parties : identifier les élèves en commun dans les parties mises en lien, Construire les GROUPES avec 8 caractères maximum pour le transfert dans STS Web et attacher les parties contenant les élèves. Les bases STS/SIECLE ne comprennent que les groupes, mais les parties sont indispensables pour faire tourner le logiciel EDT Index Education. Les groupes ne sont pas utilisés dans EDT. 7

8 c) La création de cours Avant la création de l emploi du temps, il y a une phase assez longue de création de cours, simples ou complexes. Une fois les cours créés, on crée l emploi du temps. La base créée est la base finale de la rentrée. Il est conseillé de garder une copie de cette base. Il faut garder en mémoire que le logiciel EDT permet la gestion des cours complexes, ce n est pas le cas de Pronote qui ne va pas gérer ces cours complexes, ni de STS Web. Pour votre administration régulière durant l année et pour les remontées dans STS Web, il est conseillé, même si vous n utilisez pas Pronote, de préciser les cours complexes avec pour objectif d avoir toujours dans un cours : Un élève, Un groupe, Une matière, Un professeur. Attention : SIECLE et STS Web ne gèrent pas les groupes dont le nom dépasse 8 caractères. Cette opération doit se faire une fois l emploi du temps réalisé. d) La gestion des exports Effectuer une copie de la base avant de lancer l export. Il arrive couramment que des cours bloquants doivent être supprimés pour faire aboutir l export. Lancer le transfert des données d EDT vers STS Web (d): Fichier import / export avec STS Web : exporter avec l assistant. Suivre les étapes et enregistrer le fichier généré, Portail ARENA dans STS Web : Faire un import : import emploi du temps ; sélectionner le fichier généré à partir d EDT et enregistrer, puis valider. Faire 2 exports : export/structure sur SIECLE (e) export/ services sur SIECLE (e) (valider). Les exports de STS Web vers SIECLE (e) n'est possible qu'après que le changement d'année en cours soit effectif. La date est gérée au niveau national (1 septembre). e) Les liens élèves-groupes Attention : la procédure qui suit est à faire après les remontées vers STS Web. Une procédure de contrôle mise en place nécessite 2 jours d attente pour que les liens se fassent entre STS Web et SIECLE. 8

9 Lorsque votre base EDT est complètement terminée et propre, vous allez pouvoir exporter les liens élèves-groupes vers SIECLE (f): Dans EDT : fichier exports-imports avec SIECLE exporter les liens élèves/groupes Dans SIECLE importer le fichier généré : Importation Liens élèves-groupes depuis logiciel privé. Afin de vérifier que l import s est bien déroulé dans SIECLE, vous pouvez aller dans «Suivi des échanges» «Logiciel privé liens élèves-groupes». Point d étape 2 Les bases sont correctement configurées, Les structures avec les groupes sont remontées dans STSWEB, en cohérence avec EDT, les élèves sont affectés dans leurs groupes dans SIECLE base élèves : sur la fiche élève apparaissent maintenant les groupes d affectation, La remontée automatique se fait de la base SIECLE base élèves vers la base de données de l ENT et vers les différentes applications du portail ARENA. La procédure de contrôle nécessite deux jours d attente (g). L annuaire ENT est à jour. Il est possible : D éditer les identifiants et mots de passe enseignants/élèves/familles, D ouvrir le cahier de textes, De partager des documents avec l espace de stockage de l ENT, De mettre à disposition des cours, SCONET notes et SCONET absences sont paramétrés Afin d alimenter correctement les bases de l ENT(g), il est important de faire des exports de STS vers SIECLE (service et structure) (e) pour prendre en compte les nouvelles affectations de collègue et d EDT élèves/groupe vers SIECLE (f) après la rentrée chaque fois que nécessaire. Il n est absolument pas souhaitable d attendre la campagne de fin octobre. Tant que cette exportation n est pas faite, l ENT ne sera pas opérationnel. Il est donc important de la faire dès la rentrée, même si tout n est pas encore définitivement figé. 5. ENT A présent, toutes vos bases sont propres : les structures avec les groupes sont bonnes dans STS Web, les élèves sont affectés dans leurs groupes dans SIECLE et après avoir attendu les deux jours nécessaires pour la procédure de contrôle, il est possible de passer à la remontée du cahier de textes automatique. 9

10 1. Pour vérifier que la base ENT est bien conforme avec vos groupes remontés et vos élèves dedans, vous pouvez aller dans «Administration» «Gestion des groupes». 2. Dans l administration du cahier de textes, vérifiez que tous les paramètres sont bons en passant chacun des onglets : «jours ouvrés et alternances», «grille horaire», «paramétrage des libellés» (normalement remonté automatiquement de STS), et enfin n oubliez pas de cocher la case dans le dernier onglet «ouverture». 3. Retournez ensuite dans l onglet «emploi du temps» «Importer» 10

11 4. Il ne vous reste plus qu à importer les fichiers demandés, à savoir : a. EDT_vers_STS.xml : issu de EDT, et qui contient les emplois du temps ; b. sts_emp.xml : issu de STS Web, et qui permet de faire le lien entre les données issues de EDT et celles contenues dans le référentiel de l'ent (donc celles fournies par l'annuaire fédérateur académique). A savoir : Les modifications successives de l emploi du temps en cours d année, au niveau collectif ou individuel, est sans incidence sur ce qui a été saisi. Afin d alimenter correctement les bases de l ENT(g), il est important de faire des exports de STS vers SIECLE (service et structure) (e) pour prendre en compte les nouvelles affectations de collègue et d EDT élèves/groupe vers SIECLE (f) après la rentrée chaque fois que nécessaire. Il n est absolument pas souhaitable d attendre la campagne de fin octobre. 11