PELERINAGES CHARTE RESPONSABILITES LEGISLATION Janvier 2014

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1 Direction des Pèlerinages de Chartres - Association Diocésaine 22 avenue d Aligre CS CHARTRES Cedex Mail : direction.pelerinages@diocesechartres.com - Tél : PELERINAGES CHARTE RESPONSABILITES LEGISLATION Janvier 2014 A l attention des Paroisses et Services Comment organiser un pèlerinage? Immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours n IMO

2 Charte des pèlerinages.. page 3 Responsabilités.. page 4 Législation : Activités concernées.... page 5 Peuvent être organisateurs d activités de tourisme... page 5 Aspects comptables.. page 5 Sanctions.. page 5 Les mineurs en pèlerinages.. page 6 Organisation : Concrètement, comment procéder?.. page 7 Pour l organisation de retraites, temps forts (sans transport, ni hébergement) page 7 Assurance page 7 En Pratique.. page 8 Pèlerinage d un jour avec transport à maximum 1 nuit.. page 9 Pèlerinage de 2 nuits minimum page 10 Annexes.. page 11 Bulletin d inscription pour 1 jour à maximum 1 nuit.. page 12 Bulletin d inscription pour 2 nuits minimum.. page 13 Conditions générales de vente page 14 Programme, conditions particulières pages 15 et 16 Grille pour regrouper les inscrits page 17 2

3 Charte des Pèlerinages Le pèlerinage chrétien symbolise la marche du peuple de Dieu sous la conduite de ses pasteurs légitimes à la rencontre de Celui qui est, qui était et qui vient. Des chrétiens se rendent vers des lieux où Dieu a visité son peuple, dans une démarche fraternelle de conversion et de prière, en communion avec leur évêque, et guidés par les prêtres qui tiennent sa place auprès d eux. Sens et démarche du pèlerinage. Dans la tradition chrétienne, le pèlerinage a toujours eu le sens : - d un ressourcement dans la foi et la conscience ecclésiale - d une démarche de conversion personnelle et collective - d un temps de prière et de pénitence - d une vie fraternelle Tout pèlerinage met en œuvre : - la «mémoire» de l Eglise - l annonce du retour du Christ à la rencontre de qui elle va - la communion entre les Eglises - le témoignage donné à «ceux du dehors» Les lieux de pèlerinage Un pèlerinage conduit un groupe en un ou des lieux qui marquent d une manière ou d une autre un mémorial de la foi chrétienne ou de l histoire de l Eglise. On ne saurait naturellement considérer comme lieux possibles de pèlerinages, ceux que les responsables d Eglise auraient désapprouvés ou interdits. S il n est pas question d exclure du pèlerinage, surtout lointain, une visite plus spécialement culturelle ou touristique, l appellation de pèlerinage ne saurait couvrir un voyage dans un but seulement culturel, moins encore un but purement ou à dominante touristique. 3

4 Responsabilités Partir en pèlerinage ne s improvise pas. La mise en route d un groupe de pèlerins est un acte d Eglise locale qui en prend la responsabilité pastorale et spirituelle. L Evêque, responsable pastoral du diocèse, en est aussi le responsable légal. Les pèlerinages entrent dans le champ d activité de l Association Diocésaine. D autant plus que les réglementations concernant les voyages, les séjours touristiques ou les camps sont de plus en plus rigoureuses et sévères dans le but de protéger les participants. Aux yeux de la loi, les pèlerinages sont des activités de tourisme, et c est alors le Code du tourisme qui s applique. Celui-ci fixe les conditions d exercice des activités relatives à l organisation et à la vente de voyages et de séjours. Un particulier, une Association, une paroisse, ne peuvent plus organiser voyages et séjours (dès qu ils comprennent du transport et / ou une nuitée) sans passer par un intermédiaire agréé. En ce qui concerne les pèlerinages, l Association Diocésaine de Chartres a obtenu l agrément de tourisme délivré par l organisme d Etat ATOUT FRANCE et est immatriculée au registre des opérateurs de voyages et de séjours sous le numéro IMO représentée par le Directeur diocésain des Pèlerinages. Celui-ci est donc à la fois responsable légal au titre de l Association Diocésaine de Chartres, et responsable pastoral de toute «activité pèlerinage» proposée par un organisme d Eglise dans le diocèse. 4

