Guide du stagiaire ORH 6410

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1 Guide du stagiaire ORH 6410 Équipe professorale : Henriette Bilodeau, Ph.D. Nathalie Lemieux, D.B.A. Pascale L. Denis, Ph.D. Geneviève Hervieux, Ph.D. Alina N. Stamate, Ph.D. Page 1 sur 47

2 Table des matières INTRODUCTION 4 CE QU IL FAUT SAVOIR 5 Responsabilité et autonomie 5 Soutien offert 5 Lieu de stage et identification du mandat 5 Exemples de mandats de stage 6 LES ACTEURS ET LEUR RÔLE 8 Le superviseur terrain (organisation d accueil) 8 Le stagiaire 9 Le superviseur académique (professeur) 9 Le coordonnateur des stages 9 LES INDISPENSABLES À MAÎTRISER 11 Formulation des objectifs d apprentissage 11 Savoir 11 Exemples d objectifs : 12 Exemples de moyens selon l objectif : 12 Le journal de bord 13 Démarche de rédaction d un événement critique 13 DESCRIPTION DU PROCESSUS DE STAGE Activités préparatoires au stage 15 Avant l inscription au cours ORH Début du mandat de stage 16 Rencontre d accueil des stagiaires (5%) 16 Début du mandat de stage dans l organisation d accueil Rencontre d objectif : Première rencontre individuelle entre le superviseur académique et le stagiaire (10%) Suivi de mi-parcours Remise des recommandations au superviseur académique (10%) Rencontre d évaluation avec le superviseur terrain (en milieu d accueil) 19 Page 2 sur 47

3 7. Remise des livrables aux superviseurs académique et terrain (75%) Fin du stage 20 Coaching individualisé 20 LES DIFFÉRENTS LIVRABLES 21 Recommandation ou la meilleure pratique (10 %) 21 Plus de précisions sur la rédaction de la «recommandation» 22 Plus de précisions sur la rédaction de la «meilleure pratique» 26 Mode de transmission des recommandations ou des meilleures pratiques au superviseur académique 26 Le rapport de stage (30%) 27 Le rapport de stage de gestion courante 27 Le rapport de stage à mandat de diagnostic / développement 27 Objectif global poursuivi par le rapport de stage 28 Forme 28 Contenu 29 Ampleur de la production 29 Modalités particulières 29 Rapport d apprentissage (35%) 29 Forme et longueur 29 Contenu 30 Longueur du rapport d apprentissage 31 Rappel de l échéancier pour la remise des rapports 31 Dépôt des rapports 31 ANNEXES 32 FICHE DU MILIEU PAR LE STAGIAIRE 36 Page 3 sur 47

4 Introduction Introduction Les compétences professionnelles et personnelles visées par le programme de baccalauréat en gestion des ressources humaines s acquièrent à la fois par une formation fondée sur les connaissances théoriques, les mises en situation au moyen de travaux pratiques (cas, simulations), les exposés oraux et la possibilité d effectuer un stage en entreprise au cours de la troisième année de formation. Le stage est un cours optionnel de 6 crédits. Ce cours présente un ensemble de préalables et d exigences à respecter avant et au cours du stage dont par exemple, les démarches à réaliser pour l acceptation du mandat et des livrables à déposer selon un échéancier précis. Ce guide du stagiaire est complémentaire au plan de cours et constitue l outil de référence à lire et à conserver tout au long du stage. Il fournit tous les renseignements utiles pour guider et faciliter la réalisation d une expérience enrichissante de la pratique professionnelle dans une organisation. L équipe universitaire associée aux stages est composée des personnes suivantes : Coordonnatrice des stages Agent de stage Coordonnatrice du cours Superviseur académique (équipe professorale) Superviseur terrain Marie Berdin Annie Guertin Christine Bergeron Pascale L. Denis, Ph.D. Henriette Bilodeau, Ph.D. Nathalie Lemieux, D.B.A. Pascale L. Denis, Ph.D. Geneviève Hervieux, Ph.D. Alina N. Stamate, Ph.D. Responsable du stagiaire dans l organisation d accueil Page 4 sur 47

5 Ce qu il faut savoir Ce qu il faut savoir Le stage est une occasion de développement tant sur le plan professionnel que personnel. Il est en premier lieu un moment privilégié d apprentissage du métier, incluant l observation et l exécution des tâches de ce métier. Le stage offre l occasion de participer activement à des situations réelles de gestion des ressources humaines en entreprise dans toutes leurs complexités, de réfléchir sur le métier de gestionnaire et de développer/améliorer certaines habiletés de gestion avec l appui d un gestionnaire expérimenté et de son équipe. Le stagiaire devient donc un membre de l équipe où il agit à titre d observateur actif et acteur dans le cadre des mandats qui lui sont confiés. Responsabilité et autonomie L étudiant est le premier responsable de son stage. C est donc à lui qu il appartient de bien choisir l organisation d accueil et de définir, en collaboration avec son superviseur en milieu de stage, le mandat qu il entend remplir au sein de l entreprise qui l accueille. Les démarches de recherche d un lieu de stage et de négociation du mandat ne sont pas de simples préalables au stage, mais constituent déjà en soi des occasions d apprentissage que l étudiant doit assumer de façon autonome et responsable. Soutien offert L étudiant sera soutenu dans sa démarche de recherche de stage, par le coordonnateur des stages, responsable de la coordination des stages et en lien direct avec les organisations d accueil. De plus, s il le désire, il pourra assister à différents ateliers complémentaires organisés par le Service d aide à l emploi et à l orientation de l UQAM ( ou encore par le Centre de gestion de carrière de l École des sciences de la gestion ( Il incombe personnellement à l étudiant de gérer les démarches requises, en s assurant également de respecter les exigences, procédures et échéances prescrites. Que l étudiant ait le statut de «chercheur de stage» ou de stagiaire, il est responsable d informer le coordonnateur des stages et le coordonnateur du cours advenant une situation non désirée en milieu organisationnel, et ce, le plus rapidement possible. Lieu de stage et identification du mandat Le mandat de stage est élaboré par l étudiant et l organisation accueillant le stagiaire avec la collaboration du coordonnateur des stages et du coordonnateur du cours. Le mandat doit faire l objet d une entente formelle écrite que l on retrouve dans le formulaire Convention Page 5 sur 47

