ASSOCIATION DES PRODUCTEURS DE PETROLE AFRICAINS SECRETARIAT DE L APPA

Transcription

1 ASSOCIATION DES PRODUCTEURS DE PETROLE AFRICAINS SECRETARIAT DE L APPA Acquisition en deux lots des logiciels systèmes et réseau et des logiciels pour la comptabilité et le budget DOSSIER DE CONSULTATION I. Contexte et justification L Association des Producteurs de Pétrole Africains (APPA) est une organisation intergouvernementale créée en 1987 à Lagos, Nigeria, pour servir de plateforme de coopération, de collaboration, de partage des connaissances et de compétences entre les pays africains producteurs de pétrole. Elle vise à promouvoir les initiatives communes (et les projets) en matière de politiques et de stratégies de gestion dans tous les domaines de l industrie pétrolière, en vue de permettre aux Pays Membres, de tirer meilleurs profits des activités d exploitation de cette ressource non renouvelable. Le Secrétariat de l APPA est l organe d exécution de l Association et est placé sous l autorité d un Secrétaire Exécutif. Le Secrétariat de l APPA dispose d un parc de logiciels informatiques pour lesquels les licences d exploitation ne sont pas toujours en adéquation avec les besoins opérationnels. II. Objectifs de la consultation Les objectifs de la présente consultation se déclinent comme suit : A. Maîtrise du parc de logiciels informatiques par la mise en place d une meilleure politique de gestion des licences des logiciels en exploitation où à acquérir. B. Mise en conformité des licences des logiciels en exploitation suivant la politique demandée cidessus. C. Acquisition des logiciels systèmes pour le réseau informatique D. Acquisition des logiciels métiers pour la comptabilité et les finances III. Contenu des prestations Les prestations à réaliser se décomposent en deux lots distincts : A Les logiciels systèmes et réseau de Microsoft B Les logiciels métiers pour la comptabilité et les finances Les logiciels à fournir devront présenter une interface en français. III.1. Lot 1 : Les logiciels systèmes et réseau de Microsoft Le Secrétariat de l APPA désire acquérir ces logiciels selon le tableau ci-dessous : Logiciels Nombre de licences 1 Observations

2 Système d exploitation pour usage professionnel Microsoft Microsoft Windows Small Business Server 2008 edition premium CAL Microsoft Windows Small Business Server 2008 edition premium 20 L ordinateur le moins performant du Secrétariat présente les caractéristiques suivantes : CPU : céleron 2.40Ghz ; RAM 1.25Go ; DD :40Go 1 15 Les CAL portent sur les postes de travail. Le soumissionnaire est invité à proposer au Secrétariat de l APPA la meilleure formule d acquisition des licences en volume. En option, le soumissionnaire est invité à proposer au Secrétariat de l APPA : - L alternative des licences ci-dessus en considérant Microsoft Windows Small Business Server 2008 édition standard - Un abonnement à la Software Assurance de Microsoft pour l offre de base et pour l offre alternative III.2. Lot 2 : Les logiciels métiers pour la comptabilité et les finances Les caractéristiques spécifiques aux modules comptabilité et budget sont données en annexe 1 et 2 respectivement. Le soumissionnaire garde la liberté de faire toute autre suggestion visant à améliorer ces caractéristiques. Le système à mettre en place devra être bâti autour d une architecture client serveur permettant à au moins 6 personnes d avoir accès suivant des profils paramétrables. Le Secrétariat privilégie les solutions en mode licence sans autre forme de redevance annuelle pour l utilisation. Dans son offre, le soumissionnaire précisera pour chaque logiciel métier les : Conditions de paramétrage ; Modalités de formation ; Garanties (remplacement, contre les vices cachées ) ; Modalité de la maintenance : o corrective, o adaptative. IV. Délai de la prestation Le soumissionnaire est invité à préciser pour chaque lot, le délai de livraison des solutions. 2