5 Législation Activités concernées par le code du tourisme (article L211-1 et 2) : Toute activité comprenant : un transport et/ou un hébergement d 1 journée à au moins 1 nuitée un transport et une autre activité le tout dépassant 24h à un prix tout compris. Ces textes ne s appliquent pas aux activités avec mineurs déclarées auprès de la Direction départementale de la Jeunesse et des Sports. Peuvent être organisateurs d activités de tourisme : (articles L212-1 et L212-3) Les personnes : ayant prouvé leur aptitude professionnelle, notamment par la fourniture d un diplôme ou d une attestation de formation (par exemple formation des directeurs de pèlerinage par l ANDDP) ne pas être interdit de cette activité disposant d une garantie financière fournie par une compagnie d assurance, disposant d une assurance de responsabilité civile d agent de voyage Aspects comptables : Suivant la loi relative au mécénat, aux associations, il convient que tous les encaissements et paiements soient faits sur le compte ouvert par les pèlerinages, et non celui des paroisses ou services. Sanctions : Article L : exercer ou aider à exercer une activité de tourisme sans en remplir les conditions expose, par infraction (et il peut y avoir plusieurs infractions sur la même opération), à 6 mois d emprisonnement et 7500 d amende. 5

6 Les mineurs en pèlerinages A - Mineur en pèlerinage avec ses parents ou tuteur légal Il est sous l autorité de ses parents ou tuteur légal. Il n y a pas de déclaration particulière à effectuer B Mineur en pèlerinage sous la surveillance d un adulte mandaté par les parents ou le tuteur légal Là aussi il n y a pas de déclaration spéciale. Toutefois il est demandé de faire remplir par les parents, avant le pèlerinage, une autorisation parentale précisant la personne habilitée à prendre les décisions en matière médicale, en cas d urgence, durant le pèlerinage. C Sorties collectives de mineurs en pèlerinage, séjour de vacances Pour chacun des cas énumérés ci-dessous, il faudra au minimum les documents suivants : - le bulletin d inscription, correctement complété et la signature des 2 parents - autorisation parentale de décisions en matière médicale - fiche sanitaire On distingue 3 catégories : 1- Les sorties sans hébergement ni transport Ils ne sont pas dans le cadre de pèlerinage, il s agit d une activité de la paroisse ou du service. 2- Les sorties sans hébergement avec transport Les inscriptions devront se faire sur bulletin d inscription à entête «Direction des Pèlerinages / Paroisse» 3- Les accueils avec hébergement et transport Les inscriptions devront se faire sur bulletin d inscription à entête «Direction des Pèlerinages / Paroisse» L encadrement de mineur entre dans un cadre particulier. Tout accueil de mineur doit faire l objet d une déclaration à la Direction de la Jeunesse et Sport. Toutefois, une instruction aux préfets (n du 22 novembre 2006) précise que sont exclus du champ de la réglementation générale «les regroupements à caractère religieux» (JMJ, pèlerinages). Cependant, et cela est rappelé dans la circulaire citée ci-dessus, les locaux hébergeant des jeunes mineurs, sont soumis à une réglementation assez stricte, et il convient de vérifier auprès des hébergeurs que les locaux retenus sont aptes en fonction de cette réglementation. Attention! Un camp spirituel comportant une activité sportive devra faire l objet d une déclaration auprès de la Direction Jeunesse et Sport. D Encadrement des mineurs : - Sans déclaration Jeunesse et Sport :.1 animateur pour 12 mineurs de plus de 6 ans avec un minimum de 2 animateurs. s assurer que le personnel d encadrement n est pas soumis à une interdiction d exercer une fonction auprès de mineurs - Avec déclaration auprès de Jeunesse et Sport. se conformer à ce qui est demandé dans le dossier 6

