Un projet qui avance à grands pas

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Virginie Croteau
il y a 6 ans
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1 B U L L E T I N D I N F O R M A T I O N Vol. 1, n o 2 10 avril 2017 Nous sommes heureux de vous présenter le deuxième du bulletin d information sur le projet SI-GFA. Vous serez à même de constater que le projet avance selon l échéancier prévu et que plusieurs éléments tendent à se mettre en place. Mot du directeur de projet Un projet qui avance à grands pas Il est impressionnant de constater le rythme avec lequel le projet avance. Les travaux sur la description des besoins étant terminés, nous avons publié un avis d intérêt à la fin du mois de février. Cette étape permettra de valider la capacité du marché à répondre aux besoins et aussi d apporter les correctifs nécessaires au devis. Nous croyons fermement que cette stratégie nous permettra de réaliser un processus d appel d offres robuste, et par le fait même, de respecter les échéanciers. Le projet SIGFA a été lancé en juillet dernier dans un esprit de collaboration. Dans un premier temps, les secteurs administratifs ont été mis à contribution pour la description des besoins. Avec les travaux sur la charte comptable, ce sont désormais les secteurs cliniques qui sont interpellés pour collaborer à l avancement du projet. Nous mettrons en place prochainement des tables de travail portant sur les règles d affaires en ressources matérielles ainsi que sur l utilisation d un identifiant unique pour les produits. L ensemble des établissements sera encore une fois interpellé afin de participer à ces travaux. Nos allégations à l effet que SI-GFA est un projet pour le réseau mené par les gens du réseau sont maintenant une réalité concrète. C est d ailleurs cette synergie qui fait la richesse et la force de SI-GFA. Nos efforts concertés permettront de mettre en place des outils à la hauteur de nos attentes qui deviendront, à leur tour, générateurs d améliorations pour le réseau. Je profite de cette occasion pour souligner l excellente collaboration de vos équipes et vous en remercier. Michel Martel, directeur des ressources financières CIUSSS du Saguenay Lac-Saint-Jean

2 Origine du projet Voici une représentation graphique afin de mieux illustrer comment s inscrit SI-GFA dans l écosystème informationnel de notre réseau. 2

Travaux de la charte comptable Des travaux nécessaires et importants ont été amorcés afin de doter le Réseau de la santé et des services sociaux d une charte comptable unique.

3 Travaux de la charte comptable Des travaux nécessaires et importants ont été amorcés afin de doter le Réseau de la santé et des services sociaux d une charte comptable unique. À cet effet, une rencontre d information a été tenue à Québec le 26 janvier dernier. À cette occasion, plusieurs personnes étaient présentes ou en visioconférence. Monsieur Pierre Léveillé de l Institut canadien d information sur la santé (ICIS) a présenté la charte et ses particularités et les participants ont pu poser de nombreuses questions leur permettant ainsi de se projeter avec ce nouvel outil. Suite à cette présentation, des équipes de travail ont été formées. Il est important de souligner que les travaux se déroulent principalement avec des gens des directions cliniques, tant du côté des établissements que du ministère de la Santé et des Services sociaux afin d assurer une cohérence entre la réalité terrain et les aspects administratifs. D ici quelques semaines, chaque comité verra s ajouter une ressource du secteur administratif afin de compléter les travaux. Les comités regroupant les services administratifs, la recherche et la logistique devraient démarrer d ici quelques semaines. Nous ne pouvons passer sous silence l excellent travail qui est fait de la part des participants qui s impliquent activement dans la réalisation de ce changement pour notre réseau. Les comités sont répartis de la manière suivante : 3

4 Travaux sur l établissement des règles d affaires en approvisionnement Comme pour la mise en place de la charte comptable, le volet gestion des ressources matérielles doit lui aussi amorcer des travaux afin de définir les règles d affaires entourant la gestion de la base de données centralisée. Pour ce faire, les établissements seront interpellés d ici quelques semaines afin de désigner des personnes pour débuter ces travaux qui devraient s échelonner jusqu à la fin juin. Le Ministère sera également interpellé pour s assurer d une vision complète de la situation. Une fois de plus, nous souhaitons travailler en collaboration avec les établissements puisqu ils sont à même de faire voir les besoins et les différentes réalités auxquels ils répondent présentement et ainsi favoriser la mise en place de règles pour optimiser ces réponses. Une étape importante est franchie Le 27 février dernier, le GACEQ publiait un avis d intérêt au marché pour le projet SI-GFA. Cette étape est cruciale dans la poursuite du projet. En effet, elle permet de mettre en parallèle les besoins répertoriés par les différentes équipes d experts au cours des derniers mois et les possibilités de réponse par le marché. Il aurait été impossible de franchir cette étape sans le travail acharné des différentes personnes impliquées sur les comités mis en place l été dernier. L investissement de chacun dans la détermination des besoins et par la suite de la rédaction du devis mérite d être souligné haut et fort. BRAVO et MERCI à tous. L équipe s agrandit Nos présences Un projet de l envergure de SI-GFA ne peut avancer sans avoir une équipe permanente pour remplir les différentes étapes à franchir et assurer le suivi des étapes. C est ainsi que madame Maryse Boudreault, agente administrative, travaillera avec madame Manon Tremblay, chargée de projet principal, pour assurer tout le support clérical. Un affichage est aussi en cours pour l embauche d un chargé de projet en technologies de l information. Cette personne apportera toute l expertise et les éléments nécessaires à l implantation et l exploitation de la future solution. Il est important de présenter le projet SI-GFA aux différentes autorités afin de montrer l ampleur qu il représente pour un réseau comme le nôtre. Des présentations du projet ont donc été faites au cours des derniers mois au Comité de Gestion Réseau (CGR) qui réunit tous les présidents-directeurs généraux de la province. Une autre a également été faite au Comité des Ressources Financières (CRF) qui réunit tous les directeurs de ressources financières. Ces présentations sont pour nous une opportunité pour répondre 4

5 aux questions que peut susciter un projet de cette envergure. Nous vous rappelons d ailleurs que vous pouvez nous écrire au sigfa@ssss.gouv.qc.ca si vous avez des interrogations. Échéancier Printemps 2017 Reprise des travaux de l équipe implantation/exploitation. Travaux sur les règles d affaires Évaluation des documents reçus suite à l avis d intérêt et mise à niveau des documents déjà rédigés. Dépôt des documents pour obtenir l aval du MSSS pour le lancement éventuel d un appel d offres. Constitution et formation du comité de sélection. Été 2017 Amorce des travaux pour le plan de gestion du changement qui sera proposé aux établissements. Automne 2017 Détermination et communication des prérequis aux établissements. Le bulletin d information SI-GFA est produit par le Service des relations médias et communications publiques du CIUSSS du Saguenay Lac-Saint-Jean. Contactez l équipe de projet à l adresse courriel suivante : sigfa@ssss.gouv.qc.ca 5

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