Vade-mecum LSL. LSL : Chronologie des actions pour LSL. vade-mecum LSL janvier 2017 page 1. Délibérations. 1 er et 2 ème groupe

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1 Délibérations 1 er et 2 ème groupe Vade-mecum LSL LSL : Chronologie des actions pour LSL AdminTS - Arena STSWEB - Arena LSL - Arena Entea Module LSL Association «enseignant - discipline» Saisie de l avis et validation Réceptions des visas autorisés Notifier en masse les responsables Association «enseignant - discipline» Import du fichier d ENTEA dans LSL Envois des livrets J-60 J-40 J-10 J-3 J Import des données élèves dans Entea Saisie des enseignants Paramétrage LSL-Entea Export du fichier LSL vade-mecum LSL janvier 2017 page 1

2 Contenu Notifier en masse les responsables... 3 Association «enseignant - discipline»... 5 Remontée des INE des élèves... 6 Paramétrage LSL-Entea... 6 Import des données élèves dans Entea... 7 Saisie des enseignants... 8 Export du fichier LSL... 8 Import du fichier d ENTEA dans LSL... 9 Saisie de l avis et validation des livrets... 9 Envois des livrets Réceptions des visas autorisés vade-mecum LSL janvier 2017 page 2

3 Notifier en masse les responsables REMARQUE : la notification des élèves est à faire en même temps que celles des responsables, les opérations sont identiques et accessibles depuis l entrée «Accès des élèves». Source = Administration TS Guide de l utilisateur, pages Dans ARENA : Une fois dans le module «Administration Téléservices», choisir «Accès des Responsables». Ce menu permet à l'établissement de notifier les responsables au début de chaque année scolaire c'est-à-dire de les informer par courriel ou par courrier de l'adresse internet des services en ligne, de l'identifiant et éventuellement du mot de passe provisoire du compte qui leur permettra d'accéder aux services offerts. Si le compte était activé l'année précédente (état «Utilisé»), le mot de passe choisi par le responsable est conservé mais n'est pas communiqué pour des raisons de sécurité. Un responsable doit : pour être notifié par courriel, avoir une adresse de messagerie renseignée dans SIECLE BEE ou une adresse de messagerie valide associée à son compte ; pour être notifié sous forme papier, avoir ou non une adresse postale renseignée dans SIECLE BEE ; dans le cas où l adresse postale n est pas renseignée, le document papier sera généré sans indication d adresse. vade-mecum LSL janvier 2017 page 3

4 Pour des raisons de performance, la notification se fait division par division et les notifications papier génèrent un document PDF que l'établissement doit enregistrer. Ne pas oublier de le supprimer après utilisation pour des raisons de sécurité. Points importants : 1. Cette opération est indispensable à réaliser en début de chaque année scolaire pour pouvoir attribuer des mots de passe provisoires à tous les nouveaux comptes et aux comptes non activés l année précédente (états «Non notifié», «Notifié» ou «En cours d'activation»). 2. Un compte responsable apparaît «En cours d activation» si le responsable n a pas terminé l activation de son compte (par exemple si l adresse de messagerie renseignée au moment de la première connexion n a pas été validée). La renotification lui renvoie un nouveau mot de passe provisoire et lui permet d activer son compte. 3. Un responsable peut avoir plusieurs comptes s'il a plusieurs enfants dans le même établissement. 4. L adresse internet des services en ligne indiquée dans le courrier de notification à destination des responsables dépend du type de courrier choisi («Téléservices», «Mixte ENT/ Téléservices» ou «ENT seul»). 5. La continuité d'accès pour le(s) compte(s) de(s) établissement(s) précédent(s) de la même académie est effective à partir du lendemain. Dans les autre cas, le responsable peut se connecter immédiatement. 6. Les comptes peuvent être renotifiés plusieurs fois par la notification en masse. Il est donc possible de réaliser des notifications de rappels avant expiration du délai des 3 mois pour les responsables n ayant pas encore activé leur compte ou pour les responsables d élèves arrivés en cours d année (états «Non notifié», «Notifié» et «En cours d activation») en filtrant sur l état du compte ou en les sélectionnant individuellement. Attention toutefois aux comptes «En cours d activation» car un nouveau mot de passe provisoire est renvoyé. Dans les autres cas, le mot de passe provisoire envoyé lors de la notification précédente est conservé. 7. En cas d'oubli du mot de passe pour un compte utilisé l année précédente, le responsable ayant une adresse de messagerie validée peut se faire renvoyer par courriel un nouveau mot de passe provisoire à partir de la page de connexion de «Scolarité services» ou bien l'établissement peut lui réinitialiser son mot de passe à partir de l'écran du sous-menu «Gérer le compte responsable / élève». vade-mecum LSL janvier 2017 page 4

5 Association «enseignant - discipline» Source = Guide utilisateur Chef Etablissement, page 8 Dans ARENA, choisir «Mise à jour» pour faire apparaître le menu «export»: Cliquer sur : STRUCTURE puis sur SERVICE. (soit en partie centrale, soit depuis le menu à gauche) Les chefs d'établissement utilisent l'application STS-Web pour, notamment, éditer les états de service des enseignants de leur établissement. C est STS-Web qui gère le lien «enseignant / structure», et qui permet d'associer l'enseignant à la matière dispensée dans la série. STS-Web fait le lien entre l'enseignant et les fonctionnalités de remplissage des livrets. Il est important de propager cette information, régulièrement, aux autres applications en utilisant les fonctionnalités d export. Si l'association «enseignant / discipline» est erronée (ne correspondant pas à la discipline enseignée dans la série), le professeur n'aura pas accès aux fonctionnalités de saisie des livrets. Il faut dans ce cas, effectuer les corrections dans STS-Web pour qu'elles puissent être envoyées à SIECLE. Il vous est possible d'effectuer des corrections dans STSWeb tout le long de l'année. vade-mecum LSL janvier 2017 page 5