6 de stage. Ce formulaire est disponible sur le site internet du Centre de gestion de carrière ( S il juge que le mandat n est pas assez lié à la gestion des ressources humaines, le coordonnateur des stages peut demander des précisions, voire refuser le stage. Il est donc important que cette démarche se fasse en collaboration avec les parties concernées. Les organisations les plus diverses peuvent constituer un lieu de stage, pourvu que le mandat présente un défi et une occasion d apprentissage dans le domaine de spécialisation de l étudiant. Que ce soit une petite, une moyenne ou une grande entreprise, une usine, le siège social d une grande organisation, une entreprise de services, une organisation du secteur public, syndical ou une organisation sans but lucratif (OSBL), l organisation d accueil retenue doit être en mesure d encadrer adéquatement le stagiaire. Exceptionnellement, un étudiant peut réaliser un stage dans son milieu de travail, à la condition : 1. qu il se voie confier un mandat différent de ses tâches habituelles et; 2. que son superviseur soit différent et/ou que le département dans lequel aura lieu le stage soit différent. L étudiant devra faire clairement la démonstration qu il respecte ces deux exigences dans la rédaction du mandat (Convention de stage). La rémunération du stagiaire est une condition obligatoire au stage. Elle permet au stagiaire de se consacrer essentiellement à ses apprentissages et à rencontrer les exigences d un stage de qualité. Exemples de mandats de stage Les mandats de stage peuvent être très variés, pourvu qu ils portent sur un des domaines de pratique ou de recherche en gestion des ressources humaines. En effet, les étudiants peuvent travailler au sein d une équipe de ressources humaines et effectuer des tâches normalement dévolues à l un des professionnels de cette équipe (mandat de stage de gestion courante ou à mandats multiples) où ils peuvent se voir confier un mandat plus spécifique et le mener de façon plus autonome (mandat de stage de diagnostic / développement). Puisqu il existe deux grands types de stage possible, les objectifs spécifiques ainsi que le contenu du rapport vont varier, selon qu il s agit d un : 1. mandat de stage de gestion courante (ou à mandats multiples) 2. mandat de stage de diagnostic / développement Page 6 sur 47

7 1. Mandat(s) de stage de gestion courante Un stagiaire effectuant un mandat de gestion courante se rapporte habituellement à une personne occupant un poste de spécialiste en gestion des ressources humaines. Il peut agir à titre de stagiaire adjoint à cette personne sans pour autant se voir confier uniquement des tâches de soutien administratif. À titre d exemple, le mandat de stage suivant se qualifie de stage à gestion courante : «Assister la coordonnatrice des ressources humaines dans l ensemble des fonctions, principalement le recrutement : gérer la banque de C.V., annoncer les postes à combler, annoncer les postes dans les écoles, etc.» 2. Mandat de stage de diagnostic / développement Un stage à mandat de diagnostic / développement est habituellement un stage de type unique comportant des tâches et des responsabilités non récurrentes qui ne font pas partie du quotidien de la gestion des ressources humaines de l entreprise. À titre d exemple, le mandat de stage suivant pourrait se qualifier de stage de diagnostic / développement : «Structurer et mettre en place un service des ressources humaines. Participer à la mise en place d un système d équité salariale.» Page 7 sur 47

8 Les acteurs et leur rôle Les acteurs et leur rôle LES ACTEURS SUPERVISEUR TERRAIN (coordonnateur du milieu de stage) ACTUALISE LE PROJET DE STAGE ÉTUDIANT / STAGIAIRE FAIT L EXPÉRIMENTATION DE SA PROFESSION SUPERVISEUR ACADÉMIQUE (professeur) JOUE LE RÔLE PÉDAGOGIQUE DANS L ENCADREMENT DU STAGE COORDONNATEUR DES STAGES (programme de baccalauréat en Gestion des Ressources Humaines) MAINTIENT LES LIENS ENTRE LES ACTEURS Adaptée de : Villeneuve, Louise. L encadrement du stage supervisé. Édition Saint-Martin, Le superviseur terrain (organisation d accueil) Le rôle principal du superviseur terrain est d actualiser le projet de stage. Plus spécifiquement, le superviseur terrain: 1. s assure de la qualité de l encadrement offert au stagiaire dans le milieu de stage; 2. prend connaissance du mandat de stage, y apporte précision et ajustements lorsque cela est nécessaire; 3. accueille et guide le stagiaire dans son intégration du milieu; 4. offre des moyens concrets pour atteindre les objectifs d apprentissage du stage; 5. supervise les actes professionnels du stagiaire; 6. interviens auprès du coordonnateur de stage lorsque surviennent des difficultés; 7. réalise un suivi de mi-mandat avec le superviseur académique, sous l initiative de ce dernier; 8. procède à l évaluation formative du stagiaire lors d une rencontre de rétroaction structurée à la fin du stage; 9. complète le formulaire d évaluation du stagiaire et le transmet dans une enveloppe scellée à ce dernier; 10. au besoin, présente ses recommandations à l établissement d enseignement. Page 8 sur 47

