Le développement des compétences

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1 Le développement des compétences Comment, qui Pas LE modèle mais UN modèle

2 Je vous propose * Portrait de la région * D où je viens la performance * Pourquoi ce choix et les thèmes abordés * Arrivé du nouveau conseiller son rôle sa vision notre vision * La formation phase 2 * Les conditions gagnantes * Les résultats

3 Le Saguenay Lac Saint- Jean

4 Nous sommes un CIUSSS * habitants sur une superficie de km 2 * Un budget de plus de 707 millions de dollars * Plus de employés * Près de 600 médecins * Autosuffisance de services à 95% * 2 établissements font partie de la phase 2 du MSSS pour les projets LEAN

5 La performance avant * Présence d un comité régional de soutien à la performance avec la présence d un représentant par établissement (8) * Présence de représentant du volet RH, RF, communication, DSI, DSP, et autres structures participatives régionales * Ne vous inquiétez pas on portait plus d un chapeau!

6 D où je viens Par Manon Tremblay, MBA

7 Le territoire Domaine- du- Roy * Le CSSS Domaine- du- Roy en bref * employés, 60 médecins * 3 missions: CH de 130 lits, CHSLD de151 lits et 2 points de services de CLSC et un CRD pour un total de 6 installations * Un budget de 87M$ * Desserte de habitants dont 2 communautés amérindiennes et un territoire de km2

8 Structure locale de performance * Première conseillère en décembre 2010 à mi- temps * On souhaite éviter le recours aux consultants * Début 2013 formation de tous les gestionnaires (14hres) * Automne 2013 nouveau conseiller à la performance à temps très complet toujours en poste

9 Pourquoi former à l interne * Pour favoriser et accélérer un vrai changement culturel. Ce qui constitue notre prémisse de base * Teinter la formation de notre réalité, nos exemples * Favoriser l intersectorialité et une ouverture à la réalité de l autre * Pour passer du JE au vrai NOUS

10 La première phase de formation * 3 groupes de gestionnaires * 2 journées consécutives * À l extérieur du CSSS * Répartition des provenances et des types de fonction * Présence du DG à chaque début de formation

11 Le formateur * Moi!

12 Un incontournable * L engagement signée de chacun à une démarche sérieuse, engagée et transparente

13 Les thèmes abordés * Les choix organisationnels * L importance d un langage commun * La planification stratégique * La gestion humaine du changement * La résolution de problèmes et le choix des projets * La mesure * Le lean * Le gemba

14 Le choix organisationnel * Tabler sur l importance de la mesure (commentaires visite agrément) * Garder en tête toute l importance des personnes, d où un thème spécifique à cet aspect * Contexte régional de portraits et analyses comparatives

15 Pour le CSSS Domaine- du- Roy, la performance permettra * Augmenter le niveau d efficience et de qualité de soins * Faire les choses autrement en raison entre autres des marges de manœuvre de plus en plus limitées * Continuer à travailler en gestion participative- associative * Être proactif dans le contexte budgétaire actuel

16 Notre vision de la performance devient donc * Le verre n est ni à moitié vide ni à moitié plein il est 2 fois trop gros!

17 La formation phase 2 * Poursuite avec le nouveau conseiller en performance Martial Fradet

18 Premier contact * Rencontre avec tous les gestionnaires des directions pour positionner sa vision de la performance, son rôle * Cette rencontre constitue un rappel de la formation du printemps * On veut poursuivre sur la lancée de la formation et éventuellement présenter une offre pour garder le mouvement et soutenir l implantation de la culture

19 On se met en contexte * Mondialisation des marchés: * Compétitivité (faire mieux au moindre coût) * Culture centrée sur le client (faut se différencier) * Capacité financière des gouvernements et des entreprises: * La santé accapare près de 49 % du budget provincial * Augmentation constante des dépenses (médicaments, énergie, ) * Croissance économique faible = moins de revenus pour le gouvernement * Rareté de la main d œuvre (baby- boomers départ à la retraite) * Surcharge de travail des employés * Clientèle plus exigeante, mieux informée