7 Concrètement, comment procéder? Organisation Dès qu un projet de pèlerinage se forme (qu il soit d un jour ou plus), prendre contact avec la Direction des Pèlerinages, afin de lui permettre de conseiller utilement l initiateur du projet et d exercer en toute connaissance de cause sa double responsabilité légale (civile et pénale) et pastorale. Après examen en commun du projet, deux solutions peuvent être adoptées : Le contenu est majoritairement pastoral : Utiliser les services de la Direction des Pèlerinages qui sera l organisateur légal sous couvert de son agrément officiel, puisque seuls les organismes possédant un numéro d'immatriculation aux registres des opérateurs de voyage peuvent organiser, encaisser et régler les pèlerinages Nous distinguerons dans la rubrique «En pratique : comment procéder pour être dans la légalité» 2 cas de figure. Le contenu est majoritairement culturel, touristique : Passer par une agence de voyages agréée. Dans ce cas, l agence sera l organisateur légal. Pour éviter toute ambiguïté, les conditions générales de vente, les bulletins d inscription, les sommes versées et les factures devront être libellées au nom de cette agence. Aucun encaissement, ni règlement de facture ne devra se faire par le compte bancaire de la paroisse ou du service, sous peine de sanctions énumérées au paragraphe législation.. Pour l organisation de retraites, temps forts (sans transport, ni hébergement)... Les Paroisses, les Aumôneries, les Associations peuvent librement organiser pour leurs membres des sorties, retraites, temps forts, mais doivent veiller à leur bonne organisation et à la sécurité. Pour ce qui est des assurances, elles sont couvertes par le contrat diocésain. Pour toutes questions, contactez l Economat diocésain (Tél. : ). Dans tous les cas, dès que sont concernés des enfants et des adolescents, il convient de respecter également les dispositions légales réglementant les déplacements des jeunes et leurs encadrements. Respectez la législation et n oubliez pas l assurance! Assurance L attention de tous est attirée sur la très lourde responsabilité civile, morale et pénale qui pèserait sur quiconque s affranchirait des règles ci-dessus. Cette responsabilité ne manquerait pas d être recherchée, spécialement dans le cas où se produirait un accident, tout en mettant également en cause, par ricochet, celle du diocèse et donc de l Evêque. Quelle assurance, pour quel pèlerinage, rassemblement, sortie paroissiale, : Pour une sortie d une journée avec ou sans transport, pour une retraite de profession de foi, de confirmation avec une nuit : l assurance sera celle de l Association Diocésaine Pour toute autre sortie, pèlerinage, d au moins une nuit avec ou sans transport : il faudra souscrire auprès de la Mutuelle Saint Christophe, par l intermédiaire du contrat de la Direction des Pèlerinages une assurance. 7

8 En pratique : comment procéder pour être dans la légalité? Afin de vous mettre en conformité avec la législation et d éviter les sanctions prévues par la loi, tout en vous laissant libre de prévoir des sorties pour vos paroissiens, nous vous proposons l organisation suivante : D une manière générale : Les inscriptions doivent se faire obligatoirement sur un bulletin d inscription préparé par la Direction des Pèlerinages qui devra être remis aux personnes intéressées par la sortie, pèlerinages, en même temps que le document «Programme, conditions particulières» Dans ces conditions particulières devront figurer : - le prix et le nombre de personnes (garantissant le tarif) - le détail de ce qui est compris dans le prix - le détail de ce qui n est pas compris dans le prix En particulier : il faut distinguer 2 cas : Le pèlerinage d 1 jour avec transport et / ou maximum 1 nuit page 9 Le pèlerinage à partir de 2 nuits page 10 8