9 Le stagiaire L étudiant, dans sa fonction de stagiaire, fait l expérimentation de sa future profession. Au cours de cette expérience, le stagiaire est l acteur principal de son stage. À ce titre, il est responsable : 1. du choix de son orientation; 2. de la formulation du projet de stage; 3. de soumettre au superviseur de stage pour approbation de ses objectifs et de son mandat de stage; 4. d acquérir des connaissances sur son milieu de stage; 5. d acquérir une compréhension de la problématique dans son milieu; 6. d exécuter les activités du mandat de stage; 7. de préparer ses rencontres de supervision et participer aux rencontres d évaluation; 8. de mettre les efforts nécessaires au développement de savoirs adéquats; 9. de rédiger et de remettre tous les rapports de stage et d apprentissage définis dans le processus de stage selon l échéancier déterminé. Ces rapports doivent être de facture professionnelle au niveau du format et de la qualité du français; 10. Dans l ensemble de ses activités, démontrer du professionnalisme. Le superviseur académique (professeur) Le superviseur académique est l acteur qui joue le rôle pédagogique dans l encadrement du stage. Ce dernier : 1. initie le stagiaire au stage supervisé en lui brossant le tableau des activités et des livrables (processus); 2. assiste le stagiaire dans l élaboration de ses objectifs et de son mandat de stage en lui donnant une rétroaction; 3. évalue les apprentissages à des moments précis et intervient au besoin; 4. guide le stagiaire dans l intégration de la théorie et de la pratique; 5. organise un suivi (planifie le mode de suivi et le moment du suivi); 6. selon les besoins, organise des rencontres avec tous les stagiaires ou une partie d entre eux; 7. est responsable de la correction des travaux, de la mise en commun des évaluations et de la notation du stagiaire (évaluations). Le coordonnateur des stages Le coordonnateur des stages doit principalement maintenir les liens entre les acteurs. Concrètement, il : Page 9 sur 47

10 1. transmet les objectifs du programme aux différents acteurs; 2. harmonise les attentes de chacun des acteurs; 3. aide le stagiaire à choisir le stage et son contenu; 4. guide le stagiaire dans son intégration du milieu; 5. s assure de l application des normes et des politiques en matière de stage; 6. tient régulièrement tous les acteurs informés; 7. en collaboration avec le superviseur terrain, s assure de la qualité de l encadrement offert au stagiaire dans le milieu de stage; 8. au besoin, reçoit les recommandations de tous les acteurs. Page 10 sur 47

11 LES INDISPENSABLES À MAÎTRISER Les indispensables à maîtriser Formulation des objectifs d apprentissage Savoir Sav o i r Savoirfaire Savoirêtre «On reconnaît une compétence chez une personne lorsqu elle est en mesure d intégrer (SAVOIR) et de mobiliser (VOULOIR) l ensemble de ses ressources pour réaliser un ensemble d activités pertinentes dans un contexte de travail particulier (POUVOIR) afin de produire les résultats attendus.» (Le Boterf) Savoir agir Vouloir agir Pouvoir agir Savoir agir Vouloir agir Pouvoir agir Les objectifs d apprentissage doivent exprimer en termes clairs et concrets ce que l étudiant veut atteindre en termes de connaissances, d habiletés et d améliorations personnelles par le moyen de son stage. L étudiant est ainsi le maître d œuvre de la formulation de ses propres objectifs. Le superviseur académique ne conserve qu une responsabilité de validation et d aide à l énonciation, si nécessaire. Deux objectifs par catégorie d apprentissage sont requis. La proposition d objectifs est un art difficile à maîtriser. Un bon objectif doit engager son auteur et doit être énoncé avec le plus grand soin. Les objectifs présentent certaines caractéristiques dont voici les principales : S M A R T Spécifiques pour l étudiant même, soit lui appartenir en propre Mesurables et observables, qualitativement ou quantitativement afin de fournir matière à une rétroaction significative de la part de l étudiant et de son superviseur académique Atteignables à court terme afin de pouvoir en analyser l atteinte à la fin du mandat de stage (280 heures ou 40 jours) Réalistes et stimulants, au niveau des capacités de l étudiant tout en exigeant de lui un effort pour les atteindre Tout en considérant le TEMPS (280 heures ou 40 jours) Page 11 sur 47

12 Exemples d objectifs : Objectif de connaissance (savoir) «À la fin de mon stage, je connaîtrai mieux le sujet / j aurai pris connaissance de / je me serai familiarisé avec» ; Objectif d habileté (savoir faire) «À la fin de mon stage, je serai capable d appliquer la technique / je serai capable de diriger une entrevue / je serai capable de rédiger une description de tâches» ; Objectif de développements personnels (savoir être) «À la fin de mon stage, j aurai acquis l habitude de / je me serai défait de tel comportement / je serai en mesure d agir de telle façon». Bien déterminer les actions permettant d atteindre les objectifs est important, car chaque type d objectif requiert des procédés spécifiques. Les moyens doivent être cohérents avec l objectif choisi et réalistes pour le stagiaire. Exemples de moyens selon l objectif : Objectif de connaissance (savoir) «Pour acquérir ces connaissances, je compte lire tels livres, revues ou articles / je compte faire telles recherches sur l Internet / je compte rencontrer telle personne afin de savoir telle chose» ; Objectif d habileté (savoir faire) «Pour développer ces habiletés, je compte faire X entrevues sous la supervision de / je compte prendre une part active à telle activité» ; Objectif d améliorations personnelles (savoir être) «Pour améliorer ou modifier tels comportements, je compte me questionner régulièrement / je compte prendre du recul, m évaluer, modifier / je compte être pro actif dans telle situation». N.B. Deux objectifs par catégorie d apprentissage sont suffisants. Page 12 sur 47

13 Le journal de bord Le journal de bord est l outil qui incite le stagiaire à expliciter et à cristalliser par écrit les apprentissages qu il fait au travers de ses expériences concrètes en milieu de stage. À partir d événements vécus, appelés événements critiques, le stagiaire est amené à analyser et à réfléchir de façon consciente, selon une démarche structurée, et ainsi réaliser l ampleur et la nature de ses apprentissages. N.B. Le journal de bord se compose de plusieurs événements critiques vécus. Démarche de rédaction d un événement critique Chaque événement critique répertorié doit tenir en une page et comporter 7 étapes à suivre rigoureusement : 1. Description de l événement critique En quelques mots, il s agit de décrire ce qui s est passé réellement : Quand est-ce que? Qui était concerné? De quoi s agissait-il? 2. Votre intention/plan Le stagiaire doit s efforcer de consigner quelles étaient ses intentions/ ses pensées au moment précis de l événement. Une intention est habituellement caractérisée par l utilisation d un verbe au futur. «J avais l intention de.» 3. Ce que vous avez fait (action/réaction) Le stagiaire doit décrire quelle action ou quelle réaction émotive il a eue à ce moment précis (non ce que les autres ont fait, mais son action personnelle, ce qu il a ressenti); 4. Le résultat observable Il s agit ici de faire part de ce qui a résulté de l événement, des suites identifiables; 5. Réflexion Page 13 sur 47

