EasySales. Your SFA Solution. Gros plan sur la solution. EasySales. l efficacité au service de la force de vente

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1 EasySales. Your SFA Solution Gros plan sur la solution EasySales l efficacité au service de la force de vente New Wave Technolgy 2006

2 1 Introduction Présentation de la société New Wave Technolgy EasySales Mobile Solution 1

3 2 1. Introduction a mobilité, la souplesse et d excellentes relations avec les clients représentent des facteurs de succès essentiels et déterminants sur un marché marqué par une très vive concurrence. Une solution mobile vous permettra d accroître la flexibilité de vos vendeurs nomades, ainsi que leurs performances, tout en réduisant les coûts d infrastructure et d immobilier. Un accès rapide aux informations «Clients» ou aux données «Produits» constituent un excellent atout pour la force de vente en déplacement chez les clients. Les résultats peuvent s améliorer de façon significative. Imaginons simplement le scénario suivant : vos vendeurs nomades peuvent accéder à toutes les informations qu ils désirent, qu il s agit des données sur les produits (prix, remises, état de stock, etc. ) ou sur les clients (coordonnées, encours, solde etc. ), indépendamment de l heure, de l endroit ou du mode de connexion utilisé. Les informations sont actualisées en permanence selon un rythme régulier à la fois sur le terminal de l utilisateur et sur les serveurs de l entreprise. Votre société dispose ainsi en permanence des données les plus récentes, ce qui permet de prendre des décisions pertinentes, Les demandes des clients sont satisfaites plus rapidement, le processus de planification optimisé et les travaux administratifs simplifiés. Un rêve pour le futur En aucun cas! Notre solution compte parmi les meilleures solutions informatiques mobiles professionnelles. Notre vocation est d aider nos clients à optimiser leurs processus métier. La mise en œuvre transparente de nos solutions et les relations que nous entretenons avec chaque client constituent notre principal atout. Avec la solution EasySales de New Wave Technolgy, vous disposez de tous les outils nécessaires pour bénéficier de ces avantages, moyennant un investissement minime. Nous aidons votre entreprise à rationaliser ses processus métier, présent depuis plusieurs années dans le secteur des applications nomades, New Wave Technology s appuie sur une stratégie commerciale à long terme pour aider votre entreprise à définir son orientation avec un niveau de souplesse maximum. Avec EasySales de New Wave Technology, vous disposez d un appui solide pour affronter vos concurrents. En effet, la solution EasySales permet de gérer le processus de prise de commande et de ventes selon les modèles suivant : Presales : Prise de commande et transmission vers le serveur pour intégration avec l ERP de l entreprise Van selling : Vente au camion avec prise de commandes, facturation et gestion du stock camion. 2

4 3 Livraisons : livraison de commandes déjà préparées Mixte : possibilité de prise de commande ou de vente camion avec sortie stock. En plus de l acte de vente qui comporte la vente, l encaissement ainsi que la comptabilité clients en plus du suivi des dépenses effectuées par les vendeurs, l application gère les équipements (machines, réfrigérateurs etc). les présentoirs et la distribution d articles publicitaires. Elle permet également le suivi de données qualitatives sur les visites clients telles que : Présence des produits Visibilité des produits Stock client pour améliorer les prévisions. L application propose un système de reporting efficace pour le pilotage de l activité commerciale en terme d objectifs et de réalisation. missions de consulting au profit de sociétés multinationales ainsi qu au service de compagnies marocaines les plus prestigieuses. Ces grandes entreprises ont fait confiance à notre société grâce au professionnalisme et au sérieux qui caractérisent l équipe qui a mené ces différentes missions. A partir de l an 2001, notre société a pris un virage stratégique en s intéressant aux systèmes informatiques embarqués (essentiellement gestion des forces de vente SFA). De ce fait, nous avons étoffé notre équipe avec des compétences en Informatique mobile et en systèmes décisionnels. Notre souci premier est la satisfaction de nos clients. Dans tous les projets réalisés, nous avons tenu à discuter avec nos clients du retour sur investissements (ROI) de leurs projets et de nous engager sur une qualité d implémentation (en terme de conduite de projets, coûts et fonctionnalités) qui réponde à leurs soucis de rentabilité. Pour ce faire, nous investissons dans la formation de notre personnel et nous procédons à une veille technologique continue. New Wave Technology Présentation réée en mars NEW WAVE TECHNOLOGY est le fruit de longues années d expérience dans le domaine de service et d ingénierie relatif aux technologies de l information. Les compétences qui l ont fondée ont participé au développement de ce secteur et ont participé à un grand nombre de projets informatiques aussi bien dans le domaine de l administration publique que dans le secteur privé (assurances, industries, distribution). Le champ d intervention englobait les études, la formation, le développement de solutions et assistance à l organisation et à l implémentation de grands ERP internationaux. Depuis sa création, New Wave Technology a assisté un certain nombre de sociétés multinationales à passer le problème de bogue de l an 2000 sur l environnement AS400. Elle a également participée à l implémentation de l ERP BPCS (SSA). La formation sur l environnement AS400 et ses outils associés constituait un pôle important de l activité de la société. Les consultants de la société ont également dirigé d importantes 3