3 V. Présentation des offres Un soumissionnaire peut présenter distinctement une offre pour l un et/ou l autre lot. Pour chaque lot, le soumissionnaire présentera une offre technique et une offre financière. L offre technique devra comprendre : une présentation de sa compréhension de la mission ; ses références avec justificatifs dans des prestations similaires ; une description précise de la solution préconisée, un projet de base de contrat avec l APPA. L offre financière présentera les coûts détaillés de la prestation, les modalités de paiement et les références bancaires du soumissionnaire. VI. Dépôt des offres Les offres doivent être adressées au Secrétaire Exécutif de l'appa 18e Etage Tour Nabemba, BP 1097 Brazzaville, Tél , Fax , République du Congo ou par courrier électronique à l'adresse offrelog@appa.int au plus tard le 28/05/

4 ANNEXE 1 : Caractéristiques du module de comptabilité Présentation successivement les critères relatifs au Plan comptable, aux opérations de saisie, aux éditions et consultations, aux traitements, et enfin à la sécurité du système. Chacun de ces groupes de critères par objectifs est analysé en tenant compte de : respect de la normalisation, notamment pour le classement des comptes et celui des écritures ; garanties d'inaltérabilité et de sécurité du système ; possibilité d'exercer un contrôle sur le système (révision) ; facilités d'utilisation de la comptabilité. 1. Critères relatifs au Plan comptable Respect de la normalisation OHADA Pas de rupture entre les différents systèmes du Plan comptable (simplifié, de base, développé) ; 6 chiffres au minimum par numéro de compte ; 20 caractères au minimum par intitulé de compte ; Les principes de codification doivent être respectés; en particulier : pour les comptes de la classe 2, second chiffre 8 réservé aux amortissements; pour les comptes de la classe 1 à 5, second chiffre 9 réservé aux dépréciations. Les comptes individuels de clients et fournisseurs doivent être codifiés en classe 4 Inaltérabilité et sécurité du système : Impossibilité de suppression d'un compte mouvementé avant la clôture définitive de l'exercice. Révision du système : Impossibilité d'avoir deux numéros de comptes identiques ; Impossibilité de modifier un numéro de compte. Facilité d'utilisation 4

5 Existence de plusieurs comptes collectifs, Deux à trois niveaux minimum de regroupement (classe - sous-classe - groupe de comptes) pour les éditions de grands livres et balances ; Edition du détail des comptes composant les regroupements ; Ouverture automatique d'un compte de tiers en cours de saisie, comportant au moins le numéro de compte. Les évidences : Création au choix de comptes complémentaires par rapport auxcomptes et libellés obligatoires conformes au système de base ; Suppression de comptes ; Capacité du nombre de comptes de tiers à étudier en fonction des besoins propres à l'entreprise ou au cabinet comptable ; Possibilité d'éditer les paramètres ; Possibilité de modifier ces paramètres ; Possibilité de créer et de modifier des comptes de tiers et des comptes généraux au cours de la mise à jour du plan de comptes ; Contrôle a prévoir de a non-existence du compte, en saisie conversationnelle Accès par numéro de compte. 2. Critères relatifs aux opérations de saisie Respect de la normalisation Une écriture comptable doit être identifiée par : une date de valeur comptable ; un code journal d'origine ; un numéro de pièce comptable justificative ; une numérotation interne des écritures ; le numéro du compte mouvementé ; un libellé d'au moins 25 caractères qui soit laissé au libre choix de l'utilisateur ; un montant «signé» (+/- ou débit/crédit). Inaltérabilité et sécurité du système : Possibilité de modifier une écriture avant sa validation ; Impossibilité de modifier une écriture après sa validation ; Existence/non-existence, en saisie conversationnelle, du compte, journal, libellé correspondant à un code ; Contrôle de zone de chaque information saisie (numérique, alpha, data, longueur) ; Repérages des anomalies concernant l'égalité débit/crédit ; 5

