Présentation de la solution ifassen

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1 Présentation de la solution ifassen

2 Objectifs Assurer la traçabilité des processus de distribution et de vente Améliorer la qualité de service vis-à-vis des clients Disposer d une base des données d informations utiles pour le développement et l amélioration du système d information commercial.

3 Avantages Vendeurs Disposer en permanence d informations actualisées sur la tournée : Fichier client Ordre chronologique de service des clients Produits habituellement servis aux clients Objectifs de vente Encours clients Connaitre en temps réel le stock disponible dans le véhicule pour une gestion aisée des quotas et des objectifs Gérer les gratuités et les remises clients Assurer la traçabilité des rendus par client Calculer les montants à régler et imprimer les documents Enregistrer les encaissements et le recouvrement des créances. Disposer d informations synthétisées pour optimiser la prochaine commande

4 Avantages Encadrement Disposer de données actualisées sur le déroulement des tournées : Clients non visités Clients sans vente Itinéraires et chronologie des visites Ventilation des produits sur les points de ventes Rupture du stock Répartition efficace des objectifs Suivi et interprétation des ventes Meilleure connaissance du marché Clients potentiels, CA/client, mouvement des produits, qualité de service des équipes de ventes Avoir des données permettant une animation plus appropriée des équipes de vente

5 Back Office Fichiers de base Clients Articles Opérateurs Périphériques Véhicules Commercial Vente type Promotions Objectifs Listes de prix-remises Découpage Tournées Itinéraires Ventes Stocks Répartition des commandes Pièces clients en compte Consignations Règlements Mouvements tournées Rapports Répartition du stock Gestion des lots Mouvements de stock Inventaires Rapports Outils de gestion Equipements Plans d action Questionnaires Comptabilité générale Evènements commerciaux Outils supplémentaires Clôtures Renumérotations Paramétrages Tables de références Connexions appareils mobiles Interfaces ERP

6 Back Office : Référentiels Gestion des Articles Gestion des Packs, emballages et palettes Classification paramétrable sur 5 niveaux Gestion des nomenclatures Associations des articles aux magasins de stockage pour les mouvements de stock Gestion des Clients Classification paramétrable Gestion de la localisation Modes de règlements personnalisés par client Remise automatique par client Gestion des Opérateurs Gestion de la numérotation des pièces Gestion des Taches opérateurs Menu personnalisé par opérateur Gestion des affectations Gestion des taches bloquantes Profils par défaut : Aide vendeur, auditeur, caissier, chauffeur, contrôleur, pointeur, superviseur, vendeur, pré vendeur, vendeur-chauffeur) Gestion des Périphériques Type d imprimante associée par PDA Communication en Wifi, Ethernet, USB, GPRS Détection automatique des PDA à portée Préparation, Envoi, Réception et Traitement des tournées

7 Back Office : Commercial Découpage du Territoire Définition libre des appellations Gestion illimitée du découpage Elaboration du découpage géographique sous forme d'arbre hiérarchique Classification manuelle et/ou automatique Gestion des Tournées Gestion des rotations de tournées Gestion des jours de distribution Affectation des clients aux tournées Saisie des associations tournée-véhicule-vendeur-chauffeur et 2 aides vendeur par jour Gestion des Itinéraires Classification manuelle et/ou automatique

8 Back Office : Ventes Répartition des commandes Affectation des commandes aux livreurs Recalcule des promotions en cours Prise en compte des ruptures article Gestion des clients en compte Gestion des commandes Gestion des réceptions Gestion des retours Gestion des vendeurs Affectations Gestion des soldes de règlements Gestion de la situation des emballages Gestion des versements des vendeurs Prise en charge des clients à crédit Rapport des mouvements de la tournée, des encaissements et du décompte de monnaie Rapports multicritères et affichage dynamique des résultats Rapports de ventes Rapports des pièces issues du mobile Rapports des règlements issus du mobile. Filtre multicritères et affichage du détail des factures et des règlements

9 Back Office : Stocks Opérations de stock Siège Calcul de la proposition de réapprovisionnement du stock (commandes tournées, moyenne des ventes, nombre de jours de stocks souhaité ) Gestion des commandes Gestion des réceptions Gestion des retours (+perte) Gestion du compte agence/siège Gestion des Inventaires Gestion du stock Mouvements de stocks Gestion du stock comptable Gestion du stock réel Gestion des régularisations Consignations/déconsignations d'emballages Répartition du stock pour les commandes des tournées actives Compensations d'articles en rupture Maintenance des chargements de véhicules Ensemble de rapports et de statistiques sur les stocks, les emballages, les soldes opérateurs et les situations financières

10 Back Office : Outils Gestion des équipements Liste des équipements par catégorie Mouvements d équipements (paramétrable) Historique des mouvements Gestion des plans d actions Liste des évènements Liste des actions par évènements Suivi des réalisations Questionnaires Définition libre des questionnaires Affectation aux clients / auditeurs Traitement des résultats Rapports dynamiques Comptabilité Gestion du plan comptable Gestion des journaux Gestion des écritures Ecritures de banque/caisse - Charges - Achats et opérations diverses Extraits de compte Bordereau de remise des valeurs Evénements spéciaux Maintenir un calendrier des événements importants à afficher sur la fenêtre principale du programme (promotions, fêtes, grèves )

11 Front Office Principale Tâches globales Tournée Tâches client Log In Début tournée Fin tournée Contrôle chargement Charge supplémentaire Tournée Contrôle retours vendables Contrôle emballages Contrôle non conforme Commande prochain chargement Rapports Recherche de client Création de client Liste des pièces Stock chargé Non vente Commande Facture Relevage Paiements Questionnaire Equipements

12 Front Office Gestion des Clients Classification paramétrable Gestion de la localisation Modes de règlements personnalisés par client Gestion des Opérateurs Menu personnalisé par opérateur Gestion des affectations Gestion des Tournées Gestion des rotations de tournées Gestion des jours de distribution Factures type Création de modèles de vente par catégorie de client ou par zone géographique. Objectifs de vente Gérer les objectifs de vente d'une période donnée par opérateur Promotions Etablir des promotions à mécanismes complexes sur une période pour une catégorie de clients et/ou zone géographique Gestion des Communications Synchroniser avec le serveur en Wifi, Ethernet, USB, GPRS

13 Front Office Gestion des transactions commerciales Vente, Non vente, Commande, Relevage, Paiements, Stocks, Factures Gestion du Stock Chargement, Tournée, Retour Emballage, Retour Produit Rapports Commande, Chargements, Qualité de service, Invendus, Pertes, % Pertes, Objectifs Ventes, % Réalisation, Nombre de visites programmées, Visites effectuées, Nombre de clients non livrés, Total des montants facturés, Total de versements encaissés, Consignations et déconsignations

14 Méthodologie d implémentation PHASE 0 : INITIALISATION DU PROJET PHASE 1 : ANALYSE DES BESOINS PHASE 2 : INSTALLATION TECHNIQUE ET EXPLOITATION PHASE 3 : PARAMETRAGE DU PROGICIEL PHASE 4 : DEVELOPPEMENT DES ADAPTATIONS SPECIFIQUES PHASE 5 : ADAPTATION DU PROGICIEL PHASE 6 : REPRISES DES DONNEES EXISTANTES PHASE 7 : TESTS ET VALIDATION GLOBALE DU PROGICIEL PHASE 8 : FORMATIONS DES UTILISATEURS PHASE 9 : MISE EN OEUVRE DU SITE PILOTE PHASE 10 : DEPLOIEMENT ET ASSISTANCE AU DEMARRAGE