5 4 3. Domaines d intervention es domaines d intervention de la société NEW WAVE TECHNOLOGY sont assez variés et reflètent en effet cette expérience cumulée dans le domaine de service. Développement spécifique sur la base d un cahier des charges Délégation de personnel en régie sous la maîtrise d œuvre du client 4. Le domaine de la formation Ce domaine consiste en la formation continue des équipes informatiques du client : 1. Le domaine des études Formation pour informaticiens sur l AS400 (depuis l initiation jusqu à l évaluation de performance) Formation d informaticiens sur le développement sur plusieurs environnements. La société NEW WAVE TECHNOLOGY est dotée de compétences pour mener diverses missions d étude. Etude d identification de projet Schéma directeur informatique Cahiers des charges pour applications spécifiques Assistance au choix de logiciel Assistance au choix de matériel et d infrastructure Audit du système d information Audit de sécurité 2. L assistance à l implémentation de progiciels L implémentation d un progiciel intégré de type ERP requière des compétences variées aussi bien dans la connaissance métier (industrie, assurance, distribution) que dans la direction et la conduite de projets. Elaboration de plan de mise en œuvre Etude et Diagnostique de l existant et identification des besoins Prototypage du progiciel par rapport aux besoins Assistance à la réalisation des adaptations nécessaires aussi bien au niveau de l organisation qu au niveau du logiciel Formation des utilisateurs 3. Le développement de logiciels Ce domaine consiste en l assistance ou la maîtrise d œuvre pour le développement d applications : 4

6 5 4. Solution : EasySales Entreprise Mobile Solution objet. asysales Entreprise Mobile Solution est une solution client/serveur basée sur le WEB et sur la technologie des bases de données relationnelles et la programmation orientée Avantage : La gestion des forces de vente donne une impulsion décisive à vos ventes : Vos commerciaux bénéficient d'un support efficace pour l'évaluation, le suivi et l'analyse de leurs activités commerciales et disposent ainsi de plus de temps pour se consacrer à ce qu'ils font le mieux: vendre!, Automatisation des étapes clés du cycle de vente, Suivi du portefeuille d'affaires, Pilotage des opportunités et du Reporting de vente, Partage des données avec le Marketing, le Support Client,... Imports de données prospects externes... Les vendeurs disposent immédiatement des données actualisées les plus complètes, ce qui leur permet d améliorer leur rendement sur le terrain. Partage de l'information avec les équipes commerciales, avant-vente, marketing,... Développement de la qualité de service par un suivi personnalisé client : Comptabilité client, historique vente, Suivi stock, suivi des équipements... Une productivité accrue Des données plus précises et en temps utile Une visibilité en temps réel de la situation des ventes et de l en-cours client, où que vous soyez Une collaboration et un travail d'équipe amélioré Une meilleure communication entre la direction commerciale, les superviseurs et les commerciaux itinérants ainsi qu avec l administration des ventes Une réactivité accrue envers les clients Personnalisation : EasySales est l une des solutions de SFA Mobile les plus personnalisables. Tous les aspects du produit peuvent aisément être adaptés pour vous apporter une solution sur mesure. Vous pouvez même structurer les données et les rapports suivant vos attentes. EasySales s adapte à votre organisation et peut ainsi être mis en oeuvre sans perturber votre activité. EasySales se distingue également par son faible coût de mise en oeuvre. C est un produit modulaire que vous pourrez implémenter progressivement. Grâce à sa souplesse et sa 5