9 Pour un pèlerinage d 1 jour avec transport et / ou maximum 1 nuit y compris retraite de profession de foi, confirmation : encaissement en paroisse Contacter la Direction des Pèlerinages pour présenter le projet : date, lieu, programme, moyen technique, si besoin une aide vous sera apportée. Etablir votre budget. Penser à inclure le coût de l assurance dans votre prix. Faire établir les factures de vos prestataires (transport, repas, visite, ) à l attention de la paroisse ou du service. Si vous avez à régler des dépenses sur place, penser aux justificatifs. Nous vous rappelons que les remboursements ne sont faits que sur présentation d un justificatif. Personnaliser les bulletins d inscription : modèle fourni par la DDP (formulaire avec encaissement par les paroisses) et en adresser un exemplaire à la DDP Personnaliser le document «programme, prix, conditions particulières» : modèle fourni par DDP et adresser un exemplaire à la DDP une fois personnalisé. Lancer le pèlerinage, sortie paroissiale : attention la «publicité» chez les commerçants est interdite. L affichage du prix est également interdit dans le cadre du code du commerce pour concurrence déloyale. Diffuser le document programme / prix. Vous pouvez remettre en même temps le bulletin d inscription ou préciser à vos paroissiens que les bulletins d inscriptions sont disponibles dans vos lieux habituels de permanence (dans ce cas bien le préciser par écrit dans votre document programme/prix) Nous vous recommandons de bien annoncer que seules les inscriptions faites sur le bulletin d inscription dûment complété et signé accompagné du règlement, seront prises en compte, cela afin de vous éviter de mauvaises surprises au moment du départ (moins de personnes que prévu, des impayés, ) Rassembler les bulletins d inscriptions et les chèques de règlement Remplir la grille d inscription fournie par DDP, après sa dernière mise à jour. Un exemplaire sera à remettre à : la personne responsable du pèlerinage la Direction des Pèlerinages la ou les personnes responsable(s) des cars au(x) chauffeur(s) de car à la paroisse au responsable de l hébergement (s il y a lieu) Assurance : Pour une sortie / rassemblement / pèlerinage d une journée : assurance de l Association Diocésaine Pour les retraites de profession de foi, confirmation comprenant une nuit : assurance de l Association Diocésaine Pour les sorties / rassemblements / pèlerinages comprenant une nuit : souscrire auprès de la DDP, l assurance ouverture de pèlerinage qui couvre : - la responsabilité civile des participants - l individuelle accident - l assistance rapatriement Son coût est de 0,58 par personne pour un pèlerinage en France (tarif 2014), l assurance est réglée par la DDP, qui demandera le remboursement à la paroisse ou au service. La DDP vous adressera une copie de la déclaration, ainsi que des formulaires de déclaration d accident et la marche à suivre en cas de besoin. Comptabiliser les dépenses dans le compte : : Pèlerinages et les recettes dans le compte : : Participation Pèlerinages 9