14 Une fois la poussière retombée, le stagiaire doit revenir sur les pensées que lui a inspirées cet épisode; 6. Planification 2 Le stagiaire est invité à répondre à la question suivante : si vous aviez à revivre un tel événement, que feriez-vous différemment? 7. Apprentissage-clé En moins de 10 mots, le stagiaire doit résumer la «leçon» apprise qu il pourrait transférer à d autres situations assimilables. Les apprentissages clés se font avec l utilisation d une forme personnelle et de l utilisation du «Je». Page 14 sur 47

15 Description du processus de stage Description du processus de stage La figure suivante présente les principales étapes du stage développées dans ce guide. Coaching individualisé 1. Activités préparatoires au stage 2. Début du mandat du stage 3. Rencontre d objectifs (individuelle) 4. Suivi de miparcours (mode et moment) Avec le terrain et avec le superviseur académique Fin du stage 7. Remise des livrables 6. Rencontre d évaluation avec superviseur 5. Remise des recommandations /meilleure pratique au tuteur Page 15 sur 47

16 1. Activités préparatoires au stage Avant l inscription au cours ORH L étudiant doit trouver son lieu de stage rémunéré. La rémunération est une condition obligatoire. 2. L étudiant doit soumettre au coordonnateur des stages pour approbation : a. une description du le mandat de stage proposé par l organisation d accueil pour la durée du stage (d un minimum de 280 heures et d un maximum de 525 heures) b. les coordonnées du superviseur terrain dans l organisation d accueil (nom, courriel et numéro de téléphone) 3. Suite à l approbation du stage, l étudiant doit déposer la convention de stage approuvée et signée par les parties (superviseur terrain dans l organisation d accueil et coordonnateur du cours) au programme de baccalauréat en gestion des ressources humaines à l attention de Mme Annie Guertin : guertin.annie@uqam.ca L approbation du stage par la coordonnatrice des stages au programme et la coordonnatrice du cours est une condition essentielle et obligatoire à l inscription au stage. Pour d autres détails, voir plan de cours. 2. Début du mandat de stage Rencontre d accueil des stagiaires (5%) 1. L étudiant doit assister obligatoirement à la rencontre d accueil des stagiaires qui a lieu la première semaine de la session de stage. a. L étudiant doit alors apporter un dossier comprenant : i. La fiche d identification du stagiaire complétée avec photo petit format (voir annexe 1) ii. Un cv de format professionnel à jour iii. Une copie de son relevé de notes le plus récent b. Le coordonnateur du cours présente les éléments du plan de cours: i. Le contexte et le but du stage dans le cursus universitaire ii. Les rôles des acteurs mobilisés iii. Le processus du stage iv. Les livrables et leur pondération v. La date de la prochaine rencontre avec le stagiaire c. L étudiant doit s assurer de sa bonne compréhension des exigences et attentes des acteurs d. L étudiant doit établir le contact avec le superviseur académique qui lui a été désigné e. Le superviseur académique de l étudiant présente une liste de ses disponibilités pour la première rencontre aux étudiants stagiaires qui lui sont assignés. L étudiant doit alors choisir parmi ces dates le moment de sa première rencontre. Page 16 sur 47

17 N.B. L étudiant doit assister obligatoirement à cette première rencontre fixée lors de la rencontre d accueil avec son superviseur académique. Début du mandat de stage dans l organisation d accueil L étudiant débute son mandat dans l organisation d accueil. 1. Les premières semaines (1 à 3) sont des semaines d intégration dans le milieu, de formation et d actions. Elles contribuent à développer la compréhension du stagiaire de la dynamique et complexité de l organisation d accueil. Plusieurs activités au cours de cette période peuvent y contribuer : Visite des lieux et rencontres avec le personnel Passage dans différents services Lecture et compréhension des documents à portée stratégique (rapports annuels, orientations et planification stratégique, profils des effectifs) Participation à des rencontres et comités pertinents ; 2. Le stagiaire fait les lectures préparatoires pour le déroulement de la première rencontre avec son superviseur académique. Il revoit le plan de cours et le guide du stagiaire. Le stagiaire est responsable du déroulement de cette première rencontre avec son superviseur académique; 3. Le stagiaire débute sa réflexion quant aux objectifs personnels d apprentissage qu il compte poursuivre. Il rédige une première version de ses objectifs d apprentissage (savoirs, savoir-faire, savoir-être) et des moyens qu il compte prendre pour y parvenir; 4. Réflexion sur un incident critique et rédaction de celui-ci dans son journal de bord sur support word; 5. Il fait parvenir par courriel à son superviseur académique, au moins deux jours avant la date fixée pour la première rencontre, une copie des objectifs d apprentissage et moyens mobilisés ainsi qu une copie de l incident critique retenu. Page 17 sur 47

18 3. Rencontre d objectif : Première rencontre individuelle entre le superviseur académique et le stagiaire (10%) Le stagiaire a la responsabilité du déroulement de cette rencontre. Il doit la gérer et l animer dans son ensemble. Il doit : 1. Établir le contact deux jours avant la rencontre, confirmer celle-ci par courriel ou téléphone au superviseur académique; 2. Au moment de la rencontre, le stagiaire doit : a. décrire rapidement l'organisation d'accueil, le mandat de stage en précisant la nature du poste occupé et les tâches et/ou fonctions confiées; b. dresser un bref portrait de la situation sur : i. les activités réalisées pendant les premiers jours de stage, ii. les démarches, techniques, méthodes utilisées pour réaliser son travail; iii. le résultat, aussi bien positif que négatif, obtenu pendant ces premiers jours de stage, mettant clairement en lumière les éventuelles difficultés rencontrées; iv. l encadrement en milieu de stage, les relations avec le superviseur et l'entourage professionnel depuis le début du stage; v. l'aménagement physique du poste de travail; vi. présenter formellement et explicitement, à l'aide de la fiche d'objectifs, les objectifs d apprentissage retenus et les moyens envisagés pour les atteindre; Si les objectifs d apprentissages doivent être modifiés, fixer en accord avec le superviseur académique une date de remise de la version finale ; vii. présenter l évènement critique du journal de bord, ses conséquences et réflexions qu il en tire pour ses apprentissages; viii. recevoir et prendre note des commentaires, conseils et suggestions du superviseur académique; ix. discuter des étapes suivantes relativement au suivi du stage dont le «suivi de mi-parcours». Il doit proposer des moyens et de moments; x. conclure l'entretien. Page 18 sur 47