7 6 modularité, vous pourrez compléter l implémentation de votre solution au fur et à mesure que votre activité et vos besoins évolueront. Architecture : EasySales supporte les bases de données ORACLE et SQL Server et peut être mise en place selon différentes architectures comportant par exemple des postes en accès client-serveur LAN, en accès Web via navigateur. l enregistrement du temps d exécution du travail, la combinaison ces fonctionnalités représente un avantage significatif en termes de productivité, permettant ainsi d étendre la couverture du marché et réduire les cycles de vente. L ensemble de ces données accompagne le vendeur dans ces déplacements. Il aura le loisir de les consulter, de les modifier ou de les enrichir. Master Data Sectorisation Pour gérer votre sectorisation, vous pouvez utiliser plusieurs niveaux hiérarchiques ( Région, Ville, Secteur, Route). Rapports Affectation des pistes en fonction des régions Définissez des files d'attente de pistes et des règles d'affectation des pistes de façon à acheminer automatiquement les pistes vers l'organisation commerciale et le commercial adéquats en fonction de la région. Client (1) Rapports Client (n) Historique EasySales vous permet d'identifier et qualifier vos performances et d'historiser tous vos traitements. (mouvement stock, gestion des équipements et instruments publicitaire, encaissements, Visites etc.) Gestion des dépenses Vos commerciaux gèrent leur activité commerciale et vous les pilotez. La gestion des dépenses vous permet d automatiser le suivi des dépenses comme le carburant, le péage autoroute, Hôtel etc. La planification du calendrier des routes mensuelle intègre la gestion des jours fériés et les jours de repos. La consultation graphique des affectations facilite encore plus l accès à l information. CRM L automatisation de votre force de vente en situation de mobilité exploite toute une variété d application pour le soutien sur le terrain, ces applications intègrent l accès aux données du CRM (gestion de la relation client) et à d autres fichiers de l entreprise, la saisie des commandes, la planification, 6

8 7 Groupe tarifaire article Une des classifications article (Code famille, Type article, Code ABC, classification diverses) Tous les articles Base d application sur Pallier quantitatif Pallier monétaire Pallier volume Pallier poids Comme pour touts les écrans, l utilisateur peut filtrer les données en utilisant les filtres ( les zones de couleur jaunes), pour personnaliser son outil. Le parcours par mois ou par jours est accessible par simple clique sur les flèches (voir image au dessus). Types de pallier Pallier fixe Pallier répété Pallier avec abattement. Paramétrage des remises L application EasySales dispose d un module puissant de gestion des remises et des promotions qui comporte les fonctionnalités suivantes : Affectation d une remise aux clients : Client individuel Groupe tarifaire client Une des classifications client (Ville, Code postal, catégorie client, Code ABC) Tous les clients Mode de calcul de la valeur de la remise : Taux Montant Article gratuit Article gratuit avec choix multiples Niveau d application de la remise : Au niveau ligne Au niveau de la commande Application de la remise : Sur le net intermédiaire du calcul Sur le montant de base Articles impliqués Article individuel Exclusion de remise : On peut exclure le calcul au niveau de la ligne si une remise est déjà attribuée à cette ligne On peut exclure le calcul si une remise est déjà accordée dans n importe quelle ligne (Attribuée à la commande) 7

