Biomag scenario 1 Découverte et prise en main

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1 SCÉNARIO BAC G-A Biomag scenario 1 Découverte et prise en main Niveau Seconde Auteur Beatrice GUERIN Licence

2 Biomag scenario 1 Découverte et prise en main - Description du scénario DESCRIPTION DU SCÉNARIO BIOMAG est une entreprise commerciale de vente au détail de produits BIO (Boissons, produits de beauté et de bien être).<?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> L entreprise vend ses produits à des particuliers, des professionnels de la santé, des instituts de beauté, entre autres. Depuis peu, elle a développé son activité à l étranger (Belgique et Espagne). Elle s approvisionne auprès de fournisseurs français, européens (Arménie, Allemagne, Autriche, Belgique) et étrangers (Australie). <?xml:namespace prefix = "v" ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" /><?xml:namespace prefix = "w" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:word" />Les îlots sont composés de 4 partenaires et 1 directeur administratif (l'enseignant) 2 gestionnaires administratifs des achats 1 gestionnaire administratif des ventes 1 responsable administratif Ce scénario très simple a été proposé pour une prise en main de l'environnement informatique, en milieu de la classe de seconde. Ils vont donc avoir comme mission dans un premier temps d'organiser leur îlot, d'organiser leur travail et de mettre à jour leur messagerie electronique roundcube. Il leur est distribué un dossier élève dans lequel ils rangeront les mails reçus, la procédure quotidienne et l 'accès à openerp (rappel des codes). Mais également le scénario complet à l'aide duquel ils pourront compléter leur passeport en toute autonomie. Beatrice GUERIN 2/26

3 Biomag scenario 1 Découverte et prise en main - Organigramme ORGANIGRAMME Beatrice GUERIN 3/26

4 Biomag scenario 1 Découverte et prise en main - Localisation LOCALISATION DU SCÉNARIO Libellé Beatrice GUERIN 4/26

5 Séquence numéro : 1 Mise à jour de sa messagerie et organisation de son poste de travail ORGANISATION PÉDAGOGIQUE Vous devez dans un premier temps après avoir ouvert votre messagerie, cliquer dans le menu préférences (en haut à droite), puis dans le dernier sous-menu paramètre du serveur STMG, et sur la troisième ligne supprimer ga.bac et saisir localhost, puis sauvegarder.<?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> Vous devez également créer un dossier de votre entreprise dans vos documents du réseau ex : biomag1 afin d y sauvegarder tous vos travaux sous format pdf pour compléter votre passeport professionnel. GUIDE PÉDAGOGIQUE ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION L'activité est générée à partir de PAGE Tous ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Organisation et mise à disposition des informations Résultat attendu : L organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs concernés, dans le respect Critère d'évaluation : Efficacité de l organisation des informations Compétence : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs COMPLEXITÉ ALÉAS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le classement, l archivage SAVOIRS ASSOCIÉS DOCUMENTS UTILES dossier élève biomag scénario 1 Rispaud Guerin.docx procédure quotidienne.pdf LIENS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ TOUS OUTILS UTILES MAIL Beatrice GUERIN 5/26

6 Séquence numéro : Mise à jour des périodes sur openerp ORGANISATION PÉDAGOGIQUE 2 Votre premier travail consiste à mettre à jour la période sur le PGI. Pour cela, vous devez demander l aide de votre enseignant et utiliser le tutoriel vidéo (en cliquant sur le et dans Openerp dans le paragraphe intitulé : «paramétrer l exercice et les périodes d une société»).<?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> GUIDE PÉDAGOGIQUE ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION Gaa 1 L'activité est générée à partir de PAGE ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Organisation et mise à disposition des informations Résultat attendu : L organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs concernés, dans le respect Critère d'évaluation : Efficacité de l organisation des informations Compétence : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs COMPLEXITÉ ALÉAS SAVOIRS ASSOCIÉS DOCUMENTS UTILES Comment accéder à open erp.pdf LIENS UTILES tutoriels video openerp RÔLES DE L'ACTIVITÉ GA DES ACHATS OUTILS UTILES MAIL PGI Beatrice GUERIN 6/26

