GUIDE PRÉ-EMBAUCHE. Checklist à destination de l employeur

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1 GUIDE PRÉ-EMBAUCHE Checklist à destination de l employeur

2 Sommaire du guide Guide de l employeur 1. Forme du contrat de travail 2. Contrat écrit ou pas? 3. Période d essai 4. Contenu du contrat 5. Quelques précautions 6. Les solutions juridiques

3 Forme du contrat de travail

4 CDI ou CDD? Quelle forme de contrat? Plusieurs questions à se poser : - CDI ou CDD? - Contrat à temps plein ou à temps partiel? Contrat de travail - Contrat de 35h, heures supplémentaires, forfait jour? Attention, le recours au CDD est très encadré par la loi, 14 motifs de recours, regroupés en 4 catégories : Le remplacement d un salarié L accroissement temporaire d activité L emploi saisonnier Les contrats spécifiques

5 Ecrit ou oral?

6 Ecrit ou oral? Rédiger un contrat de travail On conseille toujours un contrat écrit, même quand la loi ne l impose pas. Il faut savoir que la fiche de paie suffit pour qualifier la relation entre l employeur et le salarié. C est la problématique de la preuve : En l absence de preuves contraires, en cas de conflit, le juge considèrera que le contrat de travail est un CDI. Il appliquera les règles légales afférentes à ce contrat. Ces règles sont minimalistes et ne prennent pas en compte les clauses spécifiques qui pourraient être présentes dans un contrat de travail telles que les clauses de non concurrence ou les clauses de mobilité. En conséquence, en l absence d écrit, vous vous exposez aux risques que votre salarié profite de la situation et demande une requalification pouvant s avérer extrêmement coûteuse..

7 Période d essai

8 Période d essai Quelle durée? La durée de la période d essai dépend de la convention collective. Par exemple pour la convention collective SYNTEC (convention applicable aux entreprises du numérique), la période d essai est de maximum : - 1 mois pour les employés renouvelable 1 fois après accord du salarié - 2 mois pour les techniciens ou agents de maîtrise renouvelable 1 fois après accord du salarié - 3 mois pour les cadres et ingénieurs renouvelable 1 fois après accord du salarié Toutefois, la durée de la période d essai, quel que soit le secteur d activité ne peut excéder : - 2 mois pour les employés renouvelable 1 fois après accord du salarié - 3 mois pour les techniciens ou agents de maîtrise renouvelable 1 fois après accord du salarié - 4 mois pour les cadres et ingénieurs renouvelable 1 fois après accord du salarié Cette durée maximale est d ordre public, c est-à-dire que personne ne peut y déroger (contrats de travail, conventions collectives, accords de branche ) Attention, quelle que soit la durée de stage éventuel de pré-embauche, elle vient en déduction de la période d essai.

9 Contenu du contrat Faut-il mentionner la période d essai dans le contrat? En terme juridique, on dit que la période d essai de ne présume pas. Cela signifie que l employeur est chargé de prouver son existence en incluant son principe et sa durée, dans le contrat de travail. A défaut, le salarié peut se considérer comme engagé à titre définitif.

10 Contenu du contrat

11 Contenu du contrat Quelles sont les clauses habituelles? Un contrat de travail est composé de plusieurs sections et de multiples clauses. Les clauses usuelles font partie intégrante du contrat et sont généralement imposées et régies par la loi. Voici les principales : Clauses la description du poste la convention collective applicable le lieu du travail (attention à la clause de mobilité) le durée du travail (temps partiel/temps plein) la rémunération

12 Contenu du contrat Comment déterminer la durée de travail? (1/2) Le code du travail distingue la durée du travail pour un forfait heure et forfait jour. La convention en forfait heure organise le temps de travail sur une base hebdomadaire ou mensuelle : On raisonne en semaines et en annuel Durée 35H par semaine avec des heures supplémentaires qui peuvent aller jusqu à 48h Durée légale annuelle : 1607 h par an 11h de repos consécutives obligatoires avec une amplitude de 13h Ce dispositif permet de simplifier la gestion administrative de la paie en prévoyant de rémunérer systématiquement un nombre d heures supplémentaires (avec les majorations) accomplies de façon régulière par le salarié.