6 Dans le cadre du traitement des anomalies, utilisation possible d'un compte d'attente ; Repérage des anomalies concernant la vraisemblance de la date de saisie ; Interdiction de l'utilisation des comptes collectifs. Révision du système Tous les critères de définition du contenu d une écriture (voir le paragraphe «Respect de la normalisation» en page précédente) ont pour objectif de préserver le chemin de révision. Facilités d'utilisation : Les documents de saisie imposés par le logiciel doivent être lisibles, sans possibilité d'interprétation ; L'ordre des informations du document de saisie et l'ordre de saisie doivent être identiques ; Liberté de choisir les journaux pour chaque comptabilité ; Absence de limitation du nombre de passages par journal ; Possibilité de créer de nouveaux journaux ; Possibilité d'utiliser le même compte plusieurs fois dans la même écriture ; Au cours de la saisie conversationnelle, affichage minimum de l'écriture précédente ; Contreparties multiples illimitées. 3. Critères relatifs aux éditions et consultations Respect de la normalisation Un état doit comporter : le titre du document ; le nom de l'entreprise concernée ; la période comptable traitée ; l'exercice concerné ; la date du traitement ; la référence et la version du logiciel utilisé ; la pagination dans l'ordre chronologique ; les totaux cumulés en fin de page ; les reports de totaux cumulés de la page précédente ; les références de l'édition précédente du même état (numéro de passage) ; Support d'édition: papier standard ; 6

7 Dans les états édités, indication en clair de l'origine, du contenu et de l'imputation des données ; Edition claire et intelligible des valeurs des paramètres, des messages d'anomalies sur les états édités ; Journaux présentés avec une totalisation au minimum par mois et par journal. La totalisation mensuelle est destinée à répondre aux exigences de centralisation mensuelle des écritures portées sur les journaux et sur les livres auxiliaires, sur le livre-journal et sur le grand livre. Sur le grand livre, édition complète de l'historique depuis le début de l'exercice avec séquentialité des écritures de chaque compte ; Critère de classement des écritures du grand livre (date, numéro de pièce ) précisé dans le manuel des procédures. classement chronologique des écritures s'impose dans le grand livre précision dans le manuel des procédures ne concerne que les pièces justificatives, et non les écritures. Comptabilité établie en francs CFA et en langue française. Inaltérabilité et sécurité du système : Non reclassement chronologique des écritures sur journaux pour les périodes clôturées ; Accès aux programmes interdits. Révision du système : Déclenchement d'édition après traitement de validation ; Edition systématique des paramètres créés, modifiés ou annulés et de leur valeur ; Edition d'états référencés des créations, modifications et suppression de comptes ; Edition d'un journal systématique après chaque séquence de saisie ; Edition d'un journal centralisateur unique avec cumul depuis le début de l'exercice ; Edition de la balance en capitaux: cumul des débits et cumul des crédits sur l'exercice ; Edition de la balance en soldes: solde débiteur et solde créditeur ; Edition de la balance à huit colonnes dans l'ordre des numéros de comptes. Facilités d'utilisation 7

8 Toutes les formes de sélection sont envisageables. Les options demandées ciaprès sont très classiques. En cas de traitement réparti, il doit être possible d'éditer : - sur le site central, journaux, balance, grands livres (complet et partiels), plan de comptes, paramètres ; - localement, les journaux et le plan de comptes ; Le plan de compte doit pouvoir être édité à tout moment ; Toute édition doit être renouvelable pour une même période ; Edition de messages explicites des anomalies (affichage avant validation, impression après) ; Possibilité d'éditer le grand livre avec un compte par page ou avec ; les comptes en séquence (les uns à la suite des autres) ; Possibilité d'éditer le grand livre avec une sélection sur fourchette de comptes. Réédition possible du grand livre ; Possibilité d'éditer des balances partielles - comptes de bilan, comptes clients, comptes fournisseurs - (1) ; Consultation possible du plan de comptes ; Consultation possible des comptes du grand livre ; Consultation possible des justificatifs de soldes de comptes ; Défilement des comptes à l'écran en consultation ; Accessibilité aux comptes en temps réel après traitement de mise à jour; 4. Critères relatifs aux traitements Respect de la normalisation La structure de base du fichier des comptes comprend : le numéro du compte ; l'intitulé. La description des fonctions du traitement et des manipulations à effectuer doit être faite dans le manuel des procédures. Les centralisations automatiques doivent être faites en mouvements (et non par solde), pour un seul journal et pour une seule période ; La reprise définitive automatique au moment de l'ouverture se fait en solde. Inaltérabilité et sécurité du système 8