19 4. Suivi de mi-parcours Le suivi de mi-parcours vise à s assurer que le stage est toujours pertinent en fonction des objectifs personnels de stage. Le mode de communication peut avoir diverses formes telles que la rencontre face à face, l échange téléphonique ou courriel. Le choix du mode de communication doit être confirmé avec le superviseur académique. Le stagiaire doit : i. préalablement réfléchir et réaliser un premier bilan de son expérience de stage à mi-parcours; ii. présenter le bilan détaillé de mi-parcours au superviseur académique; iii. échanger sur le bilan (ses apprentissages, difficultés, solutions) avec son superviseur académique; iv. recevoir et prendre note des commentaires, conseils et suggestions du superviseur académique; v. s entendre sur une date de remise des recommandations et du rapport de stage avec le superviseur académique; vi. conclure l entretien. Au cours de cette période, le superviseur académique contactera le superviseur terrain afin de faire un suivi de mi-parcours. 5. Remise des recommandations au superviseur académique (10%) Avant la fin du stage et plus spécifiquement, après avoir complété 30 jours de stage ou 210 heures, le stagiaire doit envoyer la recommandation ou la meilleure pratique qu il compte inclure dans son rapport de stage à son superviseur académique. La version validée et corrigée devra être incorporée dans le rapport final. 6. Rencontre d évaluation avec le superviseur terrain (en milieu d accueil) Le stagiaire est responsable de la planification de cette rencontre. Le stagiaire doit organiser, au cours de la dernière semaine marquant la fin du stage (280 heures), une rencontre avec son superviseur terrain afin de recevoir l évaluation de son rendement. Le stagiaire reçoit alors une rétroaction structurée de sa performance dans la réalisation de son mandat. Il doit ensuite rédiger, à partir de cette rencontre, le compte rendu qui sera inclus dans le rapport d apprentissage. Page 19 sur 47

20 7. Remise des livrables aux superviseurs académique et terrain (75%) Le stagiaire doit déposer dans le cinq (5) jours ouvrables suivant la fin du stage et selon les ententes et dates établies avec son superviseur académique les livrables suivants : Le rapport de stage (30%) Le rapport d apprentissage (35%) L évaluation du superviseur (10%) 8. Fin du stage À la fin du trimestre concerné ou au début du trimestre ultérieur, une fois les travaux et notes remis, une rencontre optionnelle individuelle ou collective peut être organisée à la demande du stagiaire. Cette rencontre permettra une rétroaction avec le supérieur académique sur les livrables. Elle est aussi l occasion de recueillir les commentaires du stagiaire sur le milieu de stage. Coaching individualisé Tout au long du stage, le superviseur académique est disponible pour assurer un suivi des objectifs d apprentissage selon les besoins du stagiaire. Les outils de communication privilégiés sont le courriel, le téléphone et les suggestions de références sur des problématiques particulières rencontrées par le stagiaire. Page 20 sur 47

21 Les différents livrables Les différents livrables Recommandation ou la meilleure pratique (10 %) Tel que vous le verrez dans la section «Le rapport de stage», les deux (2) derniers éléments du rapport sont : un résumé des constats effectués ; la recommandation ou les meilleures pratiques qui découlent des constats. Bien qu incluses dans le rapport de stage, la recommandation ou les meilleures pratiques doivent faire l objet d une approbation/validation avant la remise du rapport de stage. Cette section permet de mieux comprendre les objectifs de rédaction de la page de recommandation ou des meilleures pratiques de gestion. Donc, la recommandation ou les meilleures pratiques sont incluses dans le rapport de stage. Cette recommandation ou ces meilleures pratiques découlent des constats que l étudiant fera tout au cours de son stage. Tout au long du stage, le stagiaire aura remarqué, constaté, diagnostiqué, analysé, observé les pratiques dans l entreprise d accueil. Les recommandations ou meilleures pratiques observées par le stagiaire peuvent donc être directement reliées au stage effectué ou être en lien avec d autres fonctions RH ou grandes responsabilités RH, connexes au stage. Le passage du stagiaire dans l entreprise est d autant plus utile qu il sera en mesure d enrichir celle-ci de ses réflexions. Le stagiaire pourra échanger avec son superviseur académique et avec son superviseur terrain au fur et à mesure que le stage se déroulera afin de commencer à noter les éléments de recommandations ou de meilleures pratiques observées. Une recommandation ou une meilleure pratique n a de fondement que si elle s appuie sur des observations pertinentes, documentées, à propos et dans le cadre du mandat du stagiaire ou du moins dans l environnement immédiat du stagiaire. Page 21 sur 47

22 Conséquemment, il n est pas nécessaire d avoir plusieurs recommandations ou meilleures pratiques. La rédaction d une bonne recommandation ou d une meilleure pratique peut être suffisante si elle est bien documentée, analysée et bien décrite. La recommandation ou meilleure pratique doit être bien justifiée et son impact (organisationnel, humain et financier) prévu. La section «recommandation ou meilleure pratique» dans le rapport de stage devrait faire de deux ou trois paragraphes à une page. Puisque l objectif du stagiaire est essentiellement un objectif d apprentissage, une seule recommandation est suffisante. Toutefois, de deux à plusieurs recommandations sont acceptables si elles sont liées entre elles. De plus, la formulation des recommandations ou des meilleures pratiques doit avoir un ton professionnel autant dans sa forme que dans son contenu. Il est important de mentionner que les recommandations ou les meilleures pratiques exprimées doivent prendre en considération l expertise du stagiaire, sans pour autant s adresser spécifiquement au stagiaire, mais bien à l organisation. Après en avoir discuté en cours de stage, le stagiaire transmettra à son superviseur académique le sommaire des constats et les recommandations ou meilleures pratiques par courriel, pendant la dernière semaine de stage. Le superviseur académique validera ces éléments et transmettra à l étudiant ses observations avant le dépôt final du rapport de stage à l entreprise d accueil et au superviseur. Plus de précisions sur la rédaction de la «recommandation» L exercice amène principalement à considérer la faisabilité des recommandations ainsi que des notions d échéances (court, moyen ou long terme), de responsable interne du dossier ainsi que de coûts relatifs et/ou de ressources nécessaires : humaines, matérielles et d information. Page 22 sur 47