7 Séquence numéro : Mise à jour des contacts des fournisseurs ORGANISATION PÉDAGOGIQUE Activité générée 3 Merci de mettre à jour dans le fichier fournisseur les contacts à l aide du tutoriel Open ERP 6.1 que vous trouverez sur ce. Puis venez me faire valider votre travail avant de le ranger dans le classeur de l entreprise.<?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> A la fin de la mission, pensez à sélectionner les fournisseurs concernés, et imprimer les étiquettes qu il faudra ranger dans le classeur de l entreprise en achats. Sauvegarder le fichier sous pdf dans votre dossier personnel pour compléter le passeport. Cordialement GUIDE PÉDAGOGIQUE ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION GAA 1 L'activité est générée à partir de PAGE ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants Résultat attendu : Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont mis à jour en permanence Critère d'évaluation : Fiabilité et exhaustivité des informations relatives aux fournisseurs Compétence : Actualiser une base de données fournisseurs COMPLEXITÉ ALÉAS Aucune complexité SAVOIRS ASSOCIÉS DOCUMENTS UTILES Personnes.csv Comment accéder à open erp.pdf LIENS UTILES tutoriels video openerp RÔLES DE L'ACTIVITÉ GA DES ACHATS OUTILS UTILES MAIL PGI Beatrice GUERIN 7/26

8 Séquence numéro : Organisation du dossier banque de l'ilot Biomag ORGANISATION PÉDAGOGIQUE 4 Votre premier travail consiste à préparer le dossier banque, vous devez pour cela découper la carte bancaire, me la présenter à la signature et la plastifier, puis découper les chèques et les remises de chèques pour ensuite les ranger dans une pochette. Puis ranger cette dernière ainsi que le RIB dans l intercalaire Trésorerie.<?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> Cordialement GUIDE PÉDAGOGIQUE ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION L'activité est générée à partir de PAGE GGA2 ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Organisation et mise à disposition des informations Résultat attendu : L organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs concernés, dans le respect Critère d'évaluation : Efficacité de l organisation des informations Compétence : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs COMPLEXITÉ ALÉAS SAVOIRS ASSOCIÉS DOCUMENTS UTILES ETAT_CB_VISA.PDF ETAT_Cheque.PDF ETAT_RCSTANDARD.PDF ETAT_RIB.PDF LIENS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ GA DES ACHATS OUTILS UTILES BANQUE MAIL Beatrice GUERIN 8/26

9 Séquence numéro : 5 Achats en ligne fournitures de bureau Beatrice GUERIN 9/26

10 ORGANISATION PÉDAGOGIQUE activité générée Je souhaite que vous réalisiez des achats de fournitures de bureau en ligne dans le magasin.<?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> Voici les articles à acheter que vous réglerez avec la carte bancaire de l entreprise. Pour passer la commande, vous trouverez sur le portail le magasin en ligne : fournitures de bureau. En cas de problème, vous pouvez faire appel à votre chef de service (moi-même). A la fin de la mission, pensez à imprimer les mails reçus et la commande (dans votre compte du magasin) qu il faudra ranger dans le classeur de l entreprise en achats. Sauvegarder le fichier sous pdf dans votre dossier personnel pour compléter le passeport. Cordialement GUIDE PÉDAGOGIQUE ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION GAA 2 L'activité est générée à partir de PAGE ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau Résultat attendu : Les fournitures et consommables sont commandés en quantité suffisante et dans les délais impartis Critère d'évaluation : Optimisation du stock Compétence : Anticiper les flux et le niveau d un stock COMPLEXITÉ ALÉAS Achats en ligne SAVOIRS ASSOCIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les fournitures, petits équipements et immobilisations DOCUMENTS UTILES ETAT_CB_VISA.PDF LIENS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ GA DES ACHATS OUTILS UTILES BANQUE MAGASINS MAIL Beatrice GUERIN 10/26