10 Pour un pèlerinage à partir de 2 nuits : encaissement par la Direction des Pèlerinages Une participation de 2 par personne est demandée pour frais de traitement du dossier Contacter la Direction des Pèlerinages pour présenter le projet : date, lieu, programme, moyen technique, si besoin une aide vous sera apportée. Penser à inclure le coût de l assurance et la participation dans votre prix Etablir votre budget. Penser à inclure le coût de l assurance dans votre prix. Faire établir les factures de vos prestataires (transport, repas, hébergement, visites, ) à l attention de la Direction des Pèlerinages. Si vous avez à régler des dépenses sur place, penser aux justificatifs. Nous vous rappelons qu il ne sera fait un remboursement que sur présentation d un justificatif. Personnaliser les bulletins d inscription : modèle fourni par la DDP (formulaire avec encaissement par la Direction des Pèlerinages) DDP Personnaliser le document «Programme, Prix, conditions particulières» : modèle fourni par la Lancer le pèlerinage, sortie paroissiale : attention la «publicité» chez les commerçants est interdite. L affichage du prix est également interdit dans le cadre du code du commerce pour concurrence déloyale. Diffuser le document programme / prix. Vous pouvez remettre en même temps le bulletin d inscription ou préciser à vos paroissiens que les bulletins d inscriptions sont disponibles dans vos lieux habituels de permanence (dans ce cas bien le préciser par écrit dans votre document programme/prix) Nous vous recommandons de bien annoncer que seule les inscriptions faites sur le bulletin d inscription, dûment complété et signé accompagné du règlement, seront prises en compte, cela afin de vous éviter de mauvaises surprises au moment du départ (moins de personnes que prévu, des impayés, ) Rassembler les bulletins d inscriptions et les chèques de règlement Renvoyer à la DDP une copie de chaque bulletin d inscription ainsi que les chèques : - une fois tous les acomptes des participants reçus - une fois tous les chèques de solde perçus Toutefois, faire attention! Les participants peuvent demander à ce que les chèques soient déposés à des dates bien précises. Dans ce cas, merci de nous adresser les chèques de façon à ce que l on puisse respecter le souhait de vos paroissiens. Remplir la grille d inscription fournie par DDP, après sa dernière mise à jour. Un exemplaire sera à remettre à : - la personne responsable du pèlerinage - la Direction des Pèlerinages - la ou les personnes responsable(s) des cars - au(x) chauffeur(s) de car - à la paroisse - au responsable de l hébergement (s il y a lieu) Souscrire auprès de la DDP, l assurance ouverture de pèlerinage qui couvre : - la responsabilité civile des participants - l individuelle accident - l assistance rapatriement Son coût est de 0,58 par personne et par jour pour un pèlerinage en France (tarif 2014). L assurance est réglée par la DDP, qui demandera le remboursement à la paroisse ou service. La DDP vous adressera, une copie de la déclaration, ainsi que des formulaires de déclaration d accident et la marche à suivre en cas de besoin. 10

11 ANNEXES Page 12 : Bulletin d inscription pour 1 jour à maximum 1 nuit Page 13 : Bulletin d inscription pour 2 nuits minimum Page 14 : Conditions générales de vente à imprimer obligatoirement au dos des bulletins d inscriptions Page 15 et 16 : Programme, conditions particulières : proposition de présentation, sachant que cela reprend les informations minimum obligatoires à y faire figurer. Page 17 : Grille pour regrouper les inscrits Tous les documents ci-après sont disponibles au téléchargement sur le site du Diocèse à la page des Pèlerinages : rubrique : documents pour les paroisses et services Toutes les zones de texte en rouge, dans les bulletins d inscriptions, sont à personnaliser. 11

12 Bulletin d inscription pour 1 jour à maximum 1 nuit Nom du pèlerinage. ayant lieu du / / au / / à (adresse complète).. NOM DE LA PAROISSE OU SERVICE QUI ORGANISE (à personnaliser) BULLETIN INDIVIDUEL D INSCRIPTION A envoyer à : Nom Logo Adresse de la personne chargée de regrouper les inscriptions paroisse.. Ce pèlerinage est organisé en coresponsabilité avec la Direction Diocésaine des Pèlerinages de Chartres Immatriculée au Registre des opérateurs de voyages et de séjours n IM avec pour directrice Mme Elisabeth LANGÉ 22 avenue d Aligre CS CHARTRES Cedex - Mail : direction.pelerinages@diocesechartres.com CONSERVER UNE COPIE DU BULLETIN REMPLI PRIX PAR PERSONNE : (pour personnes) M, Mme, Mlle - NOM (en majuscule): Prénom : Adresse complète : Code postal : Ville : Nationalité : Date et lieu de naissance : / / ; N téléphone : Portable : Courriel : Pièce d identité n Date et lieu d émission : Représentants légaux du mineur : NOM (M. Mme) : Prénom : Adresse complète : Code postal : Ville : N téléphone personnel : Portable : Courriel : L adresse mail est importante, des informations vous seront envoyées par mail IMPORTANT : pour les accompagnateurs : Joindre à ce bulletin la copie de la carte d identité. Règlement : A l inscription versement d un acompte de par personne, avant le. À l ordre de : «la paroisse ou le service organisateur» (à l adresse ci-dessus) Le règlement du solde doit être effectué avant le Vous serez considéré comme inscrit, dès réception de ce bulletin, accompagné du chèque d acompte. Les inscriptions sont prises en compte dans l ordre de réception du courrier. Nom de la personne à avertir en cas d'urgence : Téléphone : Médecin traitant : nom et numéro de téléphone : Après avoir pris connaissance des conditions générales de vente, au verso, et des conditions particulières, figurant à la fin du programme, je demande l inscription de NOM PRENOM. pour le pèlerinage à.. Fait à, le, Signature précédée de la mention «Lu et approuvé», 12