23 Exemple 1 : le mandat consiste à assister l adjointe administrative dans l analyse des conditions salariales et de l équité salariale interne/externe. Pour réaliser ce mandat, plusieurs sources d information doivent être mobilisées et analysées par le stagiaire. Cette démarche conduit celui-ci à identifier et à «constater» un certain nombre de problèmes, de besoins et à en observer les conséquences. Ces conséquences peuvent toucher les individus (travailleurs, superviseurs, gestionnaires) à plusieurs niveaux (personnel, professionnel, organisationnel) ainsi que l organisation dans ses opérations. Il est important que le stagiaire puisse nommer les conséquences et soit en mesure de remonter aux différentes causes possibles. Cette analyse permet d entreprendre une démarche structurée et spécifique à l identification de recommandations en lien avec les causes des problèmes identifiés initialement. Le stagiaire doit être conscient que les recommandations qu il fait ont également des conséquences potentielles. Il est important qu il tente de les identifier afin de s assurer qu elles n introduisent pas de nouveaux «problèmes» plus importants que ceux qu il tente de résoudre. Il faut donc identifier clairement les : Constats (problèmes ou besoins) : «Si les employés semblent satisfaits des conditions salariales qui semblent bien répondre aux normes du marché, on remarque des insatisfactions quant à la rémunération des heures supplémentaires et à l absence de bonification au mérite. De plus, les employés semblent désirer des avantages sociaux en fonction de leurs besoins (approche «cafétéria») et davantage de flexibilité dans les moments alloués aux vacances». Conséquences du problème/besoin : détérioration du climat de travail, conflits entre le contre-maître et les travailleurs, augmentation de l absentéisme. Page 23 sur 47

24 Recommandations, opérationnalisation et conséquences potentielles : Pistes de solutions / recommandations Faire un sondage plus précis sur les perceptions des employés quant à leurs conditions d emploi afin de dégager des leviers d actions à court et moyen termes Mettre sur pied un «manuel d employé» quand tous les éléments RH auront été définis afin de s assurer que tous les travailleurs bénéficient de la même information quant à leurs conditions de travail, tâches et responsabilités Revoir et clarifier la structure actuelle des avantages sociaux Opérationnalisation (qui, quoi, comment, quand?) D ici trois mois Responsabilité du P.D.G. Aide d un consultant externe Stagiaire Préparer et administrer le sondage...etc. D ici six mois Responsabilité de l adjointe administrative Demander des exemples dans le réseau RH du P.D.G. Proposer la création d un comité de validation du «manuel» Etc. D ici un an Responsabilité du P.D.G. Aide d un consultant externe, prévoir le budget Préparer différentes pistes de solution et évaluer les coûts-avantages de chaque solution Etc. Conséquences de la recommandation : (coûts, tâches, etc ) (Prix et quantité des ressources mobilisées pour le sondage) $$ Temps PDG pour coordonner, consultant, production des questionnaires,. Idem $$ (ressources matérielles et humaines mobilisées) $$ (ressources humaines et matérielles pour revoir et clarifier les avantages sociaux) Les coûts associés à la réalisation des recommandations doivent être estimés. Ceci permet de juger du sérieux de la recommandation et de sa probabilité d être réalisée. Il faut mettre en contexte les recommandations, elles doivent être réalistes et réalisables, présenter plus d avantages que d inconvénients pour l organisation. Page 24 sur 47

25 Exemple 2 : Le stagiaire a le mandat d assister le responsable RH dans le processus d entrevue. Il doit voir à systématiser les rencontres; créer des outils facilitateurs; écrire les comptes-rendus des rencontres; faire le suivi auprès des gestionnaires demandeurs. Constat : Il a été souvent observé pendant les rencontres qu il y avait un décalage important entre la description de tâches utilisée par le responsable RH et celle proposée par le gestionnaire responsable du poste. Conséquences du problème/besoins: Ce décalage a faussé la pertinence des questions posées au candidat lors des entrevues d embauche et par conséquent, a dénaturé l entrevue et sa validité. Les candidats retenus ne répondent pas aux besoins des gestionnaires responsables du poste. Roulement de personnel important. Pistes de solution / recommandations Analyser le processus de mise à jour des descriptions de tâches et son applicabilité auprès des gestionnaires Opérationnalisation D ici trois mois Responsabilité RH Identifier la ressource en mesure de faire cette analyse : interne, externe, Préparer les détails du mandat d analyse, description et mise à jour des tâches Préparer l enquête auprès des gestionnaires sur l acceptabilité (mode, contenu, etc ) Etc. Conséquences de la recommandation Identifier la somme en $ que peut représenter chacune de ces activités liées à la recommandatio n Page 25 sur 47

26 Plus de précisions sur la rédaction de la «meilleure pratique» Dans certains cas, quoique très rares, aucune recommandation ne peut être émise à l entreprise. Et donc, l étudiant pourra identifier les meilleures pratiques. Si vous n avez aucune recommandation à faire à votre entreprise d accueil, il est fort possible que vous soyez en mesure d identifier une «meilleure pratique». L identification des meilleures pratiques doit se faire de façon aussi précise que les recommandations. L étudiant doit se questionner à savoir quelle pratique a-t-il observée pouvant faire l objet d une mention particulière. Exemple : La session d accueil et de formation des nouveaux employés est particulièrement efficace parce que Action? Effet (court terme et moyen terme)? Durée et moment? Personnes impliquées? Coûts? Etc. Mode de transmission des recommandations ou des meilleures pratiques au superviseur académique Les recommandations ou meilleures pratiques seront transmises par le stagiaire au superviseur académique, et ce, par courriel au cours de la dernière semaine de stage. Le superviseur académique validera le tout avant le dépôt final du rapport de stage à l entreprise d accueil. Page 26 sur 47