20 Exceller dans nos services à la population * La performance c est une façon d atteindre l excellence selon 5 principes : * Définir la valeur ajoutée : se mettre à la place du patient et définir ce que l usager a besoin réellement (valeur ajoutée); * Analyse de la chaîne de valeur : regarder l ensemble du processus de prise en charge du patient ou du service offert pour le rendre plus fluide en réduisant les délais. * Éliminer les pertes : créer un flux de processus rapide et efficace (éliminer les silos de la gestion par département); * Production à flux tiré : le patient tire selon ses besoins; * Rechercher l excellence : viser l excellence garde en mouvement

21 Nous faisons tous partie d un processus * Emphase sur les activités globales * Relations «gagnant- gagnant» * Centration sur le client * Accent sur les activités utiles (VA) * Simplification des processus * Réduction des coûts * Amélioration de l efficacité, de l efficience et de l adaptabilité des processus * Meilleur service à la clientèle * La direction est un soutien aux processus

22 La trame de fond

23 La rôle est campé * Supporte et accompagne les gestionnaires et les employés dans le changement de culture * Collabore à l encadrement des projets * Forme et supporte les gestionnaires et employés dans l utilisation des outils liés à la performance * Collabore à l identification et au suivi des indicateurs * Animation d équipe de travail * Coach et conseille les gestionnaires et employés

24 Les besoins des gestionnaires * Dans l ordre les gens souhaitent de la formation sur: * La mesure * Les tableaux de bord de gestion * Les outils Lean * La gestion des ressources humaines * L intégration du GEMBA au quotidien

25 S en est suivi * Formation sur le choix des indicateurs * Mise à niveau systématique lors du début d une démarche avec l ensemble du groupe * Parution de 4 articles par année dans le journal de l établissement * Développement de 3 TBG en temps réel sur: occupation des lits, mouvements des usagers et gestion des atypies (formation sur utilisation)

26 Pour répondre au thème 4 de la première formation

27 Formation des instances * Un incontournable * Relations au départ déjà positives * Formation d une demie journée pour les instances professionnelles (CII, CM) * Formation d une demie journée instances syndicales (CSN, APTS et SPSICR)

28 Menu de cette formation

29 On insiste alors sur * Entre les 3 facteurs qui influence la performance: * la qualité * les délais * les coûts

30 On souhaite amener la réflexion sur * Qui exécute les tâches à valeur ajoutée dans vos processus? * Qui sont les plus proches des problèmes dans vos opérations? * Qui communique aux usagers quotidiennement? * Qui seront les plus impactés par des changements de processus? * Qui subissent l impact d un problème ou d une erreur?

31 Le paradigme des singes, vous connaissez?

32 Sensibiliser à

33 La suite de la formation * Utilisation de la simulation lego phase 1 et 2 * Par la suite explications des principaux outils utilisés * Discussion sur la gaspillage * Sensibilisation à ce qui est déjà existant dans l établissement et pas si menaçant! * Les bases de l amélioration continue * On insiste sur la mesure

34 Impacts dans les faits * Les instances ont eux aussi développé le réflexe de demander des données * Ils interpellent les directeurs concernés * Sont aidants dans les projets tant de réorganisation qu en révision de processus

35 Les conditions gagnantes * Transparence des démarches envers les différentes catégories d acteurs * Disponibilité et intérêt des gens à savoir * COMMUNICATION FRÉQUENTE * Implications des gens à tous les niveaux * Réceptivité médicale * Mise en valeur des projets via les articles dans le journal

36 Les conditions gagnantes * Mode de travail interdirections via une structure locale * Ouverture des autres établissements régionaux au partage * Décisions portées par les directions et appuyées sur des faits ouvertement partagés * Présence terrain de la gouvernance * Travaux régionaux ont favorisé le culture de la mesure et du benchmarking

37 Les résultats * Assises du changement culturel observé à partir des réflexes développés * Meilleure conscience que nous sommes une série de dominos * Langage commun * Collaboration médicale * Plusieurs changements à succès même si les amorces ont pu être douloureuses

38 À retenir * Communication * Encadrement par la gouvernance * Transparence * Choix des acteurs impliqués * Orientations organisationnelles sur les priorités

39 Merci Des questions?

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