VADEMECUM Ce qu il faut retenir pour réussir une session DILF

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1 VADEMECUM Ce qu il faut retenir pour réussir une session DILF 1

2 Le respect rigoureux des conditions de passation du DILF garantit la standardisation, la validité et donc l équité de l examen. Il est important de se reporter au Manuel du Responsable pour la procédure détaillée 2

3 SOMMAIRE 1. AVANT LA SESSION... 4 Calendrier des sessions... 4 Inscriptions... 4 Réception du matériel de l examen Vérification de l ensemble du matériel...5. Confidentialité...5. Copyright PENDANT LA SESSION... 6 Vérification des informations... 6 Situation imprévue... 6 Constat de fraudes... 6 Passation de l épreuve de production orale... 6 Conditions d évaluation APRÈS LA SESSION... 7 Matériel à renvoyer au CIEP pour la validation des résultats... 7 Correction des épreuves collectives... 7 Procès-verbal... 7 Communication des notes obtenues par un candidat... 8 Délivrance des diplômes ANNEXES... 9 Rappel des procès-verbaux non conformes 3

4 1. AVANT LA SESSION Calendrier des sessions (p.9 du Manuel du responsable) Le calendrier qui se trouve dans la base administrative doit être imprimé, signé et transmis par courrier postal au CIEP Bureau DILF 1 avenue Léon Journault Sèvres cedex ou par courriel à Si vous ne cochez pas vos dates possibles de sessions, il y a blocage informatique pour toute autre opération ultérieure. Il est donc préférable de cocher même les dates incertaines. Seul le bon de commande envoyé 4 semaines avant la session confirmera cette session et déclenchera l envoi du sujet et des documents de session via la transmission par courriel d une notification de téléchargement de fichiers ou par l envoi postal du matériel. Pour rappel, le matériel d examen est envoyé deux semaines avant la date de session. NB : Si un centre organise les épreuves dans plusieurs lieux de passation, les épreuves collectives devront obligatoirement être organisées aux mêmes horaires. Inscriptions (p.13 du Manuel du responsable) Pour inscrire les candidats, nous vous demandons d utiliser impérativement la base administrative de gestion en ligne - C est exclusivement sous cette forme que le Bureau DILF pourra récupérer les informations nominatives des candidats. En cas d erreur dans la saisie de l un de ces éléments AVANT LA CLÔTURE DES RÉSULTATS, le centre effectuera lui-même les modifications nécessaires dans sa base de données. Il est demandé aux centres d examens : - d exercer la plus grande vigilance et le plus grand contrôle au moment de la saisie de ces données. 4

5 - de vérifier systématiquement la saisie des données d état-civil concernant les candidats, au moment de la passation des épreuves et lors de la remise des attestations provisoires de réussite, à l aide des pièces d identité fournies présentées. Réception du matériel de l examen (p.17 du Manuel du responsable) Vérification de l ensemble du matériel Le responsable de centre a pour charge de vérifier le contenu des sujets reçus (documents audio compris) dès réception et de signaler au Bureau DILF tout problème ou erreur au minimum 2 semaines avant le début des épreuves, afin de permettre au Bureau DILF de remédier au problème constaté, le cas échéant, et d envoyer un nouvel exemplaire des sujets concernés. Confidentialité - Les sujets seront conservés selon toutes les règles de sécurité requises. Seul le responsable de centre d examen y aura accès, et ce jusqu au jour de la passation des épreuves. - La duplication des sujets, si celle-ci est assurée localement, se fera sous le contrôle direct du responsable de centre, qui s assurera qu aucun sujet ou partie de sujet n est resté en la possession d une tierce personne. Copyright Il est de la responsabilité du responsable de la passation de décider ou non de faire signer aux personnels qui seront en charge de la manipulation du matériel la feuille d information sur le copyright et l utilisation abusive du matériel. En tout état de cause, les examinateurs de l épreuve de production orale et les surveillants devront signer cette feuille. 5