27 Le rapport de stage (30%) Le rapport de stage de gestion courante Les objectifs spécifiques et le contenu d un rapport de stage à mandat de gestion courante consistent essentiellement en une présentation critique des tâches et activités principales effectuées par le stagiaire durant son séjour en entreprise. Contenu Le rapport de stage de gestion courante pourrait au minimum contenir les éléments suivants : 1. une analyse descriptive succincte du milieu de stage : nature de l entreprise, secteur d activité, structure organisationnelle, caractéristiques en matière de gestion des ressources humaines et des relations du travail, etc.; 2. une description du déroulement des mandats convenus dans la convention de stage en lien avec le poste occupé; 3. une présentation des principaux cadres théoriques, démarches, méthodes ou instruments utilisés pour effectuer les tâches; 4. une description critique des résultats atteints, quantitativement et qualitativement, en regard des tâches et mandats confiés au stagiaire; 5. une analyse des principales difficultés rencontrées dans l exécution des tâches et une présentation des solutions ou efforts de solution apportés par le stagiaire; 6. une présentation nuancée des suggestions ou recommandations du stagiaire en regard d éventuelles améliorations possibles du fonctionnement de l entreprise (ou du service, ou d une activité ) ancrées dans les observations critiques que son séjour dans l entreprise a pu susciter. Le rapport de stage à mandat de diagnostic / développement Le rapport de stage à mandat de diagnostic / développement est un rapport de type «consultation» qui consiste essentiellement à transmettre les résultats d une étude, d une recherche, d un diagnostic ou d une intervention, ainsi que les recommandations qui s en dégagent. Contenu Le rapport de stage à mandat diagnostic/développement pourrait normalement contenir les volets suivants : 1. une analyse descriptive succincte de l organisation d accueil: nature de l entreprise, secteur d activité, structure organisationnelle, caractéristiques en matière de gestion des ressources humaines et des relations du travail, etc.; Page 27 sur 47

28 2. l identification des objectifs visés dans le cadre du mandat confié au stagiaire; 3. une description succincte de la situation telle que perçue par le stagiaire en regard du mandat qui lui est confié; 4. une description de la démarche ou méthodologie employée, c est-à-dire le plan d intervention et les principales étapes des activités effectuées; 5. une présentation du diagnostic de la situation, des principales options de solution envisagées, des conclusions ou recommandations du stagiaire en regard de la situation, ainsi que des mesures d implantation du changement proposé. Il va sans dire que les recommandations doivent être réalistes en fonction du contexte et faire référence à la littérature justifiant l analyse faite par le stagiaire. Pour tout doute sur la nature du mandat de stage, les stagiaires ou le responsable de l organisation d accueil sont invités à en discuter avec le coordonnateur des stages ou avec le superviseur académique. Objectif global poursuivi par le rapport de stage Quelle que soit la nature du mandat (gestion courante ou diagnostic/développement), le rapport de stage est un document destiné à l'entreprise d'accueil. Son objectif global est de rendre officiellement compte du/des mandats et des tâches réalisées par le stagiaire pendant son séjour en entreprise. Ce rapport fait référence aux objectifs de travail en lien avec le mandat de stage défini par l employeur. Nous ne parlons pas ici d objectifs d apprentissage qui eux, seront traités dans le rapport d apprentissage. Forme Compte tenu de sa diffusion possible dans l entreprise, il est nécessaire que le stagiaire confère à ce rapport une couleur «professionnelle», formelle, factuelle, sans complaisance, sans être de nature évaluative. Le rapport doit être bref, rédigé en tenant en tête que les gestionnaires sont habituellement des gens pressés par le temps. La facture visuelle doit être soignée et attrayante. La qualité du français est une condition incontournable. Maximum de 10 pages Page 28 sur 47

29 Contenu Le rapport de stage (mandat gestion courante ou diagnostic/développement) doit contenir les éléments suivants : 1. Une lettre officielle adressée au superviseur terrain, qui présente le rapport et les remerciements d usage; cette lettre accompagne le rapport. Elle est signée par le stagiaire et ne fait pas partie intégrale du rapport; 2. Introduction; 3. Brève description de l entreprise d accueil dans sa globalité; 4. Analyse descriptive plus fine du milieu de stage; 5. Rappel des tâches spécifiques du stage (telles qu inscrites dans la «convention de stage»), des objectifs du stage et du travail effectué; 6. Analyse critique des résultats atteints, aussi bien qualitatifs que quantitatifs, en regard des objectifs de travail initial en lien avec le mandat de stage; 7. Résumé des constats en fonction des tâches à effectuer : situations organisationnelles facilitatrices (forces), éléments à améliorer (faiblesses), bref diagnostic; 8. Recommandations ou meilleures pratiques à l entreprise; 9. Conclusion. Ampleur de la production Le rapport de stage standard comporte généralement de dix pages au maximum auxquelles s'ajoutent les annexes. Modalités particulières Avant d être déposées au superviseur terrain, les recommandations ou meilleures pratiques (10%) comprises dans le rapport de stage ainsi que le rapport de stage doivent être lues et validées par le superviseur académique. Rapport d apprentissage (35%) Le rapport d apprentissage vise essentiellement à inciter le stagiaire à prendre conscience et à formuler explicitement ce qu il a appris en cours de stage, et à réaliser son mode et son processus particulier d apprentissage. Forme et longueur Ce rapport n est pas soumis à l entreprise d accueil de sorte que le stagiaire y a toute latitude pour se livrer librement à une autocritique/ introspection franche et honnête face Page 29 sur 47