11 Séquence numéro : 6 Nouveaux clients (recherche d'adresse sur les pages jaunes et création de nouveaux clients sur openerp) ORGANISATION PÉDAGOGIQUE <?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> Votre première mission est de choisir un classeur, faire une étiquette sur laquelle vous inscrivez le nom de votre entreprise et vous videz les pochettes plastiques. Votre seconde mission consiste à mettre à jour le fichier client à l aide du tutoriel vidéo (modifier un partenaire) Open ERP- 6.1 que vous trouverez sur. Dans un premier temps, recherchez sur les pages jaunes les adresses complètes et les numéros de téléphone et fax. Puis créez ces nouveaux clients. Ce sont de nouveaux clients dont le mode de paiement est au comptant par chèque. Puis venez me faire valider votre travail avant de le ranger dans le classeur de l entreprise». A la fin de la mission, pensez à sélectionner les fournisseurs concernés, et imprimer les étiquettes qu il faudra ranger dans le classeur de l entreprise en achats. Sauvegarder le fichier sous pdf dans votre dossier personnel pour compléter le passeport. Choisir pour 3 ou 4 nouveaux clients afin d éviter dans une même entreprise de créer plusieurs fois le même client. Cordialement GUIDE PÉDAGOGIQUE ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION GAV 1 L'activité est générée à partir de PAGE ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Tenue des dossiers clients, donneurs d'ordre et usagers Résultat attendu : La collecte et la mise à jour de l ensemble des informations relatives aux clients et usagers sont réalisées Critère d'évaluation : Fiabilité des dossiers clients Beatrice GUERIN 11/26

12 Compétence : Actualiser une base de données clients COMPLEXITÉ ALÉAS SAVOIRS ASSOCIÉS DOCUMENTS UTILES liste nouveaux clients.xlsx Comment accéder à open erp.pdf LIENS UTILES tutoriels video openerp RÔLES DE L'ACTIVITÉ GA DES VENTES OUTILS UTILES MAIL PGI Beatrice GUERIN 12/26

13 Séquence numéro : 7 Organisation du classeur îlots (création intecalaires) ORGANISATION PÉDAGOGIQUE Bonjour,<?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> Veuillez organiser le classeur de votre entreprise. Vous devez créer des intercalaires pour les rubriques : Achats, ventes, trésorerie, divers. Sur chaque intercalaire doit apparaitre : le nom de votre entreprise, la rubrique et le logo ( voir fichier joint ). Faites-moi contrôler votre travail avant d'imprimer et de coller et ranger ces intercalaires dans votre classeur. Cordialement GUIDE PÉDAGOGIQUE ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION L'activité est générée à partir de PAGE RA ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Organisation et mise à disposition des informations Résultat attendu : L organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs concernés, dans le respect Critère d'évaluation : Efficacité de l organisation des informations Compétence : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs COMPLEXITÉ ALÉAS SAVOIRS ASSOCIÉS DOCUMENTS UTILES logo bio mag.jpg LIENS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ RESPONSABLE ADMINISTRATIF OUTILS UTILES MAIL TEXTEUR Beatrice GUERIN 13/26

14 Séquence numéro : 8 règlement d'un acompte fournisseur accompané d'une lettre d'accompagnement ORGANISATION PÉDAGOGIQUE Situation pro 312 (attention on ne peut utiliser la situation 125 car elle nécessite de générer des règlements donc une commande déjà saisie). Penser chaque fois à modifier le numéro de la commande et le montant du chèque afin d éviter dans la même entreprise de faire plusieurs fois le même chèque.<?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> Bonjour, Suite à un appel téléphonique avec notre fournisseur MELVITA, veuillez établir un chèque d acompte de 30% du montant total de la commande n C568 de.. passée ce jour Merci d accompagner ce chèque d un courrier rappelant les références du dossier. N oubliez pas d imprimer et de mettre rapidement ce chèque et son courrier d accompagnement à la signature dans une pochette prévue à cet effet (dans l intercalaire «courrier à la signature»). Puis de sauvegarder votre travail sous format pdf dans votre dossier d entreprise pour compléter ensuite votre passeport. Cordialement GUIDE PÉDAGOGIQUE ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION L'activité est générée à partir de PAGE RA ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Gestion des règlements et traitement des litiges Résultat attendu : Les règlements aux fournisseurs sont suivis et les litiges sont traités dans la limite des responsabilités imparties Critère d'évaluation : Conformité des règlements Compétence : Assurer des règlements à des fournisseurs COMPLEXITÉ ALÉAS SAVOIRS ASSOCIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens et modes de règlement Beatrice GUERIN 14/26