13 Contenu du contrat Comment déterminer la durée de travail? (2/2) La convention en forfait jour permet de rémunérer certains salariés sur la base d un nombre de jours travaillés annuellement. Pour pouvoir être mis en œuvre, ce type de convention doit faire l objet d un accord collectif puis donner lieu à la conclusion d une convention individuelle avec chaque salarié concerné : Durée Pour les cadres ou les salariés autonomes dont la durée de temps de travail ne peut être prédéterminée. 218 jours travaillés annuels maximum Doit comporter des mesures concrètes de nature à assurer le respect du décompte effectif des jours et demi-journées travaillés ainsi que des repos, journaliers (11 heures) et hebdomadaires (24 heures, auxquelles s ajoute le repos quotidien, soit 35 heures au total)

14 Contenu du contrat Comment rémunérer le salarié? Salaire Versement une fois par mois normalement Avantages en nature Exemple : fourniture d un véhicule de fonction Primes Exemple : prime de rendement, prime à la régularité, prime d ancienneté attention à la rédaction pour les primes dans le cas du recrutement d un commercial par exemple. Il faut renvoyer à un avenant précis sur le mode de calcul, les objectifs doivent être atteignables et revus tous les ans par exemple. La prime doit être attribuée en fonction de critères précis. Si la prime est discrétionnaire (c est à dire à la libre appréciation de l employeur), il faudra faire attention à ce qu elle ne soit pas considérée par la suite comme un usage. C est-à-dire que la répétition et le caractère général d une prime discrétionnaire peut entrainer sa qualification en prime contractualisée et, de ce fait, être due aux employés concernés.

15 Contenu du contrat Et pour les congés payés? La durée légale des congés payés est déterminée à raison de 2,5 jours ouvrables par tranche de 30 jours ouvrables de travail effectif. La période de référence prise en compte pour le calcul du nombre de jours est fixée au 1er juin de l année précédente jusqu au 31 mai de l année en cours. La période de prise de congés est fixée par conventions collectives, accords collectifs ou à défaut par l employeur. Cette période est portée à connaissance des salariés 2 mois avant. Il est aussi possible de donner des jours de congé sans solde sur accord de l employeur et du salarié. Ces congés ne donnent en principe droit à aucune rémunération. Pour cela il faut faire un écrit. Si l employeur donne un jour de congés à son salarié sans avoir de trace écrite et que le salarié a un accident pendant ce jour de congés, ce sera considéré comme un accident du travail. Dans le cas où le nouveau salarié veut prendre des jours mais n a pas encore cumulé des jours, il peut obtenir avec l accord de son employeur une avance sur congés payés ou un congé sans solde.

16 Contenu du contrat Les clauses particulières En plus des clauses générales, le contrat de travail peut inclure des clauses particulières pour assurer une flexibilité dans la relation de travail mais aussi pour protéger les intérêts de l entreprise. Par exemple, on peut trouver : Clause de mobilité : prévoir d avance l acceptation du salarié de la modification de son lieu de travail sans modification du contrat de travail. Il faut une délimitation géographique. Les frais liés à cette clause doivent être précisés (ex : recherche du logement, participation au déménagement ) Clause de non concurrence : on ne peut pas empêcher un salarié de travailler dans une entreprise concurrente sans l indemniser en échange de cette contrainte. C est donc une clause coûteuse pour l employeur. La clause doit être limitée dans sa durée (1 à 2 ans), dans son champ d application géographique, et les activités interdites doivent être énoncées.