9 8 Analyse des ventes Avec les outils d'analyse des ventes faciles à utiliser fournis par EasySales, les responsables peuvent analyser leurs encours de ventes, réaliser des analyses de rendement, garder une longueur d'avance sur les tendances de la concurrence, etc. Synthèse des données Gérez le cumul des informations en fonction de vos propres critères de filtre Rapports standards et rapports personnalisés Reporting et Tableaux de bords : EasySales propose en standard des fonctions de Reporting avancé vous permettant de visualiser les analyses et tableaux de bords de votre activité. Plus de 20 rapports intégrés vous aident à découvrir la quantité d'informations que renferment vos données. Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés pour analyser les besoins propres à votre activité. Quotas de vente Définissez des quotas de vente ( par produit ) pour chaque vendeur. Prévisions en temps réel Générez des prévisions précises et de dernière minute afin de donner à chaque membre de votre équipe de vente une vision claire et fiable des événements à court terme et de leur permettre ainsi de mobiliser leurs ressources en conséquence. Par exemple, la gestion du StockPanel. Personnalisation et synthèse des prévisions Utilisez la méthodologie de prévision de votre choix et affichez les données de vente en les classant par chronologie, responsable, région, commercial, ligne de produits, date de clôture prévue, etc. Synthétisez les données de vente en englobant un nombre illimité de niveaux de secteurs de ventes. Approfondissez l'analyse pour comprendre les détails que peuvent masquer les chiffres. Analyse des prévisions Mesurez la précision des prévisions en analysant les écarts entre prévisions et résultats concrets. L ensemble des rapport et tableaux représentés dans le logiciel sont exportables vers différents formats: Excel, PDF, XML et Word. La génération de ces fichiers se fait de manière automatique par simple clique droit sur la sourie Suivi des livraisons Le suivi peut aussi consister à vérifier avec le client si tout ce qu'on lui a promis au moment de la vente a bien été réalisé. Si la livraison était prévue pour le vendredi, le vendeur vérifiera que la promesse sera bien tenue et informera le client dans le cas contraire 8

10 9 Objectifs vendeurs EasySales Vous offre plusieurs critères de mesure du rendement : Quels ont été vos résultats par rapport à l'étalon que vous vous êtes donné? La tendance s'améliore-t-elle? Comment régissent les clients aux nouvelle remise? Il est très important de suivre la progression des critères de mesure. Vous pouvez mesurer le rendement de votre force de vente en analysant le : Volume des ventes en montant (devise locale). Volume des ventes par marque et/ou produit. Chiffre d affaire par marque et/ou produit. Temps passé aux visites. Nombre de visites actives / Non actives (strike rate) Nombre de nouveaux comptes ouverts. Caractère complet et précis des commandes. Cgiffre d affaire moyen / facture Rapidité à transmettre les commandes au Système central pour le cas de presales Rapidité à effectuer les livraisons pour le cas de presales Sommes dépensées par le vendeur. Précision des commandes et des livraisons aux clients. Les rapports disponibles sont tous filtrables par (date / région / secteur / vendeur / groupe vendeurs / groupe clients / produit / marque etc.), vous pouvez aussi combiner plusieurs critères de sélection en même temps Module Assistant Requêtes Ce module puissant vous permet d importer n importe quelle donnée depuis la base centrale via une interface ergonomique et facile, offrant tout la possibilité d intégrer des conditions logiques pour filtrer la date ( valeur exacte, valeur approximatif, intervalle de temps, intervalle numérique etc.). Le format obtenu est générer sous format texte formater, le choix du séparateur vous ai laissé pour (virgule, point virgule, tabulation, point, espace etc.). Gestion des comptes utilisateurs EasySales gère efficacement les comptes utilisateurs, par une gestion de profil, chaque profil dispose des droits sur l écriture, la modification, la suppression et l impression. 9