15 DOCUMENTS UTILES ETAT_Cheque.PDF LIENS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ RESPONSABLE ADMINISTRATIF OUTILS UTILES BANQUE MAIL TEXTEUR Beatrice GUERIN 15/26

16 Séquence numéro : 9 Achats en ligne de produits de beauté (Beauté diffusion) ORGANISATION PÉDAGOGIQUE Bonjour, <?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> Notre publicitaire vient prochainement prendre les photos de nos produits pour le futur catalogue. Nous devons acheter le nécessaire de beauté pour nos mannequins. Pouvez-vous passer une commande au magasin en ligne Beauté diffusion dont voici la liste. Vous règlerez les achats à l aide de la carte bancaire. A la fin de la mission, pensez à imprimer les mails reçus et la commande (dans votre compte du magasin)qu il faudra ranger dans le classeur de l entreprise en achats. Sauvegarder le fichier sous pdf dans votre dossier personnel pour compléter le passeport. Cordialement GUIDE PÉDAGOGIQUE 2 vernis à ongles ref ong001<?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> 2 Rouge Dior réf LEV fonds de Teint Haute Tenue SPF 15 ref TEI mascaras Hypnôse Doll Eyes ref : YEU boites fond de TEINT INNOCENCE Teint compact frais naturel et lumineux spf 10 ref : TEI Mascara Volume Glamour Max Waterproof ref : YEU Joli Rouge ref : LEV Coffret Capture xp ref :COF Even Better Fond de Teint Eclat Correction Teint SPF15 ref :TEI Divinora EyeLiner Fluide ref : YEU Gloss Effet 3D ref : LEV accessoire Pinceau Blush ref : ACC0035 ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION L'activité est générée à partir de PAGE GAA1 ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Traitement des ordres d'achat, des commandes Résultat attendu : Le traitement des ordres d achat et des commandes est assuré dans le respect des délais impartis Critère d'évaluation : Conformité des commandes aux ordres d achat Compétence : Passer commande à des fournisseurs COMPLEXITÉ ALÉAS Achats en ligne Beatrice GUERIN 16/26

17 SAVOIRS ASSOCIÉS DOCUMENTS UTILES ETAT_CB_VISA.PDF LIENS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ GA DES ACHATS OUTILS UTILES BANQUE MAGASINS MAIL Beatrice GUERIN 17/26

18 Séquence numéro : 10 Efficacité de la téléprospection ORGANISATION PÉDAGOGIQUE Bonjour, <?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> Pouvez-vous me présenter sur tableur le document suivant pour les commerciaux du secteur n : Secteur 1 Alain Duprés Marc Lechaux Sylvie Leroux Stéphane Deboissy 150 appels 130 appels 110 appels 120 appels 15 commandes 28 commandes 19 commandes 22 commandes Secteur 2 Olivier Fasquel Jean-Yves Clolus Brigitte Hemard Beatrice GUERIN 18/26

19 Bernard Amont 110 appels 120 appels 160 appels 130 appels 19 commandes 29 commandes 35 commandes 12 commandes Secteur 3 Eric Fligeon Magalie Mublanc Monique Carlier Frédéric Durand 160 appels 140 appels 100 appels 150 appels 25 commandes 29 commandes 34 commandes 19 commandes Beatrice GUERIN 19/26

20 Nom du commercial Suivi des téléprospections téléphoniques: du secteur Nombre d'appels Nombre de commandes Efficacité de la téléprospection en % Beatrice GUERIN 20/26