30 à lui-même. Entre pages incluant les événements critiques. Par ailleurs, il est important lors de la rédaction du rapport de s assurer qu il existe des liens entre les sections (fil conducteur d une section à l autre). Contenu Le rapport d apprentissage comporte trois volets qui correspondent, grosso modo, à l avant, le pendant et l après stage. Plus en détail, on peut distinguer les éléments suivants : Page titre Table des matières Introduction 1. volet 1 : objectifs d apprentissage initiaux un rappel des objectifs d apprentissage initialement prévus, tel que spécifié par la fiche d objectifs personnels d apprentissages approuvés par votre tuteur; 2. volet 2 : moyens d apprentissage mobilisés pendant le stage une brève description des moyens effectivement adoptés en cours de stage pour réaliser les objectifs (tels qu inscrits sur la fiche d objectifs d apprentissage); une analyse critique des apprentissages effectués; cinq événements critiques extraits du journal de bord (dont celui déjà remis au superviseur académique); la structure et le compte-rendu de l entretien d évaluation finale par le superviseur; 3. volet 3 : plan d apprentissage dans l avenir maintien et acquisition de connaissances et compétences sous le format d un plan d action; Conclusion Page 30 sur 47

31 Longueur du rapport d apprentissage Entre douze à quinze pages au maximum, excluant les annexes s il y a lieu. Rappel de l échéancier pour la remise des rapports Le rapport de stage doit être remis cinq jours ouvrables après la fin de la période de 280 heures (ou 40 jours) de stage. Faute d entente avec le superviseur académique, les stagiaires en retard seront pénalisés de 5 points par jour. La copie papier est la seule version officielle. Dépôt des rapports Le rapport de stage doit être déposé au secrétariat du département Organisation et ressources humaines situé au local R-3490 à l intention de son superviseur académique ou à l adresse suivante : ESG-UQAM, Vice-décanat aux études, case postale 8888, succursale centre-ville, Montréal, QC. H3C 3P8. L étudiant qui se présente au R-3490 au moment où le département est fermé peut glisser son rapport dans la chute de courrier. L étudiant doit alors indiquer sur l enveloppe de dépôt le nom du superviseur académique et le groupe cours auquel il est inscrit. Aucun accusé de réception ne sera émis. Une copie électronique des rapports doit aussi être envoyée au superviseur académique. Page 31 sur 47

32 Annexes Annexes Page 32 sur 47

33 FICHE D IDENTIFICATION POUR LE STAGE EN GRH 1 PHOTO AVEC SIGNATURE Nom FICHE : D IDENTIFICATION POUR LE STAGE EN GRH Courriel : Téléphone (rés.): (stage): Bac en GRH (cohorte) : En provenance des Certificats : Lieu de stage : Nom du superviseur(e) : Téléphone du superviseur(e) : Courriel : QUELS SERONT LES DOMAINES RH COUVERTS PAR LE STAGE? Gestion courante des RH : Dotation Rémunération S.S.T. Relations de travail Formation Autres Mandat spécifique / Consultation : Dotation Rémunération S.S.T. Relations de travail Formation Autres JE TRAVAILLE PRÉSENTEMENT CHEZ : À TITRE DE : VOTRE STAGE SE RÉALISE-T-IL DANS VOTRE MILIEU DE TRAVAIL? OUI NON Décrivez brièvement vos fonctions dans votre emploi régulier? S IL Y A LIEU, RÉSUMEZ VOS EXPÉRIENCES DE TRAVAIL ANTÉRIEURES EN LIEN AVEC LE STAGE : JOINDRE UNE COPIE DE VOTRE DERNIER RELEVÉ DE NOTES ET DE VOTRE C.V. À JOUR Page 33 sur 47

34 CRITÈRES D ÉVALUATION Rencontre sur les objectifs de stage et l événement critique 1. Tous les documents ont été remis lors de la rencontre de groupe Fiche d identification, photo, relevé de notes, curriculum vitae 2. Livrables remis par courriel dans les délais Ébauche des objectifs, événement critique 3. Contenu de la rencontre, thèmes à aborder Préciser la date de début du stage Date de fin du stage Nombre de jours de stage/semaine Objectifs et événement critique envoyés par courriel (2 jrs avant la rencontre) Si, objectifs et événement critique doivent être modifiés, établir une entente pour la date de remise Modalités de suivi initiées par le stagiaire et appel au superviseur sur le terrain Dans l organisation : 1. Nature des tâches et réalisation 2. Résultats des premiers jours de stage, difficultés rencontrées 3. Qualité de l encadrement du stage, relations, entourage 4. Aménagement physique du poste de travail, moyens mis à sa disposition Autres questions relatives : L ébauche de la recommandation/meilleure pratique Rapport de stage, rapport d apprentissage, évaluation par le milieu, évaluation par le stagiaire Conclusion de la rencontre : Validation des prochaines étapes à réaliser Modalités de suivi 4. Éléments d évaluation du savoir être du stagiaire Habilité à se présenter, à établir le premier contact : Poignée de main, contact visuel, habillement professionnel, Niveau de langage professionnel, s adresser aux superviseurs en utilisant Monsieur, madame et éviter les familiarités. 5. Gestion de la rencontre Maîtrise du déroulement de la rencontre et gestion du temps Attitude en général du stagiaire lors de la rencontre d objectifs Flexibilité et ouverture de l étudiant aux commentaires et suggestions Page 34 sur 47

35 RENCONTRE DE MI-MANDAT ENTRE LE STAGIAIRE ET LE SUPERVISEUR ACADÉMIQUE Avant la rencontre : Convenir du moment et du moyen (téléphone, face à face) avec le superviseur académique et confirmer au moins deux jours avant Lors de la rencontre : 1. Établir le contact 2. Présenter du déroulement du stage depuis le début 3. Présenter les principaux mandats réalisés 4. Spécifier le type de supervision reçu (par qui) et la fréquence des contacts avec le superviseur terrain 5. Difficultés rencontrées (p.ex., respect des échéanciers, etc) 6. Préciser si les mandats ont été modifiés en cours de stage et préciser les activités à réaliser dans la deuxième moitié du stage 7. Conclusion de la rencontre Page 35 sur 47