Chorus Pro. Cycle d un fichier XML Facture dématérialisée. (Corail / Mauve )

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1 Chorus Pro Cycle d un fichier XML Facture dématérialisée (Corail / Mauve )

2 A. Introduction 3 B. Factures dématérialisées reçues 3 1. Intégration des flux Pivot 3 2. Récupération des flux Pivot 6 a. Récupération manuelle 6 b. Récupération automatique 9 3. Retour des statuts de facture vers Chorus Pro 10 a. Retour manuel individuel 10 b. Retour manuel global 11 c. Retour automatique 12 C. Factures dématérialisées à émettre PES Titre 13 a. Typage ASAP 13 b. Le Tiers 14 c. Informations complémentaires PJ PES Facture ASAP 15 a. Utilisation de FLUO 15 b. Autre logiciel de facturation Génération du fichier PES Titre avec la PJ PES Facture ASAP 15 Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 2

3 A. Introduction Ce document présente : Les modalités de l intégration dans Corail des factures dématérialisées émises par les fournisseurs privés ou par les différentes structures publiques, et téléchargeables sur le portail Chorus Pro. Les fonctionnalités mise en place pour permettre l émission de factures dématérialisées à destination des autres entités publiques. B. Factures dématérialisées reçues Les fournisseurs déposent les factures dématérialisées à destination de la sphère publique sur le portail Chorus Pro. Chorus Pro génère et met à disposition des collectivités les factures dématérialisées sous la forme d un fichier XML standardisé appelé flux Pivot. 1. Intégration des flux Pivot Menu Téléprocédures / Chorus pro - Intégration des flux Pivot. L interface permet de sélectionner le fichier Pivot à intégrer. A la lecture du fichier, un traitement vérifie la conformité du format et la présence des données obligatoires. Un fichier Pivot peut contenir plusieurs factures. Chaque facture contient des informations sur le fournisseur (tiers), le type de facture (facture ou avoir), les données détaillées de la facture (n, montants, quantités,...) et des pièces jointes. Si une anomalie à la lecture est détectée, le tableau des «Factures en anomalie ou rejetées» sera affiché. Le motif lié à l anomalie apparaitra dans la colonne Anomalie / Rejet. Si des factures sont déjà traitées, le tableau «Factures déjà créées» sera renseigné. Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 3

4 Un tableau reprenant les «Factures à créer» sera constitué avec toutes les autres factures. A partir de ce dernier tableau, vous pouvez : Facturer ou Mandater la facture dématérialisée sélectionnée. Dans ce cas les écrans correspondant seront renseignés automatiquement avec les valeurs contenues dans le flux. Si la facture dématérialisée est de type Avoir, vous pouvez réaliser un mandat d annulation ou un titre correctif. Facturer, en même temps, toutes les factures dématérialisées du flux. Dans ce cas les factures sont créées sans imputation. Vous devrez renseigner les lignes d imputations par la suite, lors du mandatement de ces factures. Rejeter ou Suspendre une facture si des données sont absentes ou erronées. Remarque 1 : Si le destinataire de la facture est une collectivité différente de celle en cours, il est tout de même possible de la traiter après confirmation. Remarque 2 : Une facture peut être intégrée sur plusieurs budgets, si le montant total de la facture n est pas atteint. Ces factures partiellement traitées apparaissent en bleu. Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 4

5 Pour chaque ligne du tableau des «Factures à créer» les actions suivantes sont possibles : Sélection de la facture à traiter Ouverture de la Pièce jointe correspondant à la facture non dématérialisée. La colonne suivante indique le nombre d autres pièces jointes transmises par le fournisseur. Accès à des données complémentaires de la facture dématérialisée. En cliquant dessus l écran suivant apparait. Cet écran permet de consulter les informations de factures et de visualiser les PJ (principale ou supplémentaires). Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 5

6 2. Récupération des flux Pivot Les flux Pivot sont disponibles sur le portail Chorus Pro. Ces flux peuvent être récupérés manuellement sur ce portail via le portail DGFIP. Corail permet aussi de récupérer ces flux de manière automatique. Quand une facture est disponible sur Chorus, vous recevrez un mail de notification indiquant la disponibilité de la facture dématérialisée. Comme l exemple ci-dessous : a. Récupération manuelle Menu Téléprocédures / Portail DGFIP Les fichiers Pivots peuvent être récupérés sur le portail DGFIP ( Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 6

7 Puis, depuis l écran d accueil du PIGP, cliquez sur le bouton «Chorus Pro» pour accéder directement au portail Sélectionnez le menu «Factures reçues» Les factures à traiter ou en cours de traitement sont présentes dans le bloc «Synthèse». Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 7

8 Cliquez sur le bouton pour télécharger une facture unique. Ou cochez plusieurs factures dans la colonne de droite avant de cliquer sur le bouton télécharger un ensemble de factures. pour Dans les deux cas, il faut laisser dans les options de téléchargement le format «Pivot» pour permettre l import dans Corail. Un fichier zip nommé «Telechargement.zip» sera téléchargé avec un fichier «PivotS.xml» à l intérieur. Il faut décompresser ce fichier avant import dans Corail. Comme les noms des fichiers sont identiques, veillez à renommer chaque fichier pour ne pas écraser un fichier existant. Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 8