11 10 Lors de l authentification, le système se charge d attribuer les droit affecté pour chacun des utilisateurs, vous pouvez créer ainsi, autant de profil ou de groupe de travail et limiter le droit d écriture sur les utilisateurs concernés. Messages Utilisateurs Une option pour permettre à l administrateur de rédiger des messages textes pour un utilisateur, un groupe d utilisateur ou pour tous les utilisateurs, le texte sera alors affiché en haut (texte défilant) de la page WEB lorsque l utilisateur se connecte, chaque message sera affiché pendant une période prédéfinir par l administrateur de EasySales (date début et date fin), visualise directement l ensemble des produits dont il dispose, cette option et utilisé lorsque le nombre d articles est limité. Sélection par Marque / classe : l affichage de la liste des articles à vendre commence par la sélection de la marque ou de la classe produits, ainsi, le vendeur construit lui même la liste des produits à afficher lors de ses visites, l avantage et de faciliter le travail des vendeurs et accélérer le traitement sur les PDA. Donner le choix message utilisateur : avec cette option l utilisateur a la main de choisir l une des options citées au dessus. Gestion des sociétés EasySales vous ouvre la possibilité de gérer plusieurs comptes Sociétés dans la même application, le nombre de sociétés que vous pouvez créer n est pas limité, vous pouvez donc créer autant de société que vous voulez. Jours fériés La gestion des jours fériés s applique pour l évaluation des performances de la force de vente en calculant le rendement de chaque vendeur par rapport à ses objectives. Gestion des vendeurs la gestion de la force de vente avec EasySales devient plus pratique, vous allez découvrir une multitude de paramètre définissant les caractéristiques de chacun d eux comme : 1. Mode Produit Afficher la liste des articles : lors de la prise de commande, du chargement ou du déchargement, le vendeur 2. Mode tournée EasySales Force de vente offre dans sa version Mobile PDA plusieurs modèle de fonctionnement complètement paramétrables : Présales : ou l avant vente, consiste en la prise de commande uniquement avec la gestion des encaissements et le suivie des livraisons clients, utilisée essentiellement pour les grandes surfaces le gros, demi gros et le moderne VanSeling ; ou vente par camion, concerne les camionneurs qui assurent en même temps la prise des commandes, les encaissements et les livraisons. Delivery : pour les vendeurs qui s occupent de la livraison, Concerne les clients comme les grandes surfaces le gros, demi gros et le moderne 3. Présence/Visibilité En plus des traitement de vente, EasySales participe a l élaboration de la politique commerciale en permettant le suivi des données qualitatives concernant par exemple la couverture du marché en plus des données de la concurrence Vous pouvez paramétrer l écran de l utilisateur selon deux modes Saisie visibilité par Marque ou par produits, Vous pouvez alors étudier et analyser la présence de vos produits ou marques selon votre choix 4. Langue 10

12 11 Le choix de la langue des applications sur Appareils mobile se fait aisément avec cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez a tout moment et par simple clique basculer vos la langue de vos applications à distance sans réinstallation et sans déplacement. Comptabilité client La tenue de livres et de rapports précis faciliteront votre évaluation du crédit de vos clients et des activités d encaissement. Si ces rapports sont préparés de façon consciencieuse et avec précision, et si vous notez des tendances particulières et que vous prenez au besoin les mesures qui s'imposent, votre service du crédit contribuera de façon importante à l'augmentation des ventes et des profits de votre société. Paramètres avancés Les paramètres avancés configurent votre application en introduisant toutes les données de base de votre entreprise : Quelques exemples de configuration : Cartographie Régions Secteurs Routes Maintenance des routes Affectation Client / Vendeur Calendrier Autres Données 11

13 12 Unité de mesure Matrice de conversion des unités Mode de paiements Banque & Agences TVA Synchronisation Paramètre d exportation Paramètres d importation Pour cela EasySales offre un panoplie de services tels que les questionnaires établies par le service Marketing pour effectuer des études de marché. Questionnaire Le rendement n'est pas simplement fonction de volume des ventes. Bien que l on ne puisse trop insister sur l'importance du volume des ventes, d'autres facteurs sont également important dans l optique de fidélisation du client, tels la transmission de renseignements au client ce qui peut entraîner un accroissement des ventes et participe à la création d'une clientèle acquise au moyen d'un service chaleureux et courtois. 12