21 Le calcul de l'efficacité de la téléprospection s'obtient en divisant le nombre de commande par le nombre d'appel. (N'oubliez pas de présenter ce résultat en mode pourcentage) Imprimez votre tableau avec et sans formule, n'oubliez pas le pied de page, et rangez votre travail dans la rubrique divers après avoir obtenu ma validation. Puis sauvegardez votre travail en pdf pour compléter le passeport professionnel. GUIDE PÉDAGOGIQUE Cordialement Situation professionnelle 121 penser à sélectionner uniquement un secteur par séance afin d éviter une répétition dans la même entreprise <?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION L'activité est générée à partir de PAGE GAV1 ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Participation à la gestion administrative de la prospection Résultat attendu : Les tâches administratives liées à la recherche de prospects et à la réponse aux appels d offres sont assurées Critère d'évaluation : Efficacité du suivi administratif de la prospection Compétence : Assurer le suivi administratif d opérations de prospection COMPLEXITÉ ALÉAS SAVOIRS ASSOCIÉS Beatrice GUERIN 21/26

22 DOCUMENTS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ GA DES VENTES LIENS UTILES OUTILS UTILES MAIL TABLEUR Beatrice GUERIN 22/26

23 Séquence numéro : 11 Recherche de foire et salon Beatrice GUERIN 23/26

24 ORGANISATION PÉDAGOGIQUE Bonjour, <?xml:namespace prefix = "o" ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> Nous souhaitons participer à un salon ou à une foire bio et bienêtre en Pouvez-vous récapituler sous forme d une note structurée le récapitulatif des évènements de l année (date, lieu, nom de l évènement et résumé) à l aide du site : Soyez attentif au secteur géographique et aux dates des évènements. Vous imprimerez ce tableau après avoir reçu mon accord et vous le classerez dans l intercalaire Divers. Pourrez-vous m envoyer un mail ( ) avec ce document en pièce jointe. Pensez à le sauvegarder sous format pdf dans votre dossier d entreprise personnel afin de compléter votre passeport. Cordialement Mme Guerin GUIDE PÉDAGOGIQUE ACTIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE TRANSMISSION L'activité est générée à partir de PAGE RA ACTIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL COMPLEXITÉ ALÉAS SAVOIRS ASSOCIÉS DOCUMENTS UTILES RÔLES DE L'ACTIVITÉ LIENS UTILES OUTILS UTILES Beatrice GUERIN 24/26

25 Biomag scenario 1 Découverte et prise en main - Activités et rôles 1 Mise à jour de sa messagerie et organisation de son poste de travail TOUS Ac Organisation et mise à disposition des informations 2 Mise à jour des périodes sur openerp GA DES ACHATS Ac Organisation et mise à disposition des informations 3 Mise à jour des contacts des fournisseurs GA DES ACHATS C Aucune complexité Ac Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants 4 Organisation du dossier banque de l'ilot Biomag GA DES ACHATS Ac Organisation et mise à disposition des informations 5 Achats en ligne fournitures de bureau GA DES ACHATS Ac Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau C Achats en ligne 6 Nouveaux clients (recherche d'adresse sur les pages jaunes et création de nouveaux clients sur openerp) GA DES VENTES Ac Tenue des dossiers clients, donneurs d'ordre et usagers 7 Organisation du classeur îlots (création intecalaires) RESPONSABLE ADMINISTRATIF Ac Organisation et mise à disposition des informations 8 Règlement d'un acompte fournisseur accompané d'une lettre d'accompagnement RESPONSABLE ADMINISTRATIF Ac Gestion des règlements et traitement des litiges 9 Achats en ligne de produits de beauté (Beauté diffusion) GA DES ACHATS Ac Traitement des ordres d'achat, des commandes C Achats en ligne 10 Efficacité de la téléprospection GA DES VENTES Beatrice GUERIN 25/26

26 Biomag scenario 1 Découverte et prise en main - Activités et rôles Ac Participation à la gestion administrative de la prospection Beatrice GUERIN 26/26