17 Contenu du contrat Il existe des clauses non tolérées Clauses interdites (liste non exhaustive) : Clause de célibat ou de discrimination Clause de rémunération inférieure au SMIC Clause pénale (prévoir une indemnité financière en cas de non respect du salarié des obligations du contrat de travail) Clause mettant à la charge du salarié le paiement des cotisations patronales Clause de départ à la retraite (clause prévoyant la rupture de plein de droit du contrat de travail dans le cas où le salarié dépasserait un certain âge) Clause prévoyant que l employeur se réserve le droit de modifier unilatéralement le contrat de travail

18 Contenu du contrat Quand remettre le contrat au salarié? En tant qu employeur, vous avez l obligation de transmettre le contrat dans les 2 jours suivant l embauche. La contractualisation juridique liée l embauche d un salarié s en suit de nombreux formalités administratives. Nous avons établi un guide à destination des dirigeants qui embauchent pour préparer l ensemble de ses formalités post-embauche. Il est contenu dans notre offre dès que vous commandez un CDI sur

19 Quelques précautions

20 Précautions Risque de requalification Certains contrats mal rédigés et/ou non respectés par l'employeur peuvent entraîner une requalification par le juge en CDI si un lien de subordination entre les deux parties est établi. Ce lien de subordination se traduit par le pouvoir de direction que peut exercer l'employeur sur l'employé. Ainsi, le fait d'imposer à un prestataire de service des horaires, de lui donner des directives peut entraîner une requalification en contrat de travail à durée indéterminée. Faites donc attention à préserver l'indépendance de vos prestataires! Par ailleurs, en l'absence de contrat de travail écrit, le juge considéra que le contrat de travail est un CDI. Ainsi, il convient de toujours garder une trace écrite des contrats que vous avez signé (stage, CDD, contrat pro ect...).

21 Précautions Changements des conditions essentielles Certaines modifications des conditions de travail de vos salariés vont nécessiter l'accord de ces derniers tandis que d'autres rentrent dans les prérogatives de votre pouvoir de direction issu du contrat de travail. Ainsi nécessitera notamment l'accord du salarié : l'allongement de la durée hebdomadaire de travail la mutation en l'absence de clause de mobilité la modification de ses responsabilités et de ses fonctions (sauf si ces modifications correspondent à sa qualification) Le défaut d'accord ne pourra constituer une cause de licenciement au risque d'être qualifié de sans cause réelle ni sérieuse!

22 Précautions Le contentieux aux prud hommes Le conseil des prud'hommes est l'organe compétent pour connaître les litiges issus des contrats de travail. Il peut être saisi par le salarié lors d'un licenciement ou pendant l exécution du contrat au moyen de la prise d'acte. La prise d'acte permet de faire constater par les juges un manquement grave de la part de l'employeur à ses obligations nées du contrat de travail. Il faut savoir que lors d'un licenciement 80% des salariés saisissent le Conseil des prud'hommes avec un taux de victoire des salariés en moyenne de 65%. Afin d éviter les prud'hommes, il est fortement conseillé de transiger avec le salarié pour trouver un accord amiable en échange du renoncement de ce dernier à saisir le Conseil. Dans un environnement plutôt défavorable pour les employeurs, il est important d être protégé au niveau juridique par un professionnel du droit. La rédaction d un contrat d embauche par un avocat prend alors tout son sens pour protéger votre activité et pérenniser votre société.

23 Les solutions juridiques

24 LES OFFRES DE CRÉATION 3 possibilités pour rédiger son contrat de travail é isqu r Trop Trop cher Experts-Comptables Cabinets d avocats L expert-comptable est très souvent l interlocuteur privilégié des chefs d entreprises. Cette proximité les amène à développer leurs prestations au delà de leur expertise (l activité comptable) en proposant la rédaction de contrat de travail. Cependant ces contrats sont réalisés par des juristes en interne et n ont aucune valeur juridique. Vous êtes prévenus! Se rendre chez un avocat, expert en droit social, est la procédure traditionnelle pour obtenir un contrat de travail. De par son expertise en droit social français, il est le seul interlocuteur capable de rédiger un acte juridique de qualité et d engager sa responsabilité qui vous protège en cas de problèmes. Mais les tarifs sont très excessifs, de l ordre de 1000 par contrat. Pour contrer le prix exorbitant des prestations d avocats, nous avons développé un algorithme pour faire gagner le maximum de temps à nos avocats. Ils peuvent donc rédiger des contrat de travail à des prix 3 fois plus abordables tout en engageant leur responsabilité. Nous sommes tiers de confiance entre l entrepreneur et l avocat.

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