14 13 5. EasySales Mobile Total des encaissements affiche le total des encaissements par nature de paiement espèce, chèque etc. Mouvement Stock (Chargement / Déchargement) Option utilisée pour la vente directe Visite La visite commence par l affichage des informations sur le client en cours, (Etat, date dernière visite, Solde, historique Règlements..etc.) otre produit «EasySales Mobile (PcketPC Windows-CE 2002 ou plus)» est un outil Moderne et complet, conçu pour assister et automatiser vos activités commerciales. Avec ces fonctionnalités, EasySales représente un outil puissant et incontournable, disposant d une interface de communication en même temps simple et fiable, L outil de synchronisation intégré ne vous prendra que quelques minutes pour transférer et récupérer les données depuis la base de données mobile vers EasySales Back-Office. Démarrage A chaque démarrage, le vendeur est invité selon ( le mode de tournée choisie) à saisir des données comme : Mot de passe utilisateur, Matricule de camion (dans le cas de la vente directe), Kilométrage début etc. Le première écran de EasySales Mobile affiche le bilan de l activité de la tournée en cours, des informations comme : Total des visites : le total des clients visités Total visites actifs : le total des visites avec commandes Le système propose par la suite une liste de traitement selon le type du circuit: Visibilité : Saisie des produits visibles dans les rayons et les vitrines. Présence produits : Saisies des produits ou Marque présent chez le client. Stock Client : Saisie des quantité des produits présents (La liste de ces produit est prédéfinie par l administrateur au niveau Back-Office). Equipements : Gestion des équipements et matériels publicitaires et Marketing. Ces équipements peuvent être de 3 types : Equipement à gérer individuellement par numéro de série ex : Machine, réfrigérateurs Equipements gérés en quantité ex : présentoirs Consommable ex : affiches publicitaires 13

15 14 Encaissement : Saisie des encaissements clients (comptabilité client intégrée). - impression du reçu de paiement Vente : Prise de commande avec ou sans livraison selon le modèle : - calcule automatique des prix nets en fonction des remise et des promotions et octroi les gratuités éventuelles - Affichage des détails remises - impression de la facture - Mise à jour du stock (en cas de vente camion) -.etc. Dépenses La gestion des dépenses est parmi les nouveautés de la version de EasySales Mobile, les vendeurs peuvent désormais saisir directement leurs dépenses (carburant, Hôtel, payage autoroute etc.) pour la transférer lors de la prochaine synchronisation avec le Back-Office dessus, le rapport quantités vendues / Quantités initiales est automatiquement calculé, et par simple clique sur la ligne du produit, le vendeur peut afficher, par date et par transaction, les détails des mouvements enregistrés au cours de la tournées. Autres consultations - Bon de chargement / déchargement stock - Bon de chargement / Déchargement équipement Rapports - Etat de stock - Etat des équipements - Historique de transactions de stock - Historique de transactions des équipements - Etat de chargement / déchargement stock - Etat de chargement / déchargement équipements - Etat des ventes par article Versions EasySales est disponible en 2 langues (Français, Anglais). Mise à jour visites Les vendeurs sont souvent amenés à apporter des modifications à la demande de leurs clients, ou même d effectuer un recouvrement sur des anciennes commandes, EasySales Mobile propose dans sa nouvelle version une gestion totale des recouvrements clients par lettrage des factures non soldées. Consultation Stock à tout moment, le vendeur peut visualiser l état de son stock, représenté graphiquement comme le montre la figure ci 14

16 15 6. EasySales Sync Tool Outil de synchronisation EasySales : Le serveur EasySales Synchronisation fournit les outils nécessaires pour la communication et la synchronisation entre EasySales Back-Office et EasySales Mobile, utilisant des connexions GPRS, VPN ou un réseau local, Il assure une grande flexibilité pour le traitement de flux entrants avec un gestion intégré des erreurs. Echange des documents et des fichiers 1 : Cet outil permet tout simplement d échanger les documents entre PDA et Serveur, il peut ainsi envoyer des fichiers Word ou Excel pour les consulter directement sur votre ordinateur de poche, ou encore faire une sauvegarde de vos données en copiant la base de données mobile dans le serveur de Backup. Ce serveur offre les fonctionnalités de base pour synchroniser les données de la base de données principale avec les bases de données des vendeurs, en assurant la sécurité et la fiabilité. Vous pouvez choisir entre plusieurs modes de connexion : ( ActiveSync, Réseau / LAN / VPN, GPRS, Infrarouge, Wi-Fi) L interface permettant le paramétrage de la connexion L interface de visualisation du journal détaillé de la synchronisation 1 En option, fonctionnalité non inclue dans la version standard de EasySales Il permet en plus la définition d une liste de restrictions d accès sur deux niveaux : - Interdire l adresse IP du PDA, - désactiver l utilisateur au niveau Back-Office. et la sauvegarde d une trace des tâches effectuées par le serveur. Il peut être également configuré pour signaler par mail, les problèmes survenus en cas d anomalie. 15

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