6 Remontée des INE des élèves Source = Guide utilisateur Chef Etablissement, page 8 Dans ARENA : Tous les élèves dont la scolarité de terminale est gérée dans le périmètre LSL seront envoyés (les dates d'envoi des identifiants et des livrets sont enregistrées, ainsi que les dates de réception des visas). Paramétrage LSL-Entea L'utilisation du module LSL-Entea impose un paramétrage préalable permettant de mettre en lien par MEF, les Matières attendues par le LSL et celles présentes dans l'ent. On accède à ce paramétrage par Scolarité/Notes/Correspondance LSL (Ce paramétrage n'est possible que pour le personnel de direction) o Remarques 1 : dans le cas des groupes de compétences de langues, il n'y a pas de distinction entre LV1 et LV2. La même matière (ENT) est donc associée pour LV1 et LV2 (cas 3 de la figure ci-dessus) vade-mecum LSL janvier 2017 page 6

7 o Remarque 2 : dans le cas d'une matière (LSL) liée à deux matières différentes dans l'ent, il faudra utiliser les colonnes de matières (cas n 4 de la figure ci-dessus) Import des données élèves dans Entea 1. Dans l application Siecle, exporter les fichiers elevesavecadresse.xml nomenclature.xml structures.xml responsablesavecadresse.xml 2. En tant qu administrateur de l ENT, aller dans le menu Administration VS/Imports 3. Cliquer sur Lancer 4. Cocher les cases appropriées et poursuivre avec le bouton Continuer. 5. Sélectionner les précédents fichiers générés avec Siecle puis valider : vade-mecum LSL janvier 2017 page 7

8 6. Ne rien changer dans l écran de mise en correspondance et Continuer. 7. L importation est terminée et prendra effet le lendemain ou immédiatement si l utilisateur l active manuellement. Saisie des enseignants Les notes saisies en cours d année sont reprises automatiquement par le module LSL-Entea et utilisées pour calculer les moyennes et les statistiques nécessaires au LSL. L enseignant accède au LSL par le menu Scolarité/Notes/LSL : Export du fichier LSL Le personnel de direction peut visualiser les remarques et évaluations saisies par classe. Pour cela, il doit utiliser le menu Scolarité/Notes/LSL et sélectionner la classe recherchée. vade-mecum LSL janvier 2017 page 8

9 Grâce au bouton Export, il est possible de générer le fichier XML comportant les informations saisies par les enseignants, et utilisé par la suite pour l import dans LSL-Arena. Cet export doit se faire classe par classe. Import du fichier d ENTEA dans LSL Source = Guide utilisateur Chef Etablissement, page 8 Recevoir les données élèves en provenance de logiciels tiers : Pré requis : L'éditeur doit être accrédité par le ministère (consulter l'assistance académique) ; Les divisions, groupes doivent être intégrés dans le logiciel tiers ; Le fichier importé doit être au format xml. Il est possible de refuser ou d'accepter les dossiers transmis. Les données transmises peuvent correspondre : à l'année scolaire N pour tous les MEF autorisés. à l'année scolaire N-1 pour les élèves en 1ère (correspondant à l'année précédente). Penser à enregistrer le fichier LSL_Bilan_import_AAAA-MM-JJ.xls à l'aide du bouton. Il est nécessaire ensuite de vérifier l'intégration correcte et complète des données. En cas de changement de logiciel tiers, merci de consulter l'assistance académique avant tout nouvel import, pour éviter un rejet global du fichier. Saisie de l avis et validation des livrets Source = Guide utilisateur Chef Etablissement, page 20 Dans le LSL, se rendre dans le livret d un élève de TERMINALE et cliquer sur l onglet «Avis examen» et remplir en commençant par cliquer sur pour que le nom du chef d établissement se vade-mecum LSL janvier 2017 page 9

10 renseigne automatiquement et que la case «saisie validée» soit active. Valider en cliquant sur le bouton Si vous ne cliquez pas sur «Modifier», vous ne pouvez rien saisir, rien valider. Pour les élèves en première, vous ne pouvez pas saisir l avis : vade-mecum LSL janvier 2017 page 10

11 En haut à droite de la fenêtre vous trouverez les actions de groupe ou individuelle : Envois des livrets Source = Guide utilisateur Chef Etablissement, page 16 Envoyer des identifiants élèves et les livrets au système de gestion des examens pour les délibérations : Tous les élèves dont la scolarité de terminale est gérée dans le périmètre LSL seront envoyés (les dates d'envoi des identifiants et des livrets sont enregistrées, ainsi que les dates de réception des visas). Réceptions des visas autorisés Source = Guide utilisateur Chef Etablissement, page 8 vade-mecum LSL janvier 2017 page 11

12 Recevoir les visas du jury suite aux délibérations : A l'issue du 1 er groupe, aucun élève n'a de visas. Lorsque LSL demandera la réception des visas pour tous les élèves de l'établissement : - Seul sera reçu le visa (du 1 er groupe uniquement) pour les élèves qui ne passent pas le 2 nd groupe, c est à dire les admis et les refusés. Tous les élèves dont la scolarité de terminale est gérée dans le périmètre LSL seront envoyés (les dates d'envoi des identifiants et des livrets sont enregistrées, ainsi que les dates de réception des visas). L'information sur le statut du livret est également transmise (papier ou numérique). La suspicion de fraude est également enregistrée, dans ce cas le livret n'est pas disponible via les téléservices (se rapprocher de la DEC). vade-mecum LSL janvier 2017 page 12