9 Le système utilise un fichier ou une base de données de paramètres généraux. Commentaire Il est évidemment indispensable que les paramètres généraux soient stockés dans un fichier. L'adaptation de l application aux besoins de l'entreprise doit se faire par ce fichier et non par une modification des programmes. La notion de clôture de période est différente de celle de validation ; En fin de période, les journaux sont systématiquement clos, ensemble ou séparément ; Les procédures de clôture sont imposées ; La clôture définitive est automatique ; La clôture définitive entraîne automatiquement un transfert en fichierarchive. Les opérations de clôture sont purement mécaniques et se prêtent fort bien à la réalisation de procédures automatiques Dans le cadre de l'archivage, le système conserve les soldes ; L'archivage est prévu comme un traitement exceptionnel, utilisé en cas de dépassement de capacité seulement ; Les programmes sont archivés. Révision du système Les écritures générées donnent lieu à un journal ou un état en fournissant le détail. Lors de l ouverture de l exercice, édition d un journal des reports à nouveau; Edition d'un journal de clôture de l exercice. Facilités d'utilisation Le fichier des comptes comprend en plus des éléments qualifiés d'indispensables répertoriés précédemment : des niveaux de regroupement le cumul des débits et des crédits de l'exercice ; une option de lettrage. Minimum 14 périodes comptables dans l'exercice ; Minimum 4 périodes comptables ouvertes simultanément. Possibilité de centralisation sur certains comptes (T. V.A, banques) ; Nombre maximum de comptes acceptant des écritures centralisées ; Chevauchement possible: ouverture de l'exercice N avant la clôture de l'exercice N-1 ; Possibilités de clôtures provisoires ; 9

10 Régénération possible des données archivées (permettant de prolonger la durée de l'archivage). La régénération des écritures archivées est très importante pour éviter les dégradations du support sauvegardé (CD, Bande, etc) empêchant tout rechargement des données en cas de besoin. Existence d'un système d analyse des comptes (lettrage) avec les caractéristiques jugées indispensables suivantes : application aux comptes de tiers ; possibilité d'interrompre à un niveau quelconque une consigne d'analyse (en mode de lettrage automatique) ; mode de lettrage manuel ; total des écritures lettrées ou délettrées > 125 ; méthode d'analyse des comptes sur numéro de pièce ; possibilité de dé lettrage ; justification du lettrage par édition à la clôture de toutes les écritures lettrées ou non ; reprise «à nouveau» en détail des écritures justifiant le solde et édition du détail ; non-suppression des écritures lettrées lors des écritures provisoires ; accès aux comptes: compte par compte. 5. Critères relatifs à la sécurité du système Respect des normes Liaison entre pièce justificative de base et écriture comptable. Rapprochement entre journaux de saisie et grand livre. Inaltérabilité et sécurité du système : En cas d'interruption intempestive des traitements (coupure de courant, défaillance du matériel...) ; Connaissance de l'état des fichiers Reprise à chaud (immédiate) ou à froid (différée) ; Procédure d'alerte en cas de dépassement de capacité ; Procédure de blocage en cas de dépassement de capacité. Pérennité du système : Langage de programmation courant et répandu. Existence d'une documentation (analyse, exploitation, jeux d'essai). Assistance de la S.S.I.I 1. pour la maintenance applicative ; délai raisonnable d'intervention ; 1 Société de Services en Ingénierie Informatique 10