6 2. PENDANT LA SESSION Vérification des informations Il est important de déceler et signaler au secrétariat d examen toute erreur de saisie constatée dans l étatcivil d un candidat erreur qui devra impérativement être signalée sur le procès-verbal de session puis corrigée dans la base administrative de gestion en ligne avant l envoi des résultats au Bureau DILF pour délivrance des diplômes. Cependant, si cette modification intervient alors que le diplôme d un candidat a déjà été délivré, le centre doit suivre la procédure décrite p. 8 de ce vadémécum. Situation imprévue En cas de situation imprévue intervenant pendant le déroulement de la session, ne pas hésiter à joindre téléphoniquement l équipe du DILF au CIEP au Constat de fraudes (p. 28 du Manuel du responsable) En cas de flagrant délit ou de tentative de fraude, le surveillant responsable de la salle prend toutes les mesures pour faire cesser la fraude sans interrompre la participation à l épreuve du ou des candidats. Il dresse un procès-verbal par un rapport explicatif surveillants et par le ou les auteurs de la fraude. contresigné par les autres NB : La Commission disciplinaire du CIEP qui statue sur les cas de fraudes (ou de tentatives) souhaite dorénavant que les centres rédigent un rapport explicatif (sur le papier à en-tête de l établissement) à chaque fraude constatée lors d une session. Celui-ci devra ensuite être signé par le responsable de centre et/ou le responsable de la session puis par le surveillant de la fraude. Même pris en flagrant délit, le candidat ne peut être expulsé de la salle qu en cas de substitution de personne ou de troubles affectant le déroulement de l épreuve. Passation de l épreuve de production orale (p.32 du Manuel du responsable) Seules les personnes habilitées examinatrices - correctrices du DILF peuvent faire passer l épreuve et doivent signer le copyright. Leur nom devra être clairement indiqué sur les grilles de PO des candidats qu elles auront évalués. 6

7 Conditions d évaluation (p.30 du Manuel du responsable) Le nom du ou des correcteurs habilités est porté sur chaque copie. Afin d éviter toute ambiguïté, il est demandé aux examinateurs - correcteurs d utiliser des stylos de couleur (rouge de préférence). Une double correction est conseillée dans la mesure du possible pour l ensemble des copies mais obligatoire pour les copies obtenant entre 48 et 49,75/ APRÈS LA SESSION Matériel à renvoyer au CIEP pour la validation des résultats - Procès-verbal (format A4 orientation paysage) signé par le responsable du centre.* - Feuille(s) d émargement. - Feuille(s) de copyright. - Feuille(s) de report d anomalies. - Copie(s) du/ des candidat(s) + grilles PO et PE. - Matériel audio. *Le procès-verbal original doit être envoyé. Les photocopies ne seront pas acceptées ainsi que les PV présentant des lignes vierges, des ratures ou des annotations. L ensemble du matériel de session doit être retourné au Bureau DILF par courrier sécurisé, dans les 48 h suivant la saisie des résultats dans la base de gestion. De la ponctualité de cet envoi dépend le traitement des réponses et par conséquent l édition des diplômes. Correction des épreuves collectives Procès-verbal (p.36 du Manuel du responsable) Le procès-verbal fait apparaître tous les candidats inscrits, qu'ils se soient présentés ou non à l'examen, qu'ils aient ou non été reçus (numéro d inscription complet, nom, prénom et date de naissance). Le procès-verbal doit être impérativement signé par le responsable du centre avant envoi. 7

8 Communication des notes obtenues par un candidat Un centre d examen n est en aucun cas autorisé à publier l ensemble des résultats d une session DILF sur Internet, à moins que chaque candidat puisse accéder uniquement à ses propres résultats et ce, de manière sécurisée (par l établissement d un code confidentiel par exemple). Délivrance des diplômes (p.41 du Manuel du responsable) Il est rappelé que l envoi des diplômes dépend de l envoi du matériel par le centre, selon la procédure déterminée dans le Manuel du responsable. Le CIEP n est en aucun cas responsable des retards dus au non-respect des procédures. L organisation de la remise des diplômes aux candidats dépend totalement du centre de passation. Le centre doit s assurer de la bonne réception des diplômes par les candidats. En cas d erreur de saisie des données signalée après l édition des diplômes, le centre devra procéder comme suit : - adresser au CIEP Bureau DILF, le diplôme original ou une copie à modifier accompagné du relevé de notes et d une demande de réédition de ce diplôme précisant et justifiant les raisons de la réédition. Une copie de pièce d identité devra être jointe au courrier. Le nouveau diplôme sera envoyé au centre d examen dans un délai de trois semaines à compter de la date de réception de la demande de modification. Cette prestation sera facturée 7 par diplôme modifié. 8

9 4. ANNEXES RAPPEL DES PROCES-VERBAUX NON CONFORMES Il est encore important de rappeler que les procès-verbaux non-conformes sont les suivants : - Le PV au mauvais format (type A3 ou type A5) avec une orientation portrait Le bon format est de type A4 avec une orientation paysage ; - Le PV non signé et non tamponné ; 9

10 - Le PV présentant des lignes vierges (par exemple : absence des notes d un candidat); 10

11 - Le PV comportant des annotations ; - Le PV ayant des ratures ou des informations surlignées ; 11

12 - Le PV dont les résultats ont été écrits à la main ; - Le PV dont la signature (plus le cachet) est à l emplacement (ou trop proche) de celle du président du Jury National du DILF ; 12

13 - Le PV photocopié (l original est impératif). En cas d envoi d un procès-verbal non-conforme cela entraîne un rappel au centre par courriel puis la mise en attente du dossier à présenter au Jury du DILF. 13

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