13 Bulletin d inscription pour 2 nuits minimum Nom du pèlerinage. ayant lieu du / / au / / à (adresse complète).. NOM DE LA PAROISSE OU SERVICE QUI ORGANISE (à personnaliser) BULLETIN INDIVIDUEL D INSCRIPTION A envoyer à : Nom Logo Adresse de la personne chargée de regrouper les inscriptions paroisse.. Ce pèlerinage est organisé en coresponsabilité avec la Direction Diocésaine des Pèlerinages de Chartres Immatriculée au Registre des opérateurs de voyages et de séjours n IM avec pour directrice Mme Elisabeth LANGÉ 22 avenue d Aligre CS CHARTRES Cedex - Mail : direction.pelerinages@diocesechartres.com CONSERVER UNE COPIE DU BULLETIN REMPLI PRIX PAR PERSONNE : (Base personnes minimum) M, Mme, Mlle - NOM (en majuscule): Prénom : Adresse complète : Code postal : Ville : Nationalité : Date et lieu de naissance : / / ; N téléphone : Portable : Courriel : Pièce d identité n Date et lieu d émission : Représentants légaux du mineur : NOM (M. Mme) : Prénom : Adresse complète : Code postal : Ville : N téléphone personnel : Portable : Courriel : L adresse mail est importante, des informations vous seront envoyées par mail ATTENTION! Chaque participant doit se munir de sa pièce d identité en cours de validité. IMPORTANT : Joindre à ce bulletin la copie de la carte d identité. Désire une chambre individuelle (dans la limite des places disponibles, le nombre est très limité), avec supplément de à régler avec l acompte. Accepte de partager sa chambre avec (Attention : Si personne ne peut finalement partager votre chambre, le supplément chambre individuelle sera facturé.) Règlement : à l inscription versement d un acompte de par personne, avant le. à l ordre de : «Direction diocésaine des pèlerinages de Chartres» (à l adresse ci-dessus) Le règlement du solde doit être effectué avant Vous serez considéré comme inscrit, dès réception de ce bulletin, accompagné du chèque d acompte. Les inscriptions sont prises en compte dans l ordre de réception du courrier. Nom de la personne à avertir en cas d'urgence : Téléphone : Médecin traitant : nom et numéro de téléphone : Après avoir pris connaissance des conditions générales de vente, au verso, et des conditions particulières, figurant à la fin du programme, je demande l inscription de NOM PRENOM. pour le pèlerinage à.. Fait à, le, Signature précédée de la mention «Lu et approuvé», 13

14 Conditions générales de ventes à imprimer obligatoirement au dos des bulletins d inscriptions L Association Diocésaine de Chartres - Service des Pèlerinages, Maison Diocésaine 22 avenue d Aligre CHARTRES, Siret , représentée par Mme Elisabeth LANGE, Directrice des Pèlerinages est immatriculée au registre des opérateurs de voyages et séjours sous le numéro IM Pour cette activité elle a souscrit auprès de la Mutuelle St Christophe Assurances, 277 rue St Jacques PARIS Cedex 05, un contrat d assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle à hauteur de euros et une caution financière euros. 14

15 Programme, conditions particulières : proposition de présentation, sachant que cela reprend les informations minimum obligatoires à y faire figurer. 15

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17 Grille pour regrouper les inscrits 17