11 Assistance de la S.S.I.I. au démarrage ; Appréciation du risque de disparition de la S.S.I.I. dans le futur ; Connaissance possible du nombre d'utilisateurs du même logiciel.; plus les autorisations d accès aux informations ; Planning de mise en route. Révision du système Il est jugé indispensable de mettre en œuvre une procédure de révision du logiciel souhaitable, ce qui n est pas vraiment conforme aux règles du Plan comptable. Sécurité générale A tous les niveaux ; Autorisation d accès et d exploitation en fonction des niveaux de responsabilité et d intervention dans la gestion : Saisie, consultation, édition, mise à jour, maintenance etc Gestion des utilisations avec définition des droits ; Outils de sauvegarde multi support Autres préoccupations 1. Le contrôle des enregistrements Le contrôle des enregistrements détecte des éventuelles erreurs. Pour la tenue de comptabilité sur ordinateur, les erreurs les plus fréquentes sont les erreurs d imputation ou de saisie Correction d une erreur lorsque le mois n a pas encore été clôturé Il faut relever le numéro du mouvement correspondant, effectuer la recherche de l écriture erronée à l aide de son numéro et la modifier. Correction d une erreur lorsque le mois a déjà été clôturé La correction de l erreur se fait alors : soit par la contre-passation ; 11

12 soit par l écriture avec le signe «moins» ; l OHADA a institué la correction par le signe moins pour tenir compte de la comptabilité sur ordinateur. 2. Contrôle à partir de la balance La balance est générée automatiquement. On distingue : la balance générale ; la balance des tiers ; la balance âgée (qui prend en compte les dates d échéances). Le logiciel de gestion doit offrir la possibilité d éditer la balance en temps réel. 3. Contrôle à partir du grand livre Le grand livre est généré automatiquement. On distingue : le grand livre général qui est l ensemble des comptes généraux ouverts dans l entreprise ; le grand livre auxiliaire des tiers qui renseigne sur l ensemble des opérations réalisées avec chaque tiers; l examen du grand livre des tiers permet de déceler les erreurs d imputation et de les corriger. I. Intégration du logiciel dans un système d information homogène et transparent Interfaçage possible comme source d informations Interfaçage possible comme destination des informations II. Gestion de la trésorerie Module de rapprochement bancaire avec récupération en temps réel des extraits de comptes Saisie des prévisions de trésorerie non encore comptabilisées Tableau de bord, synthèse du jour de trésorerie Situation de trésorerie prévisionnelle Analyse et états de trésorerie Le lettrage des comptes III. La gestion des immobilisations Cette gestion consiste aux : Suivi des opérations liées aux immobilisations 12

13 Achat Cession Mise au rebut. Calcul des amortissements (automatiquement) génération des écritures de dotation Confection automatique des états des immobilisations en fonction de leur nature IV. La gestion des stocks Initialisation du stock Lors de l informatisation de la gestion des stocks, il faut faire l inventaire des articles existant en stock et les saisir pour constituer les «à nouveau». Entrées en stock : factures d achat ou bons d entrée Chaque fois qu un achat est effectué, la facture ou le bon d entrée en stock doit être saisi(e) pour mettre à jour le stock. Sortie de stock : consommation des fournitures et autres Le stock diminue automatiquement chaque fois qu une consommation est établie ou lorsqu un mouvement de sortie de stock est effectué. 13

14 ANNEXE 2 : Caractéristiques du module Budget Les caractéristiques de l application devraient prendre en considération les aspects ci-après : 1. Organisation budgétaire Cette partie permet de visualiser et d interagir sur la structure budgétaire mise en place. - Regroupement - Compte Budgétaire - Ligne Budgétaire - Services associés - Rubrique Budgétaire Un navigateur de sélection permet de filtrer la construction budgétaire afin de faciliter sa lecture. 2. Gestion des lois d'éclatement budgétaires Permet de ventiler par période le budget à partir de lois d éclatement prédéfinies. 3. Liens avec la comptabilité Le lien avec la comptabilité peut être dynamique ou par traitement périodique. Lecture dynamique des balances analytiques ou des écritures comptables et analytiques Plan des comptes généraux Plan des sections analytiques Interfaces avec les principaux éditeurs du marché 4. Gestion des contrats Définition des dates de début et de fin de contrat. Gestion des reconductions manuelles ou automatiques. Saisie des affectations des lignes de contrat aux lignes budgétaires en quantité et montant 5. Importation/Exportation Cette partie se substitue à la règle de la gestion dynamique des liens avec la comptabilité. Celle-ci permet l import : 14