9 b. Récupération automatique Menu Environnements / Collectivités Onglet Transfert Cochez «Récupérer automatiquement les factures dématérialisées» Puis cliquez sur le bouton pour ouvrir l écran suivant et réaliser le paramétrage. Sélectionnez ensuite le mode de récupération automatique (TDT, API) et renseignez les paramètres de connexion. Une fois ce paramétrage effectué, lors de l actualisation dans l interface de suivi de la dématérialisation, les flux Pivot disponibles seront détectés et proposés au téléchargement. Le téléchargement des flux Pivot disponibles peut être réalisé dans un second temps, en accédant au traitement de récupération des flux Pivot, accessible par le menu : Téléprocédures / Chorus pro Récupérer les flux Pivot. Sélectionnez les fichiers à télécharger et le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer les fichiers. A la fermeture de la fenêtre, celle de l intégration des flux Pivot s ouvre automatiquement. Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 9

10 3. Retour des statuts de facture vers Chorus Pro Ce retour est intéressant, par exemple pour que le fournisseur soit informé d un rejet ou d une suspension de votre part ainsi que du motif accompagnant votre décision. a. Retour manuel individuel Il est possible sur le portail Chorus d indiquer le nouveau statut de la facture. Accéder sur le portail Chorus, à la gestion des factures reçues (voir paragraphe Récupération des flux pivot/ Récupération manuelle). Au niveau de chaque facture, cliquer sur le bouton pour modifier la facture et indiquer son nouveau statut. A noter que seuls les statuts «Suspendue», «Rejetée», «Mandatée», «A recycler» et «Service fait» devraient être à la disposition des destinataires publics. Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 10

11 b. Retour manuel global Menu Téléprocédures / Chorus pro Génération du flux statut L interface vous permet de générer un fichier flux statut au format XML qui après dépôt sur le portail Chorus Pro permettra de mettre à jour le statut des factures dématérialisées. Vous pouvez réduire la génération : A un type de statut. A une facture bien précise. Ou reprenant tous les statuts non encore transmis à Chorus Pro. Remarque : Si des statuts non encore transmis existent, en sortant de la fenêtre «Intégration des flux Pivot» le message suivant vous proposera la génération du flux statut. Attention! Le portail Chorus n a pas encore mis en place la possibilité de déposer ce type de fichier. Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 11

12 c. Retour automatique Si la récupération automatique des factures dématérialisées est paramétrée, le statut de la facture est transmis en automatique lors de l actualisation dans l interface de suivi de la dématérialisation. De la même façon que pour le retour manuel, s il existe des statuts à transmettre à la fermeture de l écran «Intégration des flux Pivot», le message suivant vous proposera de transmettre ces statuts automatiquement. Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 12

13 C. Factures dématérialisées à émettre Le seul format possible pour qu une collectivité transmette une facture dématérialisée à une autre collectivité est un fichier PES Titre contenant en PJ un fichier PES Facture ASAP. Des données complémentaires sont nécessaires pour ce type de titre, principalement le typage ASAP indiquant le traitement automatique à effectuer par Hélios. 1. PES Titre En utilisant l émission des titres individuels depuis le logiciel Fluo, le typage titre est conforme au format attendu par Hélios. Sinon, les différents paramètres supplémentaires devront être complétés manuellement. a. Typage ASAP Le type PES ASAP n est accessible que pour les combinaisons, Types pièce PES et Nature pièce PES, suivantes : Titre Ordinaire (01) Types pièce PES Titre en plusieurs années (10) Nature pièce PES Fonctionnement (01) ou Investissement (02) ou Cession (18) ou Marché (11) Fonctionnement (01) ou Investissement (02) Seule la combinaison de ces valeurs permet l accessibilité de la liste Type ASAP PES. Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 13

14 La valeur du «Type ASAP PES» détermine le traitement à réaliser par Hélios. Code 01 : Edition et envoi des ASAP par le centre éditique de la DGFiP. Ce traitement est réservé aux destinataires privés. Code 02 : Envoi de l ASAP à Chorus Pro. Cette valeur est la seule possible pour l envoi de facture à une entité publique. Code 04 : Sans traitement DGIP. L'ASAP sera consultable par le comptable, mais ne fera l objet d'aucun traitement par les services de la DGFIP. b. Le Tiers Si le type ASAP est 02 Avis des sommes à payer CPP : Le tiers doit avoir un N de Siret conforme Le typage du tiers doit correspondre à une collectivité. (Catégorie de tiers 20 à 29) Si le type de PES ASAP est valorisé à 01 ou 04 le tiers ne doit pas être une collectivité. c. Informations complémentaires La sélection de 02 Avis des sommes à payer CPP rend accessible le bouton d ajouter des informations complémentaires à faire figurer dans le flux PES ASAP. permettant Vous pouvez alors renseigner les numéros de marchés, numéros d engagements, service destinataire si nécessaire de la collectivité destinatrice. Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 14

15 2. PJ PES Facture ASAP Il est obligatoire pour ce type de titre de joindre une PJ de type PES Facture ASAP. Un contrôle sera réalisé lors de la validation du titre sur la conformité de la PJ, nécessaire et obligatoire pour permettre l édition centralisée des ASAP. a. Utilisation de FLUO Le logiciel de facturation Fluo permet de générer le flux PES Facture ASAP qui sera associé automatiquement en PJ lors de la création du titre individuel. b. Autre logiciel de facturation Avec un logiciel différent de Fluo, la PJ «PES Facture ASAP» devra être ajoutée manuellement sur le titre. 3. Génération du fichier PES Titre avec la PJ PES Facture ASAP Le flux PES de ce type de titre se fait de la même manière qu un autre fichier PES. Néanmoins, avant la génération du flux PES, des contrôles supplémentaires seront effectués sur le tiers, le typage, la présence de la PJ PES Facture ASAP, etc... Cycle d un fichier XML PES ASAP Page 15