15 - Des comptes généraux - Des sections analytiques - Des écritures comptables - Des balances analytiques - De l ensemble de la structure budgétaire. L ensemble des données est exportable sous Excel 6. Gestion des affectations comptables & analytiques Les affectations aux lignes budgétaires des comptes comptables et des sections analytiques sont réalisables par fourchette, groupes de fourchettes ou individuellement. Un ensemble d états de contrôle des affectations est disponible pour vérifier les liens entre la structure comptable et la structure budgétaire. 7. Traitement des engagements Création d engagements annuels et pluriannuels Affectation budgétaire des engagements sur une ou plusieurs périodes budgétaires Gestion des engagements multi lignes budgétaires Visualisation en création du budget, des engagés et du disponible budgétaire à chaque ligne saisie. Possibilité d'affecter un contrat à la ligne d engagement Suivi de l'évolution des étapes de validation de l'engagement Visualisation des commandes fournisseurs associées Visualisation des factures fournisseurs associés aux engagements. Imputation manuelle ou automatique des factures reçues en comptabilité. Visualisation directe des engagements en dépassement budgétaire Visualisation directe des engagements en attente de validation Visualisation directe des engagements en attente de clôture Clôture des engagements et mise à jour du disponible budgétaire définitif 8. Traitements associés à la saisie Saisie Manuelle d écritures budgétaires Extraction de la matrice budgétaire sous Excel, - Saisie dans Excel sur la matrice - Réintégration dans l'application. 9. Préparation des budgets 15

16 Création de simulations budgétaires multiples en se basant sur les budgets initiaux, révisés ou réalisés d'une période. Possibilité de travailler en groupe d'utilisateurs sur une préparation budgétaire par communication de simulation ou transfert de simulation à la validation. Nombre de version illimitée de préparation budgétaire 10. Editions disponibles - Formats multiples Consultation des réalisés budgétaire avec zoom sur les justificatifs comptables Une bibliothèque d'états multiples est disponible (Budgets, réalisés) Personnalisation des éditions budgétaires au travers d'une fonction de gestion des grilles budgétaires. Cette construction budgétaire personnalisée permet la représentation organique du budget. (Au global, par mois, par direction, par service,...) en permettant des regroupements différents de ceux de l'organigramme budgétaire. Création d'états personnalisés sur les budgets et les engagements Suivi des engagements par direction, service, ligne budgétaire, rubrique analytique, dossier Consultation des projections budgétaires en fonction de l'évolution du statut des engagements 11. Paramètres généraux Gestion des périodes (Potentiellement indépendantes des périodes comptables- Trimestre, semestre, année, mois, ) Définition des exercices (Gestion des exercices décalés) sans limite de nombre, Gestion des sociétés, définition des sociétés de consolidation budgétaire Gestion des statuts budgétaires (Simulation, préparation ) permettant la validation globale du budget ou la validation partielle selon des filtres personnalisés Création et gestion des états paramétrables (formats, filtres, requêtes associées). 12. Administration- Gestion des Utilisateurs * Administration Autorisation d accès des utilisateurs au module d'engagement Définition des statuts d engagements autorisés par utilisateur Définition des utilisateurs habilités à valider un dépassement budgétaire 16

17 Définition d'un pourcentage autorisé de dépassement de commande fournisseur par rapport à l'engagement initial Accès sécurisés aux engagements créés par chaque service Affectation des dossiers de regroupement aux services Affectation des signataires aux circuits de validation des engagements et de la hiérarchie des signatures * Administration et gestion des administrateurs Groupes d utilisateurs (Membres, Droits par fonction) Utilisateurs (Membre de groupe(s) avec des droits unitaires qui outrepassent ceux du groupe Gestion des affectations des utilisateurs par société et services Personnalisation des menus utilisateurs. Libellés des tables et structuration des champs associés personnalisables, facilitant l appréhension des utilisateurs au métier. La fonction Importation de structure permet de construire une nouvelle société par duplication de l existante. 17